REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
REGOLAMENTO
PER L'ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
TABELLA DELLE REVISIONI
Rev.
Par.
Pag.
0
/
/
1
Data
Sintesi modifica
2014-04-17 Prima emissione
Agg. contenuti Richiesta di Offerta e Piano di Audit,
3, 5, 6,
3, 4, 5, 6, 8,
classificazione e gestione rilievi stadio 1, impegni del
8, 11, 12, 9, 10, 12, 16,
2014-09-11 cliente; inserita precisazione circa la procedura di
14, 17,
17, 19, 21,
subentro e sulla gestione dei reclami/ricorsi; inserita la
18, 20
22, 23, 24
clausola di recesso del contratto
VERIFICATO
APPROVATO
CONVALIDATO
Responsabile Gestione Qualità
Dott.ssa Vanessa Lipparini
Direzione
Ing. Fabio Bicchi
Presidente CdA
Dott. Francesco Corrado
Ing. Giuliano Bicchi
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
INDICE
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE...................................................................................... 3
2. MODALITÀ DI GESTIONE DEL REGOLAMENTO ........................................................................ 3
3. RIFERIMENTI NORMATIVI ................................................................................................... 3
4. DEFINIZIONI ..................................................................................................................... 4
5. ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO DI CERTIFICAZIONE ................................................................. 4
5.1 PREMESSA ................................................................................................................... 4
5.2 RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE E OFFERTA .............................................................................. 4
5.3 DOMANDA DI CERTIFICAZIONE ............................................................................................ 5
5.4 PIANIFICAZIONE DEGLI AUDIT............................................................................................ 5
6. ITER DI CERTIFICAZIONE ................................................................................................... 7
6.1 AUDIT PRELIMINARE (FACOLTATIVO) ................................................................................... 7
6.2 AUDIT INIZIALE DI CERTIFICAZIONE (STADIO 1 E STADIO 2) ...................................................... 7
6.2.1 AUDIT STADIO 1 ........................................................................................................ 7
6.2.2 AUDIT STADIO 2 ........................................................................................................ 9
6.2.3 GESTIONE DEI RILIEVI .................................................................................................10
6.3 ESAME DEL COMITATO DI DELIBERA ....................................................................................10
6.3.1 ESITO POSITIVO DEL COMITATO DI DELIBERA ED MISSIONE DEL CERTIFICATO ................................11
6.3.2 ESITO NEGATIVO DEL COMITATO DI DELIBERA ......................................................................11
7. UTILIZZO DEL CERTIFICATO E DEL MARCHIO ICE .................................................................11
8. USO DEL MARCHIO ACCREDIA ...........................................................................................12
9. ELENCO DELLE CERTIFICAZIONI EMESSE .............................................................................13
10. MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE ..........................................................................14
10.1 AUDIT DI SORVEGLIANZA ..............................................................................................14
10.2 AUDIT DI RINNOVO .....................................................................................................15
11. AUDIT SUPPLEMENTARI ...................................................................................................16
11.1 AUDIT DI ESTENSIONE/RIDUZIONE DEL CERTIFICATO ..............................................................16
11.1 AUDIT SENZA PREAVVISO O CON PREAVVISO MINIMO ..............................................................16
12. SUBENTRO AL CERTIFICATO RILASCIATO DA ALTRO ORGANISMO ACCREDITATO ..................17
13. VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE RILASCIATA ..................................................................17
14. PROCEDURA SOSPENSIONE E DI REVOCA ..........................................................................18
15. ARCHIVIAZIONE E CUSTODIA DEI DOCUMENTI...................................................................20
16. IMPEGNI DI ICE ..............................................................................................................20
17. IMPEGNI DEL CLIENTE .....................................................................................................20
18. RICORSI E RECLAMI ........................................................................................................22
18.1 PREMESSA ................................................................................................................22
18.2 RECLAMI ..................................................................................................................22
18.3 RICORSI ..................................................................................................................23
19. RISERVATEZZA ...............................................................................................................23
20. RECESSO DEL CONTRATTO ..............................................................................................23
21. RESPONSABILITÀ CIVILE E FORO COMPETENTE/ARBITRATO ................................................24
22. MODIFICHE AL SISTEMA DI GESTIONE QUALITÀ CERTIFICATO ......................................................24
23. CONDIZIONI CONTRATTUALI ............................................................................................24
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 2 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Il presente documento ha lo scopo di regolamentare contrattualmente il servizio di valutazione della
Conformità dei Sistemi di Gestione per la Qualità conformi alla norma ISO 9001, in accordo alla norma
UNI CEI EN ISO/IEC 17021.
Il presente Regolamento costituisce parte integrante del contratto tra ICE e il committente (la
sottoscrizione del Contratto – offerta economica – implica l’accettazione del Regolamento) e definisce le
regole applicate da ICE per la certificazione di sistemi di gestione qualità in conformità alla norma ISO
9001 e le modalità che deve seguire il committente per richiedere, ottenere e mantenere tale
certificazione.
Si precisa che la certificazione rilasciata riguarda solo la conformità del sistema di gestione qualità alla
norma ISO 9001 e non costituisce pertanto un attestato del rispetto dei requisiti di legge e cogenti
(Direttive, Leggi, Regolamenti, ecc) applicabili ai prodotti/servizi offerti, la cui individuazione,
applicazione e rispetto sono di responsabilità dell’Azienda cliente.
È espressamente esclusa dall’oggetto, qualunque forma di consulenza da parte di ICE all’Azienda
cliente, che possa far venir meno la natura di indipendenza della valutazione svolta.
2. MODALITÀ DI GESTIONE DEL REGOLAMENTO
Il presente Regolamento 1 è a disposizione degli interessati nell’edizione vigente sul sito internet:
www.icespa.it. I clienti possono comunque richiederne una copia.
Le revisioni del Regolamento sono sottoposte allo stesso iter previsto per l’emissione. Le parti
modificate rispetto alla revisione precedente sono evidenziate graficamente mediante una linea
verticale posta lateralmente al testo che ha subito modifiche. A seguito di modifica del Regolamento,
ICE renderà disponibile il nuovo documento sul proprio sito web www.icespa.it e provvederà a inviarne
copia ai clienti su richiesta.
Qualora vengano apportate modifiche sostanziali alle regole del presente Regolamento relative
all’ottenimento e al mantenimento della certificazione, ad esempio al fine di recepire eventuali nuove
legislazioni e regolamenti delle autorità competenti, queste saranno introdotte senza necessità di
comunicazione ai Cliente; nel caso di modifiche di natura diversa da quella sopra indicata, quali per
esempio quelle derivanti da politiche e/o esigenze organizzative e tecniche, ICE fornisce adeguate
informazioni al Cliente . Qualora il Cliente non invii alcuna comunicazione di risposta entro 60 giorni
dalla data della comunicazione delle modifiche da parte di ICE, le relative modifiche saranno da
intendersi tacitamente approvate.
Le modifiche apportate non avranno alcun effetto sulle richieste di certificazione in atto e si
considereranno effettive solo per le richieste di certificazione sottoscritte a far data della revisione del
presente Regolamento. In caso di modifiche con effetto immediato, lCE dovrà darne comunicazione al
Cliente mediante fax, posta o e-mail. Entro il termine di 60 giorni dalla comunicazione il Cliente potrà
comunicare formalmente la mancata accettazione delle modifiche, atto che comporta la rinuncia alla
certificazione; trascorsi 60 giorni dalla data della comunicazione delle modifiche da parte di ICE senza
riscontri da parte del Cliente, le modifiche stesse si intendono accettate per silenzio-assenso.
3. RIFERIMENTI NORMATIVI
- UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011 e successive revisioni “Requisiti per gli organismi che forniscono
audit e certificazione di sistemi di gestione“
- UNI EN ISO 9001:2008 “Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti”
- Regolamento Accredia RG-01 “Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione e
Ispezione – Parte Generale”, disponibile sul sito www.accredia.it
- Regolamento Accredia RG-01-01 “Regolamento per l’accreditamento degli Organismi di Certificazione
del sistema di gestione”, disponibile sul sito www.accredia.it
- Regolamento Accredia RG-09 “Regolamento per l’utilizzo del marchio Accredia”, disponibile sul sito
www.accredia.it
1
È responsabilità del Cliente avere sempre la versione aggiornata del presente Regolamento, scaricandolo dal sito internet di
ICE: www.icespa.it.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 3 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
- UNI EN ISO 19011:2012 e successive revisioni "Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione”
- norme UNI, EN, ecc specifiche di riferimento e relative Linee Guida e Documenti Obbligatori IAF /EA
applicabili.
4. DEFINIZIONI
La terminologia utilizzata da ICE nello svolgimento delle attività di verifica è in accordo al DPR 162/99 e
ai seguenti documenti legislativi e normativi nella revisione corrente:
- UNI CEI EN ISO/IEC 17000:2005 “Valutazione della conformità - Vocabolario e principi generali”
- UNI EN ISO 9000:2005 “Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario”
5. ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO DI CERTIFICAZIONE
5.1 PREMESSA
L’Azienda interessata (in seguito “Cliente”) può contattare gli uffici ICE per richiedere informazioni
relative allo schema di certificazione e l’offerta economica personalizzata. Questa è redatta sulla base
del tariffario ICE in vigore, facendo riferimento alle indicazioni della guida IAF MD 5:2013 “IAF
Mandatory Document for Duration of QMS and EMS Audits”, con gli opportuni adeguamenti in funzione
delle variabili significative (nr. di addetti, tipologia di prodotto/servizio, nr. di sedi, processi e
tecnologie, esclusioni applicabili) dell’azienda richiedente.
Al fine di raccogliere i dati necessari per la formulazione dell’offerta economica, ICE ha predisposto
apposito modulo D 45-Q “Richiesta di Offerta Sistema di Gestione Qualità ISO 9001”.
Il modulo di Richiesta di offerta contiene almeno i seguenti dati:
-
dati anagrafici del Cliente (sede legale e sede/i operativa/e, persona di riferimento nei confronti
di ICE, referente amministrativo)
-
siti interessati alla certificazione e relative attività svolte
-
tipologia di servizio richiesto
-
attività oggetto di certificazione, settore merceologico di appartenenza e identificazione dei
processi interni e affidati all’esterno e dettaglio circa le principali leggi/norme tecniche/
Regolamenti e/o Direttive applicabili ai prodotti/servizi offerti
-
eventuali esclusioni di elementi di norma
-
informazioni riguardanti l’utilizzo di prestazioni di consulenza relative al sistema oggetto della
richiesta
-
informazioni sull’organico coinvolto nel processo di certificazione (nr. di addetti e relativa
suddivisione per funzione e su turni)
-
nel caso di richiesta di subentro della certificazione da altro Organismo, i dati relativi al
Certificato in vigore e le motivazioni del subentro, allegando copia del Certificato in vigore, dei
rapporti di audit annuali e dei relativi rilievi emessi oltre ai reclami ricevuti, dall’ultima
certificazione /rinnovo
ICE è disponibile a pianificare una visita informale, presso il Cliente, con il solo scopo di presentare
l’offerta e fornire al Cliente chiarimenti sulle procedure ICE.
5.2 RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE E OFFERTA
All'atto della ricezione della suddetta richiesta, ICE esegue un riesame, verificando che il modulo di
“Richiesta di Offerta” sia compilato correttamente con tutte le informazioni richieste (qualora la
richiesta risulti priva di alcuni dati ICE provvederà a richiederli) e valutando la propria capacità di
eseguire le attività di verifica richieste.
A seguito dell’esito positivo del riesame di cui sopra, sulla base delle informazioni presentate dal
Cliente, ICE formula una offerta economica in cui sono precisate le condizioni economiche per il triennio
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 4 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
di validità della certificazione, le durate dei singoli audit espresse in giorni/uomo, le modalità di
pagamento, eventuali spese aggiuntive (costi di trasferta dell’auditor, pre-audit, audit supplementari,
duplicati/riemissioni del certificato, ecc) e le condizioni generali del contratto.
Il Contratto viene emesso sulla base delle informazioni fornite dal Cliente, pertanto ICE non è
responsabile per errori di quotazione o disservizi imputabili a mancate o errate comunicazioni da parte
del Cliente. Qualora nel corso dell’audit presso il Cliente vengano riscontrate differenze significative nel
numero di addetti dichiarati e/o nel numero e complessità dei processi da includere nella certificazione,
la verifica potrà essere interrotta e il contratto dovrà essere revisionato.
5.3 DOMANDA DI CERTIFICAZIONE
Il Cliente che intende accettare l’offerta di certificazione sottoscrive l“Offerta” negli appositi spazi e la
invia a ICE (l’offerta deve essere firmata dal Legale Rappresentante o suo delegato dotato di potere di
firma e opportunamente autorizzato).
La doppia sottoscrizione da parte dell’Azienda dell’Offerta costituisce l’accettazione formale da parte del
Cliente a portare avanti l’iter di certificazione con ICE, l’accettazione delle disposizioni del presente
Regolamento, espressamente richiamato, e l’accettazione delle condizioni generali (incluse le clausole
vessatorie), oltre agli importi relativi all’attività richiesta.
Dopo l’avvio dell’iter, nei casi in cui si accertino variazioni rispetto alle condizioni dichiarate dal Cliente
(e in base alle quali è stata emessa l’offerta), ICE si riserva il diritto di modificare di conseguenza le
condizioni contrattuali.
All'atto della ricezione dell’Offerta controfirmata, ICE verifica che non vi siano differenze rispetto ai dati
forniti all’atto dell’offerta (è facoltà di ICE richiedere tutte le integrazioni o modifiche necessarie prima
del formale avvio dell’iter) e invia al Cliente una conferma d’ordine, procedendo all’apertura della
commessa.
L’Offerta controfirmata dal Cliente e da ICE, unitamente alla Richiesta di Offerta e ai documenti
contrattuali in essa richiamati, ha valenza di contratto.
Ai fini della pianificazione delle attività di verifica, devono essere forniti a ICE, a cura del cliente i
seguenti documenti (se non già trasmessi):
-
Copia della Visura camerale o documento equivalente (in corso di validità – ovvero entro 6 mesi
dalla data di emissione)
-
nel caso di subentro da altro Organismo di Certificazione, copia certificato in vigore e copia dei
rapporti di verifica rilasciati dal precedente Organismo di Certificazione ed eventuali rilievi
emessi con relativo trattamento e/o azioni correttive (in caso di non conformità), dall’ultima
certificazione/rinnovo, copia Manuale Qualità nell’edizione vigente
La mancata consegna anche parziale di tale documentazione a ICE, entro le tempistiche indicate da
ICE, comporta l’impossibilità da parte di ICE all’emissione del certificato richiesto. Il Cliente potrà
attivare nuovamente un iter di certificazione presentando a ICE una nuova Richiesta di Offerta.
5.4 PIANIFICAZIONE DEGLI AUDIT
ICE pianifica gli audit in base ad eventuali accordi con il Cliente, e individua uno o più Auditor2 , e se
necessario uno o più Esperti tecnici, per l’esecuzione della verifica.
Il Gruppo di Audit può comprendere, oltre agli Auditor e/o agli Esperti Tecnici, osservatori o auditor in
addestramento.
Nel corso dell’audit gli auditor potranno raccogliere informazioni anche attraverso:
a) interviste
2
Le attività di verifica possono essere svolte da singoli ispettori o da un gruppo ispettivo al fine di garantire la copertura delle
competenze richieste per la valutazione specifica; in quest’ultimo caso un membro opera come coordinatore e viene designato
come Responsabile del Gruppo di Audit (GA). L’/gli ispettore/i viene/vengono nominato/i e incaricato/i secondo la competenza
posseduta in base alle funzioni e ai compiti da svolgere, garantendo le competenze necessarie alla tipologia di verifica da
svolgere.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 5 di 24
REGOLAMENTO
R 02-Q
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
b) osservazioni di processi e attività,
c) riesame della documentazione e delle registrazioni.
ICE invia formale comunicazione al Cliente con i nominativi del Gruppo di Audit designato, insieme al
“Piano di Audit” su modulo ICE D 43-Q, compilato dal Lead Auditor (tale Piano di Audit può essere
consegnato anche successivamente in sede di Audit di stadio 1 nel caso di prima certificazione).
Il piano di audit prevede sempre:
-
una riunione di apertura tra il Gruppo di Audit e l’Azienda cliente per la presentazione delle
parti, dello scopo e del piano di audit stesso, delle modalità di conduzione delle attività di audit,
della modalità classificazione dei rilievi, ecc; durante la riunione di apertura l’Azienda cliente può
porre domande o ricevere chiarimenti od eventualmente proporre modifiche alle fasi previste dal
piano;
-
la presentazione di eventuali ispettori di Accredia o altri osservatori presenti
-
una riunione di chiusura nella quale il Lead Auditor presenta i risultati dell’audit spiegando il
significato dei rilievi eventualmente emersi e la consegna successiva del rapporto di audit
-
una riunione finale con gli ispettori di Accredia, qualora presenti
Nel caso sia necessaria la presenza di ispettori di Accredia, ICE provvede ad inviare al cliente specifica
comunicazione con allegata lettera di presentazione di Accredia.
Il “Piano di Audit” contiene generalmente le seguenti informazioni:
a) gli obiettivi dell’audit;
b) i criteri di audit;
c) la durata dell’attività di audit sul campo;
d) la norma, i documenti di riferimento;
e) la/le data/e di esecuzione dell’audit
f) i componenti del Gruppo di Audit e relativo ruolo,
g) l’eventuale presenza di osservatori (es. personale di ICE o ispettori
accompagnamento3, o qualsiasi altra persona presente per giustificati motivi);
di
Accredia
in
h) il campo di applicazione dell’audit ed eventuali esclusioni di requisiti;
i) unità/siti oggetto di audit;
l) i processi/attività da valutare con il dettaglio del personale ICE e gli interlocutori aziendali di
riferimento, e dei tempi attesi per singolo processo/attività sottoposte ad audit
Durante l’esecuzione dell’audit, ogni auditor deve essere accompagnato da una guida designata dalla
organizzazione per facilitare l’esecuzione dell’audit e che potrà avere le seguenti responsabilità:
a) stabilire i contatti e i tempi per le interviste
b) organizzare le visite di parti specifiche del sito o dell’organizzazione;
c) garantire che le regole che riguardano la sicurezza del sito e le procedure di sicurezza siano
conosciute e rispettate dai membri del gruppo di audit;
d) assistere all’audit per conto del cliente;
e) fornire chiarimenti o informazioni su richiesta di un auditor.
L’eventuale presenza di consulenti che accompagnano gli auditor durante le attività di audit, sono
tenuti al ruolo di Osservatori e non potranno intervenire in alcun caso e per alcun motivo in vece
dell’Azienda, ad alcuna fase dell’audit.
3
La presenza di ispettori di Accredia in qualità di osservatori in accompagnamento agli ispettori ICE, ha la finalità di verificare il
personale ispettori di ICE e non altera la conduzione dell’audit, né la formulazione degli eventuali rilievi che dovessero emergere
dall’audit. La non accettazione da parte del cliente della presenza di ispettori di Accredia è motivo del mancato rilascio della
certificazione o della sospensione o revoca del certificato emesso (Cfr. § 14).
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 6 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
Il Cliente, entro 3 giorni dal ricevimento della comunicazione, può fare obiezione in forma scritta, circa
il contenuto del “Piano di Audit” e sulla nomina dell’/degli Auditor e richiederne la sostituzione, per
motivate giustificazioni, quali il caso di palese conflitto di interessi o di precedenti comportamenti non
etici; se le obiezioni vengono ritenute valide, ICE designa un altro ispettore/Gruppo di AudiTt e/o
aggiorna/modifica il “Piano di Audit”, diversamente il “Piano di Audit” e/o l’ispettore/il Gruppo di Audit
designato resta confermato.
6. ITER DI CERTIFICAZIONE
Liter di certificazione condotto da ICE ai fini del rilascio della certificazione, prevede le seguenti fasi:
-
Audit preliminare (facoltativo)
-
Audit iniziale di certificazione (Stadio 1 e Stadio 2)
-
Esame del Comitato di Delibera
-
Emissione del certificato in caso di esito positivo da parte del Comitato di Delibera
6.1 AUDIT PRELIMINARE (FACOLTATIVO)
Su richiesta del Cliente può essere eseguito un Audit Preliminare (Pre-Audit) prima dell’audit di
certificazione, al fine di valutare lo stato di conformità alla norma di riferimento del proprio Sistema di
Gestione Qualità e il grado di preparazione dell’azienda cliente ad affrontare l’audit iniziale di
certificazione.
I risultati di tale audit sono documentati nel “Rapporto di audit”.
Il “Rapporto di audit” rilasciato al termine del Pre-Audit non viene considerato ai fini dell’audit di
certificazione; nel caso di eventuali rilievi non viene richiesto né verificato da ICE alcun trattamento
degli stessi.
ICE esegue, su richiesta solo un Pre-Audit la cui durata non dovrebbe superare 1 giorno/uomo.
6.2 AUDIT INIZIALE DI CERTIFICAZIONE (STADIO 1 E STADIO 2)
L’Audit iniziale di certificazione viene effettuato in due fasi: Stadio 1 e Stadio 2
Tali fasi sono svolte in momenti differenti e presso l’Azienda. In casi eccezionali e adeguatamente
motivati, lo Stadio 1 e lo Stadio 2 possono essere eseguiti in giornate consecutive (eventuali
giustificazioni possono riguardare la dimensione, la localizzazione dell’azienda, considerazioni del
rischio, ecc).
In tale caso, il cliente dovrà essere informato da ICE che l’eventuale rilevazione di Non formità critiche
nell’audit di stadio 1 non permetterebbero l’esecuzione dell’audit di stadio 2, sebbene già pianificato.
6.2.1 AUDIT STADIO 1
L’Audit di Stadio 1 viene di norma effettuato presso la/le sede/i del Cliente ove si svolgono le attività
oggetto di certificazione. In casi eccezionali e adeguatamente motivati, lo Stadio 1 può essere svolto
interamente su base documentale presso ICE (per esempio nel caso di Aziende con processi semplici
e/o standard o nel caso di subentro a certificazioni in essere) richiedendo al Cliente opportuni
dati/documenti integrativi.
L’audit di Stadio 1 è finalizzato a:
a) valutare la documentazione del Sistema di Gestione del cliente (almeno il Manuale Qualità e le
necessarie procedure) che deve essere resa disponibile presso l’Azienda cliente;
b) valutare la localizzazione e le condizioni particolari del/i sito/i del cliente;
c) ottenere le opportune informazioni dal personale del cliente per determinare il grado di preparazione
per l’audit di Stadio 2;
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 7 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
d) riesaminare lo stato e la comprensione dei requisiti della norma da parte del cliente, con particolare
riferimento alla identificazione di prestazioni chiave o di aspetti, processi, obiettivi e funzionamento
significativi del sistema di gestione;
e) raccogliere le informazioni necessarie riguardanti il campo di applicazione del sistema di gestione, i
processi e la(e) localizzazione(i) del cliente, della conformità a leggi e regolamenti (per esempio
qualità, ambiente, aspetti legali relativi all’attività del cliente, rischi associati, ecc.);
f) riesaminare l’allocazione di risorse per l’audit di Stadio 2 e concordare con il cliente i dettagli
dell’audit di Stadio 2;
g) fornire elementi per la pianificazione dell’audit di Stadio 2, acquisendo una sufficiente conoscenza
del sistema di gestione e delle attività del sito del cliente, con riferimento ai possibili aspetti
significativi;
h) valutare se gli audit interni e il riesame da parte della direzione siano stati pianificati
e/efficacemente eseguiti;
i) valutare se l’Azienda cliente gestisca correttamente le Non Conformità, Azioni Correttive/Preventive
relative al Sistema Qualità e i reclami provenienti dalle parti interessate
l) valutare che il livello di attuazione del sistema di gestione fornisca l’evidenza che il cliente è pronto
per l’audit di Stadio 2.
Nel corso dell’Audit di Stadio 1 vengono identificati in particolare quei rilievi che in Fase 2 sarebbero
classificati come Non Conformità e che determinerebbero pertanto l’interruzione dell’iter di
certificazione (si veda § 6.2.3).
Al termine dell’Audit di Stadio 1, viene rilasciato al Cliente un rapporto che contiene le risultanze dello
Stadio 1, compresa l’indicazione dei rilievi che nell’Audit di Stadio 2 potrebbero essere classificati come
Non Conformità, e un giudizio circa il livello di attuazione del sistema.
Si possono presentare le seguenti situazioni:
-
l’audit non ha fatto registrare alcun rilievo ovvero i rilievi verbalizzati sono tali da poter
proseguire con l’attività di audit di Stadio 2
-
l’audit ha fatto registrare rilievi di gravità e/o numerosità tali da rendere necessario la
risoluzione dei rilievi da parte dell’azienda prima di eseguire l’audit di Stadio 2
-
l’azienda non è pronta per lo stadio 2 dell’audit di certificazione e deve essere sottoposta un
ulteriore audit di stadio 1 per poter procedere nell’iter di certificazione
Il Rapporto di Audit di Stadio 1, viene stampato in duplice copia e firmato dal Lead Auditor e dal
rappresentante dell’Azienda cliente; una copia rimane all’Azienda cliente e l’altra viene consegnata a
ICE per la successiva delibera.
L’intervallo temporale fra l’Audit di Stadio 1 e l’Audit di Stadio 2, viene definito da ICE, tenendo conto
delle esigenze del Cliente per la risoluzione di eventuali problemi identificati durante l’audit di Stadio 1.
In ogni caso, l’Audit di Stadio 2 non può essere eseguito oltre 6 mesi dalla data di effettuazione
dell’Audit di Stadio 1; trascorso tale termine, ICE si riserva di fare decadere l’iter di certificazione in
essere. In tale caso, qualora il Cliente desideri riprendere l’iter di certificazione, dovrà presentare una
nuova richiesta con conseguente ripetizione dell’iter certificativo ex-novo e riaddebito dell’importo
relativo.
A conclusione dell’Audit di Stadio 1, il Gruppo di Audit conferma o meno l’adeguatezza dei giorni/uomo
previsti per l’Audit di Stadio 2 e l’assegnazione di risorse per l’Audit di Stadio 2. Dall’analisi dell’Audit di
Stadio 1 potrebbe infatti scaturire la necessità di rivedere le risorse allocate o la durata dell’Audit di
Stadio 2, per esempio a seguito di una migliore definizione del campo di applicazione e/o nel caso di
subentro di complicazioni, e si potrebbe rendere necessaria una modifica del contratto in essere con
l’Azienda.
5
Possono essere concesse eventuali proroghe solo in casi eccezionali e motivati (es. chiusura stagionale dell’azienda), e
autorizzati da ICE.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 8 di 24
REGOLAMENTO
R 02-Q
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
L'Azienda può sollevare riserve sui contenuti del rapporto, formalizzandole sul Rapporto stesso
(eventuali divergenze di opinione riguardante le conclusioni deve essere discussa e se possibile risolta).
Qualora entro 10 giorni dal termine dell’audit di stadio 1, l’Azienda cliente non riceva alcuna
comunicazione, o in caso di ricezione della notifica dell’audit di stadio 2 da parte di ICE, il rapporto
della verifica potrà considerarsi automaticamente confermato. Viceversa, se a seguito di analisi interna,
ICE dovesse ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà
comunicazione formale al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive.
6.2.2 AUDIT STADIO 2
L’Audit di Stadio 2 viene sempre eseguito presso i luoghi ove si svolgono le attività oggetto di
certificazione al fine di verificare la corretta applicazione ed efficacia del Sistema di Gestione Qualità.
L’obiettivo dell’Audit di Stadio 2 è:
a) verificare la chiusura e la correzione degli eventuali rilievi emersi nel corso dello Stadio 1
b) raccogliere le informazioni e le evidenze circa la conformità del Sistema di Gestione Qualità a tutti i
requisiti della norma o di altro documento normativo applicabile;
c) verificare che il Cliente abbia attuato un sistema per il monitoraggio interno, la misurazione, la
rendicontazione e il riesame delle prestazioni, con riferimento agli obiettivi ed ai traguardi fondamentali
definiti
d) verificare che il sistema di gestione del cliente e le sue prestazioni siano conformi alle prescrizioni
legali;
e) verificare che il sistema garantisca il controllo dei processi aziendali;
f) verificare l’efficacia e la completezza del sistema di audit interni e del Riesame da parte della
Direzione, e la responsabilità della Direzione per le politiche dei clienti
g) valutare i collegamenti fra i requisiti normativi, la politica, gli obiettivi ed i traguardi delle prestazioni
(coerentemente alle attese della norma del sistema di gestione applicabile o di altro documento
normativo), le prescrizioni legali applicabili, le responsabilità, la competenza del personale, le attività,
le procedure, i dati di prestazioni e le risultanze e le conclusioni degli audit interni
La conduzione dell’audit di stadio 2 prevede interviste nei reparti aziendali con il personale dell’azienda
cliente, da parte del Gruppo di Audit al fine di prendere visione dei processi sviluppati e della
documentazione utilizzata e prodotta, adottando criteri di campionamento tali da assicurare la
rappresentatività e la significatività, in relazione alla criticità dei processi esaminati.
A conclusione dell’Audit di Stadio 2, il LA tiene una riunione finale con la Direzione e/o il
Rappresentante della Direzione, durante la quale l’Azienda cliente ha la possibilità di formulare
domande/osservazioni circa le conclusioni e consegna all’Azienda cliente il “Rapporto di Audit” ed
eventuali rilievi emersi nel corso dell’audit.
L'Azienda può sollevare riserve sui contenuti del rapporto, formalizzandole sul Rapporto stesso
(eventuali divergenze di opinione riguardante le conclusioni deve essere discussa e se possibile risolta).
Il Rapporto di Audit di Stadio 2, viene stampato in duplice copia e firmato dal Lead Auditor e dal
rappresentante dell’Azienda cliente; una copia rimane all’Azienda cliente e l’altra viene consegnata a
ICE per la successiva delibera.
Qualora entro 10 giorni dal termine dell’audit di stadio 2, l’Azienda cliente non riceva alcuna
comunicazione, o in caso di ricezione della notifica dell’audit di stadio 2 da parte di ICE, il rapporto
della verifica potrà considerarsi automaticamente confermato. Viceversa, se a seguito di analisi interna,
ICE dovesse ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà
comunicazione formale al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive.
Eventuali rilievi verbalizzati sono gestiti come specificato al § 6.2.3.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 9 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
6.2.3 GESTIONE DEI RILIEVI
Le risultanza dell’Audit di Stadio 1 sono notificati all’azienda senza alcuna classificazione; in particolare
sono identificati quei rilievi che se permangono nell’Audit di Stadio 2, potrebbero essere classificati
come Non Conformità.
I rilievi notificati all’azienda nel corso delle altre tipologie di audit previste sono classificati in base alla
gravità delle carenze riscontrate in Non Conformità (NC), Osservazioni (OSS) e Commenti (C).
Circa la definizione dei rilievi si rimanda al relativo modulo “Rilievi riscontrati”.
Per le Non Conformità e le Osservazioni, l’Azienda deve definire e comunicare a ICE la proposta dei
trattamenti e delle azioni correttive / preventive che intende intraprendere.
Nella tabella seguente sono riportati le modalità e i tempi di comunicazione del trattamento / piano di
azioni e di verifica successiva da parte di ICE:
TIPO DI RILIEVO
AZIONI RICHIESTE
ATTUAZIONE E CHIUSURA
VERIFICA ATTUAZIONE ED EFFICACIA
ENTRO
Non
(NC)
Conformità
Analisi della causa e
definizione di trattamento
/azione correttiva, entro 15
giorni dall’audit
Entro 90 giorni
Mediante un audit supplementare su
base documentale o in campo, entro 3
mesi dall’audit
Osservazione (OSS)
Analisi della causa e
definizione di trattamento
/azione correttiva, entro 15
giorni dall’audit
Entro 90 giorni
Successivo audit di sorveglianza o
rinnovo
Commento (C)
No (si richiede che l’azienda
effettui una analisi interna e
valutazione per deciderne
l’eventuale recepimento)
No
Successivo audit di sorveglianza o
rinnovo (ICE verificherà se e come
l’azienda ha perso in carico il rilievo)
Deroghe alle tempistiche sopra indicate dovranno essere approvate e concordate con ICE.
ICE si riserva comunque di richiedere l’invio del trattamento / azioni correttive anche in caso di
Osservazioni, in funzione del tipo e numero dei rilievi e dei risultati complessivi dell’audit.
6.3 ESAME DEL COMITATO DI DELIBERA
Tutta la documentazione prodotta durante l'audit, insieme alla documentazione commerciale e alle
proposte ed evidenze delle azioni correttive per la chiusura degli eventuali rilievi (incluse le
informazioni di dominio pubblico sull’Azienda), viene consegnata a ICE e sottoposta al Comitato di
Delibera. Il Comitato di Delibera è l’organo deliberante di ICE.
Il Comitato di Delibera, dopo aver preso visione della documentazione consegnata e di ogni altra
informazione pertinente e sulla base di quanto proposto dal LA, può:
-
richiedere chiarimenti e/o una integrazione documentale al Lead Auditor che ha effettuato l’audit
e/o all’Azienda richiedente, qualora la documentazione non fornisce sufficienti evidenze per
esprimere un giudizio o presenti inesattezze o incompletezze;
-
richiedere un audit supplementare presso il cliente e/o tramite invio della documentazione
necessaria a ICE (tali valutazioni saranno a carico del cliente e dovranno essere comunicate,
concordate e pianificate con il cliente) prima di esprimersi in merito;
-
approvare la concessione della certificazione;
-
approvare la concessione della certificazione con richiesta di anticipare il prossimo audit di
sorveglianza;
-
non approvare la concessione della certificazione
L’esito della valutazione effettuata dal Comitato di Delibera e la relativa decisione finale sono
formalizzate su apposito modulo di “Rapporto Conclusivo” a firma dei componenti il Comitato di
Delibera.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 10 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
Il Comitato di Delibera si riunisce anche per decidere in merito a:
-
rinnovo della Certificazione;
-
estensione/riduzione della Certificazione;
-
riduzione della Certificazione;
-
sospensione della Certificazione;
-
ritiro/annullamento della Certificazione;
-
ripristino del provvedimento di sospensione della certificazione.
6.3.1 ESITO POSITIVO DEL COMITATO DI DELIBERA ED MISSIONE DEL CERTIFICATO
A seguito di valutazione positiva da parte del Comitato di Delibera, ICE emette e notifica al Cliente il
Certificato di Conformità.
L’invio del Certificato è subordinato al pagamento dell’importo concordato per l’attività di verifica
eseguita.
Ogni eventuale riferimento a Certificati non ancora formalmente redatti e notificati sarà considerato
abusivo agli effetti della legge e della presente regolamentazione contrattuale con la conseguenza che
ICE si riserva, in tal caso, il diritto di risolvere il contratto e di richiedere il risarcimento dei danni per
l'inadempimento all'obbligo sopra specificato e per le relative conseguenze nei confronti del nome, della
reputazione e dell'immagine di ICE.
6.3.2 ESITO NEGATIVO DEL COMITATO DI DELIBERA
A seguito di giudizio negativo dal Comitato di Delibera, ICE non può dar corso al rilascio del Certificato
e informerà il cliente di tale decisione e delle azioni da intraprendere.
Qualora il Cliente non intende accettare le decisioni prese a suo carico, può dare avvio a una procedura
di ricorso secondo le modalità descritte al § 18.
Ricevuta la comunicazione di esito negativo, l’Azienda cliente potrà decidere di rinunciare alla
certificazione o di proseguire nell’iter di certificazione.
Qualora il cliente desideri proseguire con la certificazione ICE, deve presentare una nuova Domanda
Ufficiale e ripetere l’iter certificativo ex-novo.
7. UTILIZZO DEL CERTIFICATO E DEL MARCHIO ICE
Per tutto il periodo di validità del Certificato, il cliente può fare riferimento al Certificato nelle proprie
pubblicazioni di carattere tecnico e pubblicitario, nella propria corrispondenza, ecc, soltanto a
condizione che ogni riferimento sia corretto nei modi e non induca ad errate interpretazioni.
È possibile la riproduzione del Certificato rilasciato da ICE, purchè riproduca integralmente l’originale
(non sono ammesse copie parziali); sono consentiti ingrandimenti/riduzioni purchè il documento risulti
leggibile e la sua struttura non risulti modificata.
È ammesso inoltre la pubblicazione del Certificato rilasciato da ICE sui siti web.
Analogamente per quanto riguarda il marchio ICE, fornito solo su richiesta.
Il marchio ICE inoltre, non può essere utilizzato nei seguenti casi:
-
sui prodotti realizzati o forniti (macchine, attrezzature, ecc)
-
sugli imballaggi o sulle confezioni (primari)
-
sui documenti che siano diretta espressione del servizio per il quale l’Azienda è stata certificata
(es. nel caso di laboratori di prova / taratura, sui rapporti di prova e certificati di taratura)
-
su alcun tipo di documentazione tecnica / cataloghi che richiami in qualche modo il prodotto (es.
dichiarazioni di conformità ai fini della marcatura CE)
-
su carta intestata di azienda con più sedi non tutte coperte dalla certificazione
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 11 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
Inoltre, qualora l’oggetto della certificazione non comprende tutte le attività svolte dall’Azienda, nella
pubblicizzazione deve essere chiaramente indicato l’ambito della certificazione (es. limitatamente alle
attività e/o ai siti coperti da certificazione….).
Circa l’utilizzo del marchio ICE valgono le seguenti regole:
-
può essere utilizzato sui biglietti da visita del personale (in tale caso non può essere abbinato il
marchio di Accredia);
-
può essere utilizzato su carta intestata e documenti in genere, quali fax, e-mail, materiale
pubblicitario e promozionale, sito web, ecc;
-
deve essere utilizzato solo in riferimento ai prodotti/servizi/siti, oggetto della certificazione
concessa (riportati sul certificato);
-
deve essere riportato unitamente al logo e/o alla ragione sociale dell’Azienda certificata;
-
può essere utilizzato in abbinamento al logo ACCREDIA (circa le regole di utilizzo del marchio
ACCREDIA si rimanda al § 8)
Sui prodotti realizzati o forniti (macchine, attrezzature, ecc) e sugli imballaggi o sulle confezioni
(primari), è consentito l’utilizzo della seguente dicitura (o dicitura analoga), in abbinamento alla
ragione sociale o al logo dell’azienda:
Azienda con Sistema di Gestione Qualità certificato da ICE
in conformità alla norma UNI EN ISO 9001:XXX
Il marchio può essere utilizzato a colori, in tal caso dovranno essere rispettati i colori propri del marchio
stesso (blu PANTONE 280), oppure in versione monocromatica (di qualsiasi colore). Le presenti
prescrizioni si applicano anche nel caso in cui si faccia uso di marchi trasferibili (ad es. adesivi). Il
cliente deve informare il personale che può far uso del marchio, delle sopraindicate prescrizioni.
In caso di sospensione o ritiro/annullamento dell’attestato, il cliente deve cessare immediatamente di
fare qualsiasi riferimento alla certificazione e nel caso di riduzione del campo di applicazione deve
rettificare i materiali pubblicitari che fanno riferimento alla certificazione.
8. USO DEL MARCHIO ACCREDIA
Sia ICE che i suoi Clienti hanno l’obbligo di attenersi alle prescrizioni del Regolamento RG-09 di
ACCREDIA per l’uso del marchio, disponibile sul sito www.accredia.it.
In particolare, i certificati rilasciati da ICE sotto accreditamento di Accredia, riporteranno il marchio di
Accredia, secondo criteri di cui al suddetto Regolamento di Accredia.
L’uso del Marchio ACCREDIA da parte dei Clienti è consentito esclusivamente in abbinamento al logo
ICE e in conformità alle regole previste dal Regolamento stesso, alla cui lettura si rimanda per una
completa informazione – vedi Figura 1 (i due simboli devono essere adiacenti e di dimensioni
analoghe).
In alternativa alla soluzione grafica di cui in Figura 1 (Marchio ACCREDIA in abbinamento al Marchio
dell’Organismo accreditato), è consentito di apporre, nelle immediate adiacenze del Marchio ICE (in
basso, in alto o lateralmente), la scritta (bilingue o monolingue):
Organismo accreditato da ACCREDIA
Body accredited by ACCREDIA
Le prescrizioni di corretto utilizzo del marchio ACCREDIA da parte dei clienti prevedono ad esempio,
elenco non esaustivo, le seguenti:
- il Marchio ACCREDIA non può essere utilizzato disgiunto dal marchio ICE
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 12 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
- è consentito l’utilizzo del Marchio ACCREDIA, congiuntamente a quello di ICE, su carta intestata e
documenti in genere, quali fax, e-mail, materiale pubblicitario e promozionale, sito web, ecc (ad
eccezione di qualsiasi documentazione tecnica riguardante ai prodotti realizzati)
- è consentito l’utilizzo del Marchio ACCREDIA, congiuntamente a quello di ICE su beni e mezzi
strumentali utilizzati per la realizzazione dei processi rientranti nell’ambito del sistema di gestione
certificato (quali veicoli commerciali, edifici, nonché camici e tute da lavoro e simili) ad esclusione
degli oggetti che si configurano come prodotti oggetto di specifica certificazione, specie se cogente o
regolamentata (macchine, attrezzature, dispositivi di protezione individuale, ecc..) completato con la
dicitura (o dicitura analoga):
Azienda con Sistema di Gestione Qualità certificato da ICE
In conformità alla norma UNI EN ISO 9001:XXX
- il marchio ACCREDIA il Marchio ACCREDIA non può essere utilizzato in modo da lasciare
erroneamente intendere che ACCREDIA abbia certificato o approvato il prodotto o il personale di un
intestatario della certificazione accreditata, o in altra maniera comunque fuorviante
- l’intestatario/licenziatario della certificazione può usare il Marchio ACCREDIA sui prodotti, relativi
imballaggi e confezioni nei termini previsti dal Regolamento ACCREDIA RG-09 (in particolare al
punto 6.3)
- non è consentito l’utilizzo del Marchio ACCREDIA, né del marchio di ICE, né, tantomeno, del marchio
congiunto, in alcun tipo di documentazione tecnica che possa richiamare in qualche modo il prodotto
(es.: dichiarazioni di conformità ai fini della marcatura CE).
Figura 1 – Combinazione logo ACCREDIA - ICE
Il cliente deve informare il personale che può far uso del marchio, delle sopraindicate prescrizioni.
9. ELENCO DELLE CERTIFICAZIONI EMESSE
A seguito della concessione della certificazione, ICE aggiorna il proprio database contenente i dati
relativi alla corretta e univoca identificazione del Certificato rilasciato:
identificazione dell’Azienda e relativa localizzazione geografica (sia della sede centrale che di
tutti i siti coperti da campo di applicazione nel caso di aziende multi sito);
numero di certificato;
la norma di riferimento;
il campo di applicazione;
la data di emissione dell’attestato.
Il database viene tenuto aggiornato in funzione non solo dell'emissione di nuovi certificati, ma anche
dell'eventuale revisione, sospensione o ritiro dei Certificati preesistenti. ICE rende disponibili
informazioni relative allo stato delle certificazioni emesse (valido, sospeso, ritirato) a chiunque ne
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 13 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
faccia richiesta (circa le modalità per richiedere tali informazioni, si rimanda al sito internet
www.icespa.it).
Per le certificazioni ricadenti nei settori IAF coperti dal Certificato di Accreditamento, ICE comunica
periodicamente ad Accredia, i dati relativi ai soggetti in possesso di certificazione rilasciata da ICE, per
l’inserimento delle informazioni nella banca dati ad accesso pubblico consultabile sul sito di Accredia
www.accredia.it.
Analogamente, sono comunicati ad Accredia e/o alle eventuali autorità competenti, ove applicabile,
eventuali provvedimenti di sospensione e ritiro/annullamento delle certificazioni rilasciate, nei tempi e
modi da questi stabiliti.
I dati relativi ai certificati emessi e il relativo stato, possono essere anche forniti da ICE, su richiesta, a
terzi che ne facciano richieste e che ne abbiano diritto.
10. MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE
Durante il periodo di validità del certificato emesso, ICE effettua audit programmati per il
mantenimento del certificato: audit di sorveglianza e audit di rinnovo
10.1 AUDIT DI SORVEGLIANZA
Al fine di valutare il mantenimento della conformità e dell’efficacia del sistema di gestine qualità, ICE
effettua audit di sorveglianza, con periodicità annuale (12 mesi). Gli audit di sorveglianza sono
effettuati entro e non oltre i 12 mesi dall’audit di sorveglianza precedente. La data del primo audit di
sorveglianza (successivo all’audit di certificazione iniziale) non deve superare i 12 mesi dall’ultimo
giorno dell’audit di Stadio 2.
La periodicità e l’estensione (sedi/siti, attività, processi, ecc) degli audit di sorveglianza sono riportati
nel Programma degli audit.
Eventuali scostamenti dalle periodicità indicate nel Programma degli audit, per giustificati motivi,
devono essere approvati e concordati con ICE (tali scostamenti non dovrebbero superare i due mesi
rispetto alla pianificazione iniziale); l’impossibilità di procedere all’audit oltre tale termine e/o qualora
ICE ritenesse non sufficienti le motivazioni addotte dal cliente per giustificare la richiesta di posticipo,
ICE può attivare la procedura di sospensione (Cfr. § 14).
Durante gli audit di sorveglianza sono verificati i seguenti aspetti:
-
gli elementi di mantenimento del sistema (audit interni, riesami della Direzione, azioni correttive
e preventive, reclami dei clienti, aree/elementi soggette a cambiamenti/modifiche)
-
attuazione ed efficacia dei trattamenti e delle azioni correttive/preventive messe in atto
dall’Azienda a seguito dei rilievi verbalizzati nell’audit precedente
-
riesame delle modifiche apportate relativamente alla certificazione in essere;
-
efficacia del sistema di gestione riguardo il conseguimento degli obiettivi stabiliti dall’Azienda
-
avanzamento delle attività pianificate mirate al miglioramento continuo delle prestazioni del
sistema
-
continua tenuta sotto controllo delle attività
Inoltre, possono essere incluse tra gli elementi da verificare in sorveglianza, i seguenti :
-
richieste da parte di ICE circa glia spetti attinenti alla certificazione
-
riesame delle dichiarazioni del cliente riguardo le proprie attività (per es. materiale
promozionale, sito web, ecc)
-
richieste all’Azienda cliente di fornire documenti e registrazioni (su mezzi cartacei o elettronici)
-
altri mezzi di monitoraggio delle prestazioni del cliente certificato
Al termine dell’audit di sorveglianza, il Lead Auditor consegna al cliente una copia il Rapporto di Audit,
che il cliente sottoscrive.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 14 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
Il “Rapporto di Audit” si intende confermato da ICE qualora l’Azienda non riceva alcuna comunicazione
contraria entro 10 giorni dal termine dell’audit. Viceversa, se a seguito di analisi interna, ICE dovesse
ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà comunicazione formale
al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive.
Eventuali rilievi verbalizzati negli audit di sorveglianza sono gestiti come specificato al § 6.2.3.
10.2 AUDIT DI RINNOVO
L’audit di rinnovo viene effettuato al fine di valutare il continuo soddisfacimento di tutti i requisiti della
norma ISO 9001.
L’audit di rinnovo ha come scopo:
- la conferma della conformità e dell’efficacia del sistema di gestione nel suo complesso
- la continua pertinenza ed applicabilità del sistema di gestione al campo di applicazione della
certificazione
A tale scopo, l’audit di rinnovo prende in considerazione tutti i requisiti della norma ISO 9001, le
prestazione del sistema qualità nell’arco del periodo di certificazione e comprende anche il riesame dei
precedenti rapporti di audit di sorveglianza.
Tali audit inoltre prevedono un nuovo esame documentale e una verifica in campo in tutte le attività
oggetto di certificazione.
In casi particolari (ad esempio nel caso di modifiche significative nel sistema di gestione, nell’Azienda o
nel contesto in cui l’Azienda opera, quali il caso di modifiche nella legislazione), può essere pianificato
un audit Stadio 1.
Nel caso di Aziende multi sito o nel caso di certificazioni emesse a fronte di più norme di sistema di
gestione, la pianificazione dell’audit di rinnovo deve garantire un’adeguata copertura dell’audit sul
campo.
Al fine di potere garantire la continuità della certificazione , l’iter completo di rinnovo si deve concludere
entro la scadenza del certificato in corso di validità 5. Al fine di rispettare la tempistica di cui sopra e
consentire l’eventuale gestione dei rilievi che potrebbero emergere nel corso dell’audi, con eventuale
possibilità di dover eseguire un audit supplementare per verificarne la chiusura, l’audit di rinnovo deve
essere eseguito con debito anticipo.
Il periodo entro cui deve essere eseguito l’audit di rinnovo è riportato nel Programma degli audit
trasmesso allegato ai Rapporti di Audit negli audit precedenti (al primo rilascio o al rinnovo
precedente).
Qualora l’Azienda non ottemperi alle tempistiche sopra indicate circa l’esecuzione dell’audit di rinnovo,
la certificazione scade a partire dal giorno successivo alla data di scadenza indicata sul certificato e
qualora l’azienda volesse riattivare l’iter di certificazione, dovrà presentare una nuova richiesta con
conseguente ripetizione dell’iter certificativo ex-novo e riaddebito dell’importo relativo.
Il Contratto in essere si rinnova tacitamente di triennio in triennio, salvo che l’Azienda non presenti
formale disdetta con un preavviso minimo di 6 (sei) mesi rispetto alla scadenza del certificato, nelle
modalità e condizioni previste nelle Condizioni Generali del Contratto. Decorso tale termine, il Contratto
si considera tacitamente rinnovato e ICE potrà proseguire con l’invio al cliente del modulo di Richiesta
di aggiornamento dei dati per l’eventuale remissione dell’offerta economica per il successivo triennio di
certificazione e/o del Programma degli audit.
Circa le condizioni contrattuali relative alla durata, efficacia e rescissione del contratto, si rimanda al §
10.
Al termine dell’audit di rinnovo, il Lead Auditor consegna al cliente una copia il Rapporto di Audit, che il
cliente sottoscrive; l’altra copia viene consegnata a ICE per la successiva delibera. La delibera in sede
di rinnovo della certificazione, si basa sui risultati dell’audit di rinnovo, sui risultati degli audit
5
Possono essere concesse eventuali proroghe solo in casi eccezionali e motivati (es. chiusura stagionale dell’azienda), e
autorizzati da ICE.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 15 di 24
REGOLAMENTO
R 02-Q
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
precedenti nell’arco del triennio di validità della certificazione e sui reclami ricevuti da parte degli
utilizzatori della certificazione.
Il “Rapporto di Audit” si intende confermato da ICE qualora l’Azienda non riceva alcuna comunicazione
contraria entro 10 giorni dal termine dell’audit. Viceversa, se a seguito di analisi interna, ICE dovesse
ritenere opportune delle modifiche ai contenuti del rapporto rilasciato, ne darà comunicazione formale
al Cliente, fornendone spiegazioni e indicazione delle azioni successive.
Eventuali rilievi verbalizzati negli audit di rinnovo sono gestiti come specificato al § 6.2.3.
A seguito dell’esito positivo del Comitato di Delibera, viene concessa una proroga della validità del
certificato per ulteriori 3 anni.
11. AUDIT SUPPLEMENTARI
ICE si riserva il diritto di eseguire audit supplementari, rispetto al programma degli audit triennale, nei
seguenti casi (elenco non esaustivo):
-
al fine di verificare la chiusura di eventuali rilievi riscontrati nel corso degli audit;
-
a fronte di segnalazioni/reclami ricevuti sull’Azienda cliente o dall’Azienda cliente stessa;
-
a seguito di cambiamenti significativi apportati dall’Azienda al proprio sistema e comunicati a
ICE;
-
a seguito di richieste di estensione/riduzione della certificazione emessa da ICE
-
a fronte di necessità emerse in fase o in seguito al rilascio del certificato (per esempio qualora si
renda necessario approfondire le informazioni/dati erroneamente comunicati/taciuti dal cliente
in sede di prima certificazione e/o di rinnovo della certificazione
-
nel caso di revoca o riattivazione della certificazione a seguito di revoca o sospensione
-
ecc
Gli audit supplementari sono decisi da ICE e comunicati per iscritto all’Azienda cliente, anche con un
preavviso minimo di 3 giorni (pari al tempo concesso da ICE per l’eventuale ricusazione del Gruppo di
Audit). I costi degli audit supplementari sono a carico dell’Azienda cliente e valutati in base a quanto
riportato nel Contratto.
11.1 AUDIT DI ESTENSIONE/RIDUZIONE DEL CERTIFICATO
Nel caso di richiesta di variazioni del campo di applicazione del certificato (estensioni/riduzioni),
l’Azienda cliente dovrà inviare richiesta scritta e compilare apposito modulo di richiesta e si procede
analogamente alle modalità descritte per la richiesta iniziale di certificazione (cifr. § 5.1).
L’audit viene pianificato ed eseguito secondo le medesime modalità descritte ai § precedenti. Tali audit
possono essere svolti anche in occasione dell’audit di sorveglianza.
A seguito dell’esito positivo dell’estensione/riduzione del certificato, il certificato viene riemesso.
11.1 AUDIT SENZA PREAVVISO O CON PREAVVISO MINIMO
ICE si riserva di eseguire audit supplementari anche senza preavviso o con preavviso minimo
sull’Azienda certificata per validi motivi, quali:
-
per indagare su reclami/segnalazioni particolarmente significativi ricevuti da terze parti
-
in seguito a modifiche importanti apportate dall’Azienda al proprio sistema qualità
-
come azione conseguente nei confronti di clienti cui è stata sospesa la certificazione
-
nel caso di uso improprio del certificato e/o del marchio
-
nel caso di provvedimenti giudiziari / gravi irregolarità connesse al sistema qualità certificato
-
a seguito di richieste specifiche di Accredia
Le regole relative allo svolgimento di tali audit sono stabilite da ICE di volta in volta, a seconda delle
circostanze verificatesi e comunicare in anticipo al cliente.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 16 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
Per tali tipologie di audit, il Piano di Audit può non essere comunicato all’azienda e l’Azienda non può
esercitare il diritto di ricusazione del Gruppo di Audit designato (ICE porrà pertanto la massima
attenzione nella scelta dei componenti del Gruppo di Audit).
12. SUBENTRO AL CERTIFICATO RILASCIATO DA ALTRO ORGANISMO ACCREDITATO
6
La procedura di subentro descritta nel presente § è effettuata nel rispetto delle prescrizioni definite nel
documento IAF MD 2:2007.
Un’Azienda già certificata con un altro Organismo accreditato (che aderisce agli accordi di mutuo
riconoscimento IAF MLA) può presentare richiesta di subentro della certificazione a ICE, compilando il
modulo D 45-Q “Richiesta di Offerta Sistema di Gestione Qualità ISO 9001” e relativo Allegato A.
ICE accetta le richiesta di subentro se sono soddisfatti i seguenti requisiti:
1.
la certificazione in essere sia stata rilasciata da un Organismo accreditato;
2.
tutte le attività certificate oggetto della richiesta di subentro ricadono nel campo di accreditamento
di ICE;
3.
le motivazioni della richiesta di subentro siano attendibili e non siano incompatibili con la
procedura di subentro;
4.
sia stata verificata la validità della certificazione accreditata in termini di autenticità,
durata/scadenza, scopo (cioè ampiezza delle attività coperte dalla certificazione) e campo di
applicazione dell’accreditamento, in relazione alla sede/ai siti per i quali viene presentata richiesta
di subentro
5.
siano resi disponibili il Certificato, i rapporti di audit riguardanti la certificazione in essere (verifica
di certificazione o rinnovo, 1° e 2° mantenimento se effettuati), i rilevi emessi nelle verifiche
precedenti dall’OdC emittente e lo stato del trattamento delle eventuali non conformità emesse e le
azioni correttive proposte e messe in atto dall’azienda, ricorsi/reclami ricevuti e le azioni
intraprese;
I documenti indicati al punto 5. sono sottoposti a riesame tecnico interno da parte di ICE. Tale riesame
include, di norma, anche una visita presso l’Azienda (tale visita viene necessariamente effettuata nel
caso in cui ICE non riesca ad avere alcun contatto con l’Organismo precedente).
Sulla base dell’esito del riesame di cui sopra, ICE può richiedere un esame documentale supplementare
o un audit supplementare, focalizzato su determinate aree del sistema qualità al fine di verificarne la
conformità, prima di procedere con l’accoglimento della richiesta di subentro.
A seguito di delibera positiva, ICE emette il Certificato che manterrà la medesima
Certificato emesso dall’altro Organismo.
scadenza del
L’azienda sarà sottoposta alla normale attività di sorveglianza e rinnovo secondo le modalità descritte
nel presente Regolamento, mantenendo la programmazione già stabilita dall’Organismo precedente.
Nel caso di esito negativo del subentro, l’Azienda sarà considerata come un nuovo cliente e dovrà
affrontare un normale iter di certificazione.
13. VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE RILASCIATA
Il Certificato rilasciato ha validità 3 anni. ICE svolge periodicamente visite di sorveglianza, di norma
preannunciate, con cadenza annuale, per assicurarsi che l’Azienda cliente mantenga ed utilizzi il
Sistema Qualità già approvato.
È ammesso un posticipo della data solo per giusta causa motivata, che può essere o meno accettata da
ICE. Qualora ICE non ritenesse le motivazioni addotte dal cliente sufficienti per giustificare il posticipo o
i tempi proposti dal cliente fossero superiori a due mesi rispetto alla pianificazione, ICE può attivare la
procedura di sospensione del Certificato (Cfr. § 14).
6
La presente procedura consente a ICE di riconoscere la validità della certificazione emessa da un altro Organismo di
certificazione e non presuppone la necessità di revocare il certificato in essere con l’altro Organismo.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 17 di 24
REGOLAMENTO
R 02-Q
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
Entro la scadenza del Certificato, ICE esegue una verifica di rinnovo al fine di verificare che mantenga
valido il Sistema Qualità approvato.
Il periodo di validità del certificato sarà nuovamente di 3 anni.
14. PROCEDURA SOSPENSIONE E DI REVOCA
La procedura dì sospensione verrà attivata da ICE ogniqualvolta quest'ultimo venga a conoscenza, in
qualsiasi modo, di comportamenti del Cliente o di terzi consistenti in un utilizzo illegittimo del
Certificato o, comunque, non conforme a quanto disposto dalle norme applicabili e dal presente
Regolamento come, a titolo meramente esemplificativo:
-
l’azienda non ottempera alle condizioni richieste da ICE per rimuovere le cause di sospensione
del certificato
-
mancato rispetto delle regole del presente Regolamento
-
carenze del sistema di gestione ai requisiti della norma
-
rifiuto da parte dell’azienda di conformarsi alle modifiche del presente Regolamento
-
rifiuto/ostacolo da parte dell’azienda all’esecuzione degli audit con la periodicità definita e degli
audit supplementari ritenuti necessari, da parte di personale ispettivo di ICE eventualmente in
presenza di osservatori di Accredia7
-
ogni utilizzo diretto o indiretto del Certificato tale da determinare affidamenti ingannevoli negli
acquirenti o negli utilizzatori
-
mancato pagamento da parte del Cliente dei compensi dovuti a ICE, nei termini previsti dal
contratto
-
su richiesta scritta del cliente (indicando motivazioni e tempistica prevista)
-
mancata gestione dei reclami e/o segnalazioni provenienti dalle parti interessate
-
carenze riscontrate nel sistema di gestione tali da non garantire il rispetto dei requisiti cogenti
-
mancata notifica di condanne e/o procedimenti legali in corso
-
mancata comunicazione di modifiche da parte del Cliente al sistema qualità certificato oggetto
della certificazione rilasciata
-
mancata adozione dei trattamenti e/o delle azioni correttive delle azioni correttive a chiusura di
carenze emerse durante gli audit, nei tempi concordati;
-
in tutti gli altri casi previsti dal presente Regolamento e/o da quanto ufficialmente concordato in
sede contrattuale
e in generale in tutti i casi di inosservanza degli impegni assunti per il mantenimento della
certificazione.
La procedura di sospensione si articola nelle seguenti fasi:
Richiesta di informazioni:
ICE richiede formalmente al cliente informazioni circostanziate inerenti i comportamenti di cui ha avuto
notizia. Tali informazioni devono essere comunicate ad ICE entro il termine perentorio di 7 giorni dal
ricevimento della richiesta.
Contestazione - diffida - sospensione
In caso di mancato ricevimento delle suddette comunicazioni o di ricevimento di comunicazioni ritenute
non soddisfacenti, ICE provvede immediatamente a contestare al cliente il comportamento illegittimo o
non conforme alle norme del presente Regolamento, diffidando lo stesso dal proseguirlo ed
eventualmente indicando le modalità per rimuovere gli effetti di tale comportamento.
7
Il rifiuto da parte del Richiedente nell’acconsentire alla presenza di osservatori di Accredia, comporta l’applicazione del
provvedimento sanzionatorio (sospensione, revoca o mancata concessione della Certificazione).
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 18 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
Il provvedimento di sospensione viene comunicato per iscritto al cliente, informandolo altresì delle
motivazioni che hanno portato alla sospensione e delle condizioni per revocare la sospensione stessa, la
durata della sospensione e la data dalla quale la sospensione si applica.
Il provvedimento di sospensione ha una durata massima di sei (6) mesi, salvo casi eccezionali stabiliti
comunque da ICE, oltre i quali si applica la revoca della certificazione con comunicazione formale al
Cliente (si veda oltre).
Durante il periodo di sospensione:
-
il Certificato non può essere utilizzato per scopi contrattuali o altro (per es. per la partecipazione a
gare, ottenere ordini/contratti, ecc)
-
il cliente è tenuto a cessare immediatamente della pubblicizzazione della certificazione sospesa
fino al termine del periodo di sospensione
-
cessare l’utilizzo del marchio di ICE e di Accredia (ove applicabile)
e ICE provvede ad aggiornare lo stato della relativa certificazione nel proprio database, rendendo
pubblica la notifica di sospensione nelle modalità e termini indicati nel § 9.
Successivamente alla comunicazione del provvedimento di sospensione, il cliente ha facoltà di far
pervenire a ICE, entro il termine perentorio di 15 giorni, scritti e documenti finalizzati a dimostrare
l'insussistenza o l'infondatezza dei comportamenti contestati.
Entro 60 giorni dal termine per l'invio di scritti di cui al punto precedente, ICE adotta provvedimento di:
• revoca ed archiviazione dell'eventuale provvedimento di sospensione, qualora al termine della
istruttoria interna il comportamento contestato al cliente risulti conforme agli obblighi previsti dal
presente Regolamento, o comunque, gli effetti del comportamento siano stati rimossi;
• revoca del Certificato qualora:
-
l’azienda non ottemperi a quanto richiesto per la revoca della sospensione della certificazione
entro i tempi previsti;
-
su richiesta scritta dell’azienda certificata di rinuncia della certificazione,
-
gravi inosservanze al presente Regolamento
-
gravi e ripetitive carenze del sistema di gestione ai requisiti della norma
-
accertati comportamenti illegittimi o non conformi a quanto previsto dal presente Regolamento
-
persistenze situazione di morosità del cliente
Il provvedimento di revoca con le relative motivazioni viene notificato per iscritto all'interessato,
specificando le motivazioni del ritiro e indicando i tempi entro i quali il Cliente può presentare ricorso, e
ad Accredia /alle Autorità Competenti, ove applicabile, nei tempi e modi da questi stabiliti.
ICE contestualmente provvederà ad aggiornare lo stato della relativa certificazione nel proprio
database.
A seguito di revoca della certificazione, il cliente:
-
deve restituire a ICE o distruggere l’originale del certificato revocato
-
non utilizzare eventuali copie e/o riproduzione del Certificato revocato
-
rimuovere dalla documentazione tecnica, pubblicitaria e dal sito internet ogni riferimento
alla certificazione
-
rimuovere e cessare l’utilizzo del logo ICE e di Accredia, ove applicabile
L’Azienda cliente può inoltrare un ricorso contro la decisione di revoca del certificato (cifr. § 18).
A seguito di revoca del Certificato, l’Azienda potrà attivare nuovamente l’iter di certificazione
presentando a ICE una nuova domanda dopo avere concordato nuovamente le condizioni economiche e
operative.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 19 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
In ogni caso ICE si riserva il diritto di perseguire innanzi alle competenti sedi giurisdizionali e/o
amministrative, nazionali e comunitarie, ogni comportamento lesivo del proprio nome della propria
immagine e della propria onorabilità professionale.
15. ARCHIVIAZIONE E CUSTODIA DEI DOCUMENTI
Tutti i documenti e le registrazioni raccolte e prodotte durante lo svolgimento delle attività di audit (sia
di certificazione che gli audit successivi di mantenimento e rinnovo) sono conservate almeno per la
durata del ciclo in corso, più un intero ciclo di certificazione (almeno 6 anni, ad eccezione dei documenti
e delle registrazioni per cui la normativa cogente richiede un tempo minimo di 10 anni).
16. IMPEGNI DI ICE
a) ICE si impegna a svolgere il servizio descritto nel presente regolamento;
b) ICE si impegna inoltre ad operare nel rispetto dei principi di:
-
indipendenza (ICE garantisce che la propria struttura organizzativa e le persone incaricate delle
attività di audit (sia interne che esterne), agiscano in condizioni da garantire indipendenza di
giudizio rispetto ai compiti assegnati). ICE si impegna ad accettare eventuali segnalazioni motivate
da parte del cliente, relativamente alla sussistenza di incompatibilità di incarico, che potrebbero
compromettere quanto sopra.
-
imparzialità (ICE garantisce che la propria struttura organizzativa e le persone incaricate delle
attività di audit agiscono in condizioni da garantire un giudizio imparziale). L’imparzialità viene
inoltre garantita grazie al coinvolgimento di appositi organi di controllo delle modalità di erogazione
dei servizi ICE.
-
riservatezza (tutto il personale ICE o che opera per conto di ICE, compreso il personale impiegato
per le verifiche, si impegna a mantenere il segreto d’ufficio su tutte le informazioni di carattere
riservato del cliente di cui può venire a conoscenza nei suoi rapporti con il cliente stesso; in
particolare, informazioni relative al prodotto o all’Azienda, non sono divulgate a terzi, senza aver
ottenuto il consenso scritto del cliente - ICE fornirà tali informazioni solo nel caso in cui vengano
richieste dagli enti di accreditamento, dalle autorità competenti o dalle autorità giudiziarie, in
quest’ultimo caso ICE ne darà avviso al cliente, salvo diversa disposizione da parte delle autorità
giudiziarie);
c) ICE si impegna ad informare il cliente dell’eventuale rinuncia, sospensione, revoca o mancata
conferma dell’accreditamento di cui alle attività oggetto del presente contratto da parte di Accredia. ICE
non è in alcun modo responsabile per eventuali danni causati al cliente dalla rinuncia, sospensione,
revoca o mancata conferma dell’accreditamento; nei suddetti casi, il cliente ha facoltà di rinunciare al
rapporto contrattuale con ICE, senza necessità di preavviso e senza oneri aggiuntivi;
d) ICE garantisce adeguate coperture assicurative, relativamente ai rischi derivanti al cliente dalle
proprie attività;
e) ICE si impegna ad eseguire le attività di audit richieste in modo conforme alle disposizioni prescritte
e in modo da arrecare il minimo disturbo al regolare svolgimento delle attività del cliente;
f) ICE garantisce che tutto il personale ispettivo (sia interno che esterno) impiegato per le attività di
audit è stato opportunamente edotto e informato circa i rischi generali e specifici alle attività di
valutazione stesse, nonché circa il documento di valutazione dei rischi (DVR).
17. IMPEGNI DEL CLIENTE
Il cliente, dalla sottoscrizione del Contratto e per tutto il periodo di validità del Certificato rilasciato, si
impegna a (:
a)
nel momento della richiesta di certificazione a ICE, deve:
-
avere istituito, mantenuto attivo e operativo un Sistema di Gestione Qualità conforme alla
norma ISO 9001, da almeno 3 mesi;
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 20 di 24
REGOLAMENTO
R 02-Q
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
-
garantire il rispetto dei requisiti di legge e cogenti (Direttive, Leggi, Regolamenti, ecc) applicabili
ai prodotti/servizi offerti;
-
avere formalizzato il Sistema di Gestione Qualità prevedendo la documentazione necessaria
(manuale Qualità, Procedure, ecc)
-
aver già effettuato e/o pianificato un intero ciclo di audit interni ed almeno un riesame del
sistema da parte della Direzione
b) accettare, senza costi aggiuntivi per il cliente, l’eventuale presenza di ispettori Accredia in veste di
osservatori,
che
saranno
notificati
da
ICE,
e
accettare
altresì,
ispettori
ICE
in
affiancamento/addestramento e ispettori ICE in veste di osservatori;
c) mantenere aggiornate e sotto controllo le norme, leggi e regolamenti cogenti applicabili;
d) fornire tutte le informazioni/documenti che ICE potrà richiedere circa aspetti attinenti all’oggetto del
regolamento e che ICE ritiene necessarie alla buona esecuzione della verifica;
e) consentire al personale ispettivo ICE designato libero accesso, in condizioni di sicurezza, alle aree
oggetto dell’audit, mettendo a disposizione i documenti che rientrano nello scopo della certificazione,
necessari per lo svolgimento della stessa;
f) ai sensi della vigente legislazione in materia di sicurezza e prevenzione degli infortuni sul lavoro,
fornire a ICE le necessarie informazioni sui rischi specifici esistenti nell’ambiente di lavoro in cui è
destinato ad operare il personale ICE, nonché sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate e si
impegna altresì a coordinarsi e a operare con ICE ai fini del rispetto delle norme di prevenzione e di
sicurezza;
g) accettare gli esiti della valutazione di conformità e le conseguenti decisioni di ICE e impegnarsi a
risolvere i rilievi emersi nel corso delle attività di audit, secondo i tempi e modi concordati;
h) consentire a ICE l’effettuazione di attività di audit supplementari, rispetto a quanto previsto
contrattualmente, qualora sia necessario verificare la risoluzione dei rilievi in funzione della loro gravità
e/o numerosità, effettuare approfondimenti a seguito di informazioni e/o reclami pervenuti a ICE o
qualora vi sia richiesta da parte dell’ente di accreditamento (per le sole certificazioni coperte da
accreditamento), a seguito di informazioni e/o reclami a loro pervenuti relativi alle attività coperte dal
regolamento, che possano mettere in dubbio la conformità ai requisiti di riferimento, oppure nel caso di
uso improprio del certificato o del marchio, o a seguito di notizie di incidenti gravi e/o provvedimenti
giudiziari/irregolarità/segnalazioni relative al sistema certificato. Tali audit saranno a carico del cliente
e possono essere eseguiti senza preavviso o con un preavviso minimo di 3 giorni;
i) attenersi al rispetto del presente regolamento e informare della ricaduta dei suoi contenuti, tutto il
personale che svolge mansioni che sono riferibili ai requisiti indicati;
l) assolvere al pagamento delle quote pattuite nei tempi e secondo le modalità concordate dai
documenti contrattuali sottoscritti;
m) non usare il Certificato di conformità, il marchio o altra forma di comunicazione ad essi attinente in
modo tale da portare discredito o perdita di fiducia nei confronti di ICE e/o del servizio di valutazione
considerato, secondo quanto indicato al § 7
n) comunicare a ICE le modifiche relative al proprio Sistema di Gestione Qualità che possano mettere in
dubbio o influenzare la capacità del cliente di mantenere la conformità alla norma di riferimento della
certificazione rilasciata (es. cambio di proprietà, ragione sociale, ubicazione siti rientranti nel campo di
applicazione del certificato, ecc), secondo quanto stabilito al § 22
o) fornire i dati richiesti sia in sede di prima certificazione che successivamente in sede di rinnovo, in
modo veritiero ed esatto;
p) ricorrere alle decisioni adottate da ICE, secondo quanto stabilito nel presente Regolamento
r) comunicare immediatamente a ICE eventuali situazioni difformi rilevate dalle autorità di controllo,
procedimenti giudiziari e/o amministrativi in corso, sospensioni o revoche di autorizzazioni, concessioni,
ecc riferiti all’oggetto del contratto in essere, ed informare ICE sugli sviluppi dei procedimenti
s) fornire il nominativo del consulente e/o della società di consulenza che ha gestito lo sviluppo e il
mantenimento del SGQ
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 21 di 24
REGOLAMENTO
R 02-Q
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
t) assicurare che l’eventuale presenza di consulenti in veste di osservatori sia garantita nel rispetto del
ruolo
u) fornire su richiesta di ICE o degli auditor (nel corso degli audit di sorveglianza / rinnovo) i dati
aggiornati dell’azienda e del numero di dipendenti
Il cliente deve inoltre provvedere a quanto segue:
registrare eventuali reclami ricevuti dai propri clienti concernenti le attività oggetto del certificato;
eseguire appropriate indagini su tali reclami e tenerne registrazione;
adottare se necessario azioni correttive a seguito di tali reclami e tenerne registrazione.
Dette registrazioni devono essere disponibili per esame da parte degli ispettori di ICE.
In caso di mancato rispetto anche di uno solo degli impegni di cui sopra da parte del cliente, ICE ha
facoltà di sospendere l’intervento ed è liberato da qualsiasi obbligo previsto nel presente Regolamento,
potendo peraltro avvalersi della facoltà di risolvere il Contratto.
18. RICORSI E RECLAMI
18.1 PREMESSA
Si premettono le seguenti definizioni.
Reclamo Espressione di insoddisfazione rivolta all'Organismo, in relazione ai suoi servizi o allo stesso
processo di trattamento reclami, dove si attende in modo esplicito o implicito un risposta o una
soluzione.
Ricorso. Richiesta o istanza rivolta contro un atto o una decisione dell'Organismo, assunta nell’ambito
o a conclusione dell'erogazione di servizio/certificazione/controllo/ispezione, al fine di ottenerne la
modifica e /o l'annullamento.
18.2 RECLAMI
Il Cliente può presentare reclamo relativo all’operato di ICE. Sul sito web ICE www.icespa.it, è
disponibile apposito modulo “Modulo Reclami” che il cliente può utilizzare per la formulazione e
comunicazione a ICE del reclamo.
Sotto la responsabilità della Direzione di ICE, il reclamo viene analizzato, registrato e preso in carico,
individuando le eventuali azioni da intraprendere per la relativa gestione e soluzione.
Al reclamante viene sempre fornita risposta scritta per confermare di avere ricevuto il reclamo e fornire,
ove possibile, informazioni circa lo stato di avanzamento della gestione del reclamo e i risultati.
I reclami possono riferirsi sia ad attività di certificazione di cui è responsabile ICE sia possono
riguardare un cliente certificato per cui si dovrà valutare l’efficacia del sistema di gestione certificato.
In entrambi i casi, per ogni reclamo ricevuto, anche per il tramite dell’ente di accreditamento/autorità
competente, ICE provvede a registrarlo e a gestirlo come sopra indicato (il Cliente potrà essere
contattato per informazione e per la definizione delle azioni necessarie alla soluzione ovvero se del caso
per una verifica supplementare).
ICE comunica in forma scritta il ricevimento del reclamo al reclamante entro 10 giorni, fornendo
informazioni circa i tempi di intervento previsti e circa le azioni stabilite per la chiusura del reclamo
non appena si è in possesso di tutte le informazioni e gli elementi necessari per poterle formulare.
Nel processo di trattamento dei reclami viene sempre garantita la necessaria indipendenza (le decisioni
sono prese, riesaminate e approvate da personale non coinvolto nell’oggetto del reclamo).
Le informazioni ottenute circa il contenuto del reclamo e la relativa risoluzione potranno essere rese
pubbliche unicamente a fronte di consenso scritto delle parti coinvolte (reclamante e parte oggetto del
reclamo); in tale caso ICE definirà con le parti coinvolte le modalità di pubblicazione.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 22 di 24
REGOLAMENTO
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
R 02-Q
18.3 RICORSI
Qualora il cliente non risulti soddisfatto delle decisioni adottate da ICE nell’ambito delle attività di audit
oggetto del presente Regolamento (es. sospensione dell’iter certificativo, sospensione o ritiro del
certificato, richiesta di audit suppletivi, richiesta di azioni sul proprio sistema qualità, ecc), entro 30
giorni dalla data di notifica della decisione/richiesta inviata da ICE che ha originato il ricorso, può
presentare ricorso.
Il ricorso deve essere presentato per iscritto e deve contenere il nome dell’azienda ricorrente, il
riferimento dell’atto contro cui viene presentato (oggetto del ricorso); inoltre la motivazione deve
essere supportata da evidenze documentali, se esistenti).
La mancanza di uno o più elementi di cui sopra costituisce motivo per respingere il ricorso; in tale caso
ICE provvede a dare immediata comunicazione al ricorrente delle motivazione del rigetto.
Nel caso in cui il ricorso venga accolto, ICE provvede ad eseguire gli accertamenti in merito e a
trasmettere una risposta scritta al ricorrente, indicando le soluzioni definite e le azioni necessarie, entro
40 giorni dal ricevimento del ricorso. Tale tempistica può subire delle variazioni che, in ogni caso, ICE
comunica in forma scritta al ricorrente con le motivazioni del caso.
Nel processo di trattamento dei ricorsi viene sempre garantita la necessaria indipendenza e competenza
(le decisioni sono prese, riesaminate e approvate da personale non coinvolto nell’oggetto del ricorso e
avente le necessarie competenze).
Nel caso di ricorsi relativi ad attività di audit (quali ad esempio sospensione, ritiro, annullamento della
certificazione, domanda di certificazione respinta, ecc) non può essere utilizzato nell’esame del ricorso
personale che è stato coinvolto nell’attività di verifica e nella decisione della certificazione, sospensione,
ecc e in tale caso, nella definizione della soluzione e delle azioni conseguenti vengono interpellati i
membri del Comitato per l’Imparzialità
In caso di necessità, ICE può decidere di effettuare un audit supplementare.
I costi del ricorso saranno a carico:
- di ICE se il ricorso è accolto;
- del ricorrente se il ricorso è respinto.
ICE conserva tutte le registrazioni relative ai reclami ed ai ricorsi.
19. RISERVATEZZA
ICE opera nella piena conformità ed applicazione del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 circa il trattamento
dei dati forniti dal Cliente. In particolare si rimanda ad una espressa condivisione degli art. 1 - 12 del
citato Decreto Legislativo.
ICE si impegna a mantenere la assoluta riservatezza sulle informazioni e la documentazione ricevute
nel corso del rapporto contrattuale e durante lo svolgimento di tutte le attività di audit, in maggior
modo quelle di carattere riservato salvo quando prescritto da disposizioni di legge o da disposizioni di
Accredia. In tali casi eccezionali, ICE metterà al corrente il Cliente circa le informazioni rese note a
terzi.
Tale impegno riguarda anche tutto il personale ed i collaboratori esterni di ICE, ivi compresi i, fornitori
ed eventuali altri organismi la cui collaborazione fosse ritenuta necessaria nel corso della certificazione.
20. RECESSO DEL CONTRATTO
Ai sensi del presente Regolamento, il rapporto contrattuale inizia alla data di sottoscrizione del Cliente
del Contratto (Offerta) secondo quanto previsto nelle Condizioni Generali riportate nell’Offerta stessa.
Il Cliente ha diritto di recedere dal Contratto in qualsiasi momento mediante invio a ICE di
comunicazione scritta.
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 23 di 24
REGOLAMENTO
R 02-Q
PER L‘ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ DI CERTIFICAZIONE
DI SISTEMI DI GESTIONE QUALITÀ
In caso di recesso dal contratto da parte del Cliente prima del rilascio del certificato, quest’ultimo dovrà
corrispondere a ICE le tariffe e le spese relative alle attività svolte sino alla data di recesso, una quota
parte di 1/12 dell’importo della visita annua di sorveglianza, per ogni mensilità intercorsa dall’ultima
visita effettuata da ICE (di prima certificazione, di sorveglianza o di rinnovo,) oltre a un importo a titolo
di indennizzo predeterminato per recesso anticipato, pari al 40% dell’importo complessivo dei compensi
che il Cliente avrebbe corrisposto a ICE per i servizi sino alla naturale scadenza del contratto, qualora il
Cliente non avesse esercitato il recesso.
Tali importi saranno dovuti a ICE anche nei casi di risoluzione del Contratto per inadempimento del
Cliente, secondo quanto definito nei § precedenti.
21. RESPONSABILITÀ CIVILE E FORO COMPETENTE/ARBITRATO
ICE non è responsabile di nessuna perdita o danno, sostenuti da chiunque, e dovuti ad un atto di
omissione od errore qualsiasi, o in qualche modo causati durante lo svolgimento degli audit, o altri
servizi legati all’attività di audit oggetto del presente regolamento, fatta eccezione al caso di negligenza
da parte di ICE.
In caso di negligenza da parte di ICE, adeguate coperture assicurative sono state prese per coprire
eventuali responsabilità di ICE stessa.
L’emissione del Certificato non assolve il cliente dagli obblighi di legge derivanti dai prodotti/servizi
forniti e dagli obblighi contrattuali verso i propri clienti stessi.
Nel caso di controversie attinenti a termini di legge, il Foro competente è quello di Bologna.
22. MODIFICHE AL SISTEMA DI GESTIONE QUALITÀ CERTIFICATO
Durante il periodo di validità della certificazione rilasciata, il cliente deve comunicare tempestivamente
a ICE ogni modifica sostanziale organizzativa e/o documentale del suo Sistema di Gestione Qualità,
quali per esempio:
- trasferimento di proprietà,
- apertura e/o chiusura di siti e/o uffici,
- cambio di ragione sociale,
- cambio del campo di applicazione delle attività oggetto del contratto in essere,
- modifiche significative del sistema di gestione e dei processi
- modifiche del personale aventi ruoli chiave
fornendo tutta la documentazione necessaria per la valutazione di tali modifiche.
ICE esamina la documentazione concernente le modifiche e comunica al cliente l’accettazione o meno
delle stesse informandolo sulla validità del Certificato rilasciato e/o l’eventuale necessità di effettuare
un audit supplementare (presso ICE o presso il cliente).
Condizione essenziale per l’approvazione delle modifiche richieste è che le stesse non siano in contrasto
con le regole del sistema di certificazione definite da ICE, con i requisiti della norma ISO 9001, con la
politica e gli obiettivi dichiarati dall’Azienda.
23. CONDIZIONI CONTRATTUALI
Per le condizioni contrattuali dei servizi descritti nel presente Regolamento (compensi e modalità di
pagamento, durata, efficacia e rescissione del contratto…), trovano applicazione le Condizioni Generali
contenute nel contratto per la certificazione (offerta economica sottoscritta dalle parti).
Rev. 1 del 2014-09-11
Pagina 24 di 24

Affittasi uffici e appartamenti di prestigio lacalla.ch Consulca

process audit vda 6.3 - Cubo Società di Consulenza Aziendale

REGOLAMENTO per i SOCI della a.s.d. ICE CLUB GENOVA

Scarica il file

“AUDITOR/RESPONSABILI GRUPPO DI AUDIT INTERNI

ICE Agenzia - Il Sole 24 Ore

Scarica il file 01. Circolare ILA 2014

addetto ai sistemi di gestione integrata

Caricabatterie nimh schema elettrico