SISTEMI DI PAGAMENTO E FATTURAZIONE ELETTRONICA: IL FLUSSO ELETTRONICO DEL VALORE NELLA PA ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA OPERAZIONE AMARCORD: 25/11/2008 L’ARCHITETTURA IPOTIZZATA SISTEMA DI INTERSCAMBIO FORNITORE DELLA PA - Monitoraggio - Elaborazione flussi informativi Fattura Elettronica MEF ENTE - Inoltro fatture alle Amm.ni CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA (SOGEI + AdE) CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA IL PROGETTO FONTE: AgID ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA COME STA ANDANDO? ENTI N. UFFICI F.E. REGISTRATI IN IPA ENTI NAZ. PREV. E ASS. SOCIALE AG. FISCALI MINISTERI N. UFFICI PIANIFICATI 103 103 79 79 18340 18349 Monitoraggio AgID 05/06/14 ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA IL SISTEMA FONTE: AgID ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA GLI OPERATORI ECONOMICI: COMPITI • predisposizione della fattura in formato XML secondo lo standard pubblicato sul sito FatturaPA; • firma della fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un terzo soggetto delegato; • invio della fattura al Sistema di interscambio (SDI), mediante uno dei canali previsti dalle Specifiche tecniche dello SDI (PEC, FTP, cooperazione applicativa), che provvede alla consegna della fattura all’ufficio destinatario della PA; • ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dallo SDI a fronte dell’esito della trasmissione della fattura; • conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI: COMPITI • attivazione del servizio di fatturazione elettronica per tutti gli uffici destinatari di fattura nell’l’Indice della PA (IPA) definendo il canale mediante il quale comunicare con il SdI • comunicazione ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica • ricezione delle fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuazione delle verifiche amministrative interne • invio allo SDI della notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione secondo le modalità riportate nelle Specifiche tecniche SDI (dopo 15 gg senza risposta non avvenuta notifica di esito) • monitoraggio dei file FatturaPA secondo le modalità riportate sul sito FatturaPA • conservazione secondo le modalità previste dalla normativa vigente. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA IL PROCESSO FONTE: http://www.fatturapa.gov.it ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA FATTURAZIONE ELETTRONICA: I RELATORI Lorenzo Brocca Revisore dei conti, Partner Studio LTA - Tax&Law Firm ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA FATTURAZIONE ELETTRONICA: I RELATORI Giuseppe Angiuli Direzione Regionale Milano Provincia, Intesa Sanpaolo ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA e FATTURAZIONE ELETTRONICA: I RELATORI Marco Bruni Industry Solution – Marketing Telecom Italia S.p.A. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE IN MATERIA DI SISTEMA DI CONSERVAZIONE (DPCM 3/12/2013 pubblicato in G.U. 12/3/2014) ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE Sostituiscono le precedenti regole dettate dalla deliberazione CNIPA n°11 del 2004 I sistemi di conservazione già esistenti dovranno adeguarsi alle nuove regole entro 36 mesi dall'entrata in vigore del decreto (-> 11/04/2017) secondo un piano dettagliato da allegare al manuale della conservazione (che diventa obbligatorio). I lotti di documenti conservati fino ad oggi (e nel tempo necessario per aggiornare i sistemi) potranno continuare ad essere conservati con le precedenti regole tecniche o potranno essere riversati nel nuovo sistema di conservazione (la scelta spetta al Responsabile della conservazione interno alla struttura che ha l'obbligo di conservazione). ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE SISTEMA DI CONSERVAZIONE (art. 3) Assicura la conservazione di documenti e fascicoli informatici (comprese aggregazioni documentali informatiche) garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità. Governa l’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE GLI OGGETTI DELLA CONSERVAZIONE (art. 4) E I RUOLI COINVOLTI (art. 6) Pacchetti di Versamento Pacchetti di Archiviazione Pacchetti di Distribuzione Sistema di Conservazione Produttore Utente Responsabile della conservazione ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE I RUOLI COINVOLTI NEL PROCESSO (art. 6) Pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione; Pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento inviato al sistema di conservazione, secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione; Pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE GLI OGGETTI DELLA CONSERVAZIONE (art. 4) Produttore: persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale (o resp. servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi). Responsabile della conservazione: (vedi dopo) Utente: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (art. 7) - definisce le caratteristiche del sistema di conservazione e ne controlla la corretta funzionalità; - gestisce il processo di conservazione e la sua conformità alla normativa vigente; - genera ed eventualmente sottoscrive il rapporto di versamento e i pacchetti di distribuzione; - verifica periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi; - garantisce la conservazione e l’accesso ai documenti verificando la funzionalità dei supporti di memorizzazione e l’eventuale obsolescenza dei formati, provvedendo in caso di necessità alla duplicazione o copia dei documenti; - adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; - predispone il manuale di conservazione. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (art. 7) - nelle PA il ruolo è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato (che può essere il responsabile della gestione documentale). MODELLI ORGANIZZATIVI (art. 5) La conservazione può essere svolta internamente o affidandola in tutto o in parte esternamente (nel secondo caso il soggetto esterno deve essere nominato responsabile del trattamento dei dati). Art. 7: Le PA possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti pubblici e privati a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti ex art. 44 CAD, ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA distinti dai conservatori accreditati (!!!). REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE MANUALE DI CONSERVAZIONE (art. 8) riporta: - I dati dei soggetti che hanno assunto nel tempo la responsabilità del sistema di conservazione (anche i delegati); - La struttura organizzativa coinvolta nel processo; - La descrizione degli oggetti sottoposti a conservazione; - La descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione; - La descrizione del sistema di conservazione (comp. tecnologiche, fisiche e logiche) e delle procedure di monitoraggio; - Le procedure per realizzare duplicati e copie; - Le tempistiche di scarto dei documenti (se non già nel MdG). ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE SICUREZZA DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE (art. 12) Il Responsabile della Conservazione (in collaborazione con il Responsabile della Sicurezza) predispone il piano della sicurezza del sistema di conservazione, nel rispetto delle misure minime indicate nel Codice della Privacy e in coerenza con i piani di Business Continuity (art. 50-bis CAD). Art. 9: i sistemi di conservazione delle PA e dei conservatori accreditati prevedono la materiale conservazione dei dati e delle copie di sicurezza sul territorio nazionale. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA RICAPITOLANDO: IL CICLO DI VITA REGOLE TECNICHE PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO GENERAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI UTILIZZO, SCAMBIO E SMISTAMENTO DI DOCUMENTI INFORMATICI VERSAMENTO REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ARCHIVIAZIONE (DISTRIBUZIONE) (SCARTO) ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA RICAPITOLANDO: RUOLI REPONSABILE DEL PROTOCOLLO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (archivistica, informatica giuridica) RESPONSABILE PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (sicurezza informatica, diritto dell’informatica, organizzazione, privacy) RESPONSABILE DEI SISTEMI INFORMATIVI RESPONSABILE DELLA SICUREZZA RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE (informatica giuridica, diritto dell’informatica, archivistica) ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA RICAPITOLANDO: DOCUMENTI REGOLE TECNICHE PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO REGOLE TECNICHE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI MANUALE DI CONSERVAZIONE PIANO DI SICUREZZA DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA I SISTEMI DI PAGAMENTO ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA LA CATENA DEL VALORE E LA “SCATOLA NERA” AUTENTICAZIONE UTENTE BENI E SERVIZI ENTE INFRASTRUTTURA (TECNOLOGICA, DI AUTENTICAZIONE, DI PAGAMENTO, …) ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA LA “SCATOLA NERA” All’interno del processo di pagamento possono trovarsi diversi attori: •Il gestore dell’infrastruttura tecnologica che gestisce l’autenticazione dell’utente e la fornitura del bene/servizio; •Il gestore del circuito di pagamento scelto dall’utente fruitore; •Il servizio di tesoreria che accrediterà l’importo al fornitore. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA I SERVIZI A PAGAMENTO: PRINCIPALI TIPOLOGIE Utenza locale orizz E’ costituita da utenza non facente parte di specifiche categorie, localizzata nella zona o similare Utenza locale vert E’ costituita da utenza facente parte di specifiche categorie (es genitori di studenti, ecc), localizzata nella zona o similare Utenza delocal E’ costituita da utenza non necessariamente localizzata nella zona Nella matrice si prende in considerazione l’utenza che potenzialmente potrebbe ricorrere ai servizi di pagamento automatizzati ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA I SERVIZI A PAGAMENTO Freq Pagam Utenza delocal. Contravv (200 €) Serv. Cim (30 €) Ann. Utenza Utenza locale orizz locale vert TRIBUTI (200-600 €) Mens Serv scol & C. (50 €) Sett Quot Autobus, parcheggi (1 €) 1-10 € Importo 10-50 € 50-600 € ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA I SERVIZI A PAGAMENTO AUTOBUS, PARCHEGGI Utenza Importo Frequenza Criticità Utenza diffusa, principalmente locale 1€ Anche quotidiana Per i biglietti dell’autobus è richiesta un’autenticazione preventiva, con acquisto ricarica prepagata e associazione ad un “borsellino elettronico” (o pagamento con carta di credito). La fase di start-up e ricarica è un po’ macchinosa. Occorre un’adeguata promozione per raggiungere numeri interessanti. Vantaggi Tutti gli utenti hanno un cellulare, per Enti di dimensione rilevante il costo di start-up è ammortizzabile. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA I SERVIZI A PAGAMENTO SERVIZI SCOLASTICI Utenza Genitori (categoria giovane, avvezza all’utilizzo di internet e con propensione alle transazioni on line per risparmiare tempo) -> Utenza verticale localizzata Importo 30-100 € Frequenza Mensile Necessariamente la fase di pagamento deve essere Criticità integrata con la gestione presenze. Si consiglia di integrare i pagamenti direttamente a livello del relativo applicativo: la fase di registrazione utenti è già prevista x l’applicativo. Vantaggi L’utenza è diffusa e potenzialmente interessata, ci sono sicuramente i numeri e la frequenza di pagamento per coprire le spese di impianto ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA I SERVIZI A PAGAMENTO CONTRAVVENZIONI Utenza Importo Frequenza Criticità Vantaggi Utenza diffusa, non necessariamente localizzata (le multe le prendono anche i non residenti nelle zone di passaggio) 150-300 € A episodi (speriamo pochi…) Pur permettendo il pagamento con carta di credito, alcune fasi del processo non possono essere completate on line (es sottrazione punti patente) Dove è già prevista la consultazione online delle foto, l’autenticazione viene fatta tramite TARGA + NUM CONTRAVVENZIONE. Il pagamento è quindi un’evoluzione naturale, comodo per chi non risiede nella zona. Gli importi e il bacino di utenza permettono la redditività del servizio. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA I SERVIZI A PAGAMENTO TRIBUTI Utenza Utenza diffusa, localizzata (proprietari di case, affittuari) Importo 100-500 € Frequenza Annuale, più rate Criticità La scarsa frequenza di pagamento e l’ancora poco diffusa propensione all’utilizzo di carte di credito on line restringe il bacino di utenza. I costi del circuito da implementare per pagamenti con carta non sono coperti dai benefici (a parte grandi bacini o sinergie con altri servizi). Meglio fornire informazioni per la compilazione degli F24, che poi gli utenti potranno pagare comodamente con servizi di home banking. Vantaggi Chi ha un conto corrente on line con l’F24 può sfruttare agevolmente il servizio di home banking ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA GLI ELEMENTI DA CONSIDERARE Nella fase di scelta della modalità di pagamento da adottare, occorre tener conto di 4 elementi: •la facilità d'uso del sistema di pagamento; •il rapporto consumatore-metodo di pagamento, cioè la confidenza che il consumatore ha verso la modalità di pagamento; •la diffusione del sistema di pagamento; •il costo totale per operazione, cioè le varie spese di commissione alle quali si va incontro, sia da parte dell'utente sia da parte del negoziante. ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA SISTEMI DI PAGAMENTO: I RELATORI Stefano Bonasegale Direttore Soluzioni Generale Progetti ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA e SISTEMI DI PAGAMENTO: I RELATORI Luca Galandra Responsabile Pavia SIT, Comune ALDO LUPI – ANCITEL LOMBARDIA di
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