Gara Servizi SAP 2014

Ater Roma
Gara a procedura aperta in due lotti ai sensi del d.lgs. 163/2006 e
s.m.i., per l’affidamento dei servizi per l ’implementazione, la
manutenzione, evoluzione e gestione dei sistemi SAP ECC BW
BPC e CRM ICC di Ater Roma.
Allegato A al Capitolato d’oneri
Contenuto e modalità di presentazione
dell’Offerta tecnica
Allegato A al Capitolato - Servizi per l’implementazione, manutenzione, evoluzione e gestione dei sistemi SAP
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Ater Roma
PREMESSA .....................................................................................................................................................................3
1
CONTENUTO DELL’OFFERTA TECNICA ...................................................................................................................4
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
CONTENUTO DELL’OFFERTA TECNICA .........................................................................................................................4
RELAZIONE TECNICA...............................................................................................................................................4
BOZZA DEL PIANO DELLA QUALITÀ ...........................................................................................................................10
REFERENZE AZIENDALI ..........................................................................................................................................11
CURRICULUM VITAE .............................................................................................................................................11
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PREMESSA
Il presente Allegato specifica contenuto e modalità di presentazione dell’Offerta tecnica.
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1
CONTENUTO DELL’OFFERTA TECNICA
1.1
Contenuto dell’Offerta tecnica
L’Offerta tecnica che il fornitore deve presentare è costituita dai seguenti quattro elementi:
1. Relazione tecnica contenente la descrizione delle modalità di erogazione dei servizi
oggetto del presente Capitolato;
2. Bozza del Piano della Qualità;
3. Elenco delle Referenze in progetti analoghi;
4. Curricula dei membri del gruppo di progetto.
Tutti i documenti di Offerta tecnica devono essere forniti, nell’apposita busta, in una copia
cartacea siglata in ogni pagina e firmata secondo quanto specificato nel Disciplinare di
Procedura Aperta, ed una su supporto ottico (Cd Rom), in formato PDF (non prodotta
come scansione della copia cartacea e abilitata alla ricerca testuale).
Le prossime sezioni descrivono in dettaglio ciascun elemento.
1.2
Relazione Tecnica
La Relazione tecnica deve essere costituita da un documento che non superi le 70 pagine
in formato A4, inclusi copertina, indici ed eventuali illustrazioni e tabelle. Il testo deve
essere al minimo in corpo 12, mentre le eventuali tabelle possono essere prodotte fino al
corpo 9.
1.2.1 Lotto 1 – Servizi SAP ECC BW e BPC
L’indice della Relazione tecnica per il Lotto 1 è il seguente:
1. Organizzazione generale
1.1.
Organizzazione del servizio e interazione fra gruppi di lavoro
1.2.
Centri di competenza
1.3.
Metodologia di erogazione dei servizi di sviluppo e manutenzione evolutiva
1.4.
Servizio di Assistenza in locale e in remoto
1.5.
Metodologia ed organizzazione del Servizio di formazione
1.6.
Piano preliminare di presa in carico
1.7.
Piano preliminare di trasferimento della conoscenza
2. Progetto di realizzazione del sistema di budgeting e valutazione con SAP BPC
1.1.
Metodologia di progetto
1.2.
Piano di avviamento e di supporto al go-live
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2. Gestione della fornitura
2.1.
Monitoraggio della fornitura
2.2.
Gestione della documentazione
2.3.
Proposte migliorative
3. Documentazione coperta da riservatezza
La logica di organizzazione della Relazione è orientata a valutare la competenza del
fornitore relativamente alla capacità di organizzare al meglio (in termini di efficacia ed
efficienza) i servizi richiesti. In particolare, si sottolinea quanto segue:



1.1. Organizzazione generale del servizio e interazione fra i gruppi di lavoro: deve essere
data evidenza dei criteri generali di organizzazione del servizio proposto e, in
particolare, dell’organigramma, dei ruoli assegnati ai diversi componenti del team, del
sistema delle responsabilità e delle modalità di interazione e comunicazione fra i
componenti dei team che cureranno i diversi servizi della fornitura, nonché delle
modalità di interazione con l’Azienda e con eventuali altri fornitori. Devono inoltre
essere fornite le indicazioni sulle competenze del gruppo di lavoro, con riferimento a
quanto specificato nel § 4.6 del Capitolato.
1.2. Centri di competenza: descrivere la soluzione organizzativa con cui gli eventuali
centri di competenza, presenti all’interno dell’impresa, andranno a supportare i servizi
di sviluppo e manutenzione evolutiva, di assistenza in locale e di supporto specialistico.
Saranno presi in considerazione solo i centri di competenza utili a proporre le migliori
soluzioni in termini di innovazione e di specifiche competenze, le cui caratteristiche
organizzative e di qualità dovranno essere adeguatamente descritte, facendo
riferimento anche alle modalità di rapporto con i vendor delle soluzioni commerciali in
ambito (SAP e Microsoft).
1.3. Metodologia di erogazione dei servizi di sviluppo e manutenzione evolutiva: gli
elementi per i quali si richiede un approfondimento tematico sono i seguenti:
- descrizione della soluzione organizzativa che il fornitore s’impegna a mettere in atto
per garantire un adeguato grado di flessibilità per i servizi di sviluppo e
manutenzione, per fronteggiare situazioni determinate dalla instabilità e
mutevolezza dei requisiti, dalle variazioni del contesto normativo, da eventi
imprevisti, anche tramite l'utilizzo di metodologie e strumenti agili e di gestione del
rischio.
- in particolare, descrizione della metodologia e dell’organizzazione proposte al fine di
ridurre al minimo il ritardo dovuto alla ripianificazione a seguito di una modifica dei
requisiti.
- descrizione della metodologia di analisi e sviluppo adottata e dei criteri con i quali
saranno prodotti i documenti di analisi funzionale (BBP) e tecnica.

1.4. Servizio di Assistenza in locale e in remoto: descrizione della soluzione organizzativa,
in termini di risorse e modalità operative, che il fornitore s’impegna a mettere in atto
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per garantire adeguato grado di flessibilità per il servizio di Assistenza al fine di
fronteggiare i picchi di attività dovuti principalmente a: passaggio in esercizio di uno o
più Interventi; scadenze amministrative (scadenze programmate); interventi on-site;
prodotti servizi e/o piccoli interventi e/o attività di particolare rilevanza. Descrizione
della soluzione operativa per la gestione di richieste estemporanee, per la gestione dei
picchi di attività. In particolare si richiede di tracciare:
- La proposta organizzativa di gestione dell’intero servizio, sulla base di quanto
specificato nel § 3.3, con particolare riguardo alla soluzione adottata per l’ingaggio
diretto da parte degli utenti del servizio di assistenza in locale.
- Le caratteristiche funzionali e tecniche dell’eventuale strumento messo a
disposizione per il tracking e la gestione delle chiamate degli utenti.




1.5. Metodologia ed organizzazione del Servizio di formazione: descrivere la metodologia
di formazione, le tecniche e gli strumenti didattici proposti, il contenuto orientativo dei
questionari di valutazione e di customer statisfaction.
1.6. Piano preliminare di presa in carico: descrivere le modalità e le soluzioni per la
presa in carico ad inizio fornitura dei servizi e delle attività. Verranno in particolare
considerati gli obiettivi, le risorse, gli strumenti e le modalità operative che il fornitore
propone in modo da massimizzarne l’efficacia nell’acquisizione delle conoscenze.
1.7. Piano preliminare di trasferimento della conoscenza: descrivere le modalità e le
soluzioni per il trasferimento delle competenze a fine fornitura dei servizi e delle
attività. In particolare, gli impegni che il Fornitore si propone di rispettare per
assicurarne l’efficacia.
2. Progetto di realizzazione del sistema di budgeting e valutazione con SAP BPC: questo
capitolo deve contenere il progetto di massima per la realizzazione del sistema di
budgeting e del sistema di valutazione dei dirigenti tramite indicatori, attraverso l’uso
di SAP BPC. Si richiede al fornitore in particolare di indicare:
- La metodologia di analisi dei requisiti, gap analysis e disegno dell’implementazione
su SAP BPC. Si richiede in particolare di evidenziare, anche sulla scorta di precedenti
esperienze, soluzioni efficaci di definizione e gestione del workflow di negoziazione
del budget. Inoltre, devono essere esplicitati i meccanismi previsti per l’integrazione
bidirezionale con SAP ECC e in particolare con il modulo FM che assicura il controllo
budgetario autorizzativo nel sistema operazionale. Infine, devono essere fornite
indicazioni sulle modalità di raccolta, elaborazione e presentazione degli indicatori
necessari alla valutazione dei dirigenti, che trarranno origine non solo dalla base dati
operazionale di SAP.
- Il piano di avviamento e di supporto al go-live, con una prima pianificazione di
massima delle attività che dovrà essere approvato al momento dell’approvazione
dell’Intervento.
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
3.1. Monitoraggio della fornitura: descrizione del sistema proposto per la
rendicontazione degli SLA e delle modalità di fruizione della relativa documentazione. Il
concorrente dovrà descrivere:
- la proposta di Rapporto Indicatori di Qualità per Intervento e di Rapporto Indicatori
di Qualità della Fornitura in generale.
- la soluzione informatica per il monitoraggio degli andamenti degli indicatori a livello
di Intervento, servizio e di intera fornitura, specificando strumenti, risorse,
metodologie.



3.2. Gestione della documentazione: descrizione della soluzione e degli strumenti
proposti per la verifica della qualità della documentazione tecnica prodotta a corredo
del ciclo di vita del software, come strumento di condivisione delle conoscenza del
patrimonio applicativo dell’Azienda (completezza dei contenuti, integrità ed assenza di
errori, livello di profondità della documentazione, allineamento dell’intera
documentazione in considerazione della molteplicità di interventi che possono derivare
dai diversi servizi, ecc.).
3.3. Proposte migliorative: descrivere eventuali ulteriori proposte migliorative volte ad
aumentare efficacia ed efficienza dei servizi offerti.
4. Documentazione coperta da riservatezza: il concorrente è tenuto ad indicare
analiticamente, qualora presenti, le parti della documentazione presentata che ritiene
coperte da riservatezza, con riferimento a marchi, know-how, brevetti ecc..
1.2.2 Lotto 2 – Servizi SAP CRM e BCM
L’indice della Relazione tecnica per il Lotto 2 è il seguente:
1. Organizzazione generale
1.1.
Organizzazione del servizio e interazione fra gruppi di lavoro
1.2.
Centri di competenza
1.3.
Metodologia di erogazione dei servizi di impianto, sviluppo e manutenzione
evolutiva
1.4.
Servizio di Assistenza in locale e in remoto
1.5.
Metodologia ed organizzazione del Servizio di formazione
1.6.
Piano preliminare di trasferimento della conoscenza
2. Progetto di realizzazione del sistema di supporto per il Contact Center dell’URP
2.1. Metodologia di progetto
2.2. Modalità di copertura dei requisiti funzionali
2.3. Metodi e tecniche per l’integrazione del sistema e per la migrazione dei dati
2.4. Piano di realizzazione (avviamento e di supporto al go-live)
3. Gestione della fornitura
3.1.
3.2.
Monitoraggio della fornitura
Gestione della documentazione
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3.3.
Proposte migliorative
4. Documentazione coperta da riservatezza
La logica di organizzazione della Relazione è orientata a valutare la competenza del
fornitore relativamente alla capacità di organizzare al meglio (in termini di efficacia ed
efficienza) i servizi richiesti. In particolare, si sottolinea quanto segue:



1.1. Organizzazione generale del servizio e interazione fra i gruppi di lavoro: deve essere
data evidenza dei criteri generali di organizzazione del servizio proposto e, in
particolare, dell’organigramma, dei ruoli assegnati ai diversi componenti del team, del
sistema delle responsabilità e delle modalità di interazione e comunicazione fra i
componenti dei team che cureranno i diversi servizi della fornitura, nonché delle
modalità di interazione con l’Azienda e con eventuali altri fornitori. Devono inoltre
essere fornite le indicazioni sulle competenze del gruppo di lavoro, con riferimento a
quanto specificato nel § 4.6. Deve essere proposta una specifica organizzazione per la
fase di impianto del sistema (servizio IMP), ed una seconda per la fase di manutenzione
e gestione.
1.2. Centri di competenza: descrivere la soluzione organizzativa con cui gli eventuali
centri di competenza, presenti all’interno dell’impresa, andranno a supportare i servizi
di sviluppo e manutenzione evolutiva, di assistenza in locale e di supporto specialistico.
Saranno presi in considerazione solo i centri di competenza utili a proporre le migliori
soluzioni in termini di innovazione e di specifiche competenze, le cui caratteristiche
organizzative e di qualità dovranno essere adeguatamente descritte, facendo
riferimento anche alle modalità di rapporto con i vendor delle soluzioni commerciali in
ambito (SAP e Microsoft).
1.3. Metodologia di erogazione dei servizi di impianto, sviluppo e manutenzione
evolutiva: gli elementi per i quali si richiede un approfondimento tematico sono i
seguenti:
- descrizione della soluzione organizzativa che il fornitore s’impegna a mettere in atto
per garantire un adeguato grado di flessibilità per i servizi di sviluppo e
manutenzione, per fronteggiare situazioni determinate dalla instabilità e
mutevolezza dei requisiti, dalle variazioni del contesto normativo, da eventi
imprevisti, anche tramite l'utilizzo di metodologie e strumenti agili e di gestione del
rischio.
- in particolare, descrizione della metodologia e dell’organizzazione proposte al fine di
ridurre al minimo il ritardo dovuto alla ripianificazione a seguito di una modifica dei
requisiti.
- descrizione della metodologia di analisi e sviluppo adottata e dei criteri con i quali
saranno prodotti i documenti di analisi funzionale (BBP) e tecnica, con particolare
riguardo alla fase di primo impianto e alle modalità di raccolta dei requisiti ed
adattamento alle esigenze specifiche di Ater.
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
1.4. Servizio di Assistenza in locale e in remoto: descrizione della soluzione organizzativa,
in termini di risorse e modalità operative, che il fornitore s’impegna a mettere in atto
per garantire adeguato grado di flessibilità per il servizio di Assistenza al fine di
fronteggiare i picchi di attività dovuti principalmente a: passaggio in esercizio di uno o
più Interventi; scadenze amministrative (scadenze programmate); interventi on-site;
prodotti servizi e/o piccoli interventi e/o attività di particolare rilevanza. Descrizione
della soluzione operativa per la gestione di richieste estemporanee, per la gestione dei
picchi di attività. In particolare si richiede di tracciare:
- La proposta organizzativa di gestione dell’intero servizio, sulla base di quanto
specificato nel § 3.3, con particolare riguardo alla soluzione adottata per l’ingaggio
diretto da parte degli utenti del servizio di assistenza in locale.



1.5. Metodologia ed organizzazione del Servizio di formazione: descrivere la metodologia
di formazione, le tecniche e gli strumenti didattici proposti, il contenuto orientativo dei
questionari di valutazione e di customer statisfaction.
1.6. Piano preliminare di trasferimento della conoscenza: descrivere le modalità e le
soluzioni per il trasferimento delle competenze a fine fornitura dei servizi e delle
attività. In particolare, gli impegni che il Fornitore si propone di rispettare per
assicurarne l’efficacia.
2. Progetto di realizzazione del sistema di supporto per il Contact Center dell’URP: questo
capitolo deve contenere il progetto di massima per la realizzazione della soluzione
basata su SAP CRM e BCM per l’Ufficio Relazioni con il Pubblico. Si richiede al fornitore
in particolare di indicare:
- 2.1. Metodologia di progetto: La metodologia di analisi dei requisiti, gap analysis e
disegno dell’implementazione su SAP CRM/BCM. Si richiede in particolare di
evidenziare, anche sulla scorta di precedenti esperienze, soluzioni efficaci di
definizione e gestione del workflow di gestione delle chiamate inbound e di
organizzazione del ciclo di vita dei ticket, fino alla loro positiva soluzione.
- 2.2. Modalità di copertura dei requisiti funzionali: con particolare riferimento
all’Allegato di specifica dei requisiti, si richiede di descrivere le modalità di copertura
dei requisiti, con particolare riferimento alle soluzioni prospettate, alle scelte di
parametrizzazione e personalizzazione ed eventualmente con riferimento
esemplificativo alle soluzioni di interfaccia (es. mock up).
o Metodi e tecniche per l’integrazione del sistema e per la migrazione dei dati
o Metodi e tecniche per l’integrazione del sistema e per la migrazione dei dati
- 2.3.Metodi e tecniche per l’integrazione del sistema e per la migrazione dei dati:
devono essere esplicitati i meccanismi previsti per l’integrazione bidirezionale con gli
altri sistemi e in particolare con SAP ECC, con REF2ATER e con OpenKey eDocument.
- 2.4. Piano di realizzazione: Il piano di avviamento e di supporto al go-live, con una
prima pianificazione di massima delle attività che dovrà essere approvato al
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momento dell’avvio delle attività, e con riferimento anche al connesso piano di
formazione utente e di supporto al parallelo.

3.1. Monitoraggio della fornitura: descrizione del sistema proposto per la
rendicontazione degli SLA e delle modalità di fruizione della relativa documentazione. Il
concorrente dovrà descrivere:
- la proposta di Rapporto Indicatori di Qualità per Intervento e di Rapporto Indicatori
di Qualità della Fornitura in generale.
- la soluzione informatica per il monitoraggio degli andamenti degli indicatori a livello
di Intervento, servizio e di intera fornitura, specificando strumenti, risorse,
metodologie.



3.2. Gestione della documentazione: descrizione della soluzione e degli strumenti
proposti per la verifica della qualità della documentazione tecnica prodotta a corredo
del ciclo di vita del software, come strumento di condivisione delle conoscenza del
patrimonio applicativo dell’Azienda (completezza dei contenuti, integrità ed assenza di
errori, livello di profondità della documentazione, allineamento dell’intera
documentazione in considerazione della molteplicità di interventi che possono derivare
dai diversi servizi, ecc.).
3.3. Proposte migliorative: descrivere eventuali ulteriori proposte migliorative volte ad
aumentare efficacia ed efficienza dei servizi offerti.
4. Documentazione coperta da riservatezza: il concorrente è tenuto ad indicare
analiticamente, qualora presenti, le parti della documentazione presentata che ritiene
coperte da riservatezza, con riferimento a marchi, know-how, brevetti ecc..
1.3
Bozza del Piano della qualità
La bozza del Piano della qualità, di non più di 40 pagine in corpo 12, deve essere
strutturata come segue (la struttura descritta è valida per entrambi i lotti):
1. Processo: ciclo di vita del software personalizzato e ciclo di erogazione dei servizi
2. Qualità:
- Requisiti di qualità
- Gestione della qualità (Verifiche ispettive, Riesami, verifiche e validazioni,
Segnalazioni di problemi ed azioni correttive, ecc.)
- Livelli di servizio e misure di qualità
3. Controllo della configurazione del software e dei documenti
4. Gestione dei rischi.
Fra le misure della qualità devono essere presenti almeno tutte le misure specificate nel § 5
del Capitolato. Per ciascuna di tali misure devono essere garantiti livelli di servizio pari o
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superiori a quelli specificati in tale paragrafo. Sarà considerato elemento migliorativo
l’introduzione di ulteriori indicatori dei livelli di servizio.
1.4
Referenze aziendali
L’Elenco delle Referenze su progetti e servizi analoghi devono riguardare gli anni 2010,
2011 e 2012. Sono valide anche referenze relative a progetti e servizi tuttora in corso, a
patto che abbiano avuto inizio nel 2012.
Alla descrizione delle singole referenze deve essere fatta precedere una presentazione
generale del fornitore, in non più 6 pagine in formato A4 corpo 12. In caso di RTI, tale
descrizione deve includere anche l’indicazione della ripartizione delle attività fra le aziende
raggruppate, e i razionali che hanno portato a tale ripartizione.
Ciascuna referenza deve riportare almeno:









numero di riferimento della referenza;
nome del cliente;
settore di mercato del cliente;
descrizione del progetto, con evidenza dei componenti funzionali presenti, del livello e
tipologia di personalizzazioni realizzate, e di ogni altro elemento utile;
organizzazione e dimensioni del gruppo di lavoro, con evidenza delle figure
professionali coinvolte;
durata del progetto;
indicazione delle altre imprese eventualmente implicate nel progetto in associazione
con il fornitore, e della quota percentuale assegnata al fornitore nel progetto;
dimensione del progetto espressa in mesi/persona;
importo fatturato.
La descrizione di ciascuna referenza non deve eccedere le 4 pagine A4 corpo 12.
Possono essere allegati alla referenza eventuali attestati di regolare esecuzione o simili
rilasciati dal cliente, che costituiranno titolo preferenziale nella valutazione. Ai fini della
valutazione dell’Offerta Tecnica inoltre, come meglio specificato nell’Allegato C, saranno
prese in considerazione in particolare le prime 5 referenze in ordine di presentazione.
1.5
Curriculum vitae
I Curricula del personale proposto per il progetto devono essere presentati utilizzando il
formato CV europeo, reperibile a questo indirizzo web:
https://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/CVTe
mplate.csp
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I CV devono essere presentati in forma anonima, ciascuno con un numero progressivo di
identificazione, nella busta “Offerta Tecnica”. Nella parte anagrafica prevista dal modello di
CV europeo dovrà essere indicato solo l’anno di nascita.
In separata busta chiusa, contenuta nella busta “Offerta Tecnica”, deve essere fornito
l’elenco dei nominativi e dei dati anagrafici, con la firma di ciascuno degli interessati
attestante l’autorizzazione al trattamento dei dati. Qualora siano presenti certificazioni,
nella busta sarà anche fornita una loro copia. Tale busta dovrà essere etichettata come
“Nominativi del personale”. La busta sarà aperta solo in caso di aggiudicazione della gara.
Devono essere presentati i CV delle seguenti figure professionali, nel numero appresso
specificato per ogni figura:
Lotto 1:
1. Responsabile di progetto (1 CV)
2. Consulente di Soluzioni Aziendali ERP/BI (2 CV)
3. Analista programmatore (2 CV)
Lotto 2:
1. Responsabile di progetto (1 CV)
2. Consulente di Soluzioni Aziendali CRM (1 CV)
3. Analista programmatore (1 CV)
I CV presentati devono avere le caratteristiche minime di competenza e anzianità
specificate nel precedente § 4.6 del Capitolato. Per comodità, la tabella seguente riporta
sinteticamente tali requisiti.
Codice Figura professionale
Esperienza
minima
(anni)
CV1
RP Responsabile di progetto
>10
Esperienza
minima nel
ruolo
(anni)
6
Esperienza
minima nel
ruolo in SAP
(anni)
6
Grado di
istruzione
CV2
CS Consulente di Soluzioni
Aziendali ERP/BI - CRM
>6
6
4
CV3
>4
3
2
CV4
CS Consulente di Soluzioni
Aziendali ERP/BI
AP Analista / Programmatore
Laurea
specialistica
o v.o.
Laurea
specialistica
o v.o.
Laurea
>6
6
6
Diploma
CV5
AP Analista / Programmatore
>4
2
2
Diploma
(il requisito minimo di esperienza è assolto se l’anno è intero. Ad esempio, se un AP ha 5 anni e 8 mesi di esperienza SAP, può essere
presentato come CV5 ma non come CV 4).(i CV 3 e CV 5 devono essere presentati solo per il Lotto 1)
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A corredo dei CV presentati, è necessario fornire una Lista riepilogativa che associ a
ciascun CV la figura professionale nel presente progetto, e nella quale siano presentati i
dati riepilogativi qui di seguito specificati:
Informazione
Valori previsti
Codice del CV
Vedi tabella precedente
Figura professionale



Responsabile di progetto
Consulente di Soluzioni aziendali ERP/BI CRM
Analista programmatore
Livello di istruzione





Master o Dottorato,
Laurea vecchio ordinamento,
Laurea magistrale,
Laurea Breve,
Diploma
Esperienza lavorativa
Mesi di esperienza lavorativa totale
Esperienza nel ruolo
Mesi di esperienza lavorativa nel ruolo
Esperienza in ambiente SAP
Mesi di esperienza lavorativa in ambiente SAP
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