nuovo link - Comune di Pisa

03/10/2014
Protocollo informatico e
conservazione digitale
Corso ASEV
Empoli, 2 ottobre 2014
Patrizio Geri Funzionario P.O.
Comune di Pisa
Direzione Sistemi informativi
Ufficio Automazione gestione documentale
Premessa
• Una Organizzazione vive di informazione
• L’informazione è trasmessa tram ite i documenti
• Il document management (governo dei documenti)
regola il flusso informativo di un’organizzazione
• Il governo del flusso (workflow management) necessita
di consapevolezza dei processi
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LE FONTI GIURIDICHE DELLA
DEMATERIALIZZAZIONE
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Normativa
su documento e protocollo fino
al 2006
e la storia continua…
Norme in Italia ce ne sono e sono anche troppe!!!
FACCIAMO UN PO’ D’ORDINE…
Privacy
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FACCIAMO UN PO’ D’ORDINE
TRA LE NORME…
CI SONO le norme sul Documento Informatico, sulla Firma digitale e
sulla Conservazione digitale:
• Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005),
(D.Lgs. 159/2006), (D.Lgs. 235/10)
• DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (Posta Elettronica Certificata)
• Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)
• DPCM del 30 marzo 2009 – DPCM 22 febbraio 2013 (Regole tecniche
firma digitale)
• DPCM 3 dicembre 2013 ‘Regole tecniche su protocollo informatico’
• DPCM 3 dicembre 2013 ‘Regole tecniche sulla conservazione a norma’
Piano e-gov 2012
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DEMATERIALIZZAZIONE
• Il termine “dematerializzazione” ha fatto la sua prima
comparsa durante gli anni ‘80 nel settore finanziario, con
particolare riferimento ai titoli di credito al fine di
superarne la fisicità e consentire forme di circolazione
virtuali.
• Da allora è entrato a far parte del lessico giuridico: il
termine “dematerializzazione” (o “smaterializzazione”)
viene utilizzato per identificare la progressiva perdita di
consistenza fisica da parte dei documenti e degli archivi,
tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea,
all’atto della loro sostituzione con documenti informatici.
PERCHÉ DEMATERIALIZZARE…
• il costo della gestione e della conservazione nella P.A.
centrale è stimato intorno ai 3 miliardi di euro/anno;
• il costo per la gestione documentale dei soli documenti
protocollati nelle PA locali non è inferiore a 1,5 miliardi di
euro/anno;
• le grandi organizzazioni perdono un documento ogni 12
secondi;
• il 3% dei documenti sono archiviati in modo errato;
• il 7% dei documenti è perduto in modo definitivo.
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ANCORA DATI...
•
•
Il costo medio di ogni foglio stampato é 87 centesimi. (Istat)
I processi documentali valgono almeno il 2% del PIL
Professionisti
DEMATERIALIZZARE
Imprese
Fonte: rivista Innovazione.PA
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POTENZIALI RISPARMI…
e quanto per
l’archiviazione
…POTENZIALI RISPARMI
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DALLA CARTA AL BIT
Il C.A.D. postula
la dematerializzazione dei documenti
analogici,
ma soprattutto la loro “NON”
materializzazione
STIMA DEI RISPARMI COMPLESSIVI
DALL’USO DI DOCUMENTI INFORMATICI
PA
Trasm. telematica
certificati
35 milioni
certificati cartacei
Risparmio:
472,5 Mln di €
PA + aziende
PA + aziende
PA
PEC
Fattur.Elettronica e
Conservazione
Cedolino
elettronico
245 milioni
Raccomandate A/R
1,4 miliardi
Fatture e doc. contabili
3,5 milioni
cedolini
cartacei al mese
Risparmio:
14 Mld di €
Risparmio:
882 Mln di €
Risparmio:
720 Mln di €
Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2008
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ORGANIZZAZIONE INTERNA
• Istituire un ufficio unico responsabile delle attività ICT
• L’introduzione delle nuove tecnologie nella gestione dei
procedimenti amministrativi (obbligo di protocollare la
PEC e di creare il fascicolo elettronico del procedimento)
• Reingegnerizzazione dei processi
RAPPORTI CON CITTADINI E
IMPRESE
Il digitale diventa la regola e il cartaceo l’eccezione.
• Gli Enti dovranno utilizzare le comunicazioni telematiche (Posta
Elettronica Certificata).
• Ogni amministrazione dovrà consentire a cittadini ed imprese
l’inoltro di istanze per via telematica e i pagamenti informatici.
• Gli Enti dovranno curare i contenuti dei propri siti Web, che
diventano sempre più il vero front-office;
• Le PA devono promuovere progetti volti alla diffusione e al riutilizzo
dei dati pubblici: si tratta della prima norma nazionale in materia di
Open Data.
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SICUREZZA INFORMATICA
Il digitale diventa la regola e il cartaceo l’eccezione.
• Le amministrazioni dovranno dedicare sempre maggiore attenzione alla
sicurezza dei dati e alla privacy dei cittadini.
• Se la PA diventa digitale la sicurezza dei dati, dei sistemi e delle
infrastrutture è sempre più un obiettivo chiave, anche per costruire
quella fiducia nei servizi pubblici on line che ancora manca.
• Il nuovo codice introduce disposizioni importanti sia sulla continuità
operativa, sia sul disaster recovery dettando le modalità per il
coordinamento delle azioni delle singole amministrazioni e per la
predisposizione di piani operativi.
Termini già scaduti…
ENTRO IL
25 APRILE 2011
Le pubbliche amministrazioni utilizzeranno la PEC o altre
soluzioni tecnologiche per tutte le comunicazioni che
richiedono una ricevuta di consegna ai soggetti che hanno
preventivamente dichiarato il proprio indirizzo.
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Termini già scaduti…
ENTRO IL
25 LUGLIO 2011
• Le amministrazioni consentiranno ovunque i pagamenti
ad esse spettanti per via telematica.
• Le amministrazioni e le imprese comunicheranno tra
loro esclusivamente per via telematica.
Termini già scaduti…
ENTRO IL
25 GENNAIO 2012
•
Le Pubbliche Amministrazioni non potranno richiedere l'uso di
moduli e formulari che non siano stati pubblicati sui propri siti
istituzionali.
D.Lgs. 33/2013
•
Il cittadino fornirà una sola volta i propri dati alla pubblica
amministrazione. Sarà onere delle Amministrazioni (in possesso dei
dati) assicurare, tramite convenzioni, l'accessibilità delle informazioni
alle altre Amministrazioni richiedenti.
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Termini già scaduti…
ENTRO IL
25 APRILE 2012
Gli Enti dovranno predisporre appositi piani di emergenza
idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la
continuità delle operazioni indispensabili a fornire servizi e
il ritorno alla normale operatività.
Termini già scaduti…
ENTRO IL
1 LUGLIO 2013
La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio
di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le
imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono
esclusivamente in via telematica.
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Termini già scaduti…
ENTRO IL
1 GENNAIO 2014
• A partire dal 1 gennaio 2014 tutte le procedure per i
cittadini e le imprese saranno online.
• Le comunicazioni tra gli uffici dovranno avvenire
esclusivamente attraverso i canali e servizi telematici e la
posta certificata.
PRINCIPIO DI EFFETTIVITA’
Si introducono misure premiali e sanzionatorie favorendo,
da una parte, le amministrazioni virtuose (anche con la
possibilità di quantificare e riutilizzare i risparmi ottenuti
grazie alle tecnologie digitali) e sanzionando, dall’altra, le
amministrazioni inadempienti (art.12 comma 1-ter)
Finanziamento di progetti di
innovazione
Incentivazione al personale
coinvolto
Sanzioni alle
amministrazioni e ai
dirigenti inadempienti
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LE ULTIMISSIME NOVITÀ
n.2 DPCM 03/12/2013 (pubblicati in GU 12/03/2014)
• Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui
al decreto legislativo n.82 del 2005.
• Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli
articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n.82 del 2005.
• Decreto «FARE» (D. L. n. 69/2013 conv. L. 98/2013) Agid sotto Pres.
del Consiglio dei Ministri – domicilio digitale unico e PEC per tutti –
razionalizzazione CED –wi-fi per tutti – eliminazione del valore
giuridico del fax
Modello di organizzazione nella
P.A. per la gestione documentale
Titolare
Atti di
organizzazione
Responsabile della
Gestione
documentale
Manuale di
Gestione
Responsabile dei
Sistemi informatici
Piano di sicurezza
informatica
Responsabile della
privacy
Regolamento sulla
privacy
Responsabile della
conservazione
Manuale di
conservazione
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Gestire correttamente i propri documenti, i propri dati
e le proprie informazioni rilevanti
SIGNIFICA
adottare modelli e metodologie “a norma” finalizzati a
garantire:
INTEGRITÀ,
AUTENTICITÀ,
CORRETTO TRATTAMENTO,
ADEGUATA ARCHIVIAZIONE,
CONSERVAZIONE NEL TEMPO
al patrimonio di documenti digitali
• EFFICIENZA
• TRASPARENZA
• SEMPLIFICAZIONE
Garantire:
•
La (ragionevolmente) certa paternità
•
La corretta trasmissibilità e gestione
•
La adeguata fascicolazione e archiviazione
•
Il trattamento a norma
•
La necessaria sopravvivenza nel tempo a tutti i dati digitali che siano
strategici per l’Ente che abbiano un rilievo giuridico attraverso
avanzate tecniche di sicurezza informatica
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COMINCIAMO DAL DOCUMENTO…
(D.P.R. 28-12-2000 n. 445, art. 1, comma 1, lett. A)
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa
DEFINIZIONE DI DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa.
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COMINCIAMO DAL DOCUMENTO…
(D. LGS. n. 82/2005, art. 1)
Codice dell’Amministrazione digitale
DEFINIZIONE DI DOCUMENTO INFORMATICO
ogni rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti.
L’INFORMAZIONE DIGITALE
Nella sua forma originaria:
•
•
•
•
È facilmente modificabile
Non è identificabile l’autore
È trasmessa su canali insicuri
Risente del cambiamento tecnologico
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IL DOCUMENTO INFORMATICO
D.LGS. 235/2010 art. 21 – documento informatico
VALIDITA’ GIURIDICA
• “Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul
piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto
delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e
immodificabilità”
• “Il documento informatico sottoscritto con firma digitale ha l'efficacia
della forma scritta (articolo 2702 del CC)…l'utilizzo del dispositivo di
firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova
contraria“
Per le scritture private di cui all’art. 1350 c.c. è richiesta la firma
digitale a pena di nullità
LE FIRME: DPCM 22 febbraio 2013
•
•
•
•
Contiene le regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme elettroniche e della firma digitale
Generazione della coppia di chiavi mediante dispositivi sicuri garantiti
dal Certificatore
Regolamentazione della firma remota
Regolamentazione dei riferimenti temporali opponibili a terzi
Marcatura temporale con riferimento UTC
Utilizzo di PEC
Procedura di conservazione a norma
•
Disciplina dell’elenco pubblico dei Certificatori accreditati
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DIFFERENZA TRA FIRMA DIGITALE
E FIRMA ELETTRONICA
PROPRIETÀ DELLA FIRMA DIGITALE
Un documento su carta può essere sostituito da un documento in
formato digitale appositamente sottoscritto con firma digitale
garantendo:
• Autenticazione:
Autenticazione dell’identità dei soggetti
Autenticazione dell’origine dei dati
•
Integrità dei dati:
Garantisce che il documento non può essere modificato da soggetti non
autorizzati
Permette di rilevare la manipolazione del documento dovuta a inserzione,
cancellatura e sostituzione
•
Non ripudiabilità:
L’autore non può disconoscere azioni od impegni presi registrati in un
documento firmato digitalmente
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LA FIRMA DIGITALE
Il processo di sottoscrizione
LA FIRMA DIGITALE
Il processo di verifica
Il destinatario ricalcola il digest del file ricevuto e lo confronta con quello
ricevuto assieme al file: se non è identico significa che il file è stato
alterato
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COME FIRMARE…
“Soggetto A”
redige il file con
un programma WP
“Soggetto A” avvia il Software
per la firma:
Generazione del
documento
informatico
(contratto.pdf.p7m
)
il Software richiede di
selezionare il file da firmare
(contratto.pdf) e di inserire il
codice PIN
+
SW
LIVELLI DI VERIFICA
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LA FIRMA REMOTA
• La firma digitale remota è una tipologia di firma digitale che si
configura come un servizio online, accessibile via rete (Internet), nel
quale la chiave privata del firmatario viene conservata assieme al
certificato di firma, all'interno di un server remoto sicuro (basato su un
HSM - Hardware Security Module) da parte di un Certificatore
Accreditato.
Il firmatario viene identificato dal servizio e autorizza l'apposizione
della firma tramite un meccanismo di sicurezza fra i quali si
annoverano, al momento: Token OTP;
• Riconoscimento grafometrico della firma autografa;
• Telefono Cellulare (come OTP) seguito da PIN Firma.
Il controllo del certificato digitale deve essere pubblico e
garantito: è svolto dall’Ente di Certificazione (CA)
•
L’Ente di Certificazione è una terza parte fidata che si trova in“posizione
di neutralità” rispetto agli utilizzatori della Firma Digitale: la legge
italiana li definisce “certificatori”
•
Sorveglia il buon funzionamento del sistema della Firma Digitale
garantendo che a una chiave pubblica corrisponda una persona reale, i
cui dati identificativi sono conosciuti e sono stati preventivamente
verificati
•
Esiste un registro pubblico italiano degli Enti Certificatori gestito da
DigitPA
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•
Assegnazione ad una persona della coppia di chiavi pubblica e privata e
del relativo certificato digitale;
•
Verifica ed attestazione, con l’emissione del certificato digitale,
dell’identità del titolare e la veridicità di una serie di altre informazioni;
•
Fissazione del termine di scadenza dei certificati;
•
Pubblicazione del certificato contenente la chiave pubblica su una lista
accessibile tramite Internet, in modo tale che gli interessati possano
verificare la validità della firma digitale apposta;
•
Revoca e/o sospensione dei certificati rilasciati, in caso di cancellazioni,
divulgazioni di chiavi private o smarrimento del dispositivo di firma, e
pubblicazione della lista dei certificati revocati o sospesi.
VALIDITÀ TEMPORALE DELLA FIRMA
La firma digitale apposta su un documento
informatico ha valore solo finché è valido il
relativo certificato
Ai fini giuridici, quando è necessario indicare
con certezza il momento della firma del
documento, occorre adottare ulteriori
accorgimenti, quali:
•
richiedere al Certificatore anche il servizio di TS
•
adottare un sistema di protocollo informatico
•
utilizzare un sistema di posta elettronica certificata
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LA MARCATURA TEMPORALE
•
La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui
si attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento
temporale opponibile ai terzi.
•
La Marca Temporale è un servizio, offerto dall’Ente Certificatore, che
permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un
documento informatico, consentendo quindi di associare una
validazione temporale opponibile a terzi. (Art. 20, comma 3 Codice
dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).
•
Il soggetto che eroga la marca temporale è anche detto TimeStamping Authority (TSA) ed è disciplinato dal D.P.C.M. 30 marzo
2009 – “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti
informatici”.
MARCATURA TEMPORALE - VERIFICA
Documento.pdf.p7m.tsd/m7m
1° livello: Ente certificatore
2° livello: Data e ora (UTC)
3° livello: Validità della marca (LDAP)
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AUTOGRAFA
DIGITALE
Riconducibile al soggetto
direttamente
Riconducibile al soggetto solo
attraverso una procedura informatica
Legata al documento attraverso il
supporto fisico
Legata indissolubilmente al contenuto
del documento
Verifica diretta e soggettiva
(attraverso il campione)
Verifica indiretta ed oggettiva
(tramite una terza parte fidata)
Facilmente falsificabile, ma il falso è
riconoscibile
Non falsificabile senza conoscere la
chiave privata, ma il falso è
irriconoscibile
Validità illimitata nel tempo
Validità limitata nel tempo
D.LGS. 235/2010 art. 22
1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture
private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti
amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico,
spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici
ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del
codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li
spedisce o rilascia, una firma digitale/qualificata. La loro esibizione e
produzione sostituisce quella dell’originale.
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• Con attestazione di conformità da parte di notaio
o altro pubblico ufficiale, stessa efficacia
probatoria degli originali
• Senza attestazione di conformità, stessa efficacia
probatoria degli originali, se non espressamente
disconosciuta
D.LGS. 235/2010 art. 23
1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche
sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la
stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro
conformità all’originale in tutte le sue componenti è attestata da un
pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico,
conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria
dell’originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.
Resta fermo, ove previsto l’obbligo di conservazione dell’originale
informatico.
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LE INDICAZIONI FONDAMENTALI
•
L’eliminazione della frammentazione
dei sistemi di protocollo (protocolli
particolari) e dei registri cartacei
•
Il collegamento con la gestione dei
flussi documentali
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03/10/2014
REQUISITI MINIMI DI SICUREZZA DEI
SISTEMI DI PROTOCOLLO
INFORMATICO
• Univoca identificazione ed autenticazione degli utenti e protezione delle
informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
• Il sistema di protocollo informatico deve consentire il tracciamento di qualsiasi
evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore;
• Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso al sistema di conservazione,
entro la giornata lavorativa successiva, garantendone l’immodificabilità del
contenuto;
• Il sistema di protocollo rispetta le misure di sicurezza previste dal Codice in
materia di protezione dei dati personali;
• L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate
automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina
l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di
protocollo
DAL FASCICOLO CARTACEO
AL FASCICOLO INFORMATICO
D.LGS. 235/2010 artt. 41, comma2
• Ogni Amministrazione deve raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i
documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; la
creazione di un fascicolo informatico per ogni procedimento comporta per gli
Enti la necessità di utilizzare i sistemi di gestione informatica dei flussi
documentali, oltre che di protocollo informatico.
D.LGS. 235/2010 artt. 40-bis, 41
• Gli Enti devono sottoporre a registrazione di protocollo le comunicazioni che
pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica (anche certificata)
istituzionali.
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03/10/2014
IL FASCICOLO INFORMATICO DEI
DOCUMENTI DI PROTOCOLLO
Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o
dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o
di uno specifico procedimento.
Nella P.A. il fascicolo informatico è collegato al procedimento
amministrativo
DATI IDENTIFICATIVI DEL FASCICOLO
INFORMATICO
Il fascicolo informatico (inteso come insieme dei documenti
informatici relativi al procedimento) deve comunque recare
l'indicazione:
a) dell'Amministrazione titolare del procedimento, che cura la
costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;
b) delle altre Amministrazioni partecipanti;
c) del responsabile del procedimento;
d) dell'oggetto del procedimento;
e) dell'elenco dei documenti contenuti;
e-bis) dell’identificativo del fascicolo medesimo.
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03/10/2014
IL MANUALE DI GESTIONE
Insieme delle norme, delle direttive e delle procedure interne per la gestione
e la conservazione dei documenti. Strumento rivolto ai dirigenti, quadri e
operatori
• Regole per la registrazione dei documenti
• Flussi documentali
• Regole sull’utilizzo dell’ICT
• Tipi di documenti soggetti a registrazione particolare
• Tipi di documenti non soggetti alla registrazione di protocollo
• Direttive per la classificazione (titolario)
• Regole sulla gestione dei documenti cartacei
• Regole sull’accesso ai documenti informatici
• Regole per il registro di emergenza
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03/10/2014
• Definizione (art. 1, comma 1, lett. v-bis aggiunta da d.lgs. 235/2010)
“sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta
consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute
opponibili ai terzi”
•
La PEC diventa il mezzo più veloce, sicuro e valido per comunicare con le
PA
•
Valore di invio e alla ricezione della PEC
-il documento si intende inviato dal mittente se trasmesso
-il documento si intende consegnato al destinatario se disponibile
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato
•
La PEC è intesa anche come strumento di identificazione
Posta elettronica certificata
schema funzionale
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03/10/2014
DPCM 6/5/2009
Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta
elettronica certificata assegnata ai cittadini
•
Al cittadino che ne fa richiesta viene assegnato un indirizzo di PEC (CEC-PAC).
L’assegnazione è senza oneri
•
Per i cittadini che utilizzano il servizio di PEC l'indirizzo PEC assegnato è valido
ad ogni effetto giuridico nei rapporti con le PA
•
Il cittadino, dichiarando l’indirizzo PEC alla PA, elegge il proprio domicilio
elettronico e questo rappresenta la volonta' di accettazione dell'invio da parte
delle PA di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano, tramite PEC.
•
Ad oggi sono circa 1.000.000 i cittadini in possesso di CEC-PAC. L’elenco
dovrebbe essere reso consultabile sul sito www.postacertificata.gov.it da parte
delle PA.
Art.6 DM 2.11.2005
Ricevute
Accettazione
Presa in carico
Avvenuta consegna
Avvisi
Non accettazione
Mancata consegna
Virus
Buste
Busta di trasporto
Busta di anomalia
I messaggi devono essere conservati dai «Gestori» per 30 mesi
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03/10/2014
35
03/10/2014
71
72
36
03/10/2014
< 0,10 €
Circa
3,4 4€
3,4
Oltre il 90%
Risparmi derivanti
dall’utilizzo della PEC
PA + aziende
PEC
245 milioni
di raccomandate
A/R
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti
MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006
Risparmio:
720 Mln di €
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03/10/2014
PEC vs …
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03/10/2014
• L'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) garantisce la disponibilità
costante di tutte le informazioni che le singole Amministrazioni sono
tenute a pubblicare.
• I contenuti dell'IPA sono strutturati su tre macrolivelli:
informazioni di sintesi relative all'Amministrazione, il responsabile
dell'Amministrazione, i riferimenti telematici (sito web istituzionale,
indirizzi di posta elettronica), il codice fiscale e il logo
informazioni sulla struttura organizzativa dell’Ente, uffici e loro struttura
gerarchica
informazioni relative alle AOO
•
I dati possono essere consultati e fruiti tramite interfaccia web
è possibile scaricare i dataset conformi allo standard Open data
registrandosi al portale è possibile fruire dei dati tramite interfaccia
Amministrazione
Amministrazione
applicativa che utilizza il protocollo LDAP
X
(o)
Dipartimento A
(ou)
Dipartimento B
(ou)
Direzione Generale 1
(ou)
Ufficio I
(ou)
Ufficio II
(ou)
Y
(o)
Ufficio III
(ou)
Direzione Generale 2
(ou)
Ufficio I
(ou)
Ufficio II
(ou)
• Amministrazioni accreditate: 21.026
• Unità Organizzative pubblicate: 57.829
• Uffici di Protocollo pubblicati: 18.094
• Indirizzi PEC pubblicati: 82.892
Dal 29 ottobre 2012 utilizzando l'interfaccia web di IPA è possibile
rendere pubblici eventuali profili Social Network ufficiali
dell'Amministrazione ed il livello di accessibilità del sito web
dell'Amministrazione stessa.
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D.L. 18 OTTOBRE 2012, n.179 “DIGITALIA”
Art. 4 Domicilio digitale del cittadino
Dopo l’articolo 3 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82, è inserito il
seguente:
Art. 3-bis (Domicilio digitale del cittadino).
“1. Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è
facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione, secondo le
modalità stabilite al comma 3, un proprio indirizzo di posta elettronica
certificata, quale suo domicilio digitale.
4. A decorrere dal 1° gennaio 2013 le amministrazioni pubbliche e i gestori o
esercenti di pubblici servizi comunicano con il cittadino esclusivamente tramite il
domicilio digitale dallo stesso dichiarato, senza oneri di spedizione a suo carico“
L’indirizzo è inserito nell’anagrafe nazionale della popolazione residente ANPR e reso disponibile alla P.A.
http://www.agid.gov.it/cad/anagrafe-nazionale-popolazione-residenteanpr
D.L. 18 OTTOBRE 2012, n.179 “DIGITALIA”
Art. 5 - Posta elettronica certificata - indice nazionale degli indirizzi
delle imprese e dei professionisti
Al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dopo l’articolo 6, è inserito il
seguente:
«Art. 6 -bis (Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei
professionisti).
1. Al fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo
scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le
imprese e i professionisti in modalità telematica, è istituito, entro sei mesi
dalla data di entrata in vigore del presente decreto e con le risorse umane,
strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, il pubblico elenco
denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata
(INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo
economico.
40
03/10/2014
www.inipec.gov.it
DL 179/2012 - Art. 6
Trasmissione di documenti per via telematica, contratti della
pubblica amministrazione e conservazione degli atti notarili
Al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, sono apportate le seguenti
modificazioni
All’articolo 47, dopo il comma 1, è inserito il seguente:
“1-bis. L’inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma
restando l’eventuale responsabilità per danno erariale, comporta
responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare”
41
03/10/2014
INTEROPERABILITA’ DI PROTOCOLLO
Due sistemi di protocollo informatico interoperano
quando è consentito al sistema ricevente di trattare
automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema
mittente
al fine di automatizzare le attività ed i processi amministrativi
sottostanti
83
Regole tecniche per il protocollo
informatico interoperabile
Dati per lo scambio di informazioni tra le P.A.
•
Informazioni minime obbligatorie
codice dell’Amministrazione
codice dell’ AOO
data e numero di protocollo
oggetto del documento
•
Informazioni opzionali
indicazione dell’ufficio della struttura destinataria
indice di classificazione
indicazioni sugli allegati
84
42
03/10/2014
CART (Cooperazione applicativa
regionale toscana)
•
Regione Toscana ha realizzato CART una
infrastruttura di tecnologie e servizi per la
cooperazione applicativa in attuazione della L.R.
n.1/2004
•
e.Toscana Compliance è il processo che coinvolge
Enti e Imprese ICT all’interno di una comunità con
l’obiettivo di definire:
•
•
•
Tecniche
Standard tecnologici
Soluzioni interoperanti
http://www.cart.rete.toscana.it/portal/view/index.jsp85
Progetto InterPRO (ex B2) di Regione
Toscana
InterPRO è un sistema di trasmissione e trattamento dei
documenti, dal punto di vista giuridico-archivistico
(protocollo).
Obiettivo
Invio telematico di comunicazioni da parte di cittadini ed
imprese al sistema della P.A. toscana e fra organizzazioni
pubbliche e private
43
03/10/2014
InterPro
Altre P.A.
(INAIL, INPS, etc)
IPA naz.
Cittadini
Imprese
(CNS)
Gateway PEC
Portale Ap@ci
CRIC
IPAR reg.
NAL 3
SIL
NAL 2
Provincia di ….
SIL
SIL
Comune di ….
Comune di Pisa
InterPro : risultati
•
Il 8/2/2008 è avvenuto il primo scambio ufficiale di documenti
protocollati utilizzando applicativi interoperabili tra quattro Enti:
Comune di Pisa, Comune di Pistoia, Provincia di Firenze e Regione
Toscana.
•
Il 10/3/2008 è avvenuto il primo scambio di protocollo informatico
tra il Comune di Montevarchi e Regione Toscana
•
Ad oggi quasi tutte le P.A. locali della Toscana sono attive su
InterPro
•
La lista completa degli enti che viene attivata è pubblicata alla
pagina (IPAR) http://web.rete.toscana.it/indice-aoo/
88
44
03/10/2014
D.LGS. 235/2010 art. 15 - Digitalizzazione e riorganizzazione
1. La riorganizzazione strutturale e gestionale delle pubbliche amministrazioni
avviene anche attraverso il migliore e più esteso utilizzo delle tecnologie
dell'informazione e della comunicazione nell'àmbito di una coordinata strategia
che garantisca il coerente sviluppo del processo di digitalizzazione.
2. In attuazione del comma 1, le pubbliche amministrazioni provvedono in
particolare a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le
attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di
presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, assicurando
che l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione avvenga in
conformità alle prescrizioni tecnologiche definite nelle regole tecniche di cui
all'articolo 71.
pertanto…
•
Il nuovo CAD prevede dunque che le Amministrazioni siano tenute a
gestire tutti i procedimenti di propria competenza attraverso le
tecnologie informatiche e telematiche.
•
A seguito di questo intervento normativo, fatte salve eccezioni, è
possibile affermare che la modalità informatica rappresenta la
regola per la gestione di tutti i procedimenti amministrativi, mentre
quella cartacea diventa l’eccezione.
Ignorare queste prescrizioni non è possibile dal momento che le disposizioni
normative prevedono termini stringenti per l’adeguamento e importanti
sanzioni per gli Enti inadempienti.
45
03/10/2014
D.LGS. 235/2010 art. 65
1. Le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche
amministrazioni per via telematica ai sensi dell'articolo 38, commi 1
e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n.445, sono valide:
a) se sottoscritte mediante la firma digitale, il cui certificato è
rilasciato da un certificatore accreditato;
b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico
con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale
dei servizi, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna
amministrazione ai sensi della normativa vigente;
c-bis) ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di
posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso
siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per
via telematica secondo modalità definite con regole tecniche
adottate ai sensi dell'articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del
sistema nel messaggio o in un suo allegato.
In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione vincolante ai sensi
dell'articolo 6, comma 1.
46
03/10/2014
1-bis. Con decreto del Ministro per la pubblica amministrazione e
l'innovazione e del Ministro per la semplificazione normativa, su
proposta dei Ministri competenti per materia, possono essere
individuati i casi in cui e' richiesta la sottoscrizione mediante firma
digitale.
2.Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate su sito secondo le
modalità previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e alle
dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del
dipendente addetto al procedimento.
Le istanze telematiche dovranno ritenersi valide:
a) se sottoscritte mediante la firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un
certificatore accreditato;
b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della
carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi;
c) ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di posta
elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state
rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal gestore del
sistema nel messaggio o in un suo allegato;
d) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con diversi
strumenti che ne consentano l’individuazione certa, nei limiti di quanto
stabilito da ciascuna Amministrazione.
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03/10/2014
• La P.A. esercita la propria funzione di cura dell’interesse pubblico
agendo per procedimenti disciplinati da norme giuridiche.
• Il procedimento rappresenta la sequenza di atti amministrativi
orientati all’emanazione di un atto finale, il provvedimento
amministrativo.
• La digitalizzazione dell’attività amministrativa consiste nella gestione
dei procedimenti amministrativi mediante l’utilizzo delle tecnologie
dell’informazione e della comunicazione.
LE FASI DEL PROCEDIMENTO
Ciascun procedimento ha le proprie peculiarità, ma tradizionalmente si
possono riassumere in quattro fasi:
• FASE D’INIZIATIVA
avvio del procedimento;
• FASE ISTRUTTORIA
fase nella quale il RUP acquisisce e valutano i fatti e gli elementi di
diritto pertinenti e rilevanti ai fini dell’emanazione del
provvedimento amministrativo;
• FASE DECISORIA (O COSTITUTIVA)
fase in cui si determina il contenuto dell’atto;
• FASE INTEGRATIVA DELL’EFFICACIA
fase che comprende eventuali atti e operazioni, successivi
all'adozione dell'atto finale, necessari affinché questo divenga
efficace (es: notifica o pubblicazione).
48
03/10/2014
DALLA 241/1990 AL CAD
•
La Legge n. 241/1990, all’art. 3-bis, già prevedeva che, per conseguire
maggiore efficienza nella loro attività, le P.A. dovevano incentivare
l'uso della telematica, nei rapporti interni, tra le diverse
amministrazioni e tra queste e i privati.
•
Il CAD all’art. 2 ha disposto che lo Stato, le Regioni e le autonomie
locali devono assicurare la disponibilità, la gestione, l'accesso, la
trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in
modalità digitale e che, per far ciò, si dovessero organizzare
utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie
dell'informazione e della comunicazione.
LA GESTIONE TELEMATICA DEI
PROCEDIMENTI NEL CAD
• l’art. 12 dispone che “le Pubbliche Amministrazioni, nell'organizzare
autonomamente la propria attività, utilizzano le tecnologie dell'informazione e
della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia,
economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione”,
nonché per la garanzia dei diritti digitali dei cittadini e delle imprese;
• l’art. 41 prevede che “le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti
amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della
comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente”
• l’art. 22, comma 1, prevede che “gli atti formati con strumenti informatici, i
dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni costituiscono
informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi
di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge”;
49
03/10/2014
I NUOVI STRUMENTI
IN BASE ALLA NORMATIVA VIGENTE:
a) le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con
mezzi informatici (art. 40 CAD);
b) la protocollazione della comunicazioni in entrata e in uscita debba avvenire
attraverso un sistema automatizzato (art. 40-bis CAD, art. 50 D.P.R. n.
445/2000);
c) le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono
mediante l'utilizzo della posta elettronica (art. 47);
d) i documenti delle PA, anche se in origine cartacei, possono essere riprodotti e
conservati su supporti informatici (art. 43);
e) le pubbliche amministrazioni realizzano siti istituzionali attraverso i quali
erogano i servizi on line e soddisfano gli obblighi di pubblicità legale (art. 53, 54
e 57 CAD, art. 32 legge n. 69/2009).
I NUOVI STRUMENTI
50
03/10/2014
http://www.leggioggi.it/2011/09/28/p-a-digitale-la-regione-basilicata-condannata-adutilizzare-la-p-e-c/
51
03/10/2014
http://www.webnews.it/2010/08/06/class-action-contro-la-pa-senza-pec/
MANCATA PUBBLICAZIONE INDIRIZZO PEC
•
•
•
•
Azione ex art. 3, comma 1-ter, D. Lgs. n. 82/2005
Class Action ex D. Lgs. n. 198/2009
Omissione d’atti d’ufficio ex art. 328 C.P.
Mancato raggiungimento performance (OIV) e
responsabilità disciplinare
52
03/10/2014
MANCATA PROTOCOLLAZIONE DELLA
PEC
• Illegittimità azione amministrativa
• Responsabilità disciplinare
• Omissione d’atti d’ufficio ex art. 328 C.P.
PEC NON UTILIZZATA
• Responsabilità per danno erariale
• Danno erariale nel caso in cui i dirigenti non provvedono a
disporre un’adeguata formazione del personale in materia
informatica. (Corte Conti, Reg. Lazio, 28 febbraio 2006, n. 635)
53
03/10/2014
La nozione di Archivio
L'Archivio come luogo fisico di conservazione
La nozione di Archivio
L'Archivio come complesso dei documenti prodotti o
comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento
della propria attività
L’archivio non è un magazzino:
è un SERVIZIO per la GESTIONE e TENUTA dei documenti
54
03/10/2014
Le tre età dell’Archivio
L'Archivio, come complesso di documenti, si divide in tre
parti:
• Archivio corrente: fase attiva, documentazione relativa agli affari in
corso (formazione dell’archivio)
• Archivio di deposito: fase semi-attiva, parte di documentazione
relativa agli affari esauriti (rilevanza amministrativa sporadica)
• Archivio storico: fase di conservazione permanente, parte di
documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla
conservazione perenne (rilevanza storica)
Esiste una impossibilità di differenziare teoricamente l'ufficio di protocollo
dall'archivio, l'archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente
archivio.
Giorgio Cencetti, 1939
55
03/10/2014
Titolario di classificazione
DEFINIZIONE
Sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare),
fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al
quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti
prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.
Titolario di classificazione
•
In un sistema informativo documentario tutti i documenti prodotti
(arrivati spediti o interni) devono essere gestiti e conservati secondo
un modello organizzativo determinato
•
Un Titolario di Classificazione si costruisce sull’analisi della struttura
organizzativa, delle attività e delle funzioni.
•
In archivistica si definiscono Classificazioni ad albero o Tassonomie
Ripartire l’insieme dei documenti in sottoinsiemi e ciascun
sottoinsieme in ulteriori sotto-sottoinsiemi, ciascuno dei quali
raccoglie entità che presentano valori uguali o simili per qualche
attributo considerato importante e significativo
56
03/10/2014
L’indicizzazione archivistica
• Problema i calzini del principe Carlo di Windsor
Il principe Carlo ha 8340 paia di calzini.
Ogni calzino ha i relativi fiocchi ornamentali
Ogni mattina il suo maggiordomo Archibald deve trovare
quelli intonati con la cravatta e ha 5 minuti di tempo per
farlo... come fa?
L’indicizzazione archivistica
Li classifica!
(titolario di classificazione)
Archibald mette tutti i calzini in un armadio
L'armadio ha 3 ante (categorie)
I - Calzini estivi
II - Calzini invernali
III - Calzini per mezza stagione
L'anta "Calzini estivi" ha tre ripiani (classi)
I/1 - di seta
I/2 - di cotone
I/3 - fresco di lana
57
03/10/2014
L’indicizzazione archivistica
All'interno del ripiano, in ciascun cassetto Archibald crea le
aggregazioni (i fascicoli) per colore:
I/1.1 - Grigi
I/1.2 - Blu
I/1.3 - Neri
I/1.4 - Scozzesi (per il kilt)
I/1.5 - Marroni
L’indicizzazione archivistica
Un giorno di luglio Carlo indossa una cravatta scozzese
• Archibald apre il cassetto I/3.4
Cioè apre:
• l'anta I (calzini estivi),
• il ripiano 3 (fresco di lana)
• il cassetto 4 (calzini scozzesi)
dove trova il paio di calzini appropriato assieme a tutti gli
altri calzini che corrispondono a quelle caratteristiche
(fascicolo procedimentale)
58
03/10/2014
Il supporto cartaceo è più sicuro e
duraturo del supporto informatico
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03/10/2014
Criticità
• In “questo momento di passaggio” c’è la necessità di
governare gli «ARCHIVI IBRIDI» cioè costituiti da
documenti originali cartacei e da documenti originali
informatici
• Problema:
Come gestire insieme supporti differenti?
Voi che esperienza avete?
Sono proprio una novità gli
archivi ibridi?
Non consideriamo l’informatica
• nei progetti: modelli e plastici
• nelle gare d’appalto: campioni delle forniture
• nei fascicoli processuali: le prove
60
03/10/2014
Si può inserire un oggetto
tridimensionale
(plastico, scrivania, pistola)
in un fascicolo cartaceo?
NO
E ALLORA ?
Un punto fermo
• Un evento può essere rappresentato dal documento
• L’importante è che il «documento» (su qualsiasi
supporto: informatico o cartaceo, di qualsiasi tipo o
forma: bidimensionale o tridimensionale, sonoro,
fotografico, etc.) sia codificabile
• E anche il fascicolo è identificato da una serie di elementi
descrittori
61
03/10/2014
Se si adottano metodologie e
rappresentazioni corrette, regole chiare
si possono gestire gli archivi ibridi
Un Sistema di gestione d’archivio (SGA) moderno
deve prevedere la gestione congiunta:
• «faldoni cartacei»
• «faldoni informatici»
in modo da salvaguardare l’unitarietà dell’archivio
NORMATIVA: PRIMI PASSI
Deliberazione CNIPA n. 11/2004
Art.3 Documenti informatici - comma 1
“Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici avviene
mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione
sull’insieme di documenti o su evidenza informatica del riferimento temporale
e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta
il corretto svolgimento del processo”
Art.4 Documenti analogici - comma 1
“Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante
memorizzazione della relativa immagine su supporti ottici e termina con
l’apposizione sull’insieme di documenti … del riferimento temporale e della
firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il
corretto svolgimento del processo”
Art.4 Documenti analogici - comma 4
“Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si
conclude con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma
digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto
memorizzato al documento d’origine”
62
03/10/2014
Conservazione dei documenti ANALOGICI
NON unici
Conservazione dei documenti ANALOGICI unici
63
03/10/2014
Conservazione dei documenti Informatici
Non è solo questione di
adeguamento a leggi:
è in gioco il futuro delle
informazioni rilevanti e,
per rendere sicuro questo
futuro,
l’unico scenario possibile è
garantire una nuova forma
di organizzazione e di
gestione dei flussi
documentali digitalizzati in
modo certo e
incontrovertibile…
64
03/10/2014
UN CAMBIO DI PASSO DELLA
NORMATIVA
La complessità dell’azione amministrativa, i processi di lavoro e la
conseguente produzione documentaria implica perciò un controllo
sistematico non solo sugli oggetti documentari ma anche sulle loro
relazioni al fine di assicurarne condizioni di attendibilità nelle fasi:
• di formazione,
• di autenticità (integrità dei documenti),
• di accessibilità nel lungo periodo,
cioè il mantenimento della intelligibilità dei documenti e del vincolo
archivistico.
CONSERVARE DOCUMENTI
INFORMATICI
Un documento archivistico non è una entità singola
• parte costitutiva di un fondo
• elemento unico di un complesso organico
• Un sistema di conservazione digitale è un insieme di procedure, attività e
strumenti tramite i quali ci si propone di salvaguardare nel tempo le
memorie digitali.
• Questo significa conservare a lungo termine documenti digitali nativi.
Insieme ai contenuti conservare le informazioni necessarie a garantire il
collegamento con l’intero sistema informativo.
65
03/10/2014
ART. 43 CAD (Riproduzione e
conservazione dei documenti)
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza
ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione
per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione
e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire
la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole
tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71.
3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per
legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze
correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo
permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole
tecniche stabilite ai sensi dell'art. 71.
pertanto…
…chi invia e riceve PEC, chi sottoscrive documenti informatici
con la firma digitale (o altre forme di firma) per, chi pubblica
online documenti informatici, le fatture elettroniche,
deve conservare tali oggetti informatici
predisponendo un idoneo sistema di conservazione allineato
alle nuove regole tecniche, altrimenti mette a rischio la
validità di tutti i documenti informatici prodotti o ricevuti dal
proprio ente di appartenenza.
66
03/10/2014
Art. 44 CAD (Requisiti per la
conservazione dei documenti
informatici)
1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:
a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e
dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di
riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
b) l’integrità del documento;
c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle
informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di
classificazione originari;
d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a
36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare
tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto.
DPCM 3 dicembre 2013 - Art. 7 Responsabile della
conservazione - NEW
“Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il
responsabile del trattamento dei dati personali, con il
responsabile della sicurezza e con il responsabile dei
sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche
amministrazioni centrali, coincide con il responsabile
dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che con il
responsabile della gestione documentale ovvero con il
coordinatore della gestione documentale ove nominato,
per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni
67
03/10/2014
Art. 44, comma 1 bis CAD (Requisiti per la
conservazione dei documenti informatici) -
NEW
Il sistema di conservazione è gestito da un responsabile che opera
d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui
all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove
previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui
all’articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva
competenza.
Art. 44, comma 1 ter (Requisiti per la
conservazione dei documenti informatici) NEW
• Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei
documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo
processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle
regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti,
pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e
tecnologiche.
Possibilità per le aziende e per le P.A. di affidare in outsourcing i
processi di conservazione digitale e ottenere la “certificazione di
conformità” dei relativi processi!
68
03/10/2014
DPCM 3 dicembre 2013 - Art. 5 Modelli
organizzativi della conservazione - NEW
3.
Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di
conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o
affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui
all'art. 44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del
Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del
decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive
modificaioni.
Le PA possono o sviluppare internamente il sistema di conservazione oppure
affidarlo all’esterno, ma solo a conservatori accreditati.
Art. 44 bis (Conservatori accreditati) - NEW
1.
2.
3.
I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei
documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per
conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei
requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono
l’accreditamento presso DigitPA.
Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del
comma 3, lettera a) e 31.
I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con
capitale sociale non inferiore a euro 200.000.
Vi è ora la possibilità di far accreditare presso AGID i propri processi di
conservazione sotto il profilo della sicurezza e della qualità (nel rispetto,
quindi, di una serie di misure di sicurezza che variano a seconda della
tipologia del dato trattato e degli strumenti utilizzati).
(Circolare AGID n.65 del 10 aprile 2014
69
03/10/2014
I SUPPORTI FISICI
•
Falso mito: la carta è eterna
•
Il dato elettronico per essere consultato nel tempo deve essere
gestito opportunamente
•
E’ breve - molto più di quanto si pensi - il ciclo di vita dei supporti
più diffusi (Floppy, CD/DVD, Hard disk, pen drive:
•
da 5 a 10 anni di vita media con picchi negativi di 2 anni per CD
economici;
•
da 10 a 15 anni di vita media - Nastro Mini-DV;
•
oltre 20 anni di vita media HD, Nastro magnetico, Dvd-RAM.
I FORMATI
DEFINIZIONE
In informatica, un formato di file è la convenzione che viene usata per leggere,
scrivere e interpretare i contenuti di un file.
•
I file non sono altro che insiemi ordinati di byte, cioè semplici numeri
(sequenze di 0 e 1).
•
L’estensione del file indica il formato
•
Sono note oltre 15.000 estensioni, ma solo alcune centinaia sono
documentate e solo alcune decine sono utilizzate quotidianamente negli
uffici pubblici
…alcuni formati testo TXT, ODT, DOC, HTML, PDF, RTF, ecc.).
•
Di norma, vengono scelti i formati più diffusi... ma una PA non può fare
questo
70
03/10/2014
DIGITPA ED I FORMATI
(D. Lgs. n. 235/2010, art. 68)
4. DigitPA istruisce ed aggiorna, con periodicità almeno
annuale, un repertorio dei formati aperti utilizzabili nelle
pubbliche amministrazioni e delle modalità di trasferimento
dei formati.
DPCM 3/12/2013, allegato 2
CARATTERISTICHE DEI FORMATI
Apertura
Quando è conforme a specifiche pubbliche, cioè disponibili a chiunque abbia
interesse ad utilizzare quel formato.
Sicurezza
Grado di modificabilità del contenuto del file e la capacità di essere immune
dall’inserimento di codice maligno
Portabilità
Facilità con cui i formati possano essere usati su piattaforme diverse (hw e sw)
Funzionalità
Essere gestito da prodotti informatici complessi
Supporto allo sviluppo
Disponibilità delle risorse necessarie alla manutenzione e sviluppo
Diffusione
Estensione dell’impiego di uno specifico formato per la formazione e la gestione
dei documenti informatici
71
03/10/2014
FORMATI IDONEI PER LA CONSERVAZIONE
• La scelta dei formati idonei alla conservazione oltre al
soddisfacimento delle caratteristiche indicate deve essere
strumentale a che il documento assuma le caratteristiche
di immodificabilità e di staticità previste dalle regole
tecniche.
• Le tipologie dei formati adottati devono essere indicate
nel Manuale di Conservazione
DIGITPA … SUI FORMATI
TIPOLOGIA
CONSIGLIATI
NON CONSIGLIATI
TESTO
PDF, PDF/A,
DOC, DOCX (proprietario)
ODF/ODT, XML, TXT
FOGLIO ELETTRONICO
CSV, ODS
XLS, XSLX
GRAFICA VETTORIALE
DXF, SVG, DWF
DWG (proprietario)
GRAFICA RASTER
TIFF, PDF
JPG (perdita qualità)
72
03/10/2014
I PACCHETTI
I METADATI
METADATI MINIMI DEL DOCUMENTO INFORMATICO
73
03/10/2014
I METADATI
METADATI MINIMI DEL FASCICOLO INFORMATICO O AGGREGAZIONE DOCUMENTARIA
Un possibile schema di esternalizzazione
dei servizi di conservazione
Titolare dei Documenti e dei Dati
(nomina Responsabile interno o esterno del
procedimento conservazione)
Responsabile della
conservazione
Conservatore
accreditato e certificato
(interno)
(esterno)
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03/10/2014
GLI ATTORI
• Produttore: Ente che dispone delle informazioni da
conservare
• Responsabile della Conservazione: definisce e attua le
politiche complessive del sistema di conservazione e ne
governa la gestione con piena responsabilità e
autonomia
• Utente: persona fisica o giuridica che richiede accesso ai
documenti presenti nel sistema di conservazione al fine
di acquisire informazioni di interesse
RUOLI E RESPONSABILITÀ
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03/10/2014
Il progetto di RT: DAX
Progetto per la conservazione degli archivi digitali e
analogici
• Ha come obiettivo la conservazione degli archivi in senso proprio,
prodotti in digitale dalla PA toscana
• Sistema di gestione e conservazione di archivi già formati:
insieme di documenti funzionalmente strutturati e organizzati
• È un ambiente del tutto separato rispetto all’archivio corrente
• Costituito da SGA + SCN
• È fisicamente collocato presso il TIX (centro servizi della rete
telematica toscana)
Schema di Versamento in SGA
(Ente)
(RT)
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Schema di Dialogo SGA - SCN
Il responsabile della conservazione
secondo il DPCM 3 DICEMBRE 2013
(DPCM 3/12/2013, art. 7)
Opera d'intesa con:
• il responsabile del trattamento dei dati personali
• il responsabile della sicurezza
• il responsabile dei sistemi informativi (solo Pa centrali)
• il responsabile (o coordinatore) della gestione documentale (solo Pa)
Dettaglio dei compiti del responsabile della conservazione
definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in
funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene
evidenza, in conformità alla normativa vigente;
gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la
conformità alla normativa vigente;
genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal
manuale di conservazione;
...
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03/10/2014
Dettaglio compiti del responsabile
della conservazione
genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma
elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni,
dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi al fine di garantire la
conservazione e l’accesso ai documenti informatici;
adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di
memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la
corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei
formati;
provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione
all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di
conservazione;
adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione;
...
Dettaglio compiti del responsabile
della conservazione
assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo
intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per
l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e
le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di
vigilanza;
predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico
in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o
tecnologici rilevanti.
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Il responsabile della conservazione
• Il responsabile della conservazione può richiedere di
certificare la conformità, al CAD e alle regole tecniche,
del proprio processo di conservazione
• Nelle PA il ruolo del Responsabile della conservazione:
DEVE essere svolto da un dirigente o da un funzionario
formalmente designato
PUO' essere svolto dal responsabile (o dal coordinatore) della
gestione documentale
L’obbligatorietà del Manuale
della conservazione
(DPCM 3/12/2013, art. 8)
• Le nuove regole tecniche prevedono l’obbligatorietà di redazione del
manuale della conservazione.
• Il manuale deve essere periodicamente aggiornato dal responsabile
della conservazione e messo a disposizione delle autorità in caso di
accessi e verifiche.
• Si tratta dunque di un documento complesso e di assoluta rilevanza,
che da le linee guida di comportamento a tutti coloro che
interagiscono con il sistema di conservazione, descrivendone
dettagliatamente la struttura ed il funzionamento.
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03/10/2014
Il Manuale della conservazione
Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente:
• l’organizzazione
• i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi
• il modello di funzionamento
• la descrizione del processo
• la descrizione delle architetture e delle infrastrutture
utilizzate, le misure di sicurezza adottate
• ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica
del funzionamento, nel tempo, del sistema di
conservazione.
Guida alla stesura del Manuale
di conservazione
•
•
•
•
Scopo del documento
Riferimenti normativi
Definizioni
Processo di conservazione
Fasi del processo
Classi documentarie
Particolarità di classi documentarie
• Responsabilità
Ruoli
Competenze
• Effetti della conservazione
• Procedure di esibizione
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03/10/2014
SCOPO DEL DOCUMENTO
Il Comune di/L’Ente ________________ descrive nel
presente documento le fasi e la procedura con cui intende
attuare il servizio di conservazione a norma dei
documenti informatici prodotti dalla propria
Amministrazione.
Il presente documento, in particolare, descrive i processi:
• Invio
• Conservazione dei documenti informatici
• Esibizione dei documenti
RIFERIMENTI NORMATIVI
•
•
•
•
Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 (Codice
dell'amministrazione digitale)
Decreto Legislativo 30 dicembre 2010 n. 235
Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 3 aprile 2013,
n. 55
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013
“Regole t tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli
articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n. 82 del 2005” che abroga la Deliberazione Cnipa n.
11/2004.
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DEFINIZIONI
Allegato definizioni
IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE
• L’Ente intende conservare i propri documenti digitali con
sistemi coerenti con la normativa del settore e le regole
tecniche vigenti. A tal fine adotta il presente “Manuale del
servizio di conservazione dei documenti informatici” con
particolare riferimento a:
• le fasi del processo
• le classi documentarie
• I formati dei file da inviare in conservazione
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03/10/2014
Fasi del servizio di conservazione
• individuazione e definizione delle classi documentali da inviare in conservazione;
• definizione dei dati o attributi specifici da correlare a ciascuna classe documentale;
• definizione, controllo e verifica degli strumenti software di visualizzazione, delle
versioni e dei formati dei documenti;
• definizione dei tempi di conservazione;
• definizione dell’anagrafica dei documenti ossia dell’area organizzativa e dell’ufficio
proprietario dei documenti da inviare in conservazione; l’associazione
dell'anagrafica di un documento, della classe e della versione della classe (ossia
ente\area\ufficio\classe\versione) definisce il meccanismo per l’aggregazione dei
documenti in lotti;
• definizione della periodicità di invio dei documenti al sistema di conservazione;
• definizione operativa per il consolidamento dei documenti (marcatura temporale);
• definizione operativa per la gestione dei documenti per i quali i certificati di firma
risultano non validi o scaduti;
• definizione ed adozione di eventuali disposizioni interne all’Ente relative alla
produzione e all’archiviazione dei documenti da inviare in conservazione.
CLASSI DOCUMENTARIE
• Le classi documentarie specificano tutte le caratteristiche
relative alle tipologie di documenti da sottoporre a
conservazione, individuando le informazioni necessarie a
qualificare ed identificare univocamente ogni singolo
documento.
• Le classi hanno parametri propri di comportamento e
metadati caratteristici.
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03/10/2014
CLASSI DOCUMENTARIE E
METADATI SPECIFICI
Determinazioni
e
provvedimenti
dirigenziali
Delibere
Ordinanze
Contratti
Altri
documenti
(PEC.
InterPRO)
Numero
Numero
Numero
Numero
Numero
Anno
Anno
Anno
Anno
Anno
Tipo documento
Oggetto
Oggetto
Oggetto
Tipo documento
Titolario
Titolario
Titolario
Oggetto
Oggetto
Firmatari
Firmatari
Firmatario
Descrizione
Descrizione
Protocollo
Protocollo
Protocollo
Titolario
Titolario
Fascicolo
(se presente)
Fascicolo
(se presente)
Fascicolo
(se presente)
Protocollo
(se presente)
Protocollo
Fascicolo
(se presente)
Fascicolo
(se presente)
Formati dei file inviabili in
conservazione
• Ai fini dell’invio in conservazione a norma, sarà privilegiato, ove
possibile, l’utilizzo del formato PDF/A.
• In base all’ articolo 21, comma 2, del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82
(Codice dell’amministrazione digitale - CAD), confermato dalle regole
tecniche di cui al DPCM 22 febbraio 2013, il documento informatico
non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili.
• Elenco delle tipologie di file accettati dal sistema di conservazione, ai
sensi dell’allegato 2 al DPCM 3 dicembre 2013, ai sensi degli articoli
20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e
71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto
legislativo n. 82 del 2005”:
Allegato formati
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03/10/2014
RESPONSABILITÀ
L’iter del processo di conservazione viene di seguito
descritto in forma schematica, individuando i ruoli
coinvolti, le competenze le responsabilità
necessarie a garantirne il regolare svolgimento.
Ruoli
Ruolo
Produttore
Descrizione
Il Produttore è il soggetto cui fa capo la
documentazione da inviare al sistema di conservazione
nella sua integrità e nel suo contenuto
Responsabile
della
Conservazione
Il Responsabile della Conservazione è il soggetto cui fa
capo la responsabilità di verifica del corretto
svolgimento del processo di conservazione
Conservatore
Il Conservatore è il soggetto cui è stato affidato il
Servizio di Conservazione a norma dei documenti
informatici e a cui fa capo la responsabilità del corretto
svolgimento del processo
Gestore del
Servizio di
Conservazione
Il Gestore del Servizio di Conservazione è il soggetto
che svolge materialmente il processo di conservazione.
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03/10/2014
Competenze di ciascun ruolo
Ruolo
Competenze
Descrizione
Produttore Nomina
Il Produttore nomina con apposito atto il
Responsabile Responsabile della Conservazione.
della
Conservazione
Definizione
delle
funzionalità
Collabora con il Responsabile della
Conservazione allo scopo di definire le
funzionalità del servizio di conservazione.
Competenze di ciascun ruolo
Ruolo
Competenze
Descrizione
Responsabile
della
Conservazione
Definizione delle
modalità di
conservazione
In collaborazione con il Conservatore, individua le
tipologie di documenti che dovranno essere trattate dal
sistema di conservazione, definisce le classi documentali
ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei
documenti in conservazione, la periodicità di chiusura del
lotto, i tempi di conservazione specifici.
Definizione delle
modalità di
trasmissione dei
documenti
In collaborazione con il Conservatore, definisce le
modalità di trasmissione dei documenti al sistema di
conservazione.
Verifica della
gestione del
sistema di
conservazione
Comunicazione
delle anomalie
Verifica periodicamente il corretto svolgimento del
processo di conservazione nella sua interezza
In caso di anomalie nella presa in carico da parte del
sistema di conservazione dei documenti inviati,
comunicata dal Conservatore, fornisce indicazioni in
merito alla risoluzione delle stesse.
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03/10/2014
Competenze di ciascun ruolo
Ruolo
Conservatore
Competenze
Definizione delle
modalità di
conservazione
Descrizione
In collaborazione con il Responsabile della
Conservazione, definisce le classi documentali ed i
relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti
in conservazione, la periodicità di chiusura del lotto, i
tempi di conservazione specifici.
Definizione delle In collaborazione con il Responsabile della
Conservazione, definisce le modalità di trasmissione dei
modalità di
trasmissione dei documenti al sistema di conservazione.
documenti
Verifica della
gestione del
sistema di
conservazione
Indicazioni al
Gestore del
Servizio di
Conservazione
Verifica periodicamente il corretto svolgimento del
processo di conservazione nella sua interezza
Fornisce indicazioni al Gestore del Servizio di
Conservazione in merito all’efficacia e all’efficienza del
processo di Conservazione.
Competenze di ciascun ruolo
Ruolo
Competenze
Gestore del Servizio di Gestione tecnica del
Conservazione
sistema di
conservazione
Descrizione
Ospita l’infrastruttura hardware e software del sistema di conservazione e
adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema
preposto al processo di conservazione e delle copie di sicurezza dei supporti
di memorizzazione.
Gestione del Manuale Provvede alla stesura ed all’aggiornamento del Manuale del Processo di
del Processo di
Conservazione che documenta l’infrastruttura del sistema, le nomine del
Conservazione
personale addetto alle procedure e l’adozione delle misure necessarie alla
sicurezza fisica e logica del sistema.
Elaborazione e presa in Gestisce le richieste di presa in carico dei documenti e verifica eventuali
carico dei documenti anomalie o difformità da quanto previsto nella definizione dei dati tecnici di
conservazione.
Comunicazione di
anomalie
Comunica al Conservatore, eventuali anomalie riscontrate nel processo di
presa in carico e/o nelle successive fasi del processo di conservazione.
Gestione dei lotti dei
documenti
Elaborazione di
chiusura lotti
Organizza il contenuto dei supporti in modo da garantire la corretta
conservazione e sicurezza dei dati.
Provvede alle operazioni di chiusura dei lotti di conservazione con
l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale garantendone
la corretta esecuzione. L’operazione di chiusura del lotto determina il
completamento del processo di conservazione rendendo i documenti
esibibili.
Verifica periodica della Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva
leggibilità dei
leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al
riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti
documenti
Esibizione dei
Provvede alla riproduzione ed esibizione dei documenti che abbiano
documenti conservati completato il processo di conservazione.
Indicazioni dal
Gestisce il processo di conservazione recependo le indicazioni del
Conservatore
Conservatore
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03/10/2014
L’ESIBIZIONE
Tra i compiti fondamentali del Responsabile Conservazione
c’è quello di assicurare l’accesso alla documentazione
conservata a chiunque ne abbia diritto e che fanno
esplicita richiesta di esibizione: il sistema deve
consentire un insieme di funzioni per la gestione delle
richieste di esibizione dei documenti conservati a norma
e deve permettere di ottenere una copia conforme
all’originale della documentazione digitale tramite i
cosiddetti Pacchetti di Distribuzione (PdD) .
(DPCM 3.12.2013 art.10)
Confronto tra sistemi pubblici di
conservazione
• DAX (Regione Toscana)
• PARER (Regione Emilia Romagna)
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03/10/2014
PARER
ParER offre alle amministrazioni:
• Servizi di conservazione dei documenti informatici
• Supporto
• Formazione e consulenza sui temi della dematerializzazione, della
gestione documentale e della conservazione
• Collaborazione nella stesura del Manuale della Conservazione
Per le amministrazioni situate al di fuori del territorio della regione
Emilia-Romagna (Province, Comuni, Unioni comunali, Università, Aziende
sanitarie, ecc.), i servizi di ParER vengono erogati dietro corresponsione
di un importo annuale – a mero titolo di rimborso delle spese sostenute
dal ParER . Il tariffario è stato predisposto per garantire la sola copertura
dei costi ed è IVA ESENTE in quanto il Parer fa parte dell’IBACN(Istituto
dei beni artistici e culturali della Regione Emilia Romagna) è un Ente
pubblico non economico.
http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it/servizi/servizi-conservazione
PARER
• Es. Per Comuni sotto i 20.000 abitanti l’adesione al sistema PARER
comporterà i seguenti costi:
• Una tantum di attivazione per ogni sistema di versamento € 500
• Spazio disponibile fino a 200 gigabyte € 500/anno
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03/10/2014
PARER
• Attivando i servizi di conservazione, le amministrazioni possono
trasmettere via web a ParER documenti e metadati dai propri
sistemi documentali.
• All’atto del versamento, ParER esegue controlli relativi al formato dei
file e alla firma digitale, di cui dà riscontro immediato alle
amministrazioni che li hanno trasmessi.
• I documenti sono inseriti in volumi, ovvero aggregazioni logiche
dove sono riportati gli estremi dei documenti e l’impronta dei file
che li compongono. Tali blocchi sono marcati temporalmente e
firmati dal responsabile della conservazione, che attesta in questo
modo il corretto svolgimento del processo.
• Successivamente, gli enti possono accedere via web ai documenti
inviati in conservazione e scaricare le prove di corretta
conservazione a norma. Queste ultime possono essere ad esempio
utilizzate nel caso in cui fosse necessario esibire il documento.
Il sistema PARER è già operativo da alcuni anni - Tariffario
DAX
• Regione Toscana, come abbiamo già visto, ha progettato DAX (Digital
Archive Extended), DAX è un sistema che ha l’obiettivo di concentrare gli
archivi della community della Rete Telematica Regionale Toscana.
• E' un progetto altamente innovativo che affronta le tematiche della
conservazione degli oggetti digitali, sia garantendo il rispetto della
normativa italiana, sia rispondendo alle esigenze della long-term
preservation.
La struttura di base del Polo archivistico è costituita da due sotto-sistemi
autonomi ma complemetari e che costituiscono il sistema concepito come
logicamente unico:
• SGA: Sistema di Gestione dell'Archivio (OAIS compliant)
• SCN: Sistema di Conservazione a Norma
Il sistema DAX inizia i test con alcuni Enti in questi mesi – Ad oggi non si
conosce un tariffario.
90
03/10/2014
Le tappe…
Delibera di Giunta “Progetto per la riorganizzazione e
razionalizzazione della gestione del flusso documentale”
Progetto per la ridefinizione del titolario di classificazione
2001
Corso di formazione al personale per la gestione dell’iter atti
amministrativi
Avvio gestione iter atti amministrativi (tutta la struttura coinvolta)
2002
Progetto per l’implementazione della firma digitale
Progetto Turms per la posta elettronica istituzionale
Provvedimento DG - deliberazione AOO, nomina Responsabile del
Servizio di Protocollo informatico
2003
Corso di formazione al personale sul protocollo informatico
Dicembre – Avvio del protocollo informatico “registrazione,
gestione documentale, flusso” (tutta la struttura coinvolta)
91
03/10/2014
Le tappe…
2003
Adesione al progetto B2 di RT “InterPro”
2004
Redazione del Manuale di gestione
2005
Corso di formazione a Dirigenti e PO sull’uso della FD
Rilascio smart card di FD ai dirigenti e PO
2006
2006-2007
Delibera di Giunta - Avvio della sottoscrizione degli atti
amministrativi con FD in via sperimentale
Provvedimento DG - Costituzione di un Gruppo di lavoro
intersettoriale per l’organizzazione della gestione
documentale
Corso di formazione al personale su CAD e PEC
Le tappe…
Provvedimento DG - Avvio a regime della sottoscrizione
degli atti amministrativi con FD
Attivazione della PEC integrata nel sistema di protocollo
informatico
2007
Provvedimento DG - Definizione delle Linee guida per la
comunicazione
Rilascio di smart card di FD a tutti i responsabili di
procedimento
Registrazione ufficiale sul sito del CNIPA
www.indicepa.gov.it
2008
Avvio sperimentale InterPro con Regione Toscana
92
03/10/2014
Le tappe
2011
Sottoscrizione adesione progetto DAX di RT
2011
Interfacciamento dei sistemi (edilizia e SUAP) con il sistema
di gestione documentale
2012
Provvedimento D.G. per l’avvio di tutti gli atti monocratici in
digitale
Progetto AlfreDOC per la conservazione digitale in DAX
2013
Avvio presentazione telematica pratiche SUAP
Approvazione Delibera di GC “Full digital”
2014
BPR e informatizzazione Delibere di GC e CC
Revisione MdG
Avvio presentazione telematica pratiche edilizie
Progetti specifici di
conservazione sostitutiva…
2005
Progetto per la conservazione sostitutiva a norma delle
pratiche edilizie (anni 1997-2003) + pratiche di abitabilità
2008
Progetto per la conservazione sostitutiva a norma delle
schede anagrafiche individuali e di famiglia costituenti
l'archivio di deposito
93
03/10/2014
Architettura del sistema di
gestione documentale
187
ORGANIZZAZIONE
• Il Comune di Pisa nel 2003 ha istituito l’ AOO unica e
nominato il Responsabile del Servizio di Protocollo
informatico
• Tutti gli uffici utilizzano il sistema di gestione documentale
“IRIDE”
• Ciascun ufficio è associato ad una “scrivania virtuale”
• Ciascun utente accede alla scrivania virtuale
autenticandosi e svolge una serie di funzioni proprie del
profilo di utenza, creando così un flusso informativo
188
94
03/10/2014
PROTOCOLLO INFORMATICO
(documenti in arrivo)
PORTALI (AIDA, CiTel,
CiTel, J-CityCity-Gov)
Gov)
InterPRO
informatici
[email protected]
UO Protocollo
URP
Uffici
cartacei
cartacei
cartacei
Compiti del responsabile
del procedimento
• Responsabilità dell’archivio corrente
• Istruttoria del procedimento
• Classificazione del documento (categoria, classe,
fascicolo) e fascicolazione elettronica
• Gestire termini di conservazione
95
03/10/2014
PROTOCOLLO INFORMATICO
(documenti in partenza)
Uffici
informatici
(protocollano docum.
PDF + FD
e segnatura XML)
[email protected]
altro ente@certificatore PEC
cartacei
cartacei
cartacei
Uffici
(protocollano
Docum PDF)
Destinatario:
Ente
Cittadino
PROTOCOLLO INFORMATICO
(InterPro)
Fascicolazione
+ Classificaz.
Doc. PDF + FD
Protocollo +
Segnatura XML
Uffici
Comune di Pisa
Centro Regionale
Interoperabilità e
Cooperazione
invio
ricezione
Ente (InterPro)
XML
UO Protocollo
Comune di Pisa
96
03/10/2014
PROTOCOLLO INFORMATICO
(documenti interni)
Documento informale (messaggio e-mail)
e-mail istituzionale
e-mail istituzionale
Ufficio B
Ufficio A
Documento formale (documento informatico con FD)
Ufficio A
Ufficio B
•Registrazione protocollo
•Presa in carico
•Allega file PDF (con FD)
BPR (Business Process Reengineering)
Documenti
Atti amministrativi
Reclami per malsanie ambientali Determinazioni con impegno
Reclami per segnaletica stradale Provvedimenti dirigenziali
Reclami per buche nelle strade
Delibere di Giunta
Richieste di accesso agli atti
Delibere di Consiglio
Procedimenti SUAP
Ordinanze
Pratiche edilizie
Interpellanze
Interrogazioni
97
03/10/2014
WORKFLOW DOCUMENTALE
“es: determinazione digitale - schema”
UO
•Registrazione atto
•Allega file PDF
Dirigente
Verifica ok ?
•Uff. Controlli D.G.
no
si
Conferma atto
Ragioneria
Verifica ok ?
no
si
Parere PDF
Segr. Gen.
•Partecipazione
Messi
•Pubblicazione PDF
ARK
Conservazione Comune di Pisa in DAX
SGD
IRIDE
DAX
Metadati
Invio in
conservazione
(8 step)
+
Docum.
Conferma
Archiviazione
Richiesta
esibizione
No
Conformità
SCN
Si
Archiviazione
Doc + Metadati
98
03/10/2014
La strategia seguita
• Sensibilizzare i vertici dell’Amministrazione (sponsor)
• Convincere del cambiamento culturale
(cartaceo
informatico)
• Coinvolgere il personale di tutti gli uffici
• Costituire un gruppo di lavoro intersettoriale
Grazie per l’attenzione
[email protected]
99

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