Gestione dei Documenti del Ciclo Passivo Intelligent Capture & Exchange Agenda Intelligent Capture & Exchange Le possibili soluzioni La gestione dei documenti del ciclo passivo Semplificazione Amministrativa Problematiche Obiettivi Schema Funzionale Funzionalità Principali Fasi Architettura Target Mailroom dei documenti fiscali Gestione del fascicolo elettronico di liquidazione Benefici Guadagni di efficienza Intelligent Capture & Exchange I documenti sono sempre più al centro delle strategie aziendali. La capacità di sfruttare al meglio le informazioni, soprattutto quelle non strutturate, è determinante per generare una maggiore efficienza organizzativa ed essere competitivi. Per questo la trasformazione di dati non strutturati in informazioni strategiche deve avvenire il prima possibile, in una logica di automazione dei processi e di coinvolgimento di tutti i soggetti interessati, che siano interni o esterni all'azienda. L'Intelligent Capture & Exchange (IC&E) trasforma questi concetti in pratica mediante l’acquisizione, la digitalizzazione, la classificazione e lo smistamento in automatico della carta nel momento in cui entra in azienda, rendendo i dati in essa contenuti immediatamente utilizzabili per tutti i workflow aziendali. Le possibili soluzioni Le soluzioni Intelligent Capture & Exchange funzionano direttamente con le applicazioni aziendali esistenti e le piattaforme IT per automatizzare l'acquisizione e lo scambio di documenti e informazioni, migliorando velocità, costi, precisione ed efficienza dei processi e delle transazioni aziendali: Capture : accelera i processi aziendali raccogliendo documenti e moduli e convertendoli in informazioni accessibili da applicazioni e database aziendali Transformation Modules : accresce le potenzialità di Capture aggiungendo funzionalità di classificazione dei documenti e di estrazione intelligente dei dati E-transactions : consente l’elaborazione di tutte le fatture ricevute, sia elettroniche sia cartacee La Gestione dei Documenti del Ciclo Passivo Semplificazione Amministrativa Riduzione dei costi Trasparenza Certezza dei Tempi Certezza dei Diritti Riduzione dei Tempi dei Procedimenti Problematiche Monitoraggio e controllo della spesa In particolare dei processi di acquisto di beni e servizi Dematerializzazione della documentazione amministrativa e contabile Trasmissione elettronica delle fatture Diffusione della fatturazione elettronica Semplificazione del processo del ciclo passivo Fatturazione – Liquidazione – Pagamento Aumento della trasparenza Riduzione dei tempi di svolgimento dei processi Obiettivi Monitoraggio delle attività contabili e gestionali attraverso procedure di raccolta e gestione dei dati necessari a verificare: Regolarità – Puntualità – Trasparenza di tutte le fasi del processo del ciclo passivo (fatturazione – liquidazione – pagamento), inclusa la verifica di corrispondenza con il processo ordinativo e di consegna tipico della gestione logistica (ordini – bolle di consegna, ecc. …) Attuare nuove procedure che consentano di: Monitorare – Verificare – Garantire la regolarità e puntualità nei pagamenti ai vari soggetti che intrattengono rapporti con il sistema sanitario Obiettivi Attuare la digitalizzazione e la dematerializzazione della documentazione amministrativa e contabile nell’ambito della gestione del ciclo passivo al fine di eliminare gradualmente i supporti cartacei Migliorare ed ottimizzare i processi degli acquisti di beni e servizi Concorrere alla realizzazione ed adozione di un sistema di analisi della spesa sanitaria La dematerializzazione del ciclo passivo della spesa Fascicolo di Liquidazione Tesoreria Workflow di Approvazione Compliance Riduzione delle attività “manuali” a basso valore aggiunto “Cattura” distribuita dei documenti Fatturazione Elettronica Controllo dei flussi cartacei e digitali Trasparenza Gestione Ordini Conservazione Sostitutiva Fatture / DDT Il workflow Registrazione su ERP Registrazione su Sistema Fascicolazione Dematerializzazione Validazione Verifica Liquidazione Gestione Fatture Passive - Funzionalità Principali Intelligent Capture Acquisizione, Classificazione, Estrazione e Validazione dei dati estratti dai documenti amministrativi Integrazione con Alfresco, FileNet P8, ……. Memorizzazione ed archiviazione dei contenuti Integrazione con sistemi ERP/Legacy Gestione della mailroom dei documenti fiscali Gestione del fascicolo elettronico di liquidazione delle fatture Fase di Dematerializzazione - Preparazione Classificazione e separazione per tipologia documentale (Fatture FI/MM, NC, ..) Segnatura dei documenti in ingresso mediante apposizione sugli stessi delle informazioni di classificazione mediante etichettatura con codici a barre Numero 1224 1225 1226 Firma data, progressivo di protocollo, … , con apposizione codice a barre identificativo anche della tipologia documentale Oggetto Data Preregistrazione Fase di Dematerializzazione - Acquisizione Viene gestita mediante specifici moduli di acquisizione che gestiscono anche il software di controllo della postazione di scansione massiva dei documenti cartacei I documenti acquisiti sono sottoposti a rielaborazione per l’ottimizzazione delle acquisizioni ed al motore OCR per la trasformazione in formati di documenti ricercabili Fase di Estrazione Dati, Classificazione e Riconoscimento Viene attivata “su richiesta” dall’utente ed ha l’obiettivo di riconoscere automaticamente i dati di “testata”, di “corpo” e di “piede” della fattura Fase di Validazione In ogni caso i dati acquisiti sono verificati dall’operatore che ha ovviamente la facoltà di modificarli Fase di Registrazione e di Fascicolazione su Sistema Documentale Preregistrazione Numero 1224 1225 1226 Viene gestita mediante un apposito modulo d’importazione dei documenti verso il sistema documentale Archiviazione fisica dei documenti in formato elettronico nel Document Server Memorizzazione degli indici di ricerca (dati transazionali) nel Data Repository Oggetto Data Ricezione data, progressivo di protocollo, metadati, immagine, …….. Estrazione Validazione Segnatura Fascicolazione Fase di Registrazione su ERP/Legacy I dati transazionali completati con il collegamento (Url) al documento inserito nel Sistema Documentale vengono trasferiti al sistema ERP/Legacy Il modulo integra la fattura archiviata sul sistema documentale con i dati fiscali (numero registrazione, data documento, data registrazione, ..) al fine di predisporre il sistema documentale ad essere utilizzato quale sistema di archiviazione con valenza fiscale. Fase di Verifica Il fascicolo elettronico di liquidazione Fatture, NC, ND, … DDT Fascicolo di Liquidazione per Fattura Documenti di Collaudo N° Fattura Data Fattura Rag. Sociale P. IVA N° Ordine Anno Ordine Progressivo Ordine Importi Sbilanci S b i l a n c i >0 Fascicolo di Liquidazione per Fattura validato <0 = Ordini =0 Firma Digitale Fatture da liquidare contabilmente Gestione del fascicolo elettronico di liquidazione trasformazione in elettronico del fascicolo cartaceo di liquidazione per ogni fattura da liquidare attualmente utilizzato; inserimento in automatico dei documenti di trasporto cui la fattura da liquidare fa riferimento; inserimento nel fascicolo di altri documenti a corredo della liquidazione (tipicamente dei giustificativi); evidenziazione dello stato di liquidabilità di un fascicolo; utilizzo della firma digitale da parte degli operatori abilitati per firmare digitalmente ognuno dei documenti presenti nel fascicolo di liquidazione verifica della firma digitale eseguita nell’ambito dell’interfaccia utente del sistema di protocollo; utilizzo di Certification Autority gestita nell’ambito dell’infrastruttura IT. Benefits abolizione del flusso cartaceo delle fatture e dei relativi benestare riduzione delle possibilità di errore visualizzazione dell’immagine della fattura in fase di registrazione e benestariazione agevolazione delle operazioni di controllo ed approvazione alleggerimento dei tempi di lavoro ed utilizzo delle risorse interne per attività a più alto valore aggiunto monitoraggio in tempo reale dei flussi documentali e dei processi attivi opportunità di archiviazione documentale come archivio fiscale gestione del flusso delle fatture riservate gestione del flusso di approvazione delle fatture non coperte da ordine formale Guadagni di Efficienza Secondo quanto emerge dall’Osservatorio Permanente sul Documento Digitale, indubbi sono i guadagni di efficienza collegati alla sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, riconducibili alle seguenti aree: Tempo di ricerca del documento (-80%) Numero di persone dedicate al processo (-43%) Tempo medio di svolgimento del processo (73%) Numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%) Percentuale di documenti perduti (-90%) Il documento digitale si appresta a diventare uno dei principali abilitatori per l’ottimizzazione dei processi aziendali e per l’aumento di efficienza delle aziende.
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