ERSU di Urbino

ERSU di Urbino
Sistema Informativo Unico
Definizione Sistema Informativo: ERP
• Insieme delle procedure, dei mezzi tecnici e delle risorse umane
impegnate per produrre le informazioni necessarie alle esigenze
dell’azienda.
• Il sistema informativo dell’ERSU di Urbino è di tipo ERP.
• L’Enterprise Resource Planning (ERP) è un sistema informativo che
supporta la gestione integrata di tutte o quasi tutte le aree funzionali
aziendali attraverso una unica base dati centralizzata.
• Mediante tale sistema l’azienda è in grado di svolgere in modo
automatizzato tutti i processi gestionali ed amministrativi, di produrre i
documenti a supporto, di analizzare le informazioni in esso contenute, di
controllare i risultati e gli indicatori di business,rendendo tali informazioni
disponibili in modo omogeneo a tutti i livelli aziendali.
• Implica l’adozione da parte dell’azienda di un approccio sistemico e una
organizzazione per processi
ERP: Caratteristiche Principali
Omogeneità
Univocità
Integrazione
• Integrazione
• Univocità della base dati
• Omogeneità informazioni
ERP: Il Sistema
• Il sistema deve permettere la gestione dei processi aziendali integrando
le varie funzioni che a questi processi partecipano e ne sono attraversate
trasversalmente.
• L’azienda viene vista come SISTEMA, cioè come insieme di elementi
interagenti tra loro. Ciascuno di questi elementi (sottosistema)
corrisponde ad un particolare insieme di funzioni o attività codificate
all’interno dell’organizzazione.
• Tali sottosistemi vengono considerati non come “isole” autonome e
rigidamente strutturate, ma come elementi interagenti, che si scambiano
reciprocamente e trasversalmente informazioni e flussi di lavoro in ottica
di processo. È garantita una interoperatività sia interna, tra i vari moduli,
sia esterna, con gli applicativi di altri attori (approccio SOA)
• Il sistema ERP, consente di rendere l’informazione disponibile a qualsiasi
livello aziendale, ma soprattutto renderla omogenea; qualsiasi sia il
soggetto in grado di ottenere l’informazione questa avrà le stesse
caratteristiche e le stesse peculiarità.
Interazioni tra sottosistemi
ERSU di Urbino
Recupero
Crediti
≈ 160.000
recuperati
09/10
Borse di studio e
servizi (DPCM)
Borsellino
Elettronico
Studenti
≈
2.000.000
annui
Gestione
dipendenti
Magazzino
Sale Multi
Mediali
Domanda on-line
Tesoreria
Ristorazione
≈500.000 pasti annui
Servizi abitativi
1608 posti letto
Ristorazione in
convenzione
Anagrafe
Tributaria
Servizi abitativi a
“foresteria” per
brevi soggiorni ≈200
posti letto
Sistema
Anagrafico
Università
INAIL
Questura
Ordinativi
Informatici
di
Pagamento
on-line
Contabilità
Generale
Contabilità
Analitica
Sistema Informativo Unico Regionale
• Gli obiettivi indicati ai punti b) “uniformità di trattamento” e c)
“integrazione tra sistemi e procedure” dell’art. 5 del Piano Regionale
sono sicuramente opportuni, in quanto, a fronte di un investimento
iniziale, verrebbero introdotte delle economie di scala;
• Però, visto che interventi su questo settore rischiano di far saltare tutto il
Sistema (chi se ne assume la responsabilità?), la strada da percorrere per
raggiungere questi obiettivi deve essere valutata con molta attenzione.
• Un Sistema Informativo Unico Regionale dovrà necessariamente orientarsi
verso l’adozione di un ERP, in quanto dovrà essere pensato e progettato
nella sua integrità.
• I sottosistemi dovranno svolgere le stesse funzioni di quelli attualmente in
essere, in quanto non si può pensare di penalizzare gli utenti del
sistema stesso: ad esempio, nel caso della domanda on-line, non è
pensabile che uno studente abituato a trovare la propria carriera
compilata sulla base dei dati universitari si trovi a doverla ridigitare
manualmente perché il nuovo sistema non è integrato con quello
dell’Università.
Il BPR e i sistemi ERP
• L’ingegnerizzazione dei processi (detta BPR – Business Process
Rengeneering) è una attività di revisione dei processi in ottica di
innovazione e ottimizzazione degli stessi.
• Poiché l’adozione o il cambiamento di un ERP ha un notevole impatto sui
processi, è pratica comune effettuare tale attività all’interno del
progetto (il BPR definisce le linee guida del progetto stesso), nello
specifico è necessario effettuare una:
–
–
–
verifica dello “stato dell’arte” dei processi e definizione del processo “ideale”;
quantificazione dei parametri operativi dei 4 Ersu e definizione di obiettivi basati sui
risultati pregressi;
adeguamento delle modalità di gestione alle soluzioni adottate.
• Occorre quindi affrontare i seguenti punti:
–
–
la resistenza al cambiamento;
l’organizzazione del cambiamento.
Organizzare la transizione
• I Progetti ERP sono molto complessi, occorre applicare rigorose
metodologie di organizzazione, gestione e controllo di progetto: parliamo
quindi di Project Management, le cui fasi sono riassunte in figura.
Concezione
- Fattibilità
- Analisi Costi/Benefici
- Gara/Offerta
- Definizione obiettivi
- Lancio
Pianificazione
- Tempi
- Risorse
- Costi/Ricavi
Esecuzione/Controllo
Rilevazione
- Tempi effettivi
- Costi effettivi
Consolidamento
- Approvazione dati
- Inserimento dati
Verifica
- Analisi degli scostamenti
- Analisi delle cause
Ripianificazione
- Attuazione dei correttivi
- Nuove stime a finire
Chiusura
- Esame critico dei risultati
- Storicizzazione
- Adeguamento degli standard
Organigramma di progetto
• Indispensabile per l’organizzazione del progetto è l’organigramma
operativo, che comprende le risorse ed i ruoli chiave che possono essere
assegnate alla Regione, ai singoli Ersu o a eventuali fornitori esterni.
Comitato di
Controllo
Team
Tecnico
Amministratore di
sistema
Project
Manager
Coordinamento
Progetto
Analista/Sviluppatori
Direzione
Sistemista
Considerazioni sulle procedure adottate
•
•
•
•
•
•
L’Ersu di Urbino non ha presentato un capo progetto, né ha inviato dei programmatori, in
quanto ha valutato di non avere le risorse necessarie a gestire l’intero progetto, né di poter
contribuire consistentemente allo stesso.
L’Ersu di Camerino, cui sembra far capo il capo progetto, è, informaticamente parlando, la più
arretrata (tanto che ad oggi, per fare un solo esempio, spedisce via posta ordinaria e quindi con
un costo, le domande di borsa pre-compilate).
Le competenze del capo progetto e dei programmatori non sono state valutate da nessuno, né
si riescono a desumere dai curriculum on line.
Anche ammettendo di portare a compimento la realizzazione della domanda on-line,
sicuramente non ci sono all’interno degli Ersu le risorse necessarie a procedere oltre: nel corso
delle prime riunioni la stessa dott.ssa Carota aveva indicato come soluzione possibile quella di
formulare un bando di gara per la realizzazione del sistema.
Un progetto limitato alla sola realizzazione della domanda on-line è controproducente, poiché
si rischia di avere costi di integrazione della nuova domanda di gran lunga superiori dell’attuale
canone di mantenimento della domanda (quantificato in circa 1.500 € all’anno).
Ma soprattutto, se non si riescono ad erogare i benefici ad inizio anno accademico (alloggio,
borsa di studio, ristorazione), chi se ne assume la responsabilità? Il Capo-progetto incaricato, il
Servizio Informatica della Regione, …
Soluzione auspicabile
• Nomina ufficiale da parte della Regione di un soggetto terzo “arbitro” tra
i vari Ersu, anche alla luce della “differenza di vedute” tra gli Ersu stessi,
al quale venga unanimemente riconosciuta competenza tecnica adeguata.
• Effettuare una “fotografia” dello stato attuale dei sistemi informativi di ogni
•
singolo Ente.
Analisi delle criticità.
• Nomina di un capo progetto, con curriculum adeguato a coordinare il
progetto nella sua complessità, al quale dovrà essere assegnata la
responsabilità e possibilmente non afferente ad alcuno dei 4 Ersu.
• Il capo progetto potrà avvalersi, nei modi e nei tempi ritenuti da lui più
idonei, di eventuali risorse che fanno capo ai 4 Ersu, tenendo comunque
presente che saranno sicuramente necessarie risorse umane e finanziarie
esterne agli ERSU marchigiani.
Soluzione provvisoria
(Applicazione del D.LGS 68/2012)
• Il nuovo ordinamento che disciplina l'erogazione delle borse di studio
entrerà in vigore dall'anno accademico 2014/15 e andrà a sostituire il
DPCM del 2001.
• L'applicazione del Decreto Legislativo n. 68/2012, comporterà diverse
modifiche ai programmi di gestione, domanda on-line inclusa.
• Riteniamo che sia opportuno rimandare qualsiasi sviluppo a quando sarà
adottato tale nuovo Decreto.
Evoluzione del Sistema Informativo
dell’ERSU di Urbino
• Il sistema informativo dell’Ersu di Urbino non è nato ieri, è quasi
“maggiorenne”, ed in tutti questi anni è stato progressivamente
migliorato e adeguato ai cambiamenti normativi e applicativi.
• Quindi è in continua evoluzione, anche a fronte di una politica di
contenimento dei costi, che ha comportato un rallentamento negli ultimi
anni, generando comunque risparmi di gestione.
• Alcuni programmi sono stati realizzati “in casa” (dipendenti manager,
intranet, albo fornitori, ecc..).
• La manutenzione hardware e software, canoni esclusi, viene effettuata
quasi interamente con risorse interne.
• Tutto ciò comporta, assieme alla cospicua mole di dati (tutto “passa” dal
SIS), che il poco personale assegnato al SIS dell’ERSU di Urbino, è già
impegnato al di sopra delle attuali potenzialità e possibilità.
Date evoluzione SIS ERSU di Urbino
1997
2001
2003
•Informatizzazione del DPCM e della ristorazione con la ditta SESA, degli alloggi con la ditta GAP. Contabilità su sistema AS400.
•Migrazione del software DPCM e ristorazione a software ABADAS. Passaggio dalla contabilità finanziaria alla contabilità economico patrimoniale,
dismissione dell’AS400 e adozione del software E/ della ESA Software. Messa on line del sito intranet. Adozione del programma di rilevazione
presenza della ditta GAP. Apertura delle Biblioteche Multimediali. Introduzione del Borsellino elettronico.
•Introduzione domanda on-line. Realizzazione procedura on line di gestione giustificativi dipendenti.
2005
•Migrazione del software alloggi a software Abadas. Certificazione delle credenziali dell’utente per la domanda on-line in modo da
evitare la circolazione di “carta” per la presentazione della domanda (primo Ente in Italia assieme all’Ersu di Torino).
2008
•Rifacimento sito WEB dell’Ente su base piattaforma open source. Migrazione del software di rilevamento presenze a software
dipendenti manager. Trasmissione on-line degli ordinativi di pagamento alla Banca (progetto pilota di Banca Marche per Enti
pubblici). Introduzione videosorveglianza su rete IP. Acquisto software Simpledo per gestione obblighi legge sicurezza.
2010
•Introduzione sistemi di domotica presso le strutture abitative. Archiviazione digitale dei documenti fiscali in entrata e in uscita.
Introduzione sistema “ticket” open source per gestione interventi di assistenza interni. Acquisto software Autocad LT e Primus di
Acca software per gestire computi metrici. Introduzione nuovo software su terminale per gestire ristoranti in convenzione.
2012
•Backup dati su rete Cloud. Gestione processo civile telematico. Introduzione software di gestione studio legale ad uso interno e
come ausilio a pratiche tipo recupero crediti.
Elenco software afferenti al Diritto
allo Studio in uso c/o ERSU di Urbino
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Domanda on-line
Certificazione delle credenziali dell'utente (evita di dover presentare copia cartacea della
domanda)
Borsa di studio (DPCM)
Integrazione con base dati Università
Integrazione con base dati INPS
Integrazione con base dati Anagrafe Tributaria
Ristorazione
Ristorazione in convenzione
Servizi abitativi
Trasmissione on-line dei dati degli alloggi alla questura
Sale multimediali
Tesoreria
Borsellino elettronico
Identificazione studenti a mezzo tessera/badge
Elenco software non afferenti al Diritto allo Studio (ma
integrati con gli stessi) in uso c/o ERSU di Urbino
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Contabilità generale
Contabilità analitica
Trasmissione on-line degli ordinativi di pagamento alla banca
Archiviazione on-line documenti fiscali
Integrazione tra contabilità generale e analitica con i servizi e i benefici erogati agli studenti
Gestione piani di evacuazione (in formato Autocad)
Gestione automatizzata adempimenti sicurezza
Videosorveglianza su rete IP in tutte le strutture abitative
Backup su rete Cloud Telecom Italia
Gestione anagrafica e presenza dipendenti
Gestione on-line giustificativi del personale
Gestione domotica presso strutture abitative
Calcolo computi metrici
Recupero crediti e pratiche legali
Processo civile telematico
Portale istituzionale
Portale intranet
Corsi di formazione interni sull'uso degli applicativi
Gestione richieste di assistenza informatica on-line
Gestione richieste di manutenzione strutture on-line
Gestione on-line concessione spazi comuni
La Rete dell’ERSU di Urbino
•
Tutte le sedi sono collegate in rete tra loro tramite rete proprietaria Ersu e per le sole sedi di Pesaro
tramite una VPN statica via Internet. Le strutture dell’Ente sono videosorvegliate e tutte le
telecamere sono accessibili via rete. Tutti i server sono installati in una sala server climatizzata e
protetta a Palazzo Corboli. La connettività, in caso di interruzione delle tratte wireless è garantita da
reti MPLS (in fase di completamento tutte le tratte).
Servizi on line
• Presentazione delle domande on-line; bandi di concorso e tutte le
informazioni sui servizi agli studenti reperibili sul sito
www.ersurb.it;
• Servizio di tele-assistenza on-line;
• Posta elettronica certificata (PEC);
• Comunicazioni urgenti sul cellulare tramite SMS.

Download Report