Elektronik Arşivleme ve Belge Yönetimi Doç. Dr. Özgür Külcü Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü [email protected] 1 Belgeler ve Belge Yönetimi Belgeler Yapılandırılmış iş sürecinin parçası olarak üretilir kurumsal bilgi ihtiyacını karşılar, iletişim ve doğrulama faaliyetlerinde yaygın olarak kullanılır Diğer dokümanter kaynaklardan farklı olarak parçası olduğu iş sürecine dönük özgün bilgi içerir Denetimlerde kanıt niteliğine sahiptirler. 2 Belgelerin Kurumsal Faaliyetler Parçası olduğu işin düzenli, etkin ve yasal çerçevede yürütülmesi Hizmetlerin sürekliğinin ve tutarlılığının sağlanması. Paydaşlar ve idari birimlere iş ile ilgili politikaların, kararların, çıktılarının ulaştırılması. Denetim faaliyetleri dâhil olmak üzere idari ve yasal gereksinimlere uyumun sağlanması. Hukuki itilaflardan korunma. Mali ve etik sorumlulukların yerine getirilmesi. Çalışan, müşteri ve diğer paydaşların hakları ile kurumsal çıkarların korunması Acil durumlara karşı işlerdeki sürekliliğin sağlanması. Ortak ve kurumsal hafızanın sürekli kılınması 3 Belge Yönetiminin Kapsamı Belge Yönetiminin Çalışma Alanı belgelerin üretimi, düzenlenmesi-dosyalanması, dağıtımı, etkin kullanımı, ayıklanmasına yönelik sistematik yaklaşımlar 4 Elektronik Belge Yönetimi ve Yeni Meydan Okumalar Basılı ortamın yerini alan elektronik belgeler Basılı üretilmiş belgelerin elektronik kopyalarını oluşturma Elektronik ortamda üretilmiş belgelerin yönetimi Elektronik dokümanların ve dosyaların üretimi, E-posta yönetimi, Tarama ve erişim, İş akışı entegrasyonu, Kullanıcı ara yüzleri, Mobil çalışma ortamları ve uzaktan erişim 5 Teknolojik Etkilerin Gelişimi Kâğıt ya da mikrofilm olarak basılı kopya saklama geleneği Mikrofilm kullanımının 80’li yıllarda zirve yapması Yine 80’lerle birlikte yaygın uygulama şansı bulan tarayıcılar 90’lı yıllarla birlikte yeni kuşak bilgisayar sistemleri ve ofis uygulamaları, Elektronik doküman yönetim sistemleri Tam metin erişim 6 Dijital Ortamda Koruma ve Belgelerin Sürekliliği Üretilen bilgi miktarının artışına karşın erişimin güçleşmesi dijital bilginin varlığının sürekliliği teknoloji eskime bilgi içeriğinin ve kapsamının özgünlük ve güvenilirliğinin sağlanması Geleneksel lineer yaklaşımlar yerine aynı anda birden fazla yerde farklı koşullarda yer alabilme 7 Belgelerin Sürekliliği Model Kanıt Niteliği Kolektif hafıza Aşama 1: ÜRETİM Kimlik, kimin ne yaptığı Kanıt, eylemlerin izleri İş sürecinde kullanılabilme, aktivitelerin ürünü olarak belgelerle ilgili kurumsal işler Belge koruma taşıyıcıları belgelerin depolandığı araçları Belgeler aktivitelerin sonunda En aktif çalışmalar üretim aşamasında belgelerin metadata tanımlamaları bu aşamada Belgeler, sürecin gerektirdi ortamlara aktarılmakta ya da arşivlenmekte Aşama 2: SAĞLAMA Kurumsal/bireysel hafıza Delil Aktörler Birim(ler) Kimlik Kurum Bölümler İz İşlev Aktiviteler Arşivsel Dokümanlar Amaç İş sürecinde kullanılabilme İŞ Belge(ler) Arşiv Aşama 3: ÇOĞALTMA Arşivler Belge Koruma Taşıyıcıları Aşama 4: ORGANİZE ETME 8 Belgelerin Sürekliliği Model Çalışanları ile birlikte tüm organizasyon model içerisinde Kurumun kendi dinamikleri ile bütünleşik Üretin ya da sağlanan belgelerin değişebilen nitelikleri tanımlanmış Web tabanlı uygulamalar ile zaman ve mekândan bağımsız çalışabilme Uzmanlaşmanın ve görevlerin yayılması Diğer bilgi içeriğiyle bütünleşme 9 Dijital Ortamda Tehditler Doğal afetler ya da yangın tehlikesinden çok değişen dosya formatları Kanıt (evindence): Elektronik ortamda belgelerin kanıt niteliğini sürdürebilmeleri için dijital imza ve çoklu imza özeliklerinin tanımlanması. Güvenilirlik (reliability): Güvenilirlik ilgili olay için belgenin geçerliliğini tanımlamaktadır. Örneğin belgenin içeriğine duyulan güvenin sağlanması Özgünlük (authenticity): Belgeleri özgünlüğü elektronik enformasyonla yakından bağlantılıdır. Elektronik ortamda özgünlüğü geçerli kılmak çaba harcanması Sorumluluk (accountability): Belgelerin kurumsal sorumlulukların denetlenmesinde kullanılan araçlar olarak tanımlanması Okunabilirlik ve Elde Edilebilirlik (readility and availability): Elektronik ortamda farklı formatlardaki kaynaklara erişimin sağlanması. 10 Çözüme Dönük Projeler InterPARES InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) Dijital ortamda belgelerin özgünlüğü, güvenilirliği ve uzun süre korunmasına dönük yaklaşımlar ve uygulama modelleri geliştirmeyi hedefleyen, alanında en uzun soluklu projesidir. 1999 yılından bu yana devam etmekte olan Proje içerisinde elde edilen veriler çeşitli standartlar ve kaynak dokümanların hazırlanmasına referans olmuştur CEDARS CEDARS (Curl Exemplars in Dijital ARchiveS) projesinin ana hedefi dijital koruma üzerine en iyi uygulamaları tanımlayan stratejik, metodolojik ve uygulamalı rehber sağlamak olmuştur. Proje 2002 yılında sonuçlandırılmıştır. CAMiLEON CAMiLEON (Creatieve Archiving at Michigan & Leeds: Emulating the Old on The New) Michigan ve Leeds Üniversiteleri tarafından yürütülen proje belgelerin uzun süre alıkonması, korunması ve eski sistemlerde tanımlanmış dijital kayıtların erişimine dönük teknolojilerin araştırılması üzerine odaklanmıştır. NEDLIB Nedlib (Networked European Deposit Library): Avrupa ulusal kütüphanelerinin birlikte yürüttüğü bir projedir. Ağlaşmış Avrupa derleme kütüphanelerinin temel alt yapısını oluşturmayı hedefleyen bir projedir 11 Çözüme Dönük Projeler-2 MINERVA MINERVA (Ministerial NEtwoRk for Valorising Activities in digitisation) Web Koruma Projesi ilgili konuda temel kaynakları derleyerek daha geniş programları başlatmak için oluşturulmuştur. Farklı uzmanlık alanlarındaki takımlar kataloglama, kamu hizmetleri ve teknolojik olanaklar konularında çalışmalar yürütmüş, elektronik ortamda materyallerin seçimi, derlenmesi, kataloglanması, erişimi ve korunması üzerine araştırmalar yapmışlardır. PANDORA PANDORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Autralia) Avustralya ulusal koruma programına seçilen çevrimiçi Avustralya yayınlarının sağlanması, arşivlenmesi ve uzun süre erişimi üzerine prosedürlerin geliştirilmesi amacıyla başlatılmıştır. VERS VERS (Victorian Electronic Records Strategy) elektronik belgelerin sağlanması, yönetimi ve korunması üzerine çözümler üretmektedir. VERS elektronik belgelerin güvenilirliği ve özgün olarak arşivlenmesi üzerine standartlar rehberleri eğitim materyalleri, danışmanlık ve ilgili alanda proje uygulamaları için bir çerçeve oluşturmaktadır (VERS, 2009). ERA ERA (The Electronic Records Archives) ABD Ulusal Arşivi tarafından elektronik formatların herhangi birinde kaydedilmiş belgelerin sistematik, kapsamlı ve dinamik biçimce korunmasını sağlamaya dönük stratejik yaklaşımla geliştirmeyi hedeflemektedir. 12 Çözüme Dönük Standartlar ve Yasal Düzenlemeler Üstveri (Metadata) Şemaları Dublin Core : http://dublincore.org/ Encoded Archival Description (EAD): http://www.loc.go/ead/ead2002.html Learnin Object metadata: http://www.ims.global.org/metadata/mdv1p3pd/imsmd MARC 21 : http://lcweb.loc.gov/marc/ Metadata Encoding and Transmission Standart (METS): http://www.loc.gov/standards/mts MODS (Metadata Object Descirption Schema): http://loc.gov/standards/mods VRA Core Categories Version 3: http://www.vraweb.org/vracor3.htm MPEG-7 Multimedia Content Description Interface (ISO/IEC 15938): http://www.chiariglione.org/mpeg/standards/mpeg-7/mpeg-7.htm SMPTE Metadata Dictionary: http://www.smpte-ra.org/mdd 13 Ütveri (Metadata) Standartları ANSI/ARMA Standartları http://www.arma.org/standards/ Dod 5015.2 Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Application (2002) http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/501502std.pdf Dublin Core Metadata Initiative: Metadata Terms http://dublincore.org/documents/dcmi-terms/ e-Government Metadata Standard (eGMS) Elements, LAWs Project, Information Architecture & Standards, UK, www.esd.org.uk/standards/egms/egms.pdf Encoded Archival Description (EAD): http://www.loc.go/ead/ead2002.html ISAD(G) (General International Standard Archival Description; Arşiv Kaynaklarının Tanımlanmasına Yönelik Uluslararası Standart) http://www.ica.org/sites/default/files/isad_g_2e.pdf ISAAR (CPF): (International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families: Anonim Organlar, Kişiler ve Aileler İçin Uluslararası Standart Arşiv Otorite Belgeleri) http://www.icacds.org.uk/eng/ISAAR(CPF)2ed.pdf TS ISO 13298: Bilgi ve Dokümantasyon – Elektronik Belge Yönetimi https://www.tse.org.tr ISO 15489 Uluslararası Belge Yönetim Standardı http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=31908 Learnin Object Metadata: http://www.ims.global.org/metadata/mdv1p3pd/imsmd MARC 21 : http://lcweb.loc.gov/marc/ Metadata Encoding and Transmission Standart (METS): http://www.loc.gov/standards/mts MODS (Metadata Object Descirption Schema): http://loc.gov/standards/mods MoReq 2(Model Requirements for Electronic Records Management) http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/doc/moreq2_spec.pdf MPEG-7 Multimedia Content Description Interface (ISO/IEC 15938): http://www.chiariglione.org/mpeg/standards/mpeg-7/mpeg-7.htm SMPTE Metadata Dictionary: http://www.smpte-ra.org/mdd Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access- US National Archive, http://www.archives.gov/preservation/technical/guidelines.html 14 Üstveri Standartlarının İçeriği ANSI/ARMA ve ISO 15489 standartları genel olarak elektronik bilgi kaynaklarını tanımlamakta ve bunların yönetimine dönük genel çerçeve çizmekte; DoD5015.2, Moreq 2, ISO 13298 standartları elektronik bilgi ve belge yönetimi yazılım uygulamalarında beklenen asgari özellikleri tanımlamakta, METS ve Technical Guideline…üstveri uygulamalarına dönük genel rehber niteliğinde bilgi içermekte; Dublin Core, EAD, eGMS, MARC 21, MODS, ISAD (G), ISAAR kurumsal bilgi kaynakları ve belgelere dönük üstveri etiket alanlarını ayrıntılı biçimde tanımlamakta (Örneğin sadece EAD içerisinde belgeleri tanımlamaya dönük 700’ün üzerinde farklı etkilet alanı yer almaktadır); Learnin Object Metadata, MPEG-7, SMPTE’de özel tür kaynakların tanımlanmasına ilişkin bilgilere yer vermektedir. 15 Farklı Tür Kaynaklar İçin Document Engineering Analyzing and Designing Documents for Business Informatics and Web Services – MIT: Dokümanlar için FGDC (Federal Geographic Data Committee’s Content Standart for Digital Geospatial): Coğrafi veriler için GILS (Government Information Locator Service): Hükümet yayınları için ISO 23950 (Z39.50) Information Retrieval Service and Protocol - Bilgi erişim hizmet ve protokolü MARC: Kütüphaneler için Metadata- CSDGM: Coğrafik veriler için ONIX (Online Information Exchange): Çevrimiçi bilgi değişimi Open Archives Inıtıative Protocol for Metadata Harvesting, Protocol: Açık erişim kaynakları için RDF (Resource Description Framework): Semantik web içeriğini tanımlamada TEI (Text Encoded Initiative): Metinler için VRA Core Categories Version 3: Görsel kaynaklar için VRA (Visual Resources Association): Görsel kaynaklar için 16 XML ve HTML: Web tabanlı kaynaklar için Yasal ve İdari Düzenlemeler 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Malzemenin Yok Edilmesi Hakkındaki KHK'nin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 19949 (04 Ekim 1988). Kurumlarda belge işlemleri ve arşivcilik uygulamaları ile ayıklama ve imha çalışmalarına dönük genel bir çerçeve çizmektedir Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 19816 (16 Mayıs 1988). Yönetmelik kurumlarda belge işlemleri ve arşivcilik uygulamalarını ayrıntılı biçimde tanımlamakta, birim ve kurum arşivleri, ayıklama, transfer, imha ve/veya arşive transfer ile ilgili işlemleri açıklamaktadır. Ayıklama ve İmha İşlemlerine Yönelik 20 Ekim 1998 Tarihli Genelge (Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 18975 (20 Ekim 1998). Ayıklama ve imha işlemlerinde uygulanacak esaslara dönük ayrıntılar içermektedir. 17 Yasal ve İdari Düzenlemeler-2 Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003). Kanun vatandaşların kurumların sahip olduğu bilgiye serbest erişimlerini sağlamaya yönelik ilkeleri belirlemektedir. Yine kanunda erişimine izin verilecek içerik, sınırlamalar ve itirazlara dönük uygulama ayrıntıları tanımlanmaktadır. Elektronik İmza Kanunu (T.C. Resmi Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004). Kanun nitelikli elektronik imza uygulamalarının nasıl gerçekleştirileceğini ve bu çerçevede elektronik belgelerin özgünlüğü, geçerliliği ve kullanımına ilişkin ilkeleri belirlemektedir. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004). Yönetmelik resmi yazıların usul ve esaslarını, form, format, hiyerarşik akış ve içerik yönleri ile ayrıntılı biçimde tanımlamakta, düzenleme, kodlama, dağıtım ve gizlilik ile ilgili uygulamaların ne şekilde gerçekleştirileceğini taşıklamaktadır. 18 Yasal ve İdari Düzenlemeler-3 Standart Dosya Planı Standart Dosya Planı İle İlgili Başbakanlık Genelgesi (Başbakanlık Genelgesi, Sayı: 320-8880 (11 Haziran 2002). Standart Dosya Planı içerisinde dosya planları ile ilgili temel ve alt konular, ana ve yardımcı hizmet birimleri çerçevesinde tanımlanmakta, bunlarla ilişkili kodlar ve dosya yerleştirme sistematikliği anlatılmaktadır. Dosya planı ile kamu kurumlarında yazışmaların karşılıklı uyum ve eşgüdüm içerisinde gerçekleştirilebilmesi, dağıtım, dosyalama, yerleştirme ve erişim etkinliğinin sağlanması, elektronik sistemlerle uyumlu merkezi arşivlerin oluşturulması hedeflenmektedir. 19 Yasal ve İdari Düzenlemeler-4 TS ISO 13298 - 2009 Bilgi ve Dokümantasyon – Elektronik Belge Yönetimi Standart Türkiye’de elektronik sistemlerde belge yönetimi programlarının yapılandırılması üzerine temel alınacak kuramsal ve uygulamalı bilgileri içermektedir. Standartta ayrıca elektronik belge özellikleri, elektronik ortamda belge üretim, dosyalama, dağıtım e-arşivler ile dijitalleştirme uygulamalarına dönük bilgiler yer almaktadır. (Türk Standartlar Enstitüsü, 2012). 20 Diğer Unsurlar Her kurumun kendine özgü yapısı, işleyişi, idari teşkilatı ve hiyerarşik düzeni çerçevesinde belge ve arşiv programlarının yapılandırması Bu çerçevede kuruma özel yasal ve idari düzenlemelerin ne olduğu ayrı bir çalışma kapsamında araştırılması Belge ve arşiv uygulamalarına dönük çalışanların beklentileri analiz edilmelidir Kurumda iş ve işleyiş ile uygulamaların nasıl, ne şekilde, nerede, ne zaman ve kim tarafından yapılması gerektiğini ortaya koyan yasa, yönetmelik, tüzük, yönetim kurulu kararı vb. gibi tüm düzenlemelerin içerik analizleri yapılması 21 Çözüme Dönük Örnek Bir Zaman Çizelgesi Ad/Tanım Proje ekibinin oluşturulması, iş planlamasının yapılması, kurum yetkilileri ve çalışanları ile ön görüşmelerin gerçekleştirilmesi Üstveri alanları geliştirmeye yönelik çevresel analizler: Ulusal ve uluslararası standartlar, uygulama örnekleri rehberler yasal ve idari düzenlemeler elde edilmesi, incelenmesi ve gerekli verilerin sağlanması Proje ön raporunun hazırlanması, IT yetkilileri ve kurum yetkilileri ile müzakerelerin yürütülmesi Kurumda yer alan farklı elektronik içeriğin ayrıntılı analitik incelemelerin gerçekleştirilmesi, dijital içerik üzerine ontoloji çalışmalarının yürütülmesi. Ulusal ve uluslararası düzenlemelerde kurumda dijital içeriğin tanımlanmasını doğrudan ya da dolaylı etkileyebilecek alan, konu ve uygulamaların tespiti, gruplandırılması, içerik analizlerinin yapılması ve diğer ontoloji faaliyetleri Uluslararası, ulusal ve kurumsal koşullar çerçevesinde üstveri alanlarının belirlenmesi, tanımlanması ve gerekli açıklama alanlarının oluşturulması Sistemin elektronik içerik yönetim sistemi ile uyumu ve bütünleştirilmesine dönük koşulların analizi, Sistemin test edilmesi, sistem üzerinde gözlenebilecek hata ve eksikliklerin giderilmesi Sistemi kullanımı ve özellikleri konusunda kurum çalışanlarına gerekli eğitimin verilmesi AYLAR 1 2 3 4 5 6 7 8 22 Dijitalleştirme ve Dijital Koruma Dijitalleştirme Genel olarak elektronik sistemlerce algılanamayan yapılandırılmamış formdaki bilginin elektronik ortamca algılanabilecek yapılandırılmış forma çevrilmesi uygulamaları Dijitalleştirme uygulamalarının önemi bir yönünü dijital koruma oluşturmaktadır. Dijital koruma, basılı ortamda tek kopya olarak üretilen belgelerin yedeklenmesi yanında çoklu erişiminin sağlanmasını da hedeflemektedir. 23 Dijitalleştirme Soruları Tüm içeriğin dijitalleştirilmesi gerekli mi? Hangi kaynakların korunması gerektiği üzerine seçim işlemleri nasıl uygulanabilir? Geniş ölçekli bir araştırmaya göre kütüphane kaynaklarının %20’si toplam ödünç verilen materyallerin %80’ini oluşturmaktadır. OCLS verilerine göre; kaynakların,%10’u toplam ödünç verilen materyallerin %90’ını oluşturmaktadır. Diğer yayınların %75 ile %90’ı ise son 17 yıldır hiç ödünç alınmamış. Dijitalleştirme üzerine çalışmalar zaman, emek ve oldukça yüksek maliyet gerektirmekte. 24 Dijitalleştirme Soruları-2 Basılı kopyası pek kullanılmayan materyallere elektronik erişim yeni talepler yaratabilir mi? Orta ve büyük ölçekli bilgi merkezleri genellikle kapsamlı bir koleksiyona sahiptir. Ancak kullanıcılar genelde erişim için karmaşık yöntemler kullanmamaktadır. Öte yandan tüm kopyaları ödünç verilmiş ya da yanlış yerleştirilmiş materyallere erişim mümkün değildir. Dijital ortam bu problemleri ortadan kaldıracağı için erişimin ve kullanımın etkileşeceğini söylemek mümkün 25 Dijitalleştirme Soruları-3 Dijitalleştirme özel ya da nadir eserleri hangi yönleri ile etkilemektedir? Nadir kitaplar, el yazmaları, fotoğraflar, efemeralar, personel ya da profesyonel yazışmalar, haritalar, güzel sanatlar çalışmaları, görsel işitsel materyaller özel ihtimam gerektirebilmektedir. Gerek materyalin yapısı, gerek yaşı ve özgünlüğü bu ihtimamı nedenleri arasında olabilmektedir. Bu materyallerin dijitalleştirilmesi genellikle daha güç ve maliyetli görülmektedir. Özel önem gerektiren materyallerin dijitalleştirilmesinde daha profesyonel yaklaşımların uygulanması, özgünlüğünü ve değerini korumalarını sağlayacak koşulların belirlenmesi son derece 26 önemlidir. Dijitalleştirme Dijitalleştirme uygulamalarının temel olarak üç nedenden ötürü yapıldığı dile getirilmektedir: Kağıt belge ve depolama maliyetinin azaltılması: Seçilmiş dijital belgelerin dijital ortamda depolanması kağıt ve depolama alanı maliyetinde azaltma yarattığı gibi hayati belgelerin (vital records) korunması açısından da önemlidir. Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management) Çözümlerinin Uygulanması: Belgelerin dijitalleştirilmesi ve elektronik belgelerin kullanımının artması, kurumsal süreçlerde farklı bilgi kaynaklarının paylaşımını kolaylaştıracağı için kurumsal içerik yönetimi faaliyetleri etkin biçimde gerçekleştirilebilmektedir. Arşivsel Koruma: Dijitalleştirme orijinal kopyaların kullanımını azaltacağı için arşiv belgelerinin uzun süre korunmasında önemli avantajlar sağlayacağı gibi çoklu kullanım olanakları da 27 yaratabilmektedir Dijitalleştirme 2 Dijitalleştirme bilgi ve belge yönetimi programlarının bir parçası olarak gerçekleştirilmek durumundadır. Dijitalleştirme uygulamaları gerçekleştirilecek kurumların halihazırda dosyalama, bilgi güvenliği ve belge saklama vb. planlarının olması ilgili alanda dijitalleştirme uygulamalarını kolaylaştıracaktır. Bilgi ve belge kaynaklarını kanıt niteliğinin sürdürülebilmesi için elektronik kopyaların özgün (authentic), bütün (complete) ve erişilebilir (accessible) olması gerekir. 28 Dijitalleştirme 3 Dijital belgelerin özgünlüğü, bütünlüğü ve erişilebilirliğini aşağıdaki biçimde tanımlamak mümkündür. Özgün Belgeler ve gerekli bilgi kaynakları tanımlanmış bir sistem içerisinde, gerekli yetkilendirmeler ve kayıt süreçleri çerçevesinde üretilmelidir. Bütün Dijital kayıt, içerikle ilgili basılı formda bulunan unsurlara ilişkin hiçbir kayıp olmadan tüm fiziksel ve entelektüel unsurları yansıtmalıdır. Erişilebilir Gereksinim duyulduğu sürece erişim hakkı bulunan kişilerce erişilebilir, taranabilir ve okunabilir olmalıdır. Öte yandan hassas ya da gizlilik değeri olan belgelerin dijitalleştirilmesi dikkatli gerçekleştirilmelidir. Bu tür belgeler için uygun metadata, güvenlik ve erişim unsurları mutlaka tanımlanmalıdır. 29 Dijitalleştirme ve Metadata Alanlarının Tanımlanması Belgelerin erişimini etkinleştirmek içi önceden tanımlanmış taksonomiler ya da dosya planları çerçevesinde düzenlenmelidir. Taksonomiler fonksiyonları temel alarak belgelerin tanımlanması ve organizasyonu için. Metadata, tarih, orijin ve doküman türü gibi belgeler hakkındaki daha ayrıntılı bilgileri içermektedir. Geleneksel olarak dosya planı ya da belge sınıflama planı belgelerin düzenlenmesine yardımcı olacak kategorileri tanımak için kullanılmaktadır. Belgeler orijinal fiziksel düzenlemelerine (arrangement; fiziksel yerleşimle ilgili) göre taranmalıdır. 30 Metadata Alanları Belgelere yönelik metadata unsurlarına dönük liste, Uluslararası Belge Yönetimi Standardı ISO 15489 ve Dublin Core Metadata Unsurları göz önüne alınarak geliştiirlmiştir. Metadata Unsurları Gereklilik Tanımlayıcı (identifier) kod Zorunlu Başlık Zorunlu Konu Opsiyonel Tanımlama Opsiyonel Üretici Zorunlu Zaman Zorunlu Adresler E-postalar için zorunlu Belge türü Elde edilebildiğinde zorunlu İlişki Elde edilebildiğinde zorunlu Fonksiyon Opsiyonel ancak tavsiye ediliyor Seri/Fon (aggregation) Zorunlu Dil Zorunlu Yerleşim Opsiyonel Güvenlik ve Erişim Zorunlu Düzenleme Zorunlu Format Zorunlu Koruma Opsiyonel 31 Dijital Ortamda Bilginin Kullanımı Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dijital Dokümanlar Dijitalleştirme uygulamalarında göz önüne alınması gereken önemli bir konu da bilginin dijital ortama nasıl aktarılacağı ve bu ortamda bilginin kullanım koşullarıdır. Basılı ortamdaki herhangi bir bilginin farklı elektronik ortamlarca okunabilir yapılandırılmış dokümanlara dönüştürülmesi dijitalleştirme uygulamalarının önemli bir aşamasını oluşturmaktadır. Bu kapsamda doküman kavramı geniş anlamıyla okunabilir formattaki bilgi olarak tanımlanmaktadır. Basılı belgelerin dışında elektronik ortamdaki dokümanlar ise yapılandırılmış elektronik dokümanlar ve imaj tabanlı elektronik dokümanlar olmak üzere ikiye ayrılmaktadır 32 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar Yapılandırılmış elektronik doküman örnekleri arasında HTML, XHTML, XML, LanTeX ve Microsoft Word uygulamaları yer almaktadır. Bu uygulamalar ofis araçları, Web tarayıcılar, sunum paketleri, çevrimiçi form işleme sistemleri ve benzeri yazılım paketleri aracılığıyla kullanılmaktadır. Yapılandırılmış formda veriler elektronik ortamda kodlanmış şekilde genellikle başlık, sayfa numarası, yazar, versiyon ve benzeri bilgiler ile metin, font, sitil, boyut, renk, konum vb işaretleri tanımlanmış biçimde depolanmaktadırlar. Yine yapılandırılmış elektronik belgeler, çizim ve fotografik imajların dijital kodlarını da içerebilmektedir. 33 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar 2 Yapılandırılmış elektronik dokümanların genellikle iyi tanımlanmış söz dizimi ve semantiğe sahip olması, üzerine yürütülecek elektronik işlemleri ve farklı sistemlere aktarılmaları ya da dönüştürülmelerini kolaylaştırmaktadır. Ancak yapılandırılmış dokümanların en önemli dezavantajları temsil kapasitelerinin sınırlılığında görülmektedir. Örneğin XHTML formatı elektronik yayıncılık için iyi tanımlanmış yapılandırılmış doküman formatıdır. Ancak matematiksel bilgiler ya da imajların gösterimi için söz dizim ve semantik eksiklikleri söz konusudur. Bunun için MathML ve SVG gibi ek standartlar olmadan XHTML dokümanlar vektör grafikleri ve matematiksel formülleri gösterememektedir. 34 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar 3 Öte yandan imaj tabanlı dokümanlar kayıtlı bilgileri piksel piksel gösterirler. Okuma düzeni ya da imaj parçalarının mantıksal işlevleri hakkında çok az ya da hiç veri içermezler. Metne erişimi kolaylaştırmaya yönelik bazı metinsel metadata verileri eklense de imaj bir bütün olarak tek bir resim dosyası olarak algılanır. İmaj tabanlı dokümanlar basılı belgelerin taranmasıyla üretildiği gibi yazıcı sürücüleri ya da Windows sistemleri tarafından da üretilebilirler. İmaj tabanlı dokümanlara örnek olarak TIFF grafikleri, DjVu anahtar tabanlı imaj sıkıştırma formatları, “ink” in çeşitli formasyonlardaki örnekleri, bilgisayar kalemleri ile çizimler verilebilir. PDF formatı her ne kadar imaj tabanlı olsa da giderek daha fazla yapılandırılmış doküman özelliği taşıdığından söz edilmektedir 35 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar 4 Yapılandırılmış İmaj Tabanlı Sunum Sunum İmaj Tabanlı Dokümanların Avantajları Kullanıcı sunum şeklini belirleyemez İçerik işaretleme nasıl tanımlanmışsa ancak o şekilde görüntülenebilir Farklı formatlara çevirmek güçtür Kullanıcı istediği biçimde dokümanı görüntüleyebilir Herhangi bir içerikte gösterilebilir Farklı formatlara çevirmek kolaydır Doğru işaretleme Ekranda doğru yaratmak yoğun bir göründüğü anda çaba gerektirir yapılabilir Tasarımda gizli Görünen veriler olan metadata güvenlik ve tüm verilerdir mahremiyet unsurları içerir Yapılandırılmış Dokümanların Avantajları Sunumu değiştirmek stil dosyalarında kolaydır Kompleks taramaya olanak tanır Sunum değiştirmek zordur Veri bağlantıları kurmaya dönük henüz bir araç geliştirilmemiştir. 36 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar 5 Kanıt (evindence): Elektronik ortamda kaynakların kanıt niteliğini sürdürebilmeleri Güvenilirlik (reliability): Güvenilirlik ilişkili olduğu koşul için kaynağın geçerliliğini tanımlamaktadır Özgünlük (authenticity):. Elektronik ortamda kaynağın ilk el özelliklerini koruması. Sorumluluk (accountability): Kaynağın idari, mali ya da araştırma değeri ile ilgili koşulları yerine getirme durumu Okunabilirlik ve Elde Edilebilirlik (readility and availability): Elektronik ortamda farklı formatlardaki kaynaklara erişimin sağlanması. 37 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar 6 İmaj tabanlı dokümanlar piksellerin sıkıştırılması ile gösterildiklerinde söz dizim ya da semantik bilgisine ya sahip değildir ya da çok az sahiptir. Ancak imaj bütünlüğünü tam olarak yansıtırlar. Örneğin bir sayfanın TIFF imajı metin, grafik, matematiksel rotasyon, kimyasal yapı, çizimler ve fotoğrafları gösterebilir. Gösterimdeki problemler ancak çözünürlük ve renk derinliği ile ilgilidir. Yapılandırılmış dokümanlarla imaj tabanlı dokümanlar arasındaki ayrım bazen yukarıdaki kadar kesin olmayabilir. 38 Dijitalleştirme Formatları Genellikle formatlar ve kapasiteler arasında bir hiyerarşi söz konusudur. Dokümanın sunumunda ne kadar yapılandırılmış öğe söz konusuysa o kadar kapasiteyi desteklediği söylenebilir. Örneğin basit bir Bitmap formatı çevrimiçi yayımı destekleyebilir, ancak ötesinde herhangi bir olanak sunamaz. DjVu, imaj tabanlı PDF dosyaları, SVG, Postcriptler çoklu çözünürlüklerde kullanımı ve çeşitli boyutlarda sıkıştırmayı mümkün kılarlar 39 Dijitalleştirme Formatları 2 Font tabanlı PDF dokümanları, HTML ve RTF dokümanları doküman içi taramaya, açıklama eklemeye, küçük düzeltmelere bazen yeniden akışa (farklı çıktı boyutlarının adaptasyonu) izin verirler. Microsoft Word, HTML ve LaTeX gibi mantıksal şablon bilgileri ile doküman formaları düzeltme işlemleri ve yeniden akışa izin verirler. XML ya da yapılandırılmış veriler gibi bütünüyle semantik işaretlenmiş doküman türleri dokümanların otomatik olarak manipülasyonlarına ve yeni hedeflerle yapılandırılmalarına izin verirler (rapor yazımı, posta birleşmeleri). 40 Dijitalleştirme Formatları 3 Günümüzde dokümanların çok büyük bir kısmı, gerek e-posta sistemleri, Web araçları, gerek kelime işlemciler (Microsoft Word, OpenOffice vb.) ve gerekse işaretleme dillerinde (LaTeX, SGML, DocBook) bilgisayarlarda ya da sunucularda saklanmaktadır. Doküman üzerinde işlemler de büyük oranda Internet üzerinden (haberler, makaleler, bilimsel yayınlar, idari ve yasal düzenlemeler, iş formları, ürün broşürleri vb) elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir. Yayım ve değişim işlemlerinde yaygın olarak grup ağları (groupware) ve belge depoları kadar e-posta sistemlerinden yararlanılmaktadır. 41 Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dokümanlar Arasındaki İlişki Yukarıdaki şekilde imaj tabanlı dokümanlarla yapılandırılmış dokümanlar arasındaki ilişki görülmektedir. Şekilde görüldüğü gibi dizgi (typesetting) çalışmaları ile yapılandırılmış doküman formatından imajlar elde edilebilmektedir. Doküman analizi imaj tabanlı dokümanlardan yapılandırılmış dokümanların oluşturulmasına dönük faaliyetleri içermektedir. Bu döngüde yapılandırılmış dokümanlar ve imaj tabanlı dokümanlar birbirlerine dönüşebildikleri görülmektedir. 42 OCR Uygulamaları Geleneksel olarak doküman işleme uygulamaları, basılı ortamlardan elektronik ortamlara belgelerin dönüştürülmesi üzerine yürütülmekte olan faaliyetleri kapsamaktadır. Bu uygulamalarda genellikle metin tabanlı belgeler taranarak elde edilen imaj dokümanlar, doküman şablon analizi (layout analysis) ve optik karakter tanıma (optical character recognation, OSR) olanakları ile işlenmektedir. Bu işlemlerle basılı belgelerin kelime işlemci ve benzeri elektronik araçlarca algılanabilir elektronik formlara dönüştürülmesini sağlamaktadır. Ancak gerçekleştirilen uygulamaların belgelerin basılı özelliklerinin tümünü elektronik ortama aktarılmasını sağlamaktan uzak olduğu dile getirilmektedir. 43 OCR Uygulamaları 2 Dijitalleştirme uygulamalarını önemi bir parçasını doküman analizi oluşturmaktadır. Doküman analizi uygulamalarının geldiği önemli bir aşama, imaj tabanlı dokümanların yapılandırılmış dokümanlara dönüştürülmesidir. Örneğin OCR sistemleri günümüzde TIFF formatındaki işlenmemiş Bitmap dosyalarını mantıksal işaretlenmiş metin dosyalarına dönüştürmeye yönelmektedir. 44 OCR Uygulamaları 3 45 Basılı ve Elektronik Kullanım Günümüzde çok büyük miktarda kitap ya da doküman metin tabanlı yayımlanmakta ya da bu formatta saklanmaktadır. Özellikle kitap yayıncıları denetimsiz kopyalama ve yayım endişelerinden ötürü kitapların elektronik kopyalarını basmaya yanaşmayabilmektedirler. Yine senet hükmünde olan yazışmalar, idari, mali ve yasal uygulamalarla ilgili belge işlemleri, çeşitli endişeler, mahremiyet ya da kullanıcı ilgisizliği yüzünden büyük ölçüde basılı formda yürütülmektedir. Öte yandan dokümanların elektronik ortamda yüksek kalitede depolanabilmesi, ağ teknolojileri ve mobil cihazlarla zaman ve mekân sınırlaması olmadan erişilebilmesi imkanlarına rağmen pek çok arşiv yüzyılların geleneği, yarattığı güven ortamı ve yasal yükümlülüklerden ötürü dokümanları basılı formatlarda saklamayı sürdürmektedir. 46 Basılı ve Elektronik Kullanım 2 Basılı belgelerin üretim artışı devam etmektedir Ancak uzmanlar yakın gelecekte kâğıt tabanlı belgelerin Web, çevrimiçi formlar, çevrimiçi yayıncılık ve elle kullanılabilir elektronik okuyucuların yaygınlaşması ile tarih olacağını dile getirmektedirler. Son dönemlerdeki çalışmaların özellikle semantik ve dokümanların yüksek düzeyde sunumu üzerine standartların geliştirilmesi, XML, DocBook, MathML ve SVG standartların kullanım alanının genişletilmesi üzerine odaklandığına değinilmektedir 47 OCR’lama Aşamaları İlk aşamada doküman imajı içerisindeki metinler metnin olmayan öğelerden ayrılmaktadır. Bu operasyonun çıktıları DjVu ya da Digipaper gibi yüksek sıkıştırmalı doküman formatlarında gösterilirler. İmaj ve karakterlerin koleksiyonu ardından geometrik analiz, karakter tanıma ve dil modellemesinin konusudur. Bu işlemlerin fiziksel çıktısı PDF dokümanı ya da HTML dosyası içerisine aktarılır. Ancak doküman kalitesi yine de orijinal doküman kadar yüksek değildir. 48 OCR’lama Aşamaları 2 Girdi metninin farklı parçalarını tanımlayacak mantıksal şablon analizini takip eden fiziksel şablon analizinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Örneğin bölüm başlıkları, başlıklar, sayfa başlığı dipnotlar, alt yazılar, metin akışı vb. tanımlanması. Metin analizi, içerik analizi ve bilgi çıkarma teknikleri kullanılarak ek semantik bilgiler de alınabilir 49 OCR’lama Aşamaları 3 Aşağıdaki şekil dijital ortamda doküman formatları arasındaki geçişi ve ilgili dokümanlara erişimine dönük döngüyü yansıtmaktadır. Gelecekte imaj tabanlı dokümanların yapılandırılmış formatlarda gösteriminin artması ile imaj tabanlı doküman kullanımının daha da yaygınlaşabileceği üzerine durulmaktadır. 50 Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) Tarihsel Gelişimi 90’ların ortalarından itibaren kurumlar, ortak yürütülen faaliyetler için elektronik sistemlere gereksinim duymaya başlamışlardır. Kullanıcılar için elektronik dosyalardaki bilgilere erişim ile birlikte paylaşım da ön plana çıkmıştır. Kurumsal bilgi içeriğinin yer aldığı anlık mesajlaşma, programlama (scheduling) çevrimiçi toplantı, içerik paylaşımı, grup yönetimi, form yönetimi, bilgi yönetimi, uygulama (application) paylaşımı, whiteboarding, iş süreç yönetimi bu kapsamda değerlendirilmektedir. Bu uygulamaların bir kısmı yapılandırılmamış özel işlemleri (ad hoc processs) bir kısmı da yüksek miktardaki tanımlanmış ve yapılandırılmış işlemleri kapsamaktadır. 51 KİY Gelişimi-2 Ortak çalışmaları destekleyen en basit ve esnek çözüm e-posta sistemleri olmuştur. 1990’larda e-postaların öncülü ‘Lotus Notes’ ile tanınan ortak çalışma yazılım uygulamaları (groupware) gelişmiş, ardından benzer pek çok uygulama ortaya çıkmıştır. Ortak yazılım uygulamaları kurumsal bilgi ve iletişim teknolojilerine dönük alt yapının gelişimine de önemli katılarda bulunmuştur. 1980’lerin sonu ve 1990’ların başı iş akış yönetimi yazılımları, kurumların iş süreçlerinin yeniden tanımlanması, otomasyon, değişim yönetimi ve kıyaslama (benchmarking) gibi kavramların kurumsal çerçevede yoğun olarak tartışıldığı dönemler olmuştur 52 Elektronik Yayıncılık ve KİY Kelime işlemcilerin ofislerde kullanımı ile birlikte elektronik yayıncılık üzerine yazılım uygularları da görülmeye başlamıştır. Elektronik yayıncılık uygulamalarının yaygınlaşması, ilgili alanda standartların gelişimi ile paralel olmuştur. Başlangıçta belli başlı tüm uygulama örnekleri kendi standartları ile ortaya çıkmıştır. Örneğin IBM’in 1969’da geliştirdiği Genelleştirilmiş İşaretleme Dili (Generalized Mark Up Language ) daha sonra ISO 8879 kodu ile uluslararası bir standarda dönüşmüş ve SGML (Standart Generalized Markup Language, Standart Genelleştirilmiş İşaretleme Dili) kısaltmasıyla tanınmıştır. 53 KİY: SGML, HTML, XML Internet ve ‘World Wide Web’in gelişimiyle yeni bir standart olarak, SGML üzerinde geliştirilen HTML (Hipertext Markup Language, Hipermetin İşaretleme Dili) ortaya çıkmıştır. HTML’in basit yapısı dünya üzerinde pek çok programcıya Web ile çalışan programları ve araçları kolayca kurma olanağı tanımıştır. HTML unsurlarının çoğu genellenebilir ve tanılanabilir olmasına karşın belirli klişelerin kullanımını gerektirmektedir. HTML genişletilebilir değildir ve böylece belirli doküman türlerinin uzantısı olarak kullanılamamaktadır. Bu çerçevede özellikle Web arama motoru işletmecilerinin öncülüğünde HTML uygulamalarının geliştirilmesi üzerine çalışmalar başlatılmış, World Wide Web Konsorsiyumunun öncülüğünde (W3C) XML geliştirilmiştir. XML farklı bilgisayar sistemleri arasında veri akışına sağladığı olanaklarla ön plana çıkmıştır. 54 KİY: SGML, HTML, XML 2 XML farklı bilgisayar sistemleri arasında veri akışına sağladığı olanaklarla ön plana çıkmıştır. Elektronik yayıncılık elektronik doküman yönetiminden çok, içerik yönetim sistemleri üzerine özel talepler yaratmıştır. İçerik yönetimi yapılandırılmış dokümanlardan çok içerik ya da gerekli bilgi parçacığı üzerinde yönetim stratejileri geliştirmeyi gerektirmektedir. İçerik yönetim sistemleri, kurumlara içerik parçalarından faydalanma, tekrara kullanma ve yayımlama olanağı sağlamaktadır. Bir içerik yönetimi çözümü, içeriği sunum formatından ya da sağlama mekanizmasından ayrı olarak sunabilen yapıya sahiptir. Bir belge ya da doküman yönetim sisteminde genelde dokümanı nasıl görüntüleyeceğimiz üzerine seçim şansımız yoktur. 55 KİY: SGML, HTML, XML 3 Geleneksel olarak herhangi bir imajı, belirli bir imaj görüntüleme programı ya da imajın üretildiği programı kullanarak görüntüleyebiliriz. İçerik yönetim sistemi ile içerik SGML ya da XML ile tanımlandığında içeriğin hangi araçlarla görüntülenebileceği da belirlenebilmektedir. Böylece içerik yönetim sistemleri içeriği veri tabanındaki veri gibi tanımlayabilmektedir. İçerik orijinal formatta tutulurken çeşitli yollarla kullanım olanağı sağlanabilmektedir. Bir içerik yönetim sistemi yarı yapılandırılmış içeriğin kurum tarafından faydalanılabilmesi için tekrar kullanılabilir bilgi kaynağına dönüştürürken, veri tabanlarının yapılandırılmış bilgiye dönük yaklaşımına benzer bir yol izlemektedir. 56 57 KİY: SGML, HTML, XML 4 İçerik yönetim sistemleri tarafından desteklenen en önemli özelliklerde biri birleştirici (assembly) yönüdür. İçerik yönetim sistemleri dokümanları içerik unsurları ile birlikte ekranda ya da basılı ortamda sunabilmektedir. Uzun yıllar içerik yönetimi büyük şirketler ya da yayıncılar tarafından desteklenen özel bir pazar olarak görülmüştür. Internetin yaygınlaşması ve WWW’in içerik yönetimi pazarına doğru genişlemesi alanın gelişimine önemli katkılar sağlamıştır. Web 1.0 Uygulamaları ve Web İçerik Yönetimi ardından elektronik belge yönetimi programlarının ortaya çıkışı ECM kavramının bugün aldığı boyutlarda önemli bir yere sahiptir 58 KİY Unsurları KİY yapılandırılmış (structured), yarı yapılandırılmış (semi structured) ve yapılandırılmamış (unstructured) kurumsal bilginin, içeriğe gömülmüş yazılım kodlarının ve metadata unsurlarının yönetimi, var olan içeriğin yayınlanması, depolanması, dağıtımı ve kurumsal amaçlarla kullanımı üzerine çözümleri tanımlamaktadır. Kavram kurum içi (in house) bilgi sistemleri ile Web içeriğinin yönetimi üzerine çabaların öncülüğünde gelişmiştir 59 İçeriğin Entegrasyonu Aşağıdaki şekil kurumsal içerik yönetimi yaklaşımının gelişmesine öncülük eden yapılandırılmış ve yapılandırılmamış içeriğin entegrasyonu döngüsünü yansıtmaktadır. Şekilde görüldüğü gibi iş süreçlerinin bir parçası olarak elde elden veri içerik yönetim sistemine koruma programı ile dâhil edilmekte, ilgili iş süreçlerinde bilginin sağlanmasına ile bir döngüye dönüşmektedir. 60 KİY Gelişimi-3 KİY uygulamalarının gelişiminde Bilgi ve İmaj Yönetim Derneği (The Association for Information and Image Management, AIIM)’nin yürüttüğü kuramsal ve uygulamalı çalışmalarının önemli bir yeri vardır. Günümüzde yaklaşım ve çözümler “Web içerik yönetiminin” ötesine geçmiş, tüm ön üç (front end) uygulamaları ve araçlarının arka uç (back end) doküman/dosya yönetim sistemleri ve veritabanları ile yakınsamaların (convergence) yönetimine doğru gelişmiştir. İçerik yapılandırması ve karşılıklı değişim standartlarının özellikle XML (eXtended Markup Language, Genişletilebilir İşaretleme Dili)’in gelişimi, Web sayfaları, veritabanları ve uygulamalar ile çoklu erişim araçlarının bütünleştirilmesi üzerine ortaya çıkan teknolojik yaklaşımlar, kurumsal ölçekte yakınmamaları kolaylaştırmıştır 61 KİY Kapsamı İçerik yönetimi, yaşam döngüsü yönetimi, var olan içerik türleri ve yapıları ile gerekli olduğu sürece belirli içeriğin nasıl yönetileceğine ilişkin bilginin bütünleştirilmesine dayandırılmaktadır. farklı ortamlardaki heterojen içsel ve dışsal kaynaklardan gerekli verilerin sağlanması ve dosya formatının dönüştürülerek bütünleşik bir ürünün oluşturulmasını gerektirmektedir. İçerik yönetimi kapsamında kontrollü düzenleme (editing), gözden geçirme (review), onaylama ve çoklu kanaldan bilgilendirme, dağıtım, yayım ve içeriğin güncellenmesi, bu uygulamaların teknik yönlerinin tanımlanması, içeriğin işlenmesi ve yayımı için gerekli iç akışının tanımlanması (her düzeyde tanımlanmış politikaları içermelidir) gerekmektedir. 62 KİY Kapsamı-2 KİY uygulamalarında elektronik içeriğin metadata tanımlamaları son derece önemli bir yer tutmaktadır. Metadata unsurları erişimi ve tekrar kullanımı etkinleştirmek için içerik elemanları ve yapılandırılması ile kaynağın üretimi, sahipliği, muhtemel kullanım özellikleri hakkında bilgi sağlamalıdır. Ancak birbirinden faklı içerikte tanımlanan içerik kaynaklarının ortak bir metadata sistemi içerisinde tanımlanması üzerine ciddi çabaların harcanması gerekmektedir. Ortak sınıflama (corporate taxonomy) tüm içeriğin mantıksal ya da kavramsal olarak tamlanması anlamına gelmektedir. 63 KİY Kapsamı-3 Özellikle bilgi teknolojilerinin olanaklı kıldığı aşağıdaki alt yapı koşulları KİY uygulamaları için önemli görülmektedir. Kurumsal içerik yaşam döngüsünde çerçevesinde tanımlanmak ve bütünleştirilmek durumundadır (üretim/sağlama, depolama, işleme, iş akışı, yayın ve heterojen içeriğin uzun süre arşivlenmesi ve işlemlerin entegrasyonu). Bu uygulamalar aynı zamanda kişisel e-postaların yönetiminden işe yönelik kritik içeriğin tanımlanmasına kadar pek çok bileşeni içermektedir. İçeriği yönetmek için “ön üç” içerik ürünü ve tarama çözümleri ile bütünleşik kullanıcı odaklı, sezgisel ara yüzler tasarlanmak durumundadır. 64 KİY Kapsamı-4 Yüksek düzeyde içeriğin yer aldığı çevrede içerik sağlama cihazları, ağlar ve depolama araçlarının sürekli gözden geçirilmesi, kapasite gereksinimlerini karşılayıp karşılayamadıklarının tespiti gereklidir. Bağımsız içerik uygulama formalarına dönük XML gibi teknolojik yenilikler, satıcıların belirlediği belirli içerik formatları ve yapılarına bağımlılığı azaltmakta, kurumları arasında içeriğin paylaşımını kolaylaştırmaktadır. Öte yandan bilgi güvenliği sorunları ciddi bir endişe kaynağıdır Örneğin kullanım anahtarı, elektronik imza, dijital hakların yönetimi, içerik şifreleme ve güvenli veri ağları için teknolojik entegrasyonların içerik yönetim çözümleri ile ele alınması gerekmektedir 65 Aşağıdaki şekil içerik yönetimi uygulamalarının temel unsurlarına yer vermektedir. Şekilde görüldüğü gibi içerik yönetimi çalışmaları, farklı içerik sağlayıcılar arasında işbirliği ile elde edilen içeriğin, Web içerik yönetimi, belge yönetimi, iş akışı ve iş süreç yönetimi ve doküman yönetimi çalışmalarının bütünleştirilmesi ile hizmete sunulmasını kapsamaktadır. 66 KİY Uygulamaların Yapılandırılması İçerik yönetimi idaresi politikalar, standartlar, düzenlemeler, programlar, kurumsal idari yapı ve işleyişe ilişkin koşullarla yakından ilişkilidir. KİY, kurumlarda metin ya da çoklu ortamdaki içeriğin teknik ve sosyal yönleri göz önüne alınarak yönetimi üzerine odaklanmaktadır. Dört temel bileşeni söz konusudur. Teknik Yönü: Yeni geliştirilen donanım ve yazılım uygulamaları ve içeriğin yönetimine ilişkin standartlar. Kullanıcı Yönü: Kullanıcı yönüyle gereksinim analizleri, var olan ya da amaçlananların değerlendirilmesi, kişisel kullanım yöntemlerinin belirlenmesi. İşlem Yönü: İş koşullarını ve işi destekleyen çözümlerin analizi ve/veya geliştirilmesi. İçerik Yönü: Farklı içeriğin tanımlanması, kombinasyonu, modellenmesi ve özel uygulama alanları. 67 KİY Sistemleri Geliştirilirken… KİY sistemleri geliştirilirken göz önünde bulundurulması gereken unsurlar aşağıdaki başlıklarda toplanmaktadır. Mimari Sistem dışındaki verilerin sağlanması ürün ya da entegrasyon çözümlere dönük alt yapı koşulları Bütünleşme Farklı ortamlardaki içeriğin bütünleşmesi Birlikte Bulunma (Coexistence) Var olan uygulamalar ile yeni ürünlerin birlikte ve karşılıklı çalışma koşulları Kullanılabilirlik Ürün hakkında kullanıcı deneyimleri Veri göçü Var olan çözümlerden yeni çözüme bilginin aktarımı ya da dönüştürülmesi (Nordheim, 2006, s.657). 68 KİY Mimarisi KİY sistemi yazılım mimarisinde aşağıdaki unsurların yer alması beklenmektedir. İşbirliği yönetimi yazılımı Web yayıncılığı yazılımı Tarama ve içerik sınıflama (taxonomy) yazılımı İş akışı Sunucu yazılımı 69 KİY Mimarisi-2 Genel olarak bir KİY programının sahip olması beklenen temel unsurları aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür. Süreçlerde içeriğin sağlanmasından güvenliğine tüm aşamaların tanımlanması Doküman ve metin veri tabanları İçeriğin özelleştirilmesi, uluslararası hale getirilmesi ya da yerelleştirilmesi Kaynakların çok kanallı yayımı ve doküman formatları Çok dilli ya da çok kültürlü içeriğin yönetimi İçerik yapısı ile ilgili bilgiye erişim İçerik konfigürasyonu KİY XML gibi özel veri formatların kullanımı Kullanıcı modelleri ya da profillerine dayanarak içerik havuzundan konfigürasyonun otomatik oluşturulması. Organizasyon yapısı içerisinde metadata kullanımı İçerik yaşam döngüsü modelleri İçerik yönetimi üzerine bilgi güvenliği Dijital hakların yönetimi Bilgi sistemlerinin planlanması içinde içerik yönetimi sorunları Organizasyon kapsamında alan çalışmaları KİY uygulamasının yaralarının değerlendirilmesi E- iş, e-devlet,eğitim kültür vb. uygulama alanlarında KİY çözümleri 70 KİY Süreçleri KİY uygulamalarında sisteme veri girişinden bu verilere erişime değin aşağıdaki temel süreçler gerçekleştirilmektedir. Sağlama (capture): elektronik ya da analog bilgiyi üretme /sağlama, hazırlama ve işlemeye yönelik işlevler ve unsurlarının kombinasyonu. Dijital görüntüleme, metin tanımlama ve indeksleme teknolojilerini de içermektedir. İndeksleme: İçeriğin sağlanması aşamasında indeksleme önemli bir yer teşkil etmektedir. İndeksleme işlemlerinde dokümanın daha sonra erişimi içim metadata alanlarının tamamının doldurulması oldukça önemlidir. İndeksleme anahtar kelime ya da tam metin olarak yapılabilir. Koruma: Uzun dönemli koruma, koruma koşularında güvenlik ve yetkilendirme ile yedekleme koşullarının tanımlanması gerekir. Erişim: Sistem içersinde yer alan bilginin gereksinim duyulduğu anda erişiminin mümkün kılınması gerekir 71 Aşağıdaki şekil bir KİY uygulamasında içerik sağlama fonksiyonlarını göstermektedir. Yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi KİY içerisine veriler insan üretimi ya da doğrudan uygulamalardan elde edilerek sağlanmaktadır. Sistemin verileri algılayabilmesi için kullanılan araçlardan geçen verilere dönük girdi aşamasında yapılan bir diğer işlem tanımlamadır. 72 Aşağıdaki şekil KİY sistemine girişi yapılan verilerin kullanımını göstermektedir Yukarıdaki şekil doğrultusunda sistemdeki verilerin erişimi ve yayımına dönük ara yüzlerin tasarımı, verinin sunulacağı formatların belirlemesi, erişim ve kısıtlamalar ile diğer güvenlik koşullarının tanımlanmasının ardından verinin hangi ortamda yayımlanacağına karar verme KİY sistemleri 73 içerisinde çıktı işlemleri olarak tanımlanmaktadır. KİY Çözümleri Günümüzde KİY çözümlerinin ve ilgili konuda yazılım uygulamalarında üç yaklaşımının söz konusu olduğu görülmektedir. Nokta çözümleri: Özellikle küçük ya da orta büyüklükteki kurumların özel bir konudaki sorunlarına dönük geliştirilen çözümler. Bunlar genel olarak arşiv çözümleri, elektronik belge yönetimi ya da Web içerik çözümleri şeklindedir. Ortak kurumsal yazılım ara yüzleri ile bütünleşik çalışan elektronik belge ve doküman yönetim sistemleri: Elektronik doküman ya da belge yönetimi sistemleri kapsamında doküman sağlama, doküman yönetimi, belge yönetimi ve çoğunlukla iş süreç yönetimi fonksiyonları olan çözümler bu kapsamdadır. Genellikle orta ya da büyük içlenmelerin idari ve yasal koşulları da göz önüne alınarak tüm doküman ve belge yönetimi gereksinimleri çerçevesinde gelişmişlerdir. Genellikle bir ya da birkaç farklı kurumsal yazılım uygulaması ile ya da Web içerik yönetim yazılımı ile bütünleşik çalışırlar. Kapsayıcı KİY çözümleri: İçerik yönetimi kapsamına giren kurum içerisindeki tüm unsurları içerisine alan bütünleşik çözümlerdir. Bu kapsamda doküman, içerik, belge, Web içeriği bilgi sistemleri yönetimi ve ortak yazılım uygulamalarının tümü aynı çözüm içerisinde toplanmıştır 74 Şekil KİY uygulamalarında verilerin sağlanmasından yayımına kadar olan süreci ayrıntılı biçimde göstermektedir. 75 KİY Mimarisi KİY, PKI ve elektronik imza gibi güvenlik uygulamaları ile verilerin sisteme aktarılması ve tanımlanmasına dönük sağlama unsurları ile başlamaktadır. Sistem içerisinde verilere farklı içerik yönetimi uygulamalarının parçası olarak idare edilmekte, depolanmakta ve korunmaktadır. KİY içerisinde verelere erişim basılı ya da Web ortamda sağlanabilmektedir. Sistem içerisinde kullanıcılar her aşamada yönlendirilme, tanımlanmış sınırlandırmalar ve güvenlik duvarları çerçevesinde gerekli veriye erişmeleri sağlanmaktadır. KİY sistemlerinin dayandığı temel unsurlar arasında farklı içeriğin bütünleştirilmesi, iş akışın sağlanması, iş süreç yönetimi ve verilerin paylaşımını etkileştirmek üzere işbirliği koşullarının tanımlanması yer almaktadır. Elektronik sistemlerde verilerin depolanması ve erişimini etkinleştirecek sunucu mimarisinin, Web istemcilerin vb. araçların tasarımı ve etkinleştirilmesi diğer KİY unsurları arasında yer almaktadır. 76 KİY, elektronik sistemlerde yer alan içeriğin yönetimine çok yönlü bir yaklaşım getirmektedir. Bu çerçevede kurumsal bilgi ve belge yönetimi uygulamaları, aşağıdaki temel başlıklarda verilen alanlarda uygulamaları içerecek biçimde yeniden tanımlanmak durumundadır. 77 Web 2.0 Uygulamalarının KİY Çözümlerine Katkısı Web 1.0 uygulamalarının üzerinden 15-20 yıllık bir süre geçtikten sonra Internet uygulamalarının gelişimine paralel olarak gündeme giren Web 2.0 uygulamaları hızla yayılmaktadır. Web 2.0, Web üzerinde içerik yönetimine dönük bütünüyle yeni modeller sunmaktadır. Bütünleşik sistemler ya da sosyal ağ uygulamaları ile içerik yaratma editoryal bir uygulama olmaktan çıkıp kullanıcı merkezle hale gelmeye başlamıştır. Bu gelişmeler içeriğin ortaklaşa yaratılması ve tekrar kullanımına olanak sağlayan yeni bir yaklaşımı ortaya koymaktadır. 78 Web 2.0 Web 2.0 aşağıdaki başlıklar altında tanımlanmaktadır: Platform olarak Web Ortak aklın harmanlanması Veriler işlemcidir Yazılım yayıncılığının sonu Hafifletilmiş programlama modeli Sadece bir aracı üzerinde yazılım uygulamaları (Bailey, 2008; Cimtech Ltd, 2009, s.13). 79 Web 2.0 Van Harmelen Web 2.0 uygulamalarını 7 farklı türde sınıflamaktadır. Bunlar Bloglar Wikiler Sosyal imleme-etiketleme (social bookmarking) Medya paylaşım hizmetleri Sosyal ağ sistemleri Ortaklaşa düzenleme (editing) araçları Konsorsiyum ve Duyuru Teknolojileri (Syndication and notification Technologies) 80 Web 2.0 Pasif olarak yayımlanan bir Web içeriğine ek olarak yeni sistemler, içeriğin tekrar kullanımı, gözden geçirilmesi, etiketlenmesi ve ilgili diğer içeriklerle ilişkilendirilmesi olanağı vermektedir. Web 2.0 uygarlarının kullanımı günümüzde dramatik boyutlara ulaşmıştır. Günümüzde Web 2.0 uygulamaların getirdiği en önemli yeniliklerden birisi de Web’i, kişilerin IT alt yapısı haline getirmesi ve istenilen içeriğe erişim ve kullanımda masaüstünü bir aracıya dönüştürmesidir. Bu kapsamıyla Web 2.0 küresel bir içerik yönetim sistemidir. Web 2.0 uygulamaları ortaklaşa üretim, gözden geçirme, yayım, değerlendirme, düzenleme ve arşivleme olanakları ile içeriğin Web ortamında yönetimine dönük tüm gereksinimleri karşılayabilmektedir 81 Adım Adım KİY Uygulamaları Sağlama a. El ile üretilen ya da sağlanan dokümanlar El ile sağlanan dokümanlar kağıt dokümanlardan elektron ofis dokümanlarına kadar, e-postalar, formlar, çoklu ortam nesneleri, dijitalleştirilmiş konuşma ve video dosyaları ve mikrofilmleri kapsayan bilginin tüm formlarını içermektedir. Otomatik ya da yarı otomatik sağlama EDI ve XML dokümanları, iş ve ERP uygulamalar ya da var olan uzman uygulama sistemlerindeki kaynakları tanımlamaktadır. b. Sağlanan bilgiyi işlemeye dönük teknolojiler Taranmış dokümanları ve dijital faksları algılamaya dönük teknolojiler. Bunlar arasında: Optik Karekter Algılama (Optical Character Recognition, OCR) İmaj bilgilerin makinaca okunabilir kaakterlere dönüştürülmesini sağlamaktadır. Elyazısı Karakter Algılama (Handprint Character Recognition, HCR) El yazısı ile yazılmış ya da çizilmiş bilgilerin makinaca okunabilir hale dönüştürülmesini sağlamaktadır. Konu ile ilgili gelişmeler devam etmektedir. Akıllı Karakter Algılama (Intelligent Character Recognition, ICR) OCR ve HCR teknolojilerinin bir ileri aşamasını oluşturmaktadır. Sonuçları geliştirmek için karşılaştırma, mantıki bağlantılar ve kontroller yapılmakta, referans listeleri ve var olan master veriler karşılaştırılmaktadır. Optik İz Algılama (Optical Mark Recognation, OMR) OMR kontrol kutuları için kullanılmaktadır. Örneğin anket vb formlarda işaretlenmiş verilerin algılanması Barkod Barkodlanmış dokümanlar otomatik algılama ve dosyalamada kullanılmaktadır. 82 Sağlama c. Doküman görüntüleme Doküman görüntüleme işleme teknikleri imajların sağlanması, görüntüleme kalitesinin geliştirilmesi için kullanılmaktadır. Görüntü formunun değiştirtmesi, hizalama, açıklama, yakınlaştırma, sayfaların ayrılması, netleştirme gibi uygulamaları içecektedir. d. Form işleme Formların sağlanmasında bilgi içeriği ve doküman karakterleri belirleyici olsa da iki grup teknolojiden söz edilmektedir. Kağıt formlar: Daha önce kağıt ortamda yer alan kurumsal ya da kişisel formların taranarak ve algılama teknolojileri kullanılarak elektronik ortamda kullanılmasının sağlanması E-formlar/Web formları: Otomatik sistemlerce şablon yapısı ve diğer özellikleri bozulmadan elektronik formların sağlanması e. COLD (Computer Output to Laser Disc) Kurumsal Rapor Yönetimi (Enterprise Report Management) olarak da bilinmektedir. Muhasebe kayıtları, envanterler, gelen ve giden belgeler gibi yüksek volümlerdeki bilgi ve belge kaynaklarının sağlanması, arşivlenmesi, depolanması ve erişimi için kullanılmaktadır. Bu sistemler basılı sistemler ya da mikrofiş uygularların yerine uygulanmaktadır. COLD terimi Uluslararası Standartlar Örgütü ISO, Amerikan Standartlar Örgütü ANSI ve konuyla ilgili çalışmalara öncülük eden Bilgi ve İmaj yönetimi derneği AIIM tarafından Kurumsal Rapor Yönetimi terimi ile eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management#Technologies_for_processing_captured_info rmation f. Bütünleştirme (Aggregation): Farklı üretim ve sağlama araçlarından elde edilen verilerin birleştirilmesi işlemidir. Amaç farklı kaynaklardan gelen verilerin tek biçime dönüştürülmesi ya da ortak bir sistem içerisinde kullanılabilmesinin sağlanmasıdır. 83 Yönetim Bilginin yönetimi, işlenmesi ve kullanımı için gerekli fonksiyonların tanımlanması Yönetim ve erişim için veritabanları ile Yetkilendirme sistemine erişim uygulamalarını içerir ECM sistemlerinin amacı alt sistemleri oluşturan doküman yönetimi, Web içerik yönetimi, belge yönetimi ve iş akışı yönetimi uygulamalarına dönük bütünleşik yapının etkin yönetimine dönük uygulamaların geliştirilmesidir. Bu kapsamda standart ara yüzlerin oluşturulmuş ve güvenli iletişim işlemlerinin tanımlanmış olması gerekmektedir. 84 İşbirliği (collaboration)–Ortak Sistemler ve Grup Yazılımları (groupware) İşbirliği genel bir tanımla ortak çalışmak anlamına gelmektedir. Özellikle geliştirilen grup yazılımları içeriği oluşturan farklı kaynakları arasında işbirliğini son derece etkin hale getirmektedir. Özellikle; Ortak olarak kullanılabilen bilgi veri tabanları Bütünleşik, eşzamanlı kontrolü bilgi işleme Ortak bilgi işleme için yetenekler, kaynaklar ve geçmişe dayanan bilgi İdari unsurlar. Örneğin beyin fırtınası için beyaz tahta, randevu takvimi, proje yönetimi gibi. Video konferans gibi iletişim uygulamaları Ortak bilgi işleme için diğer uygulamalardaki bilginin bütünleştirilmesi. 85 Web İçerik Yönetimi ECM Web içerik yönetimi ile bütünleşmek durumundadır. Ancak kurumun Internet, Extranet ya da ilgili bir portalda yayımlamayı düşündüğü bilgi içeriğini önceden tanımlaması, kimlerin hangi yetkiyle ilgili içeriğe erişimin sağlanacağının belirlenmesi gerekir. Web içerik yönetimi aşağıdaki fonksiyonları içerir: Kontrollü üretim ve yayım sürecinde var olan bilginin düzenlenmesi ya da üretimi Web sunumu için bilginin sağlanması ve idaresi Çeşitli gösterim formatlarının kişiselleştirilmiş gösterimlerin ve versiyonların otomatik olarak dönüştürülmesi Kamuya açık ve kapalı bilginin yayımı ve erişimi ilkelerinin belirlenmesi Internet sunumlarının görüntülenmesi (tarayıcı, HTML, XML vb.) 86 Belge Yönetimi-Dosya ve Arşiv Yönetimi Geleneksel elektronik arşiv sistemlerinin ötesinde, belge yönetimi (bu kapsamda elektronik belge yönetimi ya da ERM uygulamaları) kurumun arşivleme gereksinimi duyduğu belge, önemli bilgi ve verilerin yönetimi içermektedir. Belge yönetimi depolama ortamlarına bakılmaksızın belge niteliğindeki tüm dokümanların yönetimini kendi kapsama alanına alarak aşağıdaki işlevler altında tanılanmaktadır. Bilginin düzenli biçimde depolanması için dosya planı ve diğer yapılandırılmış indekslerin görüntülenmesi. Thesarus ve kontrollü listelerle destekleyerek bilginin anlaşılır biçimde indekslenmesi. Belge saklama ve imha şemalarının yönetimi. Bilgi formatı ve içeriğinin korunması Bilginin dağıtımı, depolanması ve erişimi üzerine genel ve kuruma özel koşulların tanımlanması ve uygun sistemlerin geliştirmesi. 87 İş akışı / İş Akış Süreç Yönetimi İş akışı ve iş akış süreç yönetimini birbirinden ayrı tanımlamak gerekmektedir. İş akışı iş sürecinin kontrolü için geliştirilen teknik ve uygulamalardan oluşmaktadır. İş akışı aşağıdaki uygulamaları gerektirir iş süreçlerinin ve organizasyon yapısının tanımlanması İlgili doküman ve veriler ile gruplandırılmış bilginin sağlanması, idaresi, tanımlanması ve iletimi. Veri işleme ve ofis uygulamaları ile ortaklaşa çalışma Hatırlatıcı, yetkilendirici, mühletler (deadlines) ve diğer idari fonksiyonlar İş sürecinin statüsü, dolaşımı ve çıktılarının kontrolü ve dokümantasyonu Tasarım ve gösterim işlemlerine dönük araçlar 88 İş akışı / İş Akış Süreç Yönetimi 2 İş akış süreç yönetimi iş akışından bir adım ötedeki uygulamaları tanımlamaktadır. Yukarıdaki uygulamaların kurumsal içerik yönetimi kapsamında bütünleşik yürütüldüğü uygulamalar iş akış süreç yönetimi kapsamında değerlendirilmektedir. Bu kapsamda: Fonksiyonları önceden tanımlanmış bütüncül bir iş akış sistemi, Sunucu düzeyinde işlem ve veri kontrolü, Farklı uygulamalar arasında entegrasyonu sağlamaya dönük kurumsal uygulama entegrasyonu (enterprise application integratin, EAI) Yapılandırılmış kurallar, bilgi ambarlarının entegrasyonu, kullanıcıları çalışmalarında destekleyen uygulamalarla iş bilgi sistemi (business intelligence, BI). 89 Depolama Depolama geçici, belirli bir süre ve akılcı olmak üzere üç aşamada tanımlanmaktadır. Bu çerçevede her aşamada verilerin hangi ortamlarda kimlerin erişimine açık tutulacağı, koruma ve güvenlikle ilgili uygulamaların ne şekilde tanımlanacağının belirlenmesi gerekmektedir. Depolamada aşağıdaki unsurlar ön plana çıkmaktadır. Dosyalama Sistemi Dosyalama sistemi birbiriyle ilişkili bilgilerin bir arada ve kurumsal ilişkilerini yansıtacak biçimde depolanması ve erişimi ile ilgilidir. Kurumun gerek kendi birimleri arasında gerekse ilişkili diğer kurumlarla iletişiminde standart dosya planlarının uygulanması son derece önemlidir. 90 Depolama-2 İçerik Yönetim Sistemi Özel depolama sistemlerine ve veritabanlarına içeriğin kaydedilmesi ve erişimine dönük uygulamaları kapsamaktadır Veritabanları Veritabanı idareci erişim bilgisi. Ayrıca dokümanların, içeriğin ya da medya varlıklarının doğrudan kaydedilmesini de içerir. Veri Ambarı (data warehouse) Veritabanlarını temel alan compleks depolama sistemleridir. Tem bilgi kaynaklarından bilgi sağlar ya da gönderme yaparlar. 91 Koruma Koruma unsurları arasında, kurumsal içeriğin uzun süre korunması, güveli depolama ve yedekleme, değiştirilmemiş bilgi ve arşivsel değeri olmayan kısa dönemli bilginin etkin denetimi yer almaktadır. Literatürde ilgili çalışmalar elektronik arşivleme olarak da tanımlanmaktadır. Bu kapsamda belge yönetimi, doküman ya da imaj yönetimi, bilgi erişim ve depolama sistemleri de yer almaktadır. Koruma faaliyetlerinde uzun süre koruma (long term preservation) ayrı bir önemle ele alınmak durumundadır. 92 Koruma-2 Elektronik sistemlerde bilginin depolanabilme süresi ve alternatif yedekleme uygulamaları üzerinde durulması gereken konular arasındadır. Bu kapsamda aşağıdaki depolama ortamları üzerinde durulmalıdır. WORM optik diskleri (Write Once Read Many, WORM) WORM hard disk sürücüleri Özel yazılım koruması ile üzerinde yazım, silinme, düzeltme vb işlemlerinden koruyan manyetik disk depoları Depolama Ağları Mikrofilmler Kağıt Ara yüz, metadata, veri yapıları ve obje formalarındaki standartlar da bilgiye güvenli biçimde erişmek için önemlidir. Uzun süre koruma uygulamalarında ayrıca iki unsur önem kazanmaktadır. 93 Taşınma (migration) İçeriğin taşınmasında süreklilik, indeks verileri ve meta verileri, eski sistemden yeni sisteme objelerin özgün biçimde transferi, erişim ve kullanım güvenlik tanılamaları, ilgili olmayan içeriğin silinmesi, depolanmış içeriğin formatlarının güncellenmesi üzerine yakınsama (conversion) teknolojiler bu kapsamda değerlendirilmektedir. 94 Emülasyon (emulation) Eski yazılımların emülasyonu orijinal veri ve objelere erişim için gereklidir. Özel yazılım olanakları ile de geçmiş versiyonlarda hazırlanmış içeriklere yeni yazılımlarda erişmek mümkün olabilmektedir. 95 Erişim Erişim temel ECM parçalarından olan yönetim, depolama ve koruma unsurlarında bilginin sunumu ile ilgilidir. Erişim çalışmaları kapsamında sağlanacak bilginin hangi formatlara aktarılacağı, dönüşüm ve güvenlik teknolojileri ile yayım ile ilgili ilkeler bu kapsamda değerlendirilmektedir. Şablon ve formatlama çıktılarına dönük araçlar, yayım ve yayıncılık uygulamaları erişimin unsurlar arasındadır. Dönüşüm (transformation) tekolojileri arasında aşağıdakiler sıralanabilir: COLD/ERM (Computer Output to Laser Disk) Elektronik ortamda bilginin çıktılarının yayımı için kullanılır. Kişiselleştirme Web tabanlı postalların bir özelliği olmakla birlikte ECM uygulamalarına da uyarlanabilir. Kişiselleştirme uygulamaları kullanıcılara belirli fonksiyonları ve gereksinim olan bilgiyi kullanabilme olanağı verir. XML (Extensible Markup Language) Ara yüzlerin, yapıların, metadata bilgilerinin ve dokümanların tanımlanmasına olanak veren bir tanımlama dilidir. . XML bilginin tanımlanması üzerine evrensel bir teknolojiye dönüşmüştür. 96 Erişim-2 PDF (Portable Document Format) Platformdan bağımsız olarak bilginin sunumuna olanak tanıyan basım ve yayım formatıdır. TIFF’den ayrı olarak PDF içerik taramasına, metadata eklemesine ve elektronik imza uygulamalarına olanak sağlamaktadır. XPS (XML Kağıt Spesifikasyonu) XPS dokümanlarının dağıtımı, arşivlenmesi, gönderimi tanımlayan Microsoft tarafından geliştirilmiş bir XML spesifikasyonudur. Dönüştürücü ve Görüntüleyiciler Tekbiçim formatlara dönüştürülmesi için bilginin yeniden formatlanması ile farklı formatlardaki bilginin çıktısı ve gösterimi. Sıkıştırma Bilginin kapladığı alanı daraltmak için kullanılan uygulamalar. Birlik (syndication) Birlik yönetimi kapsamında farklı formatlardaki içeriğin gösterimi için kullanılır. Aynı içeriğin farklı formlarda, farklı amaçlarla çoklu kullanımına izin veririr. 97 Güvenlik Teknolojileri ECM uygulamalarında güvenlik teknolojilerinin her aşamada tanımlanması gerekir. Örneğin elektronik imza sadece doküman gönderilirken değil, veriler örneğin taranarak sağlanırken, doküman bütünlüğünün korunarak alındığını ortaya koyma için, kullanılır. Kısa adı PKI (public/private key infrastructure) olan anahtar tanımlama alt yapıları elektronik imza için temel teknolojilerdir. PKI’ler anahtar ve sertifikasyonlar ile imzaların özgünlüğünü denetlerler. Diğer elektronik imza uygulamaları gönderici ve gönderilen verinin bütünlüğünün korunduğunu tanımlarlar. 98 Güvenlik Teknolojileri-2 Avrupa’da farklı güvenlik koşulları tanımlanış basit (simple), gelişmiş (advanced) ve yetkilendirilmiş (qualified) olmak üzere üç farklı elektronik imza formatı kullanılmaktadır. Pek çok AB ülkesinde yetkilendirilmiş elektronik imza uygulamaları senet hükmünde kabul edilmektedir. Güvenlik teknolojileri kapsamında dijital hak yönetimi (dijital right management, DRM) ve filigran (watermarking) uygulamaları da yer almaktadır 99 Yayım ECM uygulamalarına ilişkin teknolojiler temel olarak, kontrolü ya da kullanıcı oryantlı biçimde çeşitli rotalardan hedef kitleye ECM içeriğinin sağlanmasına odaklanmaktadır. Kullanıcılar ilgili içeriği e-postalar, veri medyaları, duyurular (memos), portallardan ve Web sitelerinden pasif yayım ile sağlayabilmektedirler. Olası çıktı ve yayım araçlar arasında; Internet, exrtanet ve intranet, E- iş portalları, Çalışan portalları, E-posta ve faks, EDI, XML ve diğer formatlardan veri transferi, Cep telefonu PDA ve diğer mobil araçlar, Dijital TV ve diğer çoklu ortam hizmetleri, CD, DVD ve taşınabilir bellek araçları ve Kağıt yer almaktadır. 100 TÜRKİYE’DE KAMU İDARESİNDE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ 101 e-imza KAMUDA BiLGİ ve BELGE DEĞİŞİMİ* İlkeler Kurumlar, mevcut uygulamalarının (legacy sistemler), özellikle iş-kritik uygulamalarının ve verilerinin bulunduğu yatırımlarını mümkün olduğunca koruyabilmelidir. Kurumların legacy sistemlerinin korunması ve bu sistemlerin diğer sistemler ile bütünleştirilmesi projelerin sürelerini kısaltmak, geri dönüşü hızlandırmak ve değişimin getireceği sıkıntıları en aza indirgemek adına önemlidir. Bu doğrultuda, kurumların legacy uygulamaları ile e-Devlet yapılanması arasında bulunacak arabulucular, dışarıya verilecek hizmetin modern XML teknolojileri ile verilebilmesini sağlayacaktır. Bu amaçla; arayüzler (interface), arabulucular (middleware), uyarlayıcılar (adaptörler) ya da sarmalayıcılar (wrapper) kullanılabilmektedir. * TBD Kamu-BİB Kamu Bilişim Platformu VII e-imza Kamuda Bilgi ve Blge Değişimi 3. Çalışma Grubu Raporu 102 İlkeler-2 Arka Ofis uygulumalarının ve/veya kurum dışı diğer süreçlerin kurumun iş süreçleri temel alınarak bütünleştirildiği ve akışın tanımlandığı bir yapılanma gerekebilir. Bu yapılanma sayesinde iş süreçleri ile teknoloji arasında bir soyutlama yapmak da mümkün olabilecektir. Böylece iş süreçlerindeki değişiklikler kodlamaya ihtiyaç duyulmaksızın yapılandırılabilecektir. İş süreçleri arasında yönlendirme, kayıt tutma ve güvenli iletişimin sağlanması gerekecektir. Üretilen veri/bilgi/belgeleri anlamsal bütünlük (semantic integration) gözeterek kullanıcılarına sunan bir yapı bulunmalıdır. Bahsi geçen tüm fonksiyonların ve tüm iş süreçlerinin kalbi olan bileşen Metaveri Deposudur. Metaveri deposu olmaksızın bilgi/belgeleri aramak, bulmak, tasnif etmek ve yönetmek mümkün değildir. Daha da önemlisi, metaverinin oluşturulması ile bu belgede çokca bahsedilen anlam bütünlüğünün de sağlanması yönünde çok önemli bir adım 103 atılmış olacaktır. Güvenlik Gereksinimleri Güvenlik, çok kullanıcılı sistemlerin ortaya çıkmasından beri var olan en temel problem olagelmiştir. Özellikle de açık şebekeler üzerinden erişilen ve karmaşık uygulamaların çalışabilmesi için vazgeçilmez bir unsurdur. Güvenliğin bileşenlerinden olan, doğrulama, yetkilendirme ve izleme (authentication, authorization, accounting) birbirlerinden ayrılmaz parçalar olarak birlikte ele alınmalıdır. Bunun da ötesinde, güven yönetimi, risk analizi, doğruluk, bütünlük, gizlilik gibi başka bileşenleri de mevcuttur. 104 Güven Yönetimi Kurum içerisindeki güven yönetimi daha çok kurumun iç işleyişini ilgilendirmekle birlikte, bilgi/belgenin kurumlar arasında dolaşmaya başlaması ile birlikte, kurumlar arasındaki güven yönetimi düşünülmeye değer bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu noktada, kurumların görev, yönetim, yetki ve sorumluluk anlamında birbirlerinden ayrılmış olduğu gerçeği ile uyumlu olarak, federe bir güven yönetimi (Federaed Trust Management) modeli kullanılması gerekecektir. Böylece kurumların görev ve yetki alanlarında ihtiyaç duyacakları değişik mekanizmaları ve güvenlik seviyelerini belirleme serbestisini getirirken, kurumlar arası bilgi/belge akışında da asgari müştereklerin yakalanması mümkün olabilecektir. 105 Risk Analizi Bütün güvenlik önlemleri alınsa dahi, bilgi/belgenin hareketi esnasında riskleri sıfırlamak söz konusu olamayabilir. Güvenlik konusunda yapılan tüm çalışmaların, riskleri makul bir düzeye kadar azaltmak üzerine olduğu düşünülmektedir. Bu noktadan hareketle, güvenlik mimarisinin oluşturulmasına, bilgi/belgenin hareketi esnasında ortaya çıkabilecek risklerin neler olduğunu, bu risklerin gerçekleşmesi durumunda ortaya çıkabilecek zarar ve ziyanı ve bu zararın maddi/manevi boyutlarını araştırarak başlamak gerekmektedir. Kurumların, kurumsal güvenlik risklerini gerçekçi olarak değerlendirebilmek için uzman kurumlardan, bağım 106 Bütünlük/Doğruluk Veri/bilgi/belgenin durağan veya hareket halinde iken aslına uygun olduğunun garanti edilmesi anlamına gelmektedir. Bu garanti, hash veya sayısal imza teknolojileri ile mümkün olabilmektedir. Sayısal imza sayesinde hareket halindeki bir bilgi/belgenin gönderenini doğrulamak da mümkün olabilmektedir. 107 Gizlilik Veri/bilgi/belgenin durağan veya hareket halinde sadece yetkili kişiler tarafından anlamlandırılmasını sağlamak anlamına gelmektedir. Bu, kriptolama ve dekriptolama teknikleri ile mümkün olabilmektedir. Amaç, bilgi/belgenin başkalarının eline geçmesine engel olmak değil, eline geçse dahi anlaşılamaz bir halde olmasını sağlamaktır. Modern kriptolama teknolojileri anahtarlar içermektedir ve yetkili kişide bulunan anahtar ile kolaylıkla okunabilmektedir. Bu bakımdan, kripto algoritmalarının güvenliğinin anahtar uzunluğu ile birlikte, anahtar güvenliği ile de eşdeğer olduğunun unutulamaması gereklidir. Bunun yanısıra, tüm kripto algroritmalarının sonsuza dek bir güvenlik sağlamadığı da herkesçe bilinmektedir. Anahtar uzunluğunu belirlenirken, bilginin geçerlilik süresi parametresi en önemli girdi olacağı düşünülmektedir. 108 Doğrulama Doğrulama işlevi için kullanılan doğrulama mekanizmasına bağlı olarak merkezi bir otorite, dağıtık bir yapı, üçüncü taraflar veya bunların birlikte uygulandıkları modeller belirlenebilir. Bu, federe güven yönetimi modeli gereği her kurumun ayrı ayrı vereceği bir karardır. Kurumlar arasında bilgi/belge değişimi esnasında merkezi bir yapının kurulması söz konusu ise, -ki “E-Devlet Kapısı” projesinde böyle bir yapı kurulmaktadır- doğrulama işlevinin bu yapı üzerinden gerçekleştirilmesi önerilmektedir. 109 Doğrulama Doğrulama gereksinimlerini üç aşamada incelemek doğru olacaktır 1. Kullanıcıların doğrulanması Kullanıcıların doğrulanması için değişik mekanizmalar yıllardan beri kullanılmakta ve bu mekanizmalara hergün yenileri eklenmektedir. Günümüzde, bu amaçla kullanıcı adı/şifre, OTP (One Time Password), sayısal sertifika gibi yöntemler vardır. E-imza uygulamalarının yasal çerçevesi sadece kişilerin yasal sonuçlar üretebilecek imzaya sahip olmasını mümkün kılmaktadır. 110 Doğrulama-2 2. Uygulamalar arasındaki doğrulama Uygulamaların karşılıklı olarak birbirlerini doğrulamaları ve böylece doğru uygulama ile haberleştiklerinden emin olmalarıdır. Bu doğrulama için sayısal sertifikalar kullanılmaktadır. Şu anki yasal çerçevede e-imza’nın sadece kişilere verilebileceği değerlendirilmektedir, uygulamaların ürettiği bilgilerin de yasal geçerliliğin olabilmesi için geçici çözümler yerine kalıcı ve özel çözümler üretilmesi önerilmektedir. Ayrıca, bu konuda yasal bir düzenlemenin ya da standart bir tekniğin yapılması da süreçlerin otomize edilmesi için önemli bir katalizör olacaktır. 111 Doğrulama-3 3. Sistemler arasında doğrulama Uygulamalardan bağımsız olarak fiziki sistemlerin doğrulanmasıdır. Bu da, isteği gönderen makinanın gerçekten yetkili makina olduğunu doğrulamak demektir ki, uygulamalar arası doğrulamanın bir alt seviyede ve tamamlayıcısı olan şeklidir. Bu noktada da sayısal sertifikalar kullanılabilmektedir. Ne var ki, tıpkı uygulamalar arası doğrulama da olduğu gibi sadece bu yolla doğrulanarak üretilmiş bilgi/belgelerin yasal geçerliliği konusunda uzman tartışmalarına ihtiyaç olduğu düşünülmektedir. 112 Yetkilendirme Kurumlar arası bilgi/belge akışında, yetkilendirme mekanizmalarını kurumların kendilerinde tutmaları önerilmektedir. Bu yukarıda önerilen federe güven yönetimi modelinin bir gereğidir. Böylece, kurumlar kendilerine doğrulanmış olarak gelen isteklere, isteğin konusu olan bilgi/belgeyi verip vermemekte, kendi ihtiyaçları doğrultusunda kendi karaliste veya doğrulama metodları ile bir kere daha doğrulama veya tümden reddetme hakkını saklı tutabilirler. 113 Kayıt Tutma (logging) Yapılan tüm işlemler, anında veya daha sonra incelenmek üzere saklanmalıdır. Bu anlamda, kurum içi veya kurumlar arası tüm bilgi/belge akışı ve bu akışa ilişkin adımlar hem kaynak, hem de hedef kurumda kayıt altına alınmalıdır. Eğer, bu iletişim merkezi bir yapı üzerinden gerçekleşiyor ise, ki “E-Devlet Kapısı” projesinde böyle bir yapı kurulmaktadır, o zaman tüm işlemin merkezde de kayıt altına alınması gerekmektedir. Ancak, merkezde tutulacak bu kayıtların gerekli durumlarda ihtilaf çözme işlevi de unutulmamalıdır. 114 E-Devletin İşleyişi 115 Kamuda Elektronik Belge Yönetimi Belge Yönetim Süreç Bileşenleri. • Elektronik belge yönetimi, e-devlet uygulamalarında bilgi ve belge paylaşımının güvenli, özgün ve yasal olarak yapılmasına olanak sağlayan önemli bir yönetim aracıdır. Söz konusu araç, elektronik gereçler üzerinde üretilen belgelerin, belge yasam döngüsü içindeki her evrede nasıl isleme konulacağını içeren ilke ve uygulamalardan oluşmaktadır. Bu yaklaşımın amacı, elektronik belgeler için kontrollü bir Belge Yönetim Surecini sağlamaktır. Bu süreç, kayıt edilecek dokümanların belirlenmesinden arşivlenmesine kadar suren 10 farklı uygulama aşamasını kapsamaktadır. TBD Kamu-BİB Kamu Bilisim Platformu XI Elektronik Belge Yönetimi Surum 0.2 [DPT 2005a] T.C. Başbakanlık, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Bilgi Toplumu Dairesi, Şubat 2005, “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Taslak Sürüm 1.0”. [DPT 2005b] T.C. Başbakanlık, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Bilgi Toplumu Dairesi, Mart 2005, “e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2003-2004 KDEP Uygulama Sonuçları ve 2005 Eylem Planı”. [DPT 2005c] T.C. Başbakanlık, Devlet Planlama Teşkilatı, Ocak 2005,, “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı-Değerlendirme Raporu, Rapor No:4”. [Öztürk, 2005] Özgür Öztürk, 2005, “, Atılım Üniversitesi, Fen Bilimleri Enstitüsü, Bilgisayar Mühendisliği Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Bitirme Tezi. [KAMU-BIB 2004] Ziya Karakaya ve di rleri, Mart 2004, “e-Devlet: Kamuda Ortak Veri-Bilgi Paylaşımı”, TBD, KAMU-BIB 2003-2004, 2. Çalışma Gurubu Raporu. [KAMU-BIB 2003] Ziya Karakaya ve diğerleri, Mart 2003, “Kurumlararası Bilgi Değişimi Esaslarının Belirlenmesi”, TBD, KAMU-BIB 2002-2003 4.Çalışma Gurubu Raporu. 116 Belge Yönetim süreci Sekli'de gösterilmektedir. 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 Toplumsal Dönüşüm Ekseni Mevcut Durum Raporu Kalkınma Bakanlığı 4 Şubat 2014 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 Bilgi Teknolojileri Sektörü Ekseni Mevcut Durum Raporu Kalkınma Bakanlığı 4 Şubat 2013 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 Kamuda Hizmetlerinde Kullanıcı Odaklılık ve Etkinlik Eksenli Mevcut Durum Raporu Kalkınma Bakanlığı 4 Şubat 2013 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 47 236 47 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 Kamuda E-Devlet Kapsamında EBYS Uygulamaları 261 Kamuda E-Devlet Kapsamında EBYS Uygulamaları 28/07/2006 tarihli ve 26242 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 2006/38 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı ile uygulamaya konan Bilgi Toplumu Stratejisi eki Eyle Planı’nda yer verilen 73 no’lu “Ortak Hizmetlerin Oluşturulması” eylemi etkin ve birlikte çalışabilir bir edevlet yapısının oluşturulması amacını taşımakta olup Kalkınma Bakanlığı söz konusu eylemin sorumlusu olarak tespit edilmiştir. Bahsi geçen eylem kapsamında kamu kurum ve kuruluşlarında ortak olarak yürütülen bazı fonksiyonların merkezi olarak sunumu konusunda çalışmalar yapılması öngörülmüş, bu doğrultuda, kurumlar arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesi konusundaki çalışmalara hız verilmiştir. Söz konusu çalışmalar kapsamında,2010 yılı Mayıs-Haziran aylarında, başta Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü olmak üzere elektronik belge yönetim sistemi kullanan kamu kurum ve kuruluşları ile Türksat A.Ş., PTT ve elektronik belge yönetimi sistemi çözümleri geliştiren olan sektör temsilcileri ile toplantılar düzenlenerek mevcut durum değerlendirilmiş ve ihtiyaçlar tespit edilmiştir. Yapılan değerlendirmeler neticesinde, kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesini amaçlayan e-Yazışma Projesi Kalkınma Bakanlığı tarafından 16 Şubat 2011 tarihinde danışmanlık hizmeti alımı yoluyla başlatılmıştır. 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 ALANLAR 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296
© Copyright 2024 Paperzz
