Servizio di conservazione

Lo switch-off al digitale è possibile - Il
documento elettronico e la sua conservazione
alla luce della recente normativa
Soluzioni tecniche
S.A. Ocone
27 maggio 2014
Sogei S.p.A. - Sede Legale Via M. Carucci n. 99 - 00143 Roma
Impegno per la dematerializzazione
•
In linea con le direttive strategiche del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD,
Sogei concorre al processo di evoluzione attraverso lo sviluppo di soluzioni orientate
all’interoperabilità tra i sistemi informativi delle diverse amministrazioni centrali e locali,
quali il Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica, la dematerializzazione
dei documenti e la conservazione di questi a norma di legge
•
Tali soluzioni hanno, alla base, lo scopo di razionalizzare l’uso della carta e facilitare il
rapporto cittadino-Pubblica Amministrazione rendendo disponibili servizi, che:
Potenziano i servizi di dematerializzazione;
Consentono di fruire di appositi servizi telematici per la presentazione della documentazione,
evitando lo spostamento fisico per raggiungere le sedi competenti;
Aumentano i processi di digitalizzazione dei documenti;
Estendono l’ambito di applicazione della conservazione dei documenti informatici.
Soluzioni e servizi
comuni
Documenti gestiti
2011
2012
2013
2014 al 23
maggio
Pagine gestite
(stima)
Protocollo informatico e
gestione documentale
(Attivo dal 2008)
2.540.000
12.200.000
40.600.000
50.700.000
1.521.000.000
430.000
1.700.000
5.600.000
9.700.000
485.000.000
Conservazione sostitutiva
(Attivo dal giugno 2011)
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QA-33-SD-1A - Ad uso interno
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Servizi per la dematerializzazione
• Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione dei documenti informatici
mediante l’utilizzo della posta. – Art. 16 DPCM 3 dicembre 2013.
Destinatari
Area Organizzativa Omogenea
Richiesta di
registrazione dei
documenti
Applicazione A
•
•
•
•
Sistema
documentale
Interrogazione dei dati
di protocollo e dei
relativi documenti
Verifica dell’esito della
spedizione
Protocollazione
documentazione
Spedizione via PEC
Semplificazione nelle operazioni di registrazione e spedizione dei documenti con conseguente
accrescimento dell’efficienza dei processi lavorativi;
Rilevanti risparmi per i costi sostenuti per l’invio delle comunicazioni effettuate tramite il servizio
postale;
Migliore utilizzo delle risorse umane.
Modello in uso, a partire da fine 2012, nell'ambito del processo tributario
svolto presso le Commissioni Tributarie Provinciali e Regionali, e prevede
l'integrazione tra il sistema "SICIT" e il Nuovo Sistema Documentale (NSD)
in merito all'invio delle comunicazioni alle parti processuali tramite il servizio
di Posta Elettronica Certificata.
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QA-33-SD-1A - Ad uso interno
Doc. = 1.600.000
PEC = 1.600.000
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Servizi per la dematerializzazione
• Trasmissione informatica dei documenti. – Capo IV D.LGS 7 MARZO 2005, N. 82 (CAD).
Area Organizzativa Omogenea
Richiesta di
registrazione dei
documenti
Applicazione A
•
•
•
•
Lavorazione della
pratica
Interrogazione dei dati
di protocollo e dei
relativi documenti
Protocollazione
documentazione
Spedizione via
canale telematico
Visualizzazione della
documentazione
Servizi
Telematici
Internet
Sistema
documentale
Protocollazione
documentazione
Assegnazione in
automatico
protocollo
Verifica del formato
dei documenti
Presentazione/invio
della documentazione
Compilazione
della risposta
Area riservata
(Servizi Telematici)
INTERNET
Semplificazione nelle operazioni di registrazione ed assegnazione dei documenti con conseguente accrescimento
dell’efficienza dei processi lavorativi;
Predisposizione delle condizioni di ammissibilità dei formati destinati alla conservazione mediante la verifica nella fase di
predisposizione della documentazione;
Nessuno spostamento fisico per accedere alle sedi competenti con conseguente riduzione delle code di attesa allo
sportello.
Modello in uso per la presentazione:
•
da gennaio 2013 da parte dei contribuenti per la documentazione richiesta a fronte
delle comunicazioni inviate in base all'esecuzione del controllo formale (ex Art. 36 - ter
del DPR 633/72) sulla presenza di errori o anomalie che riguardano la dichiarazione dei
redditi.
•
da ottobre 2013, da parte degli intermediari per le risposte in merito alle segnalazioni di
presunti casi di tardività/omissione della trasmissione di dichiarazioni fiscali
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Prot. = 100.000
Doc. = 350.000
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Servizi per la dematerializzazione
• Digitalizzazione e riorganizzazione. – ex art. 15 D.LGS 7 MARZO 2005, N. 82 (CAD).
Area Organizzativa Omogenea
Destinatari
Richiesta di
registrazione dei
documenti
Applicazione
batch A
•
•
•
•
Sistema
documentale
Protocollazione
documentazione
Spedizione via
PEC
Formazione automatica dei documenti provenienti da lavorazioni massive con conseguente
accrescimento dell’efficienza dei processi lavorativi;
Limitato ricorso alla stampa di documenti disponibili in forma elettronica;
Documento informatico identificato in modo univoco e persistente.
Modello utilizzato nell'ambito richiesta delle coordinate IBAN, via posta
elettronica certificata all’indirizzo presente sul registro delle imprese, alle
società beneficiare per l’accredito dei rimborsi IRES/IRPEF.
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QA-33-SD-1A - Ad uso interno
Unica richiesta
PEC = 62.000
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Servizi per la dematerializzazione
•
I servizi messi a disposizione per la condivisione di dati e documenti cogli altri servizi ICT sono
implementati mediante Web Service o processi asincroni
Fatturazione
Elettronica
Attiva il
servizio di
conservazione
Firma Digitale
Successioni –
Mod. 240
Layer di
Firma
Sistema contabile
(ISI, SIGMA)
Servizi di
protocollazione e
conversione di
documenti di grandi
dimensioni
MASE
Servizi
di protocollazione
ed archiviazione
documenti di grandi
dimensioni
(Registri contabili,
libro giornale,
Bilancio)
Altri
consumer
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Marca Temporale
Federalismo
Demaniale
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SICIT – Integrazione
Processo Tributario
BINGO e
GAD
CIVIS –
Trasmissione
telematica
QA-33-SD-1A - Ad uso interno
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Servizi per la conservazione
• Modelli organizzativi della conservazione. – comma b) Art. 5 DPCM 3 dicembre 2013.
Amministrazione (Responsabilità della conservazione (art.7))
Definisce i domini
funzionali da sottoporre a
conservazione
Individua le tipologie di
documenti da
conservare
Monitoraggio del
servizio di
Conservazione (BI)
Evoluzione in base ai
requisiti normativi
Progetto implementativo
e gestione tecnica –
applicativa del sistema
SOGEI
Supporto definizione
servizio di conservazione
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Gestione operativa
del processo di
Conservazione
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Servizio di conservazione: Caratteristiche tecnico-funzionali e aderenza alle regole tecniche
•
•
•
•
•
•
L’interazione con i sistemi produttori di
documenti avviene mediante servizi (WS) e
data base di interscambio;
L’architettura consente di definire logicamente
più sottosistemi, ciascuno dedicato ad uno
specifico servizio di conservazione (ad es.
pubblicità immobiliare, fatturazione elettronica, ecc.);
Sono conservati i soli documenti elettronici
sottoscritti con firma digitale nei formati idonei
a garantire la leggibilità del documento nel
tempo;
I formati ammessi, alla data, sono il formato
PDF/A, il formato grafico TIFF, i formati testo
TXT (strutturati e non) e i formati XML con
schema XSD di riferimento
I documenti sono memorizzati su dispositivi
Centera che supportano la tecnologia WORM
(Write Once Read Many).
Sogei ha conseguito:
la certificazione ISO/IEC 27001:2005 (nella
versione italiana UNI CEI ISO/IEC 27001:2006);
La certificazione ISO 9001:2008 relativamente
alla progettazione ed erogazione del servizio.
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•
-DPCM 3 dicembre 2013
Il manuale di conservazione riporta i
contenuti all’art. 8 - Manuale della
conservazione;
Conforme all’art. 11 - Formati degli
oggetti destinati alla conservazione.
-Art. 3 - Sistema di conservazione:
Assicura la conservazione dei documenti
Non è prevista la conservazione dei
fascicoli informatici;
Art. 9 – Processo di conservazione
conforme fatto salvo quanto previsto
all’art. 4 sulla struttura dei pacchetti
informativi.
Art. 4 - Oggetti della conservazione:
implementazione della struttura dei
pacchetti informativi previsti;
Art.10 – Modalità di esibizione: accesso
diretto al documento informatico
conservato attraverso la produzione di un
pacchetto di distribuzione.
QA-33-SD-1A - Ad uso interno
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Volumi
•
A partire dal secondo semestre 2008 il Nuovo
Sistema documentale (NSD) è stato
gradualmente in uso presso tutti gli enti
dell’amministrazione finanziaria
•
dal 28 giugno 2011 per i documenti di
pubblicità immobiliare dell’agenzia
dell’Entrate con un’estensione graduale;
dal 4 febbraio 2014 per le fatture del ciclo
attivo di SOGEI per il MEF
Utenti al 23 maggio 2014
Abilitati = 52.000
Ogni giorno
•
circa 35.000 utenti si collegano al
sistema almeno una volta
-Il servizio di conservazione è stato
avviato:
Dal 6 giugno saranno attivi i servizi di
conservazione delle fatture elettroniche
per le agenzie fiscali e per la Scuola
Superiore Economia e Finanze.
Al 23 maggio 2014
Numero protocolli
= 71.500.000
Doc. archiviati
= 50.700.000
Msg di PEC inviati
= 3.900.000
Msg di PEC ricevuti = 3.200.000
Ogni mese mediamente
Numero protocolli
= 1.900.000
Doc. archiviati
= 2.050.000
Msg di PEC inviati
= 300.000
Msg di PEC ricevuti = 800.000
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Al 23 maggio 2014
Doc. conservati =
9.700.000
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Lo switch off al digitale: quali criticità, cosa serve
•
•
Elevata eterogeneità delle scelte organizzative
e tecnologiche legate alla produzione dei
documenti
•
•
•
Ridotta produzione di documenti
amministrativi informatici da parte delle
applicazioni del S.I. rispondenti ai requisiti
indicati dal Codice Amministrazione Digitale e
dalle relative regole tecniche
•
•
•
•
•
Insufficiente attenzione ai principi per la
gestione archivistica dei documenti informatici
Aderenza al DPCM del 3 dicembre 2013 del
sistema di conservazione
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•
•
Attuare soluzioni tecniche replicabili, favorendo la
produzione in forma elettronica dei documenti
amministrativi e di supporto ed utilizzando i servizi del
sistema documentate per loro registrazione e
archiviazione;
Adottare un modello tecnologico di riferimento e
potenziare il catalogo dei servizi infrastrutturali del sistema
documentale messi a disposizione delle applicazioni di
supporto ai processi per la gestione delle diverse fasi del
ciclo di vita dei documenti informatici.
Diffondere l’utilizzo della firma elettronica/digitale,
utilizzando servizi per la "firma remota", che rendono
estremamente "usabile" la tecnologia di firma digitale;
Registrare ed archiviare a norma i documenti
amministrativi provenienti da lavorazioni massive;
Utilizzare i servizi del sistema documentale per la gestione
delle diverse fasi del ciclo di vita del fascicolo elettronico.
Definire/aggiornare le politiche di scarto e conservazione
con le connesse regole di attuazione;
Costruire un sistema di regole organizzative, archivistiche e
tecnologiche per la gestione dell’intero ciclo di vita dei
documenti informatici e dei fascicoli.
In uso nel I Quadrimestre 2015 a seguito di:
•
Attuazione interventi adeguativi (dicembre 2014);
•
progressivo adeguamento dei flussi generati dai
produttori dei documenti da conservare.
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