PROTOCOLLO INFORMATICO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Regole tecniche In arrivo le Regole tecniche su protocollo informatico e conservazione dei documenti di Sarah Ungaro e Simonetta Zingarelli I nuovi adempimenti previsti dai decreti siglati dal ministro D’Alia ai primi di dicembre e la centralità dei responsabili che operano d’intesa tra loro Digital&Law Department, Studio legale Lisi S ono di prossima pubbli cazione in Gazzetta Uffi ciale i due decreti relativi alle nuove Regole tecniche sul protocollo informatico e sul si stema di conservazione dei do cumenti, firmati il 3 dicembre 2013 dal ministro per la Pubbli ca amministrazione e la sempli ficazione. Le novità in arrivo Nell’attesa, è possibile anticipa re alcune delle più rilevanti no vità contenute, innanzitutto, nelle Regole tecniche per il protocollo informatico, ai sensi degli artt. 40bis, 41, 47, 57bis e 71, del Codice dell’amministra zione digitale di cui al Dlgs n. 82 del 2005, le quali sostituiran no quelle emanate con l’ormai risalente Dpcm 31 ottobre 2000. In particolare, al comma 3 del l’art. 5 del testo delle nuove Re gole tecniche sul protocollo, si dispone che il manuale di ge stione sia reso pubblico dalle PA, mediante la pubblicazione sui rispettivi siti istituzionali[1]; mentre, in riferimento alle mo dalità di registrazione dei do cumenti informatici, l’art. 18 del decreto prescrive che alla registrazione di protocollo sia no associate le ricevute genera te dal sistema di protocollo in formatico e, nel caso di regi strazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla conse gna del messaggio oggetto di registrazione rilasciati dal siste ma di posta certificata. Tuttavia, appaiono rilevanti so prattutto le disposizioni che, in riferimento ai requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di pro tocollo informatico, impongo no di rispettare le misure previ ste dagli artt. da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui al l’allegato B del Codice in mate ria di protezione dei dati perso 1) Nello stesso art. 5 del testo, poi, si prevede che nel manuale di gestione siano riportate anche le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione dei documenti, ai sensi dell’articolo 40, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs n. 82/2005), nonché l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce. n. 2 - Febbraio 2014 41 PROTOCOLLO INFORMATICO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Regole tecniche nali (di cui al Dlgs 30 giugno 2003, n. 196), e di trasmettere il registro giornaliero di protocol lo al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa suc cessiva, al fine di garantirne l’immodificabilità del contenu to[2]. Da tali norme, in effetti, emerge chiaramente come, an che alla luce delle nuove Regole tecniche per il protocollo infor matico, nelle pubbliche ammi nistrazioni il Responsabile del la gestione documentale (o Re sponsabile del servizio per la tenuta del protocollo informati co, della gestione dei flussi do cumentali e degli archivi)[3] debba necessariamente operare d’intesa con il Responsabile della conservazione e il Re sponsabile per il trattamento dei dati personali. Per quanto attiene poi alle nuo ve Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5bis, 23ter, comma 4, 43, com mi 1 e 3, 44, 44bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministra zione digitale (Dlgs n. 82 del 2005), confrontando il testo ap pena licenziato con la delibera zione Cnipa n. 11/2004, è imme diatamente evidente il supera mento della distinzione fra conservazione sostitutiva di do cumenti informatici e conser vazione sostitutiva di documen ti analogici. In effetti, è stato in trodotto il concetto di “sistema di conservazione”, che dalla presa in carico fino all’eventuale scarto assicura la conservazio ne dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteri stiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperi bilità. Tali requisiti dovranno es sere assicurati mediante la pre disposizione di un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in estrema sintesi, al l’acquisizione e alla verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di ver samento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sot toscritto con firma digitale o fir ma elettronica qualificata del responsabile della conservazio ne e, infine, alla preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qua lificata. Estremamente importanti sono anche le novità dal punto di vi sta terminologico: in effetti, gli oggetti del sistema di conserva zione individuati all’art. 4 sono i pacchetti informativi[4] di ver samento (inviati dal “produtto re”[5] figura che nelle pubbli che amministrazioni dovrà identificarsi nel responsabile della gestione documentale[6] al sistema di conservazione se condo un formato predefinito e concordato, descritto nel ma nuale di conservazione), di ar chiviazione (composti dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secon do le specifiche contenute nel l’allegato IV del decreto e se condo le modalità riportate nel manuale di conservazione) e di distribuzione (inviati dal siste ma di conservazione all’uten te[7] in risposta a una sua richie sta, o in caso di esibizione al l’Autorità richiedente). Il Manuale della conservazione Inoltre, si evidenzia che con l’entrata in vigore delle nuove Regole tecniche sarà obbligato ria l’adozione del Manuale del la conservazione, un “docu mento informatico”[8] che illu stri dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie degli og getti informatici conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di ar chiviazione (con particolare ri ferimento alle modalità di presa in carico dei pacchetti di versa mento e della predisposizione del rapporto di versamento, che ora viene reso obbligatorio e per il quale è prevista la neces saria apposizione di un riferi 2) Una previsione simile era contemplata anche nel Dpcm 31 ottobre 2000, tuttavia senza uno specifico riferimento al sistema di conservazione. 3) Definito nel Glossario di cui all’Allegato I al decreto come il “dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnicoarchivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del Dpr 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione”. 4) In base alle definizioni del Glossario di cui all’allegato I al decreto, per pacchetto informativo si intende il “contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare”. 5) Nel Glossario citato, il produttore è “la persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione”. 6) Come espressamente prescritto nell’allegato I delle nuove Regole tecniche. 7) Nelle definizioni del Glossario, l’utente è la “persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse”. 8) Si veda l’art. 8 del decreto in commento. 42 n. 2 - Febbraio 2014 PROTOCOLLO INFORMATICO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Regole tecniche mento temporale), le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti (e ciò è sintomati co dell’attenzione che occorre nella scelta dell’eventuale out soucer[9]), nonché le infrastrut ture utilizzate e le misure di si curezza adottate. Il processo di conservazione delle PA Con particolare riguardo al pro cesso di conservazione delle pubbliche amministrazioni de scritto nelle nuove Regole tec niche, si prevede che lo scarto avente a oggetto il pacchetto di archiviazione relativo a docu menti di archivi pubblici (o an che privati che rivestano un in teresse storico particolarmente importante) avvenga previa au torizzazione del ministero per i Beni e le attività culturali rila sciata al produttore, secondo quanto previsto dalla normati va vigente in materia. Occorre rà tener presente, dunque, oltre al Dlgs n. 42/2004 (c.d. Codice dei beni culturali), il Dpcm del 21 marzo 2013, emanato ai sen si dell’art. 22 del Codice del l’amministrazione digitale, con il quale il Legislatore è final mente intervenuto sulla que stione dei documenti analogici originali unici. Tale decreto, in effetti, indica sia le tipologie di documenti analogici originali unici per i quali permane l’ob bligo della conservazione del l’originale cartaceo (e per i qua li, dunque, non è possibile pro cedere alla conservazione sostitutiva), sia le particolari ti pologie per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblici stica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la con formità all’originale a opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente e allegata al docu mento informatico. Il sistema di conservazione Ulteriore elemento di novità nelle Regole tecniche è rappre sentato dalla previsione di mo delli organizzativi relativi al si stema di conservazione, che devono essere esplicitamente definiti e tenuti logicamente di stinti dall’eventuale sistema di gestione documentale. Nello specifico, il comma 3 dell’art. 5 dispone che le pubbliche am ministrazioni realizzino i pro cessi di conservazione all’inter no della propria struttura orga nizzativa, oppure affidandoli a conservatori accreditati, pub blici o privati, di cui all’art. 44 bis, comma 1, del Cad. Tutti i soggetti, dunque, che in tendessero procedere alla ri chiesta per ottenere il ricono scimento di conservatore ac creditato presso l’Agenzia per l’Italia digitale dovranno prov vedere a integrare la documen tazione eventualmente già pre sentata con gli ulteriori requisi ti imposti dalle disposizioni del decreto in commento e dai suoi allegati[10], come peraltro già previsto dalla circolare di Digi tPA (ora AgId) 29 dicembre 2011, n. 59[11]. In particolare, per espressa previsione della ci tata circolare, “nelle more che vengano emanate le regole tec niche relative al sistema di con servazione previste dal Cad, co loro che desiderano avviare il processo di accreditamento pos sono presentare la domanda corredata della documentazione di cui alle lett. da a) a u) che DigitPA provvederà a esamina re. I termini dell’istruttoria si ri terranno tuttavia sospesi fino all’emanazione delle suddette regole tecniche. Nel momento di ripresa dei termini dell’istrutto ria sarà cura del conservatore provvedere a completare la do cumentazione […] e a ripresen tare la documentazione per la quale è richiesto uno specifico termine di validità o autodi chiarare espressamente che essa è ancora valida”. Sul punto, occorre precisare che soggetto diverso dal con servatore accreditato è il certi ficatore accreditato del proces so, ossia un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione stesso e al quale sia stato riconosciuto, dal l’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di quali tà e di sicurezza[12]. Il certifica 9) In particolare, è prescritto all’art. 9 del decreto che i sistemi di conservazione delle pubbliche amministrazioni e dei conservatori accreditati prevedano la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale e garantiscano un accesso ai dati presso la sede del produttore (dunque delle stesse PA e degli stessi certificatori accreditati) e misure di sicurezza conformi a quelle stabilite nel decreto. 10) Nello specifico, gli allegati al decreto constano di documenti relativi a: Glossario/Definizioni (allegato I), Formati (allegato II), Misure, Standard, Specifiche tecniche (allegato III), Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione (allegato IV), Metadati (allegato V). 11) Recante le modalità per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (in Gu n. 32 dell’8 dicembre 2012). 12) Così definito nel Glossario in allegato al decreto in commento. n. 2 - Febbraio 2014 43 PROTOCOLLO INFORMATICO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Regole tecniche tore accreditato dovrà chiara mente essere un soggetto diver so dal conservatore accreditato[13], il quale, come ovvio, non potrà anche essere certificatore dei processi di conservazione. Nello specifico, appare rilevan te la previsione in base alla quale il Responsabile della conservazione, anche delle PA, oltre ad affidare il processo di conservazione a un conserva tore accreditato (ai sensi del l’art. 44bis, comma 1, del Cad), possa chiedere la certifi cazione della “conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie orga nizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui sia stato ricono sciuto il possesso dei requisiti di cui all’art. 44bis, comma 1” del Cad, “distinti dai conserva tori o dai conservatori accredi tati” (art. 7, comma 2, del de creto). Da ultimo, assolutamente ine dito è il Piano della sicurezza del sistema di conservazione, previsto all’art. 12 del decreto: questo documento, infatti, do vrà essere predisposto dal Re sponsabile della conservazio ne, di concerto con il Respon sabile della sicurezza, nell’ambito del Piano generale della sicurezza, nel rispetto delle misure di sicurezza previ ste dagli artt. da 31 a 36 del Dlgs n. 196/2003, Codice pri vacy, e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B dello stesso Codice, nonché coerentemente a quanto previsto dagli artt. 50 bis e 51 del Cad. In argomento, tuttavia, è im portante porre in evidenza che la figura professionale del Re sponsabile della conservazio ne è obbligatoria per privati e PA che formano i loro docu menti informatici, figura che deve necessariamente operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili de scritti, tra cui per le sole am ministrazioni pubbliche il Re sponsabile del protocollo infor matico. La responsabilità in team Il Codice dell’amministrazione digitale e le nuove Regole tecni che, quindi, per la corretta ge stione e la tutela di un archivio elettronico prevedono obbliga toriamente la presenza di un team composto dal Responsa bile della conservazione, dal Responsabile della sicurezza, dal Responsabile del trattamen to dei dati e dal Responsabile del protocollo (ove previsto) che devono operare d’intesa tra loro. Con specifico riferimento alle pubbliche amministrazioni, le figure obbligatorie che devo no collaborare tra loro sono, dunque: n il Responsabile della conser vazione (tendenzialmente configurabile nella profes sionalità di un informatico e/o information document manager con conoscenze an che di informatica giuridica, diritto dell’informatica e basi di archivistica), il quale deve coordinare e presidiare i si stemi informatici informativi e documentali garantendone una durata nel tempo; n il Responsabile per il tratta mento dei dati personali (tendenzialmente riconduci bile alla figura professionale o di un consulente giuridico/ organizzativo che abbia an che cognizioni di informati ca e sicurezza informatica oppure di un esperto di sicu rezza informatica con cogni zioni di diritto) che deve oc cuparsi della protezione del dato nei database e negli ar chivi digitali; n il Responsabile del proto collo, dei flussi documentali e degli archivi (un archivista che abbia anche conoscenze base di informatica, infor matica giuridica e diritto dell’informatica), il quale deve presidiare la compo nente archivistica di qualsia si sistema di conservazione dei documenti informatici. In tale contesto, dunque, è or mai imprescindibile valorizzare le figure professionali del Re sponsabile della conservazione e del Responsabile privacy, tito lari di compiti, poteri e funzio ni fondamentali per una PA o un’azienda, che ricoprono ruoli chiave nella gestione dei pro cessi digitali delle pubbliche amministrazioni, figure alle quali è necessario garantire, dunque, un’adeguata prepara zione, un costante aggiorna mento e il riconoscimento delle competenze. Proprio per dare regolamenta zione e il giusto riconoscimento a queste due figure che operano in maniera complementare, è da poco nata l’associazione Anorc Professioni, prima associazione italiana che ha aperto per i Re sponsabili della conservazione e i Responsabili del trattamento due registri nazionali, istituen do un percorso virtuoso di for mazione e aggiornamento a loro dedicato (http://www.anorc.it/ anorc_professioni/). l 13) Come peraltro si evince chiaramente dalla presenza di due distinte definizioni nel Glossario allegato alle nuove regole tecniche sulla conservazione. 44 n. 2 - Febbraio 2014
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