Brescia, 24 novembre 2014
Fatturazione elettronica
Conservazione sostitutiva
Dott. Federico Venturi
Dott. Ignazio La Candia
Dott. Francesco Zondini
www.pirolapennutozei.it
AGENDA
Il ruolo dell’UE e testimonianze aziendali
Fattura elettronica: requisiti, emissione,
conservazione
Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di
Interscambio
Dematerializzazione dei documenti e
conservazione sostitutiva
Ispezioni fiscali e sanzioni
Domande & Risposte
2
AGENDA
Il ruolo dell’UE e testimonianze aziendali
Fattura elettronica: requisiti, emissione,
conservazione
Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di
Interscambio
Dematerializzazione dei documenti e
conservazione sostitutiva
Ispezioni fiscali e sanzioni
Domande & Risposte
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RIFERIMENTI NORMATIVI ED INTERPRETATIVI
 Principali normative di riferimento in tema di fatturazione elettronica
SEEM (Single European Electronic Market)
Nel 2002 la Commissione Europea lanciò l’idea di SEEM
(Single European Electronic Market) come obbiettivo
fondamentale della cosiddetta strategia i2010
Direttiva 2014/55/UE
Fatturazione elettronica negli appalti pubblici
Direttiva 2010/45/UE
Modifica la direttiva 2006/112/CE relativa al sistema comune
d’imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme di
fatturazione
D.M. 23/01/2004
Stabilisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici
D.Lgs. 20/02/2004, n. 52
C.M. n.45/E del 19/10/2005 ; n.36/E del
6/12/2006; n. 18/E del 24/6/2014
Compilazione, trasmissione e conservazione informatica delle
fatture elettroniche. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione
D.Lgs. 7/03/2005, n.82
Riordina, sistematizza e amplia tutta la normativa vigente in
materia di documenti informatici; definisce i principi giuridici
relativi al documento informatico e alla firma digitale
D.M. 3/4/2013, n. 55
Individuazione delle regole tecniche per la gestione dei
processi di fatturazione elettronica verso la PA
4
DIRETTIVA 2014/55/UE: OSSERVAZIONI
 L’adozione della Direttiva risponde inoltre alle indicazioni:
 della Commissione, che nella Comunicazione “Sfruttare i vantaggi della
fatturazione elettronica in Europa” (COM/2010/712) aveva invitato gli Stati ad
adottare la fatturazione elettronica quale principale modo di fatturazione
nell’UE entro il 2020;

del Parlamento europeo, che nella Risoluzione dell’aprile 2012 chiedeva di
rendere obbligatoria la fatturazione elettronica negli appalti pubblici entro il
2016;

del Consiglio: i rappresentanti dei Governi degli Stati membri avevano
sollecitato l’adozione di misure per promuovere la diffusione della fatturazione
elettronica in occasione del Consiglio informale Competitività del febbraio 2012
e nelle conclusioni del Consiglio europeo del giugno 2012.
5
DIRETTIVA 2010/45/UE: OSSERVAZIONI
Documenti correlati
 Comunicazione della Commissione europea “Un’agenda digitale europea”, COM (2010) 245
del 19/05/2010;
 Comunicazione della Commissione europea “Sfruttare i vantaggi della fatturazione elettronica
in Europa”, COM (2010) 712 del 2/12/2010;
 Proposta della Commissione europea di Regolamento che istituisce il CEF (Connecting
Europe Facility), COM (2011) 665, Final del 19/10/2011;
 Risoluzione del Parlamento europeo del 20 aprile 2012 sull’ eGovernment;
 Consiglio informale Competitività del febbraio 2012 e Conclusioni del Consiglio europeo
28/29/giugno 2012;
 Atto per il mercato unico II, COM (2012) 573 Final del 3/10/2012;
 Comunicazione della Commissione europea “Programma di lavoro della Commissione 2013”,
COM (2012) 629, Final del 23/10/2012;
 Comunicazione della Commissione europea sulle procedure d’appalto elettroniche, COM
(2013) 453 Final del 26/06/2013.
6
FATTURAZIONE ELETTRONICA: ANALISI COMPARATA
La fatturazione elettronica è utilizzata in alcuni Stati UE (Danimarca,
Svezia, Finlandia, Austria) anche al di fuori del comparto degli appalti
pubblici
Si tratta, tuttavia, di esperienze marginali, dal momento che la percentuale
di utilizzo oscilla tra il 4% e il 15% di tutte le fatture emesse
Cfr. COM/2013/449 del 26/6/2013
7
ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI
“Abbiamo adottato soluzioni di Dematerializzazione da diversi anni: siamo stati tra
i primi ad adottare soluzioni di archiviazione elettronica e, poi, conservazione
sostitutiva. Adesso grazie al nostro sistema di gestione documentale le
informazioni sono accessibili in tempo reale da tutti i siti produttivi dell’azienda,
da tutte le nostre sedi in Italia.”
Gian Domenico Auricchio, Amministratore Delegato – Gennaro Auricchio SPA
“La Digitalizzazione dei processi non è solo utile, è anche "potente": porta
efficienza, ma anche trasparenza, tempestività e maggiore conoscenza
sui processi aziendali. Con la Dematerializzazione, per esempio, è più
semplice gestire il processo di approvazione dei pagamenti e si evita
la perdita di tempo connessa alle ricerche negli archivi cartacei.”
Gianni Lauritano, CIO – Acciaierie Arvedi
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ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI
“Sul fronte dei processi interni abbiamo riscontrato rilevanti recuperi di efficienza
per l’eliminazione di attività a basso valore aggiunto, ottimizzato la tracciabilità dei
flussi informativi, migliorato le attività di controllo e, conseguentemente, la qualità
dei dati scambiati. Notevoli benefici sono stati raggiunti anche nei rapporti con
i clienti, dove l’azienda ha riscontrato una significativa contrazione degli errori e
delle contestazioni dei relativi tempi dedicati alla gestione dei contenziosi.”
Federico Regard, Direttore Customer & Credit Service - Granarolo
“Abbiamo lavorato per anni con processi supportati esclusivamente da documenti
cartacei, poi – circa 5 anni fa – ci siamo detti :“Quanta carta! Non esisterà un modo
per dematerializzare questi archivi?”. La risposta - raggiunta dopo un’analisi sia del
quadro normativo-fiscale sia dell’offerta tecnologica disponibile - è stata positiva: oggi
pressochè la totalità degli archivi è digitale e circa un terzo delle spedizioni
sono supportate end- to-end da flussi normativi elettronici.”
Paolo Ballabene, CIO – TNT Global Express
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ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI
“La scelta di implementare le soluzioni di Conservazione Sostitutiva dei
documenti a rilevanza fiscale e la Fatturazione Elettronica intragruppo hanno
generato notevoli benefici di efficienza. Tuttavia, abbiamo constato anche
un’autentica “rinascita professionale” legata alla riqualificazione delle attività
di alcune persone. Colleghi, prima impegnati in mansioni operative, ripetitive e
poco stimolanti, hanno accolto con entusiasmo questo progetto, facendone un’
opportunità di crescita professionale.”
Roberto Carlino, Direttore Amministrativo Centrale – Gruppo Il Gigante
“Nel nostro percorso verso la Digitalizzazione dei processi, la relazione
consolidata con alcuni clienti ha favorito significativamente il loro
coinvolgimento iniziale e l’attivazione dello scambio di informazioni in
formato elettronico strutturato. Questo ci ha consentito di “agganciare” fin da
subito 20 principali clienti e di arrivare, dopo soli due anni, a ricevere in EDI circa
il 50% degli ordini, da più di 80 clienti.”
Salvatore Toti Schito, Central Business Unit Controller – Grupo Calvo
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ALCUNE TESTIMONIANZE AZIENDALI
“Grazie alla digitalizzazione dei processi consentita dall’Agenzia delle Dogane,
attraverso lo scambio di messaggi in formato elettronico, abbiamo ridotto da 45
giorni a 3 giorni il tempo necessario per l’evasione delle pratiche amministrative
connesse a operazioni di import/export. Questa riduzione dei “tempi tecnici” di
attraversamento si riflette direttamente in una minor esposizione finanziaria per i
nostri Clienti: le corrispondenti garanzie e coperture finanziarie vengono
svincolate in tempi molto più brevi rispetto alla situazione precedente. Inoltre gli
Organi di controllo beneficiano di una totale tracciabilità degli spostamenti in
sospensione di accisa. Sotto il profilo operativo aziendale, infine, è stato possibile
tradurre il notevole risparmio di tempo in capacità operativa ricollocabile su
altre attività.”
Stefano Lilli, CIO- Logista Italia
"La condivisione di regole e strumenti è la chiave per massimizzare i risultati: a
lungo termine questa scelta porta benefici considerevoli, anche se
nell’immediato può essere difficile stimarli e quantificarli nella loro totalità.
L'adozione diffusa della Fatturazione Elettronica basata sull'interscambio di dati
strutturati consente, per esempio – oltre ai più immediati benefici derivanti dal
recupero di efficienza in tutte le organizzazioni coinvolte – di migliorare i
rapporti tra gli operatori di una stessa filiera, in termini di trasparenza e
credibilità."
Omar Crippa, Amministratore Delegato – ErreGest
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FATTURAZIONE ELETTRONICA: PRINCIPALI VOCI DI SPESA
Ciclo Attivo
principali voci di spesa
Conservazione sostitutiva
Fatturazione Elettronica
(con Conservazione
Sostitutiva)
EDI
Ciclo Passivo
principali voci di spesa
Canone di attivazione
Certificato di firma
Conservazione documento
Manuale della Conservazione
Scansione
Canone di attivazione
Conservazione
a
documento
 Manuale
della
Conservazione
Canone di attivazione
Certificato di firma
Conservazione sostitutiva a
documento
Veicolazione Fattura con FD
Mapping/integrazione
Manuale della Conservazione
Canone di attivazione
Certificato di firma
Conservazione
Sostitutiva a documento
Mapping/Integrazione
 Manuale
della
Conservazione
Canone di adozione
Veicolazione
Attivazione nuove relazioni
Mapping/Integrazione
Canone di adozione
Attivazione
nuove
relazioni
Mapping/Integrazione
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FATTURAZIONE ELETTRONICA: REGOLE DA SEGUIRE
1
2
Perseguire
l’integrazione di
processo
Ridurre i costi di
gestione degli
errori
Dall’esperienza di chi ha già
adottato la fattura elettronica
emergono quattro regole da tener
sempre presente per cogliere
appieno i benefici
3
4
Progettare un
percorso di
evoluzione verso
la fatturazione
elettronica
Sviluppare un
unico processo
per gestire i canali
di comunicazione
verso
clienti/fornitori
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I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA DAL PUNTO DI VISTA DEI
COSTI
 Riduzione attività manuale;
 Aumento produttività manodopera;
 Diminuzione materiali di consumo (carta, busta, bolli);
 Eliminazione del costo di distribuzione delle fatture;
 Eliminazione del tempo destinato all’archiviazione e alle successive
ricerche;
 Eliminazione dei costi per gli spazi occupati per l’archiviazione.
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I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA DAL PUNTO DI VISTA
DELL’EFFICENZA
 L’accesso on-line da parte di tutte le diverse aree aziendali alle fatture
di acquisto e di vendita;
 Abbattimento tempi di esecuzione;
 Elimina i ritardi ed i disguidi derivanti dall’inoltro cartaceo delle fatture;
 Riduzione di dispute e contenziosi derivanti da errori di fatturazione;
 Maggiore integrazione tra fatturazione e pagamenti-incassi elettronici.
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I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETRONICA DAL PUNTO DI VISTA DEI
RAPPORTI VERSO TERZI
 Segnale di innovazione verso clienti e fornitori;
 Conformità nei confronti della pubblica amministrazione;
 Pronta risposta e trasparenza su controlli fiscali.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI
AZIENDALI
INVIO FATTURE
 Stampa e invio
Problemi nella gestione cartacea
del processo
Vantaggi della dematerializzazione
 Costi elevati
 Impatto ambientale (carta e
stampa)
 Elevato tempo di consegna
 Nessun controllo sulla ricezione
della fattura da parte del cliente
 Possibile
contestazione
della
fattura a distanza di settimane solo
per errori formali
 Invio della fattura in modalità
sicura attraverso la rete
 Nessun impatto ambientale
 Consegna in tempo reale con
conferma della ricezione
 Controllo immediato di errori
formali
attraverso
schemi
predefiniti
Fonte: ICT 4 Executive (da slide 15 a slide 20)
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FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI
AZIENDALI
INVIO FATTURE
 Gestione dei pagamenti
Problemi nella gestione cartacea del
processo
Vantaggi della dematerializzazione
 Diverse fatture richiedono un avviso  I
tempi
si
riducono
e
per il pagamento, che allunga i tempi l'amministrazione ha sotto controllo
se il processo è manuale
tutte le fatture oggetto di pagamento
 Problemi di qualità ed errore nel
dato (con processo manuale)
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FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI
AZIENDALI
INVIO FATTURE
 Archivio
Problemi nella gestione cartacea
del processo
Vantaggi della dematerializzazione
 Necessità di uno spazio dedicato  Archivio automatico
per l’archiviazione cartacea (che
cresce nel tempo)
 Facilità di ricerca grazie a parole
chiave
 Costi per l’attività manuale di
ricerca
 Forte
riduzione
degli
spazi
necessari (basta un hard disk)
 Problematiche di backup
 Accesso all’archivio da remoto, in
base a opportune policy
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FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI
AZIENDALI
RICEZIONE FATTURE
Ricezione, classificazione e validazione
Problemi nella gestione cartacea
del processo
Vantaggi della dematerializzazione
 Tempi elevati per il controllo e invio
della fattura al dipartimento di
pertinenza
 Il processo di ricezione è
automatizzato
 L’invio della fattura al dipartimento
di
pertinenza
può
essere
automatizzato in base a opportune
regole
 I dati sono automaticamente
importati a sistema con fortissima
riduzione di possibili errori
 Facilitato (se non addirittura
automatizzato) il controllo fra ordine e
fattura
 Possibilità di errori nell’inserimento
manuale a sistema (si stima il 10%)
 Controllo manuale dell’allineamento
fra fattura e ordine
20
FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI
AZIENDALI
RICEZIONE FATTURE
Gestione dei pagamenti
Problemi nella gestione cartacea del
processo
Vantaggi della dematerializzazione
 Eventuali dispute sui pagamenti
vengono fatte a telefono, email non
strutturate o fax e possono richiedere
molto tempo
 Difficoltà di "tracciamento" dello stato
della fattura una volta che è stata
inoltrata al dipartimento di pertinenza
 Lavoro manuale per il pagamento
con rischio di errore
 L'amministrazione può non avere
piena visibilità su tutte le fatture
pendenti
 Molte
soluzioni
di
dematerializzazione consentono di
definire regole per le dispute dei
pagamenti fra fornitore e cliente
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 Pagamento automatico per le fatture
approvate
 Tracciamento - grazie a processi
definiti - dello stato della fattura
 Piena visibilità sulle fatture pendenti
FATTURAZIONE ELETTRONICA: MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI
AZIENDALI
RICEZIONE FATTURE
 Archivio
Problemi nella gestione cartacea
del processo
Vantaggi della dematerializzazione
 Archivio automatico
 Necessità di uno spazio dedicato
per l'archiviazione cartacea (che  Facilità di ricerca grazie a parole
cresce nel tempo)
chiave
 Costi
ricerca
per
l'attività
manuale
 Problematiche di backup
di  Forte
riduzione
degli
necessari (basta un hard disk)
spazi
 Accesso all'archivio da remoto, in
base a opportune policy
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BENEFICI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
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LA FATTURA ELETTRONICA SI RIPAGA IN MENO DI UN ANNO
(Fonte: Politecnico di Milano)
ll tempo di payback risulta generalmente inferiore all’anno per tutti i modelli
di fatturazione elettronica e per tutti i livelli di attività amministrativa. Un’azienda
che adotta la completa integrazione e dematerializzazione si ripaga
dell’investimento:
 in 7 mesi se piccola
 in 5 mesi se media
 in 4 mesi se di maggiori dimensioni
24
FATTURAZIONE ELETTRONICA E ATTIVITÀ DI CONTROLLO
Fare Conservazione Sostitutiva o “Fatturazione Elettronica pura” non
rappresenta, per l’Agenzia delle Entrate, un motivo in più sulla base
del quale stabilire la necessità di un controllo
Per stabilire se, dove e quando fare un controllo, l’Agenzia delle Entrate si
basa su attività di analisi del rischio realizzate incrociando ed analizzando
le banche dati a disposizione costituite da informazioni di tipo dichiarativo
(trasmesse per obbligo di legge da tutti i contribuenti) come il modello
UNICO.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA E ATTIVITÀ DI CONTROLLO
Se faccio Fatturazione Elettronica o Conservazione Sostitutiva, poi è più
facile essere controllato?
“I processi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva potranno
consentire la riduzione o la semplificazione di una serie di adempimenti burocratici
che oggi gravano (anche in termini di costi) sulle imprese, a partire dagli obblighi
fiscali. Questo non implicherà in alcun modo un aumento della probabilità di
essere soggetti a controlli – i processi di analisi di rischio e selezione delle posizioni
fiscalmente “anomale” sono, già oggi, molto evoluti e si basano sull’importante
patrimonio informativo in possesso dell’ Amministrazione finanziaria – quanto piuttosto
una maggior efficienza abbinata a una minor invasività (tempi e presenza di
verificatori
in
azienda)
nelle
attività
di
controllo
condotte
dall’Amministrazione.”
Mario Carmelo Piancaldini, coordinatore Forum Nazionale sulla Fatturazione
Elettronica - Direzione Centrale Accertamento, AdE
26
AGENDA
Il ruolo dell’UE e testimonianze aziendali
Fattura elettronica: requisiti, emissione,
conservazione
Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di
Interscambio
Dematerializzazione dei documenti e
conservazione sostitutiva
Ispezioni fiscali e sanzioni
Domande & Risposte
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FATTURAZIONE ELETTRONICA
 Riferimenti normativi
 Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005)
 D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 – Regole Tecniche
 D.L. n. 185/2008 (art. 2215 bis del C.c. e documenti unici)
 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013 (regole tecniche per
firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali)
 D.Lgs. n. 52/2004 (Direttiva 2001/112/CE)
 L. n. 228/2012 (Direttiva 2010/45/CE del 13 luglio 2010 che aggiorna la Direttiva
2006/112/CE)
 Decreto interministeriale n. 55/2013 (fatturazione elettronica alla P.A.)
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FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE
 “Sfruttare i vantaggi della fatturazione elettronica in Europa” - COM (2010)
712 del 2.12.2010
http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e-invoicing/index_en.htm
 La strategia “Europa 2020”: verso un’economia sociale di mercato altamente competitiva per
l’Europa del XXI secolo e benefici economici/sociali derivanti da una società digitale. La
fatturazione elettronica fa parte dell’iniziativa faro della Commissione europea “Un’agenda
digitale europea”.
 La creazione dell’area unica dei pagamenti in euro (AUPE) rappresenta un trampolino di
lancio per l’istituzione di regimi europei di fatturazione elettronica interoperabili.
 Obiettivo: entro il 2020 la fatturazione elettronica deve costituire il principale modo di
fatturazione in Europa.
 La Ue ha chiesto agli Stati membri di varare un forum locale sull’argomento che fa parte del
Multistakeholder forum on e-Invoicing.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE
 Attuale contesto giuridico e tecnico della fatturazione elettronica e possibili
impedimenti alla sua adozione
 Insieme disarticolato di requisiti a causa delle disposizioni legali attualmente in vigore in
materia di IVA riguardo alla fatturazione elettronica all’interno dell’Unione europee.
 Direttiva 2010/45/UE, in modifica della Direttiva 2006/112/CE dispone:

nuove norme IVA in materia di fatturazione elettronica

parità di trattamento tra fatture elettroniche e su carta, garantendo che a queste ultime non
vengano imposti ulteriori requisiti.

le imprese sono libere di inviare e ricevere fatture elettroniche a condizione che effettuino
“controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una
cessione di beni o una prestazione di servizi”, così come avviene attualmente con le
fatture su carta (art. 233 Direttiva 2010/45/UE)
 Disparità tra Stati anche negli obblighi giuridici contabili, di revisione, di protezione dei dati
personali, di archiviazione e di dogane
 Problemi di interoperabilità transfrontaliera per la diversità fra Stati degli obblighi giuridici
applicabili alla firma elettronica
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FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE
 Quattro le priorità fondamentali:
 Garantire alla fatturazione elettronica un quadro giuridico coerente, chiaro e certo
Dal 1° gennaio 2013, in conformità con le nuove norme in materia di IVA sulla fatturazione
elettronica introdotte dalla Direttiva 2010/45/EU del Consiglio, gli Stati membri dovranno
aderire al principio della parità di trattamento tra fatture elettroniche e su carta.
Gli Stati non potranno più imporre requisiti specifici alle fatture elettroniche, quali l’obbligo
che venga usata la firma elettronica avanzata o l’EDI.
 Favorire l’adozione in massa da parte del mercato puntando sulle PMI
Un’adozione in massa della fatturazione elettronica nell’Unione europea non è possibile
senza le PMI, che rappresentano più del 99% delle imprese europee. Mentre molte grandi
imprese fanno già uso della fatturazione elettronica, il tasso d’adozione da parte della PMI è
ancora relativamente basso.
Il mercato della fatturazione elettronica dovrebbe offrire soluzioni semplici, affidabili e
conformi alle norme in materia d’IVA e che richiedano un basso investimento in infrastrutture
e in competenze
31
FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE
 Quattro le priorità fondamentali (segue):
 Stimolare la creazione di un ambiente che consenta di raggiungere la massima
portata possibile
Il ruolo e le responsabilità dei partner commerciali e dei fornitori di servizi in merito
all’interoperabilità a livello organizzativo devono essere definiti chiaramente e adottati
attraverso un codice di condotta.
L’adozione e l’uso di identificatori inequivocabili e ampiamente riconosciuti e/o di indirizzi
faciliterebbero il trattamento delle fatture elettroniche.
Per garantire l’interconnessione dei modelli di fatturazione elettronica, i partner commerciali e i
fornitori di servizi dovrebbero concordare la gestione del rischio, l’indirizzamento e lo
smistamento (routing), gli accordi di roaming, le norme, i flussi di comunicazione e i requisiti di
sicurezza.
 Promuovere uno standard comune di fatturazione elettronica
Necessità di definire un modello unico e chiaro di dati semantici che descrivano gli elementi
informativi necessari per questo tipo di fatture al fine di rendere agevole l’interoperabilità
semantica e garantire la neutralità tecnologica.
Il modello di fattura Cross-Industry Invoice (CII) v.2 dell’UN/CEFACT andrebbe adottato come
modello sul quale basare le future soluzioni di normalizzazione del contenuto delle fatture
elettroniche. Tutti gli operatori del mercato pubblici e privati sono invitati a sviluppare e
attuare, o quanto meno a convergere verso, soluzioni compatibili con tale modello.
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FATTURAZIONE ELETTRONICA IN AMBITO UE
 I vantaggi della fatturazione elettronica
 Termini di pagamento ridotti
 Riduzione degli errori
 Minori costi di stampa e di spedizione
 Automatizzazione ed integrazione del processo tra le parti commerciali, dall’emissione al
pagamento: le fatture elettroniche possono essere emesse e trasferite automaticamente e
direttamente dai sistemi finanziari della catena di approvvigionamento dell’emittente o fornitore
di servizi a quelli del destinatario.
 Riduzione degli oneri amministrativi
 Maggiore comodità per consumatori
 Riduzione del consumo di carta, dei costi energetici per il trasporto e delle emissioni di CO2
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FATTURAZIONE ELETTRONICA - ART. 21 DPR N. 633/1972
 Modalità di fatturazione
La fattura può essere emessa in forma cartacea o elettronica
l’equiparazione tra la fattura cartacea e quelle elettronica
 il Legislatore prevede
 Cartacea : La fattura deve essere emessa in duplice copia dal cedente o dal prestatore di
servizi. Una copia è trattenuta e conservata dal cedente o dal prestatore del servizio, l'altra è
consegnata o spedita al compratore o committente del servizio.
 Elettronica: “Ai fini della presente direttiva per “fattura elettronica” s’intende una fattura
contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato
elettronico”
 Prevista dal Decreto n. 52/2004 e dalla Direttiva 2001/115/CE
 Obiettivi Direttiva 2010/45/UE del 13 luglio 2010: semplificazione e armonizzazione
 Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario
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FATTURAZIONE ELETTRONICA – DIRETTIVA 2010/45/CE
 Requisiti
autenticità dell’origine
dal momento dell’emissione fino al termine del
periodo di archiviazione della fattura
integrità del contenuto
leggibilità della fattura
ogni soggetto passivo stabilisce liberamente come assicurare tali requisiti
 autenticità e integrità possono essere garantite mediante:
1. sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la
cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile
2. apposizione della la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
3. sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati
(Circ. AdE n. 18/2014)
35
FATTURAZIONE ELETTRONICA – ART. 21 D.P.R. 633/1972
 Modalità di emissione
 Trasmissione elettronica
 Consegna o spedizione cartacea
la fattura si ha per emessa “all’atto della
sua consegna o spedizione all’altra parte”
La fattura si ha per emessa “all’atto
della sua trasmissione per via
elettronica”
Circolare AdE n. 134/1994
“Per quanto concerne la data di emissione della fattura deve farsi riferimento a quella indicata
nel documento in questione, ritenendola coincidente, in assenza di altra specifica indicazione,
con la data di consegna o spedizione alla controparte.”
Pec?
Circolare 45/2005
L’emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a
disposizione del destinatario al quale venga inviato un semplice messaggio (e-mail)
contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è
reperibile (indispensabile il preventivo accordo tra le parti).
36
FATTURAZIONE ELETTRONICA – ART. 21 D.P.R. 633/1972
 Fattura emessa da terzi
 Il fornitore può delegare l’emissione della fattura a un cliente o a un terzo, evidenziando
espressamente tale possibilità in fattura
Circolare AdE n. 45/2005
 Fattura “compilata” da terzi (l’emittente invia al terzo un file i cui dati sono già stati aggregati)
 se si tratta di fatture elettroniche, il riferimento temporale e la firma devono essere apposti dal
soggetto che cede il bene o presta il servizio e che delega la semplice trasmissione o
postalizzazione della fattura
 Fattura “emessa” da terzi (viene inviato un flusso di dati da aggregare)
 il riferimento temporale e la firma devono essere apposti dal soggetto emittente (cliente o
terzo)
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FATTURAZIONE ELETTRONICA
 Autofattura/integrazione elettronica
 “La fattura relativa all'acquisto intracomunitario deve essere numerata e integrata dal
cessionario con l'indicazione del controvalore in euro del corrispettivo e degli altri elementi
che concorrono a formare la base imponibile dell'operazione, espressi in valuta estera, nonché
dell'ammontare dell'imposta, calcolata secondo l'aliquota dei beni.” (Cfr. art. 46, comma 1, D.L.
n. 331/1993)
 “Detto documento, se emesso in forma elettronica, è allegato alla fattura originaria e reso
immodificabile mediante l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica
qualificata.” (Cfr. Circ AdE n. 45/2005)
38
FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE
 Modalità di conservazione (art. 39 D.P.R. 633/1972)
 Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica nel rispetto delle
regole emanate dal MEF in un apposito Decreto.
 Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate
elettronicamente.
 Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari
avviene mediante memorizzazione della relativa immagine seguendo poi le stesse regole
previste per i documenti informatici.
39
FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE
 Luogo di conservazione
Circolare AdE n. 5/2012
“Si ritiene, quindi, che la conservazione in solo formato digitale dei documenti fiscali ed
amministrativi fuori dal territorio italiano sia consentita per le fatture elettroniche emesse previo
accordo con il destinatario, nonché per le fatture elettroniche emesse senza accordo e spedite
in formato cartaceo (conservazione sostitutiva di documento informatico lato emittente),
mentre sia esclusa per i restanti documenti.
I file inerenti la conservazione sostitutiva delle scritture contabili, delle fatture di
acquisto scansionate e conservate in sostitutiva, dei libri sociali obbligatori, dei documenti
di trasporto, etc. dovranno essere conservati su supporti magnetici (server) oppure ottici (DVD,
CD, etc.) localizzati nel territorio italiano.”
Art. 39 del D.p.r. 633/72
“Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate
elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonchè dei registri e degli
altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un
altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini
la reciproca assistenza.”
40
AGENDA
Il ruolo dell’UE e testimonianze aziendali
Fattura elettronica: requisiti, emissione,
conservazione
Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di
Interscambio
Dematerializzazione dei documenti e
conservazione sostitutiva
Ispezioni fiscali e sanzioni
Domande & Risposte
41
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A.
 Riferimenti normativi
 Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Art.1, commi da 209 a 214)
Prima introduzione in Italia dell’obbligo per le aziende che cedono beni o prestano servizi alla
P.A. di trasmettere alla P.A. esclusivamente le Fatture Elettroniche
 DMEF del 7 marzo 2008
Gestore del sistema di interscambio
 Legge n. 196 del 31 dicembre 2009 (Art.1, comma 2)
Elenco delle Amministrazioni Pubbliche coinvolte
 Legge n. 214 del 22 dicembre 2011
Modifica della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Art.1, commi da 209)
 DMEF n. 55 del 3 aprile 2013
Aspetti tecnici e procedurali della fatturazione elettronica alla P.A.
42
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A.
 Vantaggi della fatturazione elettronica alla P.A.
 Risparmi potenziali: pari a oltre 1 Miliardo di € all’anno nella P.A. e a circa 500 Milioni di
€/anno per le imprese fornitrici; complessivamente risparmi potenziali pari a oltre 1,6
Miliardi di € l’anno
 Stimolo per le imprese
 Maggiore efficienza in termini di aumento della produttività del personale, risparmi di
materiale e costi per la gestione degli archivi, riduzione dei costi di trasmissione e
trasferimento di documenti e informazioni
 Al fine di conseguire benefici ancora più consistenti occorre ampliare il perimetro considerato,
mediante la completa gestione elettronica dell’intero Ciclo dell’Ordine: dalla composizione
dell’ordine all’archiviazione della documentazione relativa al pagamento/incasso generato
dall’ordine stesso (il cosiddetto “Procure�to�Pay”):
 integrazione del ciclo
 dematerializzazione dei documenti del Ciclo dell’Ordine
43
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A.
 Che cosa vuol dire fare Fatturazione Elettronica verso la Pubblica
Amministrazione
 La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione prevede di non inviare più le
Fatture in modalità “tradizionale” cartacea alla PA, bensì di (i) predisporle in formato
elettronico strutturato XML (eXtensible Markup Language), (ii) di trasmetterle
elettronicamente e (iii) di apporvi la firma digitale e riferimento temporale.
 Il processo prevede che il documento fattura “nasca” e “venga trasmesso” esclusivamente
in formato elettronico  le imprese (e non solo la P.A.) dovranno conservare questi
documenti unicamente in formato digitale, attenendosi alle disposizioni normative in tema di
Conservazione Elettronica.
 Divieto di pagamento in assenza di fatturazione elettronica
44
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DMEF 7 marzo 2008
 Gestore del SdI
 Gestore del Sistema Di Interscambio: AdE, con compiti di coordinamento-controllo del SdI,
di gestione dei dati e delle informazioni e MEF
 Ausiliario: SOGEI (Società di Information & Comunication Technology del Ministero
dell’Economia e delle finanze), responsabile dello sviluppo, della manutenzione del SdI, di
funzioni di assistenza alla P.A.
Monitoraggio dei pagamenti effettuati nei confronti dei soggetti che hanno debiti insoluti nei
confronti della P.A.
Diffusione massiva dei processi di fatturazione elettronica: dal processo B2G al sistema B2B
Ottimizzazione dei processi amministrativi da parte delle P.A.
45
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Sistema di Interscambio: SdI
E’ l’infrastruttura di aggregazione (Hub) che si occupa di ricevere i flussi di Fatture Elettroniche
destinate alla P.A. e di destinarli verso i pubblici uffici di competenza. Oltre a questa attività di
accentramento/smistamento, il SdI effettua, al momento della ricezione delle fatture, una serie
di verifiche sulla correttezza “formale” dei messaggi ricevuti.
46
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della
fattura elettronica da applicarsi alle P.A. ai sensi dell’art. 1, commi da 209
a 213 della L. 24 dicembre 2007, n. 244
 Delinea le regole tecniche e individua le date di decorrenza dell'obbligo di fatturazione
elettroni
 Secondo quanto previsto dall’Allegato B al D.M.55/2013 tutti i canali di trasmissione
prevedono dei messaggi di ritorno a conferma o meno del buon esito della trasmissione. Il
SdI attesta l'avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle
fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull'invio di ricevute
e notifiche.
 Circ. MEF del 31 marzo 2014 n. 1 - interpretazioni sulle modalità di attuazione del D.M.
55/2013
47
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Il processo
Il processo di Fatturazione Elettronica nei confronti della PA prevede che:
1. l’emittente crei la Fattura secondo lo standard previsto xml(fase 1)
2. vi apponga una Firma Digitale – oppure una Firma Elettronica Qualificata (si veda anche il
Box Che cosa sono le Firme Elettroniche) – congiuntamente a un Riferimento Temporale che
attesti e certifichi l’esatto momento di apposizione della Firma (fase 2)
3. trasmetta questa Fattura alla P.A. cliente attraverso i canali telematici previsti (fase 3)
N.B. sia i fornitori sia le PA devono soddisfare dei requisiti minimi di identificazione e
qualificazione, indispensabili per relazionarsi con il Sistema di Interscambio
48
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Formato e tracciato (fase 1)
La fattura elettronica alla P.A. è un documento informatico in formato strutturato Xml
sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale.
Il formato XML non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità
che possano modificarne il contenuto (integrità)
 B2B  nei rapporti tra privati la fattura elettronica può anche consistere in un allegato Pdf
a una e-mail trasmessa
 B2G  la fattura emessa nei confronti della P.A. deve avere un formato strutturato in Xml
49
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Contenuto (fase 1)
 Informazioni fiscali previste dall’art. 21 D.P.R. 633/1972
 Informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura elettronica al
soggetto destinatario attraverso il SdI:
 Trasmittente  identificativo, progressivo invio e formato trasmissione;
 Destinatario  ufficio centrale o periferico al quale è destinata la fattura
 Informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso
l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento

ordine di acquisto

contratto

ricezione beni e servizi

fatture collegate

cassa previdenziale
 Eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative
concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente con riferimento a particolari
tipologie di veni ceduti/prestati
50
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A.
 Predisposizione della fattura (fase 1)
Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce per il SdI un file predisposto secondo il formato della
FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso
(in formato zip).
Una volta predisposto il file, deve essere “nominato” in maniera opportuna per poter essere
accettato dal SdI.
Nel caso di file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura:
CODICE PAESE
IDENTIFICATIVO UNIVOCO
TRATTINO
PROGRESSIVO UNIVOCO
ESTENSIONE (.xml.p7m .xml)
IT06456005874_00001.xml
51
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A.
 Firma della fattura (fase 2)
Ogni file FatturaPA trasmesso al SdI deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura
tramite un certificato di firma qualificata.
In base al formato di firma adottato l’estensione del file assume il valore
 “.xml.p7m” (per la firma CAdES-BES) oppure
 “.xml” (per la firma XAdES-BES)
Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing
time” che riporta la data e l’ora e che assume il significato di riferimento temporale.
52
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A.
 Firma della fattura (fase 2)
Firma
Definizione
Valore probatorio
Elettronica
Insieme dei dati in forma elettronica, allegati, oppure connessi
tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati
come metodo di identificazione informatica
Efficacia probatoria valutabile dal
giudice caso per caso
Elettronica
Avanzata
Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a
un documento informatico che consentono ’identificazione del
firmatario del documento e garantiscono la connessione
univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può
conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta
firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati
stessi siano stati successivamente modificati
Efficacia probatoria della scrittura
privata integra la forma scritta ad
substantiam tranne che per i
contratti immobiliari
Elettronica
Qualificata
Particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su
un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo
sicuro per la creazione della firma
Efficacia probatoria della scrittura
privata integra la forma scritta ad
substantiam
Elettronica
Digitale
Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche,
una pubblica e una privata correlate tra loro, che consente al
titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la
chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l’integrità di un documento
informatico o di un insieme di documenti informatici
Efficacia probatoria della scrittura
privata integra la forma scritta ad
substantiam
Esempi
Pin, firma
biometria
Firma
tablet
su
Smart-card,
token
Smart-card,
token
(*) I documenti informatici con Firma Elettronica Avanzata, Firma Elettronica Qualificata, Firma Digitale, hanno la
medesima efficacia probatoria, ossia quella prevista dall’art. 2702 del Codice Civile per la scrittura privata.
53
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Modalità di trasmissione della fattura (fase 3)
AZIENDA
DESTINATARI
Archiviazione elettronica
Conservazione sostitutiva
Archiviazione elettronica
Conservazione sostitutiva
La trasmissione deve avvenire attraverso uno dei 5 canali di comunicazione previsti dal Legislatore
1.
PEC: sistema di posta elettronica certificata o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che
certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni nonché l’integrità del contenuto delle
stesse;
2.
SDICCOP: sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS
per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema bancario);
3.
SPCOOP: sistema di cooperazione applicativa tramite porte attestate su rete SPC (Sistema pubblico di
connettività). E’ il sistema usato dalle P.A.;
4.
SDIFTP: sistema di trasmissione dei dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP all’interno di circuiti
chiusi;
5.
WEB: sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i
soggetti accreditati.
54
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Modalità di trasmissione della fattura (fase 3)
PEC
SDICOOP
SPCOOP
SDIFTP
WEB
Identificazione
no
accordo di
servizio
accordo di
servizio
protocollo di
trasmissione
Entratel,
Fisconline,
CNS
Accordo
no
si
si
si
Soggetti
accreditati
30 MB
5 MB
5 MB
150 MB
5 MB
diversi file
uno solo
diversi file
diversi file
diversi file
no
si
si
si
si
Dimensione file
Numero file
Flusso semplificato
55
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Decorrenza
Il Legislatore ha previsto una tempistica di adozione graduale e diluita su un arco temporale di
almeno 2 anni, al fine di non impattare eccessivamente e in modo troppo invasivo sui processi
interni delle imprese e delle P.A., garantendo i tempi tecnici per procedere all’adeguamento dei
sistemi informativi già presenti nelle organizzazioni.
Adesione volontaria: Al decorrere del termine di 6 mesi dall’entrata in vigore del decreto, il SdI
viene reso disponibile per le P.A. che intendano aderire, su base volontaria e previa stipula di
accordi espliciti con i propri fornitori.
Adesione obbligatoria per alcune PA: Al decorrere del termine di 12 mesi dall’entrata in vigore
del decreto, è obbligatoria l’adesione per le (e per i fornitori di) Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti
nazionali di previdenza e assistenza sociale.
Adesione obbligatoria per le restanti PA: Al decorrere del termine di 24 mesi dall’entrata in
vigore del decreto, è obbligatori l’adesione per le (e per i fornitori delle) restanti P.A. Restano
escluse dall’obbligo le Amministrazioni Locali, i fornitori non residenti in Italia e i soggetti incaricati
alla trasmissione delle dichiarazioni di cui all’art.3 del DPR n.322 del 22 luglio 1998
Adesione obbligatoria per le amministrazioni locali e per i restanti soggetti: Adesione
obbligatoria per le Amministrazioni Locali e per i restanti soggetti, in data da stabilirsi con apposito
decreto del MEF di concerto con il Ministero per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione.
56
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Decorrenza (segue)
Art. 25 del D.L 66/2014 obbligo generalizzato
anticipato al 31 marzo 2015
57
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Soggetti interessati
 L. n. 244/2007 art. 1 comma 209  “le amministrazioni pubbliche di cui allʹarticolo 1, comma
2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonchè… le amministrazioni autonome”
 L. n. 196/2009 art. 1 comma 2  “Ai fini della applicazione delle disposizioni in materia di
finanza pubblica, per amministrazioni pubbliche si intendono, per lʹanno 2011, gli enti e i
soggetti indicati a fini statistici nellʹelenco oggetto del comunicato dellʹIstituto nazionale di
statistica (ISTAT)…”
 I soggetti da ricomprendere negli elenchi ISTAT sono individuati secondo criteri stabiliti a
livello europeo:

criteri di natura prevalentemente economica, indipendentemente dal regime giuridico;

verifica del comportamento economico attraverso l’applicazione del test market/non market
(test del 50%) e l’analisi delle condizioni di concorrenzialità in cui opera;

le condizioni di concorrenzialità in cui operano le unità istituzionali devono essere verificate
mediante valutazioni qualitative che riguardano la struttura della domanda e dell’offerta ;
58
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. - DECRETO N. 55/2013
 Controlli
Fase 1: notifica di scarto
Tipologie di verifiche preliminari:







Nomenclatura
Unicità del documento trasmesso
Dimensione file
Integrità del documento
Autenticità e validità del certificato di firma
Conformità del formato
Validità del contenuto della fattura
59
nomenclatura non corretta,
duplicazione della fattura
il file supera la dimensione massima
firma non valida
Certificato scaduto
riferimento temporale non coerente
C.F. non valido
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. - DECRETO N. 55/2013
 Controlli
Fase 2: notifica di mancata consegna
Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, non fosse possibile la trasmissione
al destinatario, il SdI invia al soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna.
Resta a carico del SdI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente
alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione.
60
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. - DECRETO N. 55/2013
 Controlli
Fase 3: notifica di rifiuto della fattura
Esempi:
 Dati emittente diversi da quelli inseriti nell’ordine
 Fattura per importo errato
 Aliquota IVA errata
 Descrizione del servizio non coerente con il contratto
 Spese non riconosciute
 Beni e servizi contestati
61
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. - DECRETO N. 55/2013
 Controlli
Fase 3: notifica di accettazione
Entro 24/48 ore dalla
trasmissione
Entro
15
giorni
dall’accettazione
62
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Notifiche e messaggi
“Notifica di scarto”: messaggio che il SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso
(file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti (fase 1);
 “Ricevuta di consegna”: messaggio che il SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta
consegna al destinatario del file FatturaPA (fase 2)
(in alternativa) “Mancata consegna”: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare
la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA;
 “Notifica di esito”: messaggio che il SdI inoltra al trasmittente contenente l’esito (accettazione o
rifiuto) segnalato dal destinatario nella notifica di esito committente (fase 3);
 “Notifica di decorrenza termini”: messaggio che il SdI inoltra sia al trasmittente sia al
destinatario, trascorsi 15 giorni dalla data della prima comunicazione (ricevuta di
consegna/mancata consegna) senza aver ricevuto l’esito del committente, per informare della
decorrenza del periodo entro il quale il sistema accetta il messaggio “notifica di esito”;
 “Notifica di file non recapitabile”: messaggio che il SdI inoltra al trasmittente qualora, trascorsi
10 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in
alcun modo il file FatturaPA al destinatario.
63
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Termine
 La fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta dalle P.A. solo a fronte del rilascio
della ricevuta di consegna (art. 2, comma 2 del D.M. n. 55/2013) ovvero anche in caso di
notifica di mancata consegna (Circ. n.4/2014).
 Decorso il termine di 15 giorni senza accettazione o disconoscimento della fattura, il SdI
invia un messaggio di “decorrenza termini” alla P.A. e al fornitore.
 “La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture consente una
verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento
contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere con solerzia
all’accettazione o al disconoscimento della fattura (così come indicato dall’art. 1988 C.c.).”
(Cfr. D.M. n. 55/2013)
La promessa di pagamento o la ricognizione di
un debito dispensa colui a favore del quale è
fatta dall’onere di provare il rapporto
fondamentale. L’esistenza di questo si presume
fino a prova contraria
64
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Servizi di supporto
 I servizi previsti sono diretti a facilitare le PMI nel processo di creazione e invio delle
fatture in formato standard al SdI e consistono in:




Adesione al servizio
Generazione delle fatture in formato SdI
Conservazione delle fatture
Servizi di comunicazione con il SdI
www.acquistinretepa.it
65
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – CIRCOLARE MEF N. 1/2014
 Divieto di pagamento
 "A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al
comma 213 [6 giugno 2014], le amministrazioni e gli enti …. omissis… non possono
accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea nè possono procedere ad alcun
pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica” (Cfr. Circ. MEF n. 1/014)
N.B. Tale limite temporale non si applica per le fatture spedite o trasmesse con i canali
tradizionali prima del 6 giugno 2014.
66
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – CIRCOLARE MEF N. 1/2014
 Impossibilità di inoltro per cause tecniche
 In caso di notifica di mancata consegna al destinatario la struttura di supporto del SdI
contatta il referente del servizio di fatturazione elettronica dell’Amministrazione ricevente
affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla
trasmissione.
 Se, trascorsi 10 giorni dalla trasmissione della notifica di mancata consegna, non è
possibile recapitare la fattura elettronica al destinatario, il SdI invia al soggetto
trasmittente una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SdI con
impossibilità di recapito”:
 la fattura si considera correttamente e fiscalmente “emessa”
 non opera il divieto di pagamento per la P.A.
67
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Termine di caricamento dei dati in IPA
 Le Amministrazioni identificano i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche
e curano l’inserimento nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). L'IPA provvede
quindi ad assegnare un codice univoco a ciascuno degli uffici e a renderlo pubblico tramite il
proprio sito
www.indicepa.gov.it/
 Come indicato dall'art. 3, comma 2, del DM 55, il codice univoco assegnato dall'IPA e' uno
dei dati da riportare obbligatoriamente in ogni fattura elettronica emessa nei confronti della
P.A. (Circ. MEF n. 1 del 31/03/2014)
 L’art. 6, comma 5 del D.M. n. 55/2013 stabilisce che “il termine entro il quale ciascuna
pubblica amministrazione deve completare il caricamento in IPA dell’anagrafica dei propri
uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche precede di tre mesi la data di
decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica”.
TERMINE SCADUTO AL 6 MARZO 2014
 Obbligo di comunicazione ai fornitori del proprio codice IPA unitamente alla relativa
associazione con i contratti vigenti (Circ. MEF 1/2014)
68
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Codici IPA - Informazioni disponibili
69
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Codici IPA – Riferimenti all’ente
Esempio 1
70
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – DECRETO N. 55/2013
 Codici IPA – Riferimenti all’ente
Esempio 2
71
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – CIRCOLARE DEF N. 1/2014
 Codice Ufficio non deducibile dall’IPA
Per ciascuna amministrazione presente in IPA è reso disponibile un Ufficio di fatturazione
elettronica “Centrale” denominato “Uff eFatturaPA”. Questo ufficio può essere utilizzato dal
fornitore per l’invio della fattura elettronica esclusivamente nel caso in cui il fornitore:
 non abbia ricevuto dalla P.A. la comunicazione del codice ufficio destinatario della fattura
elettronica;
 non sia in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei dati contrattuali in proprio
possesso, l’Ufficio destinatario della fattura
le P.A. possono rifiutare le fatture inoltrate agli Uffici di fatturazione elettronica “Centrale”
solo se la fattura non è attribuibile alla propria amministrazione (compresa ogni sua
componente organizzativa)
Es. il MIUR non potrà rifiutare una fattura destinata a una scuola e inoltrata all’indirizzo
“Uff_eFatturaPA” se il fornitore non ha il codice ufficio specifico
72
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA P.A. – CIRCOLARE MEF N. 1/2014
 Amministrazione non censita in IPA
In presenza di Amministrazione non presente nell’IPA il codice ufficio da inserire in fattura può
assumere il valore di default indicato nelle specifiche tecniche:
 Nel caso in cui sia possibile identificare univocamente un Ufficio di fatturazione elettronica, il
SdI invia al mittente una “Notifica di scarto”, segnalando il codice ufficio identificato;
 Nel caso in cui siano individuati più Uffici di fatturazione elettronica afferenti alla stessa
Amministrazione, il SdI respinge la fattura inviando al mittente una “Notifica di scarto”
segnalando il Codice fatturazione elettronica Centrale della P.A. individuata
 In tutti gli altri casi il SdI rilascia al fornitore una “Attestazione di avvenuta trasmissione della
fattura con impossibilità di recapito”
 La fattura si considera correttamente e fiscalmente emessa
 Non opera il divieto di pagamento per la P.A.
73
AGENDA
Il ruolo dell’UE e testimonianze aziendali
Fattura elettronica: requisiti, emissione,
conservazione
Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di
Interscambio
Dematerializzazione dei documenti e
conservazione sostitutiva
Ispezioni fiscali e sanzioni
Domande & Risposte
74
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 Evoluzione normativa
 D.L. n. 357/1994
Prima introduzione teorica della conservazione elettronica (di fatto mai attuata)
 D.M. 23 gennaio 2004
Prima effettiva attuazione della conservazione elettronica
 Delibera 19 febbraio 2004
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico
 D.lgs. N. 85/2005 - Codice Amministrazione Digitale (CAD)
 D.P.C.M. 3 dicembre 2013
Sostituisce la delibera CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11. Introduce novità in materia di
regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici
 D.P.C.M. 21 marzo 2013
 D.M. 17 giugno 2014
In vigore dal 27 giugno 2014, abroga il D.M. 23 gennaio 2014
75
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 La rilevanza della conservazione digitale
 Senza conservazione digitale non c’è dematerializzazione
la conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di
dematerializzazione a garanzia che documenti e informazioni siano conservati in modo
integro, autentico, accessibile e leggibile;
 Processo articolato e impegnativo
 implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni
 richiede l’impiego di figure professionali specialistiche adeguatamente formate
 per le fatture emesse alla P.A.  è obbligatoria
 per le fatture emesse a soggetti diversi dalla P.A.  a discrezione del soggetto
emittente/ricevente
76
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 I documenti fiscali che possono essere digitalizzati
 Fatture, lettere e telegrammi ricevuti (art. 2220 C.c.);
 Copie di fatture, lettere e telegrammi spediti (art. 2220 C.c.);
 Libri sociali obbligatori (art. 2215 C.c., art. 2421 C.c. e art. 14, comma 1, lettera a) D.P.R.
600/1973);
Es. Libro giornale e libro degli inventari
Libro dei soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze e delle deliberazioni dei vari
organi societari, libro degli strumenti finanziari emessi
 Registri prescritti ai fini Iva (art. 14, comma 1, lettera b) D.P.R. 600/1973);
Es. Registro delle fatture emesse (art. 23, comma 1 del D.P.R. 633/1972)
Registro dei corrispettivi (art. 24, comma 1 del D.P.R. 633/1972)
Registro degli acquisti (art. 25, comma 1 del D.P.R. 633/1972)
Registro unico (art. 39, comma 2 del D.P.R. 633/1972)
Registro delle merci c/deposito, lavorazione, comodato, etc. (art. 53, comma 3, del
D.P.R. 633/1972)
Registro delle dichiarazioni d’intento (art. 1, comma 2 del D.L. n. 746/1983)
Registro delle somme ricevute in deposito (art. 3, comma 2 del Decreto del 31/10/1974)
77
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 I documenti fiscali che possono essere digitalizzati (segue)
 Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali,
raggruppati in categorie omogenee in modo da consentire di desumere chiaramente e
distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del
reddito (art. 14, comma 1, lettera c) D.P.R. 600/1973);
Es. Stato patrimoniale (art. 2424 C.c.), Conto Economico (art. 2425 C.c.) e Nota integrativa
(art. 2427 C.c.)
Relazione sulla gestione (art. 2428 C.c.) e Relazione dei sindaci (art. 2429 C.c.)
Relazione dei revisori contabili (D.Lgs. N. 58/1998)
Dichiarazione dei redditi e sostituti (D.P.R. n. 322/1998)
DDT (D.P.R. n. 472/1996),
Bolla di accompagnamento (D.P.R. n. 627/1978)
Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circ. n. 225/1996)
Giornale di fondo elettronico degli scontrini fiscali (D.M. 23 marzo 1983)
Distinte meccanografiche di fatturazione (Decreto n. 370/2000 e n. 366/2000)
 Scritture ausiliarie di magazzino (art. 14, comma 1, lettera d) D.P.R. 600/1973);
 Registro dei beni ammortizzabili (art. 16 D.P.R. 600/1973)
78
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 I documenti fiscali che possono essere digitalizzati (segue)
 Documenti relativi ai settori doganali: novità
 art. 2, comma 2 del D.M. 23 gennaio 2004  “Il presente decreto non si applica alle
scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale,
delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane.”
 D.Lgs. N. 85/2005, CNIPA n. 11/2004 e Circolare n. 22/2009  riconosciuta la possibilità di
conservazione digitale
 Art. 2 del D.M. 17 giugno 2014  nessuna esclusione, confermata l’applicazione a “tutti i
documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie”
79
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 Il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di conservazione
Art 1
Definizioni e contenuto degli Allegati (All. 1, 2, 3, 4, 5)
Art 2
Ambito di applicazione: le disposizioni del presente Decreto si applicano ai soggetti di cui
all’art. 2, commi 2 e 3, del CAD (P.A.), nonché ai soggetti esterni a cui è eventualmente affidata
la gestione o la conservazione dei documenti informatici.
Art 3
Sistema di conservazione: il sistema di conservazione assicura, la conservazione dei
seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità,
affidabilità, leggibilità, reperibilità: i documenti informatici, i documenti amministrativi informatici,
i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi
associati.
Art 4
Oggetti della conservazione: gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di
conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in pacchetti di versamento;
pacchetti di archiviazione; pacchetti di distribuzione.
Art 5
Modelli organizzativi della conservazione: distinzione logica dal sistema di gestione
documentale, se esistente; conservazione all’interno della struttura o affidata a soggetti esterni
anche accreditati presso AGID.
Art 6
Ruoli e responsabilità: nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a)
produttore; b) utente; c) responsabile della conservazione.
Art 7
Responsabile della conservazione: opera d’intesa con i responsabili privacy, sicurezza,
sistemi informativi, gestione documentale; elencazione dei compiti e delle responsabilità
Art 8
Manuale di conservazione: documento informatico; elencazione dei contenuti
80
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 Il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di conservazione
Art 9
Processo di conservazione: acquisizione e verifica di un pacchetto di versamento; creazione
di un pacchetto di archiviazione. Elenco attività.
Art 10
Modalità di esibizione: i soggetti autorizzati hanno accesso diretto da remoto a pacchetti di
distribuzione selettiva.
Art 11
Formati degli oggetti destinati alla conservazione: gli oggetti utilizzano i formati di cui all’All.
2.
Art 12
Sicurezza del sistema di conservazione: riferimenti normativi degli obblighi di sicurezza da
rispettare per la P.A.; lo stesso vale per i privati.
Art 13
Accreditamento: l’AgId definisce con propri provvedimenti le modalità per l’accreditamento e
la vigilanza sui soggetti di cui all’art. 44-bis del CAD, i quali adottano le presenti regole tecniche
di cui al presente Decreto per la gestione e la documentazione del sistema di conservazione,
nonché per l’espletamento del processo di conservazione.
Art 14
Disposizioni finali (sostituisce Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004)
Allegato 1
Glossario / Definizioni
Allegato 2
Formati e criteri di scelta (PDF; PDF/A; TIFF; JPEG; OOXML; ODF; XML; TXT)
Allegato 3
Standard e specifiche tecniche
Allegato 4
Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
Allegato 5
Metadati
81
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 Il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di conservazione
 Novità introdotte:

ampliato il concetto di memorizzazione dei documenti informatici su supporti digitali con
l’introduzione del "sistema di conservazione”, distinto dal sistema di gestione documentale

descritto il ciclo di gestione dei documenti informatici e dei fascicoli informatici nell’ambito del
processo di conservazione fin dalla presa in carico dal produttore

stabilite le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare

individuata la figura del Responsabile della conservazione che definisce e attua le politiche
complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione
82
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 Schema del D.M. 17 giugno 2014
 Art. 1 – Definizioni
 Art. 2 – Ambito di applicazione
 Art. 3 – Conservazione dei documenti informatici
 Art. 4 – Dematerializzazione dei documenti analogici
 Art. 5 – Obbligo di comunicazione
 Art. 6 – Imposta di bollo
 Art. 7 – Abrogazione del D.M. 23 gennaio 2004
83
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 1 D.M.
 Definizioni
 Per la definizione dei termini utilizzati nel D.M. si rinvia alle definizioni già contenute nella
normativa base:

CAD (art. 1)

D.P.C.M. 22 febbraio 2013

D.P.C.M. 3 dicembre 2013, che, all’All. 1, contiene un apposito “Glossario”
 Si è evitato di introdurre definizioni specifiche per questo Decreto, che avrebbero potuto
porsi in conflitto con quelle già pubblicate.
84
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 2 D.M.
 Ambito di applicazione
 Le norme del D.M. si applicano a tutti i documenti e scritture aventi rilievo tributario
 Regole da seguire
 Per la “formazione, emissione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione,
esibizione, validazione temporale e sottoscrizione dei documenti informatici” è fatto espresso
rinvio a:
 Regole tecniche dell’art. 71 del CAD,
 D.P.C.M del 3 dicembre 2013
 art. 21, comma 3, DPR n. 633/1972
 Caratteristiche del documento e formato
 E’ stata abbandonata la generica formulazione di documento “statico non modificabile”,
sostituita con l’obbligo di assicurare l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la
leggibilità del documento.
 E’ stato eliminato il riferimento al “supporto”, sostituito dall’obbligo di utilizzare un determinato
“formato” del documento.
85
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 2 D.M.
 Caratteristiche del documento e formato (segue)
 A differenza del precedente regime, che imponeva l’utilizzo di particolari supporti informatici
(dischi ottici) e di particolari tecnologie di scrittura (“laser”), le caratteristiche del documento
non sono vincolate ad una determinata tipologia di supporto informatico, ma sono assicurate
dall’utilizzo:
 degli standard previsti (All. 3 al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013) es.: Pdf/a, TIFF, JPG,
OOXML, XML, TXT, Open Document Format, Formati Messaggi di posta elettronica, ovvero
 dalle caratteristiche del “sistema di conservazione” (art. 3, del D.P.C.M. del 3 dicembre
2013), la cui scelta, cura e conduzione compete al “Responsabile della conservazione” il
quale può utilizzare anche un formato diverso da quelli indicati nel predetto All. 2, purché ne
fornisca una idonea motivazione da riportare nel “manuale della conservazione” (art. 8,
D.P.C.M. del 3 dicembre 2013).
86
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 2 D.M.
 Caratteristiche del documento e formato (segue)
1.
Il formato “Strutturato o elaborabile” quale per esempio il formato XML o TXT, è finalizzato
ad automatizzare lo scambio di dati tra sistemi informativi in modalità totalmente automatica
e grazie alla loro forma strutturata i dati e le informazioni in esso contenuti vengono
riconosciuti ed acquisiti automaticamente dai sistemi informativi aziendali  sistemi EDI
N.B. La normativa civile e fiscale non richiede che il formato con cui si conservano i
documenti e le scritture contabili sia “leggibile” ma che sia “reso leggibile” con mezzi messi
a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti
2.
Il formato “Destrutturato o leggibile” consente di visualizzare l’immagine come già
immediatamente leggibile e per questa loro caratteristica sono utilizzati oltre che nella
conservazione sostitutiva anche nell’ambito dei processi di gestione documentale che
consentono la consultazione on-line dei documenti ai vari operatori collegati  PDF, TIFF,
JPEG, GIF
87
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 3 D.M.
Conservazione dei documenti informatici
 Il D.M. distingue:
 la procedura di conservazione dei documenti informatici, ossia costituiti direttamente in
formato digitale  art. 3
 la procedura relativa alla dematerializzazione dei documenti analogici, ossia documenti
diversi dai precedenti (contenuti su supporto cartaceo, film, ecc.)  art. 4
 Normativa civile e fiscale
I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
 siano rispettate le norme del C.c. e le altre norme tributarie riguardanti al corretta tenuta
della contabilità (2215-bis C.c., DPR 600/73, DPR 633/72)
 siano consentite funzioni di ricerca/estrazione dei documenti archiviati per “chiavi”, laddove
tali informazioni siano obbligatoriamente previste (cognome, nome, denominazione, C.F.,
P.Iva, data o associazioni logiche di questi ultimi
N.B. ulteriori informazioni e chiavi di ricerca ed estrazioni potranno essere stabilite con
provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
88
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 3 D.M.
 Conservazione dei documenti informatici (segue)
 Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un
riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di Archiviazione
“marca temporale” (art. 47-54, D.P.C.M. 22 febbraio 2013, “evidenza informatica che
consente la validazione temporale”)
 eliminato il riferimento al RdC (che invece è richiesto dalle regole tecniche)
89
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 3 D.M.
 Periodicità di conservazione
 annuale per tutti i documenti, comprese le fatture per le quali era, invece, prima prevista una
conservazione quindicinale (art. 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/1994)
Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine di tre mesi
successivi alla presentazione della dichiarazione, ossia il 31/12 dell’anno successivo
 A discrezione del contribuente, anche ad intervalli più avvicinati
Questa uniformità temporale per tutte le tipologie di documenti costituisce una sostanziale
differenza rispetto al previgente regime (D.M. 23 gennaio 2004), il quale imponeva, invece, per
la conservazione della fatture, il più limitato termine di 15 giorni, causando ai contribuenti delle
evidenti difficoltà operative.
90
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 4 D.M.
 Dematerializzazione di documenti e scritture analogici
 Il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su
supporto informatico di documenti e scritture analogici:
 avviene ai sensi dell’art. 22 comma 3 del CAD  le copie “hanno la stessa efficacia
probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale non è
espressamente disconosciuta”
 e ai fini tributari termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma
digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali
 La conservazione avviene secondo le modalità di cui all’art 3:
 Metadati
 tempistica annuale
 riferimento temporale opponibile a terzi
91
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 4 D.M.
 Copie conformi
 Ai fini fiscali, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine
su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio o da
altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato (D.P.C.M. del 21 marzo 2013).
N.B. Il D.M. ha fatto chiarezza, rispetto al D.M. 23 gennaio 2004, in merito alla differenza tra
i documenti analogici originali “unici” e “non unici”
“documenti per i quali sia possibile risalire al loro
contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui
sia obbligatoria la conservazione, anche se in
possesso di terzi” (art. 1, comma 1, lett. v, del CAD).
 Distruzione documenti
 La distruzione di documenti analogici di cui è obbligatoria la conservazione è consentita
soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione.
92
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 5 D.M.
 Obbligo di comunicazione all’Agenzie delle Entrate
 L’utilizzo della procedura di conservazione elettronica deve essere comunicato nella
dichiarazione annuale dei redditi
 Modalità e luogo di esibizione delle scritture e dei documenti
 In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a
richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico
 Esibizione telematica
 Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità
stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali
93
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 5 D.M.
 Soppressione dell’obbligo di comunicazione dell’“impronta”
 L’obbligo di comunicare la conservazione nella dichiarazione dei redditi ha sostituito l’obbligo di
comunicare periodicamente alle Agenzie fiscali l’“impronta” della propria contabilità
L’obbligo, previsto dall’art. 5 del D.M. 23
gennaio 2004, era teso a prevenire fraudolente
rielaborazioni a posteriori della contabilità ed
aveva periodicità annuale, entro 4 mesi dal
termine per la presentazione della dichiarazione
annuale (Provvedimento AdE n. 2010/143663).
 L’obbligo è divenuto superfluo per effetto della revisione delle regole per la validazione
temporale mediante marca temporale che ha comportato l’obbligo di conservazione delle
marche temporali per un periodo di tempo sufficientemente lungo e coerente con le regole
dell’accertamento tributario.
“una evidenza informatica è sottoposta a validazione temporale mediante generazione e applicazione di una
marca temporale alla relativa impronta” (art. 47, comma 1, D.P.C.M. 22 febbraio 2013)
“le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non
modificabile per un periodo non inferiore a 20 anni ovvero, su richiesta dell’interessato, per un periodo
maggiore, alle condizioni previste dal certificatore” (art. 53, comma 1).
“La marca temporale è valida per il periodo di conservazione, stabilito o concordato con il certificatore, di cui al
comma 1.” (art. 53, comma 2).
94
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 6 D.M.
 Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri
documenti
 L’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti deve essere ora corrisposta
con modalità esclusivamente telematica, mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del
D.Lgs. n. 241 del 9 luglio 1997  modello F24
 Semplificazione rispetto al previgente regime secondo cui l’imposta di bollo doveva essere
assolta con una procedura simile a quella in vigore per i corrispondenti documenti cartacei,
nota come pagamento “in modo virtuale”
1.
pagamento iniziale fatto su base previsionale per ciascun anno d’imposta
2.
saldo a consuntivo entro il mese di gennaio dell’anno successivo.
95
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 6 D.M.
 Termini di versamento dell’imposta di bollo
 Il pagamento dell’imposta relativo alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o
utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione
 entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
 Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono
riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta
 Calcolo dell’imposta di bollo
 L’imposta sui libri e sui registri tenuti in modalità informatica è dovuta  ogni 2500
registrazioni o frazioni di esse
96
CONSERVAZIONE DOCUMENTI INFORMATICI FISCALI – ART. 7 D.M.
 Regole transitorie e abrogazione della normativa precedente
 Entrata in vigore del D.M.  27 giugno 2014
 Nella medesima data è disposta l’abrogazione del precedente Decreto
 Ai documenti già conservati fino alla data del 27 giugno 2014 continuano ad applicarsi le
disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004.
 Il contribuente può riversare tali documenti in un sistema di conservazione elettronico che sia
tenuto in conformità delle attuali disposizioni.
 La sottoscrizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, per i quali è prevista la
trasmissione alle Agenzie fiscali, avviene mediante apposizione della firma digitale ovvero
della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.
97
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - REGOLE TECNICHE

Fare Conservazione elettronica rende necessario identificare un Responsabile
della Conservazione Elettronica
 persona fisica o giuridica cui è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del
sistema di conservazione e il corretto svolgimento del processo di Conservazione
Elettronica dei documenti (analogici e informatici)
 si occuperà di garantire nel tempo la salvaguardia degli archivi informatici, la leggibilità del
loro contenuto e, una volta redatto, la coerenza del Manuale descrittivo del processo di
Conservazione Elettronica.
98
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - REGOLE TECNICHE
 La figura del Responsabile della conservazione elettronica
 Nelle aziende
 soggetti con particolari competenze scelti in base ad una logica di coerenza
organizzativa (CEO, CFO, Responsabile dell’organizzazione, Risk manager)
 Nella PPAA può essere:
il dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti
 altro soggetto formalmente designato
E’ soggetto a processo di delega formale
99
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA - REGOLE TECNICHE
 La conservazione: modelli organizzativi
 ll sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che
garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.
 Ai dell’art 44 del CAD,la conservazione può essere svolta:
 all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici
da conservare;
 affidandola, in modo totale o parziale ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono
idonee garanzie organizzative e tecnologiche,anche accreditati come conservatori
presso DigitPA.
100
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA – ART. 7 DPCM 3 dicembre 2013
 Compiti del responsabile della conservazione
 definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della
tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla
normativa vigente;
 gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla
normativa vigente;
 genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;
 genera e sottoscrive il pacchetto di archiviazione con firma digitale o firma elettronica
qualificata. Il pacchetto di archiviazione ha una struttura definita dalla normativa (all. 4
regole tecniche – XML).
101
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA – ART. 7 DPCM 3 dicembre 2013
 Compiti (segue)
 effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
 assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli
archivi e della leggibilità degli stessi;
 al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per
rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle
registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure
con riguardo alla obsolescenza dei formati;
 provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del
contesto tecnologico;
 adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
 assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto;
 assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse
necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
 provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati
all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato;
 predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento.
102
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 Modalità per l’accreditamento e la vigilanza da parte dell’Agenzia dei
soggetti (pubblici e privati) che svolgono attività di conservazione dei
documenti informatici:
 Circ. AgID n. 59/2011
 Circ. AgID n. 65/2014
 requisiti di natura finanziaria, organizzativa e tecnica da soddisfare
 documenti da allegare alla domanda di accreditamento
 l’iter istruttorio per l’accreditamento e le attività per la vigilanza
 I conservatori accreditati sono inseriti in un apposito elenco pubblico
http://www.agid.gov.it/amministrazione-digitale/conservazione/accreditamento-conservatori
103
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
 Definizione
 Si definisce “Manuale della Conservazione” il documento (analogico o informatico), redatto
e aggiornato periodicamente dal Responsabile della Conservazione.
 Art 8 D.P.C.M. 3 dicembre 2013
“Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e
i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la
descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate
e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del
sistema di conservazione.”
104
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
 Indice
http://www.agid.gov.it/amministrazione-digitale/conservazione/accreditamento-conservatori
1. Scopo e ambito del documento
2. Terminologia
3. Normativa e standard di riferimento
4. Ruoli e responsabilità
5. Struttura organizzativa per il servizio di conservazione
6. Oggetti sottoposti a conservazione (Oggetti conservati, Pacchetto di versamento, Pacchetto di
archiviazione, Pacchetto di distribuzione)
7. Il processo di conservazione (Modalità di acquisizione dei pacchetti di versamento, Verifiche
effettuate, Accettazione e generazione del rapporto di versamento di presa in carico, Rifiuto e
modalità di comunicazione delle anomalie, Preparazione e gestione del pacchetto di
archiviazione, Preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione,
Produzione di duplicati e copie informatiche e descrizione dell’eventuale intervento del
pubblico ufficiale nei casi previsti, Scarto dei pacchetti di archiviazione, Predisposizione di
misure a garanzia dell'interoperabilità e trasferibilità ad altri conservatori)
8. Il sistema di conservazione (Componenti Logiche, Componenti Tecnologiche, Componenti
Fisiche, Procedure di gestione e di evoluzione)
9. Monitoraggio e controlli (Procedure di monitoraggio, Verifica
Soluzioni adottate in caso di anomalie)
105
dell’integrità
degli
archivi,
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE – ART. 8 D.P.C.M. 3 dicembre 2013
 Contenuto minimo del manuale
 dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di
conservazione. In caso di delega vanno descritti in modo puntuale i soggetti, le funzioni e
gli ambiti oggetto della delega;
 struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, responsabilità e obblighi dei diversi
soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
 descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva
dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di
documenti e delle eventuali eccezioni;
 descrizione delle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento, comprensiva
della predisposizione del rapporto di versamento;
 descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
 modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di
conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
106
MANUALE DELLA CONSERVAZIONE – ART. 8 D.P.C.M. 3 dicembre 2013
 Contenuto minimo (segue)
 descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti
tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione
e di evoluzione delle medesime;
 descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di
conservazione;
 descrizione delle verifiche sulla integrità degli archivi con evidenza delle soluzioni
adottate in caso di anomalie;
 descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
 tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero
trasferite in conservazione;
 modalità con cui viene richiesta la presenza di un Pubblico ufficiale, indicando anche
quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
 normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
107
AGENDA
Il ruolo dell’UE e testimonianze aziendali
Fattura elettronica: requisiti, emissione,
conservazione
Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di
Interscambio
Dematerializzazione dei documenti e
conservazione sostitutiva
Ispezioni fiscali e sanzioni
Domande & Risposte
108
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E ISPEZIONI FISCALI
 Vantaggi che si possono ottenere in caso di ispezioni (fiscali e non) ad
aziende che adottano processi di conservazione sostitutiva
 garanzie sulla legalità del processo
 maggiori garanzie sulla reperibilità della documentazione
 maggiore credibilità del dato documentale (più semplice la falsificazione del documento
cartaceo)
 possibilità (in futuro) di esibire la documentazione richiesta “a distanza”
 minore invasività dei controlli
 risparmio nella stampa per la documentazione richiesta
 riduzione (tendenziale) della permanenza dei verificatori in azienda
109
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E ISPEZIONI FISCALI
 Esibizione in caso di verifica (art 5 D.M. 17 giugno 2014 e art 6 delibera CNIPA n.
11/2004)
 I documenti informatici devono essere:
 resi leggibili
 a richiesta, disponibili su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione
delle scritture (in caso di verifiche controlli o ispezioni, ai sensi dell’art 35, comma 2 lett d) del
DPR 26 ottobre 1972 n 633)
 potranno essere esibiti anche per via telematica
(secondo modalità stabilite con
provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali)
Nelle ipotesi di servizio in
outsourcing si ritiene che il luogo
di conservazione coincida con la
sede operativa della società
outsourcer
Se il contribuente dichiara che le scritture
contabili o alcune di esse si trovano presso altri
soggetti deve esibire un’attestazione dei
soggetti stessi recante la specificazione delle
scritture in loro possesso.
Se l’attestazione non è esibita e se il soggetto che
l’ha rilasciata si oppone all’accesso o non esibisce
in tutto o in parte i documenti, potrebbero non
essere
tenuti
in
considerazione
per
l’accertamento e il contenzioso
110
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E ISPEZIONI FISCALI
 Verifica informatica: esempio di check list

controllo sull’osservanza della tempistica

acquisizione del manuale della conservazione

verifica sulla tipologia dei documenti portati in conservazione (es. documenti diversi da
quelli doganali, omogeneità per tipologia etc.)

individuazione degli indici di ricerca per tipologia di documenti

verifica della conformità fra l’impronta inviata all’Agenzia e quella riscontrata in sede di
accesso

verifica sull’intervento del pubblico ufficiale

verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte per legge

verifica a campione sulla leggibilità dei documenti
111
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E ISPEZIONI FISCALI
 Verifica sull’evidenza informatica
 Verifica svolta a campione da eseguirsi sulla evidenza informatica che contiene le impronte
di hash dei singoli documenti firmati digitalmente, su cui il responsabile della
conservazione ha apposto la marca temporale e la propria firma digitale:
1. verifica della corrispondenza tra le impronte di hash contenute nell’evidenza informatica
e quella del singolo documento firmato digitalmente calcolata sul momento dal
verificatore (verifica off-line)
2. verifica della titolarità del certificato digitale necessario per accertare se chi ha
sottoscritto l’evidenza informatica contenente le impronte di hash dei singoli documenti
firmati digitalmente corrisponde effettivamente al Responsabile della conservazione
3. verifica della data di apposizione della marca temporale per accertarsi che la
conservazione sostitutiva è stata eseguita con cadenza almeno quindicinale o trimestrale
o annuale a seconda del tipo di documenti
112
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E ISPEZIONI FISCALI
 Verifica dell’impronta “a campione”
la sequenza alfanumerica che contraddistingue l’hash
calcolato dal software
hash rilevato nell’evidenza informatica che raccoglie le
impronte intermedie e finali
verifica della corrispondenza tra le impronte di hash contenute
nell’evidenza informatica e quella del singolo documento firmato
digitalmente calcolata sul momento dal verificatore (verifica off-line)
113
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E ISPEZIONI FISCALI
 Verifica della marca temporale

La verifica della data di apposizione della marca temporale è essenziale per verificare la
TEMPISTICA della conservazione sostitutiva:
114
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E ISPEZIONI FISCALI
 Verifica sull’archivio di conservazione

Verifica svolta a campione da eseguirsi sull’archivio informatico:
1. verifica dell’ordine cronologico dei documenti conservati
2. verifica dell’obbligo di omogeneità di conservazione per tipologia di documenti
3. verifica della presenza di tutte le funzioni di ricerca logica
4. verifica delle garanzie richieste in caso di esibizione all’amministrazione finanziaria

I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono memorizzati su qualsiasi supporto,
purché sia:
 garantita la leggibilità nel tempo
 assicurato l’ordine cronologico
 non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta
 consentite funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in
relazione a chiavi (cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data,
associazioni logiche di questi ultimi)
115
LE SANZIONI APPLICABILI: ERRORI FORMALI - ART 9 D.Lgs. n. 471/97
 Nel caso in cui il procedimento di conservazione sostitutiva presenti qualche
anomalia
Esempi:
 la marca è apposta oltre i termini di legge previsti
 qualche documento risulta illeggibile, ecc.
 non vengono correttamente individuati gli indici di
ricerca
 Sanzione applicabile  da € 1.032 a € 7.746,85 (art 9 D.lgs. n. 471/97) che si può ridurre
ad 1/3 del minimo se il pagamento è effettuato entro 60 giorni
 In molti casi le violazioni rappresentano violazioni “meramente formali” non sanzionabili
(art 6, comma 5 bis del D.lgs. 472/97)
116
LE SANZIONI APPLICABILI: ERRORI SOSTANZIALI - ART 6 D.Lgs. n. 472/97
 Inosservanza degli obblighi di documentazione, registrazione ed individuazione delle
operazioni che rientrano nel campo di applicazione dell’IVA o detrazione anticipata
dell’imposta
 Sanzione applicabile  tra il 100% ed il 200% dell’IVA relativa e comunque non può essere
inferiore a € 516,46.
 Accertamento induttivo: Violazioni gravi, numerose e ripetute tali da rendere inattendibili i
documenti nel loro complesso
117
LE SANZIONI APPLICABILI: RIFIUTO DI ESIBIZIONE DOCUMENTI - ART 9 D.Lgs. n.
471/97
 Cosa succede nel caso in cui l’azienda non sia in grado di esibire subito la
documentazione richiesta? Si può applicare la sanzione prevista per il rifiuto di
esibire la documentazione richiesta?
 Sanzione applicabile  da € 1032,91 ad € 7746,85 anche a chi in sede di accesso,
ispezione o verifica rifiuta di esibire i documenti, i registri e le scritture obbligatorie
 Il contribuente non può avvalersi ai fini dell’accertamento, in sede amministrativa o
contenziosa, dei libri, delle scritture e dei documenti dei quali abbia rifiutato l’esibizione in
sede di controllo (art 52 del D.P.R. n. 633/72)
N.B.  Sia la giurisprudenza che l’amministrazione finanziaria hanno stabilito che nella
nozione di rifiuto, come in quella della sottrazione (o occultamento) è insita
l’intenzionalità del soggetto di ostacolare il compito dei verificatori.
Occultamento delle scritture contabili (art.10.
del D.Lgs 74/2000
118
AGENDA
Il ruolo dell’UE e testimonianze aziendali
Fattura elettronica: requisiti, emissione,
conservazione
Fatturazione elettronica alla P.A. e Sistema di
Interscambio
Dematerializzazione dei documenti e
conservazione sostitutiva
Ispezioni fiscali e sanzioni
Domande & Risposte
119
CONTATTI
Dott. Federico Venturi
Tel.
E-mail
0302219624
[email protected]
Dott. Ignazio La Candia
Tel.
E-mail
0266995470
[email protected]
Dott. Francesco Zondini
Tel.
E-mail
0266995469
[email protected]
120

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