8. hrvatski kongres o osteoporozi 13.-16.11.2014. Rovinj, hotel Park Prijava za sponzorstvo: Prijavu s ispunjenim obrascem za sponzorstvo treba poslati na: Medevent d.o.o. Laginjina 9 10000 Zagreb tel: 01 4921 779 fax: 01 5802 119 [email protected] www.medevent.hr Kada se odlučite o odabiru sponzorstva, molimo Vas pošaljite nam ispunjeni obrazac. Tada ćemo Vam poslati račun, ponudu ili ugovor, ovisno o odabranom načinu plaćanja. Nakon primitka uplate poslat ćemo Vam potvrdu o rezervaciji odabranih stavki vezanih uz sponzorstvo/izložbu. Ostatak do punog iznosa, molimo Vas, uplatite do početka Kongresa. Uvjeti plaćanja: 50% kao potvrda odabranog sponzorstva Sva plaćanja moraju biti izvršena prije početka Kongresa Način plaćanja: Broj računa: OIB HR0524840081105962055 RBA 04065891572 Otkaz: Otkazivanje sponzorstva/izložbe morate podnijeti pismenim putem na Medevent d.o.o. Organizatori će zadržati:    10% ugovorenog iznosa ako je otkazan 2 mjeseci prije Kongresa 50% ugovorenog iznosa ako je otkazan 2 tjedna prije Kongresa 100% ugovorenog iznosa nakon 2 tjedna do Kongresa Opći uvjeti sponzorstva/izložbe: Rokovi i uvjeti biti će navedeni na Obrascu za prijavu sponzorstva 8. hrvatski kongres o osteoporozi 13.-16.11.2014. Rovinj, hotel Park Mini simpozij u trajanju od 60 minuta     45.000,00 kn standardna audio/vizualna oprema i tehnička podrška dozvola za korištenje slogana "Mini simpozij 8. hrvatskog kongresa o osteoporozi" logo s hyperlinkom na website-u Kongresa program simpozija uključen je u konačni program U želji da u najvećoj mjeri omogući vašoj tvrtki sudjelovanje u Kongresu, Organizacijski odbor je tijekom planiranja znanstvenog programa predvidio termine ekskluzivno namijenjene satelitskim simpozijima. Nijedan kongresni simpozij neće se održavati u isto vrijeme niti će biti s istom temom. Kao organizator simpozija platit ćete fiksnu naknadu i sve ostale troškove simpozija uključujući kotizaciju, putne troškove i smještaj za predavače simpozija Program mini simpozija mora biti prezentiran predsjednicima Kongresa za odobrenje. Svi sudionici simpozija moraju biti registrirani. Mini simpoziji će biti ugovoreni prema redoslijedu prijave. Mini simpozij u trajanju od 30 minuta     30.000,00 kn standardna audio/vizualna oprema i tehnička podrška dozvola za korištenje slogana "Mini simpozij 8. hrvatskog kongresa o osteoporozi" logo s hyperlinkom na website-u Kongresa program simpozija uključen je u konačni program U želji da u najvećoj mjeri omogući vašoj tvrtki sudjelovanje u Kongresu, Organizacijski odbor je tijekom planiranja znanstvenog programa predvidio termine ekskluzivno namijenjene satelitskim simpozijima. Nijedan kongresni simpozij neće se održavati u isto vrijeme niti će biti s istom temom. Kao organizator simpozija platit ćete fiksnu naknadu i sve ostale troškove simpozija uključujući kotizaciju, putne troškove i smještaj za predavače simpozija Program mini simpozija mora biti prezentiran predsjednicima Kongresa za odobrenje. Svi sudionici simpozija moraju biti registrirani. Mini simpoziji će biti ugovoreni prema redoslijedu prijave. Konačni program 6.500,00 kn Ekskluzivni sponzorski oglas u boji bit će objavljen na prvoj unutarnjoj stranici     distribuirani svi sudionicima kongresa u kongresnim torbama uključivat će kompletan znanstveni program, društvena i turistička događanja, kao i sve praktične informacije o Kongresu objava na kongresnom panou objava na listi sponzora u konačnom programu 8. hrvatski kongres o osteoporozi 13.-16.11.2014. Rovinj, hotel Park Logo na kongresnim torbama 7.500,00 kn Sponzor će osigurati kongresne torbe za sve sudionike  logo s hyperlinkom na website-u Kongresa  objava na kongresnom panou  objava na listi sponzora u konačnom programu Akreditacije    logo na službenoj akreditaciji Kongresa objava na kongresnom panou objava na listi sponzora u konačnom programu Trakice za akreditacije    5.500,00 kn 6.000,00 kn logo na službenoj akreditaciji Kongresa objava na kongresnom panou objava na listi sponzora u konačnom programu Predsjednička večera Dogovorno Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na prestižnoj večeri s organizatorima kongresa i predavačima na kongresu       logo sponzora na pozivnicama i menu-u logo sponzora na ulasku na mjesto događanja objava na kongresnom panou logo s hyperlinkom na website-u kongresa objava u programu objava na listi sponzora u konačnom programu Koktel dobrodošlice Dogovorno Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na svečanom koktelu dobrodošlice za sve sudionike     logo sponzora na ulasku na mjesto događanja objava na kongresnom panou logo s hyperlinkom na website-u kongresa objava na listi sponzora u konačnom programu Svečana večera Dogovorno Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na svečanoj večeri svih sudionika Kongresa  1 stranicu oglasa u boji u konačnom programu  2 gratis kotizacije za 2 djelatnika Vaše tvrtke  logo sponzora na pozivnicama i menu-u  logo sponzora na ulazu u kongresne prostore  objava na kongresnom panou  logo s hyperlinkom na website-u Kongresa  objava na listi sponzora u konačnom programu 8. hrvatski kongres o osteoporozi 13.-16.11.2014. Rovinj, hotel Park Stanka uz kavu 3.000,00 kn Ovo je mogućnost za sponzora koji može biti domaćin na svečanom koktelu dobrodošlice za sve sudionike     logo sponzora na mjestu događanja objava na kongresnom panou logo s hyperlinkom na website-u Kongresa objava na listi sponzora u konačnom programu Panoi za izlaganje postera     objava sponzora na ulasku u prostor s posterima logo sponzora biti će izložen na panoima za postere objava na kongresnom panou objava na listi sponzora u konačnom programu Znakovlje    5.000,00 kn logo sponzora na svim znakovima na mjestu događanja objava na kongresnom panou objava na listi sponzora u konačnom programu Umetak u torbe   5.000,00 kn 5.000,00 kn propagandni materijal se stavlja u svaku kongresnu torbu objava na listi sponzora u konačnom programu Posebni zahtjevi Svjesni smo da navedene sponzorske mogućnosti možda neće zadovoljiti Vaše marketinške ciljeve te smo, s obzirom na to, spremni sastaviti paket koji bi odgovarao Vašim potrebama. Komercijalno znanstvena izložba održat će se u Grand hotelu. Dizajnirali smo tlocrt izložbenog prostora kako bi omogućili maksimalno predstavljanje izlagača sudionicima. Upravo zbog ovog razloga, sve pauze za kavu će i biti održane u prostoru izložbe. Zakup izložbenog prostora Cijena 1m2 podnog prostora iznosi 3.000,00 Kn plus PDV i uključuje: - minimalna površina zakupa 2m2 spominjanje na listi izlagača u konačnom programu stanka uz kavu za registrirane izlagače čišćenje izložbenih prostora i prolaza Molimo Vas, imajte na umu da čišćenje štandova, izrada izložbenog prostora i namještaj nisu uključeni u cijenu. Sve navedeno moguće je posebno naručiti kod Medevent d.o.o.    8. hrvatski kongres o osteoporozi 13.-16.11.2014. Rovinj, hotel Park Svi sponzori i izlagači mogu biti predstavljeni u konačnom programu, knjizi sažetaka i internet stranicama. Molimo pošaljite vaš oglas ili logo. OGLASNI PROSTOR  Stranice u boji u konačnom programu 1. 2.  4.000,00 Kn plus PDV 2.000,00 Kn plus PDV Stranice u boji u knjizi sažetaka 3. 4.  cijena 1 stranice u programu cijena 1/2 stranice u programu cijena 1 stranice u knjizi sažetaka cijena ½ stranice u knjizi sažetaka 4.000,00 kn plus PDV 2.000,00 kn plus PDV Banner na internet stranicama (izravni link) 5. cijena 1 bannera 1.500,00 kn plus PDV Raspored izložbenog prostora Raspored izložbenog prostora izvršit će se po datumu prijave. Kako bi se osigurala željena lokacija, potrebno je poslati obrazac za prijavu sponzorstva zajedno s uplatom elektroničkom poštom (mailom) ili telefaksom. Nakon primitka obrasca i uplate, prostor će biti potvrđen, a račun će Vam biti dostavljen poštom. Molimo da izabrani paket sponzoriranja bude jasno označen na obrascu za prijavu. Izložbeni prostor bit će dodjeljivan po redoslijedu primitaka obrazaca s uplatama. Uplate će biti vraćene ako je izložbeni prostor do prijave popunjen ili ako ponuđeni prostor ne bude prikladan. Način i uvjeti plaćanja Ovi uvjeti su ugovorni sporazum između organizatora i tvrtke izlagača. ____________________________________________________________________________________________ Obrazac za prijavu sponzorstva Obrazac za prijavu sponzorstva uzet će se u obzir samo ako je prijava ispunjena na službenom obrascu koji je i potpisan i poslan zajdno s traženom uplatom.,potrebnom uplatom. Registracija će se potvrditi ukoliko još ima slobodnog izložbenog prostora. Prijavljeni izlagači će biti pismeno obaviješteni o primitku ili odbijanju njihovih prijava. U slučaju odbijanja sve uplate će biti u cijelosti vraćene. 8. hrvatski kongres o osteoporozi 13.-16.11.2014. Rovinj, hotel Park Obveze i prava izlagača Registracija označava puni pristanak od strane izlagača na sve uvjete i pravila izložbe. Svako nepoštivanje pravila dovest će do trenutnog gubitka prava na sudjelovanje bez povrata već zaprimljenih uplata i bez daljnjeg sudjelovanja na izložbi. Prilikom prijave obrasca za sponzorstvo izlagač se bespovratno obvezuje o zauzimanju izložbenog prostora koji mu je dodijeljen, te o njegovu održavanju istog sve do datuma završetka izložbe. Izlagač može samo na svojemu zakupljenom izložbenom prostoru/štandu izlagati materijale, proizvode ili usluge opisane u obrascu za prijavu sponzorstva. Ni u kojem slučaju nije dozvoljeno reklamiranje tvrtki koje nisu izlagači. Iznajmljivanje i podjela izložbenog prostora/štanda je zabranjena. Obveze i prava organizatora Organizator preuzima obvezu podjele izložbenog prostora poštujući, koliko je god moguće, želje izlagača. Prijave će biti razmatrane po redoslijedu dospijeća registracijskih obrazaca zajedno sa uplatama. Organizator zadržava pravo, u slučaju apsolutne potrebe, preurediti položaj izložbenih prostora/štandova, bez obveze nadoknade izlagačima. Organizator također zadržava pravo ponuditi izložbeni prostor/štand, koji do večeri prije početka izložbe nije popunjen, drugom izlagaču i to bez naknade izlagaču koji se nije pojavio. Otkazivanje U slučaju pismenog otkaza slijedi postupak gore naveden. Odgovornosti oko osiguranja Organizator osigurava zaštitnu službu na području izložbe. Oprema i srodni izloženi materijali postavljeni od strane izlagača nisu osigurani te organizator ni u kojem slučaju ne preuzima odgovornost za gubitak ili kvar nanesen opremi ili dr. vlasništvu izlagača. Izlagač preuzima odgovornost osiguranja svojega vlasništva i osoblja te također vlasništva svojeg osoblja te za eventualnu nanesenu štetu neće držati odgovornim organizatore. • Predstavnik Medeventa ima pravo odlučivanja o konačnoj podjeli izložbenog prostora. • Izlagači ne smiju dodijeljeni prostor dijeliti s drugima bez unaprijed dobivenog pismenog pristanka Organizatora – Medeventa. • Organizator zadržava pravo promjene podjele izložbenog prostora, te njegova ograničavanja, promjenu lokacije ili vremena održavanja izložbe ukoliko nepredvidivi događaji uvjetuju takav postupak. Ako se, zbog nepredviđenih događaja, izložba otkaže, organizator ne preuzima odgovornost za nastale troškove, osim za trošak iznajmljivanja izložbenog prostora. • Svi izložbeni predmeti moraju biti izloženi tako da ne blokiraju prolaze između izlagača, ili ne ulaze u prostor drugih izlagača. 8. hrvatski kongres o osteoporozi 13.-16.11.2014. Rovinj, hotel Park • U standardnom izložbenom prostoru propisana visina iznosi 246 cm. Izlagači su odgovorni za troškove, uređenje, postavljanje i dostavu izložbenih proizvoda te njihovo uklanjanje s područja izložbe. • Zapaljivi materijali se ne smiju koristiti. Oprema koja se izlaže ili prikazuje mora biti postavljena pod strogim mjerama opreza. • Izlagači preuzimaju odgovornost poštivanja rasporeda izložbe, što znači da njihovi izložbeni prostori moraju biti spremni prije početka izložbe, te da ne smiju početi spremati ili pakirati prije kraja izložbe. Izlagačeva je obveza pokupiti svu svoju opremu i druge vrijednosti. Ako to ne učini organizator će organizirati njihovo uklanjanje na trošak i rizik izlagača. • Izlagači su obavezni uza svoje štandove imati dovoljan broj ljudi tijekom trajanja izložbe. • Ako izlagač ne izvrši uplatu na vrijeme, manager izložbe ima pravo prekinuti ugovor, povući potvrdu pristanka, sklopiti nove dogovore u vezi tog štanda ili zahtijevati naknadu troškova zbog nepoštivanja ugovora. • Sudjelovanje izlagača ovisit će o poštivanju svih navedenih pravila i uvjeta. Pristup izložbi omogućen je samo uz prikaz akreditacije koje će dijeliti organizator. Bedževi izlagača neće biti unaprijed poslani poštom, nego će ih se moći podignuti na mjestu za registraciju. • Organizator je zadužen osigurati dnevno čišćenje prolaza između izložbenih prostora/štandova, dok su sami izlagači zaduženi za čišćenje svojih izložbenih prostora/štandova. • Ponuda pića sudionicima od strane izlagača dozvoljena je samo ako se poštuju pravila cateringa unutar izložbene zgrade. • Izložbeni prostor koji je na raspolaganju izlagačima, mora biti vraćen u zatečenom stanju. Ako je oštećena ili izgubljena posuđena oprema ili je nastala šteta na zakupljenom prostoru, troškovi popravka ili zamjene naplatit će se izlagaču. • Sva posebna dekoracija ili dodatni namještaj mora unaprijed biti prijavljen organizatoru radi autorizacije. • Reklamni paneli i sl. display-i nisu dozvoljeni izvan izložbenog prostora i kongresnog područja. • Organizator neće odobriti štandove koji ne zadovoljavaju navedene kriterije, sve dok se ne učine potrebne izmjene.