エポカルとの打ち合わせに関するメモ日時：９月８日（火曜）１４時１６時 KEK側参加者：宮本、峠、白形、高橋エポカル側：吉本勝也（営業担当）打ち合わせ内容：会議室、設備の相談内容詳細： ■大ホール - 部屋はスクール形式で４４０人収容可。Plenary での使用問題なし - プロジェクター：備え付けのものは高価で古い。 Sony 社製の移動できるものは、新しく性能がよく安い。３列目ぐらいの中ほどに設置する。講演台のPCとは長めのケーブル（貸出有）でつなぐ。 - PC用 ACコンセント。1.5kW のものが２３個ある。 PC１台消費電力 30W として、100台程度は利用可能。借用できるACケーブルもあるが、持ち込みがお勧め。 - LANの口は１つある。貸し出しできる無線ルーターは１台で２０台のPCを接続できる。もっと必要なときにはハブの設置が必要。 - エポカル全体ではNTTの光でつないでいるので全体としてのネットワークバンド幅には限界があり、TV会議での動画の転送は推奨できない。 - 電話コンセントがあるので、WebExを行うことはできる。会場マイクとは、基本的にはつなげれるはず。会場が空いていれば会場予約なしで（無料で）テストできる。 - 看板の設置は、慣れた業者がやれば10分でできるが、不慣れな場合は２３時間かかる。コンベンションビューローのおすすめが良い。 - 演台は暗いので、スポットライトはあった方が良い。 - 「大ホール基本音響」２本のマイクが含まれる。それで足りない場合には別途マイクを借りる必要がある。 - 大ホールには３つの控室がある。控室の利用は大ホール利用料金に含まれている。電話の口はあるが、LAN の口はない。 LANのケーブルを引く必要がある。控室のうち１つはソファーがあり、豪華。控室はLOCの部屋として使える。また、小会議にも使える。 ■大ホールその他 - 大ホール入り口のスペースは、受付デスクを置く場所の候補。 - 大ホール前のスペースはレセプションやCoffee Break 等に使っても良い。２００人程度は大丈夫。（大ホール内は飲食禁止） - スーツケース保管サービスなどのために、１階にあるクロークを使っても良い。ただし、クローク係を用意しないといけない。バイトを使うとすると、日給３０００円ぐらいか。 - エポカルの廊下では無料の無線ルーターが使える。４００人ぐらいの接続が可能。 ■控え室２０１ - 電話の口はあり。LANは別の場所から引っ張ってくることが必要。 - 部屋の内容的には、大ホール控え室のほうが良い。 ■小会議室３０４ - 303 が使用中なので代わりに３０４を見た。 303 のほうが３０４より若干広い。 - LAN と電話の口があり。椅子(80人程度用）を並べてあった。この場合の机をロの字型に並べて、２０人程度の会議をするには適当なものと思われた。 - 既設のスクリーンとプロジェクターはない。 - 会議室を12時から13時までしか使わないのであれば、会議室予約は12時から１７時としておくが、午後は早めに部屋をリリースするとのことで、値段も安くすることはできるかもしれない ■小会議室３０１ - 304とほぼ同じだが301 は若干狭い。ロの字型で８人用に並べてあった ■和室３０６ - ２つ和室の部屋があり、306のほうを見た。306には８席まで設けられる。 - LAN と電話設備はないので、完全にLOCALな会議に使用は限られる ■小会議室４０４ - 広さ、設備ともほぼ３０４に同じ。壁一面の窓があり、カーテンがあるが明るい。プロジェクターを使わない会議にはこちらの方が雰囲気がよさそう。 ■屋上庭園 - 天気が良い時は気持ちがよさそう。1/3 ぐらいのところはタイル敷き（？）になっていて、そこにテーブルが置ける。残りは芝生。 - 天気が良ければ、弁当を食べる場所としても良いかも。 ■大会議室１０１ - シアター型で定員２３１人がよさそう。スクール型だと１４０人だが ACFA Plenary だと結構窮屈になるかも。 - プロジェクタ、LAN、電話などの設備はほかの部屋と同じ。 ■大会議室１０２ - 102 を弁当配布と食事をする場所として使用することはOK。 ■利用手続きなど - 利用申請書は早い目に出して欲しい。利用申請書が出されると本予約となり、エポカル側の具体的対応が始まる。 - 利用申請書が出されると、キャンセルの場合には本来はキャンセル料がかかるが、研究所の場合には免除している。 - 会場費の支払いは、後払いが出来る。請求書を作った月の翌月末が支払の期限 - 使用する部屋と備品類に関しては、会議の2 ３か月前に確定してほしい - 現時点では、多い目に部屋の予約をしておくことがお勧め。ただし、使うことが確実な部屋と、キャンセルになるかもしれない部屋はあらかじめ連絡しておいてもらいたい。 ■決めたこと - 利用申請書の利用責任者は、宮本彰也、とする - 利用申請書では、多い目の部屋を予約するようにする。具体的には、大ホール１F,控え室、小会議室301, 303, 304, 403, 404 大会議室10１、102 - 利用申請書をすぐに出す。