PROGETTO DI CERTIFICAZIONE FSC® CATENA DI CUSTODIA MULTISITO REGOLAMENTO 2014 - 5o ciclo Art. 1 IL PROGETTO La certificazione relativa alla Catena di Custodia (CoC) per le Aziende che commercializzano legname o che eseguono lavorazioni di legname certificato è sempre più richiesta dai Clienti Europei attenti agli aspetti ambientali. Gli standard FSC® per la gestione della Catena di Custodia sono volti a garantire la rintracciabilità del prodotto legnoso nel corso delle diverse fasi di trasformazione e commercializzazione, dall'arrivo dei tronchi in segheria, fino alla produzione di semi-lavorati o addirittura del prodotto finito. Ciò consente di garantire in modo credibile per il consumatore finale che i materiali utilizzati nei prodotti certificati FSC rispettino caratteristiche generali di tipo etico e di tutela ambientale. La certificazione FSC CoC multisito è una modalità di certificazione sviluppata per facilitare la certificazione delle grandi Aziende che hanno più siti con le stesse funzioni fondamentali, metodi e procedure (FSC -STD-40003). Nel caso specifico del Distretto della Sedia, l'Asdi Sedia propone questa modalità di certificazione con l'obiettivo di agevolare il raggiungimento della certificazione soprattutto, ma non solo, da parte delle realtà aziendali più piccole o poco strutturate. Lo schema di certificazione FSC è inoltre volto a fornire alle aziende certificate strumenti di tracciabilità della materia prima di origine legnosa che facilitano l'ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento UE N.995/2010. In particolare, FSC ha introdotto due nuove direttive, la FSC DIR 40-004-10 e FSC DIR 40-004-11, che impongono a tutte le aziende certificate FSC e per tutti gli acquisti con dichiarazione FSC l'accesso alle informazioni inerenti la legalità dell'intera catena di fornitura del prodotto. Nell’obiettivo di assicurare l’adempimento delle Aziende a quanto previsto dagli standard FSC in vigore, Asdi Sedia predisporrà pertanto, tra la documentazione necessaria per ottenere la certificazione, anche l'applicazione di un Due Diligence System quale strumento applicativo in grado di garantire al Cliente la tracciabilità e quindi, la provenienza, delle materie prime legnose acquistate con dichiarazione FSC. Essendo inoltre il Due Diligence System così impostato applicabile anche agli acquisti di origine extra-europee soggetti al Regolamento (UE) n. 995/2010, per chi lo ritenesse necessario, Asdi Sedia propone infine di estendere l'applicazione dello stesso quale sistema autonomo che l'azienda adotta anche per adempiere a tale normativa in alternativa all'adozione di un sistema di Due Diligence proposto da un organismo di controllo. Art. 2 CANDIDATURA DELLE AZIENDE Saranno accettate le prime 25 domande pervenute all'Asdi Sedia. Le prime 20 saranno direttamente ammesse mentre le altre 5 saranno considerate delle riserve nel caso di ritiro o non ammissione al progetto delle altre. Il numero massimo di partecipanti è di 20 aziende. La scadenza della candidatura delle aziende è fissata per il 15 settembre 2014. Art. 3 FORMAZIONE & SVILUPPO Asdi Sedia è l'ente titolare del certificato multisito ed responsabile nei confronti dell'Ente Certificatore dell'applicazione del rispetto della normativa da parte di tutte le Aziende aderenti, alle quali vengono forniti gli strumenti applicativi per la certificazione. 1 Il percorso verso la certificazione prevede una fase di formazione in aula di 4 ore per l'illustrazione della normativa e della documentazione che ogni Azienda dovrà autonomamente redigere (sotto la sorveglianza di Asdi Sedia). Seguiranno 2 lezioni da 4 ore ciascuna direttamente presso la sede dell'Azienda durante le quali verrà implementato il sistema FSC. Sarà onere del partecipante mettere progressivamente in pratica nel proprio contesto aziendale quanto previsto per il rispetto degli standard FSC. Resta a carico dell’azienda porre in essere tutti gli adeguamenti necessari e predisporre la relativa documentazione. Art. 4 IL PERCORSO VERSO LA CERTIFICAZIONE Al termine dell'implementazione del sistema, è previsto un check-up presso l'azienda durante il quale saranno posti in evidenza eventuali situazioni di non conformità indicando i correttivi da attuare prima della visita dell'organo certificatore. Attraverso l'adesione al progetto si autorizza il personale dell'Asdi Sedia ad effettuare le visite ispettive e si assicura tutta la collaborazione necessaria al fine del monitoraggio del percorso di miglioramento della gestione della produzione conformemente a quanto previsto dagli standard FSC. Aderendo al progetto, l'Azienda si impegna a fornire tutta la documentazione richiesta dagli standard FSC, con particolare riferimento ai registri di bilancio che dovranno essere periodicamente trasmessi ad Asdi Sedia. Al termine della fase di adeguamento, verranno effettuate delle verifiche da parte dell’Ente Certificatore. Tali verifiche, previste per febbraio 2015, potranno essere svolte su tutte le aziende o, a campione, su un numero di aziende rappresentativo del gruppo di Aderenti e dei loro terzisti. Qualora vi siano delle non conformità saranno indicati i correttivi che l’azienda dovrà applicare. Tutte le aziende che avranno completato con successo il percorso di adeguamento aziendale verranno iscritte nel certificato FSC CoC dell'Asdi Sedia con l'assegnazione del sottocodice aziendale. Art. 5 I COSTI DELLA CERTIFICAZIONE FSC CATENA DI CUSTODIA MULTISITO Il costo di adesione al progetto è di € 2.650 + Iva e comprende: il corso di formazione in aula e gli incontri di implementazione effettuati in forma personalizzata presso la sede di ciascuna azienda aderente; la gestione delle pratiche da parte dell'Asdi Sedia; il monitoraggio dell'attività di adeguamento eseguita dall'azienda; il check-up per la verifica degli adeguamenti effettuato dal personale dell'Asdi e, eventualmente, dal consulente incaricato; l'eventuale verifica a campione da parte dell'Ente Certificatore; qualora il percorso di adeguamento venga completato con successo, l'iscrizione dell'azienda sul certificato FSC CoC dell'Asdi Sedia. Sono esclusi i costi derivanti da eventuali oneri di adeguamento agli standard FSC e i costi di mantenimento della certificazione. Qualora si rendessero necessarie attività in azienda ulteriori a quanto sopra indicato, si segnala che ogni mezza giornata aggiuntiva, preventivamente concordata con l'azienda, verrà fatturata € 250,00 + Iva. Il rilascio della certificazione comporta inoltre il pagamento di una tassa annuale al Forest Stewardship Council conformemente a quanto previsto nella “FSC-POL-20-005 V2-0 Annual_Administration_Fee” ultima versione in vigore, scaricabile sul sito www.fsc.org. Tale tassa annuale viene calcolata sul fatturato aggregato del gruppo di 2 imprese aderenti al progetto: a titolo esemplificativo, per un fatturato aggregato compreso tra i 74 e i 370 milioni di Euro circa, la tassa annuale richiesta al gruppo di imprese è pari a 4.700 US$, corrispondenti a 3.500 Euro circa, salvo variazioni dovute al tasso di cambio. Tale cifra verrà ripartita tra i vari aderenti proporzionalmente ai singoli fatturati. Art. 6 I COSTI DELL’IMPLEMENTAZIONE DDS AUTONOMO PER LE AZIENDE CHE SONO OPERATORI AI SENSI DEL REG. N.995/2010 Qualora un'Azienda certificata multisito FSC sia identificata come “operatore” ai sensi del Regolamento (UE) N.995/2010, essa è tenuta ad applicare un DDS agli acquisti di prodotti legnosi provenienti da Paesi ExtraEuropei. Indipendentemente dal DDS impostato per adempiere agli obblighi derivanti dalla certificazione FSC, è facoltà dell'Azienda l'istituzione di un DDS autonomo o l'adozione di quello proposto da un organismo di controllo. L'Azienda può scegliere di estendere l'applicazione del DDS implementato per il sistema di certificazione FSC agli approvvigionamenti soggetti alla Timber Regulation, quale sistema autonomo di tracciabilità e verifica della legalità del legno. Asdi Sedia propone a tal fine l'estensione delle attività di assistenza e consulenza per facilitare l'adeguamento dell'Azienda agli adempimenti previsti dal Regolamento (UE) N.995/2010. Il costo di tale servizio sarà preventivato su richiesta dell'azienda e sarà compreso tra € 150 e € 300 + Iva a seconda della complessità della catena di fornitura. Le attività di cui sopra verranno fatturate in aggiunta alla quota dovuta per l'ottenimento della certificazione. Per le Aziende che lo ritenessero necessario, è possibile infine concordare con Asdi Sedia un servizio annuale di assistenza per il mantenimento del DDS autonomo implementato ai fini della Timber Regulation, consistente in attività di supporto alla compilazione periodica dei documenti previsti. Tale servizio aggiuntivo, che sarà preventivato su richiesta dell'azienda, sarà compreso tra € 200 e € 400 + Iva, a seconda della complessità della catena di fornitura e sarà fatturato al 31/12 di ogni anno. Art. 7 IL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE Il certificato FSC Coc di Asdi Sedia (FSC-ICILA-COC-002270) ha validità di cinque anni a partire dalla data di emissione (02/04/2012). La validità del certificato è vincolata all'esecuzione di audit di sorveglianza annuali eseguiti dal personale dell'Asdi Sedia. A campione verrà inoltre effettuata una verifica da parte dell'Ente Certificatore. Qualora si riscontrassero non conformità non risolte, o nuove non conformità tali da compromettere il mantenimento del sistema, Asdi Sedia può cancellare l'azienda dall'elenco delle aziende certificate. Per le procedure di sorveglianza di un sistema di custodia FSC per un periodo di 12 mesi è prevista una spesa di € 900 + Iva ad azienda. Condizioni speciali: Per le procedure di sorveglianza di due sistemi di custodia FSC e PEFC per un periodo di 12 mesi è prevista una spesa totale di € 1.350 + Iva ad azienda; Per le procedure di sorveglianza del sistema Filiera Iso 9001 e di un sistema di catena di Custodia FSC o PEFC per un periodo di 12 mesi è prevista una spesa totale di € 1.700 + Iva; Per le procedure di sorveglianza del sistema Filiera Iso 9001 e di due sistema di catena di Custodia FSC e PEFC per un periodo di 12 mesi è prevista una spesa totale di € 2.000 + Iva. Al 31/12 di ogni anno il costo per le procedure di sorveglianza può essere rivisto e adeguato agli oneri di gestione globale del progetto. A questa cifra si aggiunge la quota parte della tassa annuale come specificato all'art. 5. Alla scadenza dei cinque anni di valenza del certificato FSC CoC (01/04/2017), si procede alla riemissione del certificato mediante uno specifico audit di rinnovo il cui costo per azienda verrà stabilito in rapporto a quanto richiesto dall'Ente Certificatore. 3 Eventuali oneri di adeguamento agli standard FSC si intendono a carico delle aziende. Art. 8 CONDIZIONI E MODALITA' DI PAGAMENTO Salvo specifiche esigenze di fatturazione derivanti dalla presentazione di domanda di contributo a valere sull'iniziativa e che verranno direttamente concordate con gli uffici di Asdi Sedia, il pagamento dell'importo previsto per l'adesione al progetto seguirà le seguenti condizioni: il 50% dovrà essere bonificato vista fattura al momento dell'adesione; il restante 50% sarà dovuto vista fattura al termine del percorso di adeguamento e prima delle visite ispettive dell'Ente Certificatore. Si precisa che il pagamento dell'acconto del 50% è condizione necessaria per l'ammissione dell'Azienda al progetto e tale somma sarà resa solamente nel caso in cui il progetto non dovesse attuarsi. Una eventuale rinuncia da parte dell'Azienda a progetto iniziato non comporterà il rimborso dell'acconto versato. Laddove l'Azienda al termine del percorso formativo non si fosse adeguata alle condizioni necessarie per l'iscrizione della stessa nel certificato di Asdi, resta inteso l'obbligo di corrispondere ad Asdi Sedia il restante 50% dell'importo pattuito. Al 31/12 di ogni anno verrà fatturato il costo del mantenimento annuale. Si precisa che una eventuale rinuncia da parte dell'Azienda durante il periodo di validità del certificato non esimerà la stessa dal pagamento delle attività di mantenimento già sostenute. La quota parte della tassa annuale richiesta da FSC e ripartita in base ai singoli fatturati aziendali come descritto nell'art. 6. verrà addebitata nelle fatture del servizio di mantenimento della certificazione. Art. 9 OBBLIGHI DELLE AZIENDE ADERENTI Ogni sito aderente, accettando il presente regolamento, conferisce ad ASDI Sedia l'autorità di implementare la catena di custodia autorizzandola a fare domanda di certificazione per loro conto. Demandano inoltre ad ASDI Sedia l'autorità di gestire la certificazione, impegnandosi ad osservare i doveri generali e le responsabilità previste per tutto il periodo di validità, come stabilito dagli standard FSC in vigore, dal manuale e dalle procedure documentate dell'Ufficio Centrale e dagli accordi sottoscritti da esso con l'Ente Certificatore. Con la sottoscrizione del presente regolamento le Aziende aderenti alla certificazione multisito FSC di ASDI Sedia si impegnano a: rispettare il regolamento emesso da Asdi Sedia e gli standard FSC in vigore; riconoscere ed accettare i doveri generali e le responsabilità previste per la partecipazione al certificato multisito come indicato dagli standard FSC in vigore, dal presente regolamento, dal manuale e dalle procedure documentate dell'Ufficio Centrale (Asdi Sedia) e dagli accordi sottoscritti dallo stesso con l'Ente Certificatore; autorizzare l'Ufficio Centrale a gestire per loro conto la richiesta di certificazione e tutte le attività di mantenimento della stessa; riconoscere la mutua responsabilità per il mantenimento del certificato, delegando ad ASDI Sedia l'autorità per svolgere gli audit interni, l'emissione di NC, sospendere o rimuovere un sito dall'elenco di aziende accreditate o in accreditamento; mantenere aggiornate ed a disposizione tutte le registrazioni elencate nel Manuale; garantire l’accesso alle informazioni della propria catena di fornitura. Art. 10 RESPONSABILITA' DI ASDI SEDIA In qualità di Ufficio centrale dei sistemi multisito, Asdi Sedia verifica la conformità dell'Azienda a quanto prescritto dalla normativa FSC in vigore. Nel caso specifico del servizio indicato al punto 6 del presente regolamento, Asdi Sedia effettua un controllo dell'applicazione del DDS esclusivamente limitato alle informazioni che vengono fornite dall'Azienda. Tutta la documentazione, affinché possa essere esaminata, dovrà essere in lingua italiana o inglese. Non si accetteranno documenti in altra lingua. 4 Il servizio di estensione delle attività di assistenza e consulenza agli adempimenti previsti dal Regolamento (UE) N.995/2010, illustrato al punto 6 del presente regolamento, è invece specificatamente finalizzato a fornire la formazione necessaria affinché l'Azienda possa implementare gli strumenti obbligatori per gli adempimenti richiesti dalla normativa in oggetto. L'attività di assistenza è limitata alla redazione del DDS e all'eventuale compilazione periodica della documentazione di supporto. Asdi Sedia non si assume la responsabilità per la veridicità della documentazione raccolta dall'Azienda né per l'esito della valutazione del rischio delle forniture soggette a DDS. L'Azienda rimane pertanto unica responsabile nei confronti delle Autorità a cui compete per legge la verifica del rispetto del Regolamento (UE) N.995/2010, manlevando l'Asdi Sedia da eventuali responsabilità di qualsiasi genere derivanti dal rispetto della normativa europea. L'Azienda che estende il DDS proposto agli acquisti provenienti da Paesi Extra-Europei è consapevole che tale strumento si configura quale sistema di Due Diligence autonomo ai sensi della Timber Regulation. Per gli adempimenti della normativa europea, resta pertanto facoltà dell'azienda scegliere di adottare un sistema di Due Diligence proposto da un organismo di controllo riconosciuto dalla Commissione Europea. Art. 11 UTILIZZO DELLA CERTIFICAZIONE Con l'iscrizione dell'Azienda nel certificato FSC Coc di Asdi Sedia (FSC-ICILA-COC-002270) l'Azienda potrà utilizzare, sulle fatture di vendita del prodotto certificato, il numero di certificato FSC CoC di Asdi Sedia (eventualmente associato ad un sottocodice che gli verrà assegnato). Inoltre, potrà etichettare documentazione e prodotti in conformità a quanto previsto nel documento FSC-STD-50-001 (V1-2) ITA, previo richiesta ad Asdi Sedia la quale si incarica di inoltrarla all'Ente Certificatore per le necessarie autorizzazioni. Le aziende che commercializzano Legno Controllato si atterranno a quanto previsto dal documento FSC-STD-40005 (Ver 2-1) Standard for Company evaluation of FSC Controlled Wood e quindi non utilizzeranno in alcun modo il marchio FSC in presenza di CW. Eventuali variazioni/integrazioni nel campo di applicazione e gruppi di prodotto (comprese le specie legnose) vanno preliminarmente comunicati ad Asdi Sedia per le necessarie comunicazioni all'Ente Certificatore. 5 PROGETTO DI CERTIFICAZIONE FSC CATENA DI CUSTODIA MULTISITO Adesione 5° ciclo Il sottoscritto ___________________________________________________________ legale rappresentante dell'Azienda ______________________________________________________________ con sede legale in via ____________________________ cap __________ città ______________ prov.___________________ C.F. ___________________________________ P. Iva ___________________________________________ tel. _________________________ cellulare ____________________________ fax ___________________ e-mail __________________________________________ sede operativa, se diversa da quella legale, o eventuale sede secondaria: via ____________________________ cap __________ città ______________ prov.___________________ tel. _________________________ cellulare ____________________________ fax ___________________ e-mail __________________________________________ Breve descrizione del processo produttivo: ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ D I C H IARA di voler aderire al PROGETTO DI CERTIFICAZIONE FSC CATENA DI CUSTODIA MULTISITO; di impegnarsi a rispettare gli standard FSC come previsti nella normativa di riferimento: ◦ FSC-STD-40-003 (ultima versione in vigore) Standard for Multi-site Certification of Chain of Custody Operations; ◦ FSC-STD-40-004 (ultima versione in vigore) Standard for Chain of Custody Certification; ◦ FSC-STD-40-005 (ultima versione in vigore) Standard for Company evaluation of FSC Controlled Wood (solo per le aziende che ne faranno richiesta); ◦ FSC-STD-50-001 (ultima versione in vigore) Requirements for use of the FSC trademarks by Certificate Holders. di aver preso visione del documento denominato “Progetto di certificazione FSC Catena di Custodia Multisito - Regolamento” e di accettarlo integralmente; di accettare il Manuale per la Chain of Custody di Asdi Sedia che forma documento integrante del presente regolamento. DICHIARA INOLTRE (barrare l'opzione/le opzioni scelte) □ □ di voler ricevere un preventivo per l'estensione delle attività di assistenza e consulenza offerte per il servizio di cui al punto 5.1 allo scopo di facilitare l'adeguamento dell'Azienda agli adempimenti previsti dal Regolamento (UE) N.995/2010; di voler ricevere un preventivo per un servizio annuale di assistenza per il mantenimento del DDS autonomo implementato ai fini della Timber Regulation; Data____________________ Timbro e Firma____________________________________ Si prega di consegnare il presente modulo debitamente compilato e firmato via mail a [email protected] o inviare via fax al n. 0432 755316 entro il 15 settembre 2014. 6 Informativa ex art. 13 D.lgs. 196/2003 Gentile Signore/a, Desideriamo informarLa che il D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 ("Codice in materia di protezione dei dati personali") prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Ai sensi dell'articolo 13 del D.lgs. n.196/2003, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni: 1. I dati da Lei forniti verranno trattati al fine della gestione amministrativa delle pratiche relative al progetto “Certificazione FSC Catena di Custodia Multisito” di cui sopra. 2. Il trattamento sarà effettuato in modalità in forma scritta e su supporto magnetico, elettronico e telematico, con modalità idonee a garantire la sicurezza; 3. Il conferimento dei dati è obbligatorio al fine di presentare la propria adesione al progetto e l'eventuale rifiuto di fornire tali dati potrebbe comportare la mancata ammissione dell'Azienda. 4. I dati potranno essere oggetto di trattamento da parte di soggetti qualificati come responsabili od incaricati. Salvo le comunicazioni a soggetti cui la facoltà di accedere ai dati sia riconosciuta da disposizioni di legge o da ordini di Autorità, i dati non verranno comunicati ad alcuno. 5. Il titolare del trattamento è Asdi Sedia Spa, via Trieste 9/2, 33044 Manzano. 6. Il responsabile del trattamento è il Dott. Carlo Piemonte, domiciliato presso il titolare ai fini dell'applicazione della normativa sulla Privacy. 7. In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi dell'art.7 del D.lgs.196/2003, che per Sua comodità riproduciamo integralmente: Formula di acquisizione del consenso dell'interessato Il/la sottoscritto/a, acquisite le informazioni fornite dal titolare del trattamento ai sensi dell'articolo 13 del D.Lgs. 196/2003, l'interessato: - presta il suo consenso al trattamento dei dati personali per i fini indicati nella suddetta informativa? Presto il consenso Nego il consenso - presta il suo consenso per la comunicazione dei dati personali per le finalità ed ai soggetti indicati nell'informativa? Presto il consenso Nego il consenso - presta il suo consenso per la diffusione dei dati personali per le finalità e nell'ambito indicato nell'informativa? Presto il consenso Nego il consenso - presta il suo consenso per l’inserimento del proprio indirizzo e-mail nella mailing-list della newsletter di Asdi Sedia (facoltativo)? Presto il consenso Nego il consenso Nome ..................................................Cognome .......................................................... Luogo ..................................................................... Data ........................................... Firma leggibile .................................................................................... Decreto Legislativo n.196/2003, Art. 7 - Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti 1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L'interessato ha diritto di ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a)per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 7
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