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J-Autoparco è il sistema per la gestione completa della flotta veicoli aziendale che
permette di tenere sotto controllo le assegnazioni dei mezzi, i contratti, i pagamenti,
le scadenze, le manutenzioni, le uscite e di monitorare tutti i costi tramite report di
valutazione. Utilizzabile in rete locale e da browser internet, J-Autoparco è
disponibile in due distinte configurazioni scalabili.
Modulo Base: Controllo flotta aziendale (applicazione Client/Server)
Il modulo principale consente di gestire le schede identificative e descrittive, i dati
amministrativi, tecnici e fiscali, i costi e le scadenze della flotta mezzi aziendale:
Dati identificativi del veicolo: tipo veicolo, targa, assegnazioni, status, etc.
Dati amministrativi: acquisto e ammortamenti; noleggio e canoni,
immatricolazioni, etc.
Dati descrittivi e tecnici: libretto di circolazione, allestimenti, etc.
Scadenze amministrative e operative con i relativi importi: assicurazioni, tassa
di proprietà, revisioni, permessi, etc.
Schede riepilogative sullo storico dei veicoli: costi sostenuti ripartiti per
tipologia, storico degli eventi gestiti, etc.
Modulo Prenotazioni, movimenti e addebiti mezzi (applicazione web)
Applicazione web accessibile via browser internet, costantemente interfacciata con
il modulo Base J-Autoparco, che permette di amministrare i veicoli non assegnati a
disposizione del personale per particolari necessità, con le seguenti funzionalità:
Controllo delle disponibilità.
Prenotazione: nominativo, date e durata, tipologia di veicolo richiesto, ecc.
Assegnazione e registrazione del viaggio: date, ore, chilometri, motivo, etc.
Addebito sul centro di costo: costi veicolo, costi personale, costi connessi, etc.
J-Autoparco si può inoltre interfacciare con sistemi esterni e attrezzature per il
rilevamento di transiti e posizioni (es.: varchi attrezzati con TAG, sistemi GPS, etc.) e
con apparecchiature di bordo dalle quali può acquisire automaticamente
informazioni di viaggio (l'attività di collegamento ad eventuali dispositivi esterni non
è inclusa nella fornitura del software).
J-Autoparco gestisce gli autoveicoli, ma anche i mezzi speciali e i mezzi di
movimento terra, monitorando in modo completo l’attività di controllo fiscale,
burocratico ed economico dell’intero settore.
La procedura permette di eseguire tutte le fasi del lavoro: dal caricamento dei dati,
alla produzione dei referti, fino all'elaborazione di report statistici personalizzabili
sulle esigenze del Cliente, attraverso le seguenti gestioni di riferimento:
Archivi di base
Anagrafiche
Tasse di circolazione
Assicurazioni
Manutenzione ordinaria
Manutenzione straordinaria
Missioni
Statistiche
Come funziona
Una volta effettuata l'installazione sul server aziendale, per iniziare a lavorare sarà
sufficiente configurare sui client i profili di accesso stabiliti dalla dirigenza.
L’applicazione è composta da una sezione pubblica attraverso la quale tutti gli utenti
abilitati possono visualizzare i documenti e da una sezione riservata abilitata
all’inserimento e all’elaborazione dei dati stessi.
Un’apposita area consente di consultare anche l’Autoparco Storico, dove andranno
a confluire tutti i documenti scaduti, così da rendere sempre più semplice la
consultazione dei dati.
Il Responsabile dell’inserimento dati, dopo aver digitato la propria Login e Password
nella sezione riservata potrà caricare tutti i documenti.
Attività Halley Informatica
Halley Informatica offre ai propri clienti un servizio di formazione che prevede
l’affiancamento di uno o più tecnici applicativi al personale delle varie aree
gestionali, per assisterlo nella configurazione ed utilizzo del software durante
l'operatività quotidiana:
1. Predisposizione di tutte le gestioni di riferimento
2. Raccolta e integrazione tra i dati presenti in ogni uff. Dell’ente/azienda
(personale,economato,legale,…)
3. Formazione del personale sulla gestione degli archivi
4. Formazione dei dirigenti di settore, sulla gestione delle statistiche
Il sistema online di prenotazione dei veicoli
All'interno dell'area web J-Cloud Autoparco, ciascun utente autorizzato può
verificare in tempo reale lo stato di assegnazione dei mezzi della flotta aziendale,
inserire la propria richiesta di prenotazione e compilare il diario di viaggio relativo
alla missione svolta.
Fig. 1 - Procedura di autenticazione
Effettuata l'autenticazione all'interno del sistema, attraverso la funzione "inserisci
Prenotazione", l'utente può consultare immediatamente l'elenco dei mezzi a
disposizione e quelli già impegnati per altre missioni.
Fig. 2 - Ricerca del mezzo
Individuato il mezzo desiderato, l'utente inserisce la propria prenotazione,
compilando gli appositi campi di inserimento dati. E' possibile gestire prenotazioni
anche in modalità "Car Sharing" (condivisione veicoli).
Fig. 3 - Inserimento della prenotazione
Al rientro dalla missione, l'utente è tenuto registrare all'interno del sistema i dati
relativi al viaggio svolto (data e orario di rientro, kilometraggio, etc). Solo in questo
modo è possibile chiudere la prenotazione effettuata e storicizzare i dati all'interno
del sistema installato in sede.
Fig. 3 - Chiusura Missione
ALLEGATO 1 - Sottomenù delle Gestioni di riferimento
Si illustra di seguito l'elenco dettagliato delle funzionalità disponibili per ciascuna
delle singole gestioni di riferimento del programma
Archivi di base






Tipologie dei veicoli
Caratteristiche del veicoli
Carburanti
Unità funzionali
Dipartimenti
Settori
Anagrafiche






Dati specifici singolo veicolo
Assegnazione alle unità funzionali
Storico delle assegnazioni
Anagrafiche fornitori servizi
Anagrafiche dipendenti
Etc.
Tasse di circolazione
 Date di scadenza
 Importi
 Scostamenti annuali
Assicurazioni




Date di scadenza
Importi
Scostamenti annuali
Multi assicurazioni sullo stesso veicolo
Manutenzione ordinaria





Aggiornamento km percorsi
Scadenze tagliandi
Scadenze olio
Scadenze gomme
Scadenze collaudo
Manutenzione straordinaria




Lavaggio
Carrozziere
Meccanico
Associazione di più interventi con dettaglio del materiale utilizzato
Missioni
 Fogli di viaggio
 Km percorsi
 Campi liberi per note
Statistiche:
 Personalizzabili in base alle esigenze di controllo del Cliente
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