Auditor Workshop 09 - Utilizzo del Database OASIS Informazioni di supporto per gli Auditor Presentata da Giuseppe Leoni - AgustaWestland Rappresentante Nazionale AIAD-CBMC in EAQG-OPMT e Membro votante in IAQG-OPMT per il Settore Europeo Holiday Inn Torino – 18 ÷ 19 Settembre 2014 Company Confidential 1 OASIS – Information to Support Auditors Prepared by Ian Folland EAQG-OPMT Development Manager & Secretary July 2014 http://www.iaqg.org/oasis 2 Sommario della presentazione In questa presentazione scopriremo : • Come attivare o riattivare un Supplier Administrator • L’utilizzo del meccanismo del Feedback in OASIS 3 Supplier Administrator e OASIS Ricordiamoci dei requisiti: • 9104-001 § 18.1.d): - ‘Le organizzazioni devono identificare un amministratore per OASIS‘ • 9104-001 § 6.7.i): - ‘l’OdC dovrà assicurare che i propri clienti hanno assegnato un Supplier Administrator di OASIS per gestire le informazioni di contatto dell’organizzazione nel database, gestire gli utenti dell’organizzazione abilitati all’uso del database, gestire gli accessi esterni ai risultati degli audit nel database, e gestire il feedback ricevuti in OASIS 4 Come verificare il Supplier Administrator Utilizzare il report disponibile agli OdC: – Selezionare l’applicazione ‘ Report Support Supplier Admins’ Cliccare per avere il report Scegliere Aprire o Salvare 5 Come verificare il Supplier Administrator Visualizza gli OASIS Administrators delle organizzazioni per le quali l’OdC ha inserito una valutazione 6 Come verificare il Supplier Administrator Verifiche durante gli audit on-site • Chiedete al Supplier Administrator di entrare in OASIS e di mostrarvi - L’accesso all’applicazione ‘Manage Data Access’ L’accesso all’applicazione ‘Users Manage’ 7 Come verificare il Supplier Administrator Perché? • Chiedere al Supplier Administrator di accedere ad OASIS durante l’audit - Previene che lo stato del Supplier Administrator diventi ‘inattivo’ È una dimostrazione di conformità ai requisiti Lo stato di ‘inattivo’ per un Supplier Administrator significa che ha ricevuto un warning durante l’inserimento di audit in OASIS È sempre raccomandabile avere più di un Supplier Administrator – perché? • • Aiuta a prevenire lo stato di ‘inattivo’ status Consente all’organizzazione di aggiornare i Supplier Administrators se uno dei due lascia l’organizzazione 8 Attivare o riattivare il Supplier Administrator Se il Supplier Administrator è diventato ‘inattivo’ • • Chiedete al Supplier Administrator di entrare in OASIS L’accesso riattiva lo stato • Emettete una Non Conformità Maggiore – l’organizzazione non è conforme ai requisiti Richiedete al vostro OdC di contattare Ian Folland per creare un nuovo Supplier Administrator Cosa succede se il Supplier Administrator ha lasciato l’organizzazione? • - Per poterlo fare, il nuovo Supplier Administrator deve essersi preventivamente registrato come utente in OASIS! Cosa succede se uno dei Supplier Administrator ha lasciato l’organizzazione? • • Richiede all’altro Supplier Administrator di entrare in OASIS Aggiornate l’accesso dell’organizzazione e fate nominare un secondo Supplier Administrator utilizzando l’applicazione ‘Users Manage’ 9 Feedback tramite OASIS OASIS consente di inviare feedback direttamente ad alcune parti interessate : • • • • • • Enti di Accreditamento Organismi di Certificazione Organizzazioni Certificate Rappresentanti IAQG delle norme Direzione Esecutiva di IAQG Leaders degli Stream Strategici di IAQG La funzione di feedback vi permette di monitorare tutti i feedback che avete emesso e ricevuti 10 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per OdC, ABs e parti interessate IAQG Cliccare per accedere Si prega di notare che sono disponibili due percorsi di Feedback. Le due opzioni differiscono in funzione del percorso prescelto. (Andare alla slide 29 per il Feedback alle organizzioni certificate) 11 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per OdC, ABs e parti interessate IAQG Sommario di tutti i feedback Nota: I Feedback agli AB’s e agli OdC è sempre ricevuto dai destinatari con i privilegi di “Manage Feedback” 12 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per OdC Feedback filtrato per la visualizzazione Cliccare per scaricare il Feedback come foglio Excel 13 Funzioni pubbliche di OASIS Nuovo Feedback per OdC Scegliere ‘CB’ dal menù a tendina Click to Access 14 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina – vedere prossima slide Scegliere il ‘CB’ dal menu a tendina Scegliere ‘Yes’ dal menu a tendina se è richiesta una risposta Aggiungere fino a due file come allegati Scegliere se l’OdC può o non può chiudere il Feedback Specificare l’oggetto del Feedback Cliccare per creare un nuovo Feedback all’OdC 15 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina Nota: Selettore del motivo: On-Time Delivery Product Conformity Issue 16 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per OdC Scegliere ‘AB’ dal menù a tendina Click to Access 17 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina – vedere prossima slide Scegliere l’‘AB’ dal menù a tendina Scegliere ‘Yes’ dal menu a tendina se è richiesta una risposta Aggiungere fino a due file come allegati Scegliere se l’OdC può o non può chiudere il Feedback Specificare l’oggetto del Feedback Cliccare per creare un nuovo Feedback all’AB 18 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina 19 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per i rappresentanti IAQG delle norme Cliccare per creare un nuovo Feedback ai rappresentanti IAQG delle norme 20 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina – vedere prossima slide Scegliere il rappresentante IAQG della norma’ dal menù a tendina Scegliere ‘Yes’ dal menu a tendina se è richiesta una risposta Aggiungere fino a due file come allegati Scegliere se il rappresentante IAQG della norma può o Specificare l’oggetto non può chiudere il Feedback del Feedback Cliccare per creare un nuovo Feedback ai rappresentanti IAQG delle norme 21 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina 22 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per i rappresentanti Direzione Esecutiva IAQG Cliccare per creare un nuovo Feedback alla Direzione Esecutiva di IAQG 23 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina – vedere prossima slide Scegliere il rappresentante della Direzione Esecutiva IAQG dal menù a tendina Scegliere ‘Yes’ dal menu a tendina se è richiesta una risposta Aggiungere fino a due file come allegati Scegliere se il rappresentante IAQG può o non può chiudere il Feedback Specificare l’oggetto del Feedback Cliccare per creare un nuovo Feedback alla Direzione Esecutiva IAQG 24 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina 25 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per i Leader degli Stream Startegici Cliccare per creare un nuovo Feedback ai Leaders degli Stream Strategici di IAQG 26 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina – vedere prossima slide Scegliere il Leader dello Strategy Stream di IAQG dal menù a tendina Scegliere ‘Yes’ dal menu a tendina se è richiesta una risposta Aggiungere fino a due file come allegati Scegliere se il Leader dello Strategy Stream di IAQG può o non può chiudere il Feedback Specificare l’oggetto del Feedback Cliccare per creare un nuovo Feedback ai Leaders degli Stream Strategici di IAQG 27 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina 28 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per le Organizzazioni Certificate OASIS utilizza un meccanismo di Feedback diverso : • Trovare l’organizzazione certificata nella ‘Certified Supplier Directory’ • Scegliere l’organizzazione • Cliccare su ‘Contact issuing CB’ Il Feedback all’OdC viene inviato anche alla organizzazione certificata Potete scegliere di inviare il Feedback solamente all’OdC 29 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback per le Organizzazioni Certificate (e OdC) Inserire le informazioni per la ricerca Cliccare su Certified Suppliers Directory Cliccare su Search 30 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere dalla lista e cliccare sull’organizzazione selezionata 31 Funzioni pubbliche di OASIS Cliccare su ‘Contact issuing CB’ 32 Funzioni pubbliche di OASIS Verificate l’indirizzo e-mail e cliccate su ‘OK’ 33 Funzioni pubbliche di OASIS L’OdC è già selezionato Scegliere il motivo dal menu a tendina – vedere prossima slide Scegliere se l’OdC può o non può chiudere il Feedback 34 Funzioni pubbliche di OASIS Scegliere il motivo dal menu a tendina Nota: Selettore del motivo: On-Time Delivery Product Conformity Issue 35 Funzioni pubbliche di OASIS ‘CC’ – L’organizzazione certificata è in copia per default. Deselezionate la casella se volete che il Feedback non sia inviato all’organizzazione certificata Inserire i dettagli come prima Creare il Feedback come dagli esempi precedenti Nota: il Feedback è ricevuto dall’OdC e dal personale dell’organizzazione certificata con i privilegi di “Manage Feedback” 36 Funzioni pubbliche di OASIS Feedback – Invitare altri collaboratori Cliccare per accedere 37 Funzioni pubbliche di OASIS Mostra l’elenco dei Feedback creati in precedenza Cliccare sul link del Feedback per il quale volete cambiare i collaboratori 38 Funzioni pubbliche di OASIS Mostra il numero degli attuali Collaboratori (?) Cliccare sul tasto ‘View / Manage Contributors’ per aggiungere altri collaboratori 39 Funzioni pubbliche di OASIS Elenca gli attuali Collaboratori e mostra il loro stato ‘Active’ o ‘Inactive’ Per cambiare da ‘Active’ in ‘Inactive’ o viceversa il loro stato usare il menù a tendina Cliccare su ‘Update Contributors’ per salvare la modifica allo stato 40 Funzioni pubbliche di OASIS Per invitare nuovi Collaboratori cliccare sulla linguetta ‘Invite New’ 41 Funzioni pubbliche di OASIS Inserire l’indirizzo e-mail del nuovo Collaboratore, e poi confermare l’indirizzo e-mail Cliccare su ‘Invite Contributor’ 42 Funzioni pubbliche di OASIS Cliccare su ‘OK’ per confermare la richiesta di partecipazione. OASIS invia una e-mail al nuovo Collaboratore e a voi per confermare la richiesta 43 Funzioni pubbliche di OASIS Il nuovo Collaboratore viene elencato come ‘Pending’ finchè non confermerà l’invito 44 Domande ? 45
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