KORISNIČKE UPUTE ZA PREDSTAVNIKE SADRŽAJ: 1. Osnovne informacije o sustavu HEPI ................................................................................................................... 3 2. Pokretanje aplikacije............................................................................................................................................ 4 3. Ulaz u aplikaciju ................................................................................................................................................... 4 4. Glavni izbornik ..................................................................................................................................................... 5 5. 4.1. Prodaja grupnih izleta ................................................................................................................................. 5 4.2. Prodaja individualnih izleta ......................................................................................................................... 7 4.3. Upis detalja gostiju...................................................................................................................................... 9 4.4. Pregled prodaje ......................................................................................................................................... 10 Postavke............................................................................................................................................................. 11 5.1. Postavke printera ...................................................................................................................................... 12 5.2. Postavke aplikacije .................................................................................................................................... 13 6. Najčešći problemi prilikom korištenja ............................................................................................................... 14 7. STVARI KOJE UVIJEK MORATE IMATI NA UMU! ................................................................................................. 16 1. OSNOVNE INFORMACIJE O SUSTAVU HEPI Sustav HEPI omogućava terensku prodaju grupnih i individualnih izleta, storniranje karata, te preglede prodaje. Također, sustav je prilagođen novom zakonu o fiskalizaciji. U ovim korisničkim uputama naći ćete sve potrebne informacije za korištenje sustava, te dodan sadržaj koji vam može pomoći u otklanjanju mogućih poteškoća. Sustav omogućava rad i kada tablet nije povezan na Internet, što znači da se svi podaci najprije zapisuju na tablet, a zatim se sinkroniziraju s glavnom bazom podataka. Važno je to napomenuti, jer morate voditi računa da se svi podaci sinkroniziraju kako bi operativci mogli pratiti vašu prodaju te na osnovu tih informacija mogli organizirati izlete. Sinkronizacija se odvija automatizmom, te u većini slučajeva se nećete trebati brinuti oko toga, ali se može dogoditi da zbog nedostatka Interneta neko duže vrijeme aplikacija ne uspije sinkronizirati vašu prodaju pa mogu nastati poteškoće. Savjetujemo da nikada ne gasite u potpunosti tablet (ugasite samo ekran) jer sinkronizacija podataka se odvija i kada je uređaj na „stand by“-u. Ukoliko ste ipak ugasili tablet na duže vrijeme ili vam Internet konekcija nije bila dostupna, moguće je da će aplikaciji trebati neko vrijeme da sinkronizira sve zaostatke te će za vrijeme sinkronizacije tih podataka dosta usporiti, pa ukoliko se to dogodi, pokrenite aplikaciju i ostavite je 10-ak minuta bez da radite bilo koje radnje na njoj. Informacije o sinkronizaciji možete pratiti kroz postavke aplikacije (detaljnije pod „postavke aplikacije). Obavezno redovito punite baterije tableta i printera. Ne zaboravite redovito provjeravati da li je dostupna nova verzija aplikacije! Prije čitanja ovih uputa, savjetujemo da pročitate najprije upute o osnovama korištenja tableta, naročito ako se nikad prije niste susreli s Android uređajima. Želimo vam ugodan rad s aplikacijom. 2. POKRETANJE APLIKACIJE Aplikaciju HEPI pokrećete klikom na ikonu HEPI koja se nalazi ili na glavnom ekranu ili na listi svih instaliranih aplikacija. 3. ULAZ U APLIKACIJU Nakon pokretanja aplikacije otvara se prozor za upis vašeg korisničkog imena i lozinke. Vaše korisničko ime i lozinku će vam daje vaš operater koji vam je isporučio uređaj. Kada prvi puta unesete svoje korisničko ime i lozinku, vaši podaci ostaju spremljeni pa ih nećete trebati upisivati prilikom svakog pokretanja. Ukoliko ste unijeli ispravno korisničko ime i lozinku, klikom na “OK” otvara se glavni izbornik. 4. GLAVNI IZBORNIK Kroz glavni izbornik možete birati: 1) Sell – prodaja grupnih izleta 2) Individual Sell – prodaja individualnih izleta 3) Return – pronalaženje karata po broju karte te njeno vraćanje (funkcionalnost trenutno nije dostupna, biti će dostupna u narednim verzijama) 4) Pregled prodaje i svih karata u određenom razdoblju, te pregled njihovih detalja, ponovan ispis, vraćanje i naknadna fiskalizacija. 4.1. PRODAJA GRUPNIH IZLETA Kroz ovaj prozor prodajete grupne izlete. Popis svih funkcionalnosti je popisan po brojevima koji su naznačeni na slici. 1) Filter izleta 2) Filter jezika – Prvi prvom otvaranju prodaje, odabran vam je jezik koji najčešće prodajete. 3) Filter prioriteta. Pri prvom otvaranju forme, odabrani filter prioriteta je „High“ što znači da se prikazuju samo izleti s visokim prioritetom. To su izleti koje najčešće prodajete. Drugi prioriteti koje možete odabrati su Normal i Low, koji prikazuju sve ostale dostupne izlete. Vaš agencijski administrator može promijeniti prioritet vaših izleta. 4) Pregled svih dostupnih polazaka. Ovaj pregled prikazuje dostupne polaske kroz idućih 15 dana. Odabirom jednog ujedno birate izlet koji prodajete. 5) Odabir polazne stanice. Ovdje birate stanicu na kojoj će se gost pridružiti izletu. Uz ime stanice također možete vidjeti regiju i vrijeme polaska. (napomena: stanica nije isto što i hotel iako ima dosta stanica s istim nazivom hotela, odnosno za dosta hotela skupljanje gostiju je odmah ispred recepcije). 6) Odabir načina plaćanja (Gotovina, Kartice, itd..). 7) Ukoliko je odabran način plaćanja Kartice, ovdje možete izabrati vrstu kartice kojom se plaća (VISA, Maestro, itd..) 8) Broj karata. Ovom kontrolom birate broj karata koji želite prodati. Ako ima bilo kakvih dostupnih popusta, poput onih za djecu na primjer, tu također možete odabrati broj karata u svakoj od kategorija ponuđenih popusta. Ukoliko ima više mogućnosti popusta što može biti prikazano na ekranu, možete ići put desno da bi vidjeli ostale popuste, ili prebacite uređaj u horizontalni položaj. 9) Prikazuje regularnu cijenu jedne karate bez ikakvih popusta, te ukupnu cijenu s primijenjenim popustima za sve odabrane karte. 10) Kratke informacije o izletu (najčešće: regija polaska izleta, da li je objavljen stop booking za odabrani izlet, da li je potrebno upisati sve goste) 11) Polje za unos imena putnika. Za ovo polje unos je obavezan. 12) Ukoliko izlet ide van granica države, potrebno je upisati sva imena putnika (vidi upis detalja gostiju) 13) Odabir hotela u kojem su gosti smješteni. Ukoliko hotel u kojem su gosti smješteni nije na popisu, odaberite opciju “unknown”. 14) Upis broja sobe u odabranom hotelu. Ukoliko hotel nije odabran, odnosno ako je odabrana opcija “unknown”, neće biti moguće upisati broj sobe. Smještaj gostiju možete upisati u napomenu. Također, molim obratite pozornost na razliku između stanice i hotela, da ne dođe do zabune jer se često izleti skupljaju ispred hotela, pa stanica i hotel imaju isti naziv. Stanica je mjesto kupljenja gostiju, a hotel je smještaj u kojem su gosti smješteni. 15) Upis napomene. U napomenu možete upisati što god hoćete, primjerice smještaj (ukoliko nije na popisu), neke posebne želje gostiju, broj telefona gosta, itd. Ovu napomenu će vidjeti operater i vodič na izletu. 16) Opcija za finaliziranje prodaje i fiskalizaciju računa. Potrebno je imati Internet konekciju da fiskalizacija uspije. Ukoliko nema Interneta, izdati će se nefiskalizirani račun, a fiskalizacija će se automatski napraviti isti dan u 12h navečer. Ukoliko je sve prošlo kako treba, pojavljuje se zelena kvačica na botunu 17) Ukoliko želite napraviti samo rezervaciju, kliknite ovaj botun. Rezervacija funkcionira veoma slično prijašnjem botunu osim što se ne izdaje pravi fiskalizirani račun, već samo karta. Pripazite jer po zakonu ne smijete naplatiti uslugu bez izdanog fiskaliziranog računa. Rezervacije se naknadno mogu ručno fiskalizirati (pogledati “Status prodaje”). 18) Nakon obavljene prodaje, kliknite ovaj botun za osvježivanje prozora kako bi bili spremni za slijedeću prodaju. 19) Ispis prodanih karata. Nakon što prodate karte (Fiskalne ili samo rezervacije), ovim botunom ispisujete karte na prijenosni printer. Pripazite da vam je printer uključen i da svijetli zelena lampica na njemu, te da su postavke printera uredno namještene. 4.2. PRODAJA INDIVIDUALNIH IZLETA Kroz ovaj prozor prodajete individualne izlete. Popis svih funkcionalnosti je popisan po brojevima koji su naznačeni na slici. 1) Filter jezika služi za odabir jezika na kojem će se voditi individualni izlet. Nakon odabira jezika, bit će prikazani samo oni izleti koji su ponuđeni na odabranom jeziku. 2) Prioritet – ovaj filter služi za istu svrhu kao u prodaji grupnih izleta. 3) Ovdje birate izlet koji želite prodati iz svih ponuđenih. 4) Izbornik za odabir stanice skupljanja gostiju 5) Odaberite način plaćanja. Ukoliko odaberete način plaćanja Karticom, odaberite i vrstu kartice. 6) Ovdje birate datum polaska individualnog izleta. Imajte na umu da neki ind.izleti imaju vremensko ograničenje do kada se najkasnije može bookirati (npr. najkasnije bookirati 12 sati prije polaska). 7) Odabir vremena polaska. Odmah je ponuđeno preporučeno vrijeme izleta, ali ukoliko gosti žele, vrijeme polaska se može promijeniti. 8) Broj gostiju za individualni izlet. Cijena varira u ovisnosti na broj gostiju pa je važno odabrati ispravan broj. Imajte na umu da neki individualni izleti imaju ograničenje maksimalnog broja putnika, te da se djeca, uključujući i bebe, također računaju kao jedna osoba jer je za njih potrebna dječja auto sjedalica. 9) Odabir popusta za individualni izlet ukoliko jer gost zadovoljio određeni kriterij za dobivanje popusta ili imate odobrenje od vašeg operativca za davanje dodatnog popusta. 10) Regularna ukupna cijena za individualni izlet i ukupna cijena za individualni izlet uključujući odabrani popust. 11) Kratki opis izleta i druge informacije. 12) Polje za unos imena putnika. Za ovo polje unos je obavezan. 13) Ukoliko je potrebno definirati sve goste na izletu s njihovim detaljima, kliknete na ovaj botun. Otvara se novi prozor za unos detalja gostiju (vidi upis detalja gostiju). 14) Padajući izbornik za odabir hotela gdje je odsjeo gost. Ovo polje je obavezno ali se također može odabrati „Unknown“. Hotel „Unknown“ se u praksi najviše primjenjuje na putnike koji su odsjeli u privatnim apartmanima, te kao takvi nisu uneseni u sustav HEPI-a. 15) Polje za unos broja sobe u hotelu gdje je odsjeo gost. Ovo polje je obavezno, a služi kako bi se gost mogao kontaktirati u slučaju kašnjenja ili sličnih problema. Ukoliko je Hotel odabran kao „Unknown“, ovo polje postaje onemogućeno . 16) Upis napomene. U napomenu možete upisati što god hoćete, npr. smještaj ukoliko nije ponuđen na popisu hotela, neke posebne želje gostiju, broj telefona gosta, itd. Ovu napomenu će vidjeti operater i vodič na izletu. 17) Opcija za finaliziranje prodaje i fiskalizaciju računa. Potrebno je imati Internet konekciju da fiskalizacija uspije. Ukoliko nema Interneta, izdati će se nefiskalizirani račun, a fiskalizacija će se automatski napraviti isti dan u 12h navečer. Ukoliko je sve prošlo kako treba, pojavljuje se zelena kvačica na botunu 18) Ukoliko želite napraviti samo rezervaciju, kliknite ovaj botun. Rezervacija funkcionira veoma slično prijašnjem botunu osim što se ne izdaje pravi fiskalizirani račun, već samo karta. Pripazite jer po zakonu ne smijete naplatiti uslugu bez izdanog fiskaliziranog računa. Rezervacije se naknadno mogu ručno fiskalizirati (pogledati “Status prodaje”). 19) Nakon obavljene prodaje, kliknite ovaj botun za osvježivanje prozora kako bi bili spremni za slijedeću prodaju. 20) Ispis prodane karate. Za individualne izlete izdaje se samo jedna karta za sve goste. Nakon što prodate karte (Fiskalne ili samo rezervacije), ovim botunom ispisujete karte na prijenosni printer. Pripazite da vam je printer uključen I svijetli zelena lampica na njemu, te da su vam postavke printera uredno namještene. 4.3. UPIS DETALJA GOSTIJU Kod prodaje grupnih i individualnih izleta, ukoliko je potrebno možete upisati detalje svih putnika na izletu. Nakon odabira broja gostiju kliknite tipku i tada se otvara novi prozor za upis. Za svakog gosta ovdje upišite njegove podatke: br. Putovnice, nacionalnost, br. Osobne iskaznice (obavezno je upisati ili putovnicu ili osobnu iskaznicu), Ime, Prezime i eventualno srednje ime gosta. Za potvrdu vašeg unosa kliknite ok. Ukoliko ste određenog gosta već prethodno upisali, kako ne bi trebali upisivati sve podatke ponovno, u provom dijelu prozora možete pretražiti prethodno upisane goste po broju putovnice ili osobne iskaznice. Upišite broj za pretragu I kliknite “Search”. Ukoliko je gost pronađen pokazuje se u redu ispod, a njegove podatke učitate u donje polje klikom na “Use”. Izbornik prije tipke “Use” vas pita u koje polje gosta želite staviti (ukoliko prodajete karte za više osoba). 4.4. PREGLED PRODAJE Pregled prodaje vam omogućava provjeru svih do sada prodanih karata, provjera svih detalja o prodanim kartama, njihov ponovni ispis, povrat karata te fiskaliziranje izdanih rezervacija. Kada otvorite pregled prodaje, odmah se učitavaju sve prodane i/ili vraćene karte u proteklih 7 dana. Za pregled ostalih karata promijenite datume u pregledu i kliknite “Fetch”. Ukoliko ima više karata nego što stane na ekran, pomicanjem liste put dole možete vidjeti ostale karte. U listi su popisane sve karte s osnovnim detaljima. Važno je napomenuti da ukoliko je karta vraćena prikazuju se samo promjene unutar označenog vremenskog perioda. Npr. Karta od 100 Kn je prodana 11.04. a vraćena 12.14. Ukoliko odaberete pregled od 10.04. – 11.04. onda će se prikazivat samo prodaja te karte, odnosno u totalu 100 Kn. Ukoliko odaberete period 12.04.-12.04. onda se prikazuje samo njeno vraćanje, odnosno -100 Kn. Ukoliko odaberete period od 11.04.12.04. onda se prikazuje njena prodaja i povrat, što je ukupno 0 Kn. Za svaku kartu moguće je učiniti jednu od sljedećih akcija: 1) Pregled svih detalja 2) Ponovni ispis 3) Vraćanje karte 4) Fiskaliziranje rezervacije Kako bi izvršili jednu od ovih akcija najprije označite određenu kartu klikom na nju. Označena karta obojena je žutom bojom. 1) Pregled detalja omogućava pregled svih informacija vezanih uz označenu kartu. 2) Print ispisuje kartu na termalni printer (pripazite da vam je printer uključen) 3) Return omogućava storniranje karata: kada označite kartu i pritisnite ovo dugme pojavljuje se prozor u kojem vas traži za potvrdu storniranja. Također, ovdje je informacija u kojem obujmu se karta može vratiti po postavljenim uvjetima (npr. više od 12 sati prije polaska puni povrat, manje od 12 sati pola povrata). Također, morate odabrati način povrata sredstava (gotovina, kartica, itd.). Svaka karta, neovisno kada je prodana, može biti stornirana u 100% iznosu ukoliko se stornira unutar pola sata od prodaje, što je zaštita ukoliko slučajno napravite pogrešku prilikom prodaje. Karta koja je jednom vraćena ne može se ponovno „oživiti“. 4) Fiskal omogućava pretvaranje rezervacija u fiskaliziranu kartu. Ovo je naravno moguće isključivo za karte koje nisu prethodno fiskalizirane, odnosno napravljene su samo rezervacije. Klikom na ovu tipku označena rezervacija se fiskalizira. 5. POSTAVKE Kroz aplikaciju možete regulirati razne postavke, kao što su postavke printera, skidanje nove verzije aplikacije, upravljanje sinkronizacijom podataka i ostale postavke. Kako bi ušli u postavke dođite u glavni izbornik HEPI aplikacije i u donjem lijevom kutu pritisnite tipku . Otvara se izbornik postavki: 1) Postavke printera 2) Postavke aplikacije 3) Korisničke upute: ove korisničke upute dostupne su i iz same aplikacije na tabletu 5.1. POSTAVKE PRINTERA Sve postavke printera su namještene prije nego Vam je isporučen tablet pa je, osim u slučaju da vam printer ne ispisuje kako treba, poželjno ne dirati postavke printera. Uđite u postavke printera. Ukoliko vam bluetooth nije uključen, automatski će se upaliti. U gornjem dijelu vam se prikazuju svi dostupni bluetooth uređaji u blizini. Kako ih je često dosta uključeno u svakom trenutku, zbog lakše identifikacije printera iz liste dostupnih uređaja, preporučamo da ugasite printer i tek zatim uđete u postavke printera. Kada se ispišu svi dostupni uređaji u blizini, upalite printer i trebao bi se odmah nadodati na listu, te zadnji upisani je sigurno printer kojeg ste upravo uključili. Označite ga u listi, te bi se trebao ispisati pod “Current Printer”. Nakon toga trebate odabrati model printera. Ukoliko koristite Lenovo IdeaTab tablet i Bixolon SPP R200II printer, odaberite opciju “SPP R200 Lenovo”. Set printing delay se odnosi na vremenski razmak u sekundama između ispisa dvije karte kako bi imali vremena otkinuti kartu prije nego se ispiše slijedeća. Kada kliknite OK aplikacija provjeri zadane postavke pa prilikom klika na OK obavezno vam printer mora biti uključen. 5.2. POSTAVKE APLIKACIJE Iz izbornika odaberite opciju “Postavke aplikacije”. Redom od gore prema dole su sljedeće informacije i opcije: 1) My device id: Broj vašeg uređaja. Ukoliko dođe do nekakvog problema, zamoliti ćemo vas da nam pročitate ovaj broj kako bi identificirali vaš uređaj. Osim u tom slučaju, ovaj broj vam nije važan. 2) Last synchronization: Vrijeme kada je zadnji put izvršena sinkronizacija. Pripazite da sinkronizirate redovito, jer ukoliko prođe dosta vremena od zadnje sinkronizacije, aplikacija će znatno usporiti. Automatska sinkronizacija se pokreče svakih 30 sekunda kada je tablet uključen, a svakih sat vremena ukoliko je tablet na „stand by“-u. Naravno, sinkronizacija je moguća samo ukoliko je aktivan Internet. 3) Synchronize: Ukoliko bude ikad potrebno, ručno možete započeti sinkronizaciju podataka ako ne želite čekati automatsku sinkronizaciju. 4) Current version: Verzija aplikacije koja vam je trenutno instalirana. 5) Ukoliko je dostupna nova verzija, ova tipka će biti zelena. Obavezno redovito skidajte nove verzije jer novije verzije donose poboljšanja i ispravke mogućih grešaka u sustavu. Update traje oko 10-ak minuta pa imajte na umu da za to vrijeme nećete moći koristiti tablet. Kada kliknete Update, najprije se skinu potrebne datoteke a zatim se otpakiravaju (unzip) što traje oko 5-6 minuta. Nakon toga vas pita da li želite instalirati novu verziju aplikacije, kliknite „Install“. 6) Send report: Ukoliko nastane nekakav problem, s ovom tipkom nam pošaljete izvještaj o statusu uređaja kako bi mogli identificirati problem. 7) Check Zkir: provjera instaliranog certifikata na uređaju. Ukoliko nastane problem s certifikatom za fiskalizaciju, kroz ovu funkcionalnost se provjerava ispravnost istog. 8) Odabir jezika aplikacije: za sada su dostupni hrvatski i engleski. 6. NAJČEŠĆI PROBLEMI PRILIKOM KORIŠTENJA 1) Ne možete upaliti tablet Ukoliko je tablet skroz isključen, za paljenje treba tipku za paljenje držati 5-6 sekundi. Ukoliko je tablet uključen a samo je ekran ugašen, onda je dovoljno tipku držati jednu sekundu. U svakom slučaju, držite tipku sve dok se ekran ne upali. Ako se tablet i dalje ne pali, provjerite da li je baterija uređaja napunjena. 2) Ne možete upaliti printer Printer se također pali držeći tipku za paljenje nekoliko sekunda dok se ne upale lampice. Provjerite da li je baterija printera napunjena. 3) Printer je upaljen, ali ne pali se zelena lampica Ako ste tek upalili printer, pričekajte 10-ak sekunda koliko printeru treba da dođe u stanje pripravnosti. Ukoliko i dalje ne gori zelena lampica, provjerite da li ima papira u spremniku, da li je poklopac od spremnika papira dobro zatvoren i da li printer ima dovoljno baterije za nesmetan rad. 4) Kada idete ispisat kartu, javlja vam grešku Provjerite da li vam je upaljen bluetooth na tabletu, provjerite da li je upaljen printer i da na njemu gori zelena lampica. Ukoliko i dalje ne printa, ugasite pa ponovno upalite printer. Ako ni to ne riješi problem, izađite iz aplikacije i ponovno uđite. 5) Ne vidite na popisu određeni izlet Provjerite da li vam se izlet nalazi na drugoj listi prioriteta (kod prodaje, promijenite filter prioriteta). Ukoliko se ne nalazi ni na jednoj listi, nazovite operativca koji vam dodjeljuje izlete za prodaju. 6) Ne vidite određen hotel na listi Neki hoteli u sustavu nisu upisani jer se jako rijetko pojavljuju. U tom slučaju odaberite opciju “Unknown” a detalje hotela upišite u napomenu. Ukoliko smatrate da bi se taj hotel trebao nalaziti na listi, pitajte svog operatera da ga upiše u sustav. 7) Pojavi se greška „Hepi is not respondig“ Greška se najčešće pojavi ukoliko aplikacija trenutno sinkronizira puno podatka u pozadini (najčešće jer se aplikacije već neko vrijeme nije sinkronizirala) i zbog toga uspori normalan rad. Pritisnite Wait i aplikacija bi se trebala vratiti u normalan rad. Ukoliko nakon nekoliko puta što ste odabrali „wait“ aplikacija i dalje ne radi, kliknite „OK“ i ponovno pokrenite aplikaciju. 8) Pojavi se greška „Unfortunately, HEPI has stopped“ Dogodila se nepredviđena greška u sustavu, klikom na „OK“ aplikacija se ugasi te je morate ponovno pokrenuti. Ukoliko se greška ponovno pojavi nazovite tehničku podršku. 7. STVARI KOJE UVIJEK MORATE IMATI NA UMU! Ne zaboravite puniti bateriju tableta i printera! Nikad ne gasite tablet, samo gasite ekran! Nastojte uvijek biti pokriveni internetom! Redovito provjeravajte dostupnost novih verzija aplikacije! Nemojte tablet opteretiti instaliranjem nepotrebnih aplikacija!
© Copyright 2024 Paperzz
