GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 OGGETTO: “GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” INDICE 1. OBIETTIVO ...................................................................................................... 4 2. CRITERI E INDIRIZZI GENERALI ....................................................................... 4 3.RIFERIMENTI AD ALTRE PROCEDURE............................................................... 5 4. DESCRIZIONE ANALITICA .............................................................................. 6 4.1 EMISSIONE RICHIESTA DI ACQUISTO/NOLEGGIO (R.D.A.) ....................... 6 4.2 EMISSIONE RICHIESTA DI OFFERTA (R.D.O.)............................................... 8 4.3 VALUTAZIONE DELLE OFFERTE E SCELTA DEL FORNITORE .......................... 9 4.4 EMISSIONE DELL’ORDINE DI ACQUISTO O CONTRATTO ........................... 9 4.5 TRASPARENZA............................................................................................ 10 4.6 RICEZIONE E VERIFICA DELLA FORNITURA ............................................... 10 4.7 FATTURA PASSIVA E SUO PAGAMENTO ................................................... 11 5. ALLEGATI ...................................................................................................... 11 DG_CC 18/02/2014 3 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 1. OBIETTIVO La presente procedura definisce ruoli, compiti e responsabilità connesse all’attività di acquisizione di beni e servizi da fornitori esterni. L’obiettivo è quello di definire le modalità operative e le modalità per la gestione delle attività di: valutazione, qualifica e scelta dei fornitori di prodotti/servizi di Promuovi Italia S.p.A.; emissione di ordini/contratti d'acquisto, controllo della corrispondenza quali quantitativa della fornitura alla richiesta iniziale, finalizzata alla verifica e conferma delle rispondenze alle specifiche dei prodotti/servizi acquisiti da fornitori esterni. 2. CRITERI E INDIRIZZI GENERALI La presente procedura è stata elaborata in coerenza con la normativa e i principi comunitari e nazionali, oltre che con le diverse Circolari Ministeriali, intervenute in materia. (D.Lgs 163/2006 e Circolare n. 2 del 02/02/2009 MLSPS G.U. n. 117 del 22/05/2009, ecc.). Le acquisizioni in economia sono esperibili nelle forme dell'affidamento diretto o cottimo fiduciario. L’affidamento diretto è consentito per importi inferiori ad euro 20.000,00 al netto dell’IVA. La procedura negoziata è prevista per importi pari o superiori ad euro 20.000,00 al netto dell’IVA fino ad euro 70.000,00 al netto dell’IVA. Per le acquisizioni di beni e/o servizi che hanno un valore superiore ad euro 70.000,00 e fino alle soglie comunitarie, così come definite e modificate dall’art.28 del D.Lgs n. 163/2006(Codice dei Contratti), si applica quanto previsto dai regolamenti nazionali e/o comunitari. Esse devono rispettare i principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza e proporzionalità. Per le acquisizioni di importo pari o superiore alla soglia comunitaria o quando la Società lo ritenga comunque opportuno (in ragione, ad esempio, della delicatezza e/o della complessità del servizio da affidare) occorrerà esperire una procedura ad evidenza pubblica nell’ossequioso rispetto di tutte le previsioni normative del Codice dei Contratti. E’ comunque fatta salva la possibilità di azionare la procedura negoziata nelle ipotesi tassative previste dalla legislazione vigente. Nell’espletamento delle procedure in oggetto si dovrà garantire la qualità delle prestazioni nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza. Per Valutazione di un Fornitore si intende l'insieme delle azioni svolte per accertare la capacità e l'affidabilità dello stesso a fornire prodotti o servizi conformi ai requisiti tecnici, qualitativi ed economici richiesti. La valutazione ha la finalità di: 1. valutare con un metodo oggettivo le capacità del Fornitore; 2. selezionare e qualificare in modo oggettivo i fornitori più convenienti ed affidabili, con cui instaurare rapporti di collaborazione; 3. acquisire adeguate garanzie della Qualità e conformità dei prodotti e dei servizi forniti; DG_CC 18/02/2014 4 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 4. ottimizzare i tempi ed i costi di gestione delle procedure degli acquisti e dei controlli precedenti all’accettazione e propedeutici al saldo delle competenze; 5. classificare e confrontare nel tempo i fornitori di prodotti uguali o simili. L’Azienda ordinariamente assume responsabilità verso fornitori tramite l’emissione di un Ordine di Acquisto o Contratto. Per tutti gli acquisti deve esistere, a corredo, la seguente documentazione: Richiesta di Acquisto; Richiesta di Offerta; Ordine di Acquisto/contratto; Fattura del fornitore. Per gli acquisti di piccola entità, regolati tramite l’utilizzo del fondo di piccola cassa, nel caso in cui non vi fosse la fattura, deve esistere comunque un idoneo documento giustificativo approvato dal Responsabile e firmato p.p.v. dal Controller ove presente e autorizzato dal Direttore Generale (Allegato 5.1). L’ammontare massimo dell’importo relativo ad acquisti regolabili con il fondo di piccola cassa è fissato in € 500,00 (cinquecento/00). Tutte le spese per acquisti di beni e servizi devono rientrare in un budget annuale definito per singolo Centro di Costo, sottoposto alle opportune autorizzazioni. L’Archiviazione dei Documenti viene effettuata su supporto cartaceo e su supporto informatico, nel momento stesso in cui si genera un costo, lo steso viene registrato nella contabilità come da procedura ordini. I tempi, il luogo e le responsabilità di conservazione della Documentazione sono specificati nella seguente tabella: archiviazione TITOLO Direzione responsabilità durata Elenco Fornitori Qualificati DG Risorse strumentali Risorse strumentali Risorse Finanziarie 5 anni Documenti di Acquisto (preventivi, DG ordini) Documenti contabili DG (ddt, fatture ) 5 anni 10 anni 3.RIFERIMENTI AD ALTRE PROCEDURE In attesa di definizione DG_CC 18/02/2014 5 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 4. DESCRIZIONE ANALITICA La procedura degli approvvigionamenti di beni e servizi può essere analizzata attraverso l’individuazione delle seguenti fasi: 4.1 Emissione Richiesta di Acquisto/Noleggio (R.d.A.) All'insorgere della necessità o dell'opportunità di approvvigionarsi di un bene, di un servizio o di un insieme di beni e servizi, l’Unità richiedente compila la Richiesta di Acquisto (R.d.A.), numerandola progressivamente a partire dall’inizio dell’anno, indicando il centro di costo e la voce di spesa oggetto della richiesta. Le R.d.A. (All. 5.2) devono essere redatte in forma scritta e contenere almeno: l'esatta descrizione del bene o servizio richiesto; la quantità; il termine di consegna congruente con le esigenze di utilizzo; l’eventuale allegato con i requisiti tecnici; opzionalmente l'indicazione (non vincolante) di uno o più potenziali fornitori; la durata di utilizzo in caso di noleggio o di acquisto di servizi; l’indicazione del centro di costo/codice di riferimento commessa; l’indicazione della voce di spesa sia del budget aziendale che, ove previsto, del budget di commessa; la motivazione della richiesta importo presunto (non vincolante); In caso di R.d.A. che riguardino materie di competenze tecniche specifiche dei settori aziendali, Il Responsabile dell’Unità richiedente deve acquisire dalle figure competenti una descrizione dei requisiti tecnici del bene/servizio da allegare al suddetto modulo ( all. 5.3). Nel caso in cui la R.D.A. sia minore a € 20.000,00 (valore imponibile), il Responsabile dell’Unità richiedente può alternativamente: caso a) proporre l'affidamento diretto a un determinato fornitore iscritto all'Albo Fornitori di Promuovi Italia S.p.A., con comprovata esperienza nel settore di competenza. Resta inteso che tale proposta non è vincolante; caso b) può proporre l'affidamento diretto a un fornitore non iscritto all'Albo e non utilizzato in precedenza, solo in casi di comprovata urgenza o nel caso di fornitore titolare esclusivo del bene o servizio, specificando nel dettaglio le motivazioni che hanno indotto a tale scelta. A tal proposito occorre specificare che si può derogare dall'attingimento dall'Albo fornitori solo in caso di forniture particolarmente specialistiche ed esclusive, previa approvazione del Direttore Generale. Resta a carico dell’Unità Risorse strumentali la verifica di tali esigenze; caso c) non propone un fornitore di fiducia ma si limita a far presente al Responsabile Unità Risorse Strumentali che è necessario attivare le procedure propedeutiche all'acquisizione di un bene e/o servizio. DG_CC 18/02/2014 6 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 La R.D.A., autorizzata dal Controller, deve essere sottoscritta dal Responsabile dell’Unità richiedente. Il Controller: - attesta la coerenza della R.d.A. con gli indirizzi gestionali (missione, competenze, piani di attività) della Unità richiedente; - verifica la congrua articolazione delle prestazioni in voci o posizioni di costo in relazione alle esigenze di controllo e monitoraggio delle prestazioni stesse; - verifica la compatibilità con il budget di commessa e/o aziendale e le codifiche amministrativo-contabili e gestionali (voce di costo, centro di costo, ordine interno, ecc.), eventualmente modificando e/o integrando la RdA con i dati di propria competenza. In caso di RdA provenienti da Unità funzionali per “spese generali”, le stesse devono essere autorizzate dalla Direzione Generale. La RdA autorizzata viene inviata al Responsabile dell’Unità Risorse Strumentali in tempo utile (dai 5 ai 52 giorni lavorativi precedenti la data ipotizzata per l’acquisto)1. Il Responsabile dell’Unità Risorse Strumentali deve verificare che il fornitore, se indicato nell’R.D.A. sia regolarmente iscritto all'Albo ed abbia presentato tutta la documentazione prevista. Resta salva la facoltà di scegliere un fornitore diverso da quello eventualmente segnalato dall’unità richiedente. Nel caso in cui il Responsabile dell’Unità richiedente non propone alcun fornitore il Responsabile dell’Unità Risorse Strumentali deve individuare all'interno dell'Albo Fornitori, ovvero in caso di assenza/insufficienza, attingendo dal mercato, la Società che sia effettivamente in possesso dei requisiti indicati nella R.D.A; Nel caso in cui la R.D.A. abbia un importo pari o superiore ad euro 20.000,00 e fino ad euro 70.000,00 (valore imponibile) si deve ricorrere ad una procedura negoziata mediante cottimo fiduciario. Il Responsabile Unità Risorse Strumentali attiva le procedure propedeutiche all'acquisizione di un bene e/o servizio ed in ogni caso richiede le offerte ad almeno cinque (5) fornitori presenti nell’albo o, in caso di assenza/insufficienza/inadeguatezza, attingendo dal mercato. Nel caso in cui la R.D.A. abbia un importo superiore ad euro 70.000,00 e fino alla soglia comunitaria (valore imponibile) si applica quanto previsto dai regolamenti nazionali e/o comunitari. Nel caso in cui la R.D.A. abbia un importo pari o superiore alla soglia comunitaria (valore imponibile) si deve necessariamente attivare la procedura ad evidenza pubblica. Il Direttore Generale o, per gli acquisti non oggetto di delega espressa a lui conferita, il Presidente, con lo stesso provvedimento con cui si avvia il procedimento di acquisto, nomina il Responsabile del procedimento. Il Responsabile del procedimento è un dipendente di elevata qualifica anche non Il periodo di riferimento varia in base alla metodologia utilizzata per l’acquisizione del bene/servizio; in particolare si prevedono 5 giorni in caso di affidamento diretto, 15 giorni in caso di procedura di gara negoziata sotto soglia comunitaria, almeno 26 giorni in caso di procedura aperta o ristretta ed almeno 52 giorni in caso di procedura aperta sopra soglia comunitaria. In caso di urgenza tale periodo può essere ridotto. Per quanto non specificato si rimanda al Dlgs. 163/2006. DG_CC 18/02/2014 1 7 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 dirigenziale, con adeguata competenza in relazione ai compiti per cui è nominato. Il Responsabile del procedimento, assume specificamente in ordine al singolo acquisto i compiti di cura, controllo e vigilanza dell'intero procedimento in ogni sua fase. In particolare, formula proposte e fornisce dati e informazioni ai richiedenti. L’incarico di Responsabile del Procedimento è assegnato al Controller, ove presente. 4.2 Emissione Richiesta di Offerta (R.d.O.) Al ricevimento della R.d.A. il Responsabile dell’Unità Risorse Strumentali, dopo le verifiche di cui sopra, provvede all'emissione della relativa Richiesta di Offerta (R.d.O.), inviandola alla/e ditte fornitrici che elaboreranno e presenteranno la propria quotazione. La R.d.O (All. 5.4) deve essere emessa in forma scritta, con l’indicazione del numero di protocollo e della data di emissione e contenere, oltre a qualunque elemento contrattualmente necessario a garantire il rispetto delle norme di legge vigenti all’atto dell’emanazione della richiesta, ove non esplicitamente recepito all’interno della presente procedura: L’indicazione del Responsabile competente l’oggetto della fornitura; L’indicazione del CIG l'esatta descrizione dei beni o servizi richiesti; le condizioni di pagamento; la data di scadenza dell'offerta; l'obbligo di presentare le offerte su carta intestata della società fornitrice debitamente firmata dal Legale rappresentante o da persona facoltizzata; In caso di cottimo fiduciario e di procedura ad evidenza pubblica semplificata, oltre agli elementi sopra menzionati, deve contenere in allegato: il prezzo a base di contratto; l’indicazione della documentazione da produrre a corredo dell’offerta; il criterio di valutazione delle offerte e, nel caso si utilizzi il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, gli elementi di valutazione con i rispettivi punteggi. un capitolato tecnico semplificato con relativa griglia di valutazione La R.d.O., debitamente compilata e sottoscritta dal Responsabile munito dei poteri di firma, viene inviata dall’Unità Risorse Strumentali al/ai fornitore/ri, mediante posta elettronica certificata (PEC), o con altra idonea modalità. Le offerte da parte dei fornitori devono pervenire all'Unità Risorse strumentali nei termini disposti dall’Azienda, Resta inteso che prima di attivare un'autonoma procedura, il Responsabile Servizi Strumentali deve verificare se l'acquisizione del bene o del servizio possa essere soddisfatta ricorrendo ai servizi di CONSIP e mediante il MePA (Mercato Elettronico della DG_CC 18/02/2014 8 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 P.A) nel rispetto delle procedure a questo scopo destinate. Si ricorrerà comunque al Mepa e ai servizi di Consip nei casi previsti dalla legge. Nel caso di ricorso al Mercato Elettronico, una volta individuati all'interno dei cataloghi i beni di interesse, sarà possibile acquistare beni e servizi mediante Ordine Diretto o tramite Richiesta d'Offerta riconducibili alle procedure Consip. 4.3 Valutazione delle Offerte e scelta del Fornitore Il Responsabile dell’Unità Risorse Strumentali ricevute le offerte, effettua un controllo formale evidenziando la congruità delle offerte ricevute a fronte della R.d.O. inviata, dopodiché trasmette i preventivi alla Direzione Generale per l’autorizzazione alla emissione dell’Ordine di Acquisto. In caso di R.d.O. che riguardino materie di competenze tecniche specifiche dei settori aziendali, l’Unità Risorse Strumentali può richiedere pareri e consulenze da parte di esperti e specialisti, preferibilmente individuati fra il personale di Promuovi Italia. Nei casi previsti e comunque quando si ricorra alla fattispecie di cui all’art. 83 del Codice dei Contratti, la valutazione è demandata ad una commissione a ciò incaricata. La commissione sarà composta da un numero dispari di componenti, (indicativamente, da tre a cinque), dipendenti di Promuovi Italia, esperti di procedure concorsuali e/o dotati di competenze riferite alle tipologie di beni e servizi da acquisire. Saranno, inoltre, indicati due supplenti dotati delle stesse caratteristiche dei componenti effettivi. La commissione è nominata dal Direttore Generale dopo la data di scadenza della presentazione delle offerte, ed è presieduta da un Dirigente o da un dipendente di adeguata qualifica (quadro/primo livello c.c.n.l.), è composta da un dipendente dell’Unità Legale e da dipendenti di adeguata qualifica. Nel caso di impedimento il componente rinunciatario sarà sostituito da uno dei supplenti. A seguito di valutazione del Presidente la Commissione potrà utilizzare esperti e specialisti, non dotati di diritto di voto. La commissione opera nel pieno rispetto dei principi di cui al D. Lgs. 231/2001 e s.m.i.. Ottenuta la relazione finale della commissione - e la necessaria valutazione contenente la proposta di aggiudicazione - il Responsabile Unità Risorse Strumentali procederà alla verifica del possesso dei requisiti tecnici ed economici eventualmente previsti dall’Avviso pubblico e/o dal capitolato tecnico, e – ove non già disponibile - richiederà la documentazione prevista dall’art. 38 del Codice dei Contratti. Conclusi con esito positivo i controlli prima descritti l’Unità Risorse Strumentali provvede all'emissione dell'ordine di acquisto o contratto. 4.4 Emissione dell’Ordine di Acquisto o Contratto L’Unità Risorse Strumentali procede alla preparazione/elaborazione finale dell’Ordine di Acquisto (O.d.A.) o del Contratto, e lo invia, debitamente firmato, con mezzi che ne garantiscano la verifica dell’avvenuta ricezione da parte dei destinatari (anche via telefax o con posta elettronica), al soggetto aggiudicatario, che restituirà copia firmata DG_CC 18/02/2014 9 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 in ogni pagina, unitamente alla dichiarazione di accettazione, e senza riserva alcuna, dandone comunicazione all’Unità richiedente. In ogni caso l’O.d.A. (All. 5.5), debitamente protocollato, dovrà essere redatto per iscritto e dovrà contenere i seguenti elementi: - l’indicazione del CIG in oggetto; - la durata del contratto; - l’esatta descrizione dei beni o servizi richiesti; - le condizioni di pagamento; - l’importo da pagare; - la dichiarazione di impegno al rispetto dei principi di cui al D. Lgs. 231/2001. L’O.d.A. viene emesso in triplice copia: 1. una copia viene inviata al fornitore; 2. una copia viene trattenuta dall’Unità Risorse Strumentali; 3. una copia, preventivamente siglata dalla Unità Pianificazione e Controllo di gestione, per presa visione, viene fornita alla Unità Risorse Finanziarie. L’O.d.A. deve essere siglato dall’Unità richiedente, dalla Unità Risorse Strumentali, e dal Controller ove presente, e deve essere firmato dalla soggetto a ciò abilitato secondo sulla base delle deleghe e dei poteri attribuiti. 4.5 Trasparenza Ricevuta la copia firmata dell’Ordine di Acquisto o del Contratto sottoscritto - dal fornitore L’Unità Risorse Strumentali compila lo schema allegato (5.6) e invia tempestivamente comunicazione di attivazione del contratto di fornitura alla Unità Comunicazione trasmettendo lo schema, opportunamente compilato con allegato RdA, RdO, O.d.A. e/o eventuale contratto, in formato elettronico Pdf. Ricevuta la documentazione, l’Unità Comunicazione provvede all’aggiornamento della lista dei contratti attivi di acquisto di beni e servizi sul sito aziendale –sezione trasparenza , da pubblicare secondo le modalità e le specifiche previste dalla normativa vigente. 4.6 Ricezione e verifica della Fornitura Al ricevimento dei beni ordinati gli stessi vengono consegnati alla Unità Risorse Strumentali. L’Unità Risorse Strumentali verifica la corrispondenza per quantità e tipologia della merce consegnata, rispetto alle richieste esplicitate nell’ordine. Se non c’è rispondenza si contatta il fornitore, richiedendo l’eventuale sostituzione della merce o l’annullamento dell’ordine, in questo caso si provvede a rispedire il materiale difettato, previa compilazione della bolla di accompagnamento merce per reso (All. 5.7). Se c’è rispondenza, L’Unità Risorse Strumentali, annota sull’ordine i quantitativi ricevuti e consegna la merce, accompagnata da apposita bolla interna, finalizzata a certificare la definitiva consegna al richiedente (All.5.8). In questa fase una copia dell’ordine siglato dall’ Unità viene inviata all’Unità Risorse Finanziarie, mentre la bolla interna rimane alla Unità Risorse Strumentali. DG_CC 18/02/2014 10 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI DI BENI E SERVIZI” PROCEDURA TRANSITORIA C00.01 Nel caso in cui la quantità consegnata sia inferiore a quella ordinata e non si prevedono consegne ulteriori, l’Unità Risorse Strumentali avverte la Direzione Generale e l’Unità destinataria del bene e e/o del servizio che l’ordine di acquisto deve essere considerato evaso. Se trattasi di servizi, all’atto dell’esecuzione dello stesso, il beneficiario deve compilare il “Foglio Prestazione Servizi” (All. 5.9), annotando eventuali difformità riscontrate rispetto all’ordine di acquisto, siglarlo e trasmetterlo alla Unità Risorse Finanziarie. 4.7 Fattura passiva e suo pagamento Alla ricezione di idoneo documento fiscale del fornitore l’Unità Risorse Finanziarie verifica se lo stesso sia coerente con quanto previsto nell’O.d.A.. Se l’O.d.A. prevede il pagamento di un anticipo, l’unità bilancio e contabilità può effettuare il pagamento solo dietro ricevimento di idoneo documento fiscale oppure dietro ricevimento di una richiesta di pagamento autorizzata dalla Direzione Generale. Se il documento fiscale non è coerente con l’O.d.A., la Unità Risorse Finanziarie contatta il fornitore e ne richiede l’annullamento o la modifica, dandone comunicazione all’unità richiedente. Se il documento fiscale è congruo l’Unità Risorse Finanziarie effettua gli adempimenti contabili di competenza e alla scadenza predispone il piano dei pagamenti. Prima di sottoporre il piano dei pagamenti alla Direzione Generale, in caso di servizi, l’Unità Risorse Finanziarie deve sempre verificare la presenza del Foglio Prestazione Servizi e che lo stesso sia stato debitamente firmato dal responsabile dell’Unità ove il servizio è stato conseguito. Il piano dei pagamenti viene sottoposto dalla Unità Risorse Finanziarie alla Direzione Generale per la relativa autorizzazione. 5. ALLEGATI Si allegano tutti i documenti che corredano e completano la procedura, quali: - DG_CC 5.1. Modulo spese pronto cassa: 5.2 Richiesta di acquisto/noleggio di beni e servizi (R.d.A.); 5.3 Modulo Nota Tecnica; 5.4 Richiesta di Offerta (R.d.O); 5.5 Ordine di Acquisto (O.d.A.); 5.6 Schema elenco fornitori; 5.7 Bolla di accompagnamento merce per reso; 5.8 Bolla interna di consegna; 5.9 Foglio Prestazione Servizi; 18/02/2014 11
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