Srednja razina – Upravljanje financijama Uvod u tečaj Modul 1 Računovodstvo i knjigovodstvo Knjigovodstvo, računovodstvo i upravljanje financijama: neke definicije Računovodstvo i volonterstvo Blagajničko računovodstvo Ekonomsko-patrimonijalno računovodstvo (ili obračunsko računovodstvo) Računovodstvene knjige Modul 2 Izrada proračuna Izrada i upravljanje proračunom Modul 3 Financijsko izvještavanje Financijski izvještaji Društveni pokazatelji Izjava o poslanju (misiji) Modul 4 Prikupljanje sredstava Kako organizirati manja događanja za prikupljanje sredstava Programi (godišnja kampanja, povećavanje imovine) Uvod u tečaj Neprofitne organizacije ne mjere svoj uspjeh isključivo ili prvenstveno po financijskim rezultatima, nego po ostvarenju njihove misije ili po dvostrukim kriterijima koji uzimaju u obzir i financijske i programske rezultate. Tako bi trebalo biti, no, u stvarnosti mnogi upravni odbori i izvršni direktori posebnu pozornost posvećuju financijskom stanju udruge. Jer bez primjerenog i dobro organiziranog upravljanja resursima, ugroženo je ne samo ostvarivanje poslanja udruge, nego i njen opstanak. Mnogi članovi upravnih odbora dolaze iz poslovnog svijeta i možda su bolje upoznati i bolje se snalaze u financijama, nego u profesionalnoj djelatnosti organizacije, pa su s toga više usmjereni na praćenje proračuna i financijskih izvještaja. Osim toga, očuvanje dobara udruge je važan dio upravljačke odgovornosti, pa će na svaki znak opasnosti hitno reagirati. Neke stvari mogu vrlo brzo opstojnost udruge dovesti u opasnost kao što su: nedovoljna operativnost, loše financijsko upravljanje i negativno revizorsko izvješće. Dakle, vještine upravljanja financijama su neophodne, čak i bazične, za učinkovito vođenje neprofitnih organizacija. Ovaj tečaj vam nudi mogućnost da poboljšate vještine potrebne za vođenje računovodstva, planiranje proračuna, financijsko izvještavanje i prikupljanju sredstava. Modul 1 Računovodstvo i knjigovodstvo Knjigovodstvo, računovodstvo i upravljanje financijama: neke definicije Na samom početku bi bilo dobro razjasniti nekoliko pojmova, osobito razliku između knjigovodstva, računovodstva i upravljanja financijama. Knjigovodstvo je metoda i sustav kojom bilježimo financijske transakcije, ručno ili računalno. Računovodstvo obuhvaća skup pravila pomoću kojih razvrstavamo i evidentiramo novčane transakcije. Dva su tipa računovodstva. - “Financijsko računovodstvo” izvještava zainteresirane stranke izvan organizacije o financijama - “Upravljačko računovodstvo” koje objavljuje informacije korisne upravi organizacije, ali se ne daju na uvid izvan organizacije Na primjer, banka koja je odobrila kredit neprofitnoj organizaciji želi imati financijski izvještaj za dodijeljena sredstva, ali je ne zanima koliki su troškovi svakog pojedinog programa koji provodi udruga. Potonje može biti važno izvršnom direktoru organizacije za planiranje proračunskih izdataka. Financijsko upravljanje se oslanja na računovodstvene podatke u izvještajima, ali je usredotočeno na značenje novčanih iznosa. Obično uključuje analizu različitih financijskih pokazatelja koji govore kakvo je financijsko stanje i trend udruge. Dakle, ključ knjigovodstva je točnost, a računovodstva dosljednost i poštivanje pravila; dok je u upravljanju financijama , prosudba i utvrđivanje financijske politike. Fiducijarna odgovornost je osnova finacijskog upravljanja i svaki problem, uključujući proračunski ili vlasnički, vjerojatno će zahtijevati hitnu pozornost uprave i predsjednika udruge. Knjigovodstvo podrazumijeva vođenje evidencije o novčanim transakcijama. Računovodstvo obuhvaća skup pravila po kojima se prate i prijavljuju novčane transakcije. Financijsko upravljanje zahtijeva donošenje prosudbe zasnovane na podacima iz financijskog izvještaja, odnosima između tih podataka i financijske politike udruge. Blagajničko računovodstvo Udruga mora čuvati evidenciju, čak i neformalnu, da bi se sačuvao trag financijskog, a time i ekonomskog kretanja. Različiti su računovodstveni sustavi za udruge u različitim zemljama, ali najčešće su utemeljeni na gotovinskom računovodstvu (evidentiraju se samo prihodi/rashodi) na temelju kojeg se izrađuje financijski izvještaj. Blagajničko računovodstvo najjednostavnije je opisati kao ekonomske i novčane aktivnosti udruge. Zapravo, ono se zasniva na određivanju i razvrstavanju svih prihoda i rashoda. Ova vrsta računovodstva je prikladna i za skromnije ekonomske transakcije, kad je važna novčana dimenzija (članarine, doprinosi i donacije) i često, jer nema složenih tranasakcija, upravljanje viškom se podudara s ekonomskim rezultatima. Blagajničko računovodstvo uzima u obzir novčanu dimenziju, odnosno prihode i rashode, i koristi ono što se naziva “blagajnička evidencija” (knjiže se samo plaćanja i prihodi). Saldo potraživanja ili dugovanja izveden iz financijskog izvještaja mora odgovarati financijskoj politici udruge. Upravljanje blagajničkim računovodstvom organizacijski je manje zahtjevno. Zapravo, dovoljna su dva stupca u obračunskoj knjizi, jedan u kojem će se bilježiti prihodi, a u drugom rashodi. Veliki je nedostatka blagajničkog računovodstva, nažalost, što ne uzima u obzor ekonomske i nasljeđene činjenice koje se ne manifestiraju financijski, čak i one koje su vrlo važne za udrugu: Na primjer, blagajničko ili gotovinsko računovodstvo ne uzima u obzir: • Dugovanja i potraživanja koja još nisu naplaćena i isplaćena u tekućoj godini, ali utječu na upravljanje organizacijom (na jednoj strani, unosi koji se odnose na usluge date privatnim i javnim korporacijama, na drugoj strani računi za isporučenu energije i telefonske usluge u dvogodišnjem razdoblju, kupovina potrepština, savjetodavne usluge, itd...). • Sve upravljačke aktivnosti uzimaju u obzir imovinu, naime, organizacija će svoje vlasništvo koristiti dugo vremena (na primjer hitna pomoć će dogo trebati vozila, namještaj i opremu, elektroničke naprave u ordinacijama), osim pojedinih udjela koji se mogu ostaviti za amortizaciju. Ekonomsko-patrimonijalno računovodstvo (ili obračunsko računovodstvo) U nekim zemljama veće organizacije mogu odabrati složeniji računovodstveni sustav da bi zadovoljili potrebu za transparentnosti i jasnoćom, a koji im pomaže da sastave istinito i točno financijsko izvješće. U tkz. ekonomsko-patrimonijalnom ili obračunskom računovodstvu, koje uzima u obzir i financijsku i ekonomsku dimenziju, u svakoj transakciji na isti novčani iznos se gleda ekonomski kao prihod/rashod i financijski kao potražnja/dugovanje. Obračunsko računovodstvo je zasnovano na načelu ekonomske vrijednosti i ne uzima u obzir financijsku dinamiku. Stoga prihodi i rashodi moraju biti zabilježeni u računovodstvenom sustavu, uzimajući u obzir novčana kretanja (plaćanja i potvrde), koji se moraju ekonomski opravdati u financijskom izvješću. Za bolje razumijevanje navedenog koncepta, pročitajte sljedeći primjer: Iznos šestomjesečne najamnine, ako se uračuna i najmnina za studeni, u financijskom računovodstvu će opteretiti obračunsko razdoblje, iako 4 mjeseca od ukupno 6 upućuju na sljedeće obračunsko razdoblje, mijenjajući na taj način rezultate poslovanja. U obračunskom računovodstvu bit će uzeta u obzir najamnina za samo dva mjeseca od 6, a najamnina za ostala 4 mjeseca će se obračunati u sljedećem obračunskom razdoblju. Računovodstvene knjige Za neprofitne organizacije (osobito one najmanje) dovoljno je voditi blagajničku evidenciju ili opću knjigovodstvenu evidenciju (papirnu ili elektroničku) o svim prihodima i rashodima uknjiženim prema određenim stavkama. Računovodstvene knjige moraju poštivati neka načela, osobito : • Kronološki slijed • redoslijed • analitičnost i točnost unosa Računovodstvena knjiga je dokument u kojem (i pomoću kojeg) se čuvaju računi. U računovodstvenu evidenciju možemo uključiti: • Dnevnik • Inventarnu knjigu (popis inventara) Završni račun ili bilanca se radi nakon obračunskog perioda na temelju proknjiženih računa. Dnevnik Dnevnik je poslovna knjiga koja služi za kronološku evidenciju poslovnih promjena (prema redoslijedu njihovog nastanka) u određenom obračunskom razdoblju. U njega se knjiže sve računovodtsvene promjene. Inventarna knjiga (Popis inventara) Pojam inventar obično podrazumijeva fizičku/materijalnu imovinu organizacije. Obično se popis inventara obavlja na kraju obračunskog razdoblja, ali ako se smatra potrebnim može se obaviti i tijekom određenog obračunskog razdoblja. Pojam inventara može podrazumijevati: - potraživanja i dugovanja - imovinu Modul 2 Izdrada proračuna Izrada i upravljanje proračunom Financijski izvještaji su važni dokumenti i za neprofitne organizacije i za pojedince unutar i izvan organizacije. Za većinu pojedinaca koji rade u udrugama, proračun i izvještaji satavljeni na temelju proračuna, vodiči su za dnevno djelovanje. Iscrpna rasprava o proračunu izvan je dometa ovog teksta, u ovom poglavlju ćemo pokušati sažeti neka važnija načela i pojmove. Proračun je politički dokument koji nije samo odraz donešenih planova, nego i rezultat natjecanja za sredstva unutar organizacije. Način na koji je sastavljen proračun utječe na ponašanje vodstva udruge, kao poticaj ili kao ograničenje. Važno je znati je li proračun donešen za organizaciju ili za pojedine programe i kako se odjeli i programi tretiraju, kao potrošački ili kao profitni centri. Jedna od metoda donošenja proračuna je da se jednostavno prethodni proračun uveća za određeni postotak. Kaže se da proračun otkriva “pravu strategiju” organizacije, koja se može razlikovati od onog što je napisano u “strateškom planu” ili drugim dokumentima, zato što je proračun opipljiv izraz prioriteta udruge. Proračuni stalno potiču ili ograničavaju ponašanje uprave i osoblja. Na primjer, neke udruge imaju godišnji proračun “iskoristi ili gubiš sredstva”. Ako odjel ne potroši namijenjena proračunska sredstva u fiskalnoj godini, ne može ih prenijeti u sljedeću godinu. Većina neprofitnih organizacija donosi tri posebna proračuna: operativni, kapitalni i novčani. Kao što je vidljivo iz naziva, prvi prati prihode i rashode, drugi se bavi nabavkom i rapolaganjem materijalnih sredstava (kao što su prostorije i oprema), a treći prati godišnji tijek novca, bilo operativnih ili kapitalnih aktivnosti. Proces planiranja proračuna počinje izradom godišnjeg plana na temelju općeg strateškog plana organizacije. Orgaizacija bi trebala donijeti: 1. Operativni proračun, koji prati sve prihode i rashode; 2. Proračun kapitala, koji se odnosi na kupnju ili na dugoročno raspolaganje materijalnim dobrima, kao što su prostorije i oprema; 3. Proračun gotovine, koji prati kretanje novca tijekom godine, bilo da se odnosi na organizacijske ili kapitalne aktivnosti Operativni proračun GODIŠNJI PLAN POTPORA I PRIHODA… Vlada i agencije Ugovori i drugi prihodi Javna podrška Ukupni prihodii i potpore PLANIRANJE GODIŠNJIH TROŠKOVA… Programske usluge Prikupljanje sredstava Upravljane, općenito Ukupni troškovi Promjene u neto imovini Primjer: detaljan plan troškova funkcioniranja udruge PLANIRANJE TROŠKOVA PROGRAM ILI PROJEKT O BR 1 Plaće i naknade 15.000 Savjetodavne i sotale usluge 3.000 Potrepštine Komunikacijski troškovi Poštanski troškovi i troškovi dostave Troškovi nabave i održavanja opreme Troškovi putovanja na sastanke, konferencije PROGRAM ILI PROJEKT O BR 2 1.200 100 UPRAVLJANJE SREDSTAVA I OPĆENITO 8.000 16.000 5.000 500 1.000 1.000 200,00 50 500 600 150 2.000 200 500 3.000 4.000 500 4.700 1.000 1.000 14.400 4.300 1.200 1.000 20.800 39.000 2.300 300 500 2.000 UKUPNO 9.000 1.000 2.000 Obrada podataka Ostalo Nagrade I potpore Ukupni planirani troškovi PRIKUPLJANJE 1.200 Troškovi tiskanja Amortizacija PROGRAM ILI PROJEKT O BR 3 9.550 2.000 2.000 3.000 22.250 69.000 Proračun kapitala PLANIRANJE IMOVINE Tekuća imovina PLANIRANJE OBVEZA I NETO IMOVINA Tekuće obveze Trajna imovina Dugoročne obveze Neto imovina: Neograničena Privremeno ograničena Trajno ograničena Ukupna imovina za sljedeću godinu Ukupne obveze i neto imovina u sljedećoj godini Proračun tijeka gotovinskog novca PLANIRANJE PRORAČUNA NOVCA ZA OPERATIVNE AKTIVNOSTI PLANIRANJE PRORAČUNA NOVCA ZA INVESTICIJE PLANIRANJE PRORAČUNA NOVCA ZA FINANCIJSKE AKTIVNOSTI PLANIRANJE TIJEKA NETO GOTOVINE NOVAC I NOVČANI EKVIVALENTI-NA KRAJU TEKUĆE GODINE NOVAC I NOVČANI EKVIVALENTI - NA KRAJU SLJEDEĆE GODINE Modul 3 Financijsko izvještavanje Financijski izvještaji Financijski izvještaj je dokument, čiji je cilj zadovoljiti legitimne zahtjeve za informiranjem svih zainteresiranih sudionika, kroz cjelovit osvrt na upravljanje. To je osnovni dokument koji daje sve potrebna informacije: u tom smislu mora se shvatiti kao komunikacijsko sredstvo. Štoviše, od velike je pomoći kod procjene učinkovitosti upravljanja aktivnostima udruge: u tom smislu, financijski izvještaji su upravljački alat udruge. Financijski izvještaji neprofitnih organizacija: a) Izvještaj o financijskom položaju ili završni račun (bilanca) b) Izvještaj o aktivnostima ili izvještaj o dobicima/gubicima c) Izvještaj o tijeku novca d) Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge Izvještaj o financijskom stanju ili bilanca Izvještaj o financijskom stanju (bilanca) je pregled financija udruge u određenom trenutke, obočno na kraju fiskalne godine. On daje pregled: - Imovine, “navodi sve ono što organizacije posjeduje, s čime provodi svoje programme i pruža usluge; - Obveza, “Iznos novca koji je posuđen ili dugovanje, kojim su nabavljena neka sredstva; - Neto sredstava, “razlika između iznosa sredstava i obveza” ; Iznos imovine uvijek je jednak zbroju iznosa imovine i obveza. Imovina Tekuća imovina Obveze i neto imovina Tekuće obveze Dugoročne obveze Trajna imovina Neto imovina: Neograničena Privremeno ograničena Trajno ograničena Ukupna imovina Ukupe obveze i neto imovina Izvještaj o aktivnostima ili o dobicima/gubicima Izvještaj o aktivnostima udruge pokazuje kretanje prihoda i rashoda udruge, a time i promjene u neto imovini u određenom razdoblju,uglavnom za fiskalnu godinu (Izvještaj o prihodima, rashodima i promjenama neto imovine) Potpore i prihodi Vlada i agencije Ugovori i drugi prihodi Javna podrška Ukupno podrška i prihodi Troškovi Usluge predviđene programom Upravljanje, općenito Prikupljanje sredstva Ukupni troškovi Promjene u neto imovini Izvještaj o tijeku gotovinskog novca Izvještaj o tijeku novca pokazuje priljev i odljev novca tijekom godine,što nam omogućava da vidimo razliku u iznosima od godine do godine. TIJEK NOVCA U OPERATIVNIM AKTIVNOSTIMA TIJEK NOVCA U INVESTICIJAMA TIJEK NOVCA U FINANCIJSKIM AKTIVNOSTIMA Neto gotovina Novac i novčani ekvivalent - na početku godine Novac i novčani ekvivalent - na kraju godine Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge pokazuju kako su troškovi, razvrstani po kategorijama, iskorišteni u svakom pojedinom projektu i način na koji su sredstva prikupljena i kako se s njima upravljalo. Primjer: detaljni izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge EXPENSES PROGRAM OR PROJECT NO1 Plaće i naknade Savjetodavne i ostale usluge Potrepštine Komunikacijski troškovi Poštanski troškovi i prijevoz Troškovi najma I održavanja opreme Troškovi putovanja na sastanke i konferencije 15.000 PROGRAM OR PROJECT NO2 PROGRAM OR PROJECT NO3 8.000 3.000 1.200 100 AND GENERAL 16.000 5.000 2.000 1.000 200,00 50 500 600 150 2.000 200 500 3.000 4.000 500 4.700 1.000 1.000 14.400 4.300 1.200 1.000 20.800 39.000 2.300 300 500 Obrada podataka TOTAL 9.000 1.000 500 1.000 2.000 Ostalo Nagrade i potpore Ukupni planirani troškovi MANAGEMENT 1.200 Tiskanje Amortizacija FUNDRAISING 9.550 2.000 2.000 3.000 22.250 69.000 Društveni pokazatelji Indikatori su skupina jezgrovitih informacija koja opisuje činjenice iz različitih perspektiva: stvaranja i širenja društvenih vrijednosti, etičkih normi, filantropije, zaštite okoliša itd. Osim što moraju biti jasni i društveno značajni, moraju bit i: - formulirani tako da pokazuju svoj društveni značaj prihvaćeni unutar skupine mjerljivi standarizirani U definiranju kriterija za izbor društvenih indikatori bilo bi pametno slijediti neka načela: 1. Nesavršeni indikator je bolji od nikakvog 2. Ako je moguće, usporedite indikatore koje ste vi odredili s onima koji stoje na raspolaganju vanjskim izvorima 3. Koristite različite indikatore za različite svrhe 4. Izradite cijeli raspon indikatora 5. Ne uzimajte više podataka nego ćete ih koristiti Preporučuje se stvaranje popisa indikatora pomoću klasifikacije djelatnosti (koristeći tehniku “oluje ideja”, savjetovanje s ključnim interesnim skupinama, uzimajući u obzir podatke prethodnog obračunskog razdoblja). Potom se savjetovati s interesnim skupinama na koje se odnose da bi bili sigurni da su izabrani indikatori značajni i razumljivi. Također, treba utvrditi što će se mjeriti u pojedinoj interesnoj skupini ili području interesa (popis društvenih indikatora). Kao primjer, u nastavku možete pronaći nazive nekih društvenih indikatora koji upućuju na različite tipove interesnih grupa. Zainteresirane strane Ulazne varijable Volonteri ‐ Zaposlenici ‐ ‐ Korisnici ‐ Lokalna zajednica ‐ Komunikacija o aktivnostima udruge Vanjske organizacije ‐ Sudjelovanje u zajedničkim aktivnostima Sudjelovanje u koordiniranju aktivnosti i sastanaka Prenošenje poruka, vrijednosti i društvene izloženosti ‐ Sredstva javnog priopćavanja ‐ Donatori ‐ Kampanje prikupljanja sredstava za financiranje projekata Tijela javne uprave - Sudjelovanje na okruglim stolovima i u radu komisija Predstavljanje novih projekata - Izlazne varijable ‐ Sudjelovanje u donošenju odluka Sudjelovanje u raspravama Sudjelovanje u odlukama koje se tiču pružanaj usluga Identificiranje potreba ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ - Zadovoljstvo koje prozlazi iz njihovih uloga i zadaća Stalni angažman Spremnost da se dio slobodnog vremena provede u volontiranje Osjećaj da su dobrodošli Razina zadovoljstva Više građana je spremno sudjelovati u aktivnostima koje provodi udruga Više kontakata Umrežavanje Dobar izvor informacija i komunikacija koja nije samousmjerena Dokumenti svjedoče da je prikupljeno više novca koji je nužan za postizanje postavljenih ciljeva Razumijevanje i mogućnost utjecaja na donošenje javnih oodluka Izjava o poslanju (misiji) Izjava o poslanju je dokument koji sadrži sve dodatno dostupne računovodstvene informacije, koji služi za izradu osnovnog informacijskig okvira predviđenog financijskim izvješćem. Izvještaj o poslanju može biti strukturiran na sljedeći način: 1. Institucijski okvir - Identifikacija zainteresiranih skupina - Opis planova i programa čiji je cilj ostvarenja poslanja udruge, opis svih aktivnosti udruge kroz analizu aktivnosti i/ili pisanih projekata i načina upravljanja aktivnostima udruge (najvažnije usluge koje udruga pruža, kakvoća usluga, investicije ...itd) 2. Podrška za rad koja objedinjava sve institucionalne aktivnosti - Opis aktivnosti potpore 3. Odnos prema okolišu - Priroda i odnos prema prirodi - Opis ekoloških ograničenja koja bi mogla utjecati na upravljanje 4. Organizacijski okvir - Analiza organizacijskog oblika koja će osvijetliti njegove jake i slabe točke, s obzirom na provođenje učinkovitog općeg upravljanja. Modul 4 Prikupljanje sredstava Kako organizirati mala događanja za prikupljanje sredstava Dobro ispalnirani događaj je prigoda za prikupljanje sredstava tijekom i nakon događaja. Jedinstvena su prigoda za komunikaciju s drugim organizacijama i donose novac: privlače pozornost sredstava javnog priopćavanja, donatora i poduzetnika; pridonose ugledu organizacije i motiviraju zaposlenike i volontere organizacije. Mudro je prije organiziranja događaja uzeti u obzir da se na taj način samo kratkoročno prikuplja novac, a zahtjeva dobre organizacijske i liderske vještine, velika sredstva i ogromnu energije te je mogućnost za neuspjeh velika. Osnovni koraci su: 1. JASNO SE FOKUSIRATI NA CILJEVE - Cilj događanja mora biti poseban i jasno postavljen Prikupljanje sredstava? Privlačenje novih volontera? Privlačenje pozornosti sredstava javnog priopćavanja? Uspostavljanje odnosa s poduzećima i drugim udrugama? Ukoliko je postavljeno više ciljeva, potrebno je dati prioritet jednom. 2. IZABRATI “PRAVI” DOGAĐAJ - Pri izabiranju događanja moglo bi biti korisno organizirati u udruzi “oluju ideja”, uzimajući u obzir da su često najjednostavnije ideje i najbolje. Preporuke su: - Događaj treba zadovoljiti potrebe tržišta (koncert havy metal grupe nećemo organizirati za stariju publiku) - Mora donijeti konkretna rezultate 3. DEFINIRATI PRORAČUN Događanja se organiziraju da bi se prikupila sredstva, stoga trebate izraditi proračun s pouzdanom procjenom troškova i mogućnosti njihove kontrole. Događanje: NAZIV Prihod: Prodane ulaznice Pradani proizvodi Lutrija Aukcija Tombola Sponzori Fiksni troškovi: Osiguranje Suradnici Naknade Promidžba, promocija Audio oprema Pozornica Prilozi tijela javne uprave (gradske, županijske) Prodaja CD-ova snimljenih tijekom zabave Varijabilni troškovi: Zakuska (ovisno o broju sudionika) Kontrola karata ulaznicama) (ovisno o prodanim 1. ODREDITE ODGOVORNU OSOBU ZA ORGANIZACIJU PROJEKTA To je član udruge koji je zadužen za organizaciju događanja i koordiniranje svih aktivnosti 2. DEFINIRAJTE VREMENSKI RASPORED Raspored aktivnosti je jednostavni grafički prikaz aktivnosti u određenom vremenu (što i kada raditi) i vrlo je koristan alat koji će vam pomoći da događanje organizirate na najbolji mogući način. Tjedni 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 PLANIRANJE ZABAVE 1.1.Izbor glazbene benda 1.2 Izbor lokacije i logistika 1.3 Audio oprema i oprema za rasvjetu 1.4 Određivanje datuma 1.5 ……… 2. ORGANIZACIJA ZAKUSKE 2.1 Odabir ugostiteljskog servisa za dostavu 2.2 Odabir jela 2.3 Pronalaženje volontera za posluživanje večere i zakuske 2.4 ……. 3. PROMOCIJA DOGAĐAJA 3.1 Osmišljavanje i tskanje postera i ostalih promidžbenih materijala 3.2 Tiskanje ulaznica 3.3 Prodaja ulaznica 3.4 Priopćenja za javnost 3.5 Drugo priopćenej za javnost 4. POSTAVLJANJE POZORNICE 4.1 Postavljanje pozornice 6 UPRAVLJANJE PROJEKTOM Upravljanje projektom 1. UKLJUČITE ŠTO VIŠE SUDIONIKA Tijekom događanja uključite što više sudionika da podrže vašu “stvar”. Kako? Predstavljanjem udruge, dijeljenjem letaka i srodnih promidžbenih materijala koja upućuju kako dati prilog. 2. ZAHVALITE SVIMA I dok to zahvaljujete potičete publiku da podrži vašu “stvar”. Programi (godišnje kampanje, povećavanje imovine) Opći plan prikupljanja sredstava je skup svih programa i aktivnosti neprofitnih organizacija. Imajući na umu da je prikupljanje sredstava trajni proces interakcije između udruga i okruženja u kojem djeluju , efikasnost događanja ovisi o dobrom planiranju i strogom provođenju plana. Bolji plan, bolji rezultati. Jednom kad definirate “dobre razloge” i ciljeve (strateške i operativne) možete izraditi opći plan počevši od definiranja vaših potreba. Moramo jasno odrediti KOLIČINU i KVALITETU potrebnih sredstava. Udruga može tražiti sredstva za projekte od općeg interesa. Teže ja tražiti novac za pokrivanje troškova funkcioniranja udruge. U ovoj fazi je važno pravilno analizirati problem i provjeriti finacijsku održivost različitih aktivnosti koje se kane poduzeti. Ukupan iznos koji smo postavili kao cilj prikupljanja sredstava, misli se na novac koji trebamo za sljedeću godinu, trebalo bi razdijeliti prema različitim ciljevima koje smo postavili s obzirom na različite “slučajeve” za koje tražimo sredstva. Vrijeme V1 V2 V3 Razlog €1 I €2 II €3 III ….. Što Kada €=€1+€2+€3+€… Operativnim planom djelovanja procijenit će se koji su “slučajevi” prioritetni, a na osnovu čega će se izraditi raspored aktivnosti. Četiri su vrste potreba koje se odnose na neprofitne udruge, što odgovara različitim programa prikupljanja sredstava: POTREBE Za tekuću godinu Za postizanje određenih ciljeve Za imovinom i opremom Za imovinom koja donosi kamatu vrstama PROGRAMI Godišnje prikupljanje sredstava Povećanje imovine Velike donacije Planirane donacije Pitanje koje biste trebali postaviti sebi: “Odakle vašem potencijalnom donatoru novac koji vam daje?”. To je vrlo važno pitanje jer vrsta odnosa koji morate uspostaviti s donatorom ovisi o načinu kako on dolazi do novca, što se jasnije može vidjeti na piramidi donacija, koju možete vidjeti na sljedećim stranicama. Počmimo s tkz. “donatorskim stolcem”, da bi objasnili odnos između donatora, izvora sredstava i programa. A) Godišnja kampanja je osnovni element uspješnog programa prikupljanja sredstava. Cilj je dobiti donaciju iz godišnjeg prihoda donatora, koja zadovoljava godišnje novčane potrebe udruge. Osnovni koncept je: dobiti donaciju, raspodijeliti novac i povećati iznos. B) Povećavanje vrijednosti imovine je program prikupljanja sredstava u smislu vlasništva, na primjer, izgradnja zgrada, nabava opreme ... , tako da podrazumijeva velike donacije koje ovise o imovini donatora. Ova vrsta donacija često se realizira kroz nekoliko godina. C) Važne su one donacije koje svi hoće. Uistinu, ne treba uvijek početi prikupljanje donacija za povećanje imovine s poticanjem velikih donacija. Velike donacije se poprečno raspoređuje po svim programima i obično su to ukupno prikupljena sredstva svih donator na godišnjoj razini i koja su nastavak financiranja iz prethodne godine. D) Planirani darovi su sofisticirani način prikupljanja sredstava: ovakve donacije su bile planirane dok je donator bio živ, ali udruga ubire plodove naknadno, obično nakon smrti donatora. Važno: dobro organizirana godišnja kampanja je čvrsta osnova za dobijanje planiranih darova jer postoji sklonost povezivanja interesa donora i udruge. Prije podrobnijeg opisa godišnje kampanje, bilo bi korisno prikazati piramidu darova, na kojoj se mogu vidjeti različite razine uključenosti donatora i međuovisnost svih dijelova aktivnosti prikupljanja sredstava. GODIŠNJE PRIKUPLJANJE SREDSTAVA Formula (način funkcioniranja): primanje donacije, ponavljanje, povećavanje iznosa donacije. Godišnji program prikupljanja sredstava ima važnu ulogu u aktivnostima prikupljanja sredstava. Cilj je dobiti donaciju iz godišnjeg prihoda donatora da bi mogli povećali imovinu udruge kojom ćemo zadovoljiti postojeće potrebe. Godišnji prigram prikupljanja sredstava odvija se na tri različite razine: 1. POTENCIJALNI DONATORI ZA PRVU DONACIJU Primanje prve donacije: • Pišite potencijalnim donatorima o aktivnostima koje udruga provodi, navedite razlog zašto su donacije važne i kakve su mogućnosti sudjelovanja u aktivnostima udruge. • Pitajte ih da doniraju • Zahvalite potencijalnom donatoru koji je postao donator 2. DONATOR KOJI JE PONOVIO DONACIJU Ponovljena donacija: • Napišite donatoru što je vaša udruga učinila zahvaljujući donaciji • Pozovite ga na sudjelovanje u aktivnostima/programima vaše udruge • Zahvalite mu na njegovoj ustrajnosti u darivanju • Potičite ga na redovne godišnje donacije 3) GODIŠNJI DONATORI KOJI POVEĆAVAJU IZNOSE DONACIJA POTAKNITE DONATORE DA POVEĆAJU IZNOSE DONACIJA: • Organizirajte događanja i akcije koje će potaknuti donatora da što više pridonosi kroz stalne donacija • Zahvalite i na najmanjoj donaciji • Ukažite im na mogućnosti koje se pružaju onima koji više poklanjaju (npr. donatorski klub) Cilj je godišnjih kampanja stvoriti bazičnu skupinu donatora koja će moći djelovati kao učinkovit alat u uključivanju, informiranju i izgradnji čvrstih odnosa sa svima koji čine udrugu, kao i na podizanje odgovornosti za “dobar razlog”. U nedostatku godišnjeg programa prikupljanja sredstava, udruga će vjerojatno biti prisiljena na organizaciju “hitnih” kampanja kao što je “Pomozite nam ili ćemo morati potrošiti sredstva namijenjena provedbi naših programa”. Da bi pravilno pravilno planirali kampanju za prikupljanje sredstava morate znati: 1. Na Paretovom grafikonu prikazan je profil godišnjih donatora, iz kojeg je vidljivo da 60 % donacija dolazi od 10 % donatora, 20 % iznosa od 70 % donatora, i preostalih 20% donacija od 20 % donatora. Oni koji prikupljaju sredstva vjeruju da općenito 3-5% aktualnih donatora mogu pokloniti velike iznose. 2. Koristan alat koji pomaže u određivanju broja donacija koje su vam potrebne za postizanje postavljenih ciljeva je “tablica raspona” donacija. Bolji rezultati se postižu u godišnjem prikupljanju sredstava i kod prikupljanja velikih iznosa, većih od 25.000 € pa na više. Tablicu raspona (raspon = raspon iznosa donacija) možete izraditi slijedeći jednostavna uputstva: • Iznos prve dvije donacije moraju biti 10% ciljanog iznosa ili 5% svaka. • Sljedeće 4 donacije čine dodatnih 10% • Omjer potencijalni donator/donator varira od 2:1 do 5:1 (što znači da samo 1 od 5 potencijalnih donatora s kojim smo kontaktirali postaje donator). Primjer: Vaša udruga godišnje treba 60.000 €. Imajte na umu da prve dvije donacije moraju pokriti 10% željenog iznosa (ili 5% svaka). Dakle: 10% od 60.000,00 € = 6.000 € 5% od 60.000,00 € = 3.000 € (raspon donacija) Omjer potencijalni donator/donator 5:1 Dakle trebate se obratiti desetorici potencijalnih donatora. I tako dalje... Kao što se može vidjeti iz sljedeće tablice, postoje različiti rasponi iznosa donacija. Rspon donacije (€) Broj donacija 3.000,00 1.500,00 750,00 500,00 250,00 2 4 12 18 24 10% donacije 120 20% donacije 400 70% donacije 100,00 >100,00 Broj potencijalnih donatora 10 (5:1) 20 (5:1) 48 (4:1) 48 (4:1) 72 (3:1) 360 (3:1) 800 (2:1) Raspon donacija (€) 6.000,00 6.000,00 9.000,00 9.000,00 6.000,00 12.000,00 20% cilja 12.000,00 20% cilja iznosa Ukupne donacije (€) 6.000,00 12.000,00 21.000,00 30.000,00 36.000,00 60% cilja 48.000,00 60.000,00 “Tablice raspona donacija” su koristan alat jer smanjuju potrebu za prikupljanjem malih donacija i pomoć su pri oblikovanju plana aktivnosti prikupljanja sredstava. Na primjer, pametnije je obratiti se prvoj desetorici potencijalnih donatora, od kojih želimo prikupiti 10% željenog iznosa, izravno, tj. licem u lice, nego organizirati poseban događaj. Ovisno o “razini” trebalo bi birati program prikupljanja sredstava između: obraćanja elektroničkom poštom, licem u lice, organiziranja događaja, predlaganje stvaranja zaklade, osobnih sugestija, itd... “Tablice” su fleksibilan alat: možete mijenjati broj potencijalnih donatora unutar svake pojedine razine, ali budite pažljivi: imajte na umu da se sredstva ne prikupljaju odjednom, nego kroz duže razdoblje. Nemojte preći na sljedeću razinu, ako niste prikupili iznos prethodne razine. Ako ne možete identficirati potencijalne donatore za prvu razinu, trebali biste se zapitati je li cilj koji ste postavili ostvariv.
© Copyright 2024 Paperzz
