ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ
1.- ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
4
1.1 ΕΙ∆ΙΚΆ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΆ ΕΝΌΣ ΣΥΝΕΡΓΑΖΌΜΕΝΟΥ ∆ΙΚΤΎΟΥ
1.1.1 Εστιασμένα
1.1.2 Υπέρβαση των ορίων
1.1.3 Συμπληρωματικές βασικές ικανότητες
1.1.4 Ισότητα των μελών
1.1.5 Προσωρινή φύση
1.2 ΒΑΣΙΚΆ ΟΦΈΛΗ
1.2.1 Γρηγορότερη μετάδοση της γνώσης
1.2.2 Μεγαλύτερη ευελιξία και παραγωγικότητα
1.2.3 Μεγαλύτερα κέρδη
1.3 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
1.3.1 Εικονική Επιχείρηση (VE)
1.3.2 Οργανισμός που συμμετέχει σε Συνεργαζόμενα ∆ίκτυα (CNO)
1.3.3 Επαγγελματική Εικονική Κοινότητα (PVC)
1.4 ΕΜΠΟ∆ΙΑ ΣΤΗΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
1.4.1 Ασαφή κίνητρα και έλλειψη δεξιοτήτων
1.4.2 Έλλειψη εμπιστοσύνης
1.4.3 Ελλιπή Επικοινωνία και Πρόσβαση
1.4.4 Ελλιπείς Μέθοδοι και Εργαλεία
1.4.5 Έλλειψη πόρων
1.5 ΕΠΙΤΥΧΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
1.6 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ
4
4
4
4
5
5
5
5
5
5
5
6
6
6
6
6
6
7
7
7
7
8
2. ΠΩΣ ΘΑ ΒΡΕΙΤΕ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
9
2.1 ΒΡΕΙΤΕ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
2.1.1 Με ΜΜΕ του ίδιου τομέα
2.1.2 Με ΜΜΕ άλλου τομέα
2.1.3 Μεγαλύτερες εταιρίες
2.1.4 ∆ημόσιοι οργανισμοί
2.2 ΤΥΠΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ
2.3 ΠΩΣ ΝΑ ΕΡΘΕΤΕ ΣΕ ΕΠΑΦΗ ΜΕ ΠΙΘΑΝΟΥΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
2.4 ΠΟΥ ΘΑ ΒΡΕΙΤΕ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
2.4.1 Προμηθευτές
2.4.2 Τοπικές επιχειρήσεις
2.4.3 Τοπικά δίκτυα
2.4.5 Εμπορικές εκθέσεις
2.4.6 ∆ιαδίκτυο
9
9
9
9
9
10
10
11
11
11
12
12
12
3. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
13
4.- ΧΡΗΜΑΤΟ∆ΟΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ
23
Ι∆ΙΑΙΤΕΡΗ ΠΡΟΣΟΧΗ ∆ΙΝΕΤΑΙ ΣΤΙΣ ΒΑΣΙΚΕΣ ΣΥΝΙΣΤΩΣΕΣ ΤΗΣ ΠΡΟΤΑΣΗΣ
23
4.1.1 Τα Μέρη μιας Πρότασης
23
4.1.2 Βασικοί Κανόνες Σύνταξης μιας Πρόταση
25
4.1.3 Ύφος γραφής
26
4.1
www.smallcitycommerce.eu
2
5.- ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ∆ΙΟΙΚΗΣΗ
27
5.1. ΠΩΣ ΝΑ ∆ΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕΤΕ ΕΝΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΠΟΥ ΕΥΝΟΕΙ ΤΗΝ
ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ
27
5.2 ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
28
5.2.1 Ένα επικοινωνιακό μοντέλο
28
5.2.2 Ξεπερνώντας τα εμπόδια
29
5.3 ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ
29
5.3.1 Ποιοι είναι οι στόχοι σας;
29
5.3.2 Τι πρέπει να οργανώσετε;
30
5.3.3 Το σχήμα (format ) της παρουσίασης
30
5.3.4 Χρησιμοποιείστε οπτικά μέσα
30
5.3.5 Ενέργεια και ενεργοποίηση
30
5.3.6 Πως να χειρίζεστε τις ερωτήσεις;
31
5.3.7 Συμπεράσματα
31
5.3.8 Μελέτη της περίπτωσης της TOPS: Ικανότητα για προφορικές παρουσιάσεις
31
5.4 ΗΓΕΣΙΑ
32
5.4.1 Ηγέτης αντί για διευθυντής
32
5.4.2 Οι ηγέτες γεννιούνται ή γίνονται
32
5.4.3 Οι αρχές της ηγεσίας (Ηγετικές ικανότητες)
32
5.4.4 Τα στυλ της ηγεσίας:
33
5.4.5 Ηγετικές τάσεις
33
5.4.6 Το να μοιραζόμαστε την ηγεσία
34
5.4.7 Ασκήσεις και Εργαλεία
34
5.5 ΟΜΑ∆Α / ΟΜΑ∆ΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ
35
5.5.1 Εισαγωγή (Τι είναι η ομάδα;)
35
5.5.2 Τα πλεονεκτήματα μιας ομάδας υψηλής απόδοσης σε σχέση με μια απλή
ομάδα ανθρώπων
35
5.5.3 Είδη Ομάδων σε έναν Οργανισμό
35
5.5.4 Οικοδόμηση των Ομάδων
36
5.5.5 Συγκεκριμένα προβλήματα
36
5.6 ∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΣΥΓΚΡΟΥΣΕΩΝ
36
5.6.1 Εισαγωγή
36
5.6.2 Ορισμός της Σύγκρουσης
37
5.6.3 Τα συστατικά της σύγκρουσης
37
5.6.4 ∆ιαχείριση των Συγκρούσεων
37
5.6.5 Βήματα στη διαχείριση συγκρούσεων
37
5.6.7 Στρατηγικές για τη διαχείριση της σύγκρουσης
38
39
5.7 ∆ΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΤΙΚΗ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ
5.7.1 Εισαγωγή
39
5.7.2 Τα βήματα της διαπραγματευτικής διαδικασίας
39
5.7.3 Αρχές των διαπραγματεύσεων
40
5.7.4 Πως και τι να διαπραγματευτείτε
40
5.7.5 Ασκήσεις και Εργαλεία
41
6.- ΕΡΓΑΛΕΊΑ ΝΈΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΏΝ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΕΡΓΑΣΊΑ
43
6.1 ΠΑΡΑ∆ΟΣΙΑΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
6.2 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ
6.3 EDI, INTERNET, INTRANET, EXTRANET
6.4 ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΤΟΥ ∆ΙΑ∆ΙΚΤΥΟΥ
6.4.1 Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
43
43
44
44
45
www.smallcitycommerce.eu
3
6.4.2 Παγκόσμιος Ιστός (World Wide Web)
45
6.4.3 Προγράμματα Πλοήγησης του Παγκόσμιου Ιστού
45
6.4.4 Φόρουμ στο ∆ιαδίκτυο
45
6.4.5 Listserv
46
6.4.6 NetNews/Newsgroup
46
46
6.5 OΝ-LINE ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΣΤΟ ∆ΙΑ∆ΙΚΤΥΟ
6.5.1 IRC
46
6.5.2 Instant messenger - ICQ
47
6.5.3 Netmeeting
47
6.5.4 Τηλεδιασκέψεις (Videoconferences), κάμερες ∆ιαδικτύου (web cams)
47
6.5.5 Voice over IP
47
6.5.6 Chat
48
6.5.7 Εικονικές κοινότητες
48
48
6.6 ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΤΗ ∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
6.7 ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΙ ΠΛΑΤΦΟΡΜΕΣ ΕΚΠΑΙ∆ΕΥΣΗΣ
49
6.8 ΜΙΑ ΛΙΣΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ (Ή ΛΙΣΤΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ
ΓΙΑ ΟΜΑ∆ΕΣ)
50
6.9 ΠΩΣ ΝΑ ΠΑΡΕΧΕΤΕ ΤΑ ΚΑΤΑΛΛΗΛΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ
50
www.smallcitycommerce.eu
4
1.- ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Ο στόχος αυτού του κειμένου είναι να εισάγει την έννοια του δικτυωμένου οργανισμού και να
υπογραμμίσει την σπουδαιότητα της ενδο-εταιρικής συνεργασίας.
Η συνεργασία ορίζεται γενικά ως η αλληλεπίδραση μεταξύ δύο ή περισσότερων ατόμων και μπορεί
να περιλαμβάνει μια ποικιλία συμπεριφορών, συμπεριλαμβανομένων την επικοινωνία, ανταλλαγή
πληροφοριών, το συντονισμό, η συνεργασία, την επίλυση προβλημάτων, και τη διαπραγμάτευση.
Τα συνεργαζόμενα δίκτυα αποτελούνται από ένα σύνολο παραγόντων (θεσμικά όργανα και / ή τις
επιχειρήσεις - από ιδιωτικό ή δημόσιο τομέα, ελεύθεροι επαγγελματίες, κ.λπ.) που έχουν
προδιάθεση να συνεργαστούν μέσω ενός δικτύου, προκειμένου να παραστεί σε μια επιχειρηματική
ευκαιρία ή να κοινό συμφέρον να κάνει χρήση των τεχνολογιών της πληροφορίας και της
επικοινωνίας.
1.1 Ειδικά Χαρακτηριστικά ενός Συνεργαζόμενου ∆ικτύου
Τα δίκτυα έχουν ειδικά χαρακτηριστικά γνωρίσματα που μας βοηθούν να τα ορίσουμε και να τα
διακρίνουμε. Τα συνεργαζόμενα δίκτυα είναι συνήθως προσωρινής φύσεως και όλα τα μέλη τους
θεωρούνται ισότιμα. Κάθε ένα από τα παραπάνω χαρακτηριστικά παρουσιάζεται στη συνέχεια με
μεγαλύτερη λεπτομέρεια.
1.1.1 Εστιασμένα
Για να είναι τα δίκτυα αποτελεσματικά, πρέπει οπωσδήποτε οι προσπάθειες των μελών να
ευθυγραμμίζονται με τους στρατηγικούς στόχους και τις αξίες του οργανισμού. Αυτό απαιτεί
ισχυρή ηγεσία και στρατηγική επικοινωνίας ώστε τα μέλη να αντιλαμβάνονται ξεκάθαρα τις
βασικές αξίες και απαιτήσεις των οργανισμών που αντιπροσωπεύουν. Πρέπει επίσης να
καταλαβαίνουν τον ρόλο τους στην εκπλήρωση των στόχων των οργανισμών. Όταν υπάρχει
αυτή η κατανόηση, τα μέλη μπορούν να εστιάσουν στην επίτευξη των στόχων, καταρχήν
θέτοντας ξεκάθαρους, επιτακτικούς και εφικτούς στόχους και στην συνέχεια θέτοντας τις
προτεραιότητες και ευθυγραμμίζοντας τις κοινές προσπάθειές τους προς αυτήν την
κατεύθυνση.
1.1.2 Υπέρβαση των ορίων
Συχνά, οι ανεξάρτητοι οργανισμοί δεν είναι πλέον σε θέση να παρέχουν κατάλληλα προϊόντα
ή προϊόντα με την απαιτούμενη ποιότητα ώστε να καλύπτουν τις ανάγκες των πελατών τους.
Η ανάγκη για ευελιξία μπορεί να καλυφθεί μόνο από οργανισμούς που περιλαμβάνουν
πολλούς εξειδικευμένους επαγγελματίες και που είναι σε θέση να ανταποκριθούν άμεσα στην
ζήτηση των πελατών τους για εξατομικευμένα προϊόντα.
1.1.3 Συμπληρωματικές βασικές ικανότητες
Το βασικό χαρακτηριστικό ενός συνεργαζόμενου δικτύου είναι η δημιουργία δεξαμενών με
τις βασικές ικανότητες ή δραστηριότητες των συμμετεχόντων. Οι συμμετέχοντες σε ένα
συνεργαζόμενο δίκτυο συμπληρώνουν ο ένας τον άλλον κι έτσι γίνεται δυνατή η παράδοση
ενός προϊόντος ή η ολοκλήρωση ενός έργου συλλογικά.
www.smallcitycommerce.eu
5
1.1.4 Ισότητα των μελών
Η αυξημένη εξάρτηση ανάμεσα στα μέλη των συνεργαζόμενων δικτύων οδηγεί στην ισότητα
μεταξύ τους. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, η κουλτούρα που βασίζεται στην επιθυμία παραχώρησης
δεξιοτήτων και πληροφοριών αντικαθιστά την παραδοσιακή κουλτούρα που βασίζεται στον
έλεγχο. Κάθε συνεργάτης αυτής της κοινής προσπάθειας έχει έναν συγκεκριμένο ρόλο,
συνεισφέρει στην βελτίωση του τελικού προϊόντος και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος,
ανεξάρτητα από την τοποθεσία του, της λειτουργίας του συνεργαζόμενου δικτύου.
1.1.5 Προσωρινή φύση
Οι συμμετέχοντες σ’ ένα συνεργαζόμενο δίκτυο βρίσκονται σε μια συνεχή μεταβολή. Είναι
σημαντικό να σημειώσουμε ότι τα συνεργαζόμενα δίκτυα δεν έχουν απαραίτητα κάποια
νομική μορφή, ούτε έχουν κάποια οργανωτική υπερ-δομή. Ωστόσο, υπάρχει συχνά μια διεθνή
διάσταση στα δίκτυα.
1.2 Βασικά οφέλη
Αυτή η ενότητα προσδιορίζει τα βασικά οφέλη που μπορεί να αποκομίσει ένας οργανισμός εάν
συστήσει ή συμμετέχει σε ένα συνεργαζόμενο δίκτυο:
1.2.1 Γρηγορότερη μετάδοση της γνώσης
Τα δίκτυα επαινούνται για την δυνατότητά τους να προσδιορίζουν και να ανταποκρίνονται με
πρωτοφανή ταχύτητα στις νέες ευκαιρίες στην αγορά, να μετακινούνται γρήγορα από την
έννοια του προϊόντος στην ταμειακή ροή. Είναι ένας αποτελεσματικός μηχανισμός
δημιουργίας, ανταλλαγής και εφαρμογής της γνώσης στους οργανισμούς. Βοηθούν επίσης τις
εταιρίες να διαχειρίζονται αποτελεσματικότερα τη γνώση που κατέχουν και να δίνουν την
δυνατότητα στους συμμετέχοντες να εντοπίζουν και να επικοινωνούν με τους ειδήμονες πιο
γρήγορα.
1.2.2 Μεγαλύτερη ευελιξία και παραγωγικότητα
Τα δίκτυα έχουν έναν πολύ ευέλικτο τρόπο λειτουργίας όπου οι κατανεμημένοι πόροι
(ανθρώπινοι και υλικοί) μπορούν να μεταμορφωθούν γρήγορα σε μια συνολική
επιχειρηματική ικανότητα που προσαρμόζεται στην διαρκή αλλαγή και τις σημαντικές
ευκαιρίες των πελατών. Ξοδεύουν λιγότερο χρόνο ψάχνοντας για πληροφορίες και
περισσότερο χρόνο στο να τις χρησιμοποιούν. Έτσι παίρνουν καλύτερες αποφάσεις πιο
σύντομα.
1.2.3 Μεγαλύτερα κέρδη
Οι βασικοί δείκτες απόδοσης δείχνουν μικρότερο χρόνο καθοδήγησης, χαμηλότερο κόστος,
αυξημένη ευελιξία, καλύτερες ιδέες και πιο ικανοποιημένους πελάτες και τελικά οδηγούν σε
μεγαλύτερα περιθώρια κέρδους.
1.3 ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
Η συνεργασία μπορεί να πραγματοποιηθεί σε πολλά επίπεδα εντός του οργανισμού ή μεταξύ των
οργανισμών.
www.smallcitycommerce.eu
6
1.3.1 Εικονική Επιχείρηση (VE)
Μια Εικονική Επιχείρηση είναι μια προσωρινή συμμαχία επιχειρήσεων που ενώνονται για να
μοιραστούν τις δεξιότητες, τις βασικές ικανότητες και τους πόρους τους προκειμένου να
ανταποκριθούν καλύτερα στις επιχειρηματικές ευκαιρίες.
1.3.2 Οργανισμός που συμμετέχει σε Συνεργαζόμενα ∆ίκτυα (CNO)
Ο Οργανισμός που συμμετέχει σε Συνεργαζόμενα Δίκτυα αντιπροσωπεύει μια ένωση (επίσης
γνωστή ως ομάδα) ή μια δεξαμενή οργανισμών και τις αντίστοιχες εταιρίες υποστήριξής τους,
που έχουν τη δυνατότητα και τη θέληση να συνεργαστούν μεταξύ τους μέσω της καθιέρωσης
μιας μακροπρόθεσμης συμφωνίας συνεργασίας "βάσης" και μιας διαλειτουργικής υποδομής.
1.3.3 Επαγγελματική Εικονική Κοινότητα (PVC)
Μια επαγγελματική εικονική κοινότητα αντιπροσωπεύει το συνδυασμό των εννοιών της
εικονικής κοινότητας και της επαγγελματικής κοινότητας. Οι Εικονικές Κοινότητες ορίζονται
ως κοινωνικά συστήματα δικτύων ατόμων, που χρησιμοποιούν τις τεχνολογίες των
υπολογιστών ως ενδιάμεσο στις σχέσεις τους. Οι Επαγγελματικές Κοινότητες παρέχουν στους
επαγγελματίες το απαιτούμενο περιβάλλον για να μοιραστούν τα θέματα που αφορούν το
επάγγελμά τους όπως είναι οι παρόμοιες εργασιακές κουλτούρες, η αντίληψη των
προβλημάτων, οι τεχνικές επίλυσης προβλημάτων, οι επαγγελματικές αξίες και
συμπεριφορές.
1.4
ΕΜΠΟ∆ΙΑ ΣΤΗΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Τι είναι αυτό που εμποδίζει τις επιχειρήσεις να συνεργαστούν πιο στενά η μία με την άλλη;
Η έρευνα έχει διαπιστώσει ότι τα σημαντικότερα εμπόδια δεν είναι τεχνολογικά. Στην
πραγματικότητα, τα εμπόδια προέρχονται από τους ανθρώπους είναι πολύ μεγαλύτερα καθώς αυτοί
πρέπει να κατανοήσουν τα κίνητρα για συνεργασία, να υπερνικήσουν την δυσπιστία μεταξύ τους,
να μάθουν πώς να επικοινωνούν και να συμφωνούν σχετικά με την κατανομή των δαπανών και των
κερδών. Τα βασικά προβλήματα στην επιχειρηματική συνεργασία υπογραμμίζονται και
συζητούνται.
1.4.1 Ασαφή κίνητρα και έλλειψη δεξιοτήτων
Πολλοί άνθρωποι δεν αντιλαμβάνονται ξεκάθαρα τα οφέλη από τη συνεργασία στο
εσωτερικό της εταιρίας. Αυτό το καθιστά δύσκολο για τους ηγέτες να καθιερώσουν την
επιτυχή συνεργασία στην εταιρία τους. Επομένως, αν δεν καθιερωθούν και κοινοποιηθούν σε
όλα τα συμβαλλόμενα μέρη, τα αμοιβαία οφέλη από τη συνεργασία, οι άνθρωποι θα
διστάζουν να συμμετέχουν και θα είναι απρόθυμοι να μάθουν τις νέες διαδικασίες για την
ανταλλαγή πληροφοριών.
1.4.2 Έλλειψη εμπιστοσύνης
Οι οργανισμοί γενικά, και ιδιαίτερα οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις, δεν έχουν συχνά την
εμπιστοσύνη να μοιραστούν αποκλειστικές πληροφορίες με άλλους οργανισμούς. Η
καθιέρωση της εμπιστοσύνης είναι ενδεχομένως το μέγιστο εμπόδιο που πρέπει να
www.smallcitycommerce.eu
7
υπερνικηθεί στην συνεργασία και πρέπει να εδραιωθεί εξαρχής ώστε να είναι δυνατή η
ανταλλαγή της γνώσης.
1.4.3 Ελλιπή Επικοινωνία και Πρόσβαση
Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις συχνά δεν ξέρουν ποιες πληροφορίες να μεταφέρουν, που
μπορούν να βρουν τις κρίσιμες πληροφορίες και πώς να τις μεταφέρουν σε άλλους. Το
κατάλληλο λογισμικό βοηθά ιδιαίτερα την μεταφορά των πληροφοριών και τη συνεργασία,
ενώ το Διαδίκτυο διαδραματίζει παίζει σπουδαίο ρόλο.
1.4.4 Ελλιπείς Μέθοδοι και Εργαλεία
Οι πρωτοβουλίες συνεργασίας αρχίζουν μόλις να εμφανίζονται στους οργανισμούς και
υπάρχουν λίγα στοιχεία από έρευνες ή εμπειρία για να καθοδηγήσουν την ανάπτυξη και την
εφαρμογή τους. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι μια μεθοδολογία για αποτελεσματική και
επιτυχή μεταφορά γνώσης πρέπει:
a)
b)
c)
d)
Να εστιάζει στον πελάτη.
Να ευθυγραμμίζεται με τους στόχους και τις στρατηγικές του οργανισμού.
Να παρέχει πληροφορίες και επιχειρήματα στους υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων.
Να κάνει κατάλληλη χρήση των αποδεκτών και διαθέσιμων διοικητικών τεχνικών και
εργαλείων.
e) Να λαμβάνει υπόψη την κουλτούρα του οργανισμού και το σύστημα αξιών του.
1.4.5 Έλλειψη πόρων
Η αποτελεσματική μεταφορά της γνώσης απαιτεί χρόνο, ενέργεια και πόρους. Εντούτοις
αυτοί οι πόροι είναι συχνά σε έλλειψη και οι περισσότεροι εργαζόμενοι δεν έχουν αρκετό
χρόνο και υποστήριξη για να ξανασκεφτούν και να ξανασχεδιάσουν τις διαδικασίες που
αφορούν τη γνώση τους. Πρέπει να δοθεί προσοχή στον ανασχεδιασμό και την αναδιάρθρωση
των εσωτερικών διαδικασιών για να υποστηρίξουν την επιτυχή συνεργασία.
Φαίνεται ότι παράγοντες όπως το κίνητρο, η ικανότητα, η εμπιστοσύνη, η επικοινωνία, η
πρόσβαση, οι μέθοδοι, τα εργαλεία καθώς επίσης και οι πόροι εμποδίζουν την
αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ των ομάδων και των οργανισμών.
Οι έξυπνες αλλαγές στο περιβάλλον εργασίας μπορούν να αυξήσουν ουσιαστικά τη μεταφορά
της γνώσης.
Η διοίκηση της επιχείρησης μπορεί να αποφασίσει για το τι θέλει και τι μπορεί να κάνει.
Για να πετύχει μια πρωτοβουλία απαιτείται η υποστήριξη από την κορυφή της ιεραρχίας ώστε
να υπερνικηθεί η φυσική αντίσταση των οργανισμών στην αλλαγή. Η συνεργασία στο
εσωτερικό της επιχείρησης μπορεί να απαιτήσει ακόμα μεγαλύτερη καθοδήγηση και
υποστήριξη από τις προηγούμενες πρωτοβουλίες που επίσης αφορούσαν το εσωτερικό της.
1.5 ΕΠΙΤΥΧΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Τα σημαντικότερα στοιχεία για την αποτελεσματική συνεργασία συνοψίζονται στον ακόλουθο
πίνακα:
Βασικοί παράγοντες επιτυχίας
Σαφής ανάγκη
Το δίκτυο πρέπει να επιτύχει κάτι που οι μεμονωμένες οργανώσεις
δεν μπορούν να επιτύχουν από μόνες τους
www.smallcitycommerce.eu
8
Ένα κοινό όραμα των επιθυμητών στόχων είναι απαραίτητο.
Οι στόχοι πρέπει να απεικονίζουν τις ανάγκες των οργανισμών μελών. Η ομάδα πρέπει να αναπτύξει σαφείς ρόλους για όλα τα μέλη
καθώς επίσης και οδηγίες για την ακολουθούμενη πολιτική.
Τα δίκτυα χρειάζονται έναν ισχυρό ηγέτη που να είναι σε θέση να
Ηγεσία
ορίζει με σαφήνεια το όραμα του δικτύου και να καθοδηγεί τα μέλη
(μέλος του δικτύου ή κάποιος ανεξάρτητος μεσάζοντας).
Επιτυχία από τα Εάν ένα δίκτυο είναι σε θέση να καταδείξει σε ένα αρχικό στάδιο ότι
μπορεί να συμβάλει θετικά στις εταιρίες των μελών του, είναι πιθανό
πρώτα στάδια
να αυξήσει τη δέσμευσή τους στη συνέχιση της ανάπτυξής του.
Ο αμοιβαίος σεβασμός και η εμπιστοσύνη μεταξύ των μελών είναι
Εμπιστοσύνη
ζωτικής σημασίας.
Οι επιχειρήσεις - μέλη πρέπει να έχουν την ιδιοκτησία του δικτύου
Ιδιοκτησία
και να είναι πρόθυμες να συμβάλουν οικονομικά στην ανάπτυξή του.
Η εμπιστοσύνη και η ανεξαρτησία χτίζονται με την πάροδο του
Χρόνος
χρόνου και οδηγούν σε αυξανόμενη ροή των πληροφοριών στο
δίκτυο. Απαιτείται μεγαλύτερη προθυμία και ευελιξία κυρίως κατά
τη διάρκεια των αρχικών σταδίων της καθιέρωσης μιας δομής.
Ένα δίκτυο με ένα σαφές εμπορικό σήμα είναι πιθανό να διαρκέσει
Επικοινωνία
περισσότερο και θα του είναι ευκολότερο να προσελκύσει νέα μέλη.
Οι ανοικτές και συχνές, ουσιαστικές και ανεπίσημες δομές
επικοινωνίας είναι επίσης απαραίτητες.
Πίνακας 2: Βασικοί Παράγοντες Επιτυχίας για Αποτελεσματική Συνεργασία
Στόχοι
1.6 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ
Αυτό το κείμενο άρχισε με την εισαγωγή της έννοιας της δικτυωμένης οργάνωσης και υπογράμμισε
τη σημασία της συνεργασίας και της ανταλλαγής γνώσεων, δεξιοτήτων και πόρων στους
οργανισμούς, και ιδιαίτερα στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, ώστε να κερδίσουν και να διατηρήσουν
το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στις σημερινές μεταβαλλόμενες αγορές και την εποχή των μεγάλων
αλλαγών που ζούμε.
www.smallcitycommerce.eu
9
2. ΠΩΣ ΘΑ ΒΡΕΙΤΕ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Αυτό το έγγραφο περιέχει το δεύτερο κείμενο επιλογών του προγράμματος κατάρτισης: Βρείτε
συνεργάτες
Μια μικρομεσαία επιχείρηση (ΜΜΕ) που ψάχνει για συνεργάτη έχει διάφορες δυνατότητες. Για
παράδειγμα, μπορεί να συνεργαστεί με άλλες μικρομεσαίες επιχειρήσεις ή με μεγαλύτερες
επιχειρήσεις, με δημόσιους οργανισμούς, με συμβούλους, με κέντρα κατάρτισης ή πανεπιστήμια.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι συνεργασίας. Ο βασικός στόχος της συνεργασίας είναι η αύξηση των
εσόδων (κέρδος) ή η μείωση των δαπανών. Η συνεργασία μπορεί να πραγματοποιηθεί στους τομείς
της ανάπτυξης προϊόντων, των κοινών υπηρεσιών ή των έργων. Κάποια θέματα είναι πολύ
σημαντικά σε μια συνεργασία, όπως η συμφωνία ως προς το περιεχόμενο, η εμπιστοσύνη, η
σύμβαση, οι αρμοδιότητες και η εταιρική κουλτούρα. Συνεργάτες μπορούμε να βρούμε στους
προμηθευτές, στις τοπικές επιχειρήσεις, στα τοπικά δίκτυα, στις τοπικές ή δημόσιες αρχές, στις
εμπορικές εκθέσεις, σε σεμινάρια / συνέδρια ή στο διαδίκτυο.
2.1 ΒΡΕΙΤΕ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Η έρευνα έχει δείξει ότι πολλές επιχειρήσεις θα ήθελαν να συνεργαστούν, αλλά δεν ξέρουν
πώς. Δεν ξέρουν πού να βρουν συνεργάτες και με ποιο τρόπο μπορούν να συνεργαστούν.
Πιθανές δυνατότητες συνεργασίας.
2.1.1 Με ΜΜΕ του ίδιου τομέα
Οι ΜΜΕ συνεργάζονται συχνά με άλλες ΜΜΕ, ιδιαίτερα με εκείνες που ανήκουν στον ίδιο
τομέα. Οι κύριοι λόγοι γι’ αυτό, είναι το κοινό συμφέρον για την τεχνολογία και την
τεχνογνωσία και οι ομοιότητες στην κουλτούρα που οφείλονται στο μέγεθος των
επιχειρήσεων και το παρόμοιο οικονομικό πλαίσιο.
2.1.2 Με ΜΜΕ άλλου τομέα
Η συνεργασία μεταξύ ΜΜΕ από διαφορετικούς τομείς, που έχουν βέβαια ομοιότητες ως προς
το μέγεθος και το οικονομικό πλαίσιο, έχει ως στόχο την ανταλλαγή τεχνογνωσίας ώστε να
βρεθούν δημιουργικές λύσεις σε συγκεκριμένα προβλήματα.
2.1.3 Μεγαλύτερες εταιρίες
Οι ΜΜΕ δεν συνεργάζονται συχνά με τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Οι περισσότερες
περιπτώσεις τέτοιων συνεργασιών είναι η από κοινού κατασκευή.
2.1.4 ∆ημόσιοι οργανισμοί
Υπάρχουν αρκετοί δημόσιοι οργανισμοί που θα μπορούσαμε να σκεφτούμε για συνεργασία:




Εμπορικό επιμελητήριο
Δημοτικές αρχές
Περιφερειακές αρχές
Οργανώσεις των εργοδοτών
www.smallcitycommerce.eu
10
2.2 ΤΥΠΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ
Η συνεργασία μπορεί να πραγματοποιηθεί με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Τις περισσότερες
φορές ωστόσο, η συνεργασία έχει ένα γενικό στόχο. Γίνεται είτε για να αυξηθούν τα κέρδη είτε για
να μειωθούν οι δαπάνες.
Το πιο κοινό και κατάλληλο εμπόριο μεταξύ των επιχειρήσεων είναι «οι κοινές υπηρεσίες»: αυτό
μπορεί να μειώσει κατά μεγάλο βαθμό τις δαπάνες. Εάν οι επιχειρήσεις εδρεύουν στο ίδιο κτήριο,
μπορούν για παράδειγμα να μοιράζονται τις τουαλέτες, τη μηχανή του καφέ, το φωτοτυπικό
μηχάνημα κ.λπ.
2.3 ΠΩΣ ΝΑ ΕΡΘΕΤΕ ΣΕ ΕΠΑΦΗ ΜΕ ΠΙΘΑΝΟΥΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Πριν μια εταιρία έρθει σε επαφή με κάποιον πιθανό συνεργάτη, πρέπει προηγουμένως να έχει
εξετάσει αρκετές υποψήφιες εταιρίες.
Αυτό μπορεί να γίνει βάσει διάφορων κριτηρίων αξιολόγησης.
Κριτήρια αξιολόγησης

Συμφωνία για το περιεχόμενο
Εάν μια επιχείρηση έχει την πρόθεση να συνεργαστεί με μια άλλη, το περιεχόμενο της
συμφωνίας πρέπει να είναι πολύ σαφές. Και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη πρέπει να
γνωρίζουν ακριβώς το ρόλο τους μέσα στη συνεργασία.

Εμπιστοσύνη
Μια επιχείρηση που επιθυμεί να συνεργαστεί με κάποια άλλη διατρέχει πολλούς κινδύνους.
Η συνεργασία μπορεί να έχει πλεονεκτήματα, αλλά πώς ξέρετε εάν ο συνεργάτης σας είναι
ικανός και αξιόπιστος; Για να πετύχει η συνεργασία πρέπει το ένα συμβαλλόμενο μέρος να
μοιραστεί τη γνώση του και αυτό το καθιστά τρωτό. Συγχρόνως δεν μπορεί να ξέρει εάν ο
συνεργάτης του είναι προσεκτικός και αφοσιωμένος. Βέβαια, για να προστατευθεί μια
επιχείρηση έχει στη διάθεσή της διάφορα μέσα. Ένας σημαντικός όρος για την καλή εξέλιξη
της συνεργασίας είναι η αμοιβαία εξάρτηση. Αμοιβαία εξάρτηση σημαίνει ότι και τα δύο
μέρη θα κάνουν ότι καλύτερο μπορούν, αφού ένα καλό αποτέλεσμα θα αποδεικνυόταν πολύ
χρήσιμο και για τους δύο. Όταν η εξάρτηση μεταξύ τους είναι δυσανάλογη, το πιο
εξαρτώμενο μέρος έχει πιο αδύναμη διαπραγματευτική θέση, πράγμα που μπορεί να
οδηγήσει σε καιροσκοπική συμπεριφορά από την πλευρά του ισχυρότερου μέρους. Οπότε, η
πιθανότητα συγκρούσεων και καιροσκοπικής ατμόσφαιρας είναι μεγάλη. Όταν τα
συμβαλλόμενα μέρη εμπιστεύονται το ένα το άλλο, τόσο η σχέση όσο και το τελικό
αποτέλεσμα έχουν μεγαλύτερη πιθανότητα επιτυχίας.

Σύμβαση
Ακόμα κι αν μια επιχείρηση εμπιστεύεται τον πιθανό συνεργάτη της, πρέπει να συνταχθεί
μία σύμβαση. Οι συμφωνίες που κάνετε με τους συνεργάτες σας πρέπει κατά προτίμηση να
είναι γραπτές. Αυτό αποτρέπει τις παρανοήσεις και τις δαπανηρές διαμάχες. Αν και δεν
είστε υποχρεωμένοι νομικά να κάνετε κάτι τέτοιο.

Εταιρική κουλτούρα: κατανοήστε τους συνεργάτες σας
Κάθε επιχείρηση έχει την δική της κουλτούρα. Ίσως είναι ευκολότερο να συνεργαστεί
κάποιος με μια επιχείρηση που ανήκει στον ίδιο τομέα αγοράς και έχει την ίδια κουλτούρα,
αλλά είναι επίσης δυνατό να συνεργαστούν επιχειρήσεις με τελείως διαφορετική εταιρική
κουλτούρα. Είναι σημαντικό όλες οι συμφωνίες να είναι γραπτές ώστε να αποτραπούν τα
μελλοντικά προβλήματα.
www.smallcitycommerce.eu
11
2.4 ΠΟΥ ΘΑ ΒΡΕΙΤΕ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Εάν μια επιχείρηση έχει την πρόθεση να συνεργαστεί, πρέπει να ξέρει που μπορεί να βρει πιθανούς
συνεργάτες. Σε αυτήν την παράγραφο δίνονται παραδείγματα πιθανών συνεργατών ή ιδρυμάτων
που μπορούν να βοηθήσουν στην εύρεση συνεργάτη.
2.4.1 Προμηθευτές
Η συνεργασία με τους προμηθευτές μπορεί να αποφέρει κέρδος και στους δύο. Μια πρώτη
επιλογή είναι οι τρέχοντες προμηθευτές που μπορεί να είναι κατάλληλοι για συνεργασία. Μια
δεύτερη επιλογή για μια επιχείρηση που ψάχνει συνεργάτη, είναι ένας νέος προμηθευτής (από
την χώρα ή το εξωτερικό). Η ερώτηση βέβαια είναι πού μπορεί να βρεθεί ένας καλός
προμηθευτής. Άλλες πηγές είναι:


Αρχεία διευθύνσεων στο διαδίκτυο
Γραφείο για εμπορικές πληροφορίες
Τι είναι σημαντικό να γνωρίζετε για τον μελλοντικό προμηθευτή σας;








Το ενδιαφέρον του για την αγορά
Την άποψή του για την κατάσταση της αγοράς
Την γραπτή τεκμηρίωση των προϊόντων του
Τους όρους πώλησης
Την ικανότητά του να παραδίδει και τους όρους παράδοσης
Την φύση και το μέγεθος της επιχείρησής του
Την εμπειρία του
Αν μπορείτε να βασιστείτε στο ότι θα παραδώσει στην ώρα του. (Ο προμηθευτής είναι
σε επιφυλακή ώστε να ανταποκρίνεται γρήγορα; Δίνει σαφείς και πλήρεις απαντήσεις
στις ερωτήσεις;)
Η εμπιστοσύνη είναι ένας σημαντικός παράγοντας σε μια επιχειρηματική σχέση. Η
επιχείρηση πρέπει να δείξει το ενδιαφέρον της για τον προμηθευτή από την πρώτη κιόλας
επαφή και επιπλέον πρέπει να του δώσει μια σαφή περιγραφή των εργασιών της. Μια
επίσκεψη στον προμηθευτή είναι ένας καλός τρόπος για να αρχίσει μια επιχειρηματική σχέση.
2.4.2 Τοπικές επιχειρήσεις
Εάν μια επιχείρηση ψάχνει για συνεργάτη, μπορεί να κοιτάξει αρχικά στην περιοχή της.
Υπάρχουν πάντα επιχειρήσεις που είναι πρόθυμες να συνεργαστούν. Ένα επιχειρηματικό
πάρκο προσφέρει πολλές δυνατότητες για τη συνεργασία με άλλες επιχειρήσεις. Η ανάπτυξη
ενός επιχειρηματικού πάρκου μπορεί να πραγματοποιηθεί σε τρία επίπεδα. Αρχικά, στο
επίπεδο της μεμονωμένης επιχείρησης: αυτό σημαίνει βελτιστοποίηση του τρόπου διοίκησης,
βελτιώνοντας για παράδειγμα, τις συνθήκες εργασίας, ελαττώνοντας την κατανάλωση
ηλεκτρικής ενέργειας, του νερού και των πρώτων υλών και καθιερώνοντας έναν καλό και
πρακτικό τρόπο διαχείρισης των αποβλήτων. Δεύτερον, στο επίπεδο της συνεργασίας μεταξύ
των επιχειρήσεων. Θα μπορούσαμε να σκεφτούμε την από κοινού χρήση της ενέργειας, του
νερού και των πρώτων υλών (ανταλλαγή ενέργειας), την κοινή χρήση υπηρεσιών και
επιχειρηματικών λειτουργιών (κοινή χρήση των υπηρεσιών), την συνδυασμένη μεταφορά
εμπορευμάτων και ανθρώπων (διαχείριση μεταφορών), την κοινή αποκομιδή και μεταφορά
των αποβλήτων (διαχείριση των αποβλήτων) και την κοινή προσφορά εμπορικών υπηρεσιών
(κοινή παροχή υπηρεσιών). Τρίτον, στο επίπεδο της οργάνωσης του επιχειρηματικού πάρκου.
www.smallcitycommerce.eu
12
2.4.3 Τοπικά δίκτυα
Ο ευκολότερος τρόπος εύρεσης ενός νέου συνεργάτη για μια επιχείρηση, είναι μέσω του
επιχειρηματικού της δικτύου.
Οι επιχειρήσεις δικτυώνονται για να φέρουν σε επαφή τους ανθρώπους προκειμένου να
μοιραστούν πληροφορίες, πόρους και οδηγίες. Δίνεται έμφαση στην ανάπτυξη των σχέσεων:
γνωρίζουν νέους ανθρώπους, ανακαλύπτουν πώς μπορούν να τους βοηθήσουν και
προσδιορίζουν τι μπορούν να κάνουν γι’ αυτούς. Για τις επιχειρήσεις, η δικτύωση είναι ένα
ανεκτίμητο εργαλείο. Τα κύρια οφέλη είναι:
 Λαμβάνουν συγκεκριμένες οδηγίες και αναφορές
 Βελτιώνουν την πληροφόρηση στην επιχείρησής τους
 Ανταλλάσσουν ιδέες και επιλύουν επιχειρηματικά προβλήματα
 Χτίζουν ισχυρές σχέσεις και συμπάθειες
 Αναπτύσσουν νέες πιθανές επιχειρηματικές σχέσεις
 Αυξάνουν την επιρροή τους στον κλάδο της βιομηχανίας που ανήκουν
 Έρχονται σε επαφή με πιθανούς επενδυτές
 Αυξάνουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα τους
Με την συμμετοχή σε παρουσιάσεις - συναντήσεις σχετικές με τη δικτύωση, έχετε την
ευκαιρία να συναντήσετε ανθρώπους σε ένα ασφαλές περιβάλλον.
2.4.5 Εμπορικές εκθέσεις
Η συμμετοχή σε μια εμπορική έκθεση δίνει στην επιχείρηση την ευκαιρία να παρουσιάσει τα
προϊόντα και τις υπηρεσίες της σε πιθανούς πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες. Ακόμα κι
αν κάποιος απλώς επισκέπτεται μια εμπορική έκθεση (χωρίς να εκθέτει ο ίδιος), μπορεί να
κάνει επαφές που να οδηγούν σε νέες δουλειές. Για την καλύτερη εκμετάλλευση του χρόνου,
είναι προτιμότερο να δει κανείς στην έκθεση τα υλικά που χρειάζεται και να κάνει έναν
κατάλογο των εκθετών με τους οποίους θέλει να συναντηθεί.
2.4.6 ∆ιαδίκτυο
Το διαδίκτυο προσφέρει πολλές δυνατότητες με διάφορους τρόπους:
- Υπάρχουν πολυάριθμες πύλες που μπορούν να οδηγήσουν στο σωστό συνεργάτη, π.χ. ένα
Εμπορικό Επιμελητήριο.
- Πολλοί κατάλογοι διευθύνσεων ειδικοί για εμπορικά θέματα μπορούν να φέρουν τις
επιχειρήσεις σε επαφή με τους ενδιαφερόμενους, γρήγορα και εύκολα.
-
Το εσωτερικό δίκτυο μιας επιχείρησης δεν πρέπει να παραβλέπεται. Πολλές επιχειρήσεις
έχουν στην διάθεση τους ένα εσωτερικό δίκτυο υπολογιστών (intranet). Με αυτό είναι
εύκολο να έρθουν σε επαφή οι εργαζόμενοι μέσα στην επιχείρηση.
-
Σε ανοιχτές συζητήσεις ή στους χώρους συνομιλίας του διαδικτύου, μπορείτε εύκολα να
έλθετε σε επαφή με πολλά πρόσωπα. Έτσι, μπορείτε να ανταλλάξετε ιδέες ενώ η
πρόσβαση είναι εύκολη.
-
Το διαδίκτυο είναι το τέλειο εργαλείο για να διατηρήσει κανείς τις επαφές του. Ένα μικρό
ηλεκτρονικό γράμμα για να εκφράσετε τις ευχαριστίες σας ή ένα σύντομο μήνυμα στο
οποίο ρωτάτε πώς είναι κάποιος, συνήθως εκτιμάται πολύ. Εκτός αυτού, ένα ηλεκτρονικό
γράμμα γράφεται και στέλνεται γρήγορα.
www.smallcitycommerce.eu
13
3. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
Η δυσκολία των ΜΜΕ να αναπτύξουν μια πολιτική συνεργασίας και δικτύωσης οφείλεται στο
μέγεθός τους και στη συνηθισμένη "απομόνωσή τους": οι ΜΜΕ υποφέρουν ιδιαίτερα από
περιορισμούς γνώσης / κουλτούρας και αυτό μικραίνει την ανθεκτικότητα τους σε κινδύνους και τις
εμποδίζει να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και οικονομίες κλίμακας. Οι ΜΜΕ πρέπει
να έχουν ισχυρές επιφυλάξεις ενάντια στη μεταφορά και την ανταλλαγή της γνώσης ενώ
ταυτόχρονα έχουν μια αυξανόμενη ανάγκη για νέα μορφή οργάνωσης, για προσωπικό με πολλά
προσόντα και για εκμάθηση / προσαρμογή στις καινοτομίες.
Με μια όλο και πιο ολοκληρωμένη / δικτυωμένη πολιτική μια ΜΜΕ μπορεί να ωφεληθεί,
παραδείγματος χάριν:







Επιτυγχάνοντας καλύτερα πρότυπα τρόπου εργασίας και ποιότητας
Αναπτύσσοντας δεξιότητες και γνώση
Αυξάνοντας την ευελιξία της
Προγραμματίζοντας αποτελεσματικότερα
Μειώνοντας τον χρόνο παραγωγής και αυξάνοντας την ποσότητα παραγόμενου
προϊόντος
Μειώνοντας τον χρόνο προσέγγισης της αγοράς
Καθώς γίνεται πιο δημιουργική προκειμένου να βοηθηθούν οι ΜΜΕ στο να
αντιμετωπίσουν και να ξεπεράσουν τις προκλήσεις που αναφέρθηκαν καθώς
και να αξιολογήσουν τη δυνατότητα πραγματοποίησης μιας νέας αναπτυξιακής
πολιτικής προσανατολισμένης στην δικτύωση, αυτό το κείμενο εξετάζει τον
τρόπο προγραμματισμού των ενεργειών μιας σταθερής δικτύωσης και
συνεργασίας πληροφοριών / γνώσης και πώς αυτός μπορεί να είναι
ευεργετικός για τη ΜΜΕ, βοηθώντας την να γίνει πιο έτοιμη να ανταποκριθεί,
πιο αποδοτική και πιο ποιοτική.
Στη συνέχεια παρουσιάζουμε μια προσέγγιση πολλών σταδίων, που θα βοηθήσει τους διευθυντές
ΜΜΕ στην αξιολόγηση και την ανάπτυξη της δικτύωσης και της συνεργασίας.
Τα διάφορα στάδια προσδιορίζονται ως εξής:
 Στάδιο 1. Σχέδιο κατανόησης της επιχείρησης και εφαρμοσιμότητας της
δραστηριότητας – Σημαίνει να αντιληφθούμε σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης (από
οικονομική έως και οργανωτική άποψη) τη δυνατότητα, τους στόχους και τις
ευκαιρίες της συνεργασίας / δικτύωσης.
 Στάδιο 2. Εσωτερική αξιολόγηση / προσδιορισμός των πόρων και καταμερισμός των
ρόλων – Προσδιορισμός των ευκαιριών συνεργασίας και των εσωτερικών επιπτώσεων
σε όλα τα επίπεδα.
 Στάδιο 3. Συνεννόηση και συμφωνία ως προς τους στόχους της δημιουργίας μιας
αποτελεσματικής δικτύωσης / συνεργασίας. Οι συνεργάτες πρέπει να έχουν μια σαφή
κατανόηση του τι μπορούν να περιμένουν ο ένας από τον άλλον και να έχουν, και οι
δύο, μια γνήσια δέσμευση για τη δικτύωση.
 Στάδιο 4. Προσδιορισμός μεθόδων ελέγχου – αφού συμφωνηθεί ποια αξία έχει για
τους συνεργάτες το δίκτυο / συνεργασία, τα μακροπρόθεσμα αποτελέσματα πρέπει να
ελέγχονται και να αξιολογούνται.
www.smallcitycommerce.eu
14

Στάδιο 5. Γνώση – αξιολογούνται κάποιες άλλες προσεγγίσεις συνεργασίας ώστε να
αντλήσουμε πολύτιμη γνώση (μελέτες συγκεκριμένων περιπτώσεων).
Η μεθοδολογία κατάρτισης που υλοποιείται ακολουθεί τα παραπάνω στάδια, τα οποία κάθε
συμβαλλόμενο μέρος ενός έργου δημιουργίας δικτύωσης πρέπει να αναλύσει και να αξιολογήσει.
Λαμβάνεται υπόψη όχι μόνο η οικονομική / κοστολογική πλευρά της επένδυσης που απαιτείται για
την καθιέρωση του δικτύου, αλλά και όλες οι επιπτώσεις στις σχέσεις μεταξύ των πιθανών
συνεργατών. Για τον διευθυντή μιας ΜΜΕ, είναι ουσιαστικό να προσδιορίσει σε ποιο τομέα μια
διαδικασία γνώσης που προέρχεται από τη συνεργασία / δικτύωση μπορεί να αυξήσει την
ανταγωνιστικότητά της επιχείρησής του, ώστε να αποφασίσει μαζί με τον πιθανό συνεργάτη /
συνεργάτες του την αξία της. Για παράδειγμα, τα πλεονεκτήματα μπορεί να είναι τα εξής:
 Μικρότερο κόστος
 Περισσότερα προϊόντα / υπηρεσίες
 Ανάπτυξη προϊόντων / υπηρεσιών (αν και αυτό μπορεί να πάρει χρόνο)
 Γρηγορότερη ανταπόκριση στην αγορά
 Καλύτερη επικοινωνία και προγραμματισμός
 Βελτιωμένες διαδικασίες και αποδοτικότητα
 Βέλτιστη χρησιμοποίηση των ανθρώπων και των πόρων.
Αφού προσδιοριστούν τα βασικά στοιχεία, είναι απαραίτητο να επαληθευτεί η τεχνική, οικονομική
και χρηματοδοτική εφαρμοσιμότητα των όρων της συνεργασίας.
Ένας τελικός πίνακας ελέγχου σε κάθε στάδιο, θα βοηθήσει τις ΜΜΕ να τηρήσουν τους κύριους
όρους.
Στάδιο 1. Σχέδιο επιχειρηματικής εφαρμοσιμότητας
Σε αυτό το στάδιο, οι ΜΜΕ πρέπει να αποκτήσουν κοινή αντίληψη για όλα τα επίπεδα της
επιχείρησης, καθώς επίσης και για τη δυναμική, τους στόχους και τις ευκαιρίες της συνεργασίας /
δικτύωσης. Πρέπει να υπάρξει σαφής πληροφόρηση τόσο σε εσωτερικό όσο και σε εξωτερικό
επίπεδο. Το εσωτερικό επίπεδο αφορά την περιγραφή και την ανάλυση μιας επιτυχημένης και
κερδοφόρας συνεργασίας, η οποία πρέπει να βασιστεί στον καθορισμό ρεαλιστικών, καλά
ορισμένων και εφικτών στόχων, που ταιριάζουν με τους στόχους όλων των εμπλεκόμενων
οργανισμών. Για να το πετύχει αυτό, η ΜΜΕ πρέπει να συζητήσει τους στόχους της συνεργασίας
και του δικτύου με όσους έχουν σχέση με τη συνεργασία, προκειμένου να τους ενημερώσει για τις
προκλήσεις και τα οφέλη ώστε να ξεπεραστούν οι εσωτερικές αντιδράσεις. Το εξωτερικό επίπεδο
σχετίζεται περισσότερο με την προσέγγιση της επιχειρηματικής συνεργασίας: ειδικά για τις
επιχειρήσεις που θέλουν να λειτουργήσουν πιο στενά και αποτελεσματικά με την αγορά, μέσω μιας
πιο δικτυωμένης προσέγγισης.
Το τελικό αποτέλεσμα αυτού του σταδίου είναι ένα επιχειρηματικό σχέδιο συνεργασίας / δικτύου
(παράρτημα 1). Η σύνταξη ενός τέτοιου σχεδίου, στοχεύει στο να περιγράψει με σαφήνεια τους
όρους της συνεργασίας / δικτύου που πρόκειται να υλοποιηθεί και να επιτρέψει τον έλεγχο της
εφαρμοσιμότητάς της, από τεχνική, οικονομική και χρηματοδοτική άποψη. Πρέπει να συνταχθεί
ένα εταιρικό έγγραφο σχεδιασμού του δικτύου / συνεργασίας με τα ακόλουθα θέματα:
Περιγραφή των εργασιών:
Αυτό είναι το σημαντικότερο κεφάλαιο του εγγράφου του επιχειρηματικού σχεδίου (BP),
επειδή πρέπει να συνοψίσει σε λίγες λέξεις ολόκληρο το έργο που θα αναπτυχθεί στα επόμενα
κεφάλαια. Επομένως είναι ουσιαστικό να είναι ξεκάθαρη η αγορά στην οποία στοχεύει και
ποιοι ανθρώπινοι και οικονομικοί πόροι απαιτούνται.
Ανάλυση της αγοράς στην οποία στοχεύει η συνεργασία
www.smallcitycommerce.eu
15
Η αγορά στην οποία στοχεύει η συνεργασία δικτυωμένων εταιριών, είναι ο τομέας στον οποίο
πρέπει να παράγει τα αποτελέσματά της. Είναι επομένως απαραίτητο να καθοριστεί το
μέγεθος, το στάδιο ανάπτυξης, ο τύπος και η ποιότητα των πελατών και των ανταγωνιστών
για τα κύρια προϊόντα και υπηρεσίες που θα ωφεληθούν από το σχέδιο δικτύωσης. Με αυτόν
τον τρόπο, είναι δυνατό να οριστεί μια συγκεκριμένη στρατηγική τοποθέτηση για τη νέα
επιχείρηση, που θα είναι η αφετηρία για μια καλή στρατηγική προώθησης των πωλήσεων.
Ανάλυση SWOT
Η ανάλυση SWOT στοχεύει στον προσδιορισμό των ευκαιριών και των κινδύνων, των
δυνατών και των αδύνατων σημείων που μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά ή θετικά το
πρόγραμμα συνεργασίας / δικτύωσης μιας εταιρίας.
Άσκηση:
Για να αναπτυχθούν στρατηγικές που λαμβάνουν υπόψη την ανάλυση SWOT, πρέπει να
δημιουργηθεί ένας πίνακας με τους παρακάτω παράγοντες. Ο πίνακας SWOT παρουσιάζεται
στη συνέχεια:
Δυνατά σημεία
Αδύνατα σημεία
Ευκαιρίες
στρατηγικές s-o
στρατηγικές w-o
Κίνδυνοι
στρατηγικές s-t
στρατηγικές w-t
Οι στρατηγικές s-o αφορούν ευκαιρίες που ταιριάζουν με τα δυνατά σημεία της επιχείρησης.
Ένα δυνατό σημείο για την επιχείρηση είναι οι πόροι, η γνώση και οι ικανότητές που έχει και
που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως βάση για ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Οι στρατηγικές w-o ξεπερνούν τις αδυναμίες της επιχείρησης ώστε να μπορέσει να
ανταποκριθεί στις ευκαιρίες. Η απουσία ορισμένων σημαντικών δυνατών σημείων μπορεί να
θεωρηθεί ως αδυναμία (για παράδειγμα, έλλειψη πρόσβασης στα βασικά κανάλια
πληροφοριών). Απ’ την άλλη, η ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος μπορεί να
αποκαλύψει ορισμένες νέες ευκαιρίες για κέρδος και ανάπτυξη (για παράδειγμα: συμμετοχή
σε ένα δίκτυο εταιριών για την ανταλλαγή πληροφοριών / γνώσης).
Οι στρατηγικές s-t προσδιορίζουν τους τρόπους με τους οποίους η εταιρία μπορεί να
χρησιμοποιήσει τα δυνατά της σημεία ώστε να είναι λιγότερο τρωτή στις εξωτερικές απειλές.
Οι αλλαγές στο εξωτερικό περιβάλλον μπορεί επίσης να παρουσιάζονται ως απειλές για τις
εταιρίες (για παράδειγμα, νέοι κανονισμοί, αυξανόμενα εμπόδια γνώσεων, κλπ.)
Οι στρατηγικές w-t συντάσσουν ένα αμυντικό σχέδιο για να εμποδίσουν τις αδυναμίες της
εταιρίας από το να την καταστήσουν ιδιαίτερα ευαίσθητη στις εξωτερικές απειλές.
Οικονομική / χρηματοδοτική ανάλυση
Η ανάλυση εφαρμοσιμότητας της επιχειρηματικής προσπάθειας του νέου δικτύου
/συνεργασίας δεν είναι πλήρης, εάν οι χρηματοδοτικές πλευρές, το οικονομικό πλεονέκτημα
ή, γενικά, η αποδοτικότητά της δεν εξεταστεί. Είναι σίγουρα το πιο σύνθετο, αλλά και το πιο
σημαντικό βήμα για το χορηγό του έργου. Σε αυτό το στάδιο απαιτείται:
www.smallcitycommerce.eu
16




να καθοριστεί το ύψος του κεφαλαίου που πρέπει να επενδυθεί στο έργο δικτύωσης /
συνεργασίας
να πραγματοποιηθεί ένα επενδυτικό σχέδιο
να προσδιοριστούν οι καταλληλότερες χρηματοδοτικές πηγές για την υποστήριξη των
επενδύσεων των συνεργατών
να αξιολογηθεί η αποδοτικότητα του έργου αναλύοντας τις αναμενόμενες πωλήσεις
και τις δαπάνες που πρέπει να γίνουν προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος
ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ποιος είναι ο κοινός στόχος του δικτύου / της συνεργασίας;
Ποια είναι η μεσοπρόθεσμη και ποια η μακροπρόθεσμη στρατηγική;
Ποιο είναι το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα της συνεργασίας;
Πότε θα είναι κερδοφόρο το έργο;
Ποιες εμπειρίες δείχνουν την ικανότητα της ομάδας να πετύχει το στόχο;
Ποιο είναι το γεωγραφικό μέγεθος της αγοράς; Πώς μπορεί να επεκταθεί;
Εάν η αγορά στην οποία στοχεύετε μεγαλώσει, το μερίδιό σας θα αυξηθεί ή θα
μειωθεί;
8. Ποια είναι τα ενδογενή και ποια τα εξωγενή στοιχεία που μπορούν να επηρεάσουν
θετικά ή αρνητικά την επιτυχία του εγχειρήματός σας;
9. Σε ποιους πελάτες στοχεύετε;
10. Ποιοι είναι οι ανταγωνιστές σας;
11. Ποιο είναι το ανταγωνιστικό πλεονέκτημά σας;
12. Πώς θα επιμεριστεί η αναγκαία χρηματοδότηση;
13. Είναι απαραίτητες κι άλλες χρηματοδοτικές πηγές; Εάν είναι, ποιες είναι αυτές;
14. Πότε πρόκειται να φτάσετε στο σημείο εξισορρόπησης;
Στάδιο 2. Καθορισμός των πόρων, καταμερισμός των ρόλων
Οι συνεργασίες μπορεί να είναι στρατηγικής ή τακτικής μορφής. Όπως και να έχει πάντως, πρέπει
να υπάρχει μια ξεκάθαρη, κοινή αντίληψη των ρόλων και των στόχων. Στην πραγματικότητα, η
λειτουργία κάθε επιχείρησης βασίζεται σε μια συγκεκριμένη οργανωτική δομή μέσω της οποίας η
εργασία γίνεται με διάφορους τρόπους ˙ προκειμένου να εναρμονιστούν αυτές οι δομές και ο
οργανισμός να γίνει ευέλικτος και να υποστηρίζεται από ολόκληρη την ομάδα του δικτύου, είναι
απαραίτητο να καταμεριστούν οι ρόλοι, οι λειτουργίες και οι στόχοι. Η έννοια του καταμερισμού
της εργασίας είναι επομένως ουσιαστική για μια καλή οργάνωση: περιέχει έναν σαφή καθορισμό
των ειδικοτήτων και των εννοιών της ιεραρχίας και των εξουσιοδοτήσεων. Απ’ την άλλη, είναι
θεμελιώδες να διατηρηθεί αυτή η δομή καθώς χτίζονται οι σχέσεις και οι διασυνδέσεις.
Προκειμένου να φτάσετε στον καθορισμό της οργάνωσης είναι απαραίτητο να προχωρήσετε
εφαρμόζοντας τα ακόλουθα βήματα:




Υποδιαίρεση των διαδικασιών σε κάθε βήμα της δραστηριότητας
Προσδιορισμός των συγκεκριμένων συμπεριφορών του κάθε μέλους.
Προσδιορισμός των ορίων
Απόδοση των ρόλων
Η δημιουργία μιας αποδοτικής ομάδας είναι συχνά το δυσκολότερο στάδιο. Υπάρχει κίνδυνος οι
συνεργάτες να γίνουν ανυπόμονοι και να αρχίσουν να διαπληκτίζονται. Μπορεί να εμφανιστούν
συναισθήματα όπως η αντίσταση στην αλλαγή και η αρνητική στάση απέναντι στην επιτυχία της
συνεργασίας. Τα σημάδια που μας προειδοποιούν για κάτι τέτοιο είναι:
www.smallcitycommerce.eu
17




Η διαφωνία σε λιγότερο σημαντικά ζητήματα
Η αμυντική ή ανταγωνιστική στάση (επιλογή στρατοπέδου)
Η ανάπτυξη μη ρεαλιστικών στόχων
Η αυξανόμενη ένταση και ζηλοτυπία
Η διαδικασία έρχεται σε μια ισορροπία καθώς ορίζονται οι βασικοί κανόνες (ή πρότυπα). Οι
συγκρούσεις μειώνονται και οι ανταγωνιστές γίνονται πιο συνεργάσιμοι . Τα συναισθήματα τώρα
περιλαμβάνουν την αποδοχή της συμμετοχής στην ομάδα και την ανακούφιση καθώς τα πράγματα
φαίνεται να προχωρούν. Μερικά σημάδια είναι:



Η επίτευξη αρμονίας καθώς αποφεύγεται η σύγκρουση
Πιο φιλική διάθεση και συζήτηση των προβλημάτων
Μια αίσθηση συνοχής στην ομάδα και κοινοί στόχοι
Στο τέλος της πορείας, τα μέλη της συνεργασίας θα έχουν αποκτήσει μεγάλη οικειότητα και
θα έχουν γίνουν μια αποτελεσματική μονάδα. Οι άνθρωποι αρχίζουν να εργάζονται μαζί
σωστά. Αυτό επιτυγχάνεται καλύτερα, όταν αφιερώνεται χρόνος για την γνωριμία των
συνεργατών μεταξύ τους, όταν θεσπίζονται οι βασικοί κανόνες και συμφωνούνται οι ρόλοι
και οι ευθύνες του καθένα. Είναι απαραίτητο:
 Να σκέφτεστε το κάθε πρόβλημα ως μια πρόκληση για την ομάδα (παρά ως πρόβλημα
κάποιου μεμονωμένου ανθρώπου).

Να χρησιμοποιείτε τα ταλέντα με τον καλύτερο τρόπο. Χτίστε τη συνεργασία γύρω
από τα ενδιαφέροντα και τις δυνατότητες των μελών.
Οι συνεργασίες συνήθως δεν αναπτύσσονται στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους, χωρίς
κάποια βοήθεια. Στη συνέχεια παρουσιάζονται τρεις ασκήσεις που μπορούν να
χρησιμοποιηθούν για να χτίσουν μια πιο επιτυχημένη συνεργασία.
 Το βασικό σε μια συνεργασία - στο επίπεδο του έργου και σε κάθε έναν από τους
συμμετέχοντες οργανισμούς - είναι οι άνθρωποι που εκτελούν τις διαδικασίες και
συντονίζουν τις δραστηριότητες. Πρέπει να είναι δυναμικοί (η εξουσία δεν παρέχεται
λόγω θέσης αλλά για να διευκολύνει τη δράση) και άριστοι στην επικοινωνία, ενώ ο
επαγγελματισμός, η εξουσία, η ουδετερότητα και η ακεραιότητά τους πρέπει να είναι
σαφή σε όλους.
Πίνακας ελέγχου
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ποια κριτήρια υιοθετούνται για την επιλογή της ομάδας εργασίας;
Από ποιους αποτελείται η ομάδα εργασίας;
Ποιες είναι οι λειτουργίες / ρόλοι και οι ευθύνες των συνεργατών;
Έχετε ένα σαφές σύνολο διαδικασιών για την συνεργασία; Αυτό έχει καταγραφεί
κάπου;
Τα μέλη της συνεργασίας εργάζονται καλά μαζί και συμπεριφέρονται σαν να είναι
πραγματικά συνεργάτες;
Ποιες συμπεριφορές - εάν υπάρχουν κάποιες - προκαλούν δυσκολίες ή στη χειρότερη
περίπτωση προσβάλλουν τους άλλους;
Γνωρίζετε πως να χειριστείτε τις συγκρούσεις που προκύπτουν στη συνεργασία, για
παράδειγμα, όσον αφορά του τι πρέπει να γίνει ή για το αν κάτι γίνεται σωστά;
Ποιος έχει την μεγαλύτερη εξουσία και αυτός, την χρησιμοποιεί σωστά ή την
καταχράζεται;
www.smallcitycommerce.eu
18
Στάδιο 3. Καθορισμός μιας πλατφόρμας για τις κοινές πληροφορίες
Προκειμένου να προχωρήσει μια συνεργασία, η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ουσιαστική. Η
γρήγορη κυκλοφορία των πληροφοριών γίνεται θεμελιώδης. Αυτό το εμπόδιο είναι μικρότερο εάν η
συνεργασία αποτελείται από μέλη που προέρχονται από την ίδια χώρα.
Τα μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συνήθως το κύριο κανάλι επικοινωνίας που
χρησιμοποιείται μεταξύ των συνεργατών και είναι ιδανικό για τη διανομή των αρχείων και των
συμφωνιών. Για να είναι μια συνεργασία πραγματικά αποτελεσματική, πρέπει να είναι σε θέση να
διατηρεί αρχεία και να χορηγεί την πρόσβαση σε αυτά κατόπιν αιτήσεων των μελών, καθώς επίσης,
να μεταφέρει τεχνογνωσία, ή ένα τμήμα της, σε ένα ασφαλές περιβάλλον.
Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι διπλό: μειώνονται οι ακριβοί τηλεφωνικοί λογαριασμοί
και αυξάνεται η αναγκαία διαφάνεια μεταξύ των συνεργατών.
ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ
1. Έχει η συνεργασία στρατηγική επικοινωνίας ώστε να επιτρέπει στους ανθρώπους των
επιχειρήσεων που την αποτελούν, να γνωρίζουν τι συμβαίνει και να συμμετέχουν στις
εργασίες της;
2. Ποιοι είναι οι οικονομικοί / χρηματοδοτικοί πόροι που η συνεργασία σκοπεύει να
δαπανήσει για την ανάπτυξη της επικοινωνίας;
3. Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα που καθιερώνεται για τις ενημερώσεις;
4. Έχει η συνεργασία μια "εξωτερική" στρατηγική επικοινωνίας για να ενημερώνει τους
ανθρώπους έξω από την περιοχή της γι’ αυτό που γίνεται και το τι έχει επιτευχθεί;
Στάδιο 4. Καθορισμός των μεθόδων ελέγχου
Για να παράγει η συνεργασία τα επιθυμητά αποτελέσματα, είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν
σαφείς δείκτες απόδοσης που επιτρέπουν την μέτρηση του επιπέδου της αναμενόμενης απόδοσης
και την συνειδητοποίηση των προειδοποιητικών σημάτων για πιθανά προβλήματα.
Με τη βοήθεια του ελέγχου και της αξιολόγησης μπορείτε:





να υποστηρίξετε τις αποτελεσματικές διαδικασίες εφαρμογής και τη διαχείριση των
ενεργειών
να συμβάλετε στον προσδιορισμό της προστιθέμενης αξίας της συνεργασίας
να συμβάλετε στην επικύρωση και στην καθιέρωση των ορθών πρακτικών
να μάθετε από τις εμπειρίες σας και να χρησιμοποιήσετε την γνώση που σας
προσφέρουν στον προγραμματισμό της επόμενης περιόδου
να κάνετε αλλαγές / διορθώσεις όπου απαιτείται.
Έτσι οι υπεύθυνοι της δικτύωσης πρέπει:
 συνεχώς να ελέγχουν και να αξιολογούν τις δραστηριότητές τους, τα αποτελέσματά
τους και την εργασία που γίνεται σύμφωνα με τους κοινούς στόχους ώστε να
βελτιωθούν η διαχείριση, η απόδοση και τα αποτελέσματα,
 να τεκμηριώνουν τις εμπειρίες τους και τα αποτελέσματά τους και να συγκεντρώνουν
πληροφορίες για τα κοινά δίκτυα υπολογιστών.
Η Συμφωνία Συνεργασίας περιλαμβάνει τους μηχανισμούς που εφαρμόζονται για τον έλεγχο
και την αξιολόγηση της απόδοσης και των αποτελεσμάτων των συμμετεχόντων. Ο έλεγχος
και η αξιολόγηση είναι απαραίτητα για όλους τους συνεργάτες.
Αυτός / αυτή θα πρέπει:
www.smallcitycommerce.eu
19



να γράφει περιοδικές εκθέσεις ελέγχου για τις συναντήσεις. Στην πραγματικότητα
κάθε συνεργάτης έχει στην κατοχή του πολλές σημαντικές πληροφορίες. Όλες αυτές
οι πληροφορίες πρέπει να ταξινομηθούν και να μοιραστούν.
να συγκεντρώνει τις αξιόπιστες πληροφορίες ώστε να αξιολογηθεί η απόδοση,
εξετάζοντας τα πραγματοποιηθέντα αποτελέσματα και τους καθορισμένους στόχους.
να χορηγεί σε κάθε συνεργάτη πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με την ανάπτυξη
της συνεργασίας.
ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ
1. Ποια είναι τα βασικά κριτήρια επιλογής των δεικτών απόδοσης;
2. Ποιο είναι το σύστημα μέτρησης των αναμενόμενων αποτελεσμάτων;
3. Έχει προγραμματιστεί ένας έλεγχος των κριτηρίων επιλογής σε περίπτωση μη
ικανοποιητικών αναμενόμενων αποτελεσμάτων;
Παράρτημα 1
ΟΔΗΓΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ
Το έγγραφο των περιεχομένων αντιπροσωπεύει τα διαφορετικά μέρη ενός Επιχειρηματικού
Σχεδίου που πρέπει να προετοιμάσουν οι ΜΜΕ προκειμένου να αξιολογήσουν και να
σχεδιάσουν οποιοδήποτε αναπτυξιακό έργο. Το έγγραφο έχει τη μορφή ερωτηματολογίου για
να βοηθήσει τους επιχειρηματίες να γράψουν το επιχειρηματικό σχέδιο "δικτύωσής" τους.
Αποτελείται από διάφορες σημαντικές ερωτήσεις, με κάθε ερώτηση να αναλύεται σε
δευτερεύουσες ερωτήσεις. Καθώς οι επιχειρηματίες απαντούν σε όλες τις δευτερεύουσες
ερωτήσεις (που τους αφορούν), απαντούν πλήρως στην αρχική ερώτηση. Αυτό μπορεί να
συνοψιστεί ως εξής:
A. Περιγραφή της επιχειρηματικής σχέσης / της σχέσης δικτύωσης
1. Περιγράψτε με περισσότερες λεπτομέρειες ποιο είναι (ή θα είναι) το έργο,
περιλαμβάνονται:
a. Ο στόχος του επιχειρηματικού σχεδίου σας
b. Ο τύπος του έργου. Είναι, κατά κύριο λόγο, εμπορικό, κατασκευαστικό ή
παροχής υπηρεσιών;
c. Πώς σκοπεύετε να προχωρήσετε με το έργο;
d. Γιατί πιστεύετε ότι το έργο θα πετύχει;
e. Ποιοι θα είναι οι συνεργάτες σας;
f. Ποια είναι η ημερομηνία που προγραμματίζετε να ξεκινήσετε το έργο;
2. Εάν το έργο σας είναι νέο / καινοτόμο, παρακαλώ απαντήστε στα εξής:
a. Γιατί θα πετύχει αυτό το έργο;
b. Ποια είναι η εμπειρία σας με παρόμοια έργα;
c. Ποια διοικητική ή / και τεχνική βοήθεια θα παρέχουν οι πιθανοί συνεργάτες
σας (για παράδειγμα, οι προμηθευτές);
d. Εάν υπογράψετε κάποια σύμβαση εργασίας / συμφωνία συνεργασίας, ποιοι
είναι οι συγκεκριμένοι όροι της; (Αναφέρετε οποιαδήποτε σύμβαση της
εταιρίας ή επιστολή πρόθεσης και συμπεριλάβετε τα ως δικαιολογητικά.)
B. Περιγραφή της αγοράς
3. Περιγράψτε την αγορά στην οποία σκοπεύετε να απευθυνθείτε, το μέγεθός της και το
αναμενόμενο μερίδιο σας σε αυτήν, ως εξής:
www.smallcitycommerce.eu
20
a. Πώς είναι η αγορά σας;
b. Ποιο είναι το μέγεθός της τώρα; .
c. Έχουν γίνει ανεξάρτητες μελέτες προώθησης πωλήσεων που φανερώνουν ζήτηση για
το προϊόν σας; Εάν ναι, παρακαλώ περιγράψτε τη μελέτη και τα αποτελέσματά της και
αναφέρετε την επωνυμία της ομάδας που έκανε την έρευνα.
d. Ποιο ποσοστό της αγοράς θα έχει η επιχείρησή σας;
e. Ποια είναι η αναπτυξιακή δυναμική της αγοράς;
f. Καθώς η αγορά αναπτύσσεται, το μερίδιό σας αυξάνεται ή μειώνεται;
g. Πώς σκοπεύετε να ικανοποιήσετε την αγορά;
h. Πώς θα χρεώνετε την υπηρεσία, το προϊόν ή τα εμπορεύματά σας για να έχετε ένα
λογικό όφελος και, συγχρόνως, να είστε ανταγωνιστικοί;
i. Πώς καταλήξατε σε αυτήν την τιμή; Έχετε κέρδος;
Σε ορολογία μάρκετινγκ, περιγράψτε την αγορά στην οποία στοχεύετε:
j. Ποιος χρειάζεται την υπηρεσία που προσφέρετε;
k. Ποιος χρειάζεται το προϊόν σας;
l. Πώς θα προσελκύσετε και θα κρατήσετε την αγορά;
m. Ποια είναι η γεωγραφική θέση της αγοράς σας;
n. Πώς μπορείτε να επεκτείνετε την αγορά σας;
o. Ποια μορφή εξυπηρέτησης των πελατών σκοπεύετε να παρέχετε για κάθε προϊόν;
Ποιος θα παρέχει την υπηρεσία (ο διανομέας, ο εμπορικός αντιπρόσωπος, ο μηχανικός
παροχής υπηρεσιών στο χώρο του πελάτη, κάποιος εξωτερικός συνεργάτης, ή άλλος);
4. Γιατί η εταιρίας σας μπορεί να ανταποκριθεί καλύτερα στις ανάγκες της αγοράς από τους
ανταγωνιστές σας;
a. Ποιοι είναι οι πέντε κοντινότεροι ανταγωνιστές σας;
b. Σε τι υπερέχετε από αυτούς;
c. Πώς είναι η δουλειά τους; σταθερή; αυξανόμενη; μειωμένη; γιατί;
d. Σε τι μοιάζει και σε τι διαφέρει ο τρόπος λειτουργίας τους από τον δικό σας;
e. Ποια είναι τα δυνατά και ποια τα αδύνατα σημεία τους (όσον αφορά την τιμή, την
εξυπηρέτηση των πελατών, το μερίδιο της αγοράς, την γεωγραφική διείσδυση, τα
κανάλια διανομής, την ποιότητα των προϊόντων και την οικονομική θέση);
f. Τι έχετε μάθει παρακολουθώντας τον τρόπο λειτουργίας τους;
g. Αξιολογήστε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της εμπορικής στρατηγικής που
ακολουθείτε για το προϊόν σας. Αναφερθείτε: στην τιμή, την εξυπηρέτηση των
πελατών, το μερίδιο της αγοράς, την γεωγραφική διείσδυση, τα κανάλια διανομής, την
ποιότητα των προϊόντων και τα αναμενόμενα ετήσια έσοδα.
Γ. Περιγραφή του προϊόντος
5. Ποιο είναι το προϊόν σας;
6. Εάν πρόκειται για νέο προϊόν, ποιο είναι το στάδιο ανάπτυξής του; Πότε θα
ολοκληρωθεί;
7. Ποια είναι η τιμή πώλησής του;
8. Απαριθμήστε τα υπόλοιπα ορόσημα, και τον χρονοπρογραμματισμό τους, μέχρι την
επιτυχή ολοκλήρωση του προϊόντος σας.
Δ. Προφίλ και οργάνωση της εταιρίας
5. Ποιο διοικητικό και άλλο προσωπικό είναι διαθέσιμο και απαιτείται για το έργο;
Συμπεριλάβετε:
a. Το βιογραφικό του ιδιοκτήτη / των ιδιοκτητών
b. Το βιογραφικό των βασικών διευθυντών
c. Την σχετική επαγγελματική εμπειρία
www.smallcitycommerce.eu
21
d. Τα καθήκοντα και τις ευθύνες
e. Τους μισθούς
f. Τους διαθέσιμους πόρους / τους απαιτούμενους πόρους στο έργο
6. Σχετική επαγγελματική εμπειρία:
a. Άμεση εργασιακή εμπειρία σε αυτόν τον τύπο έργων
b. Διευθυντική εμπειρία σε αυτόν τον τύπο έργων
c. Συνολική εμπειρία σε διευθυντική θέση ακόμη κι αν αποκτήθηκε σε άλλους τομείς
E. Εμπορική στρατηγική
7.
Επιλέξτε όλες τις ενέργειες που θα πραγματοποιήσετε για να προωθήσετε το νέο έργο /
προϊόντα. Παρακαλώ απαριθμείστε τις σχετικές δαπάνες.
8.
Παρακαλώ αναφέρετε τα κριτήρια με τα οποία επιλέξατε τις παραπάνω ενέργειες
(αποδοτικότητα των δαπανών, πελάτες στους οποίους στοχεύετε, γεωγραφικό μέγεθος της
αγοράς, κλπ.)
9. Για μια χρονική περίοδο τριών ετών, υπολογίστε τις αναμενόμενες πωλήσεις σας ως προς
την ποσότητα και την αξία τους. Παρακαλώ αναφέρετε τα κριτήρια που υιοθετήσατε.
Ζ. Χρηματοδοτικές / οικονομικές καταστάσεις
10. Χρηματοδοτικός / οικονομικές καταστάσεις: Περιλαμβάνουν ως συμπληρωματικά
έγγραφα τα ακόλουθα:
 Ισολογισμό
 Δήλωση εισοδήματος
 Κατάσταση ταμειακής ροής
Οι οικονομικές καταστάσεις της επιχείρησης πρέπει να καλύπτουν τα εξής χρονικά
διαστήματα:
 ιστορικά στοιχεία για τα τρία προηγούμενα έτη, εφόσον είναι εφικτό
 ετήσιες οικονομικές καταστάσεις για τα πρώτα τρία / πέντε έτη της λειτουργίας της
επιχειρηματικής δραστηριότητας.
11. Χρηματοδότηση του έργου:
a. Πόσα κεφάλαια θα αναζητήσετε;
b. Περιγράψτε πώς σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τα κεφάλαια της
χρηματοδότησης για να καλύψετε τις οικονομικές σας ανάγκες.
c. Με ποια μορφή θέλετε να λάβετε τα κεφάλαια;
d. Από ποιους σκοπεύετε να χρηματοδοτηθείτε (για παράδειγμα, τους ιδιοκτήτες,
τους μετόχους, την τράπεζα, τις ενώσεις μικρών επιχειρήσεων, κάποιο
κυβερνητικό πρόγραμμα κλπ.);
Η. Διοίκηση, εκτίμηση των κινδύνων και επιπτώσεις / μετρήσεις
12. Χρονοπρογραμματίστε όλες τις ενέργειες που θα γίνουν κατά την ανάπτυξη του έργου
(Gant)
13. Προσδιορίστε τους παράγοντες κινδύνου που θα αντιμετωπίσει η νέα επιχειρηματική
δραστηριότητά σας
a. Οικονομικοί κίνδυνοι
b. Χρηματοδοτικοί κίνδυνοι: λήψη της χρηματοδότησης / αποπληρωμή της
c. Νομικοί κίνδυνοι
d. Τεχνολογικοί κίνδυνοι
www.smallcitycommerce.eu
22
e.
f.
g.
h.
i.
Κίνδυνοι στο μάρκετινγκ
Κίνδυνοι κατά την ανάπτυξη των προϊόντων
Κίνδυνοι παραγωγής
Ικανότητα της διοικητικής ομάδας
Άλλοι κίνδυνοι (σε περίπτωση που δεν αναφέρθηκαν παραπάνω, αναφέρετε τους
βασικούς παράγοντες επιτυχίας και τους κινδύνους που κρύβει η μη επίτευξη τους)
14. Προσδιορίστε τα μέτρα με τα οποία θα εξασφαλίσετε την ποιότητα του προϊόντος και των
διαδικασιών, για να ελέγξετε το κόστος παραγωγής / το κόστος του προσωπικού, ώστε να
αξιολογήσετε τον αντίκτυπο του έργου στην ανάπτυξη της επιχείρησης.
www.smallcitycommerce.eu
23
4.- ΧΡΗΜΑΤΟ∆ΟΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ
Αυτή η ενότητα σας παρουσιάζει πώς να αναπτύσσετε μια αποτελεσματική πρόταση
προγράμματος. Τα βασικά στάδια στη σύνταξη μιας αποτελεσματικής πρότασης έργου
προσδιορίζονται. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στις βασικές συνιστώσες της πρότασης.
4.1
Ι∆ΙΑΙΤΕΡΗ
ΠΡΟΤΑΣΗΣ
ΠΡΟΣΟΧΗ
∆ΙΝΕΤΑΙ
ΣΤΙΣ
ΒΑΣΙΚΕΣ
ΣΥΝΙΣΤΩΣΕΣ
ΤΗΣ
Τα θέματα που καλύπτονται σ’ αυτήν την ενότητα, περιλαμβάνουν τα βασικά στάδια για τη
σύνταξη μιας αποτελεσματικής πρότασης έργου, τα μέρη που την αποτελούν, τους βασικούς
κανόνες για την προετοιμασία της πρότασης χρηματοδότησης.
Τα βασικά στάδια της σύνταξης μιας πρότασης είναι:
a. Καθορίστε το έργο. Ποιο είναι το θέμα του έργου σας; Τι θέλετε να πετύχετε;
b. Προσδιορίστε τον προμηθευτή και λάβετε οδηγίες και προθεσμίες. Καταλάβετε τον
τρόπο λειτουργίας των χρηματοδοτών και των επιθεωρητών. Ποια είναι τα κριτήριά
αξιολόγησης;
c. Συγκεντρώστε βασικές πληροφορίες. Προσδιορίστε τις βασικές τάσεις και
στατιστικές, ορίστε το μεταβαλλόμενο περιβάλλον και ξεκαθαρίστε την ανάγκη ή την
ευκαιρία.
d. Γράψτε το πρώτο σχέδιο της πλήρους πρότασης. Πιθανόν να χρειαστούν πολλές
αναθεωρήσεις. Εξασφαλίστε χρόνο για τροποποιήσεις και προσθήκες.
4.1.1 Τα Μέρη μιας Πρότασης
Τα βασικά στοιχεία ή μέρη μιας πρότασης έργου είναι:
a) Περίληψη: γενική δήλωση για τη συγκεκριμένη περίπτωση και περίληψη ολόκληρης
της πρότασης
b) Δήλωση της Ανάγκης: γιατί αυτό το έργο είναι απαραίτητο
c) Περιγραφή του Έργου: πώς το έργο θα εφαρμοστεί και θα αξιολογηθεί
d) Προϋπολογισμός: οικονομική περιγραφή του έργου μαζί με επεξηγηματικές αναφορές
e) Το προφίλ του οργανισμού σας και του δικτύου: ιστορία και διοικητική δομή του
δικτύου, βασικές δραστηριότητες, κοινό και υπηρεσίες
f) Συμπεράσματα: περίληψη των κύριων σημείων της πρότασης
g) Συνοδευτική Επιστολή
Κάθε ένα από τα μέρη της πρότασης παρουσιάζεται, στη συνέχεια, με μεγαλύτερη
λεπτομέρεια:
A) Περίληψη
Αυτή η πρώτη σελίδα της πρότασης είναι το σημαντικότερο τμήμα ολόκληρου του
εγγράφου. Εδώ προσφέρετε στον αναγνώστη ένα στιγμιότυπο αυτού που θα ακολουθήσει.
Συγκεκριμένα, συνοψίζει όλες τις βασικές πληροφορίες και έχει σκοπό να πείσει τον
αναγνώστη ότι αξίζει να εξεταστεί η περίπτωση υποστήριξης αυτού του έργου. Φροντίστε
να συμπεριλάβετε:
www.smallcitycommerce.eu
24
a) Το πρόβλημα: μια συνοπτική παρουσίαση του προβλήματος ή της ανάγκης που
το γραφείο σας έχει εντοπίσει και προετοιμάζεται να ικανοποιήσει (μια ή δύο
παράγραφοι)
b) Τη Λύση: μια σύντομη περιγραφή του έργου, συμπεριλαμβανομένου αυτού που
θα πραγματοποιηθεί και του πόσοι άνθρωποι θα ωφεληθούν από αυτό, πώς και
πού θα λειτουργήσει, για πόσο καιρό, και ποιοι θα το επανδρώσουν (μια ή δύο
παράγραφοι)
c) Τις Απαιτήσεις για Χρηματοδότηση: μια εξήγηση του χρηματικού ποσού που
απαιτείται για τη χρηματοδότηση του έργου και τα σχέδιά σας για τη μελλοντική
του χρηματοδότηση (μια παράγραφος), και
d) Ο Οργανισμός και η εμπειρία του: μια συνοπτική παρουσίαση του ονόματος,
της ιστορίας, του σκοπού και των δραστηριοτήτων του δικτύου σας, με έμφαση
στην ικανότητά του να πραγματοποιήσει αυτήν την πρόταση (μια παράγραφος).
B) Η Δήλωση της Ανάγκης
Η δήλωση της ανάγκης θα επιτρέψει στον αναγνώστη να μάθει περισσότεροι για το θέμα.
Παρουσιάζει τα γεγονότα και τα στοιχεία που υποστηρίζουν την ανάγκη για το έργο και
αποδεικνύει ότι ο οργανισμός σας καταλαβαίνει τα προβλήματα και επομένως μπορεί να
τα επιλύσει. Προσδιορίστε γεγονότα ή στατιστικές. Να είστε βέβαιοι ότι τα στοιχεία που
παρουσιάζετε είναι ακριβή. Η δήλωση της ανάγκης δεν είναι απαραίτητο να είναι
μακροσκελής και περίπλοκη.
Γ) Η Περιγραφή του Έργου
Αυτό το τμήμα της πρότασής σας πρέπει να έχει πέντε υποενότητες: στόχους, μεθόδους,
επάνδρωση / διοίκηση και αξιολόγηση.
- Στόχοι: Οι στόχοι είναι τα μετρήσιμα αποτελέσματα του έργου. Καθορίζουν τις
μεθόδους σας. Οι στόχοι σας πρέπει να είναι απτοί, σαφείς, συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι
και εφικτοί, μέσα σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα.
- Μέθοδοι: Η ενότητα των μεθόδων περιγράφει τις συγκεκριμένες δραστηριότητες
που θα πραγματοποιηθούν ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι. Ίσως είναι χρήσιμο αυτή η
ενότητα να χωριστεί σε: πώς, πότε, και γιατί
- Επάνδρωση / διοίκηση:
a) Πρέπει τώρα να αφιερώσετε μερικές προτάσεις για να μιλήσετε για τον αριθμό των
εργαζομένων, τα προσόντα τους και τα συγκεκριμένα καθήκοντά τους. Πρέπει να
απολύτως ξεκάθαρο ποιος είναι αρμόδιος για την οικονομική διαχείριση, τα
αποτελέσματα του έργου και την υποβολή εκθέσεων.
- Αξιολόγηση:
Ένα σχέδιο αξιολόγησης πρέπει να ενσωματωθεί στο έργο.
Δ) Ο Προϋπολογισμός
Ο προϋπολογισμός της πρότασή σας μπορεί να είναι τόσο απλός όσο μια μονοσέλιδη
δήλωση των προγραμματισμένων δαπανών. Καθώς προετοιμάζετε τον προϋπολογισμό,
εξετάστε από την αρχή την πρόταση, συντάξτε έναν κατάλογο όλου του προσωπικού και
συγκεντρώστε κι άλλα στοιχεία που αφορούν τη λειτουργία του έργου. Μπορείτε να
κάνετε κάποιες «σημειώσεις στον προϋπολογισμό», με αριθμούς ως υποσημείωση στα
στοιχεία των γραμμών του προϋπολογισμού, οι οποίοι οδηγούν σε αριθμημένες εξηγήσεις.
www.smallcitycommerce.eu
25
E) Το προφίλ του δικτύου
Δεν είναι απαραίτητο να κατακλύσετε τον αναγνώστη με στοιχεία για τον οργανισμό σας.
Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβιβαστούν εύκολα επισυνάπτοντας ένα φυλλάδιο
ή μια άλλη έτοιμη κατάσταση. Σε δύο ή λιγότερες σελίδες, πέστε στον αναγνώστη πότε
ξεκίνησε το δίκτυό σας, δηλώστε την αποστολή του, καταδεικνύοντας οπωσδήποτε πώς το
θέμα της πρότασης εμπίπτει σ’ αυτή την αποστολή ή την επεκτείνει και τέλος, περιγράψτε
τη δομή του οργανισμού, τα προγράμματα και την ιδιαίτερη εμπειρία του.
Περιγράψτε τα είδη των δραστηριοτήτων στα οποία συμμετέχει το προσωπικό σας.
Εξηγήστε εν συντομία την προστιθέμενη αξία που παρέχετε.
Ζ) Συμπεράσματα
Κάθε πρόταση πρέπει να έχει μία ή δύο συμπερασματικές παραγράφους. Εδώ είναι ένα
καλό σημείο για να στρέψετε την προσοχή στο μέλλον, μετά την ολοκλήρωση της
χρηματοδότησης. Αυτή η ενότητα είναι επίσης το σημείο που θα κάνετε την τελική
έκκληση υποστήριξης του έργου σας. Εν συντομία επαναλάβετε τι επιθυμεί να κάνει το
δίκτυό σας και γιατί αυτό είναι σημαντικό.
Η) Συνοδευτική Επιστολή
Μια καλή συνοδευτική επιστολή περιλαμβάνει τα εξής:
Μια δήλωση για το ποιοι είστε και τι κάνετε, γιατί προσεγγίζετε το χρηματοδότη
και τι ζητάτε. Αναφέρετε συγκεκριμένα ποσά σε ευρώ εάν ζητάτε χρήματα ή
αναφέρετε ακριβώς τι θέλετε εάν ζητάτε υπηρεσίες ή εξοπλισμό. Αυτές οι
πληροφορίες θα αποτελέσουν την πρώτη παράγραφό σας.
Εάν η πρότασή σας δεν εμπίπτει στους κανόνες χρηματοδότησης του
οργανισμού, δηλώστε γιατί παρόλα αυτά ζητάτε να χρηματοδοτηθεί. Σε αυτό το
σημείο πρέπει να τους πείσετε ότι πρέπει να υποστηρίξουν το έργο.
Εν συντομία περιγράψτε το έργο και ποιους θα ωφελήσει.
Εάν μιλήσατε με κάποιον στον οργανισμό, αναφέρετέ το οπωσδήποτε. Ωστόσο,
μην γράψετε ότι σας ενθάρρυνε να προχωρήσετε εάν σας έδωσε μια χλιαρή
απάντηση.
Απαριθμείστε τι συμπεριλαμβάνετε στο πακέτο της πρότασης. Αυτό μπορεί
επίσης να χρησιμεύσει ως ένας καλός πίνακας ελέγχου πριν ταχυδρομήσετε την
πρόταση.
Προσφερθείτε να παράσχετε πρόσθετες πληροφορίες, εάν είναι απαραίτητο.
Σιγουρευτείτε ότι υπάρχει ένας αριθμός τηλεφώνου στην επικεφαλίδα ή στο
σώμα της επιστολής σας.
4.1.2 Βασικοί Κανόνες Σύνταξης μιας Πρόταση
Για να αναπτύξετε μια αποτελεσματική πρόταση, πρέπει να λάβετε υπόψη σας τα ακόλουθα
σημεία.
a) Γνωρίστε το χρηματοδότη.
b) Να εργάζεστε πάντα με χρονοδιάγραμμα.
c) Φροντίστε η αίτησή σας να είναι ευανάγνωστη και συνοπτική.
d) Αριθμείστε τις σελίδες.
e) Χρησιμοποιήστε διαγράμματα και στατιστικές μόνο όπου απαιτείται,
f) Επισυνάψτε έναν περιορισμένο αριθμό εγγράφων όπως, δελτία τύπου, αποκόμματα
από εφημερίδες, ανασκοπήσεις, κλπ.
www.smallcitycommerce.eu
26
4.1.3 Ύφος γραφής
Λάβετε υπόψη σας τα παρακάτω:
a) Χρησιμοποιήστε ενεργητική και όχι παθητική φωνή.
b) Μην χρησιμοποιήσετε επαγγελματική ορολογία ή αρκτικόλεξα εκτός αν είναι
απολύτως απαραίτητο.
c) Χρησιμοποιήστε απλές προτάσεις και μικρές παραγράφους.
d) Συντάξτε την πρότασή σας με την οπτική εκείνων που θα ωφεληθούν από αυτή.
e) Γράψτε με θετικό τρόπο.
f) Πέστε σε αυτούς που πρόκειται να αποφασίσουν ποιος / ποιοι είστε και εξηγείστε με
επιχειρήματα γιατί είστε το καλύτερο πρόσωπο / πρόσωπα για να εκτελέσετε αυτό το
έργο.
Εάν η πρότασή σας δεν εγκριθεί, παραμείνετε ήρεμοι. Προσπαθήστε να πάρετε περισσότερες
πληροφορίες και ρωτήστε εάν θα άξιζε να κάνετε κι άλλη αίτηση στο μέλλον. Ξαναδείτε την
πρότασή σας με προσοχή και προσπαθήστε να βρείτε τα σημεία στα οποία θα μπορούσε να
είναι καλύτερη.
Οι χρηματοδότες ψάχνουν μια πρόταση που θα πετύχει, έτσι φροντίστε η δική σας να είναι
ξεκάθαρη, τεκμηριωμένη, εφικτή και επαγγελματική.
www.smallcitycommerce.eu
27
5.- ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ∆ΙΟΙΚΗΣΗ
Ένας μεγάλος αριθμός γνώσεων και ικανοτήτων είναι απαραίτητος για τη συνεργασία, μερικές από
αυτές τις γνώσεις έχουν να κάνουν με τον τύπο της σχέσης που θα έχετε με τους συνεργάτες σας,
από μια απλή συμφωνία συνεργασίας για τη κοινή χρήση γνώσεων, υλικού κλπ., έως τη
συγχώνευση μεταξύ εταιριών.
5.1. ΠΩΣ ΝΑ ∆ΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕΤΕ ΕΝΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΠΟΥ ΕΥΝΟΕΙ ΤΗΝ
ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ
Η εμπιστοσύνη είναι μια από τις σπουδαιότερες αναγκαιότητες στη δικτύωση. Οι άνθρωποι δεν θα
μοιραστούν τις ιδέες τους, τις πληροφορίες που έχουν και τη γνώση τους εάν δεν εμπιστεύονται τα
μέλη της ομάδας.
Η έννοια της εμπιστοσύνης είναι απλή:
Να έχετε ως αρχή για τον τρόπο λειτουργίας σας, την οικοδόμηση εμπιστοσύνης και την
εξάλειψη του φόβου για όλους.
Η δημιουργία της εμπιστοσύνης απαιτεί μια μακριά χρονική περίοδο και μια συνεχόμενη
προσπάθεια, όπου όλες οι ενέργειες έχουν αυτό ως στόχο, επειδή
Εάν η εμπιστοσύνη γκρεμιστεί είναι σχεδόν αδύνατο να ξαναδημιουργηθεί.
Δεν μπορείτε πάντα να ελέγξετε την εμπιστοσύνη που απολαμβάνετε σε ένα μεγαλύτερο
οργανισμό, αλλά μπορείτε να ενεργήσετε με συγκεκριμένους τρόπους για να προωθήσετε την
εμπιστοσύνη στο άμεσο εργασιακό σας περιβάλλον. Παρακάτω παρουσιάζονται τρόποι
δημιουργίας και διατήρησης ενός εργασιακού περιβάλλοντος εμπιστοσύνης.
Να τηρείτε τις δεσμεύσεις και τις
υποσχέσεις σας
Να μοιράζεστε με εντιμότητα σε
ανοιχτές επικοινωνίες
Να ακούτε
Να παραδίδετε αυτό που υπόσχεστε και να υπόσχεστε μόνο αυτό που μπορείτε να
παραδώσετε.
Οι αποτελεσματικές διαπροσωπικές σχέσεις μπορούν να δημιουργηθούν μόνο όταν οι
άνθρωποι είναι πρόθυμοι να μοιραστούν και να αποδεχτούν την πληροφορία που
προσφέρεται χωρίς κριτική. Όταν μοιραζόμαστε σημαντικές πληροφορίες, ιδιαίτερα για
τον εαυτό μας.
Δείξτε ενδιαφέρον και σεβασμό δίνοντας προσοχή σε αυτό που λέει ο άλλος. Δεχτείτε την
εγκυρότητα των ιδεών του ακόμη κι αν διαφωνείτε.
Να σέβεστε την εμπιστευτικότητα Τα ιδιαίτερα εργασιακά προβλήματα των εργαζομένων σας, αφορούν μόνο αυτούς, δείξτε
διακριτικότητα.
Να είστε συνεργάσιμοι και να
ψάχνετε
τρόπους για να βοηθήσετε.
Το να είστε συνεργάσιμοι σε δύσκολες καταστάσεις δείχνει την προθυμία σας να
βοηθήσετε ακόμη και στις πιο δύσκολες εποχές.
www.smallcitycommerce.eu
28
5.2 ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι κρίσιμη για να εργαζόμαστε επιτυχώς με τους άλλους. Μας
βοηθάει να διατηρούμε τις σχέσεις και να πετυχαίνουμε τους στόχους τόσο με μεμονωμένους
συνεργάτες όσο και με ομάδες εργασίας. Η αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας κρίνεται από το
κατά πόσο ταιριάζει αυτό που κατάλαβε ο αποδέκτης με την πρόθεση του αποστολέα. Σε τελική
ανάλυση, το μόνο μήνυμα που έχει σημασία είναι αυτό που α άλλος άνθρωπος λαμβάνει.
5.2.1 Ένα επικοινωνιακό μοντέλο
Το μήνυμα του αποστολέα
Πριν μιλήσει ο αποστολέας, έχει μια ιδέα για το τι θα στείλει στο δέκτη. Αυτή η ιδέα μπορεί
να είναι μια σκέψη, ένα συναίσθημα ή ένα γεγονός. Ο στόχος του αποστολέα είναι να
μεταδώσει αυτήν την ιδέα τόσο καθαρά που ο άλλος άνθρωπος να την καταλάβει ακριβώς
όπως αυτός την εννοεί.
Κάποια μηνύματα είναι πιο εύκολο να τα μεταφέρουμε από κάποια άλλα. Τα μηνύματα που
βασίζονται σε γεγονότα είναι γενικά ευκολότερο να μεταφερθούν με σαφήνεια από κάποιες
αφηρημένες σκέψεις ή συναισθήματα. Αλλά όλα μπορούν να παρερμηνευτούν εάν ο
αποστολέας δεν σκέφτηκε τον καλύτερο τρόπο για να στείλει το μήνυμα.
Η επικοινωνία είναι αμετάκλητη. Απ’ τη στιγμή που στείλαμε ένα μήνυμα, δεν μπορούμε να
το πάρουμε πίσω. Από τη στιγμή που στέλνεται είναι τελείως έξω από τον έλεγχο του
αποστολέα και στη διακριτική ευχέρεια του αποδέκτη να κάνει ότι θέλει με αυτό.
ΦΙΛΤΡΑ
Στην διαδικασία της επικοινωνίας, τα φίλτρα του αποστολέα αποτελούνται από αρκετούς
προσωπικούς παράγοντες που τον επηρεάζουν καθώς συνθέτει το μήνυμα. Ο αποστολέας έχει
απόψεις, εμπειρίες, μόρφωση, αξίες και στερεότυπα (σε σχέση με το μήνυμα ή τον αποδέκτη)
που τείνουν να είναι αρκετά αμετάβλητα φίλτρα. Κάποιοι άλλοι παράγοντες, όπως η διάθεσή
του τη στιγμή που το μήνυμα μεταβιβάζεται, μπορεί να μεταβάλλονται σημαντικά από καιρό
σε καιρό. Τα φίλτρα του αποστολέα επηρεάζουν το πώς εκφράζει το μήνυμα – ποιες λέξεις,
χειρονομίες και τόνο φωνής θα χρησιμοποιήσει.
Το μήνυμα επίσης περνάει μέσα από το αντίστοιχο σετ φίλτρων του αποδέκτη. Τα φίλτρα του
αποδέκτη χρωματίζουν το πως αντιλαμβάνεται το μήνυμα. Οι δύο ομάδες φίλτρων που
παρεμβάλλονται στην επικοινωνία διπλασιάζουν την πιθανότητα παρεξήγησης.
Το να γνωρίζετε τα φίλτρα σας και την ικανότητά σας να προσαρμόζεστε σε αυτά, ως
αποστολέας ή ως αποδέκτης, είναι σημαντικό για να μειωθούν οι πιθανότητες παρεξήγησης.
ΚΑΝΑΛΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
Στέλνουμε τα μηνύματά μας μέσα από λεκτικά και μη κανάλια. Τα λεκτικά σήματα είναι οι
λέξεις του μηνύματος, το περιεχόμενο.
Τα μη λεκτικά σήματα μεταδίδουν την σχετική διάσταση του μηνύματος. Η στάση του
σώματός μας, οι κινήσεις μας, ο τρόπος που αγγίζουμε τον άλλο, ο τόνος της φωνής, η επαφή
με τα μάτια, οι σιωπές, η ταχύτητα και η ένταση της ομιλίας, δείχνουν πως αισθανόμαστε για
το μήνυμα, για τον εαυτό μας και για τον αποδέκτη.
Η συμπεριφορά που δεν εκφράζεται με λέξεις δημιουργεί σε μεγαλύτερο βαθμό εντυπώσεις
από το λεκτικό μήνυμα που τη συνοδεύει. Όταν το λεκτικό μήνυμα δεν ταυτίζεται με το μη
λεκτικό, τότε συνήθως πιστεύουμε το μη λεκτικό μήνυμα.
ΤΙ ΚΑΤΑΛΑΒΑΙΝΕΙ Ο ΠΑΡΑΛΗΠΤΗΣ
www.smallcitycommerce.eu
29
Το τι καταλαβαίνει ο αποδέκτης είναι το νόημα που βγάζει από το μήνυμα του αποστολέα. Η
αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας μετριέται από το πόσο κοντά είναι αυτό που
καταλαβαίνει ο αποδέκτης σε αυτό που έστειλε ο αποστολέας.
ΑΠΑΝΤΗΣΗ
Η απάντηση είναι η επιβεβαίωση λήψης του μηνύματος από τον αποδέκτη. Μπορεί να είναι
λεκτική ή μη λεκτική ή και τα δύο.
Εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία
Κατά τη διαδικασία της επικοινωνίας, μπορούν να εμφανιστούν εμπόδια που παρακωλύουν
την ορθή αποδοχή του μηνύματος. Τα εμπόδια μπορεί να προέρχονται από ψυχολογικά
χαρακτηριστικά των ανθρώπων που συνδιαλέγονται ή από παράγοντες του περιβάλλοντος.
Αυτός που επικοινωνεί αποτελεσματικά λαμβάνει υπόψη του και τις δύο ομάδες παραγόντων.
5.2.2 Ξεπερνώντας τα εμπόδια
Προφανώς, δεν είναι πιθανό να συμβεί μια επικοινωνία χωρίς εμπόδια. Παρόλα αυτά,
μπορούμε να μειώσουμε ή να ξεπεράσουμε τα περισσότερα εμπόδια. Καταρχήν, πρέπει
διαρκώς να προσπαθούμε να βελτιώσουμε το μήνυμα που στέλνουμε. Δεύτερον, πρέπει
διαρκώς να προσπαθούμε να κατανοούμε καλύτερα τα μηνύματα που λαμβάνουμε. Πρέπει να
προσπαθούμε όχι μόνο να γινόμαστε κατανοητοί αλλά και να καταλαβαίνουμε.
5.3 ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ
Πριν ξεκινήσουμε αυτήν την εκπαιδευτική ενότητα, ας δούμε γιατί η ικανότητά μας για καλές
παρουσιάσεις είναι τόσο σημαντική. Γιατί ορίζει την ικανότητά μας να παρουσιάσουμε
πληροφορίες στους άλλους, είναι μια βασική ικανότητα που πρέπει όλοι να αναπτύξουμε. Η
ικανότητά μας να επικοινωνούμε με τους ανθρώπους και η ικανότητά μας να παρουσιάζουμε αυτήν
την επικοινωνία είναι τα εργαλεία που χρειαζόμαστε σε καθημερινή βάση για να καλύπτουμε τις
διαρκώς αυξανόμενες ανάγκες μας για αποτελεσματική μετάδοση των μηνυμάτων και των
προτάσεων μας τόσο στην προσωπική μας ζωή όσο και στη δουλειά μας.
Από αυτό το σημείο είναι που πρέπει να αρχίσουμε να μαθαίνουμε πως να κάνουμε καλές
παρουσιάσεις.
5.3.1 Ποιοι είναι οι στόχοι σας;
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις:
«Τι θέλω να πετύχω;» Θα είναι...
 Να μοιραστώ κάποιες πληροφορίες;
 Να προσδιορίσω κάποιο πρόβλημα;
 Να διδάξω μια νέα δυνατότητα;
 …
Οι ερωτήσεις που έχουν την μεγαλύτερη προτεραιότητα όταν σχεδιάζετε τους στόχους της
παρουσίασή σας είναι...
 Είναι ρεαλιστικό να πετύχω τους στόχους μου;
 Έχει νόημα αυτό που λέω;
 Έχει λογική συνέχεια;
www.smallcitycommerce.eu
30


Θα το καταλάβουν;
Μπορώ να το πετύχω;
Το να προσδιορίσετε τους στόχους της παρουσίασή σας είναι κάτι περισσότερο από το να
τους γράψετε απλά σε ένα κομμάτι χαρτί. Με απλά λόγια, ο στόχος είναι μια περιγραφή
αυτού που θέλετε να πετύχετε και τα απαραίτητα βήματα επίτευξης ενός προκαθορισμένου
τελικού σκοπού ή παραγωγής των αποτελεσμάτων που εσείς ή το ακροατήριό σας επιθυμείτε.
Το επόμενο πράγμα που πρέπει να μάθετε είναι να οργανώσετε...
5.3.2 Τι πρέπει να οργανώσετε;
Οι επιτυχημένες παρουσιάσεις που είναι ισχυρές, δυναμικές, καινοτομικές και εμπνέουν τους
ακροατές να δράσουν, έχουν κάτι κοινό: είναι πολύ καλά οργανωμένες. Οτιδήποτε
χρησιμοποιήθηκε στην παρουσίαση οργανώθηκε πολύ προσεκτικά και ελέγχθηκε
επανειλημμένα.
Για να έχετε κι εσείς τα ίδια αποτελέσματα, πρέπει να φροντίσετε με την ίδια προσοχή τις
λεπτομέρειες. Αυτό περιλαμβάνει να ελέγξετε ξανά και ξανά οτιδήποτε θα χρησιμοποιήσετε
κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. Επίσης:
 Τις σημειώσεις – τα φυλλάδια των ασκήσεων
 Τις επικεφαλίδες, τα διαγράμματα, τις διαφάνειες
 Τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό
Την στιγμή που ανακαλύπτετε ότι κάτι δεν είναι στη θέση του κατά τη διάρκεια της ομιλίας ή
της παρουσίασης, πράγμα πολύ συχνό και συνηθισμένο, αναγκάζεστε να σταματήσετε την
παρουσίαση για να το διορθώσετε.
5.3.3 Το σχήμα (format ) της παρουσίασης
Τα περιεχόμενα και το περίγραμμα / σχήμα της παρουσίασης σας πρέπει να αναπτυχθούν και
να γραφτούν σε ένα απλή, τυποποιημένη μορφή:



Εισαγωγή (προκαλέστε το ενδιαφέρον, ενεργοποιείστε και περιγράψτε το σκοπό της
παρουσίασης)
Κυρίως μέρος (ο πυρήνας του θέματος ή της πληροφορίας)
Τελικά συμπεράσματα (ολοκληρώστε, τελικές παρατηρήσεις)
5.3.4 Χρησιμοποιείστε οπτικά μέσα
Η χρήση οπτικών μέσων μπορεί να ανεβάσει πολύ την παρουσίασή σας και να κάνει σαφή
στο κοινό σας τα διάφορα σημεία της διδασκαλίας σας ή τους στόχους σας. Ως άνθρωποι
προσλαμβάνουμε τις πληροφορίες κυρίως οπτικά, ακόμη κι όταν διαβάζουμε κάτι το
επεξεργαζόμαστε και το αποθηκεύουμε στο μυαλό μας σαν μια παραστατική σκέψη.
5.3.5 Ενέργεια και ενεργοποίηση
Από την πρώτη κιόλας στιγμή που εμφανίζεστε μπροστά στο ακροατήριό σας για να αρχίσετε
την παρουσίαση, έχετε κατά μέσο όρο ένα με δύο λεπτά το πολύ για να δώσετε τον τόνο της.
Πολλοί λένε ότι έχετε ακόμη λιγότερο χρόνο για να αιχμαλωτίσετε την προσοχή του
ακροατηρίου, να τους ενεργοποιήσετε και να τους κρατήσετε. Η δουλειά σας ως
www.smallcitycommerce.eu
31
παρουσιαστή, ομιλητή και εισηγητή είναι να τους παρέχετε τις απαραίτητες πληροφορίες
ώστε να πετύχουν κάτι ή να μάθουν περισσότερα.
5.3.6 Πως να χειρίζεστε τις ερωτήσεις;
Το να μάθετε να χειρίζεστε τις ερωτήσεις είναι μέρος των ικανοτήτων σας να αναπτύσσετε
καλές παρουσιάσεις και να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τους ανθρώπους. Το να
αλληλεπιδράτε με το ακροατήριό σας ρωτώντας ή απαντώντας μπορεί να κάνει την
παρουσίασή σας ιδιαίτερα δυναμική και να δημιουργήσει ένα περιβάλλον στο οποίο όλοι
έμαθαν και καθώς φεύγουν αισθάνονται καλά που έλαβαν μέρος.
5.3.7 Συμπεράσματα
Ο τρόπος που ολοκληρώνετε την παρουσίασή σας είναι εξίσου σημαντικός με την έναρξή της,
όταν ακόμη προσπαθείτε να αιχμαλωτίσετε την προσοχή του ακροατηρίου σας, να τους
ενεργοποιήσετε και να τους εμπνεύσετε. Καθώς ολοκληρώνετε την παρουσίασή σας, τα
τελικά σας σχόλια πρέπει να είναι το ίδιο δυνατά όπως όταν την αρχίζατε!
Ολοκληρώστε την παρουσίασή σας με θετικές δηλώσεις που ενεργοποιούν, φέρνουν κάτι
καινούριο, εμπνέουν και αφήνουν μια αίσθηση επιτυχίας.
5.3.8 Μελέτη της περίπτωσης της TOPS: Ικανότητα για προφορικές παρουσιάσεις
Μετά την εισαγωγή στην ικανότητα για παρουσιάσεις, διαλέξαμε να μελετήσουμε την
ακόλουθη περίπτωση για να προσεγγίσουμε τις προφορικές παρουσιάσεις. Αυτή η
προσέγγιση προτείνει οργάνωση σε δύο φάσεις:
1- Προετοιμασία
1-1 Αποφασίστε ποιος είναι ο σκοπός της παρουσίασής σας
1-1-1 Διαλέξτε το θέμα σας
1-1-2 Αποφασίστε το σκοπό της παρουσίασής σας
1-2 Συγκεντρώστε, οργανώστε & επιλέξτε
1-2-1 Συγκεντρώστε τις πληροφορίες
1-2-2 Διαλέξτε ποιες θα συμπεριλάβετε
1-2-3 Οργανώστε τις ιδέες σας
1-3 Γράψτε μια περίληψη
1-3-1 Προετοιμάστε τα κύρια σημεία
1-3-2 Κάντε μια δοκιμή της παρουσίασης
1-4 Προετοιμάστε τα οπτικά σας βοηθήματα
1-4-1 Σχεδιάστε τα οπτικά σας βοηθήματα
1-4-2 Προετοιμάστε τα οπτικά σας βοηθήματα
2- Εξάσκηση
2-1 Εισάγετε την παρουσίασή σας
2-1-1 Παρουσιάστε τον εαυτό σας
2-1-2 Προετοιμάστε το ακροατήριό σας για το θέμα
2-1-3 Δηλώστε το θέμα
2-1-4 Παρουσιάστε το σχεδιασμό
2-2 Παρουσιάστε το κύριο μέρος της παρουσίασης
2-3 Δώστε το λόγο στον επόμενο ομιλητή
2-4 Χρησιμοποιείστε τα οπτικά σας βοηθήματα
2-5 Ολοκληρώστε την παρουσίασή σας
2-5-1 Σηματοδοτείστε το πέρας της παρουσίασης
2-5-2 Συνοψίστε τα κύρια σημεία / επιχειρήματα / διαπιστώσεις
www.smallcitycommerce.eu
32
2-5-3 Τελειώστε την παρουσίαση και ζητείστε ερωτήσεις
2-5-4 Επαναλάβετε την ερώτηση πριν απαντήσετε
Για την καλύτερη κατανόηση και επεξήγηση, χρησιμοποιήσαμε οπτικοακουστικά
παραδείγματα (πραγματικές περιπτώσεις) σ’ αυτή την μελέτη. Ο δικτυακός χώρος της
μελέτης είναι: http://ec.hku.hk/tops/html/default.asp
5.4 ΗΓΕΣΙΑ
5.4.1 Ηγέτης αντί για διευθυντής
Η ηγεσία είναι μια περίπλοκη διαδικασία κατά την οποία ένα άτομο επηρεάζει άλλα άτομα
ώστε να πετύχουν σε μια αποστολή, ένα έργο, μια εργασία ή ένα στόχο και κάνει τον
οργανισμό να έχει περισσότερη συνοχή και συνέπεια. Παρότι η θέση σας ως διευθυντή σας
δίνει την εξουσία να ζητάτε ή να διευθύνετε την εκτέλεση διάφορων εργασιών, αυτή η
εξουσία δεν σας κάνει ηγέτη ... απλώς είστε το αφεντικό. Οι ηγέτες κάνουν τους ανθρώπους
να θέλουν να πετύχουν υψηλούς στόχους και ιδανικά, ενώ, από την άλλη, οι διευθυντές λένε
στους ανθρώπους να πετύχουν μια εργασία ή ένα στόχο.
5.4.2 Οι ηγέτες γεννιούνται ή γίνονται
Αυτή η ερώτηση γίνεται από ένα μεγάλο αριθμό νέων στελεχών, ειδικών στη διοίκηση
επιχειρήσεων κλπ. Υπάρχουν τρεις σημαντικές θεωρίες που προσπαθούν να προσεγγίσουν το
ερώτημα. Μια από αυτές είναι η Θεωρία των Χαρακτηριστικών Γνωρισμάτων. Κάποιοι
άνθρωποι παρουσιάζουν κάποια προσωπικά χαρακτηριστικά γνωρίσματα που τους οδηγούν
σε ρόλους ηγέτη. Η δεύτερη είναι η Θεωρία των Μεγάλων Γεγονότων. Σε κάποιες
περιπτώσεις, ένα γεγονός φέρνει στην επιφάνεια τις ηγετικές ικανότητες ενός συνηθισμένου
ανθρώπου. Τέλος, η πιο ευρέως αποδεκτή θεωρία για την ηγεσία είναι η Θεωρία της
Μεταμόρφωσης σε Ηγέτη. Αυτή υποστηρίζει ότι οι άνθρωποι μπορούν να διδαχτούν τις
ηγετικές ικανότητες και να γίνουν ηγέτες.
5.4.3 Οι αρχές της ηγεσίας (Ηγετικές ικανότητες)
Ο ηγέτης πρέπει να φέρει σε πέρας πολλές δραστηριότητες ώστε να δημιουργήσει ένα
αίσθημα εμπιστοσύνης και να λειτουργεί ως ένας πραγματικός ηγέτης και όχι απλώς ως
διευθυντής. Μερικοί από αυτούς τους τρόπους συμπεριφοράς φαίνονται στον παρακάτω
πίνακα.
Κατανόηση των αναγκαιοτητών και των
χαρακτηριστικών της θέσης
Πρέπει να γνωρίζεται το αντικείμενο εργασίας σας και το πεδίο
εργασίας των υπαλλήλων σας.
Κατανόηση της ανθρώπινης φύσης
Ακόμη κι αν ειπωθεί το ίδιο πράγμα μπορεί να προκαλέσει διαφορετικές
αντιδράσεις, ανάλογα με τον άνθρωπο που το ακούει.
Αναγνώριση και χρήση των πόρων της
ομάδας
Πρέπει να γνωρίζετε τις ικανότητες και τις δυνατότητές σας
(ικανότητα να ακούτε, να επικοινωνείτε αποτελεσματικά, κλπ.). Αυτά
μπορείτε να τα βελτιώσετε και να γίνετε ένας καλύτερος ηγέτης.
Επικοινωνία
Η επικοινωνία είναι το κλειδί σε αυτή τη θέση
Σχεδιασμός
Τα σχέδια σας πρέπει πάντα να περιλαμβάνουν όχι μόνο τις σκέψεις σας
αλλά και το περιβάλλον των ανθρώπων που εργάζονται για σας.
Παρακολούθηση της απόδοσης της ομάδας Χρησιμοποιείστε όλες τις δυνατότητες της ομάδας σας.
Αξιολόγηση
Αξιολογείστε λαμβάνοντας υπόψη τους τελικούς στόχους
και όχι μόνο τις καθημερινές πράξεις των ανθρώπων που
εργάζονται για σας.
www.smallcitycommerce.eu
33
Δίνω το παράδειγμα
Να είστε ένα καλό πρότυπο για τους υπαλλήλους σας.
Καθοδήγηση
Η καθοδήγηση βοηθάει την ενσωμάτωση των εργαζομένων ως
πραγματικά μέλη της ομάδας.
Αντιπροσώπευση της ομάδας
Εκπαιδεύστε τους ανθρώπους σας ως ομάδα.
Αποτελεσματική εκπαίδευση
Ο ηγέτης πρέπει να θέσει τα θεμέλια για μια αποτελεσματική διαχείριση
της γνώσης
5.4.4 Τα στυλ της ηγεσίας:
Όλοι οι ηγέτες έχουν το δικό τους στυλ ηγεσίας. Σε αυτόν τον πίνακα, θα βρείτε τα
διαφορετικά χαρακτηριστικά από τα πιο συνηθισμένα στυλ ηγεσίας
Αυταρχικό
Χαρακτηριστικά:
Όταν είναι
αποτελεσματική:
Όταν δεν είναι
αποτελεσματική:
Συμμετοχικό
Παρέχει εξουσία
Λέτε στους άλλους τι να
κάνουν
Ρωτάτε πριν να πείτε
Δίνετε μικρή ή καθόλου
καθοδήγηση στους
ανθρώπους / ομάδες
Περιορίζει τις συζητήσεις για
ιδέες και νέους τρόπους για να
γίνονται τα πράγματα
Εμπλέκει τα μέλη της ομάδας
στον σχεδιασμό και την
εκτέλεση των δραστηριοτήτων
Η γνώμη προσφέρεται μόνο
όταν ζητείται
Η ομάδα δεν βιώνει αισθήματα
ομαδικότητας
Προωθεί την αίσθηση της
ομαδικότητας
Δεν φαίνεται να είναι κάποιος
επικεφαλής
Ο χρόνος είναι περιορισμένος
Υπάρχει διαθέσιμος χρόνος
Υψηλός βαθμός ικανοτήτων και
ενεργοποίησης
Τα άτομα / η ομάδα
Η ομάδα είναι ενεργοποιημένη
υπολείπονται σε ικανότητες και και / ή υπάρχει μια αίσθηση ότι
γνώσεις
ανήκουν στην ομάδα
Κάποιος βαθμός ικανότητας ή
Τα μέλη της ομάδας δεν
γνώσης ανάμεσα στα μέλη της
γνωρίζονται μεταξύ τους
ομάδας
Η ανάπτυξη μιας ισχυρής
αίσθησης ομάδας είναι ο
Η ομάδα δεν έχει κίνητρα
στόχος
Υπάρχει κάποιος βαθμός
Δεν υπάρχει ικανότητα / γνώση
ικανότητας / γνώσης στα μέλη στα μέλη
Η ομάδα θέλει ένα
Υπάρχει μεγάλος αριθμός
αυθορμητισμό στη δουλειά της συγκρούσεων
Η αίσθηση ότι ανήκουν στην
ομάδα υπάρχει
Ο συνηθισμένος τρόπος
ενέργειας είναι γνωστός στα
μέλη
Χαμηλή αίσθηση ομάδας /
αλληλεξάρτησης
Χαμηλός βαθμός ικανότητας /
γνώσης στα μέλη
Η ομάδα περιμένει να της πούνε
τι να κάνει
5.4.5 Ηγετικές τάσεις
Οι αλλαγές στη Διοίκηση Επιχειρήσεων και οι διαφορετικές σχέσεις ανάμεσα στον ηγέτη και
τους εργαζόμενους, καθώς και ανάμεσα στους ηγέτες του δικτύου δημιούργησαν νέες
ηγετικές τάσεις για το μέλλον. Κάποιες από αυτές τις τάσεις είναι οι ακόλουθες:
Η Προσωπικότητα της
Επιχείρησης:
Για να δημιουργήσετε μια Προσωπικότητα για το Χώρο Εργασίας σας, όλες οι
κινήσεις της εταιρίας πρέπει να ευθυγραμμίζονται με αυτόν τον στόχο.
Παροχή Κινήτρων:
Οι ηγέτες πρέπει να εκπαιδεύουν και όχι να ελέγχουν. Σε ένα δίκτυο, όταν μιλάμε
για τη σχέση ανάμεσα σε ηγέτες, πρέπει οι ενέργειες που έχουν ως στόχο την
παροχή κινήτρων, να είναι διαφορετικές από αυτές που θα κάναμε στη σχέση
ηγέτη – εργαζομένων.
Ευκαιρία για Συνεχιζόμενη
Κατάρτιση:
Η επιθυμία για συνεχιζόμενη κατάρτιση είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό των
προικισμένων εργαζομένων και των ομάδων με υψηλή απόδοση.
Η Αυτο-Δραστηριοποιούμενη
Εργατική Δύναμη:
Η αυτο-δραστηριοποίηση είναι ένα χαρακτηριστικό των προικισμένων
εργαζομένων. Ένας καλός ηγέτης πρέπει να την επιτρέπει και να την καθοδηγεί.
Μικρό Κενό Γνώσης:
Ο ηγέτης πρέπει να βάλει τα θεμέλια για μια αποτελεσματική Διαχείριση της
Γνώσης (ΔΓ)
www.smallcitycommerce.eu
34
5.4.6 Το να μοιραζόμαστε την ηγεσία
Ένα από τα προβλήματα που αντιμετωπίζουμε όταν εργαζόμαστε με συνεργάτες είναι ότι
πρέπει να μοιραστούμε την ηγεσία. Σε αυτήν την ενότητα αρκεί να αναφέρουμε τη ρήση ενός
Κινέζου φιλόσοφου της αρχαιότητας, του Lao-Tzu: «Αλλά ο καλός ηγέτης ... όταν η δουλειά
γίνει και ο στόχος του εκπληρωθεί, τότε θα πει, ‘Το κάναμε εμείς οι ίδιοι’».
Ο ηγέτης θέλει να μεταδώσει στα μέλη της ομάδας του τις ικανότητες που αυτός/αυτή έχει,
όχι να τις κρατήσει για τον εαυτό του, αποδυναμώνοντας έτσι την ομάδα ή κρατώντας τα
μέλη της εξαρτώμενα από αυτόν. Δίνει την ευκαιρία στα μέλη της ομάδας του να αναδειχθούν
οι ίδιοι σε ηγέτες και τους μαθαίνει ότι τους χρειάζεται γι’ αυτό.
5.4.7 Ασκήσεις και Εργαλεία
1. Το αστέρι του Δαυίδ
Η ομάδα αποτελείται από 4 άτομα. Σηκώστε τα σκοινιά και δώστε τα στην ομάδα. Στη
συνέχεια ενημερώστε τους ότι θα τους δώσετε 5 λεπτά να αποφασίσουν το σχέδιό τους.
Έπειτα θα τους δέσετε τα μάτια και θα τους αφήσετε 15 λεπτά για να φτιάξουν το σχέδιο του
αστεριού ακριβώς όπως ήταν στο πάτωμα.
Για τους βοηθούς
- Βεβαιωθείτε ότι τους κλείσατε καλά τα μάτια, γιατί αν και ένας μπορεί να δει, έχει
καταστραφεί ολόκληρη η άσκηση
- Η άσκηση γίνεται «σχεδόν πάντα» γρηγορότερα όταν είναι κάποιος ηγέτης
επικεφαλής της ομάδας, ορίζει τους ρόλους των μελών της και φροντίζει να ακολουθούν
το σχέδιο
- Προσπαθήστε να έχετε 2 διαφορετικές ομάδες ταυτόχρονα, ώστε η μία να κάνει την
άσκηση έχοντας κάποιον ως αρχηγό και η άλλη χωρίς, ώστε να μην χρειαστεί να κάνει 2
φορές την άσκηση η ίδια ομάδα, για να δει τις δύο περιπτώσεις, και έτσι χρησιμοποιήσει
τη γνώση που απέκτησε κάνοντας την άσκηση την πρώτη φορά.
- Όταν έχετε ολοκληρώσει και τις δύο μεθόδους δώστε στις ομάδες τη δυνατότητα να
κάνουν την άσκηση με τον άλλο τρόπο για να δουν τις διαφορές.
- Να είστε ελαστικοί με το χρόνο που τους δώσατε – εάν τα 15 λεπτά είναι λίγα τότε
παραχωρείστε περισσότερο χρόνο την άλλη φορά. Όταν τελειώσετε, βάλτε τις ομάδες να
δώσουν αναφορά, και αν υπάρχουν θεατές ζητείστε τους να σας πουν τα σχόλιά τους
σχετικά με την απόδοση της ομάδας.
2. Το ερωτηματολόγιο του ηγέτη:
1 Πιστεύω που μπορώ να αναγνωρίζω τα χαρίσματα και τη δυνατότητα των
1
2
3
4
5
2 Εμπιστεύομαι πολύ τους άλλους στον οργανισμό μου.
1
2
3
4
5
3 Μου αρέσει να συμβιβάζω τις διαφορετικές απόψεις.
1
2
3
4
5
4 Όταν μπαίνω σε μια ομάδα, οι άλλοι έχουν την τάση να μου ζητούν
1
2
3
4
5
5 Προτιμώ να δουλεύω μόνος παρά ως μέλος μιας ομάδας.
1
2
3
4
5
ανθρώπων.
καθοδήγηση.
Για να βρείτε το αποτέλεσμα κάντε στην πράξη: [ερ.1 + ερ.2 + ερ.3 + ερ.4 + (6 – ερ.5)]
Η βαθμολογία που μπορείτε να έχετε απαντώντας σε αυτές τις ερωτήσεις είναι 5-25, με το 25
να είναι το μεγαλύτερο και να σημαίνει ότι είστε προετοιμασμένος να γίνετε ένας μεγάλος
ηγέτης ομάδων.
www.smallcitycommerce.eu
35
5.5 ΟΜΑ∆Α / ΟΜΑ∆ΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ
5.5.1 Εισαγωγή (Τι είναι η ομάδα;)
Οι ομάδες είναι οι βασικές οργανωτικές μονάδες σε μια δικτυωμένη οικονομία γνώσης. Οι
άνθρωποι που εργάζονται στον ίδιο όμιλο δεν σημαίνει ότι λειτουργούν ως ομάδα, και
αντιστρόφως, άνθρωποι από διαφορετικούς ομίλους μπορούν να δουλέψουν μαζί ως ομάδα. Η
ομάδα είναι μια συνεκτική οντότητα της οποίας τα μέλη μοιράζονται ένα κοινό σκοπό και
δεσμεύονται ο ένας για την επιτυχία του άλλου.
Για να δημιουργήσουμε και να διατηρήσουμε μια ομάδα απαιτείται σκληρή δουλειά. Σε
κάποιες περιπτώσεις, ο ηγέτης πρέπει να αλλάξει κάποια πλευρά του χαρακτήρα του όπως για
παράδειγμα το να ελέγχει τις ενέργειες που γίνονται, κλπ.
Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία, τη βελτίωση και την επίτευξη μια ομάδας υψηλής
απόδοσης είναι η απόλυτη βεβαιότητα του ηγέτη, της διεύθυνσης ή των εταιριών που
εργάζονται ως ομάδα ότι με αυτόν τον τρόπο θα πετύχουν καλύτερα αποτελέσματα.
5.5.2 Τα πλεονεκτήματα μιας ομάδας υψηλής απόδοσης σε σχέση με μια απλή
ομάδα ανθρώπων
Οι διαφορές ανάμεσα στις ομάδες υψηλής απόδοσης και τις υπόλοιπες είναι πολλές, από τον
χρονικό ορίζοντα και το ηγετικό στυλ έως τον διαφορετικό ρόλο των μελών της ομάδας και
τη χρήση της τεχνολογίας. Στον παρακάτω πίνακα, φαίνονται οι διαφορετικές συμπεριφορές
στα διαφορετικά είδη ομάδων.
Αντιδραστική
Παρόν και Μέλλον
Ομάδες 5 αστέρων
Οργάνωση και διαδικασίες
Δομή
Ιεραρχική
Ιεραρχική
Ρόλοι
καθορισμένοι/σταθεροί
Υποτιθέμενοι
Σχέσεις
Ανταγωνιστικές
Επικοινωνία
Εσωτερική και κάθετη
Διαχείριση της
εργασίας
Διατάζω και ελέγχω
Ηγετικό στυλ
Διευθυντικό
Συνεργασία
Προς τα έξω και
παράλληλη
Ροή της δουλειάς και
συντονισμός
Καθοδήγηση και
διευκόλυνση
Πληροφόρηση
Τακτική αναθεώρηση
Βάσει διαδικασιών
Χρήση της τεχνολογίας Βάσει αναγκών
Δίκτυο
Κατόπιν
διαπραγμάτευσης/δυναμικοί
Αμοιβαία δέσμευση
Ανοιχτή και εκτεταμένη
Βάσει προτύπου
Αυτοδιοικούμενη
Βάσει των γνώσεων της ομάδας
Διερευνητική
5.5.3 Είδη Ομάδων σε έναν Οργανισμό
Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη ομάδων (ομάδες έργου, διοικητικές ομάδες, εικονικές
ομάδες κλπ.) και η σύνθεσή τους ποικίλει ανάλογα με τη δουλειά που πρέπει να γίνει. Η δομή
των ομάδων επίσης διαφέρει και εξαρτάται από τη διαχείριση των εργασιών. Κάποια μέλη της
ομάδας είναι μόνιμα, κάποια άλλα δουλεύουν μόνο περιστασιακά. Κάποια μέλη της ομάδας
δουλεύουν μόνα τους και κάποια άλλα ομαδικά σε καθημερινή βάση. Γι’ αυτόν τον λόγο,
είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε τις ανάγκες του κάθε εργαζομένου ώστε να καταλάβουμε και
όλες τις δυνατότητες της ομάδας.
Στην ομάδα εμπεριέχονται αρκετά πράγματα όπως, το Όραμα και η Κουλτούρα της εταιρίας,
ο ρόλος των διάφορων μελών στη διαδικασία, η ηγεσία κλπ.
www.smallcitycommerce.eu
36
5.5.4 Οικοδόμηση των Ομάδων
Οι ομάδες συνήθως περνάνε από διάφορα στάδια ανάπτυξης πριν γίνουν πλήρως
αποτελεσματικές.
Η ανάπτυξη των ομάδων θέλει χρόνο. Υπάρχουν παράγοντες που επηρεάζουν την
δραστηριοποίηση της ομάδας και σχεδόν πάντα προσπαθήστε να απαντήσετε στην ακόλουθη
ερώτηση: Γιατί να είμαι μέλος μιας ομάδας;
Ποιος είναι ο σκοπός της ομάδας;
Ποιος άλλος θα είναι στην ομάδα μαζί μου;
Είναι σημαντικό για τη διοίκηση;
Το θέμα με ενδιαφέρει;
Τι είδους αρμοδιότητες θα έχουμε;
Ποια θα είναι η ανταμοιβή για τη συμμετοχή μου;
Μεταξύ των παραγόντων που διαμορφώνουν τα κίνητρα των μελών της ομάδας, βρίσκουμε
τα ακόλουθα:
Σκοπός:
Πρόκληση:
Συναδελφικότητα:
Υπευθυνότητα:
Ανάπτυξη:
Ηγεσία:
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα με μακροπρόθεσμη δραστηριοποίηση, η αποστολή ή ο
σκοπός της ομάδας πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τις αποστολές και τους σκοπούς των
μελών της.
Υπάρχουν πολλά παραδείγματα μέτριων ομάδων που ανταποκρίθηκαν σε μια πρόκληση με
ηρωική επιτυχία.
Η ομάδα είναι σωστά ισορροπημένη τόσο σε τεχνολογικά όσο και σε ανθρώπινα προσόντα.
Η υπευθυνότητα φαίνεται όταν οι συνέπειες του λάθους ή της αποτυχίας διορθώνονται.
Όταν οι άνθρωποι αισθάνονται ότι προχωράνε μπροστά, μαθαίνουν νέες έννοιες, αυξάνουν
τις ικανότητές τους, καλλιεργούν το μυαλό τους, η δραστηριοποίηση έχει την τάση να
παραμένει υψηλή.
Οι καλύτεροι ηγέτες δημιουργούν τις προϋποθέσεις η ομάδα να αυτοδραστηριοποιείται.
Οι προικισμένοι εργαζόμενοι δεν αναζητούν μόνο χρήματα, έχουν και άλλα κίνητρα όπως η
συνεχιζόμενη κατάρτιση, η αποστολή, η ισορροπία μεταξύ της προσωπικής και της
επαγγελματικής ζωής, η επαγγελματική εξέλιξη.
5.5.5 Συγκεκριμένα προβλήματα
Σχεδόν όλα τα προβλήματα μπορούν να ταξινομηθούν σε επτά κατηγορίες και ανάλογα σε
ποια κατηγορία ανήκουν, η επίλυσή τους διαφέρει. Οι κατηγορίες είναι:
Διαδικασίες
Όταν οι εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν δεν είναι πλήρως καθορισμένες.
Ιεραρχία
Προβλήματα με τα διάφορα μέλη των διαφορετικών οργανισμών, όταν συμμετέχουμε
σε δίκτυο.
Γνώση
Όταν διαφέρει το επίπεδο γνώσεων των οργανισμών που συμμετέχουν σε ομάδες του
δικτύου.
Τεχνολογία
Όταν οι οργανισμοί δεν έχουν το ίδιο τεχνολογικό επίπεδο.
Κοινωνία
Το να γνωρίζουμε την Ανθρώπινη Φύση και τις Διαφορετικές Κουλτούρες θα μας
βοηθήσει να καταλαβαίνουμε την ομάδα και να εργαζόμαστε σε αυτή.
Ομάδα
Ο ανταγωνισμός μεταξύ των μελών της ομάδας μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα
Μόλις καταλάβετε την αιτία της σύγκρουσης, θα βρείτε τις στρατηγικές επίλυσής της στην
ενότητα Διαχείριση των Συγκρούσεων.
5.6 ∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΣΥΓΚΡΟΥΣΕΩΝ
5.6.1 Εισαγωγή
Η σύγκρουση είναι μια φυσική διαφωνία που προκύπτει μεταξύ ατόμων ή ομάδων με
διαφορετικές συμπεριφορές, πεποιθήσεις, αξίες ή ανάγκες. Μπορεί επίσης να προέρχεται από
παλιές αντιζηλίες και προσωπικές διαφορές.
www.smallcitycommerce.eu
37
Η σύγκρουση δεν είναι πάντα κάτι αρνητικό. Στην πραγματικότητα μπορεί να είναι κάτι υγιές
όταν το διαχειριστούμε αποτελεσματικά.
5.6.2 Ορισμός της Σύγκρουσης
Μπορούμε να βρούμε κάποιους ορισμούς για τη διαχείριση των συγκρούσεων. Η σύγκρουση
μπορεί να δημιουργηθεί μεταξύ ατόμων ή ομάδων, μεταξύ ιδεών ή ανθρώπων και μπορεί είτε
να επιλυθεί είτε όχι.
Όταν ψάχνουμε για ορισμούς της σύγκρουσης, σχεδόν πάντα βρίσκουμε ιδέες και
συναισθήματα από την αρνητική τους πλευρά. Λίγοι ορισμοί θεωρούν τη σύγκρουση ως μια
αφετηρία για βελτίωση.
5.6.3 Τα συστατικά της σύγκρουσης
Οι Προσωπικές και Πολιτιστικές διαφορές είναι συνήθως οι αιτίες που προκύπτει μια
σύγκρουση. Οι διαφορετικές οπτικές που έχουν οι άνθρωποι για το ίδιο γεγονός, οδηγούν σε
παρεξηγήσεις. Αυτά τα γεγονότα μπορούν να συνοψιστούν στον παρακάτω πίνακα.
Ανάγκες:
Αισθήματα:
Αξίες:
Εξουσία:
Αντιλήψεις:
Οι συγκρούσεις προκύπτουν όταν αγνοούμε τις ανάγκες των άλλων, τις δικές μας ανάγκες ή
τις ανάγκες της ομάδας.
Πολλοί άνθρωποι αφήνουν τα συναισθήματα και την ταραχή τους να τους επηρεάσουν
υπερβολικά σε σχέση με το πως χειρίζονται μια σύγκρουση.
Οι αξίες είναι πεποιθήσεις ή αρχές που θεωρούμε πάρα πολύ σημαντικές.
Το πως οι άνθρωποι ορίζουν και χρησιμοποιούν την εξουσία επηρεάζει σημαντικά τον
αριθμό και τον τύπο των συγκρούσεων που λαμβάνουν χώρα.
Οι άνθρωποι ερμηνεύουν την πραγματικότητα διαφορετικά.
5.6.4 ∆ιαχείριση των Συγκρούσεων
Ορισμός της Διαχείρισης των Συγκρούσεων:
Η ικανότητα να χειριζόμαστε τη σύγκρουση αποτελεσματικά.
Ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία στη διαχείριση των συγκρούσεων είναι η
καθιέρωση ενός συνόλου «Κανόνων της Ομάδας» ή ένα «Σύνολο Βασικών Κανόνων» ώστε
να δημιουργήσουμε ένα άνετο, ασφαλές και αξιοπρεπές περιβάλλον. Κάποιες οδηγίες για την
καθιέρωση αυτών των κανόνων είναι οι ακόλουθες:
- Το πότε θα λάβουμε μέρος σε μια σύγκρουση πρέπει να επιλεχτεί και να συμφωνηθεί
από τα μέλη της ομάδας.
- Στόχος: να βρεθεί μια επιτυχημένη και παραγωγική λύση.
- Σεβόμαστε τη συνεισφορά όλων και την αξιολογούμε ισότιμα.
- Κρίνουμε τις ιδέες που εκφράζονται και όχι τα άτομα που της εκφράζουν.
- Όλες οι οπτικές εκφράζονται και διερευνούνται πριν αναζητηθούν νέες, δημιουργικές
λύσεις.
- Όσο είναι δυνατόν, οι συνθήκες πρέπει να είναι τέτοιες που να επιτρέπουν την
ελεύθερη και έντιμη ανταλλαγή ιδεών.
- Πρέπει να δίνονται τα ερεθίσματα για την εύρεση δημιουργικών λύσεων.
5.6.5 Βήματα στη διαχείριση συγκρούσεων
Οι συγκρούσεις είναι σε γενικές γραμμές περίπλοκες. Σε κάποιες περιπτώσεις, θα είστε εσείς
η αιτίας της σύγκρουσης ενώ σε άλλες θα πρέπει να την επιλύσετε. Πολλά χρόνια πριν, η
www.smallcitycommerce.eu
38
στρατηγική που ακολουθούσε ο διευθυντής ήταν, «ο διευθυντής κερδίζει και οι συνεργάτες
χάνουν». Στην σημερινή εποχή, η μεταμόρφωση του εργασιακού περιβάλλοντος προώθησε
κάποιες διαφορετικές προσεγγίσεις στην διαχείριση των συγκρούσεων, ανάλογα με τον τύπο
τους.
Οι Φάσεις της Σύγκρουσης
Δώστε χρόνο για να ηρεμήσετε και να αξιολογήσετε την κατάσταση
Συγκεντρώστε τις κατάλληλες πληροφορίες και έγγραφα
Αξιολόγηση
Αξιολογείστε τα σημεία στα οποία μπορείτε να υποχωρήσετε
Αξιολογείστε τα αναμενόμενα αποτελέσματα από τους διάφορους εμπλεκόμενους στη
σύγκρουση
Ακούστε τι έχουν να σας πουν όλοι όσοι συμμετέχουν στη σύγκρουση
Αποδοχή
Προσπαθήστε να καταλάβετε τις διαφορετικές απόψεις
Αποφύγετε να καταφύγετε σε στερεότυπα και προκαταλήψεις
Συμπεριφορά Προσπαθήστε να παραμείνετε αντικειμενικός
Παραμείνετε όσο ευέλικτος και ανοιχτός μπορείτε
Ελέγξτε όσα εκφράζονται τόσο με λόγια όσο και χωρίς
Παρατηρείστε τη γλώσσα (λεκτική ή μη) των «ανταγωνιστών» σας
Επιληφθείτε μόνο των θεμάτων που σχετίζονται με τη σύγκρουση
Δράση
Υποσχεθείτε μόνο όσα μπορείτε να πραγματοποιήσετε
Μην μετατρέψετε τη σύγκρουση σε πόλεμο όπου το ένα μέρος κερδίζει και οι υπόλοιποι
χάνουν
Βεβαιωθείτε ότι τα συμφέροντα και οι στόχοι όλων των πλευρών έχουν ληφθεί υπόψη.
Συνοψίστε και αποσαφηνίστε όλες τις αποφάσεις
Ανάλυση
Ελέγξτε όλες τις διαδικασίες που επιφέρουν αλλαγές στις πρακτικές σας
5.6.7 Στρατηγικές για τη διαχείριση της σύγκρουσης
Οι βασικές ικανότητες που χρειάζεστε για κάθε στρατηγική συνοψίζονται στον πίνακα που
ακολουθεί.
Συνεργασία
Η Συνεργασία χαρακτηρίζεται ως «βάζω μια
ιδέα υπεράνω μιας άλλης ιδέας ... ώστε να
πετύχω
την
καλύτερη
επίλυση
της
σύγκρουσης». Ως καλύτερη λύση ορίζεται η
δημιουργική επίλυση της σύγκρουσης που δεν
θα μπορούσε να προέλθει από ένα μόνο άτομο.
Η στρατηγική συνεργασίας απαιτεί πολύ χρόνο
και ενέργεια.
-
Ακούω ενεργά
-
Προσδιορίζω τα ενδιαφέροντα
-
Αντιμετωπίζω με τρόπο που δεν
είναι απειλητικός
-
Αναλύω τα δεδομένα
-
Διαπραγματεύσεις
-
Αξιολόγηση
-
Βρίσκουμε τη μέση οδό
-
Κάνουμε υποχωρήσεις
-
Διαπληκτίζομαι ή φιλονικώ
-
Υπερασπίζομαι την ομάδα μου
-
Χρησιμοποιώ ή επηρεάζω
-
Δηλώνετε τη θέση σας καθαρά
Ικανότητες
Συμβιβασμός
Ο Συμβιβασμός ορίζεται ως «παραιτούμαι από
περισσότερα απ’ όσα θα ήθελα».Η στρατηγική
του συμβιβασμού χρησιμοποιείται όταν έχετε
να κάνετε με θέματα μέτριας σημασίας, όταν
είστε ισότιμοι, ή όταν είστε απόλυτα
δεσμευμένοι στην επίλυση της σύγκρουσης.
Ικανότητες
Ανταγωνισμός
Ικανότητες
Ο ανταγωνισμός στη σύγκρουση εμπεριέχει
μεγάλο δογματισμό και μικρή συνεργασιμότητα.
Η στρατηγική του ανταγωνισμού είναι
κατάλληλη όταν απαιτείται μια γρήγορη
αντίδραση, όταν πρέπει να πάρετε αποφάσεις
που δεν είναι δημοφιλείς όταν πρέπει να
www.smallcitycommerce.eu
39
-
Υποστηρίξτε τη γνώμη και τα
αισθήματά σας
-
Ξεχάστε τις επιθυμίες σας
-
Δυνατότητα να παραχωρήσετε
-
Ανιδιοτέλεια
-
Όταν ακολουθείτε εντολές
-
Δυνατότητα να αποσύρεστε
-
Δυνατότητα να αφήνετε τα
πράγματα
ί λύ
Ικανότητα να παρακάμπτετε
κάποια θέματα
Διευθέτηση
Η στρατηγική της διευθέτησης είναι κατάλληλη
όταν το θέμα ή το αποτέλεσμα έχει μικρή
σημασία για σας.
Ικανότητες
Αποφυγή
Πολλές φορές οι άνθρωποι αποφεύγουν τις
συγκρούσεις από φόβο να τις διαχειριστούν.
Ικανότητες
-
Αίσθηση του σωστού χρόνου
5.7 ∆ΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΤΙΚΗ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ
5.7.1 Εισαγωγή
Αν ο καθένας – άτομο ή εταιρία – είχε ότι επιθυμούσε, δεν θα υπήρχε κάποιος ιδιαίτερος
λόγος για διαπραγματεύσεις. Αυτό σημαίνει ότι η επαγγελματική μας ζωή είναι μια μόνιμη
διαπραγμάτευση με άλλους ανθρώπους που υπερασπίζονται τα δικά τους συμφέροντα. Όταν
βελτιώσετε την διαπραγματευτική σας ικανότητα, θα μπορέσετε να βελτιώσετε πολλές
πλευρές της ζωής σας απλώς επειδή βελτιώσατε την αποτελεσματικότητα της επικοινωνιακής
σας ικανότητας.
Σχεδόν όλες οι διαπραγματεύσεις χαρακτηρίζονται από τέσσερα βήματα – προετοιμασία,
έναρξη, διαπραγμάτευση και κλείσιμο.
5.7.2 Τα βήματα της διαπραγματευτικής διαδικασίας
Ανεξάρτητα από την πολυπλοκότητα της διαπραγματευτικής διαδικασίας, η οποία αυξάνεται
με το μέγεθος των στόχων που θέλουμε να πετύχουμε, τα βήματα που ακολουθούμε είναι
συνήθως παρόμοια και μπορούν να μας βοηθήσουν να γνωρίσουμε το περιβάλλον της
διαπραγμάτευσης και να υιοθετήσουμε τη σωστή στάση.
Προετοιμασία και
προ- διαπραγμάτευση
Έναρξη
Διαπραγμάτευση
Σε αυτή τη φάση, η ικανότητά σας να ακούτε με προσοχή μπορεί να
συνεισφέρει στη συγκέντρωση πληροφοριών που έχουν ενδιαφέρον. Κάποιοι
παράγοντες πρέπει να εντοπιστούν και να καθοριστούν: πρέπει να εντοπιστούν
οι βασικοί παίκτες, κάθε πλευρά πρέπει να είναι διαθέσιμη να συνεργαστεί με
τους άλλους, πρέπει να υπάρχουν λογικές προθεσμίες και επαρκείς πόροι.
Αφορά και τις δύο πλευρές, που παρουσιάζουν ο ένας στον άλλο τις αρχικές
τους θέσεις. Τα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να προσδιορίσουν ποια θέματα
είναι διαπραγματεύσιμα και ποια όχι.
Σε αυτή τη φάση ο στόχος είναι να μικρύνει η απόσταση ανάμεσα στις δύο
αρχικές θέσεις και να πείσετε την άλλη πλευρά ότι η θέση σας είναι τόσο
ισχυρή που εκείνοι πρέπει να αποδεχτούν ότι θα κερδίσουν λιγότερα απ’ ότι
σχεδιάζανε.
www.smallcitycommerce.eu
40
Ευκαιρία να εκμεταλλευτείτε όλη τη δουλειά που έγινε στις προηγούμενες
φάσεις. Οι συνεργάτες πρέπει να έχουν υποστήριξη για τη συμφωνία από τους
οργανισμούς που παίζουν κάποιο ρόλο σε αυτή. Η επικοινωνία και η
συνεργασία πρέπει να συνεχιστεί καθώς η συμφωνία υλοποιείται.
Κλείσιμο
5.7.3 Αρχές των διαπραγματεύσεων
Υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις σε μια διαπραγμάτευση, κάποιες σχετίζονται με τον τρόπο
προετοιμασίας και άλλες με την ικανότητα αντιμετώπισής της. Σε αυτόν τον πίνακα
συνοψίζονται οι διαφορετικές προσεγγίσεις, τις οποίες πρέπει να μελετήσετε χωριστά.
Προσέγγιση της Διαπραγμάτευσης
Προετοιμάστε τη διαπραγμάτευση
Κάθε διαπραγμάτευση είναι διαφορετική
Κατανοείστε τους στόχους και τις προτεραιότητές σας καθώς και τις αντιξοότητές
τους
Κατανοείστε τη φάση στην οποία βρίσκεται η διαπραγμάτευση
Οριζόντια Προσέγγιση
Να είστε ειλικρινής
Να καταλαβαίνετε τις
αοριστίες
Ο σκοπός είναι να πετύχετε τους στόχους σας και όχι να κερδίσετε
Να γνωρίζετε πότε πρέπει να εγκαταλείψετε τη διαπραγμάτευση
Να είστε δημιουργικοί
Να είστε προσεκτικοί στη φάση μετά τη διαπραγμάτευση
5.7.4 Πως και τι να διαπραγματευτείτε
Μπορούν τα πάντα να είναι αντικείμενο διαπραγμάτευσης ή όχι; Κάποιοι ειδικοί θεωρούν ότι
τίποτα δεν είναι διαπραγματεύσιμο, ενώ άλλοι ακριβώς το αντίθετο. Πρέπει να αξιολογήσετε
την κατάσταση πριν προχωρήσετε σε διαπραγματεύσεις. Σε αυτό τον πίνακα θα βρείτε πως
και τι πρέπει να αξιολογήσετε πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία της διαπραγμάτευσης.
Πώς να Συζητήσετε
- Να είστε προετοιμασμένοι ότι θα είστε ευάλωτοι. Όταν κάνετε μια συμμαχία επειδή το επιλέξατε,
έχετε βέβαια τον έλεγχο, αλλά πρέπει να είστε πρόθυμοι να «ανοίξετε τα χαρτιά σας» και να είστε
ειλικρινείς για τους πόρους και τις ικανότητές σας. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα επικίνδυνο όταν
έρχεστε σε επαφή με τους ανταγωνιστές σας.
- Εξασφαλίστε την εμπιστευτικότητα, ιδιαίτερα όσον αφορά τις πληροφορίες οικονομικής φύσης.
- Διατηρείστε την αντικειμενικότητά σας και δηλώστε οποιαδήποτε περίπτωση πιθανής σύγκρουσης
ή τα μελλοντικά σχέδιά σας. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληροφορίες είναι πάνω στο τραπέζι.
Τι να Συζητήσετε
Εάν φαίνεται ότι αυτή η συμμαχία μπορεί να προχωρήσει, θα θέλετε να περάσετε σε πιο συγκεκριμένα
πράγματα.
1.
Καθορίστε τους στόχους.
2.
Δώστε υπευθυνότητες.
3.
Αξιολογείστε τους κινδύνους.
4.
Προσδιορίστε πως θα κατανεμηθούν οι εισπράξεις.
5.
Καθιερώστε κριτήρια αξιολόγησης.
Τώρα είναι η ώρα να κάνετε τις δύσκολες ερωτήσεις
Τι πρέπει να επιτευχθεί
www.smallcitycommerce.eu
41
-
Κατά τη διάρκεια των συνομιλιών σας με τον πιθανό συνεργάτη σας, πρέπει να πετύχετε τα
ακόλουθα:
Συμφωνία ως προς το τι θα πετύχει η συμμαχία.
Σαφή εικόνα των πόρων, της προοπτικής και των περιορισμών της συμμαχίας. Η ερώτηση
«Μπορούμε να το κάνουμε;» πρέπει να απαντηθεί.
Οι μελλοντικοί συνεργάτες πρέπει να δούνε τόσο τα οφέλη όσο και το ότι μπορούν να τα
επιτύχουν.
Η εμπιστοσύνη αναδύεται για να δημιουργήσει μια εργασιακή σχέση.
Οι συμμετέχοντες είναι πεισμένοι ότι τα οφέλη αξίζουν το ρίσκο και το κόστος.
Οι συνεργάτες, και οι εργαζόμενοι σε αυτούς, έχουν τη διαβεβαίωση ότι θα τύχουν δίκαιας
μεταχείρισης, και είναι σε αυτούς σαφές ποιος είναι ο ρόλος τους και ποιος ο ρόλος των άλλων.
5.7.5 Ασκήσεις και Εργαλεία
Ασκήσεις για την αντιμετώπιση των συγκρούσεων
Παρακαλώ, απαντήστε με Ναι ή Όχι και προσθέστε τα χωριστά. Εάν στο τέλος, έχετε
περισσότερα Ναι από Όχι, μπορείτε να ξεκινήσετε τη σύγκρουση, διαφορετικά μην το κάνετε.
Ναι
Όχι
Έχετε εμπειρία;
Υπάρχουν πιθανότητες να κερδίσετε;
Έχετε τη δυνατότητα να συμβουλευτείτε ειδικούς
Διακυβεύονται κάποια συμφέροντα;
Μπορεί να υπάρξουν αντιδράσεις από τους αντιτιθέμενους;
Υπάρχει κάποιο επίπεδο εμπιστοσύνης από την πλευρά των αντιτιθέμενων;
Υπάρχουν αμοιβαία οφέλη;
Είναι η κατάλληλη στιγμή να την αντιμετωπίσετε?
ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΤΕ ΤΗΝ
Οι Δέκα Σημαντικότεροι Λόγοι για να Γίνετε
Καλύτερος Διαπραγματευτής
Θα αυξήσετε τα οφέλη σας σε προσωπικό και επαγγελματικό επίπεδο.
Θα πετύχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα και θα δημιουργήσετε συνέργια καθώς θα ενθαρρύνετε
την ανάπτυξη σχέσεων.
Θα μεγιστοποιήσετε τα οικονομικά οφέλη και την αξία των διαπραγματεύσεων.
Θα αποφεύγετε την εξαπάτηση.
Θα εξουδετερώνετε τους δύσκολους διαπραγματευτές και τις τακτικές τους.
Θα μπαίνετε στις διαπραγματεύσεις και θα τις φέρνετε σε πέρας με αυτοπεποίθηση.
Θα ξέρετε πότε και πως να εγκαταλείπετε μια διαπραγμάτευση.
Θα βελτιώσετε τις προσωπικές σας σχέσεις με τους συνεργάτες, τους πελάτες και τους
αγαπημένους σας.
Θα αναπτύξετε ηγετικές ικανότητες και ικανότητες οικοδόμησης ομάδων
Θα μετατρέπετε τις πολιτισμικές διαφορές σε πλεονεκτήματα αντί για μειονεκτήματα.
www.smallcitycommerce.eu
42
Πόσο Καλός Διαπραγματευτής Είστε;
Διαλέξτε τον αριθμό που αντιστοιχεί στη συνήθη πρακτική σας και μετά σκεφτείτε τις
απαντήσεις που επιλέξατε.
1
2
3
4
Δεν με
χαρακτηρίζει
καθόλου
1.
2.
3.
4.
5.
6.
5
Με χαρακτηρίζει
πάρα πολύ
Μου αρέσει να έχω να κάνω με άλλους ανθρώπους και αναλαμβάνω την
οικοδόμηση σχέσεων και τη δημιουργία αποτελεσμάτων από τα οποία
κερδίζουν και τα δύο μέρη.
Έχω αυτο-εκτίμηση και έχω την τάση να έχω πολλές φιλοδοξίες και
προσδοκίες.
Εργάζομαι για τη δημιουργία ενός άνετου, επαγγελματικού περιβάλλοντος.
Μου αρέσει να επινοώ πρωτότυπες λύσεις στα προβλήματα.
Είμαι σε θέση να σκέφτομαι καθαρά κάτω από πίεση.
Προετοιμάζομαι καλά πριν ξεκινήσω μια διαπραγμάτευση.
7. Είμαι σε θέση να καθορίζω τα όριά μου σε κάθε διαπραγμάτευση.
8.
Είμαι διατεθειμένος να κάνω όλες τις απαραίτητες ερωτήσεις ώστε να αντλήσω τις
πληροφορίες
9. που χρειάζομαι για να πάρω την καλύτερη απόφαση.
10. Επικοινωνώ με καθαρότητα και σαφήνεια.
11. Προσπαθώ να δω το ζήτημα με τα μάτια των συνεργατών μου.
12. Αντιμετωπίζω τα θέματα, όχι τον άνθρωπο.
13. Εστιάζω στα κοινά ενδιαφέροντα, όχι στις διαφορές.
14. Δεν παίρνω προσωπικά τα σχόλια, τις τακτικές και τις στρατηγικές των
συνεργατών μου.
15. Μου αρέσει να αποκαλύπτω τις ανάγκες, τις επιθυμίες και τα κίνητρα των
συνεργατών μου ώστε να τους βοηθάω να πετυχαίνουν τους στόχους τους.
16. Αναγνωρίζω τη δύναμη των στρατηγικών και των τακτικών και τις
χρησιμοποιώ συχνά.
17. Ξέρω να αποτιμώ αποτελεσματικά τις στρατηγικές και τις τακτικές των
συνεργατών μου.
18. Είμαι πρόθυμος να συμβιβαστώ όταν είναι απαραίτητο για να επιλυθεί κάποιο
πρόβλημα.
19. Όταν ένας συνεργάτης μου κι εγώ συμφωνούμε για κάποιο θέμα,
βεβαιώνομαι ότι στη συνέχεια το θέμα παρακολουθείται και έχει χρονικό
όριο.
20. Είμαι πολύ καλός ακροατής.
www.smallcitycommerce.eu
43
6.- ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΝΕΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ
Ο στόχος της Ενότητας 6 είναι να σας παρέχει μια λίστα με τα εργαλεία νέων
τεχνολογιών που είναι κατάλληλα για τη συνεργασία των μικρομεσαίων επιχειρήσεων
(ΜΜΕ).
Εργαλεία Νέων Τεχνολογιών για τη Συνεργασία
6.1 ΠΑΡΑ∆ΟΣΙΑΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Η επικοινωνία είναι ένα βασικό συστατικό της επιτυχίας των επιχειρήσεων σήμερα.
Χρησιμοποιούνται πολλές μέθοδοι επικοινωνίας.
Η παραδοσιακή επικοινωνία εμπεριέχει τον τρόπο της, πρόσωπο με πρόσωπο, αλληλεπίδρασης
των ανθρώπων. Δεν είναι παίζουν ρόλο μόνο οι λέξεις αλλά και ο τόνος της φωνής και η γλώσσα
του σώματος που χρησιμοποιούμε όταν μιλάμε ο ένας στον άλλο.
Στον παραδοσιακό εξοπλισμό / μηχανήματα συμπεριλαμβάνονται τα τηλέφωνα και τα φαξ.
6.2 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ
Ένα σημαντικό ζήτημα στην εικονική διαχείριση είναι η επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικών
υπολογιστών.
Η άποψη που έχουν οι άνθρωποι για την επικοινωνία αλλάζει, καθώς οι νέες τεχνολογίες αλλάζουν
τον τρόπο που επικοινωνούν και οργανώνονται. Η τελευταία τάση στην επικοινωνία, με
αποκεντρωμένη δικτύωση, ονομάζεται smartmobbing (η αποκεντρωμένη οργανωτική μορφή που
τροφοδοτείται από την άμεσα διαθέσιμη τεχνολογία ονομάζεται Smartmob).
Η Επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικών υπολογιστών (CMC) είναι οποιαδήποτε μορφή επικοινωνίας
ανάμεσα σε δύο ή περισσότερους ανθρώπους που αλληλεπιδρούν και/ή επηρεάζουν ο ένας τον
άλλο μέσα από ανεξάρτητους ηλεκτρονικούς υπολογιστές που συνδέονται μέσω του Διαδικτύου ή
μέσω κάποιου δικτύου. Η CMC δεν περιλαμβάνει τις μεθόδους με τις οποίες επικοινωνούν δύο
υπολογιστές, αλλά το πως οι άνθρωποι επικοινωνούν χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικούς
υπολογιστές. Η CMC γίνεται κυρίως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπτικοακουστικές φωνητικές τηλεδιασκέψεις ή τηλεδιασκέψεις δεδομένων, πίνακες ανακοινώσεων (bulletin
boards), λίστας εξυπηρετητών (list-servers) και των στιγμιαίων μηνυμάτων (instant
messaging).
Η CMC εξετάζεται και συγκρίνεται με άλλους τρόπους επικοινωνίας με βάση τα τρία κοινά
χαρακτηριστικά όλων των μορφών επικοινωνίας: τη δυνατότητα που έχει για συγχρονισμό,
καταγραφή και ανωνυμία. Κάθε ένα από τα τρία αυτά χαρακτηριστικά ποικίλει πολύ στις
διάφορες μορφές επικοινωνίας.
Για παράδειγμα, η στιγμιαία ανταλλαγή μηνυμάτων έχει υψηλό συγχρονισμό, αλλά όχι και
διάρκεια αφού όλα τα περιεχόμενα χάνονται όταν κλείσει κανείς το παράθυρο διαλόγου.
www.smallcitycommerce.eu
44
6.3 EDI, INTERNET, INTRANET, EXTRANET


Το EDI (ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών): Υλοποίηση της αυτόματης
παραγγελίας αγαθών και της μεταφοράς χρημάτων απ’ τη μια εταιρία στην άλλη ή μεταξύ
εταιριών και τραπεζών. Είναι ένα ιδιωτικό δίκτυο που συνήθως επιτρέπει τη σύνδεση
μόνο στα μέλη του.
Internet: παγκόσμιο δίκτυο, χρησιμοποιείται από όλους, με αρχιτεκτονική TCP/IP.

Intranet: το κοινόχρηστο δίκτυο μιας επιχείρησης που χρησιμοποιεί αρχιτεκτονική
Internet και συνήθως συνδέεται με το Διαδίκτυο μέσω ενός συστήματος συσκευών
ασφαλείας (επιτρέπουν τον ασφαλή διαχωρισμό από το διαδίκτυο). Μπορεί να
χρησιμοποιήσει μια δίοδο μέσω διαδικτύου ως μέσο επικοινωνίας με μια απομακρυσμένη
περιοχή (κωδικοποίηση στην αρχή της διόδου και αποκωδικοποίηση στο τέλος της).

Extranet: Είναι ένα Intranet που επιτρέπει την ασφαλή επικοινωνία με τις
συνεργαζόμενες εταιρίες, που δεν συμπεριλαμβάνονται σε αυτό. Χρησιμοποιεί
τεχνολογίες ασφάλειας που συνήθως χρησιμοποιούνται στο Διαδίκτυο.
Το Διαδίκτυο, (The Internet) δεν είναι απλώς μια ακόμη εφαρμογή. Δεν είναι ούτε λογισμικό, ούτε
εξοπλισμός. Είναι το περιβάλλον για τις επιχειρήσεις και την επικοινωνία του μέλλοντος. Το
Διαδίκτυο συνδυάζει πολλές υπάρχουσες τεχνολογίες σε ένα πλαίσιο. Τα δίκτυα υπολογιστών
και τα τηλεπικοινωνιακά δίκτυα, όπως το φαξ, το τηλέφωνο και η κινητή τηλεφωνία έχουν ήδη
ενσωματωθεί μέσα στο Διαδίκτυο. Αυτό επιτρέπει στις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν
διαφορετικές μεθόδους επικοινωνίας να έρθουν σε επαφή ευκολότερα.
Το Intranet χρησιμοποιεί κάποια πρότυπα για την ηλεκτρονική επικοινωνία. Τα άτομα που
συνδέονται στο Intranet μπορούν να δουν κάποιες συγκεκριμένες ιστοσελίδες που αναπτύχθηκαν
από τον οργανισμό τους. Όσοι είναι έξω από τον οργανισμό δεν μπορούν να δουν αυτές τις
ιδιωτικές πληροφορίες.
Το Extranet αποτελείται από δύο Intranets, που συνδέονται μέσω του Διαδικτύου, και επιτρέπουν
σε καθένα από τους οργανισμούς που ανήκουν να δει τα εμπιστευτικά δεδομένα του άλλου.
Δεν έχει σημασία σε ποια από αυτές τις περιοχές θέλει μια επιχείρηση να εργαστεί, πριν συνδεθεί
σε κάποιο δίκτυο, πρέπει να κάνει τις σωστές ερωτήσεις. Το να έχει απλώς μια ιστοσελίδα ή την
υποδομή για το Intranet, το Extranet ή το Internet δεν είναι αρκετό. Πρέπει να αποφασίσει σε
ποιον θέλει να απευθυνθεί και να σκεφτεί σοβαρά ποιες διαδικασίες πρέπει να γίνουν ηλεκτρονικά.
Από τεχνικής απόψεως δεν υπάρχει διαφορά μεταξύ Intranet, Extranet και Internet. Το
Extranet και το Intranet είναι υποσύνολα του Internet, που είναι ορατά μόνο από συγκεκριμένες
ομάδες.
6.4 ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΤΟΥ ∆ΙΑ∆ΙΚΤΥΟΥ
Το Διαδίκτυο αρχικά δημιουργήθηκε για να προωθήσει την επικοινωνία ανάμεσα στους ερευνητές
και το στρατό. Επιπλέον, γενικά οι άνθρωποι ήθελαν να μπορούν να συνδέουν τον υπολογιστή τους
στο δίκτυο, ανεξάρτητα από που ήταν τοποθετημένος. Αυτά που ακολουθούν είναι μερικά από τα
εργαλεία που αναπτύχθηκαν για να καλύψουν αυτές τις ανάγκες. Προφανώς, κάποια από αυτά είναι
πιο δημοφιλή από άλλα:
www.smallcitycommerce.eu
45
6.4.1 Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Το Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν η αρχική υπηρεσία που πρόσφερε το Διαδίκτυο και
παραμένει η πιο σημαντική. Το Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιτρέπει στους χρήστες να
στέλνουν μηνύματα ο ένας στον άλλο. Πλέον, μπορούμε να επισυνάψουμε κάθε τύπο αρχείου
σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα, όπως κείμενα, βίντεο, ηχητικά αποσπάσματα και εικόνες.
6.4.2 Παγκόσμιος Ιστός (World Wide Web)
Ο Παγκόσμιος Ιστός ("WWW", ή απλώς "Ιστός") είναι ένας χώρος πληροφοριών όπου τα
αντικείμενα του ενδιαφέροντας, που αναφέρονται ως πόροι, ταυτοποιούνται από γενικά
προσδιοριστικά που ονομάζονται Προσδιοριστικά URI (Uniform Resource Identifiers). Ο
όρος συχνά χρησιμοποιείται λανθασμένα ως συνώνυμο του Διαδικτύου, αλλά ο Ιστός στην
πραγματικότητα είναι μια υπηρεσία που λειτουργεί πάνω από το Διαδίκτυο.
Ο Ιστός είναι διαθέσιμος στους χρήστες ανεξάρτητα από τα μέσα μαζικής επικοινωνίας. Για
να «δημοσιεύσετε» μια ιστοσελίδα, δεν χρειάζεται να απευθυνθείτε σε κάποιον εκδότη ή
κάποιον άλλο επικοινωνιακό οργανισμό και παρόλα αυτά μπορείτε να έχετε αναγνώστες σε
όλες τις γωνιές του πλανήτη.
Πολλά διαφορετικά είδη πληροφοριών είναι τώρα διαθέσιμα στον ιστό, και για όσους
επιθυμούν να γνωρίσουν άλλες κοινωνίες, πολιτισμούς και ανθρώπους, είναι πλέον
ευκολότερο. Παρατηρούμε ότι πολλαπλασιάστηκαν οι ευκαιρίες δημοσίευσης υλικού, όπως
προσωπικές σελίδες, οικογενειακές σελίδες, σελίδες μικρών μαγαζιών κλπ. καθώς αυτό
διευκολύνεται πολύ από την εμφάνιση των υπηρεσιών φιλοξενίας ιστοσελίδων χωρίς
χρέωση.
6.4.3 Προγράμματα Πλοήγησης του Παγκόσμιου Ιστού
Για να μπορείτε να δείτε HTML σελίδες, χρειάζεστε ένα πρόγραμμα πλοήγησης όπως ο
Microsoft Internet Explorer , ο Netscape, ή ο Opera.
Τα διάφορα προγράμματα πλοήγησης διακρίνονται μεταξύ τους με βάση τα χαρακτηριστικά
που υποστηρίζουν. Τα μοντέρνα προγράμματα πλοήγησης και ιστοσελίδες τείνουν να
χρησιμοποιούν πολλά χαρακτηριστικά και τεχνικές που δεν υπήρχαν τις πρώτες μέρες
ύπαρξης του ιστού. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ο ανταγωνισμός μεταξύ των διάφορων
προγραμμάτων πλοήγησης έφερε την γρήγορη και χαοτική εξάπλωσή τόσο αυτών όσο και
των χαρακτηριστικών του Παγκόσμιου Ιστού.
6.4.4 Φόρουμ στο ∆ιαδίκτυο
Τα φόρουμ του Διαδικτύου συχνά αναφέρονται και ως φόρουμ στον Παγκόσμιο Ιστό (web
forums), πίνακες μηνυμάτων (message boards), πίνακες συζήτησης (discussion boards),
ομάδες συζήτησης (discussion groups) ή απλώς φόρουμ (forums).
Σύγκριση με άλλες εφαρμογές του Ιστού
Μια βασική διαφορά ανάμεσα στα φόρουμ και τους καταλόγους ηλεκτρονικών
διευθύνσεων (electronic mailing lists) (2.4.5.) είναι ότι οι ηλεκτρονικοί κατάλογοι
διευθύνσεων στέλνουν αυτόματα τα νέα μηνύματα στους συνδρομητές, ενώ τα φόρουμ
απαιτούν από τα μέλη τους να επισκεφτούν το δικτυακό τόπο και να ελέγξουν για νέα
μηνύματα.
Η βασική διαφορά ανάμεσα στις ομάδες πληροφοριών και τα φόρουμ είναι ότι συνήθως η
συμμετοχή σε ομάδες πληροφοριών απαιτεί τη χρήση ενός επιπρόσθετου λογισμικού, του
www.smallcitycommerce.eu
46
αναγνώστη πληροφοριών (newsreader). Η επίσκεψη και η συμμετοχή σε ένα φόρουμ δεν
απαιτεί κάτι περισσότερο από ένα πρόγραμμα πλοήγησης.
Τα φόρουμ δεν επιτρέπουν στα μέλη τους να επεμβαίνουν και να αλλάζουν τα μηνύματα των
άλλων. Κάποιοι χρήστες ωστόσο, πιθανόν να έχουν τη δυνατότητα να περιορίζουν το
περιεχόμενο (για την περίπτωση ας πούμε που στέλνεται ένα γενικό μήνυμα (spam) στο
φόρουμ).
Αντίθετα με τα weblogs, τα φόρουμ κανονικά επιτρέπουν στον οποιονδήποτε να ξεκινήσει
μια συζήτηση (γνωστή ως νήμα), ή να απαντήσει σε ένα υπάρχον νήμα.
Τα φόρουμ διαφέρουν από τα τους χώρους συζήτησης (chatrooms) και την στιγμιαία
ανταλλαγή μηνυμάτων (instant messaging), επειδή συνήθως έχουν να κάνουν με ένα μόνο
θέμα ενώ η ανταλλαγή απόψεων σε προσωπικό επίπεδο γενικά δεν ενθαρρύνεται. Οι
συμμετέχοντες σε ένα φόρουμ του διαδικτύου πρέπει να γνωρίζουν ότι αυτά που λένε θα
αποτελούν δημόσια γνώση για τα επόμενα χρόνια.
6.4.5 Listserv
Είναι μια εφαρμογή λογισμικού για καταλόγους ηλεκτρονικών διευθύνσεων. Οι κατάλογοι
ηλεκτρονικών διευθύνσεων είναι ένας ειδικός τρόπος χρήσης του ηλεκτρονικού
ταχυδρομείου για την εκτεταμένη αποστολή πληροφοριών σε πολλούς χρήστες του
Διαδικτύου.
Σε κάποιον ηλεκτρονικό υπολογιστή εγκαθίσταται ένα λογισμικό επεξεργασίας των
εισερχόμενων μηνυμάτων και ανάλογα με το περιεχόμενό τους, είτε τα επεξεργάζεται
εσωτερικά είτε τα διανέμει στους συνδρομητές του καταλόγου.
Μερικοί κατάλογοι ηλεκτρονικών διευθύνσεων επιτρέπουν σε όλους την πρόσβαση, ενώ
άλλοι ζητούν έγκριση από τον ιδιοκτήτη του καταλόγου πριν επιτρέψουν σε κάποιον να έχει
πρόσβαση. Σε ακόμη πιο αυστηρούς καταλόγους, κάθε μήνυμα πρέπει να εγκριθεί από
κάποιον μεσολαβητή πριν σταλεί στους υπόλοιπους συνδρομητές.
6.4.6 NetNews/Newsgroup
Είναι ένας χώρος αποθήκευσης, συνήθως εντός του συστήματος Usenet, για μηνύματα
πολλών χρηστών που στάλθηκαν από διαφορετικές τοποθεσίες. Συνήθως, μια ομάδα
πληροφοριών εστιάζει σε ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως το «όστρακο». Κάποιες ομάδες
επιτρέπουν την αποστολή μηνυμάτων για μια μεγάλη ποικιλία θεμάτων, ανάλογα με το ποιο
θέμα επιλέγει να συζητήσει κάποιο μέλος τους, ενώ άλλες εστιάζουν πιο αυστηρά σε κάποιο
συγκεκριμένο θέμα και δυσανασχετούν με τα μηνύματα εκτός θέματος. Ο διαχειριστής των
πληροφοριών (ο διαχειριστής του εξυπηρετητή στον οποίο είναι αποθηκευμένες οι
πληροφορίες) αποφασίζει για πόσο χρόνο παραμένουν αποθηκευμένα τα άρθρα πριν λήξουν
(διαγραφούν από τον εξυπηρετητή). Συνήθως όλα τα άρθρα παραμένουν αποθηκευμένα για
μία ή δύο εβδομάδες, αλλά κάποιοι διαχειριστές κρατούν λίγο περισσότερο τα άρθρα τοπικού
ή τεχνικού ενδιαφέροντος απ’ ότι τα υπόλοιπα.
6.5 OΝ-LINE ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΣΤΟ ∆ΙΑ∆ΙΚΤΥΟ
6.5.1 IRC
Το Internet Relay Chat (IRC) είναι μια μορφή στιγμιαίας επικοινωνίας στο Διαδίκτυο. Έχει
κυρίως σχεδιαστεί για επικοινωνία μεταξύ ομάδων (πολλοί με πολλούς) στα φόρουμ
www.smallcitycommerce.eu
47
συζητήσεων που καλούνται κανάλια, αλλά επίσης επιτρέπει και την ένας - προς – ένα
επικοινωνία.
6.5.2 Instant messenger - ICQ
Ο instant messenger είναι ένας πελάτης που επιτρέπει την άμεση επικοινωνία με κείμενα
ανάμεσα σε δύο ή περισσότερους ανθρώπους μέσω ενός δικτύου, όπως είναι το Διαδίκτυο.
Πρόσφατα, πολλές υπηρεσίες για άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων άρχισαν να προσφέρουν τη
δυνατότητα οπτικοακουστικής τηλεδιάσκεψης και Voice Over IP (VoIP), ενώ και οι
τηλεδιασκέψεις μέσω του ιστού άρχισαν να ενσωματώνουν τόσο δυνατότητες
οπτικοακουστικής τηλεδιάσκεψης όσο και δυνατότητες άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων. Ως
εκ τούτου τα όρια μεταξύ αυτών των μέσων έγιναν ασαφή.
6.5.3 Netmeeting
Είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο που επιτρέπει στους ανθρώπους να
επικοινωνούν ανά δύο ή πολλοί μαζί μέσω του Διαδικτύου ή του Ενδοδικτύου (intranet – ένα
τοπικό δίκτυο με πρωτόκολλο IP), χρησιμοποιώντας ηχητική ή οπτικοακουστική επικοινωνία,
ή επικοινωνία μέσω κειμένων. Το NetMeeting έχει ένα πλήθος χαρακτηριστικών που το κάνει
καλύτερο από άλλα παρόμοια εργαλεία:




είναι δωρεάν
βασίζεται σε πρότυπα
μπορεί να λειτουργήσει με δύο ή περισσότερα άτομα
έχει ενσωματωμένες δυνατότητες για ήχο, βίντεο, πίνακα ανακοινώσεων, συνομιλία,
μεταφορά αρχείων, ανταλλαγή προγραμμάτων καθώς και συνεργασίας.
6.5.4 Τηλεδιασκέψεις (Videoconferences), κάμερες ∆ιαδικτύου (web cams)
Μια τηλεδιάσκεψη είναι μια ζωντανή σύνδεση ανάμεσα σε ανθρώπους που βρίσκονται σε
διαφορετικές τοποθεσίες με σκοπό να επικοινωνήσουν, χρησιμοποιώντας συνήθως, φωνή,
εικόνα και κείμενο. Στην απλούστερη μορφή της, η τηλεδιάσκεψη μεταδίδει στατικές εικόνες
και κείμενα ανάμεσα σε δύο τοποθεσίες.
Η τηλεδιάσκεψη μπορεί να λάβει χώρα είτε πάνω σε υψηλών ταχυτήτων δίκτυα δεδομένων
(όπως οι οπτικές ίνες) ή σε δορυφορικά δίκτυα.
Η οπτικοακουστική τηλεδιάσκεψη μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ένα ατελές υποκατάστατο
της πρόσωπο με πρόσωπο συνάντησης, όταν θέλουμε να αποφύγουμε το κόστος ή το χρόνο
για τη φυσική μεταφορά των συμμετεχόντων.
Μια κάμερα για τον ιστό (ή webcam) είναι μια κάμερα πραγματικού χρόνου στις εικόνες της
οποίας έχουμε σύνδεση μέσω του Παγκόσμιου Ιστού, του instant messaging ή μιας
εφαρμογής Η/Υ για κλήση βίντεο.
6.5.5 Voice over IP
Η Φωνή πάνω από πρωτόκολλο IP (επίσης ονομάζεται VoIP, Τηλεφωνία IP και
Τηλεφωνία Διαδικτύου) είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει τη δρομολόγηση φωνητικών
συνομιλιών στο Διαδίκτυο ή σε οποιοδήποτε άλλο δίκτυο IP. Τα φωνητικά δεδομένα περνάνε
πάνω από ένα γενικής χρήσης δίκτυο ανταλλαγής πακέτων (packet-switched), αντί για τις
παραδοσιακές, αποκλειστικές, circuit-switched γραμμές μετάδοσης φωνής.
Ένα από τα πιο δημοφιλή είναι το Skype, από κόμβο-σε-κόμβο (peer-to-peer) δίκτυο
τηλεφωνίας στο διαδίκτυο. Το δίκτυο δημιουργείται από το συνδυασμό των χρηστών του
www.smallcitycommerce.eu
48
Skype, που είναι ένα δωρεάν λογισμικό για υπολογιστές γραφείου. Οι χρήστες του Skype
μπορούν να μιλάνε μεταξύ τους δωρεάν, να καλούν συμβατικούς αριθμούς τηλεφώνου με
κάποια χρέωση (SkypeOut), να λαμβάνουν συμβατικές τηλεφωνικές κλήσεις (SkypeIn) και
μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου (voicemail messages).
6.5.6 Chat
Μια συνομιλία είναι μια συνηθισμένη συζήτηση. Ο όρος συνδέεται κυρίως με τις online
υπηρεσίες συνομιλίας ή τα προγράμματα υπολογιστών που παρέχουν πρόσβαση σε αυτές,
συμπεριλαμβανομένων των τηλεφωνικών υπηρεσιών (όπου το πρόγραμμα βρίσκεται σε ένα
εξυπηρετητή φωνητικού ταχυδρομείου.
Η Online Συνομιλία είναι ένας γενικός όρος γι’ αυτό που είναι περισσότερο γνωστό ως
εφαρμογές στιγμιαίας ανταλλαγής μηνυμάτων.
Σήμερα, υπάρχουν πολλά «δωμάτια συνομιλίας», κάποια ενσωματώνουν τη δυνατότητα
στιγμιαίας ανταλλαγής μηνυμάτων χωρίς να χρειάζεται να εγκατασταθεί επιπλέον κάποιο
ειδικό λογισμικό για συνομιλία. Αυτά τα «δωμάτια συνομιλίας» συνήθως έρχονται με
ενσωματωμένη τη δυνατότητα «εύρεσης φίλων». Επίσης, κάποια από αυτά τα συστήματα
παρέχουν τη δυνατότητα τηλεφωνικής πρόσβασης στο φωνητικού ταχυδρομείο. Αυτά είναι
γνωστά συνήθως απλώς ως συστήματα συνομιλίας.
6.5.7 Εικονικές κοινότητες
Μια εικονική κοινότητα (virtual community) είναι μια ομάδα ανθρώπων που
ανταλλάσσουν μηνύματα ή κάποιο άλλο είδος πληροφοριών και με αυτή την έννοια
αποτελούν κοινότητα. Εδώ, τα μέλη συνήθως μοιράζονται κάποιο κοινό ενδιαφέρον.
Μια εικονική κοινότητα είναι μια ομάδα της οποίας τα μέλη συνδέονται με τη βοήθεια των
τεχνολογιών της πληροφορικής, συνήθως μέσω Διαδικτύου. Παρόμοιοι όροι είναι: κοινότητα
online (online community) και έμμεση κοινότητα (mediated community).
6.6 ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΤΗ ∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
Τα εργαλεία για τη διαχείριση της συνεργασίας διευκολύνουν και διαχειρίζονται τις
δραστηριότητες μιας ομάδας, για παράδειγμα:
o ηλεκτρονικά ημερολόγια (επίσης ονομάζονται λογισμικό διαχείρισης του χρόνου) —
προγραμματίζουν γεγονότα και αυτόματα ενημερώνουν και υπενθυμίζουν γι’ αυτά τα
μέλη της ομάδας)
o συστήματα διαχείρισης έργων — προγραμματίζουν, παρακολουθούν, και
απεικονίζουν σε διαγράμματα τις φάσεις ενός έργου κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής
του
o συστήματα ροής των εργασιών (workflow systems) — διαχείριση με συνεργασία των
εργασιών και των εγγράφων σε μια επιχειρηματική διαδικασία που βασίζεται στη
γνώση
o συστήματα διαχείρισης της γνώσης— συγκεντρώνει, οργανώνει, διαχειρίζεται και
διανέμει διάφορες μορφές πληροφοριών
o συστήματα κοινωνικού λογισμικού— οργανώνει τις κοινωνικές σχέσεις των ομάδων
Το λογισμικό για τη συνεργασία μπορεί είτε να βασίζεται στη χρήση του ιστού (όπως το
UseModWiki ή το Scoop), είτε σε συστήματα υπολογιστών γραφείου (όπως το CVS ή το
www.smallcitycommerce.eu
49
RCS).
6.7 ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΙ ΠΛΑΤΦΟΡΜΕΣ ΕΚΠΑΙ∆ΕΥΣΗΣ
Το CollabFab είναι ένα δωρεάν εργαλείο για συνεργασία που σχεδιάστηκε για μικρές ομάδες. Το
CollabFab είναι παραμετροποιημένο, προσαρμόζεται εύκολα στις ανάγκες του χρήστη και έχει
φτιαχτεί για να τρέχει σε φτηνούς εξυπηρετητές, χαμηλής ισχύος που χρησιμοποιούν ελεύθερο
λογισμικό για τη λειτουργία τους. Χρησιμοποιώντας το CollabFab, ο χρήστης μπορεί να
διαχειρίζεται και να ανταλλάσσει πληροφορίες σχετικά με πολλά έργα, με πελάτες, συνεργάτες,
προμηθευτές ... με τον οποιονδήποτε!
Το CollabFab οργανώνει τις πληροφορίες ανά έργο και τις δημοσιοποιεί στον ιστό. Οι
πληροφορίες προστατεύονται με κωδικούς ασφαλείας. Κάθε έργο έχει ένα τόπο Συναντήσεων, ένα
τόπο Συζητήσεων και ένα τόπο Εγγράφων.
Το WorkZone είναι ένα εργαλείο για online συνεργασία, που επιτρέπει την εύκολη online
συνεργασία σε κάποιο έργο. Διευκολύνει τη συνεργασία σας με όλους τους ανθρώπους της εταιρίας
σας και με τους βασικούς συνεργάτες σας. Χρησιμοποιείστε το εργαλείο online συνεργασίας
WorkZone από οποιαδήποτε τοποθεσία, για να μοιραστείτε τη δουλειά σας με την ομάδα, τις
πωλήσεις, τους ενδιάμεσους, τους μεταπωλητές και την ανώτερη διοίκηση.
Το εργαλείο ανοιχτής απομακρυσμένης συνεργασίας (OpenRCT) είναι μια πολύπλευρη
προσπάθεια για την προώθηση της συνεργασίας – ανάμεσα σε φοιτητές που μελετούν το ίδιο θέμα,
ανάμεσα σε φοιτητές και διδάσκοντες και ανάμεσα σε ερευνητές που όμως δεν βρίσκονται μαζί
στον ίδιο τόπο ή την ίδια χρονική στιγμή. Το OpenRCT είναι μια ανεξάρτητη πλατφόρμα ανοιχτού
κώδικα, ένα εργαλείο πολυμέσων που υποστηρίζει τη σύγχρονη και / ή την ασύγχρονη επικοινωνία.
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ομαδικές συζητήσεις, για συνεργασία σε κάποια εργασία, για
συνεργασία στην έρευνα και για απομακρυσμένη επικοινωνία.
Το Twiki είναι μια ευέλικτη, ισχυρή και εύκολη στη χρήση πλατφόρμα επιχειρηματικής
συνεργασίας. Είναι ένα δομημένο Wiki και συνήθως χρησιμοποιείται για να υποστηρίξει τη
δημιουργία ενός χώρου ανάπτυξης του έργου, ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, μια βάση
γνώσης ή οποιοδήποτε άλλο εργαλείο για ομάδες, στο διαδίκτυο ή σε κάποιο ενδοδίκτυο. Το
περιεχόμενο της ιστοσελίδας μπορεί να δημιουργηθεί κατόπιν συνεργασίας, με τη χρήση ενός
προγράμματος πλοήγησης. Το Twiki έχει την εμφάνιση και τη λειτουργικότητα ενός κανονικού
δικτυακού τόπου του διαδικτύου ή του ενδοδικτύου. Ωστόσο έχει και μια διασύνδεση
Αναθεώρηση, στο τέλος κάθε θέματος (ιστοσελίδα), οπότε ο οποιοσδήποτε μπορεί να κάνει
αλλαγές στο θέμα ή να προσθέσει περιεχόμενο χρησιμοποιώντας απλώς ένα πρόγραμμα
πλοήγησης.
Το λογισμικό CollabraSpace ενισχύει το βασικό συστατικό που ωθεί μια επιχείρηση προς τα
μπρος – την αποτελεσματική συνεργασία. Οι πιο επιτυχημένες επιχειρήσεις στον κόσμο έχουν
προχωρήσει πέρα από τις αυστηρές διαδικασίες και τις εργασίες ρουτίνας. Σήμερα, οι καλά
εκπαιδευμένοι εργαζόμενοι είναι ο βασικότερος πόρος μιας επιχείρησης. Οι έξυπνες, σωστά
αξιοποιημένες ιδέες έγιναν οι θεμέλιοι λίθοι της επιτυχίας. Το CollabraSpace θεωρεί ότι αυτές οι
ιδέες είναι το δημιούργημα ανθρώπων που εργάστηκαν μαζί και προσέφεραν λύσεις με λογισμικό,
που επιτρέπουν στους ανθρώπους να έρχονται σε επικοινωνία, να επεξεργάζονται ένα θέμα, να
οικοδομούν τη γνώση και να προωθούν τις επιχειρηματικές πρωτοβουλίες.
Υπάρχουν αρκετά προϊόντα:
Το CollabraSuite (ένα σύνολο γραφικών στοιχείων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην
οικοδόμηση ενός παραμετροποιημένου περιβάλλοντος συνεργασίας για την εξυπηρέτηση των
www.smallcitycommerce.eu
50
αναγκών του συγκεκριμένου οργανισμού), το LineOne (ένα εργαλείο διαλόγου εξοπλισμένο με
δυνατότητες συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο, που αποτελεί μία λύση για τα προγράμματα
διαχείρισης των σχέσεων με τους πελάτες), το Rooms (μία περιεκτική λύση συνεργασίας που
περιλαμβάνει μια πλήρη συλλογή από τα πιο αξιόλογα εργαλεία συνεργασίας σε ένα μόνο, εύκολο
στην εγκατάσταση, προϊόν), το SecureChat (ένα αρχικού επιπέδου εργαλείο συνεργασίας που
περιέχει ασφαλείς εκδόσεις των εφαρμογών στιγμιαίας ανταλλαγής μηνυμάτων και συνομιλίας με
κείμενα.
6.8 ΜΙΑ ΛΙΣΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ
ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΓΙΑ ΟΜΑ∆ΕΣ)
ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ
ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
(Ή
ΛΙΣΤΑ
Οι παρακάτω είναι εφαρμογές ανοιχτού κώδικα ή δωρεάν λογισμικού.
 Για ομάδες (Groupware)
o Κλασσικές λύσεις εξυπηρετητή - πελάτη (client-server) Το Citadel έχει ως
στόχο τη συνεργασία των κοινοτήτων που συνδυάζει χαρακτηριστικά
κλασσικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ημερολογίου. MoreGroupware,
phpGroupWare, Kolab, OpenGroupware.org, Open- Xchange, eGroupWare
KDE PIM ready.
o Λύσεις που βασίζονται στον ιστό (web based solutions) eGroupWare,
phpGroupWare, Nuxeo Collaborative Portal Server: πλατφόρμες διαχείρισης
περιεχομένου και συνεργασίας που βασίζονται στα Zope, The Open For
Business Project, Simple Groupware.
o Κατανεμημένες λύσεις (distributed solutions) Lucane Groupware πλατφόρμα
και εφαρμογές λογισμικού για κατανεμημένες ομάδες.
 Μέσα συνεργασίας
o Λύσεις που βασίζονται στον ιστό (web based solutions) Scoop, SlashCode
λογισμικό που τρέχει Slashdot, everything engine και υποστηρίζει τον
δικτυακό τόπο everything2, το bricolage που χρησιμοποιείται από το
salon.com, Nuxeo Collaborative Portal Server: πλατφόρμα διαχείρισης
περιεχομένου και συνεργασίας που βασίζεται στο Zope.
o Άλλα Croquet project.
 Συνεργασία στο Έργο (Project Collaboration)
o Λύσεις που βασίζονται στον ιστό (web based solutions) Project/Open,
dotProject, eGroupWare, PHProjekt, Tutos, phpGroupWare περιλαμβάνει μια
ενότητα για συνεργασία στο έργο, phpcollab, NetOffice.
6.9 ΠΩΣ ΝΑ ΠΑΡΕΧΕΤΕ ΤΑ ΚΑΤΑΛΛΗΛΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ
Η πραγματική συνεργασία δεν μπορεί να υπάρχει χωρίς τη δημιουργία και τη συντήρηση ενός
κοινού χώρου. Χρειάζεται ένας κοινός χώρος για να δημιουργηθεί μια κοινή αντίληψη. Εάν δεν
υπάρχει κοινός χώρος, δεν υπάρχει συνεργασία. Οι τεχνολογίες που δημιουργούν κοινούς χώρους
και εργαλεία συνεργασίας χωρίζονται σε δύο κατηγορίες: πραγματικού χρόνου και ασύγχρονες /
συνεχείς.
Οι τεχνολογίες πραγματικού χρόνου, όπως είναι η τηλεδιάσκεψη μέσω του ιστού και η στιγμιαία
ανταλλαγή μηνυμάτων, απαιτούν οι συνεργαζόμενοι να συνδέονται ταυτόχρονα ώστε να
πραγματοποιήσουν, ας πούμε, μια online συνάντηση για την αναθεώρηση των προδιαγραφών ή για
να λύσουν κάποιο πρόβλημα συζητώντας με στιγμιαία ανταλλαγή μηνυμάτων. Τα ασύγχρονα
εργαλεία, όπως για παράδειγμα οι online χώροι συνεργασίας και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο,
επιτρέπουν στους συνεργαζόμενους να συνεισφέρουν στο έργο τη στιγμή που μπορούν, και αυτό
είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη διαχείριση έργων που απλώνονται σε περιοχές που ανήκουν σε
διαφορετικές χρονικές ζώνες.
www.smallcitycommerce.eu
51
Τα ασύγχρονα εργαλεία εξυπηρετούν ως ένα συνεχόμενο, προσβάσιμο ανά πάσα στιγμή, αρχείο
για συζητήσεις και εκδόσεις κειμένων, κρατώντας ιστορικό όσον αφορά το τι αποφασίστηκε και
από ποιους. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για την υποστήριξη πολύπλοκων,
μακροχρόνιων συνεργασιών και για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης.
Ωστόσο, η διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στα εργαλεία πραγματικού χρόνου και τα ασύγχρονα
εργαλεία αρχίζει να γίνεται ασαφής, καθώς κάποια εργαλεία συνεργασίας αρχίζουν να προσφέρουν
και τις δύο λειτουργικότητες.
Για τη συνεργασία μεταξύ επιχειρήσεων (B2B), η καθιέρωση ενός κοινού χώρου εργασίας σε
ουδέτερο έδαφος, η διαχείριση του οποίου γίνεται από κάποιον τρίτο, μπορεί να βοηθήσει τους
συνεργάτες να αρχίσουν σε ίση βάση και να τους καθησυχάσει σε σχέση με το ποιος ελέγχει τα
δεδομένα.
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ
Οι νέες τεχνολογίες επιτρέπουν τη διασπορά των πληροφοριών όχι μόνο στο εσωτερικό των
εταιριών και των οργανισμών, αλλά και στους πελάτες τους, και μαζί με την αυξανόμενη χρήση
του διαδικτύου δημιουργούν εντελώς νέες συνθήκες για τις μεγάλες, μεσαίες και μικρές
επιχειρήσεις, και για τη συνεργασία. Σε αυτό το πλαίσιο, οι ηλεκτρονικές τεχνολογίες μπορούν να
αναφέρονται και ως τεχνολογίες του διαδικτύου. Συγκεκριμένα ο ιστός, είναι ένας εικονικός χώρος
όπου οι επιχειρήσεις μπορούν να επικοινωνούν με μεγάλη εμπορική επιτυχία.
Η μεγάλη αύξηση των νέων τεχνολογιών, εργαλείων, συσκευών, υπηρεσιών, τεχνικών και μεθόδων
έλαβε χώρα κυρίως την τελευταία δεκαετία. Εξαιτίας αυτής της πυρετώδους ανάπτυξης, αναδύθηκε
μια ανομοιόμορφη ορολογία – οι κατασκευαστές και οι χρήστες χρησιμοποιούν διαφορετικές
εκφράσεις για τα ίδια πράγματα.
Υπάρχουν πολλά εργαλεία νέων τεχνολογιών (IT tools) με ποικίλες και ενσωματωμένες
λειτουργίες. Κάποιες φορές οι προσφορές είναι τόσο πολλές που οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις δεν
ξέρουν προς τα που να κατευθυνθούν.
Για το λόγο αυτό, οι ΜΜΕ πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικές όταν επιλέγουν εργαλεία νέων
τεχνολογιών καθώς το να ξοδέψουν περισσότερα δεν σημαίνει απαραίτητα ότι θα ωφεληθούν και
περισσότερο. Αυτό επιτυγχάνεται κυρίως με τον συνδυασμό των τεχνικών και των διαδικασιών.
Ο εξοπλισμός είναι σίγουρα σημαντικός, αλλά ακόμη πιο σημαντική είναι η δυνατότητα και η
καταλληλότητά του να καλύψει τις δραστηριότητες και τις συνεργασίες της επιχείρησης. Η
συνεργασία με τη βοήθεια ηλεκτρονικών μέσων ονομάζεται καμιά φορά e-συνεργασία. Είτε
χρησιμοποιούμε συνεργασία είτε e-συνεργασία, είναι φανερό ότι η εμπορική επιτυχία βρίσκεται,
μεταξύ άλλων, στη σύμπραξη μιας ομάδας επιχειρήσεων (που ονομάζεται «όμιλος»), οι οποίες και
συνεργάζονται και ανταγωνίζονται μεταξύ τους. Για να γίνει αυτό, είναι σημαντικό να επιτύχουμε
κάποιο όριο συγκέντρωσης από το οποίο προέρχονται και τα αποτελέσματα της σύμπραξης. Από
αυτήν την άποψη μιλάμε για την επίτευξη της κρίσιμης μάζας. Παρεμπιπτόντως, η ιδέα των
Τεχνολογικών πάρκων και η σημερινή μόδα για τη δημιουργία ενός Πανευρωπαϊκού δικτύου
συνεργαζόμενων επιχειρήσεων βασίζονται σε αυτή την αρχή.
Ωστόσο, η τεχνολογία είναι ένα εργαλείο που οι άνθρωποι απλώς μπορούν να επιλέξουν να
χρησιμοποιήσουν ή όχι. Η αποδοτικότητά τους απαιτεί περισσότερο οργανωτικές παρά τεχνικές
αλλαγές. Η ψηφιακή επανάσταση μπορεί να πετύχει μόνο εάν οι διευθυντές εκπαιδεύονται και
δύνανται να διαχειριστούν ένα εκσυγχρονισμένο οργανισμό – και αν οι άνθρωποι θέλουν να τον
χρησιμοποιήσουν. Ο επιτυχημένος, σύγχρονος διευθυντής θα χρειαστεί νέες ικανότητες οι οποίες
απαιτούνται από τη χρήση πληροφοριακών συστημάτων όπως το διαδίκτυο. Αυτός ή αυτή θα
χρειαστεί περισσότερο από ποτέ να διανέμει την πληροφορία. Η εταιρία δεν είναι πια το άθροισμα
πολλών διαφορετικών επαγγελμάτων (λειτουργιών) αλλά διαφορετικών διαδικασιών (η
πληροφορία κυκλοφορεί).
www.smallcitycommerce.eu
52
Το Διαδίκτυο φέρνει επανάσταση στην δυναμική του παγκόσμιου εμπορίου και, όπως οποιοδήποτε
άλλο μέσο θα γίνει μια τεράστια δύναμη εκδημοκρατικοποίησης της κεφαλαιοκρατίας. Για
παράδειγμα, οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις θα είναι σε θέση να ανταγωνιστούν ευκολότερα στην
παγκόσμια αγορά. Οι καταναλωτές επίσης θα ωφεληθούν από τη διευρυμένη προσφορά προϊόντων,
υπηρεσιών, πληροφοριών εκπαιδευτικού υλικού στα οποία τους δίνει πρόσβαση το διαδίκτυο. Και
αν η εταιρία είναι ένας καινούριος παίκτης στην αγορά, όπως η Peapod.com ή η choix.com, που
συνδέει τον παραγωγό κατευθείαν με τον τελικό καταναλωτή, τότε είναι πιθανό να καταρρεύσουν
τα παραδοσιακά μονοπώλια χονδρικού εμπορίου. Η αναδυόμενη ψηφιακή αγορά δεν αποτελεί
πρόκληση μόνο για τις επιχειρήσεις αλλά και για ολόκληρη την κοινωνία.
www.smallcitycommerce.eu

“κράτος- πρόνοιας”. - Τμήμα Οικονομικών Επιστημών

εδώ

ΤΙΜΟΚΑΤΑΛΟΓΟΣ

ΘΕΜΑ: Ανακοίνωση διενέργειας κλήρωσης για ανάδειξη μελών Επιτρο

Ο ΟΔΗΓΟΣ ΤΟΥ ΕΚΘΕΤΗ

Εργατική Φωνή 23/07/2014

"συμπεριφορικής" υγείας στις δομές υγείας

των συνολικών προτάσεων της Ρυθμιστικής Αρχής Ενέργειας για την

περιγραφή - Media.Uoa

ΑΠΟ ΤΗ ΔΡΑΣΗ ΤΟΥ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟΥ Για

τετράδιο 19 Η Ποιότητα των Υπηρεσιών και η Εξυπηρέτηση

ΑΛΥΤΕΣ ΔΟΜΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗΣ.pdf