R E S T O R A N 2010 Program «RESTORAN 2010» nastao je kao rezultat praćenja i rada na području ugostiteljstva. Glavni zadatak je praćenje robnih i financijskih tokova unutar restorana, caffe barova, krčmi, konoba, cateringa itd. Program obuhvaća praćenje ulaza putem primki i kalkulacija, normative artikala, praćenje izlaza temeljenog na računima (po konobarima, smjenama, načinima plaćanja...), razduživanje skladišta po normativu, knjigu šanka (promet i zaključno stanje), obračun PDV-a i potrošnje, Knjigu UR-a, IR-a, Popisa, Primitke i Izdatke, te evidencije i liste istih. U program je ugrađen i sustav kontrole temeljen na korisničkom imenu i lozinci, te kao takav omogućava veću sigurnost podataka i smanjuje mogućnost manipulacije neovlaštenih osoba na minimum. Program je izgrađen na zahtjevima korisnika i njihovim potrebama u praksi, te se kao takav i nastavlja razvijati u tom smjeru. Program je fleksibilan i glavna njegova prednost je što se prilagođava na zahtjev i potrebama korisnika. Renato Bogati, dipl.inf. Sadržaj 1.0. Osnovni izgled .................................................................................................................3 1.1. Popunjavanje jednostavnih šifarnika ............................................................................5 1.2. Popunjavanje složenih šifarnika ...................................................................................7 1.2.1. Artikli ...................................................................................................................7 1.2.2. Sastavnica artikala.................................................................................................8 1.2.3. Partneri ...............................................................................................................10 1.2.3. Ostali šifarnici .....................................................................................................10 2.0. Izdavanje računa ............................................................................................................11 2.1. Obrazac za izradu računa ...........................................................................................11 3.0. Unos robe i skladište ......................................................................................................13 3.1. Unošenje putem primke .............................................................................................13 3.2. Kalkulacija.................................................................................................................14 3.3. Stanje skladišta (skladišne kartice artikala) ................................................................17 3.4. Zapisnici ....................................................................................................................19 3.4.1. Zapisnik o promjeni cijene ..................................................................................19 3.4.2. Zapisnik o otpisu robe .........................................................................................20 3.5. Repromaterijal ...........................................................................................................21 3.5.1 Popis repromaterijala ...........................................................................................21 3.5.2. Primke repromaterijala ........................................................................................22 3.5.3. Izdatnica repromaterijala .....................................................................................23 3.5.4. Sastavnica po repromaterijalu..............................................................................24 3.5.5. Zapisnik o otpisu repromaterijala ........................................................................24 3.6. Obrazac za knjiženje ..................................................................................................25 4.0. Knjige ............................................................................................................................26 4.1. Knjiga U-RA .............................................................................................................26 4.2. Knjiga IR-a ................................................................................................................29 4.3.Knjiga primitaka i izdataka .........................................................................................31 4.4.Knjiga popisa (Trgovačka knjiga) ...............................................................................32 5.0. Analize podataka ...........................................................................................................33 6.0. Zaštita podataka .............................................................................................................37 6.1. Inventura i početno stanje ..........................................................................................38 6.2. PDV obrazac..............................................................................................................40 7.0. Završni opis ...................................................................................................................41 1.0. Osnovni izgled Nakon pokretanja programa korisnik se prijavljuje svojom korisničkim imenom i lozinkom koja mu je dodijeljena, na temelju koje se određuju njegova prava i ovlasti (Slika1) Slika 1 Nakon prijave pojavljuje se obrazac za prijavu konobara (Slika 2). Izabire se šifra trenutnog konobara i smjena. Pritiskom na gumb «U REDU», aktivira se obrazac za izradu računa. Radi kompleksnosti programa, bit će opisani dijelovi sa svim ovlastima. Slika 2 Program se sastoji od 5 dijelova: osnovne šifre (šifarnici), unosi (promjene), evidencije (knjige), analize (ispisi) i administracijsko-uslužni dio (dodaci, admin i pomoć). Lijevim klikom miša na izbornik («meni») ili kvadratić (gumb) na podlozi, pojavljuje se željeni obrazac. Kretanje i radnje u obrascima prikazuje slika 3. F11 Pretraživanje Alt + PGUP F4 Ispravak zapisa Sljedeći zapis Prethodni zapis Alt + PGDN Novi zapis Brisanje zapisa F10 F5 F12 Snimanje zapisa Poništavanje akcije Snimanje zapisa i otvaranje novog Izlaz iz obrasca Slika 3 Rad u programu započinje se popunjavanjem generalija o poduzeću koje se nalaze u izborniku «DODACI>PODACI O KORISNIKU» (Slika 4) i izgleda kao na slici 5. Slika 4 Slika 5 1.1. Popunjavanje jednostavnih šifarnika Nakon ispunjavanja osnovnih podataka treba popuniti osnovne šifarnike kao što su skupine artikala, artikli, sastavnice artikala (normativ), skupine partnera, partneri itd. Neki šifarnici su već predefinirani, te se kao takvi ne ispunjavaju. Slika 6 prikazuje izbornik «OSNOVNI ŠIFARNICI». Slika 6 Ovaj postupak je vremenski najzahtjevniji jer se u njemu unose podaci koji su neophodni za funkcioniranje programa i kasnije evidencije. U prvom koraku se definiraju jednostavni šifarnici – skupine artikala, partnera, te konobari, smjene i blagajne. Šifra Naziv Slika 7 Princip ispunjavanja je kao na slici 7 Svaki šifarnik se sastoji od (minimalno) šifre i naziva. Šifra mora biti jedinstvena!!! Većinom je šifra neki broj. Taj broj dodjeljuje program i generira se po principu brojčanika (1,2,3,4...). Ona služi za kasnije povezivanje s ostalim dijelovima programa. Naziv može biti bilo koji niz znakova (brojevi, slova, specijalni znakovi itd.). On je proizvoljan. Za kretanje po obrascima koristi se tipka TAB tipkovnice (treći red odozgo uz sami rub). koja se nalazi na lijevoj strani Za pretraživanje već unesenih zapisa koristi se izbornik i gumbi Ukoliko željeni zapis nije u blizini tada je potrebno mišem kliknuti na ikonu tada pojavljuje tablica kao na slici 8. . te se Slika 8 Svaki obrazac ima svoju vlastitu tablicu za pretraživanje, ovisno o podacima koji se unose, te je tu tablicu moguće, u određenoj mjeri prilagoditi. Pretraživanje se vrši tako da se klikom miša ili tipkom «TAB» pozicioniramo u željni stupac (ovisno po čemu želimo pretraživati) i unosimo brojeve (šifra...) ili znakove (naziv...) itd. Nakon što smo pronašli željeni zapis kliknemo mišem na gumb «U REDU» ili protisnemo «ENTER» na tipkovnici. 1.2. Popunjavanje složenih šifarnika Nakon popunjavanja jednostavnih šifarnika potrebno je popuniti složene šifarnike (artikle, partnere i sastavnice). Oni su složeni jer za njihovo popunjavanje već moraju biti ispunjeni jednostavni (npr. za ispunjavanje artikala moraju biti ispunjene skupine artikala i tarifni brojevi potrošnje). Savjet: unose je poželjno unositi VELIKIM SLOVIMA jer se sva pretraživanja odvijaju po njima. 1.2.1. Artikli Slika 9 daje primjer unosa novog artikla. Klikom na gumb «NOVI ZAPIS» otvara se nova šifra artikla koju nam dodjeljuje program. Savjet: artikle unositi po redu po skupinama i učestalosti prodaje. Šifra se može i izmijeniti pri čemu se mora voditi računa da već ne postoji ista takva u obrascu. Ona može sadržavati do 13 znamenaka (bar kod). Nakon dodjele šifre potrebno je unijeti naziv artikla, jedinicu mjere (JM), da li je roba ili usluga (osnovna postavka je roba), cijenu (s PDV-om i potrošnjom), postotak PDV-a, skupinu u koju se artikl ubraja (koju smo unijeli u prethodnom koraku), šifru tarifnog broja potrošnje (predefiniran, ali se može mijenjati) te,ukoliko se radi o artiklu koji se vodi u trgovačkoj knjizi – Knjizi popisa (duhanski proizvodi, žvakaće...), potrebno je staviti kvačicu na opciju «KP» . Zaliha se ostavlja prazna, kao i opcije izvoz i komisijski. S obzirom da smo u prethodnom koraku unijeli šifarnike (ili su predefinirani) za svrstavanje artikla u određenu skupinu ili dodjeljivanje tarifnog broja potrebno je samo unijeti šifru u polje prije znaka . Ukoliko ne znamo šifru potrebno je pozicionirati se na polje i pritisnuti tipku «F2» na tipkovnici ili taj znak pritisnuti lijevom tipkom miša. Dobivamo tablicu kao kod pretraživanja (Slika 8), te po istom principu pretražujemo podatke. Međutim, ovaj put ne pretražujemo podatke iz trenutnog obrasca, već iz one iz koje je šifra (u ovom slučaju podatke iz skupina artikala). Ukoliko smo pretraživanje započeli tipkom «F2», na izbor smo dobili i dva gumba: «DODAJ» i «UREDI». «DODAJ» se koristi ukoliko nismo pronašli željenu skupinu. Tada nam se otvara obrazac za unos nove skupine, te nova šifra. Nakon unosa pritisnemo ikonu kako bi pohranili promjenu i ikonu kako bi izašli iz obrasca za skupine i vratili se na artikle. Povratkom na obrazac artikala, nije nam dozvoljen više unos polja, te za nastavak treba pritisnuti tipku . Tada nam je dozvoljen nastavak unosa ili ispravak. Ukoliko ispravljamo već uneseni artikl, tada kod izbora možemo koristiti izbor «UREDI» kako bi promijenili podatke u tablici skupine artikala. Ovaj princip povezivanja i pretraživanja vrijedi za sve međusobno povezane podatke (obrasce – tablice). Potrebno je uočiti da se izbor pri povezivanju dobiva pritiskom tipke F2 ili ikone ukoliko znamo šifru potrebno je samo unijeti šifru i povezivanje je izvršeno. . Ili, Slika 9 1.2.2. Sastavnica artikala Sastavnica artikala nam služi, osim za izradu normativa, za razduživanje i praćenje zaliha (skladišta) artikala i sirovina. Nakon unošenja artikala pristupa se određivanju sastavnice za svaki artikl koji ima normativ. Sirovine se također unose u šifarnik artikala, uz preporuku da se stave u posebnu skupinu (ili skupine). Slika 10 prikazuje način izrade sastavnice. Slika 10 Za unos novog sastojka potrebno je kliknuti na ikonu . Kod odabira i povezivanja sa šifarnikom koristi se princip opisan u prethodnom poglavlju. Nakon popunjavanja svih rubrika, potrebno je za unos sljedećeg sastojka prvo potvrditi promjene klikom na ikonu , te zatim otvoriti novi zapis klikom na . Spomenuti unos vrijedi za one artikle koji se sastoje od drugih artikala (Bambus – vino/coca cola, gemišt – vino/mineralna i sl), dok za one artikle koji se sastoje od repromaterijala (Pizza – brašno, sol, aditivi) potrebno je unijeti repromaterijal, te sastavnicu po repromaterijalu. To je objašnjeno u jednom od narednih poglavlja. 1.2.3. Partneri Neovisno o artiklima, partnere je potrebno unijeti ukoliko se javi potreba za izdavanjem R-1/2 računa. Oni se kod poduzeća ovog tipa unose po potrebi, tj., kad gost zahtjeva R1/2 račun. Međutim, ukoliko gost redovito posjećuje objekt, podaci o njemu se mogu unijeti unaprijed. Način popunjavanja prikazan je na slici 11. Slika 11 Bitno je uočiti sljedeće: svaki gost ima svoju jedinstvenu šifru. Potrebno je unijeti (jer na računu mora biti ispisano) «NAZIV PARTNERA», R1/R2 (da li je partner firma ili obrt), «ULICA I BROJ», «POŠT. BROJ I MJESTO», te «POREZNI BROJ». Sva ostala polja su proizvoljna, ali ih je korisno ispuniti. Unos skupine, pretraživanje, unos novog zapisa, ispravak jednak je kao kod artikala, te isto tako vrijedi i za sve ostale obrasce. 1.2.3. Ostali šifarnici Šifarnici koji su unaprijed definirani mogu se po potrebi i dogovoru proširivati i mijenjati. Oni su postavljeni fiksno radi specifičnosti izvođenja programa, a njihovo postojanje uglavnom se ne mijenja zahtjevima zakonodavca ili se mijenja vrlo rijetko. 2.0. Izdavanje računa Obrazac za izdavanje računa pojavljuje se u dva oblika. Prvi je onaj kojeg vide djelatnici (konobari) i drugi za evidenciju koji služi poslodavcu. Prvom se pristupa iz menija «PROMJENE ARTIKALA» (slika12), a drugom iz menija «DODACI» (slika 13). Potrebno je uočiti da je jedini vidljivi dio za konobare na slici 12 odvojen linijom. Slika 12 Slika 13 2.1. Obrazac za izradu računa Slika 14 prikazuje osnovni obrazac koji koriste konobari. On je oslobođen svih suvišnih detalja, te je kao takav prilagođen brzom unosu i ispisu računa. Osnovno kretanje unutar obrasca prikazano je s gornje desne strane. Tu se nalazi podsjetnik za konobare. Otvaranjem novog računa (F4), automatski se popunjavaju polja u zaglavlju: broj računa (brojač), datum, smjena, blagajna, uslužuje (po prijavi). Pritiskom na tipku insert (INS) dodaje se nova stavka, kojoj se automatski količina stavlja na «1». Ukoliko konobar zna šifru artikla dovoljno ju je upisati u stupac «ŠIFRA ARTIKLA», te nakon toga tipku «TAB» ili «ENTER». Automatski se popunjavaju polja «CIJENA» i «IZNOS» u stavkama, te iznos se dodaje iznosu «ZA PLATITI» u zaglavlju. Sada je označeno polje količina koje možemo mijenjati. Ukoliko konobar ne zna šifru, treba biti pozicioniran u stupcu «ŠIF. ARTIKLA» na željenom polju i pritisnuti tipku «F2». Nakon toga treba upisati slovo po slovo naziva artikla, te nakon pronalaska artikla pritiskom miša na gumb «U REDU» ili pritiskom tipke «ENTER» na tipkovnici odabrati artikl. Automatski se popunjavaju polja «CIJENA» i «UKUPNO», označava polje količina, te je moguće promijeniti količinu na onu željenu. Kada se promjeni količina, automatski se ažurira ukupan iznos u stavci i zaglavlju. Kada je označeno polje «ŠIF. ARTIKLA», a ne želi se mijenjati količina konobar može dodati stavku pritiskom tipke «INSERT» ili dva puta pritisnuti tipku «ENTER». Kada se nalazi na polju količina, stavku može dodati jednim pritiskom tipke «INSERT» ili «ENTER». Kada je izrađen kompletni račun, on je spreman za ispis. Pritiskom tipke «F8» na tipkovnici, ispisujemo račun pomoću printera. Nakon ispisa nije moguće dodavati ni brisati stavke, niti ispravljati račun na bilo koji drugi način. Slika 14 Tijekom izrade računa moguća je pogreška pri izradi. Račun se ne može brisati, ali ukoliko nije isprintan moguće je stornirati isti. Pritiskom tipke «F9» pojavljuje se dodatni obrazac za uređivanje zaglavlja (slika 15). Slika 15 Kao što se može primijetiti, osim za slučaj greške, obrazac služi i za izdavanje R1/2 računa (odabirom partnera), promjenu načina plaćanja, te davanje rabata (popusta) gostu (kupcu). Nakon izvršavanja željenih promjena, klikom miša na tipku «POTVRDI», zatvara se obrazac i ažuriraju se promjene. Ukoliko se radilo o storniranju računa, u dodatni obrazac kod tog računa više se ne može ući. Isto tako, ukoliko je račun isprintan, također se ne može ući u dodatni obrazac. 3.0. Unos robe i skladište Ulaz robe na skladište moguće je napraviti na nekoliko načina: putem primke i kalkulacije ili direktno u karticama artikala. 3.1. Unošenje putem primke Prvi način zaduživanja skladišta je putem primke. Taj se način može koristiti ukoliko kod nijednog artikla ne dolazi do promjene cijene. Primka je ustvari dio kalkulacije koji se odnosi na količinu robe. Primka je pogodna jer je unos robe vrlo brzo napravljen. Na njoj se nalaze samo osnovni podaci o ulaznom računu i količina robe (slika 16). Osim osnovnih podataka postoji još i mehanizam koji polu-automatizirano izvršava zaduženje skladišta. On se sastoji od dva dijela. Prvi dio je obrazac za knjiženje koji se nalazi u meniju «DODACI», te indikator na primci koji označava da li je skladište zaduženo primkom ili nije. Kad zadužimo skladište indikator je označen kvačicom. Ukoliko nema kvačice znači da skladište nije zaduženo. Ukoliko postoji kvačica znači da je skladište zaduženo i u slučaju da ponovno pustimo knjiženje u istom danu do knjiženja neće doći, već ćemo biti obaviješteni da je skladište već zaduženo. Važno je uočiti da skladište nije zaduženo do onog trenutka kad mi svjesno ne pustimo knjiženje. Prikaz obrasca za knjiženje dan je u jednom od narednih poglavlja. Princip se primjenjuje kod svih ostalih knjiženja (i skladišnih i financijskih)! Slika 16 3.2. Kalkulacija Ukoliko koristimo primku za unos artikala na skladište, tada je pola kalkulacije već izrađeno. Primka i kalkulacija čine jedan dokument: «PRIMKA-KALKULACIJA» na kojem se vidi kompletno robni i financijski ulaz robe u poduzeće. Slika 17. prikazuje obrazac kalkulacije temeljen na primci sa slike 16. Slika 17 Kao što slika prikazuje, zaglavlje ima dva dijela (zaglavlje kalkulacije i stavke kalkulacije). Klikom miša na određenu stavku kalkulacije možemo vidjeti zaglavlje te kalkulacije kao što je prikazano na slici 18, također imamo prikaz je li kalkulacija proknjižena skladišno i financijski. Slika 18 Ukoliko prvo želimo proknjižiti skladište, program nam to neće dozvoliti jer postoji mogućnost da je došlo do promjene cijene. Tada program treba napraviti zapisnik promjeni cijene (ukoliko je došlo do promjene), što nije moguće ukoliko se prethodno promijeni cijena u karticama artikala. Kao što je rečeno, u obrascu «PRIMKE» evidentiramo količinski ulaz pod uvjetom da ne dolazi do promjene cijene u artiklima. U tom slučaju na indikatoru «SKLADIŠTE» već postoji kvačica. Financijskim knjiženjem vrijednosti iz kalkulacije prenosimo u Knjigu UR-a, te ako se evidentira, Knjigu popisa. Skladišnim knjiženjem mijenjamo vrijednosti na skladištu, tj., zalihu u karticama artikala. Prije raspoređivanja zavisnih troškova i bilo kakvog knjiženja, potrebno je, naravno, izraditi kalkulaciju. Kalkulacija se može raditi na temelju marže, rabata, može biti u stranoj valuti (uvozna) ili u domaćoj valuti (KN-osnovna postavka). Primjer izrađene kalkulacije za jednu stavku je prikazan na slici 19. Ukoliko je riječ o novoj kalkulaciji, nakon određivanja postavki u zaglavlju, pristupa se izradi kalkulacije po stavkama. Nakon što ste unijeli elemente zaglavlja kalkulacije, kliknite mišem na stavke kalkulacije, otvorit će vam se tablica u koju unosite stavke kalkulacije kao što je prikazano na slici 19. Nova se stavka dodaje pritiskom tipke «INSERT». Program automatski dodjeljuje redni broj u stavci po principu brojača (1,2,3,4..). Nakon toga, pozicioniramo se na polje «ARTIKL» i upisujemo šifru artikla, a ukoliko ju ne znamo pritiskom tipke«F2» i utipkavanjem slova naziva pronalazimo artikl, te ga odaberemo. Kada smo odabrali artikl, unosimo ukupnu zaprimljenu količinu artikla, te njegovu cijenu bez PDV-a. Potrebno je naglasiti da na kalkulaciji imamo naznačenu trenutnu prodajnu cijenu, te ukoliko ju ne želimo mijenjati, MPC trebamo izjednačiti s njom. Nadalje ispunjavamo sva ostala potrebna polja u kalkulaciji, ovisno o njenoj vrsti. Ukoliko je kalkulacija nastala na temelju primke, šifre artikala i količine su već unesene, pa trebamo izraditi financijski dio. Kada smo izradili kalkulaciju za sve stavke, pristupamo postupku knjiženja opisanom na slici 18. Slika 19 Kao što slika 20 prikazuje, ovdje se nalaze sume određenih polja u kalkulaciji po svim stavkama (artiklima) ukupno, pa je lakše napraviti kontrolu, tj., usporedbu s ulaznim računom. Slika 20 3.3. Stanje skladišta (skladišne kartice artikala) Osim prethodnih načina unošenja artikala, postoji i mogućnost ručnog unošenja artikala. Za taj način koristimo «PROMJENE ARTIKALASTANJE SKLADIŠTASKLADIŠNE KARTICE ARTIKALA». Odabirom tog menija direktno ulazimo u kartice svakog artikla. Slika 21 Slika 21 prikazuje karticu jednog artikla (KAVA) i promjene stanja na skladištu (izlaz na temelju računa broj 1 i računa broj 2). Stanje svakog artikla možemo promijeniti direktno u karticama. Da bismo to mogli učiniti, najprije moramo pronaći željni artikl. Proces traženja željenog zapisa unutar traženog obrasca je detaljnije opisan u poglavlju 1.1. (pritisak na ili F11, upisivanje naziva artikla slovo po slovo, nakon pronalaženja pritisnuti «ENTER» ili klik mišem na «U REDU». Kada smo se pozicionirali na željeni artikl, dodajemo novu stavku koja će prikazivati što se desilo sa zalihom artikla. Povećava se vrijednost «STAVKA» za 1, datum se postavlja na «današnji» (ali ga je moguće promijeniti). Nakon toga određujemo šifru dokumenta. Šifre dokumenta nalaze se u izborniku «OSNOVNI ŠIFARNICI>VRSTE SKL. DOKUMENATA». Pritiskom tipke«F2» odabiremo željenu vrstu dokumenta (ukoliko znamo šifru, možemo ju samo upisati). U programu su neke šifre već predefinirane. Međutim, program dozvoljava i kreiranje vlastitog novog dokumenta (npr. temeljnice, izdatnice, «posudnice» itd.). Postupak dodavanja novog zapisa u povezani obrazac (tj. tablicu) objašnjen je u poglavlju 1.2.1., ili možemo prije dodavanja stavke kreirati novi skl. dokument odabirom menija « OSNOVNI ŠIFARNICI >VRSTE SKL. DOKUMENATA», te nakon toga započeti promjene u skladištu. Kada smo odabrali šifru skl. dokumenta, unosimo broj tog dokumenta (npr. IZDATNICA br.11 – upisujemo u polje «11» uz prethodni odabir šifre koja označava izdatnicu). Nakon toga dajemo kratki opis dokumenta (izlaz po...preknjiženje... ispravak knjiženja...). Nakon toga unosimo vrijednosti (ulaz, izlaz ili prepisujemo stanje ukoliko je promjena cijene), te cijenu (prepisujemo iz zaglavlja trenutnu ili ako je promjena cijene unosimo novu). Automatski se izračunavaju vrijednosti (duguje ili potražuje i saldo). Primjer je prikazan na slici 22. Slika 22 Važno je primijetiti da se količina artikla vodi na četiri (4!) decimale. Ukoliko želimo kreirati dokument koji sadržava nekoliko stavaka (artikala), proces ponovimo za svaki artikl, ali tako da svi imaju istu šifru i broj dokumenta. Tako kreirani unos (dokument) možemo i isprintati na A4 obrazac, izborom «ISPISIPROMET SKLADIŠTAPROMJENE PO DOKUMENTU». Cijeli proces će biti objašnjen u jednom od sljedećih poglavlja. 3.4. Zapisnici 3.4.1. Zapisnik o promjeni cijene Slika 23 Slika 23 prikazuje obrazac za promjenu cijene. Ukoliko je riječ o promjeni cijene kroz nabavu nove robe, tada se promjena vrši kroz primku/kalkulaciju. Međutim, ukoliko je riječ o promjeni cijene koja je trenutno na lageru, tada je cijenu potrebno promijeniti kroz ovaj obrazac. Računalo dodjeljuje broj i datum promjene cijene, koje je moguće po želji promijeniti. Nakon određivanja datuma promjene, potrebno je odrediti i artikle kojima se mijenjala cijena. Nakon odabira artikla, ponuđena nam je stara cijena, te mi trebamo odrediti novu cijenu. Ovdje je potrebno naglasiti sljedeće: ukoliko je promjena cijene s današnjim datumom, prije izdavanja prvog računa potrebno je izvršiti knjiženje kako bi se cijena promijenila u novu. 3.4.2. Zapisnik o otpisu robe Slika 24 Zapisnik o otpisu robe je dokument kojim se vrši otpis robe koja je na lageru. Najčešći razlog otpisa robe je KALO, iako su mogući i drugi razlozi. 3.5. Repromaterijal Za razliku od artikala ulaz repromaterijala se na skladištu vodi po NC (nabavnim cijenama), dok se izlaz vodi po PNC (prosječnim nabavnim cijenama). Kartica repromaterijala slična je kartici artikala. Slika 25 prikazuje meni repromaterijala. Slika 25 3.5.1 Popis repromaterijala Slika 26 Unos samog repromaterijala je vrlo jednostavan, računalo dodijeli šifru koja se proizvoljno može mijenjati, unese se naziv velikim slovima, te jedinica mjere. Ostala polja se računaju programski. 3.5.2. Primke repromaterijala Sama evidencija prometa repromaterijala je za obrtnike propisana. Ulaz se vodi pomoću primke repromaterijala. Kao što je na slici 27 vidljivo, nakon otvaranja nove primke računalo dodijeli broj i datum koje je moguće mijenjati, te je potrebno unijeti temelj za primku (obično je to račun po kojem je repro. stigao), dobavljača, tko je robu zaprimio, način dopreme te koja je roba zaprimljena. U polje «ULAZNA CIJENA», unosi se nabavna cijena bez rabata, te se nakon toga unosi rabat, ukoliko postoji. Nakon knjiženja ažurira se skladište, te se računa nova PNC. Slika 27 3.5.3. Izdatnica repromaterijala Zaprimanje repromaterijala vidljivo je kod opisa primke. Izlaz se može evidentirati na dva načina: izdatnicom ili sastavnicom. Ukoliko je riječ o paušalnom otpisu repromaterijala, tada se obično koristi izdatnica, a ukoliko je riječ o izlazu po normativu, tada se koristi sastavnica po repromaterijalu. Slika 28 3.5.4. Sastavnica po repromaterijalu Slika 29 Kao što je vidljivo, sastavnica je slična sastavnici po artiklima. Ovdje je potrebno naglasiti da je moguć unos i sastavnice po artiklima i po repromaterijalu istovremeno. Naime, moguće je da se neki artikl sastoji i od pod-artikala i od repromaterijala (kao npr. kuhano vino u koje de dodaje klinčić i/ili cimet). Tada se posebno izradi sastavnica po kojoj se razdužuje vino kao artikl, te sastavnica po kojoj se razdužuje cimet kao repromaterijal. Slijedom toga, moguće je zavesti tijesto za pizzu kao artikl, koji neće imati ni ulaz ni izlaz, te repromaterijal do kojeg se sastoji to tijesto. Slijedom opisanog proizlazi sljedeći primjer: CAPRICCIOSA mala se sastoji od artikla «tijesta za pizzu» i od gljiva kao repromaterijala, a i tijesto ima svoje sastojke koji se unose pod sastavnicu po repromaterijalu, te program ne skida sa zalihe tijesto za pizzu, već repromaterijal od kojeg je tijesto izrađeno. Na taj se način se pojednostavljuje sam unos sastavnica (npr. više pizza se sastoji od istog tijesta) . 3.5.5. Zapisnik o otpisu repromaterijala Isto kao što postoji mogućnost otpisa artikala (KALO i sl.), postoji i mogućnost otpisa repromaterijala. Taj otpis se može izvršiti ili kroz izdatnicu ili kroz zapisnik o otpisu. 3.6. Obrazac za knjiženje Evidencijom ulaza i izlaza učinili smo preduvjete za daljnje evidencije. Da bi evidencije bile ažurne, potrebno ih je voditi dnevno (ili ih barem tako knjižiti). U tu svrhu odlazimo u meni «DODACI>KNJIŽENJE» (slika 30), te dobivamo obrazac knjiženja (slika 31). Knjiženjem se ažurira financijski i skladišni tijekovi unutar programa. Moguće je knjižiti više puta dnevno. Promjene koje se evidentiraju vezane su uz stanje skladišta (kartice artikala), te Knjigu UR-a i IR-a, a po potrebi Knjigu primitaka i izdataka i Knjigu popisa. Slika 30 Slika 31 4.0. Knjige Prethodna poglavlja opisuju robne tijekove u poduzeću koje evidentira program. Osim tih postoje i financijski, koji prate te robne. Njihova evidencija vrši se u Knjizi U-RA i IRA, Knjizi primitaka i izdataka, te Knjizi popisa. Kako bi otvorili obrasce za unos i pregled navedenih knjiga, potrebno je u izborniku kliknuti lijevim mišem na «KNJIGE» i odabrati željenu knjigu (slika 32). Slika 32 4.1. Knjiga U-RA Slika 33 U knjizi UR-a ili Knjizi ulaznih računa, kao što sam naziv govori, evidentiraju se ulazni računi. Postoji dva načina vođenja ulaznih računa, kronološki i po principu blagajne. Prvi koriste firme (d.o.o.), a mogu i obrti. Kod kronološkog načina vođenja ulaznih računa, računi s unose onim redoslijedom kojim su ih dobavljači izdali (na osnovu datuma). Drugi način je evidentiranje po principu blagajne, tj. po plaćanju. Taj način mogu odabrati obrti, te ukoliko PDV izračunavaju na temelju Knjige UR-a, to je prikladan način za njih. Međutim, ukoliko se Knjiga IR-a vodi po načelu blagajne, potrebno je posebno voditi i evidenciju svih ulaznih računa, a to se vodi u zasebnoj knjizi – Knjizi tradžbina i obveza. Radi jednostavnosti, ovaj se program temelji na kronološkom načinu vođenja Knjige UR-a. Međutim, kako bi imali kompletnu evidenciju naplate računa vodi se i Knjiga naplate UR-a, koja je povezana s Knjigom UR-a. Na taj način se PDV može računati iz Knjige UR-a. Slika 33 prikazuje obrazac Knjige UR-a, a 34 naplatu računa. Potrebno je primijetiti da svaki ulazni račun se razvrstava u jednu od knjiga (Vrsta URa). Tako se zasebno vodi knjiga R1, R2 dobavljača, te predujmovi. Programom je predefinirano da Knjiga R1 ima šifru jedan (1), R2 dva (2), te predujmovi šifru tri (3). U dogovoru s informatičarom moguće je otvoriti i druge knjige. Ulazni računi na kojima se nalazi roba, koja se unosi u primku ili kalkulaciju, automatski se prenosi u Knjigu UR-a. Ulazne račune koji ne sadrže robu (struja, voda telefon...) unosimo «ručno» i to na način da otvorimo novi zapis (postupak objašnjen u prethodnim poglavljima), te popunimo polja. Otvaranjem novog zapisa Rb. UR se povećava za «1», ali ga možemo ispraviti, isto kao i datum koji se popunjava današnjim, ali je moguć ispravak. Unosimo ulazni broj računa dobavljača, vrstu UR-a, šifru partnera (ukoliko partner ne postoji, uvedemo ga u šifarnik partnera), ukupan iznos računa, osnovicu bez PDV-a, ukupan PDV, iznos PDV-a koji možemo i koji ne možemo odbiti, valutu (rok) plaćanja. Zadnje dvije rubrike ostaju prazne. Njih popunjava sam program. U tim poljima se vrši evidencija zadnjeg plaćanja računa (zadnji datum kad je taj račun plaćan djelomično ili u cijelosti) i ukupan plaćeni iznos računa. Iznimno, ukoliko se račun plaća prvi put, možemo polja popuniti sami. Da bi program znao odrediti dva zadnja polja potrebno je evidentirati naplate računa. To se vrši u dijelu zvanom «NAPLATE ULAZNIH RAČUNA» (slika 34) . Ukoliko smo sami unosili polja «DATUM PLAĆANJA» i «PLAĆENI IZNOS» (samo ako je riječ o prvoj naplati), tada program sam unosi naplatu računa. Slika 34 Kao što slika prikazuje, naplata se sastoji od nekoliko polja. Polje stavka se generira po principu brojača, te se automatski, dodavanjem klikom na ikonu , popunjava polje datum, koje se može mijenjati. Nakon toga je potrebno unijeti plačni iznos i odrediti način plaćanja (F2 i odabir načina). Načini plaćanja su već predefinirani (1-gotovina, 2žiro račun, 3-u naturi (kompenzacija)). U dogovoru s informatičarom, mogu se otvoriti i drugi načini plaćanja. Polje «OPIS» služi kako bi ukratko dali neki opis ili kratki komentar. Kada smo ispunili željena polja pritisnemo ikonu , kako bi potvrdili promjene. Indikator «P» označava da li je naplata prenesena u Knjigu primitaka i izdataka. Potrebno je primijetiti da je cijela tablica na obrascu «NAPLATA ULAZNIH RAČUNA» povezana s jednim redom u tablici «ULAZNI RAČUNI». Na taj način radi se veza između ulaznog računa i nekoliko plaćanja jednog računa (jedan račun može biti plaćan u više navrata, tj. rata). Nakon unosa drugog, trećeg...itd...plaćanja program sumira sva plaćanja, te evidentira datum koji je vremenski najveći, te vrijednosti prenosi u polja «DATUM PLAĆANJA» i «PLAĆENI IZNOS». 4.2. Knjiga IR-a Evidenciju ulaznih računa vršimo u Knjizi ulaznih računa (Knjiga UR-a). Nasuprot računa koje primamo, postoje i računi koje izdajemo mi. Takvi računi nazivaju se izlaznim računima, a knjiga u kojoj se oni evidentiraju Knjiga izlaznih računa (Knjiga IRa). Kao što pokazuje slika 35 obrazac koji ispunjavamo sličan je obrascu Knjige UR-a. Isto tako svaki unos, pretraživanje, izmjena i drugo odvija se na način kao kod Knjige UR-a. Pogledamo li Knjigu IR-a pobliže, vidjet ćemo da ona ima rubrike po kojima se razlikuje od Knjige UR-a. Ovisno o dokumentu koji kreiramo popunjavaju se i te rubrike. Kod maloprodajnog računa, popunjava se Rb. IR, datum (datum kada su računi izdani), broj računa (Maloprodajni utržak), vrsta IR-a, %0PDV (osnovica po nultoj stopi), potrošnja (porez na potrošnju), krajnja potrošnja i PDV, valuta, datum plaćanja i plaćeni iznos. Ukoliko je riječ o gotovinskom računu za poduzeća, tada se rubrika Broj računa popunjava s brojem računa, popunjava se šifra partnera, a umjesto krajnje potrošnje i PDV popunjava se osnovica i PDV. Ukoliko račun nije plaćen gotovinom tada valuta, datum plaćanja i plaćeni iznos ostaju prazni. Ukoliko je riječ o plaćanju gotovinom, tada se popunjava i naplata kompletnim iznosom, te primici u Knjizi primitaka i izdataka, a ukoliko je riječ o negotovinskom plaćanju, naplata i primici se popunjavaju kao kod Knjige UR-a. Ako se roba vodi u trgovačkoj knjizi (Knjizi popisa), tada se knjiženjem računa popunjava i ona. Isto kao i kod Knjige UR-a, zapis se može i ručno dodati (princip popunjavanja je isti). Slika 35 Slika 36 4.3.Knjiga primitaka i izdataka Slika 37 Osim vođenja Knjige UR-a i Knjige IR-a, obrtnici su dužni voditi i Knjigu primitaka i izdataka (slika 37). Za primitke unesene putem kalkulacije, izdaci se popunjavaju automatski, financijskim knjiženjem. Isto tako, za izdane i naplaćene račune automatski se evidentiraju primici. Međutim, postoje primici i izdaci koji se ne manifestiraju kroz spomenute dokumente. Njih je potrebno dodati «ručno», te se kao takvi unose putem obrasca u izborniku «KNJIGEKNJIGA PRIMITAKA I IZDATAKA». Princip unošenja je isti kao kod Knjige IR-a i Knjige UR-a. 4.4.Knjiga popisa (Trgovačka knjiga) Knjigu popisa moraju voditi ona poduzeća koja u svom poslovanju nude trgovačku robu. U slučaju ugostiteljskih djelatnosti to mogu biti duhanski proizvodi, žvakaće gume, sladoled u pakiranju (kornet, štapić) i dr. Slika 38 prikazuje obrazac Knjige popisa. Slika 38 Isto kao i kod Knjige primitaka i izdataka, unos u Knjigu popisa se vodi automatski, financijskim knjiženjem. Knjiže se samo oni artikli koji u šifarniku artikala imaju kvačicu (slika 39). Slika 39 Knjiga se može i ručno unositi kao i kod prethodnih knjiga. 5.0. Analize podataka Završno poglavlje opisuje razne preglede i načine analize podataka. Sami obrasci za unos bez ovog dijela ne daju neku značajnu korist. Slika 40 Međutim, ovim evidencijama se zaokružuje program u jednu cjelinu, koja kao takva pruža sve potrebne informacije vezane za poslovanje jednog poduzeća, u ovom slučaju ugostiteljskog objekta. Kod ovih obrazaca nije moguće dodavanje novih zapisa, već je moguć samo pregled ili ispis postojećih. Za ugostiteljstvo su zanimljive evidencije temeljene na izlaznim maloprodajnim računima. To su: x-dana (stanje blagajne), z-dana (promet maloprodaje), promet artikala u periodu, porez na potrošnju, promet i zaključno stanje (knjiga šanka), te normativ (sastavnica artikala). Slika 40 prikazuje obrazac za pregled stanja blagajne. Kao što se može primijetiti, podatke možemo pregledavati po nekoliko uvjeta. Najčešći uvjet je datum. Pregled po datumu vrši se unošenjem početnog i završnog datuma. Ukoliko se unese isti datum, dobivamo stanje na taj datum. Moguće je i pretraživanje po ostalim uvjetima, a najčešći su prikazanu na slici 40. Nakon unošenja uvjeta po želji pritisnemo gumb «PREGLED» za pregled na ekranu, a za ispis pritisnemo gumb «ISPIS». Ukoliko smo izabrali ispis na ekranu nam se pojavljuje prozor za izbor printera i opcije za printanje (slika 41). Trenutni printer Izbor drugog printera Podešavanje opcija Stranice: Sve Od stranice do stranice Potvrda Prekid Slika 41 Osim podataka iz računa, možemo ispisivati i podatke iz drugih obrazaca za unos. Tako možemo ispisivati promete, podatke iz skladišta, stanje, lagere, te možemo izabrati ispise knjiga ili pak pratiti dugovanja prema dobavljačima i potraživanja od kupaca. Slike 42 i 43 prikazuju koje je sve izvještaje moguće pregledavati/ispisivati. Slika 42 Slika 43 Posebno je potrebno obratiti pozornost na izbornik «PROMET SKLADIŠTA». Kao što je rečeno u jednom od poglavlja, moguće je kreirati svoj vlastiti dokument, te ga kao takvog ispisati. Potrebno je najprije u šifarniku taj dokument otvoriti (kreirati), a nakon toga u karticama artikala («PROMJENE ARTIKALASTANJE SKLADIŠTASKLADIŠNE KARTICE ARTIKALA») za svaki artikl promijeniti stanje i saldo. Potrebno je naglasiti da pod šifru dokumenta treba unijeti onu šifru koju smo kreirali u šifarniku (ili ju izabrati s «F2»), pod uvjetom da taj dokument prvi puta koristimo, te pod broj dokumenta unesemo redni broj dokumenta (ukoliko smo kreirali novu vrstu dokumenta tada je to «1», a ako već imamo kreiranu šifru, tada je to onaj broj koji je na redu). Obrazac za kreiranje (ispis) promjene po određenom dokumentu prikazan je na slici 44. Slika 44 U praksi se javlja potreba (ukoliko se mijenja cijena artikla u Knjizi popisa) za kreiranjem temeljnice na osnovu zapisa u Knjizi popisa. Temeljnicu je moguće kreirati pomoću obrasca «ISPISITEMELJNICE KNJIGE POPISA». Kao što prikazuje slika 45, u obrascu je potrebno, pritiskom tipke «F2», odabrati broj zapisa u knjizi popisa, te lijevom tipkom miša kliknuti na «ISPIS». Slika 45 6.0. Zaštita podataka Računalo, kao i svaki drugi uređaj, podložan je raznim vanjskim utjecajima, naročito oscilacijama napona i sličnim promjenama. Kako bi izbjegli gubitak podataka savjetuje se što češća izrada zaštite podataka. Ona se može izvršiti na nekoliko načina. Slike 46 i 47 prikazuju načine izrade zaštite podataka. Na podlozi s najčešćim prečacima odaberemo «ZAŠTITA», a zatim gdje ćemo tu zaštitu pohraniti. Najsigurnija je opcija «SVE». Tada se zaštita radi na disketnu jedinicu (A:), lokalne diskove (C:) i (D:). Ukoliko se zaštita radi na disketu, disketa mora biti prazna. Ukoliko računalo nema ispravnu disketnu jedinicu ili lokalni (D:), disk bira se druga odgovarajuća opcija. Do izbora možemo doći i pokretanjem menija «DODACIZAŠTITA». Isto tako, zaštitu možemo napraviti kopiranjem direktorija «PIS» ili poddirektorija «DATA» na CD ili bilo koji drugi uređaj za pohranu podataka. Slika 46 Slika 47 6.1. Inventura i početno stanje Početak nove godine, kao i početak upotrebe programa zahtijeva određene postupke pri određivanju inventurnog i početnog stanja u karticama artikala i sirovina. Početno stanje i inventuru možemo izvršiti odabirom izbornika «DODACIINVENTURA». Nakon pripreme podataka i ispisa (slika 48) potrebno je unijeti stvarno stanje. Slika 48 To možemo učiniti odabirom izbornika «UNOS STVARNOG STANJA». Odabirom «ARTIKLI(tablica)» unosimo stv. stanje za svaki artikl posebno.(slika 49). Nakon unosa ispravnog stanja izborom «PRIJENOS STVARNOKNJIŽNO» izvršimo prijenos. Nakon toga možemo izlistati inventurnu listu ili pokretanjem izbornika «POČETNO STANJE» postaviti početno stanje na određeni dan. Ovi koraci moraju se izvršiti uz pomoć informatičara jer zahtijevaju određene predradnje pri pripremi podataka za prijenos. Osim u karticama artikala početno stanje potrebno je postaviti i u knjizi popisa, ukoliko se ona vodi. To se čini «ručnim» dodavanjem zapisa u Knjigu popisa. Slika 49 6.2. PDV obrazac Zadnji dio programa koji zaokružuje ovaj dio u jednu cjelinu je PDV obrazac (slika 50). Odabirom izračuna dobivamo vrijednosti koje je moguće ručno ispraviti i pohraniti za kasniju upotrebu. Izračun se temelji na Knjizi UR-a i IR-a, te naplatama istih. Provjera kod obrta može se vršit pregledom Knjiga naplata UR-a i IR-a, te pregledom Knjige primitaka i izdataka, a kod d.o.o-a izlistanjem Knjiga UR-a i IR-a. Nakon ispravka i pohrane podataka može se ispisati obrazac na temelju istih. Slika 50 7.0. Završni opis Pogledamo li program u cijelosti, vidjet ćemo da je njegova osnovna namjena praćenje robnih, te financijskih tijekova robe u poduzeću. Program je izgrađen po zahtjevima korisnika u praksi, te je modularan i kao takav primjenjiv u svim ugostiteljskim djelatnostima. Zahvaljujući svojoj modularnosti i mogućnosti nadogradnje, program se nastavlja razvijati kako bi korisnici što lakše i sa što većom funkcionalnošću obavljali svoju primarnu djelatnost, poštujući pritom zahtjeve zakonodavca.
© Copyright 2024 Paperzz
