WHITE PAPER Fatturazione Elettronica verso la PA I principali riferimenti normativi ✔ Legge n.244 del 24 dicembre 2007 (Art.1, commi da 209 a 214) ✔ Legge n.196 del 31 dicembre 2009 (Art.1, comma 2) ✔ Legge n.214 del 22 dicembre 2011 ✔ Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 marzo 2008 (Gazzetta Ufficiale Serie Generale n.103 del 3 maggio 2008) ✔ Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n.55 del 3 aprile 2013 (Gazzetta Ufficiale Serie Generale n.118 del 22 maggio 2013) ✔ Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze n.37 del 4 novembre 2013 ✔ Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze n.1 del 31 marzo 2014 ✔ Decreto Legge n.66 del 24 aprile 2014 Il processo secondo la normativa Il processo di Fatturazione Elettronica nei confronti della PA prevede che l’emittente crei la Fattura in formato XML (il Tracciato FatturaPA definito dalla normativa), vi apponga una Firma Digitale – oppure una Firma Elettronica Qualificata – congiuntamente a un Riferimento Temporale che attesti e certifichi l’esatto momento di apposizione della Firma e, in conclusione, trasmetta questa Fattura alla PA cliente, per mezzo del Sistema di Interscambio (SdI). È altresì importante sottolineare che i dati delle fatture elettroniche da trasmettere al SdI devono essere rappresentati in un file in formato XML non contenente macroistruzioni o codici eseguibili (tali da attivare funzionalità che possano modificarne il contenuto), secondo le specifiche tecniche e la struttura sintattica definiti sul sito www.fatturapa.gov.it. La trasmissione deve avvenire attraverso uno dei cinque canali di comunicazione previsti dal Legislatore: • Posta Elettronica Certificata (o analogo sistema); • Sistema Pubblico di Connettività (SPC); • Sistema di cooperazione applicativa (HTTPS); • Sistema basato su protocollo FTP; • Sistema di trasmissione telematica per utenti accreditati (HTTPS). La Fatturazione Elettronica verso la PA implica la Conservazione Elettronica La Conservazione Elettronica consente di archiviare, per gli anni richiesti dalla normativa (nel caso specifico delle Fatture, 10 anni), i documenti in formato elettronico anziché nel tradizionale formato cartaceo. Questa modalità di conservazione è definita in modo chiaro e preciso dal Legislatore e, per essere effettuata in conformità con la normativa, deve seguire una serie di passi formali (in gran parte, accortezze di processo) ben definiti: 1.Firma Digitale del documento Fattura, da parte del soggetto emittente; 2.Indicizzazione del documento Fattura – al documento elettronico viene associato un subset di dati (data fattura, partita IVA ecc.) che consentono di “indicizzare” il singolo documento (per permettere di effettuare successive ricerche nell’archivio); 3.Creazione del lotto di conservazione – che può raggruppare un gran numero di Fatture e nel quale deve essere garantito sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta; 4.Chiusura del lotto con Marca Temporale e Firma Digitale da parte di ciascun soggetto (emittente e PA ricevente). A livello “pratico”, l’attività operativa – una volta delineato in dettaglio il processo – può essere anche totalmente automatizzata. WHITE PAPER Fatturazione Elettronica verso la PA Come si fa a fare Fatturazione Elettronica verso la PA Per fare Fatturazione Elettronica con la PA, i fornitori che cedono beni o prestano servizi alle Amministrazioni Pubbliche dovranno trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI) oppure ad altri Hub, connessi con lo stesso SdI (intermediari) esclusivamente Fatture Elettroniche in un formato XML (il Tracciato FatturaPA), costruite secondo le specifiche tecniche e la struttura sintattica definiti su www.fatturapa.gov.it Il Sistema di Interscambio, una volta ricevute le Fatture Elettroniche, effettua una serie di “verifiche tecniche di idoneità formale” sugli aspetti legati alla struttura del documento ricevuto - per esempio, la verifica che sulle Fatture Elettroniche sia stata apposta la Firma Digitale (oppure una Firma Elettronica Qualificata), che la struttura sintattica del file XML sia conforme alle specifiche tecniche definite, che siano compilati tutti i campi richiesti etc. Una volta predisposto il documento Fattura da inviare alla PA in formato elettronico, è necessario apporvi Firma Digitale (o una Firma Elettronica Qualificata) e Riferimento Temporale e, quindi, trasmettere la Fattura al sistema deputato a riceverla attraverso uno dei cinque differenti canali definiti esplicitamente dal Legislatore. Ricevute le Fatture Elettroniche ed effettuate le attività di controllo di tipo tecnico, il Sistema di Interscambio si occuperà di indirizzare la Fattura all’ufficio pubblico che ne ha la competenza oppure – se l’esito delle verifiche risultasse negativo – di segnalare la mancata presa in carico della Fattura al mittente. I benefici della Fatturazione Elettronica verso la PA Una stima dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione indica che, grazie all’introduzione della Fatturazione Elettronica verso la PA, si possono ottenere risparmi potenziali diretti pari a oltre 1 Miliardo di € all’anno nella sola PA. Si può, inoltre, ottenere una ricaduta pressoché analoga in termini di risparmi anche sulle imprese fornitori della PA (circa 500 Milioni di €/anno), arrivando complessivamente a risparmi potenziali pari a oltre 1,5 Miliardi di € l’anno. Nell’ipotesi che la Fatturazione Elettronica basata sull’interscambio di flussi di dati strutturati “resa obbligatoria” nei confronti della PA si diffonda poi anche solo nel 20% dei rapporti tra imprese e imprese, il recupero di efficienza conseguibile a livello di Sistema Paese si stima pari a ulteriori 3 Miliardi di €/anno, che vanno a sommarsi al risparmio di 1,5 Miliardi di € precedente, per un incremento di produttività complessivo dell’ordine di circa 5 Miliardi di € annui. Le tempistiche di entrata in vigore dell’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA BRA - MILANO - ROMA - TORINO - PADOVA AMSTERDAM - PARIS TESI SpA Registered office: Via Mendicità Istruita, 24 12042 - Bra (CN) Headquarters: Via Savigliano, 48 12062 - Roreto di Cherasco (CN) Phone +39 0172 476301 www.tesisquare.com [email protected] Tesi SpA is ISO 9001certified Le informazioni contenute in questo documento sono soggette a modifica senza preavviso. 2014/WHITE PAPER-PA_ITA_01 WHITE PAPER Obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA: con TESISQUARE® è facilissimo. Siamo da 15 anni leader nell’integrazione digitale. Connettiamo già tutto il mondo: possiamo farlo anche con te! Fatturazione Elettronica verso la PA Il modello di offerta di TESISQUARE® La Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISQUARE® è lo strumento di cui le imprese hanno bisogno per inviare Fatture Elettroniche, in totale compliance con quanto previsto dalla normativa, alla PA italiana. La nostra soluzione rende attivo in tempi rapidi un canale di comunicazione con la PA, semplice da adottare e perfettamente coerente con il quadro normativo vigente. Inoltre, poiché “fare Fatturazione Elettronica con la PA” richiede necessariamente che le imprese adottino la Conservazione Elettronica a norma per le Fatture inviate, curiamo naturalmente per voi anche questo importante aspetto. Come funziona la Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISQUARE®? E’ molto semplice. Le imprese accedono al servizio di TESISQUARE® inviando le loro Fatture, senza modificare i propri processi interni, in modo assolutamente non invasivo sui sistemi esistenti. TESISQUARE® riceve le Fatture dirette alla PA da qualsiasi canale e in qualsiasi formato queste vengano prodotte: PDF, txt, XML, EDI ecc. Persino in formato cartaceo. Una volta “prese in carico” le Fatture, TESISQUARE® le traduce nel formato “Tracciato FatturaPA”, richiesto dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (gestito da Sogei), il “nodo” chiave che il Legislatore ha posto al centro del modello di Fatturazione Elettronica verso la PA nel nostro Paese. Fatturare alla PA: obiettivo semplicità! Una volta tradotta la Fattura nel formato indicato dalla PA, TESISQUARE® appone la firma digitale di chi emette la Fattura e provvede a inviare la Fattura Elettronica al Sistema di Interscambio. Da questo momento, TESISQUARE® raccoglie e ordina tutte le notifiche previste per legge e inviate dal Sistema di Interscambio, per renderle visibili a chi ha emesso la Fattura (attraverso un portale Web oppure attraverso un flusso di ritorno strutturato) e consentirgli così di gestire in modo semplice l’intero processo. Inoltre, TESISQUARE® procede anche alla Conservazione Elettronica a norma della Fattura trasmessa, oppure la indirizza verso un pre-esistente archivio elettronico a norma indicato da chi ha emesso la Fattura. Non solo PA! Inviare la Fatturazione Elettronica alla PA è comunque solo un primo passo verso un percorso digitale più ampio, fatto di gestione, trasmissione, riconciliazione e conservazione dei documenti legati al ciclo dell’Ordine. La soluzione di Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISQUARE® si inquadra perfettamente in questo processo composito e concatenato: può essere adottato come un elemento unico, autosufficiente e perfettamente in grado di fatturare alle PA nella nuova modalità definita dalla normativa, ma è anche un tassello integrabile in un processo completamente digitale e molto più ampio. Non solo per “fare” Fatturazione Elettronica alla PA ma per “fare bene” Fatturazione Elettronica e concretizzare i maggiori benefici possibili. BRA - MILANO - ROMA - TORINO - PADOVA AMSTERDAM - PARIS TESI SpA Registered office: Via Mendicità Istruita, 24 12042 - Bra (CN) Headquarters: Via Savigliano, 48 12062 - Roreto di Cherasco (CN) Phone +39 0172 476301 www.tesisquare.com [email protected] Tesi SpA is ISO 9001certified Le informazioni contenute in questo documento sono soggette a modifica senza preavviso. 2014/WHITE PAPER-PA_ITA_01 WHITE PAPER Fatturazione Elettronica verso la PA La Value Proposition di TESISQUARE® La soluzione di Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISQUARE® rappresenta un’offerta di valore per le imprese in quanto fonda le proprie basi su solidi principi di efficacia ed efficienza: • la semplicità del processo; • la rapidità di attivazione; • la complementarietà con altri strumenti digitali; • la totale compliance con la normativa. La semplicità del processo L’impresa che adotta la soluzione di Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISQUARE® riduce al minimo gli impatti sui propri processi e sulle proprie tecnologie. Naturalmente qualcosa cambia, è inevitabile, dato che si attiva un modello di Fatturazione che implica la gestione di un file in formato elettronico strutturato da firmare digitalmente e quindi da portare in Conservazione Elettronica. Tuttavia, l’impresa cliente di TESISQUARE® non deve preoccuparsi di nulla: può continuare a produrre la Fattura come prima, è infatti TESISQUARE® a curare tutto ciò che serve per renderla coerente con quanto richiesto dalla normativa vigente, mettendo a disposizione accorgimenti tecnici che facilitano il transitorio iniziale e cruscotti di governance per la gestione dell’intero processo. La rapidità di attivazione Attivare la soluzione di Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISQUARE® non è solo un processo semplice, è anche rapido. Sono anni che lavoriamo per garantire ai nostri clienti la coesistenza tra la più elevata efficacia negli strumenti e la massima rapidità per adottarli e portarli a regime. La Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISQUARE® non fa eccezione e rappresenta un esempio concreto della nostra capacità di mettere a frutto l’esperienza sviluppata sul campo. La complementarietà con altri strumenti digitali La soluzione di Fatturazione Elettronica di TESISQUARE® è un modulo autonomo e perfettamente in grado di Fatturare alla PA e di portare in Conservazione in modalità Elettronica le Fatture emesse. Ma, volendo, è anche qualcosa di più. È infatti in grado di interfacciarsi sia con qualsiasi strumento di Conservazione Elettronica/Sostitutiva eventualmente già presente, sia con tutti gli altri moduli TESISQUARE® pensati per la gestione del ciclo dell’Ordine e per creare efficienza nei processi di relazione verso clienti e fornitori. La totale compliance con la normativa Il modello di funzionamento, la tecnologia utilizzata e gli standard adottati nella soluzione di Fatturazione Elettronica verso la PA di TESISIQUARE® sono naturalmente compliant con la normativa vigente. TESISQUARE® garantisce la completa osservanza delle norme attuali e delle loro evoluzioni future: un elemento indispensabile per offrire ai propri clienti una piattaforma tecnologica sofisticata, che si dimostra semplice da usare, efficace e alla quale ci si può affidare in totale serenità, lasciando a TESISQUARE® l’onere di mantenere nel tempo il pieno rispetto delle norme e delle loro modifiche. L’impresa che fa Fatturazione Elettronica verso la PA con la soluzione di TESISQUARE® lascia dunque a noi le complessità di gestione e si appropria di tutti i benefici del nuovo processo digitale, arrivando a risparmiare, una volta a regime, tra 2,5 € e 7 € (*) di costi di gestione per ogni Fattura inviata alla PA! BRA - MILANO - ROMA - TORINO - PADOVA AMSTERDAM - PARIS TESI SpA Registered office: Via Mendicità Istruita, 24 12042 - Bra (CN) Headquarters: Via Savigliano, 48 12062 - Roreto di Cherasco (CN) Phone +39 0172 476301 www.tesisquare.com [email protected] Tesi SpA is ISO 9001certified Ma perché limitarsi alla sola PA? Il nostro modello di Fatturazione Elettronica può essere adottato verso qualsiasi impresa in Italia e nel mondo e con la stessa piattaforma è possibile automatizzare e velocizzare la collaborazione con con le altre aziende per la gestione dell’intero ciclo Ordine-Pagamento (ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, bolle entrata merce, rapporti avanzamento lavori, fatture, verifiche di incasso). (*fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione) Le informazioni contenute in questo documento sono soggette a modifica senza preavviso. 2014/WHITE PAPER-PA_ITA_01
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