Περιγραφή Εργασίας: Γραμματέας Τίτλος Θέσης: Εργοδότης: Γραμματέας [μερικής απασχόλησης, 30 ώρες/βδομάδα, 8.30πμ‐2.30μμ] Πτηνολογικός Σύνδεσμος Κύπρου Έδρα: Το γραφείο του Πτηνολογικού Συνδέσμου στην Στράκκα, Λευκωσία Η θέση αναφέρεται Εκτελεστικό Διευθυντή του Πτηνολογικού Τελευταία αναθεώρηση: Απρίλιος 2014 Γενικά καθήκοντα: Ο/Η Γραμματέας θα παρέχει διοικητική υποστήριξη στο γραφείο και ειδικά στον Εκτελεστικό Διευθυντή. Ο/Η Γραμματέας θα απαντά το τηλέφωνο και θα δίνει απλές πληροφορίες. Θα φροντίζει το γραφείο να είναι ένας όμορφος χώρος υποδοχής. Θα φροντίζει επίσης ο εξοπλισμός του γραφείου να δουλεύει και όταν δεν δουλεύει θα φροντίζει να επισκευαστεί άμεσα ώστε να μην υπάρχει παρακώληση της λειτουργίας και θα φροντίζει να μην λείπουν αναλώσιμα από το γραφείο. Θα υποστηρίζει όλο το προσωπικό και ειδικά τον Εκτελεστικό Διευθυντή με γραμματειακά καθήκοντα όπως αρχειοθέτηση, σάρωση εγγράφων, αποστολή φαξ. Θα διανέμει την αλληλογραφία και θα κρατάει το αρχείο της. Θα οργανώνει την αποστολή εκδόσεων και άλλων επικοινωνιών στα μέλη με ταχυδρομείο ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Θα πηγαίνει στο ταχυδρομείο και θα οργανώνει τα ταξίδια για το προσωπικό. Θα είναι υπεύθυνος/η για τη βιβλιοθήκη του Συνδέσμου. Συγκεκριμένα καθήκοντα Γραμματέα: i) ii) iii) iv) v) vi) Να απαντά το τηλέφωνο, να προωθεί την κλήση στο κατάλληλο μέλος του προσωπικού, να παίρνει μηνύματα, να δίνει απλές πληροφορίες και να απαντά απλές ερωτήσεις. Να είναι υπεύθυνος/η για τη βιβλιοθήκη του γραφείο. Να αρχειοθετεί τα βιβλία, περιοδικά και να κρατάει ενήμερο το αρχείο. Να είναι υπεύθυνος/η για το backup του server του γραφείου. Να το αλλάζει κάθε εβδομάδα και να φέρνει το άλλο από το σπίτι. Να είναι υπεύθυνος/η ώστε το γραφείο να είναι ένας όμορφος και τακτικός χώρος υποδοχής. Να συνεννοείται με τους καθαριστές αν κάτι χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή. Να υποδέχεται τους επισκέπτες στο γραφείο και να τους κάνει να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι. Να φροντίζει ώστε τα αναλώσιμα, καθώς και καφές και κεραστικά, που χρησιμοποιούνται και χρειάζονται στο γραφείο υπάρχουν πάντα και δεν λείπουν. Να φροντίζει ώστε να χρησιμοποιούνται προϊόντα όσο το δυνατόν πιο περιβαλλοντικά. BirdLife Cyprus Job Description – Secretarial Officer Amended: Executive Director, April 2014 Page 1 vii) viii) ix) x) xi) xii) xiii) xiv) xv) xvi) xvii) xviii) xix) xx) xxi) xxii) xxiii) xxiv) xxv) xxvi) Να παρακολουθεί το stock των προϊόντων πώλησης. Να σαρώνει έγγραφα και να τα αρχειοθετεί. Να αποστέλλει φαξ. Να ενημερώνει τη βάση δεδομένων των μελών Να φροντίζει ώστε ο εξοπλισμός του γραφείου είναι λειτουργικός (κομπιούτερ, τηλέφωνα, ίντερνετ, κλπ) και όταν υπάρχει πρόβλημα να φροντίζει γρήγορα για την επισκευή του. Να υποστηρίζει τη διοργάνωση της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης. Να παρακολουθεί το σέρβις των αυτοκινήτων του Συνδέσμου, τις ανανεώσεις αδειών και ΜΟΤ. Να προετοιμάζει τις συναντήσεις του Διοικητικού Συμβουλίου, να καλεί τα μέλη και να φροντίζει να υπάρχουν καφές και κεραστικά στο γραφείο. Να προετοιμάζει την Ετήσια Γενική Συνέλευση και/ή Έκτακτες Συνελεύσεις, να κάνει έρευνα για το χώρο, να κλείνει το χώρο, να συνεννοείται με διερμηνείς και άλλους συνεργάτες. Να φροντίζει η αποθήκη να είναι πάντα τακτική και καθαρή. Να φροντίζει για και να κλείνει την πιο οικονομικά συμφέρουσα λύση για πτήσεις, ξενοδοχεία και άλλα που μπορεί να χρειαστούν επισκέπτες ή το προσωπικό για ταξίδια στο εξωτερικό. Να κάνει ή να οργανώνει φωτοτυπίες αν χρειάζονται. Αλλά να φροντίζει για τη γενική μείωση της χρήσης χαρτιού. Να αρχειοθετεί και διανέμει την αλληλογραφία, που στέλνει και δέχεται ο Πτηνολογικός. Να δημιουργήσει μητρώο αλληλογραφίας. Να αρχειοθετεί τις φωτογραφίες του Συνδέσμου. Να ετοιμάζει τους φακέλους για την αποστολή περιοδικών, επιστολών ή άλλων εκδόσεων στα μέλη. Να πηγαίνει στο ταχυδρομείο. Να διατηρεί ενήμερη λίστα με τον εξοπλισμό του γραφείου, κατάλογο με τις χρεώσεις στο προσωπικό και ενημερωμένο το καθολικό αγορών και διαγραφών του γραφείου. Να κατεβάζει στοιχεία από την βάση δεδομένων Cypriaca, να τα τροποποιεί και να στέλνει σε όποιον τα χρειάζεται. Να διατηρεί αρχείο με το ποιος έχει κλειδιά του γραφείου και να είναι υπεύθυνος/η να παίρνει τα κλειδιά πίσω όταν κάποιος φεύγει. Να παρέχει γραμματειακή υποστήριξη για το Διευθυντή του Αγροκτήματος Στράκκας, εφόσον χρειάζεται. Να ποτίζει τον κήπο του γραφείου και να υπάρχει πάντα νερό για τα πουλιά. xxvii) Άλλα καθήκοντα i) ii) iii) iv) v) Να βοηθάει τον Εκτελεστικό Διευθυντή και το υπόλοιπο προσωπικό με επιπρόσθετες λογικές εργασίες εφόσον προκύψει ανάγκη. Να περνάει στοιχεία στον υπολογιστή από καταγραφές και άλλες εργασίες, εφόσον υπάρχει χρόνος. Να παρίσταται σε εκδηλώσεις, σεμινάρια και εκπαιδευτικά σεμινάρια ανάλογα με την ανάγκη και κάποιες φορές εκτός κανονικών ορών εργασίας. Να παρακολουθεί εκπαιδευτικά σεμινάρια εφόσον χρειάζεται. Να κάνει τακτικές αναφορές για την εργασία του/της και να συνεισφέρει με άρθρα στα ενημερωτικά δελτία, το περιοδικό, κλπ. BirdLife Cyprus Job Description – Secretarial Officer Amended: Executive Director, April 2014 Page 2 Προσόντα για τη Θέση Αναγκαία           Δίπλωμα γραμματειακών σπουδών, ή άλλο σχετικό Τρία χρόνια προϋπηρεσία Άριστη γνώση Ελληνικών Άριστη γνώση Αγγλικών Άριστες οργανωτικές ικανότητες Πρόσχαρος και ευχάριστος χαρακτήρας και ταλέντο στην επικοινωνία Πολύ καλή γνώση υπολογιστών, συμπεριλαμβανομένου και του Microsoft Excel. Γνώση Access θα θεωρηθεί πλεονέκτημα. Διάθεση να εργαστεί για ΜΚΟ, και ενδιαφέρον για την προστασία της φύσης και του περιβάλλοντος Προδραστικός χαρακτήρας που παίρνει πρωτοβουλίες και δυνατότητα τήρησης χρονοδιαγραμμάτων Διάθεση για συνεχή μάθηση και βελτίωση BirdLife Cyprus Job Description – Secretarial Officer Amended: Executive Director, April 2014 Page 3