Manuale Operativo Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione UR1410147000 Wolters Kluwer Italia s.r.l. - Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questi documenti può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico o altri, senza la preventiva autorizzazione di Wolters Kluwer Italia s.r.l. I manuali/schede programma sono costantemente aggiornate, tuttavia i tempi tecnici di redazione possono comportare che le esemplificazioni riportate e le funzionalità descritte non corrispondano esattamente a quanto disponibile all’utente. L’utente potrebbe avere attive tutte o solamente alcune delle funzioni descritte nel presente documento, per le diverse condizioni commerciali a cui ha aderito. INDICE INTRODUZIONE .....................................................................................................................4 Applicativi interessati ...............................................................................................................4 Acronimi e definizioni ..............................................................................................................4 VERIFICHE PRELIMINARI ........................................................................................................5 Dove reperire il Codice Univoco Ufficio P.A. ............................................................................7 EMISSIONE DOCUMENTO .........................................................................................................9 FATTURAZIONE ELETTRONICA.................................................................................................10 Attenzione: ......................................................................................................................... 11 Scheda Documento ............................................................................................................. 16 Scheda Pagamento ............................................................................................................. 23 Scheda Trasmittente ........................................................................................................... 25 DETTAGLIO NOTIFICHE .........................................................................................................27 Esecuzione aggiornamento delle Notifiche ............................................................................... 27 Descrizione Esiti .................................................................................................................... 28 Consultare gli Esiti delle fatture .............................................................................................. 28 GESTIONE ONORARI ............................................................................................................31 COME FARE PER ...................................................................................................................32 Cancellare un documento proveniente dall'applicativo .............................................................. 32 Abilitare il bottone [Importa] documenti elettronici (XML) non Firmati ...................................... 32 Abilitare il bottone [Importa] documenti elettronici (XML) Firmati digitalmente ......................... 33 Abilitare il calcolo degli Onorari .............................................................................................. 34 Archiviare i documenti e le Notifiche in ARKmanager o software di terzi .................................... 34 Variare lo stato di un documento inviato allo SDI .................................................................... 35 Attenzione .......................................................................................................................... 36 Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 3/36 INTRODUZIONE Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di Previdenza, a partire dal 6 giugno 2014, non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La stessa disposizione si applicherà, dal 31 Marzo 2015, ai restanti Enti nazionali. Inoltre, a partire dai tre mesi successivi a queste date, le PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica. L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”. Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013 n. 55. Gestore del Sistema d’Interscambio è l’Agenzia delle Entrate (Decreto del 7 marzo 2008). Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione ed i servizi di supporto e assistenza, sono disponibili su www.fatturapa.gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni. Applicativi interessati La gestione della fatturazione elettronica verso la P.A. è prevista per gli applicativi: Aziendale - Gestione Vendite Associazioni Parcelle e Fatture Fatturazione C.to Terzi Acronimi e definizioni Voce Descrizione P.A. Pubblica Amministrazione. SdI Sistema di Interscambio, struttura istituita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze attraverso la quale avviene la trasmissione delle fatture elettroniche verso la P.A. (art.1, c.211, L.244 del 24 dicembre 2007). Cedente/Prestatore Soggetto che emette Studio/Azienda/Associazione. Cessionario/Committente Soggetto che riceve il documento dal cedente ovvero, la P.A. Trasmittente Soggetto, Studio/Azienda/Associazione o intermediario, che trasmette al SdI il file della fattura alla PA nel formato XML. XML Formato elettronico della Parcella o Fattura. Griglia videata di visualizzazione dei dati. Notifiche Funzionalità che consente di avere informazioni sulle fatture emesse, trasmesse e ricevute. fattura ovvero, lo Inizio documento Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 4/36 VERIFICHE PRELIMINARI Prima di eseguire l'emissione di un documento verso la P-A. occorre verificare la valorizzazione dei seguenti campi: Anagrafica Studio / Azienda ASSOCIAZIONI 08.Archivi di base – 01.Gestione Studio / CED STUDIO 11.Archivi di base – 01.Gesione Studio / CED FATTURAZIONE CONTO TERZI 01.Gestione Fatturazione Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 5/36 VENDITE - 01.Dati Azienda - 02.Costanti azienda - Scheda Gestioni Particolari La verifica e la compilazione del campo sono necessarie perchè il dato è obbligatorio nella fattura da inviare in formato XML alla P.A. Anagrafica Clienti ASSOCIAZIONI 08.Archivi di base – 05.Gestione Associati STUDIO 11.Archivi di base – 05.Gesione Clienti Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 6/36 FATTURAZIONE CONTO TERZI 01.Gestione Fatturazione VENDITE 04.Gestione Archivi Vendite - 02.Clienti La verifica e la compilazione del campo è necessaria in quanto è obbligatoriamente richiesta nella fattura da inviare in formato XML alla P.A. Dove reperire il Codice Univoco Ufficio P.A. Per eseguire la ricerca o la verifica del codice IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) occorre: Cliccare sul bottone per accedere al sito [http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php] Cliccare sul bottone [Ricerca Avanzata] Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 7/36 Selezionare la modalità di ricerca e cliccare sul campo <Cerca>. Come esempio selezioniamo la ricerca: Dopo aver selezionato la lettera iniziale dell'ente da ricercare, dall’elenco ottenuto cliccare su [Cerca] per i dettagli: Cliccare sul bottone evidenziato per ottenere il codice univoco dell'ufficio: Con l'assegnazione del Codice Univoco ufficio e dell'eventuale assegnazione del regime fiscale, le operazioni preliminari sono concluse. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 8/36 EMISSIONE DOCUMENTO Le funzioni abilitate sono: ASSOCIAZIONI 01.Attività Giornaliere – 02.Emissione Fatture - 02.Fatturazone Immediata STUDIO 01.Attività Giornaliere - 01.Prima Nota - 06.Emissione Immediata FATTURAZIONE CONTO TERZI 01.Gestione Fatturazione - Inserimento Fatture VENDITE - 05.Gestione Documenti - 01.Emissione Documenti Alla conferma della stampa del documento il programma verifica se al cliente è stato associato il "Codice Univoco Ufficio" nell'anagrafica cliente e riporta il documento stampato nell'applicativo "Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione". Inizio documento Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 9/36 FATTURAZIONE ELETTRONICA ALTRI ADEMPIMENTI 68.Archiviazioni e Comunicazioni - 04.Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione La funzione consente di verificare e di apportare eventuali integrazioni al/ai documento/i da inviare alla P.A. (documenti emessi provenienti dai diversi applicativi). La funzione consente l'integrazione dei dati: gli elementi dei documenti emessi e provenienti dagli altri applicativi sono di sola viualizzazione e NON sono modificabili. Eventuali descrizioni aggiuntive e/o eventuali righi descrittivi (per i documenti provenienti dall'applicativo Aziendale) non vengono riportate nelle Fatture XML: Dettaglio delle funzioni di ricerca e gestione dei documenti emessi verso la P.A. Campo Descrizione Cedente/Prestatore Selezione dello Studio/Azienda. Il campo si compone di due elementi di ricerca o selezione: per CODICE Studio/Azienda per RAGIONE SOCIALE Pubblica Amministrazione Wolters Kluwer Italia Per entrambi è abilitato l'help di campo [ ] con l’elenco degli Studi/Aziende presenti in archivio. Richiamando successivamente l'anagrafica, in corrispondenza della <Ragione Sociale> viene abilitato il bottone per verificare tutte le informazioni richieste dalla P.A. Selezione della P.A. (cliente) a cui è stato emesso il documento. Il campo si compone di due elementi di ricerca o selezione: per CODICE Studio/Azienda per RAGIONE SOCIALE Per entrambi è abilitato l'help di campo con l’elenco dei Clienti ordinati per Codice o Ragione sociale. Nel campo <Codice> è attiva la funzione [F8] Ignora Anagrafica Cliente. La funzione è utile per ottenere l’elenco di tutti i documenti Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 10/36 Campo Registro Tipo Documento Stato Documento Descrizione emessi dallo Studio/Azienda verso la P.A. Dopo il richiamo del cliente il programma propone: automaticamente la compilazione dei campi: <Registro> viene proposto il registro n.1 <Tipo Documento> viene proposto il valore "Entrambi" <Stato documento> viene proposto lo stato "Da Inviare" Se la ricerca non produce il risultato desiderato cliccare su uno degli elementi descritti precedentemente impostando le proprie preferenze di ricerca. Numero del registro delle fatture con cui è stato emesso il documento. In <elemento> indicare il numero del sezionale con cui è stato emesso il documento. Il campo consente di selezionare, da un apposito elenco, la tipologia di documento emesso. Selezionare, dall’apposito elenco lo stato di invio dei documenti da visualizzare. Alla conferma della selezione vengono riportati nella videata, i documenti rientranti nei criteri di ricerca quali: Registro, Tipo Documento, Stato Documento, … Esercizio COGE ed Esercizio IVA Seleziona tutti Dal bottone [ ] variare gli esercizi Contabile ed IVA proposti e se necessario, accedere ai documenti emessi in anni precedenti. Il bottone ha una valenza multipla in funzione del campo <Stato documento>. Stato "Da inviare" è possibile selezionare selezione tutti i documento non ancora inviati alla P.A. Stato "Inviati" viene abilitato il bottone [Notifiche] per il download delle stesse. Esecuzione del download delle notifiche dallo SdI. Per variare lo stato di invio di un documento elettronicamente (documento inoltrato allo SDI). firmato Attenzione: Ordina Per Eseguire la variazione dello “Stato” dei documenti inviati SOLO se necessario (per esempio per riaggiornare le notifiche). Consente di importare file XML non firmati e file XML firmati digitalmente. L'importazione di file non firmati è utile per eventuali integrazioni mentre l'importazione di file firmati, è utile per un'integrazione del proprio archivio (per esempio il file è generato da B.Point ed inviato al cliente dello studio/azienda, che può essere il soggetto emittente che appone la Firma). Cliccare sul bottone per eseguire l’archiviazione elettronica dei documenti. Per assegnare in modo sequenziale, ai documenti selezionati, uno specifico soggetto per l'invio della fattura alla P.A. Seleziona l'opzione di ordinamento dei documenti Videata di dettaglio dei dati dell'anagrafica [ Wolters Kluwer Italia ]: Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 11/36 I campi <Regime Fiscale>; <Numero Iscrizione REA>; <Provincia ufficio registro>; <Capitale Sociale>;<Socio Unico> e <in liquidazione> sono collegati allo schedario clienti ma l'aggiornamento (in visualizzazione delle informazioni) è fatto solo in emissione o variazione di un documento. Campo Regime Fiscale Iscrizione REA Campi <Numero> e <Prov. ufficio registro> Descrizione Campo di sola visualizzazione, non modificabile. Prelievo automatico dall'anagrafico dello Studio/Azienda. Campi di sola visualizzazione, non modificabili. Prelievo automatico dall'applicativo "Schedario Clienti": STUDIO/ASSOCIAZIONI 72.Schedario Clienti - 01.banca dati Anagrafica [ER - Estremi Registrazione] Il valore del campo <Prov. Ufficio registro> è prelevato dal campo <provincia> se al campo >Ufficio registro> è stato indicato il comune. STUDIO/ASSOCIAZIONI 72.Schedario Clienti - 01.banca dati Anagrafica [CC- Camera di Commercio] Capitale Sociale Il valore del campo <Numero> è prelevato dal campo <Numero Iscrizione R.E.A.>. Campo di sola visualizzazione, non modificabile. Prelievo automatico dall'applicativo "Schedario Clienti" STUDIO/ASSOCIAZIONI 72.Schedario Clienti - 01.Banca dati Anagrafica Prelievo automatico dalla scheda [CA Capitale Sociale] del campo <Capitale Versato>. Viene controllato che nella scheda [ID Dati Identificativi] il campo <Natura giuridica> contenga uno dei valori: Socio Unico In Liquidazione 01 - Società in Accomandita per Azioni (SAPA) 02 - Società a responsabilità limitata (SRL) 03 - Società pe azioni (SPA) Campo di sola visualizzazione, non modificabile. Se la natura giuridica è uguale a 02 SRL ed è presente un solo socio, la selezione del campo è automatica. Campo di sola visualizzazione, non modificabile. Prelievo automatico dall'applicativo “Schedario Clienti”. STUDIO/ASSOCIAZIONI 72.Schedario Clienti - 01.Banca dati Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 12/36 Campo Descrizione Anagrafica Prelievo automatico dalla scheda [ID Dati Identificativi] del campo <Stato>. Campo di sola visualizzazione, non modificabile. Codice della cartella in cui sono depositati i file XML (Firmati e non) con le relative notifiche. Selezionare il campo per addebitare gli onorari. Codice Meccanografico Gestione Onorari Dati facoltativi Studio/Azienda E.O.R.I. Campo <Codice> Albo Professionale Rappresentante Fiscale e codice E.O.R.I. Inserimento manuale del codice d'identificazione dell'operatore economico (codice univoco assegnato dalla Comunità Economica Europea e da utilizzare nei rapporti con le autorità doganali europee). Inserimento manuale degli elementi richiesti. Inserimento manuale degli elementi richiesti. Il campo è composto di due elementi di ricerca o selezione: Ricerca dell'anagrafica nello schedario clienti (archivio Persone Giuridiche) Ricerca per ragione sociale (archivio Persone Giuridiche) Per entrambi è presente il bottone [ ] con l’elenco delle Persone Giuridiche ordinate per Codice o Ragione sociale. Richiamata l'anagrafica, nel campo <Ragione Sociale> è abilitato il bottone [ ] per la verifica delle informazioni riportate dallo Studio/Azienda e l'integrazione di eventuali informazioni richieste dalla P.A. Dettaglio delle colonne che compongono la griglia di elencazione dei documenti: Esempio della videata dei dati con il campo <Stato Documento> valorizzato in "Da Inviare" Esempio della videata dei dati con il campo <Stato Documento> valorizzato in "Inviati" Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 13/36 Colonna Nr. P.A. Ragione Sociale Ufficio TD Data Doc. Numero All. (Allegati) Netto a Pagare Trasmittente Invio Esito PDF Stile Sel Wolters Kluwer Italia Descrizione Riporto dati anagrafici del cliente. Codice Univoco dell'Ufficio della P.A. Tipo di Documento emesso alla P.A. Riporto dei dati del documento. La colonna riporta la seguente immagine " " nel caso in cui per il documento siano presenti degli allegati. Riporto dei dati del documento. Codice del soggetto che ha trasmesso o deve trasmettere il documento per l'inoltro verso la P.A. Campo di sola visualizzazione con l’identificativo dello stato del file XML: Documento XML Inviato Documento XML Generato Campo di sola visualizzazione. Gli identificativi consentono di avere informazioni sulle fatture emesse, trasmesse e ricevute sia dallo SdI che dalla P.A. File XML scartato File XML in elaborazione ovvero il documento non è ancora stato tramesso alla P.A. File XML trasmesso dallo SdI alla P.A. Il documento è stato inviato allo SdI ma non è presente alcuna notifica. Cliccare sullo specifico identificativo per ottenere una nuova videata di dettaglio. (vedi capitolo "Dettaglio notifiche") Visualizza il documento emesso dall'applicativo (Studio/ Azienda/Fatturazione c.to Terzi). Campo abilitato solo se è stato generato il file XML (cliccando su [Genera XML]. Modifica lo stile solo per una visualizzazione semplificata del file XML in un documento. La colonna consente di selezionare: documenti emessi e da generare in formato XML (campo <Stato Documenti> uguale a "Da inviare"; Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 14/36 Colonna Genera XML Descrizione documenti ai quali assegnare il trasmittente (campo <Stato Documenti> uguale a "da inviare"; documenti da trasmettere alla P.A.; documenti per i quali verificare e scaricare l'aggiornamento delle notifiche (campo <Stato Documenti> uguale a "Inviati"). Esecuzione creazione del documento in formato elettronico (XML) per i documenti selezionati. Per eseguire verifiche o integrazioni al singolo documento da inviare alla P.A., selezionare – col doppio-click) la riga di riferimento: Eseguita la selezione del documento si abilita la seguente videata: La videata è composta da una serie di schede (Documento, Pagamento, Trasmittente.Allegati), dagli estremi del documento e dall’elenco degli articoli o prestazioni che compongono il documento. Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 15/36 Scheda Documento La scheda contiene gli estremi del documento (Testata e Corpo): Campo Descrizione Tipo Documento Campo di sola visualizzazione con il riporto del tipo di documento emesso. Campo di sola visualizzazione. Codice della divisa con cui è stato emesso il documento. Il campo è da valorizzare nei casi di reverse charge (autofattura) e deve indicare la norma di riferimento, comunitaria o nazionale, nei casi in cui lo Studio/Azienda è debitore di imposta in luogo del Cliente. Descrizione della causale del documento. Divisa Riferimento normativo Causale Documento Fattura per operazioni accessorie emessa dall'autotrasportatore Campo <Numero> e <Data> Art. 73 IVA ad esigibilità differita Il campo è da valorizzare nei casi di fatture per operazioni accessorie, emesse dagli 'autotrasportatori' per usufruire delle agevolazioni in materia di registrazione e pagamento dell'IVA e per certificare le operazioni accessorie. Selezionare il campo per indicare se il documento è stato emesso secondo modalità e termini stabiliti con D.M. ai sensi dell'Art.73 DPR 633/72 (ciò consente al cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero). Campo di sola visualizzazione e viene selezionato quando lo Studio/Azienda gestisce l'IVA per Cassa. Dettaglio del gruppo in cui sono riportati gli estremi del documento Campo Ordine Acquisto Contratto Convenzione Ricezione Fatture Collegate Riferimento Fase DDT Trasporto Wolters Kluwer Italia Descrizione Cliccare sul bottone per indicare che i dati relativi all'ordine di acquisto fanno riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. I dati provenienti dall'emissione del documento non sono modificabili. Cliccare sul bottone per indicare che i dati relativi al contratto fanno riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. I dati provenienti dall'emissione del documento non sono modificabili. Cliccare sul bottone per indicare che la convenzione, alla quale si riferisce il documento, fa riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. I dati provenienti dall'emissione del documento non sono modificabili. Cliccare sul bottone per indicare che i dati relativi alla ricezione dei beni/servizi (oggetto del documento) fanno riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. I dati provenienti dall'emissione del documento non sono modificabili. Cliccare sul bottone per indicare che i dati relativi alla fattura, collegata al documento in oggetto, fa riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. I dati provenienti dall'emissione del documento non sono modificabili. Cliccare sul bottone per indicare che lo stato di avanzamento, cui la fattura si riferisce, fa riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. Cliccare sul bottone per indicare che i dati relativi al documento di trasporto fanno riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. I dati sono da valorizzare nel caso in cui sia presente un documento di trasporto collegato alla fattura. Per es. nei casi di fatturazione differita. Cliccare sul bottone per indicare, nei casi di fattura "accompagnatoria", che i dati fanno riferimento all'intero documento e non necessitano specifiche di rigo. Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 16/36 Cliccando su uno o più bottoni, le informazioni indicate sono riferite all'intero documento ed automaticamente, alla conferma degli elementi che compongono la videata si abilita un ‘pallino’ di colore VERDE identificativo ( ). Nel caso sia necessario indicare il dettaglio delle informazioni, per ogni elemento (rigo) che compone il documento, l'attività deve essere fatta analiticamente selezionando gli articoli/prestazioni del corpo. L'inserimento delle ulteriori informazioni (Ordine Acquisto, Contratto, Convenzione, Ricezione, Fatture Collegate, DDT, Riferimento Fase, Dati Trasporto) preclude l'inserimento delle stesse in modalità dettagliate sui righi che compongono il documento. Dettaglio righi Fattura L'area dei dati consente di eseguire verifiche o integrazioni ad ogni elemento che compone il documento da inviare alla P.A.. Per eseguire la variazione/integrazione selezionare - col doppio click - la riga di riferimento per abilitare la seguente videata: Campo Descrizione Rigo Tipo cessione/prestazione Numero di rigo dell'articolo/prestazione stampato sul documento e richiamato con il doppio click precedente. La valorizzare del campo deve essere fatta nei soli casi di sconto, premio, abbuono o spesa accessoria. Selezionare dall'elenco la voce specifica. Ulteriori Informazioni Dati Ordine d'Acquisto Dati Contratto Dati Convenzione Wolters Kluwer Italia Cliccare sul bottone per introdurre informazioni di dettaglio con riferimento al documento in trattamento e specifico per l'elemento (rigo). Cliccare sul bottone per introdurre informazioni di dettaglio con riferimento al documento in trattamento e specifico per l'elemento (rigo). Cliccare sul bottone per introdurre informazioni di dettaglio con riferimento al documento in trattamento. Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 17/36 Campo Dati Ricezione Fatture Collegate Riferimento Fase Dati DDT Descrizione Cliccare sul bottone per introdurre informazioni di dettaglio con riferimento al documento in trattamento e specifico per l'elemento (rigo). Cliccare sul bottone per introdurre informazioni di dettaglio con riferimento al documento in trattamento e specifico per l'elemento (rigo). Cliccare sul bottone per introdurre informazioni di dettaglio con riferimento al documento in trattamento e specifico per l'elemento (rigo). Cliccare sul bottone per introdurre informazioni di dettaglio con riferimento al documento in trattamento e specifico per l'elemento (rigo). Codice Articolo / Prestazione Tipologia del Codice Valore del codice Descrizione Quantità Unità di Misura Prezzo % IVA Natura Sconto / Maggiorazione % e Importo (Sconto o Maggiorazione) Totale Soggetto a ritenuta Riferimento Amministrazione Data Inizio Periodo Data Fine Periodo Tipologia di codice articolo (TARIC, CPV, EAN, SSC, ...) Valore del codice articolo corrispondente alla tipologia riportata nel campo precedente. Descrizione della natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto'. Se il riferimento è ad un precedente documento, il valore dei campi <Prezzo Unitario> e <Prezzo Totale> è negativo. Dati del bene/servizio fatturato. Aliquota IVA applicata al bene/servizio. Selezionare dall'apposito elenco la natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili. Selezionare dall'apposito elenco l'indicazione di un eventuale sconto o maggiorazione applicato all'articolo/prestazione. Percentuale di sconto applicato. Totale del bene/servizio al netto di eventuali sconti o comprensivo di eventuali maggiorazioni. Il campo è valorizzato solo in caso di cessione/prestazione soggetta a Ritenuta d’Acconto. Codice identificativo ai fini amministrativi-contabili della P.A. Data iniziale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato. Data finale del periodo di riferimento cui si riferisce l'eventuale servizio prestato. Riferimento Amministrazione - Tipologia (inserimento, con riferimento al rigo, di tipologia di informazioni utili ai fini amministrativi, gestionali, etc, verso la P.A. Tipologia Informazione Descrizione Riferimento al numero Riferimento alla data Codice che identifica la tipologia di informazione. Descrizione della tipologia di informazioni. Valore numerico riferito alla tipologia di informazione. Data riferita alla tipologia di informazione. Dettaglio videata di gestione dei: ordine d'acquisto, Contratto, Convenzione, Ricezione, Fattura Collegata Le informazioni che vengono richieste sono comuni per i bottoni: Dati Ordine d'Acquisto Dati Contratto Dati Convenzione Dati Ricezione Fatture Collegate Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 18/36 Campo Descrizione Il titolo della videata fa sempre riferimento al tipo di informazione selezionata. Sempre nel titolo è riportato il numeri di rigo del documento a cui si andranno ad associazione le informazioni specifiche. Indicare il numero della linea di dettaglio del documento (ordine di acquisto) a cui si fa riferimento. Se il riferimento è all'intero documento, non deve essere valorizzato ovvero, non selezionare l'elemento. Indicare il numero del documento. Indicare la data del documento. Indicare il codice della commessa o della convenzione. Titolo della videata Estremi documento Numero documento Data Documento Commessa/Convenzione Estremi Progetto Investimento e Gara d'Appalto Codice Univoco Progetto (CUP) Codice Identificativo Gara (CIG) Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico. Codice CIG. Riferimento “Stato di avanzamento” (Fase) La videata consente di indicare il codice numerico della fase ovvero, dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce: Dati DDT Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 19/36 Campo Descrizione Numero Documento Data Documento Riferimento numero linea Numero del documento di trasporto. Data del documento di trasporto. Linea di dettaglio della fattura cui si riferisce il DDT. Dettaglio videata del documento di trasporto Videata di dettaglio Totali Per verificare i totali del documento occorre cliccare sul bottone Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 20/36 La videata riporta in modo analitico gli estremi del pagamento. La gestione è composta da una videata principale di riepilogo con abilitati i bottoni per visualizzare il dettaglio della voce: Campo Sconto / Maggiorazione Spese accessorie Contributo Previdenziale Totale Imponibile IVA Totale Bollo Totale Documento Ritenuta d'Acconto Netto a pagare Descrizione Riporto dell'eventuale sconto o maggiorazione applicati sul totale documento. Il bottone visualizza il dettaglio dell'informazione. Riporto dei corrispettivi relativi alle cessioni accessorie (es. imballaggi etc.). Riporto dell'importo del contributo per la cassa di appartenenza. Il bottone visualizza il dettaglio dell'informazione. Importo imponibile. Il bottone visualizza il dettaglio dell'informazione. Campo di inserimento manuale dell’importo del bollo virtuale. Il bottone visualizza ed integra il dettaglio dell'informazione. Importo totale documento. Riporto del valore solo in caso di cessione/prestazione soggetta a Ritenuta d’Acconto. Il bottone visualizza il dettaglio dell'informazione. Importo netto. Dettaglio Sconto/Maggiorazione Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 21/36 Dettaglio Contributo Previdenziale Dettaglio IVA Dettaglio Bollo Per valorizzare il campo - come da ultimi chiarimenti dell'Agenzia delle Entrate - con la dicitura "DM-17-GIU-2014", premere il tasto [F2] e confermare per mantenere il valore proposto: Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 22/36 Dettaglio Ritenuta d'Acconto Scheda Pagamento La videata riporta, all'interno della griglia, l'elenco delle scadenze di pagamento del documento: Per eseguire verifiche o integrazioni alla/e scadenza/e del documento, selezionare la riga di riferimento per visualizzare (doppio click) la videata: Eseguita la selezione del pagamento è proposta la seguente videata: Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 23/36 Campo Descrizione Condizione di pagamento Modalità di pagamento Beneficiario diverso dallo Studio/Azienda Campo di sola visualizzazione. Valore proposto in base alla tipologia di pagamento indicato in emissione del documento. Valori ammessi: TP01: pagamento a rate TP02: pagamento completo TP03: anticipo Campo di sola visualizzazione. Valore proposto in base al <Tipo di Pagamento> indicato in emissione del documento. Cliccare sull'apposito bottone per riportare la descrizione dell'eventuale beneficiario dell'incasso. Riferimenti alla modalità di pagamento Data decorrenza termini Campo di sola visualizzazione. Riporto della data dalla quale decorrono i termini di pagamento. Campo di sola visualizzazione. Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data di riferimento. Campo di sola visualizzazione. Data di scadenza del pagamento. Il campo deve essere valorizzato solo nei casi in cui la modalità di pagamento sia coerente per l'eventuale indicazione dell'ufficio postale. Giorni Termine Data Scadenza Codice Ufficio Postale Dettagli del pagamento Importo documento Sconto pagamento anticipato Data limite pagamento anticipato Penalità pagamenti ritardati Data decorrenza penale Wolters Kluwer Italia Importo. Ammontare dello sconto per pagamento anticipato. Data limite stabilita per il pagamento anticipato. Ammontare della penalità dovuta per pagamenti ritardati. Data di decorrenza della penale. Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 24/36 Campo Descrizione Codice Pagamento Codice di pagamento per la riconciliazione degli incassi da parte dello Studio/Azienda. Istituto Finanziario BIC Bank Identifier Code. Codice della banca del beneficiario che incassa. Quietanzante Il gruppo è da valorizzare solo nel caso in cui la forma di pagamento corrisponde al codice MP04 - contanti presso Tesoreria. Scheda Trasmittente Campo Descrizione Soggetto che trasmette il documento (può non coincidere con il Cedente o Prestatore) Il Trasmittente non è il soggetto che appone la Firma Digitale Wolters Kluwer Italia (invio automatico con forma integrata) Wolters Kluwer Italia (invio automatico con firma esterna - vedi DIKE) Cedente o Prestatore (invio tramite PEC) Selezionare il campo per indicare che l'invio del file deve essere fatto utilizzando, come canale di trasmissione, un HUB (Canale Concentratore) di Wolters Kluwer Italia. L'apposizione della Firma Digitale e l'invio del documento è fatto contestualmente alla generazione del file telematico. Selezionare il campo per indicare che l'invio del file deve essere fatto utilizzando, come canale di trasmissione, un HUB (Canale Concentratore) di Wolters Kluwer Italia ma la Firma deve essere apposta da uno specifico software (per es. DIKE). Il documento, dopo l'apposizione della Firma, deve essere reimportato per l'invio. Indicare se il soggetto trasmittente utilizza il canela PEC. La creazione del documento telematico (file XML) deve essere salvato sul proprio pc. L'apposizione della Firma e l'invio del documento sono a carico del Trasmittente. Dati di chi ha emesso il documento e che deve firmarlo digitalmente Documento emesso dallo Cedente o Prestatore Documento emesso e firmato da un soggetto terzo Selezionare il campo per identificare che lo Studio/Azienda ha emesso il documento (soggetto cedente/prestatore). Selezionare il campo per identificare che lo Studio/Azienda ha emesso il documento (soggetto cedente/prestatore) per conto di un cliente oppure, che lo stesso cliente emette il documento per conto del fornitore. Per es. documento emesso e firmato dal commercialista o dall'Associazione per conto del cedente i Prestatore. Codice EORI Wolters Kluwer Italia Campo di inserimento manuale per d'identificazione dell'operatore economico. Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 indicare il codice Pag. 25/36 Campo Descrizione Codice univoco assegnato dalla Comunità Economica Europea e da utilizzare nei rapporti con le Autorità Doganali Europee. Inizio documento Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 26/36 DETTAGLIO NOTIFICHE Esecuzione aggiornamento delle Notifiche Al fine di verificare l'esistenza di notifiche relative a fatture inviate alla P.A., è necessario cliccare su [ ] della videata principale. L'abilitazione del bottone è vincolata al valore del campo <Stato Documenti = Inviati>: Selezionare i documenti per i quali verificare l'aggiornamento delle Notifiche. La selezione può essere fatta per tutti i documenti - bottone selettivo cliccando sulla colonna "Sel". Eseguita la selezione dei documenti cliccare su [ In presenza di Notifiche viene abilitata la seguente videata: Wolters Kluwer Italia - oppure, in modo ]. Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 27/36 Descrizione Esiti Valore Descrizione Da - A Specifica RC Ricevuta di CONSEGNA Dallo SdI al trasmittente NS Notifica di SCARTO Dallo SdI al trasmittente Avvenuta consegna della fattura. Se l’inoltro alla P.A. ha avuto esito negativo, viene notificata la mancata consegna. Il documento non ha superato i controlli formali dello SdI. MC Notifica di MANCATA CONSEGNA Dallo SdI al trasmittente Lo SdI non riesce a consegnare la fattura alla P.A. NE Notifica ESITO cedente/prestatore Dallo SdI al trasmittente Accettazione o rifiuto della fattura. MT File dei METADATI Dallo SdI al destinatario EC Notifica di ESITO cessionario/committente Dal destinatario (P.A.) allo SdI File inviato con la fattura elettronica e contenete i dati principali di riferimento. Accettazione o rifiuto della fattura. SE Notifica di SCARTO ESITO cessionario/committente Notifica DECORRENZA TERMINI Dal destinatario (P.A.) allo SdI Notifica di FILE NON RECAPITABILE Dallo SdI al trasmittente DT NR Dallo SdI alla P.A. e al trasmittente Incoerenza o errori nell’esito inviato, in precedenza, allo SdI. Decorrenza dei termini limite per la comunicazione dell’accettazione/rifiuto. Impossibilità a recapitare al destinatario il file. Messaggio che lo SdI invia al trasmittente quando non è possibile recapitare il file alla P.A. per cause non imputabili al trasmittente. Per es. quando il destinatario non è individuabile all’interno dell’Indice delle PA, oppure per problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione. Stato Documento originario Il documento originario non è più modificabile. Il documento originario può essere corretto (in funzione del motivo di scarto) ed essere riemesso. Il documento originario non è più modificabile. Se il documento è stato rifiutato il documento originario può essere modificato (in funzione del motivo di rifiuto). Il documento originario non è più modificabile. Il documento originario non è più modificabile. Il documento originario non è più modificabile. Il documento originario non è più modificabile. Consultare gli Esiti delle fatture Selezionare con un singolo click il documento per il quale verificare le notifiche. Successivamente cliccare sull'icona presente nella colonna "Esito". Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 28/36 Cliccando sull'icona della colonna "Esito" si apre la seguente videata: Campo descrizione Nr Numero sequenziale delle Notifiche. Data di rilascio della Notifica da parte dello SdI. L'ordinamento è regressivo. Data Descrizione operazione Stile Operatore Un esempio Visualizzazione di Notifica [ Wolters Kluwer Italia Descrizione della Notifica. Modifica dello stile: solo per una visualizzazione semplificata del file XML in un documento. Operatore che ha eseguito l'aggiornamento delle Notifiche. ]: Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 29/36 Inizio documento Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 30/36 GESTIONE ONORARI ALTRI ADEMPIMENTI 68.Archiviazioni e Comunicazioni - 04.Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione - 03.Geestione Onorari Questa funzione è suddivisa in due sezioni: Caricamento dei parametri di calcolo e stampa di verifica del calcolo Prospetto Onorari: Caricare i valori nella tabella di calcolo onorari: Stampare il Prospetto onorari per calcolare gli importi di addebito. Il calcolo degli onorari è abilitato solo se l’opzione <Gestione Onorari> presente nel dettaglio dei dati anagrafici risulta selezionata - bottone : Inizio documento Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 31/36 COME FARE PER Cancellare un documento proveniente dall'applicativo La cancellazione di un documento, presente nell'elenco delle fatture da inviare alla P.A., deve essere fatta dall'applicativo utilizzando l'apposita funzione: ASSOCIAZIONI 01.Attività Giornaliere – 02.Emissione Fatture - 06.Storno/Cancellazione Fatture STUDIO 01.Attività Giornaliere - 03.Emissione Documenti - 06.Storno/Cancellazione Documenti FATTURAZIONE CONTO TERZI 01.Gestione Fatturazione - Cancellazione Fatture VENDITE 05.Gestione Documenti - 01.Emissione Documenti - Annullamento Documenti Abilitare il bottone [Importa] documenti elettronici (XML) non Firmati L'abilitazione del bottone esegue il seguente controllo: Il soggetto Cedente/Prestatore deve essere presente in uno degli applicativi di fatturazione: Iil campo <Generazione Anagrafica nella Fatturazione Elettronica vs P.A.> deve essere selezionato. Gli applicativo di fatturazione sono: Associazioni / Studio Parcelle e Fatture Fatturazione C.to Terzi Aziendale - Gestione Vendite Il campo da abilitare è presente in: Associazione – 08.Archivi di base – 01.Gestione Studio/CED -> Scheda “Abilitazioni” Parcellazione – 11.Archivi di base – 01.Gestione Studio/CED -> Scheda “Abilitazioni” Fatturazione C.to Terzi – Gestione Fatturazione -> Scheda “Archivi” -> Gestione Aziende -> Scheda “Altri Dati” Aziendale – 41.Vendite – 01.Dati Azienda – 02.Costanti Azienda -> Scheda “Gestioni Particolari” Cliccando sul bottone “ ” è proposta la seguente videata di ricerca e selezione della fattura elettronica (XML) da importare: La ricerca della documento elettronico, all'interno del proprio Personal Computer, è consentita solo per i files con estensione XML. Dopo la selezione del documento elettronico cliccare sul bottone “Apri” per eseguire l’importazione. Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 32/36 Abilitare il bottone [Importa] documenti elettronici (XML) Firmati digitalmente L'abilitazione del bottone esegue i seguenti controlli: Il soggetto Cedente/Prestatore deve essere presente in uno degli applicativi di fatturazione; Il documento elettronico deve essere già generato in formato XML . Gli applicativo di fatturazione sono: Associazioni / Studio Parcelle e Fatture Fatturazione C.to Terzi Aziendale - Gestione Vendite I documenti per i quali è possibile importare file XML Firmati devono avere lo stato di invio in “ Documento XML Generato “. L'importazione del documento formato deve fare riferimento ad un specifico documento xml quindi occorre selezionare il documento elettronico di riferimento (XML). Dopo la selezione del documento di riferimento cliccare sul bottone “Importa”. Cliccando sul bottone “ ” è proposta la seguente videata di ricerca e selezione della fattura elettronica firmata (XML.p7m) da importare: La ricerca della documento elettronico, all'interno del proprio Personal Computer, è consentita solo per i files con estensione .p7m. Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 33/36 Abilitare il calcolo degli Onorari Selezionare l’opzione <Gestione Onorari> della videata di dettaglio dei dati dell'anagrafica [ ]: Archiviare i documenti e le Notifiche in ARKmanager o software di terzi L'archiviazione dei documenti è consentita solo per i documenti Inviati ovvero, se lo stato del documento è: File XML trasmesso dallo SdI alla P.A. Elenco dei documenti archiviabili: Fattura in formato elettronica (XML) Fattura in formato elettronico con Firma Digitale (p7m) Notifiche di comunicazione Cliccando sul bottone si abilita la videata: ARKmanager i documenti (e relative Notifiche) vengono storicizzati nel software ARKmanager: Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 34/36 Campo Descrizione Tramite accesso Diretto Selezionare questa opzione se le credenziali di accesso ad ARKmanager sono state configurate e profilate. Per la configurazione e profilazione degli operatori consultare il manuale "Integrazione B.Point - ARKmanager". Salvataggio dei documenti sul proprio Personal Computer ed archiviazione in ARKmanager installato in ”locale”. Viene richiesta la cartella dove depositare il file contenente Fatture e Notifiche inviate alla P.A. Il file deve essere trasferito manualmente in ARKmanager. Salvataggio dei documenti sul proprio Personal Computer ed archiviazione in ARKmanager installato in ”rete”. Viene richiesta la cartella dove depositare il file contenente Fatture e Notifiche inviate alla P.A. Il file deve essere trasferito manualmente in ARKmanager. Tramite file compresso s2s.fcp su postazione locale Tramite file compresso s2s.fcp su postazione server Postazione locale i documenti (e relative Notifiche) vengono salvati sul proprio Personal Computer (per es. per archiviare con un altro software). Variare lo stato di un documento inviato allo SDI Il flusso operativo è il seguente: selezionare il documento inviato. La selezione consiste nell'eseguire un click su una delle celle della colonna "Sel.". Dopo aver selezionato il documento si abilita il bottone . Il click sul bottone abilita la seguente videata in cui è possibile attribuire al documento un nuovo stato di invio. Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 35/36 Selezionare lo stato da assegnare al documento indicando nel campo <Descrizione da riportare nel Diario> il motivo delle modifica e confermare. La videata di elencazione dei documenti inviati viene automaticamente aggiornata con il nuovo stato. Per poter variare il progressivo d’invio occorre: Posizionare il cursore sul campo <Descrizione da riportare nel Diario>. Cliccare sul bottone <F7> per abilitare il nuovo campo in cui indicare il numero progressivo s’invio Avvertenza Per poter variare/Assegnare il progressivo d’invio occorre: Contattare il supporto dell’assistenza per poter conoscere il progressivo da assegnare al documento. Selezionare dall’area di elencazione dei dati un solo documento. La forzatura dello stato è riportata all'interno del Diario delle notifiche con le relativa descrizioni: Inizio documento Wolters Kluwer Italia Fatturazione Elettronica Pubblica Amministrazione Manuale Operativo - UR1410147000 Pag. 36/36
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