SUPPORTO ALLA PREDISPOSIZIONE DELLE PRATICHE DI RINNOVO DEGLI ORGANI SOCIALI RACCOLTA DEGLI ERRORI PIU’ FREQUENTI CON INDICAZIONE DELLA CORRETTA MODALITA’ DA SEGUIRE Redatto dall’Ufficio Registro Imprese di Reggio Emilia Aprile 2014 1 INDICE COMPILAZIONE DISTINTA ……………………..…………………………………………................................................ pag. 3 COMPILAZIONE MODELLI FIRME ..……………………………………………………………………………………………………....... pag. 5 ……………………………………..................................................................................................................... pag. 9 DICHIARAZIONI PROFESSIONISTA INCARICATO …………………………………………………….……...……... pag. 10 ALLEGATI ………………………………………………………………………………………………………………………………......…. pag. 12 MOTIVI DI SOSPENSIONE ……………………………………………………………………………………………………..…. MOTIVI DI RESPINGIMENTO ……………………………………………………………………………………………..……. 2 pag.14 pag.14 COMPILAZIONE DISTINTA IPOTESI ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA INTESTATARIO DELLA DISTINTA L’intestatario della distinta (“il sottoscritto”) è diverso dal soggetto che firma digitalmente la pratica Ad esempio: distinta intestata all’amministratore ma pratica firmata digitalmente dal procuratore speciale o viceversa Devono coincidere il soggetto intestatario della distinta e quello che firma digitalmente la pratica (ad es. distinta intestata al procuratore speciale> firma digitale del procuratore speciale) Sul file “distinta” possono essere presenti le firme digitali di diversi soggetti ma non può mai mancare quella del soggetto indicato come “il sottoscritto” IMPOSTA DI BOLLO Questa tipologia di adempimenti è sempre soggetta ad imposta di bollo, ad eccezione delle sole pratiche relative alle cooperative sociali, per le quali occorre indicare “esente da bollo” in distinta ed inserire i motivi dell’esenzione nel mod. NOTE, Indicazione “esente da bollo” in distinta e mancato se non già specificati nel verbale. assolvimento dell’imposta di bollo in sede di spedizione per pratiche soggette al pagamento dell’imposta Indicare sulla distinta: -“bollo assolto in entrata” con aut. RE: n.10/E del 15.02.2001 e impostare il relativo importo in fase di spedizione della pratica -“bollo assolto all’origine” se il soggetto che spedisce è in possesso di apposita autorizzazione dell’Agenzia Entrate - “bollo assolto ai sensi del Decreto 22/2/2007 mediante M.U.I.” in caso di pratica notarile Maggiori informazioni disponibili ai link: “Società di capitali e di persone: Manuale adempimenti R.I.” e “Imposta di bollo – Importi e modalità di assolvimento” 3 IPOTESI IMPOSTA DI BOLLO ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA Discordanza tra le diciture apposte: - nell’atto - nella distinta di presentazione - in fase di spedizione con protocollo automatico 4 Controllare che le indicazioni dell’assolvimento dell’imposta di bollo (o dell’esenzione) sul verbale, sulla distinta e nella finestra di spedizione telematica coincidano. Utilizzare come segue i codici di assolvimento: - N : istanza esente dall'imposta - O : bollo assolto all'origine - E: bollo assolto in entrata COMPILAZIONE MODELLI IPOTESI ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA VERBALE ASSEMBLEA E C.D.A. Predisposizione di un’unica pratica contenente sia il Il Verbale di Assemblea (con cui viene Verbale di Assemblea che il Verbale di C.d.A. nominato/confermato l’organo amministrativo) ed il Verbale di C.d.A. (con cui vengono nominati Presidente/Vice Presidente/ Consiglieri Delegati con eventuali attribuzioni di poteri) non possono essere allegati in un’unica pratica; devono essere predisposte due pratiche differenti DISCORDANZA TRA DATI VISURA E DATI MODULISTICA La modulistica viene compilata senza tener conto dei dati Compilare la pratica sulla base delle informazioni presenti in visura (es. modello di “modifica persona” risultanti dalla visura anziché “nomina” per soggetto non ancora iscritto) DISCORDANZA DATI TRA VERBALE E MODULISTICA La modulistica viene compilata in modo Compilare la pratica in modo congruo in base a inesatto/incompleto rispetto al contenuto del verbale quanto indicato nel verbale allegato (es. discrepanza della durata in carica, dei soggetti da nominare/cessare ecc..) VARIAZIONE ORGANO AMMINISTRATIVO Da verbale allegato risulta la variazione dell’organo sociale rispetto a quello precedentemente in carica per: a) variazione della tipologia (ad es. da un Amm.re Unico ad un C.d.A. o viceversa) oppure b) modifica del numero dei componenti dell’organo amministrativo (ad es. il C.d.A.si riduce da 5 a 3 membri), ma nella pratica NON viene indicato l’organo amministrativo o il numero dei componenti aggiornato 5 Occorre compilare il riquadro relativo all’organo sociale in carica inserendo il codice del nuovo organo amministrativo nominato (ad es. AU o CA) e il numero aggiornato dei componenti. IPOTESI VARIAZIONE ORGANO DI CONTROLLO NOMINA DI NUOVO AMMINISTRATORE/ SINDACO ATTRIBUZIONE DI PIU’ CARICHE AD UN SOGGETTO CON VERBALE DI ASSEMBLEA ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA Da verbale allegato risulta la variazione dell’organo di controllo rispetto a quello precedentemente in carica per: a) variazione della tipologia (ad es. da Collegio Sindacale a Sindaco Unico o viceversa) oppure b) variazione del numero dei sindaci effettivi o supplenti e quindi del numero totale dei componenti (ad es. il Collegio si riduce da 5 a 4) ma nella pratica NON viene indicato il numero dei componenti aggiornato Occorre compilare il riquadro relativo all’organo sociale in carica inserendo il numero aggiornato dei sindaci effettivi, dei sindaci supplenti e del numero totale in carica Per un soggetto non ancora presente in visura viene compilato un modello di “MODIFICA persona” anziché “NOMINA persona” e manca l’indicazione del domicilio Per i soggetti di nuova nomina (non presenti in visura) è necessario compilare un modello di “nomina persona” inserendo TUTTI I SEGUENTI DATI OBBLIGATORI: dati anagrafici, domicilio e carica/cariche del soggetto (in caso di Sindaco/Revisore anche l’iscrizione al Registro dei Revisori Legali) Compilata una sola carica (es. Presidente C.d.A.) a fronte di La carica di Presidente/Vice Presidente/Amm.re verbale che invece attribuisce contestualmente più cariche Delegato è sempre conseguente alla nomina alla (es. Consigliere e Presidente C.d.A.) carica di Consigliere. E’ quindi necessario compilare sempre sia la nomina a Consigliere che quella all’ulteriore carica. 6 IPOTESI ACCETTAZIONE CARICA AMMINISTRATORE SUCCESSIVA AL VERBALE DI NOMINA ERRORE FREQUENTE Mancata compilazione della “data notifica conferimento” per gli amministratori nominati e che da verbale non risultano presenti in assemblea e/o hanno accettato la carica in un momento successivo MODALITA’ CORRETTA Indicare nel riquadro delle cariche del soggetto sia la “data nomina” (data del verbale) che la “data notifica conferimento” (data in cui l’amministratore è venuto a conoscenza della nomina stessa) Inserire nel riquadro dei POTERI la dicitura: DATA ACCETTAZIONE CARICA ../../…. ATTRIBUZIONE POTERI In pratica di attribuzione di poteri a persona già iscritta In caso di modifica del testo descrittivo dei poteri non viene correttamente indicato se i nuovi poteri vanno ad va indicato se il nuovo testo sia integrativo o aggiungersi o a sostituirsi ai precedenti sostitutivo del precedente NOMINA/CONFERMA ALLA CARICA DI SINDACO E PRESIDENTE COLLEGIO SINDACALE Compilata la sola nomina/conferma alla carica di La carica di Presidente del Collegio Sindacale è Presidente del Collegio Sindacale; manca la nomina alla sempre conseguente alla nomina alla carica di carica di Sindaco Sindaco, quindi compilare sia la nomina a Sindaco che quella a Presidente del Collegio 7 IPOTESI ISCRIZIONE AL REGISTRO DEI REVISORI LEGALI ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA Gli Int. P dei Sindaci nominati NON riportano gli estremi di Gli Int. P dei SINDACI NOMINATI devono riportare, iscrizione nel Registro dei Revisori Legali. per ciascun componente nominato, gli estremi di iscrizione nel Registro dei Revisori Legali con l’indicazione degli estremi della Gazzetta Ufficiale o la qualifica di professore di ruolo in materie economiche o giuridiche (indicando l’università presso la quale viene svolta l’attività) o gli estremi di iscrizione a uno degli albi prof.li di cui al D.M. 320/04 Gli Int. P dei Sindaci confermati riportano nuovamente gli Gli Int. P dei SINDACI CONFERMATI NON devono estremi di iscrizione già presenti in visura riportare tali estremi in quanto già presenti in visura CESSAZIONE DALLA CARICA CESSAZIONE TOTALE COLLEGIO SINDACALE DI SRL (ART. 2477 C.C.) Compilata “cessazione persona da tutte le cariche” per un Compilare come “Modifica persona” e soggetto che cessa da una carica ma deve restare in visura solo dalla carica in questione in quanto titolare di altre cariche o qualifiche (ad es. cessazione da Amm.re Unico rimanendo Socio Unico) cessare Viene comunicata la cessazione dell’obbligo del Collegio Nel caso una SRL comunichi la cessazione del Sindacale per una SRL, ma non risulta la motivazione Collegio Sindacale (ad es. a seguito riduzione capitale sociale o per mancato superamento dei limiti ex art. 2477 c.c.), occorre la dichiarazione nel mod. Note delle motivazioni della cessazione dell’obbligo. 8 FIRME IPOTESI FIRME firma digitale o su modello procura o tramite professionista incaricato ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA In caso di: Manca la firma degli obbligati: digitale su distinta o autografa tramite procura speciale o a) NOMINA/CONFERMA AMMINISTRATORE: mediante dichiarazione del professionista incaricato firma di ogni amministratore per iscrizione/conferma della propria nomina b) CESSAZIONE AMMINISTRATORE DI SPA O DI SRL CON ORGANO DI CONTROLLO: firma di un sindaco effettivo c) CESSAZIONE AMMINISTRATORE DI SRL SENZA ORGANO DI CONTROLLO: firma di un amministratore d) NOMINA PRESIDENTE / VICEPRESIDENTE/ CONSIGLIERI DELEGATI/ATTRIBUZIONE POTERI A COMPONENTI DELL’ORGANO AMMINISTRATIVO: firma di un amministratore e) NOMINA/CONFERMA SINDACO: firma di un amministratore. Ogni Sindaco deve accettare la carica e fornire prova all’atto della sua iscrizione: firma digitale o firma su procura o accettazione contenuta nel verbale o dichiarazione resa dal sindaco (non si accetta dichiarazione del professionista incaricato) f) CESSAZIONE amministratore 9 SINDACO: firma di un PRATICHE PRESENTATE A CURA DEL PROFESSIONISTA INCARICATO IPOTESI DICHIARAZIONE DEL PROFESSIONISTA INCARICATO ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA Per pratiche di iscrizione nomina amministratori la - Per l’iscrizione “della propria nomina”, che gli dichiarazione da parte del professionista incaricato amministratori sono tenuti ad effettuare riportata nel riquadro NOTE è incompleta e/o non corretta personalmente, il professionista incaricato deve utilizzare la seguente dichiarazione: “Il sottoscritto Dott./Rag. ________, nato a _________ il _________, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara: 1) di essere iscritto all’Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili della Provincia di _____ al n. ____e di non aver provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall'esercizio dell'attività professionale 2) di essere stato incaricato alla trasmissione da tutti i soggetti della cui nomina chiede l'iscrizione 10 IPOTESI DICHIARAZIONE DEL PROFESSIONISTA INCARICATO ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA Per tutte le altre pratiche relative a cariche sociali la - Per tutte le altre pratiche relative a cariche dichiarazione da parte del professionista incaricato sociali (ad es. nomina Sindaci), il professionista riportata nel riquadro NOTE è incompleta e/o non corretta incaricato deve utilizzare la seguente dichiarazione: “Il sottoscritto Dott./Rag. ________, nato a _______il _______, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 D.P.R. n. 445/2000, dichiara: 1) di essere iscritto all’Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili della Provincia di __________ al n. ____ e di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall’esercizio dell’attività professionale; 2) di essere stato incaricato alla trasmissione dal ________ della società tenuto al presente adempimento”. N.B. Il professionista in possesso di “firma ruolo” non è obbligato a specificare gli estremi di iscrizione all’Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili e deve dichiarare esclusivamente il punto 2) 11 ALLEGATI IPOTESI ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA DATI IDENTIFICATIVI DELLA SOCIETA’ Dal verbale non risultano i dati identificativi della Dal testo del verbale o dall’intestazione del libro società verbali devono risultare denominazione sociale, numero REA, codice fiscale della società che delibera FORMATO DEL VERBALE Il verbale non è in formato PDF/A e/o non è firmato - il file deve essere conforme al formato .PDF/A (ISO digitalmente 19005-1/2/3); maggiori informazioni disponibili al link: “Formato elettronico dei documenti” - deve essere firmato digitalmente dall’obbligato o dal procuratore speciale o dal professionista incaricato - deve essere codificato con codice documento 98 Modello non aggiornato Utilizzare esclusivamente il modello di Procura Speciale reperibile sul sito della CCIAA all’indirizzo http://www.re.camcom.gov.it/allegati/modelloprocura-speciale-comunica.pdf Modello non correttamente compilato - deve riportare il corretto “codice identificativo” della pratica - deve riportare il nominativo del soggetto che viene delegato alla presentazione della pratica - deve essere firmata digitalmente dal soggetto delegato alla presentazione - deve riportare le firme autografe dei soggetti obbligati - deve essere codificato con codice documento D01 MODELLO PROCURA SPECIALE 12 IPOTESI ERRORE FREQUENTE MODALITA’ CORRETTA Copia del documento di identità e modello procura Per motivi di privacy il documento di identità va allegati in un unico file allegato in file separato, con codice documento E20 DOCUMENTO DI IDENTITA’ Documento di identità scaduto o illeggibile Permesso di soggiorno mancante o scaduto o illeggibile PERMESSO DI SOGGIORNO AUTOCERTIFICAZIONE ANTIMAFIA PER ATTIVITA’ REGOLAMENTATE - deve essere in corso di validità - deve essere scansionato in una risoluzione leggibile (in particolare devono risultare leggibili la data di scadenza e i dati anagrafici) Per amministratore extracomunitario residente in Italia occorre allegare permesso di soggiorno: - in corso di validità (se è in corso di rinnovo vanno allegati anche copia della ricevuta postale di richiesta di rinnovo e copia della ricevuta del bollettino di versamento dovuto) - scansionato in una risoluzione leggibile (in particolare devono risultare leggibili la data di scadenza e i dati anagrafici) - deve essere codificato con codice documento 98 Mancata allegazione della dichiarazione per uno o più Per le imprese che svolgono attività regolamentate soggetti (commercio all’ingrosso, pulizie, facchinaggio, installazione impianti, autoriparazioni, agenti di commercio, agenti d’affari in mediazione e spedizionieri), in occasione di nomina di nuovi amministratori e sindaci, occorre allegare apposita dichiarazione sostitutiva antimafia per tutti i soggetti che devono essere in possesso dei necessari requisiti, a seconda del tipo di società adottato e del tipo di attività regolamentata svolta. Deve essere codificata con codice documento 98. La dichiarazione è reperibile sul sito della CCIAA 13 MOTIVI DI SOSPENSIONE • • • • • • • • • • • • • mancanza di iscrizione della PEC della società; la procura e il documento d’identità allegati in un unico file; il fondo prepagato insufficiente a coprire i diritti di segreteria; mancanza autocertificazioni per requisiti morali e/o antimafia da parte dei soggetti obbligati per le imprese che esercitano attività regolamentate; la distinta non è stata sottoscritta da tutti gli amministratori nominati/riconfermati per l’accettazione della propria nomina; una o più firme digitali scadute o non valide; manca prova dell’accettazione formale della carica da parte di ogni sindaco; discordanza fra i dati contenuti nel verbale e i dati indicati nella modulistica (es. durata in carica); discordanza fra i dati risultanti dalla visura e quelli indicati nella modulistica; la distinta non è stata sottoscritta da un sindaco effettivo in caso di cessazione di un amministratore; non sono stati indicati gli estremi di iscrizione dei sindaci all’albo dei revisori contabili verbale di assemblea e verbale di C.d.A. allegati in un’unica pratica; mancata indicazione del codice fiscale per tutte le persone fisiche, compresi i soggetti con cittadinanza straniera anche se residenti o domiciliati all’estero MOTIVI DI RESPINGIMENTO • modello di procura non allegato o non firmato digitalmente; • discordanza fra il codice identificativo della pratica e quello riportato sul modello di procura; • sul modello procura non è stato indicato il codice identificativo della pratica; • documento d’identità non allegato, scaduto o illeggibile; • permesso di soggiorno mancante o scaduto. 14
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