ALL. 3 AL CAPITOLATO SPECIALE D’APPALTO TELEASSISTENZA 29.1.2014 Affidamento del Servizio di contact center “Infoline 020202”, mediante espletamento di procedura aperta ad evidenza pubblica con aggiudicazione a favore dell’offerta economicamente più vantaggiosa. Approvazione del capitolato speciale d’appalto. IL DIRETTORE DI SETTORE (dott. Domenico D’Amato) ALLEGATO n. 3 AL CAPITOLATO DESCRIZIONE DEL SERVIZIO DI TELEASSISTENZA, PIANO ANTICALDO E SPORTELLO BADANTI 1) Servizio di teleassistenza in favore di cittadini milanesi anziani e/o con gravi fragilità. Il servizio deve offrire prestazioni all’intervento di telecontrollo, telesoccorso e teleassistenza. Deve rispondere col telesoccorso in tempo reale, alle situazioni di emergenza sociale – salute – sicurezza, considerando tale ogni situazione di imminente pericolo per la persona abbonata. Scopo del servizio è quello di creare una rete di relazioni costituito da amici, parenti, vicini, etc..., intorno al cittadino anziano o con grave fragilità che può essere attivato immediatamente attraverso un sistema tecnologico. Con tale sistema si deve altresì proteggere l’utente da situazioni a rischio sia di salute o ambiente (es. eventi delittuosi quali truffe, furti, raggiri, etc...). Anche questo servizio si avvale esclusivamente del sistema CRM. A) Destinatari I beneficiari dell’intervento dell’Amministrazione Comunale sono i cittadini residenti nel Comune di Milano in possesso dei requisiti previsti dal Regolamento per gli Interventi e i servizi Sociali e dai provvedimenti deliberativi vigenti. B) Descrizione del Servizio Il servizio si articola in tre fasi: 1ª fase: il Telecontrollo, che consiste sia in un ricorrente e programmato contatto telefonico (chiamata di cortesia a cadenza settimanale) con ogni abbonato, condotto dagli operatori nell’arco della settimana (6 giorni su 7 – festivi esclusi), dalle ore 08:00 alle 20:00, sia attraverso il contatto telefonico attivato dagli abbonati a cui gli operatori forniscono risposte. L’Appaltatore concorderà con gli utenti le giornate in cui vengono effettuate le chiamate di cortesia e le fasce orarie e gli operatori di Infoline dovranno effettuare le attività oggetto del presente articolo nelle fasce di orario morbido e nelle giornate pre-festive. 2ª fase: il Telesoccorso che offre 24 ore su 24 risposte in tempi reali ai bisogni di: 1. ALLARME SOCIALE con procedure di attivazione del soccorritore amico, dei parenti, dei servizi territoriali, e con supporto psicologico – relazionale, segretariato sociale, informazioni, ecc.. 2. ALLARME SALUTE attraverso invio del medico e dell’ambulanza con eventuale ricovero ospedaliero, 3. ALLARME SICUREZZA con attivazione del 113, dei vigili del fuoco, della Polizia Municipale, dei carabinieri, della Polizia, ecc…; Il telesoccorso si attiva al momento in cui viene segnalato l’allarme dal dispositivo descritto al paragrafo C) 3ª fase: la Teleassistenza che fa propria l’attività di telecontrollo e telesoccorso, trasferisce i dati acquisiti dall’input iniziale nella rete dei servizi territoriali competenti pubblici e del privato sociale, amicale e parentale, attiva i medesimi coinvolgendoli in una “Responsabilità comune di cura” e verifica l’esito dell’intervento. B.1) Il servizio deve comprendere le seguenti prestazioni: 1. presa in carico e tracciatura nel CRM di tutti gli utenti della teleassistenza; 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. invio a tutti gli utenti di una comunicazione i cui contenuti dovranno essere concordati con l’Amministrazione Comunale che dovrà contenere il nominativo del nuovo gestore e altre utili informazioni per il successivo allacciamento; fornire in uso ai nuovi abbonati ed installare presso il domicilio degli stessi, gli apparecchi periferici da attivare entro 15 gg. dalla comunicazione da parte del Comune di Milano del nominativo dell’abbonato da allacciare; tale termine, qualora l’assistito non disponga del telefono, decorre dalla data di segnalazione all’organizzazione dell’avvenuto allacciamento a società di gestione di servizi telefonici. Per le caratteristiche tecniche degli apparecchi si rimanda a quanto indicato al successivo Punto C. in caso di cessato utilizzo del servizio da parte di un abbonato, per qualunque ragione o causa, provvedere a propria cura e spese al ritiro della apparecchiatura installata provvedere alla dovuta assistenza ordinaria e periodica delle suddette apparecchiature, senza che questo costituisca onere economico per l’Amministrazione o il cittadino, intendendosi come tale l’intervento determinato da semplice usura o vizio di origine o evento naturale; riparare o, quando necessario, sostituire, a propria cura e spese, entro tre giorni lavorativi, l’apparecchiatura, in caso di guasto, mancato o difettoso funzionamento. effettuare entro il secondo giorno dalla segnalazione gli allacciamenti urgenti richiesti dal competente ufficio comunale; rilevazione, presso il domicilio degli abbonati, di tutti i dati necessari alla costituzione dell’archivio anagrafico, completo in ogni sua parte, compilazione della mappa personalizzata dell’abbonato con aggiornamento periodico in base ai dati ricevuti dallo stesso o dalla sua famiglia; la mappa personalizzata dovrà essere strutturata in modo tale da consentire la predisposizione dell’intervento più opportuno e personalizzato nonché tutti i dati relativi ai soggetti coinvolti; per gli abbonati al servizio di teleassistenza, Infoline 020202 dovrà essere raggiungibile 6 giorni su 7 dalle ore 08.00 alle ore 20.00 ed operare in modalità geograficamente ridondata e in alta affidabilità; In relazione alle prestazioni di telesoccorso da presidiare 24 ore su 24 , costituzione di tempestivo contatto telefonico con l’abbonato tramite il sistema “viva – voce” o, se non si ottiene risposta, attivazione con la massima rapidità del soccorritore di prima istanza; In relazione alle prestazioni di telesoccorso da presidiare 24 ore su 24 ,qualora fosse necessario, attivazione dei competenti presidi assistenziali, sanitari e di sicurezza sulla base delle necessità emerse in capo all’abbonato oppure ai componenti del nucleo familiare dello stesso; In relazione alle prestazioni di telesoccorso da presidiare 24 ore su 24, reperimento ed attivazione del soccorritore di prima istanza: parenti, vicini, conoscenti custodi/portieri in caso di necessità; In relazione alle prestazioni di telesoccorso da presidiare 24 ore su 24, segnalazioni al medico di base degli interventi effettuati sugli abbonati ed attivazione del medesimo relativamente ai bisogni dell’abbonato; In relazione alle prestazioni di telesoccorso da presidiare 24 ore su 24, segnalazione ai parenti, al servizio sociale di riferimento ed al soccorritore amico in caso di ricovero ospedaliero o di altri interventi attivati in favore dell’abbonato; effettuazione, settimanale di una telefonata di cortesia, concordando giorno e ora con l’utente, che consenta il monitoraggio costante della situazione di vita e garantisca sostegno relazionale, anche con finalità di trasmettere alla rete di sostegno i dati necessari ed aggiornati per l’attivazione di interventi mirati e personalizzati. In assenza della risposta telefonica dell’utente dovrà essere attivata una procedura di costituzione di tempestivo contatto telefonico con l’abbonato tramite il sistema “viva – voce” o, se non si ottiene risposta, attivazione con la massima rapidità del soccorritore di prima istanza; In relazione alle prestazioni di telesoccorso da presidiare 24 ore su 24, intervento, in caso di “emergenza sicurezza” con l’attivazione dei presidi preposti; 18. In relazione alle prestazioni di telesoccorso da presidiare 24 ore su 24, intervento in caso di “emergenza salute”, inviando, a seconda delle necessità, il medico, l’ambulanza, o gli altri soccorritori necessari tra quelli previsti; 19. In occasione delle “Campagne Anticaldo” mettere a disposizione le proprie capacità informative e almeno 8 chiamate “outbound” per ciascuno degli utenti definiti a rischio dal Comune e dalla ASL e inseriti nell’anagrafe della fragilità e già in carico al servizio di teleassistenza, in occasione delle “ondate di calore” che saranno segnalate dagli Enti a ciò preposti; 20. segnalazione, ove richiesto dall’Amministrazione Comunale secondo modalità che verranno concordate, di tutte le esigenze, inerenti ad attività ed iniziative poste in essere dal Comune di Milano (es. richieste di certificati, ecc. ) che verranno segnalate dagli utenti mediante i dispositivi installati presso le abitazioni; 21. tutte le prestazioni previste ai punti 11), 12), 13), 16), 17), 18), necessitano di una verifica dell’esito dell’intervento e conseguente informazione a tutti i soggetti interessati; 22. qualora richiesto, l’attivazione di servizi aggiuntivi con canone completamente a carico degli abbonati (elenco a titolo di esempio e non esaustivo: sensore di indossamento, monitoraggio ambientale, sensore cadute, integrazione telemedicina, etc...). 23. accettazione/condivisione di protocolli operativi per la gestione di specifici interventi legati a situazione di emergenza e a specifiche caratteristiche degli utenti. C) Caratteristiche tecniche minime per nuovi apparati e/o in sostituzione 1. L’apparecchio installato presso l’abitazione di ciascun abbonato dovrà prevedere due componenti: un dispositivo che, indossato dall’utente mediante un braccialetto o collana (parte integrante del predetto dispositivo) consente, in caso di necessità, un collegamento a distanza; un dispositivo che collega automaticamente l’abitazione dell’utente con la centrale operativa e consente di parlare in viva voce con l’operatore; il dispositivo dovrà essere attivato direttamente dalla centrale senza alcun intervento fisico nell’abitazione dell’abbonato. 2. Tali apparecchi hanno i seguenti requisiti: omologazione del Ministero competente; conformità alle norme di compatibilità elettromagnetica ed alle norme che regolamentano le caratteristiche degli apparecchi di telecomunicazione (normativa U.E.) dotazione di sistema di viva voce la cui portata sia tale da poter comunicare da tutti i punti di una casa di medie dimensioni, autodiagnosi con cadenza minima bisettimanale attraverso chiamata automatica su “linea verde” a carico dell’impresa, senza alcun onere aggiuntivo a carico dell’abbonato e dell’Amministrazione; capacità di integrazione del terminale di teleassistenza con sistemi DTS per la gestione di allarmi ricevuti da utenti sordomuti mediante sistema di video scrittura insito nell’apparecchiatura DTS con garanzia agli utenti sordomuti di comunicare con la centrale anche durante le chiamate settimanali di controllo; frequenza di trasmissione dell’apparecchio periferico di 433 Mhz o compatibile/funzionante con gli apparecchi esistenti; connessione GSM; dotazione di radiocomando impermeabile per consentire l’utilizzo all’abbonato anche durante la cura dell’igiene personale; capacità di funzionare anche nel caso di temporanea interruzione di erogazione di energia elettrica per un minimo di un’ora; predisposizione per sistemi di rilevazione fughe di gas, ausili per ipoacusici, per utenti in situazioni di particolari fragilità/gravità, sensore di indossamento, monitoraggio ambientale, sensore cadute, integrazione telemedicina, etc...). D) Volumi attuali del servizio A titolo puramente indicativo si informa che, gli utenti allacciati a totale, parziale e nessun carico del Comune di Milano sono n° 3.474 di cui n° 292 a parziale carico comunale, n° 399 solventi e restanti a totale carico comunale. E) Obblighi 1. L’Appaltatore si impegna senza eccezione alcuna a: a) Fornire e installare gli apparati di cui alle caratteristiche descritte al punto “C” precedente. A tale scopo il Comune di Milano mette a disposizione dell’appaltatore la possibilità di rilevare gli apparati già attivi ed installati presso gli utenti. Tale facoltà può essere esercitata dall’appaltatore nei confronti del gestore uscente che si è impegnato a cederne la proprietà ad un prezzo massimo complessivo di € 138.150,00. Di seguito si riportano le quantità e caratteristiche degli apparati attivi. Numero installati 1.609 241 20 50 200 400 563 291 100 3.474 Modello Vari antecedente 2008 (Urmet assist 2, Beta 2, Tunstall) Tunstall Lifeline Urmet Assist 3 Tunstall Lifeline Urmet Assist 3 Urmet Assist 3 Urmet Assist 3 Urmet Assist 3 Urmet Assist 3 (stima) Anno Acquisto / Installazione antecedente al 2008 2009 2009 2010 2010 2011 2012 2013 2014 Totale b) a vendere gli apparecchi di teleassistenza all’ Amministrazione (o all’ Aggiudicataria del successivo affidamento ) al termine della gestione. Il calcolo del costo di vendita degli apparati dovrà tener conto dell’’ammortamento biennale del 30%. Il calcolo deriverà dalla seguente formula: € 96.705,00 : 3.474 X NAE (Numero Apparecchi Esistenti) sei mesi prima della scadenza del contratto o della eventuale proroga) c) a riparare gli apparecchi non funzionanti e a sostituire quelli ammalorati non riparabili comunicando all’Amministrazione le relative sostituzioni. Il prezzo rinvenente dalla formula di cui al punto “b)” del presente articolo riguarderà anche gli apparecchi sostituiti d) a ritirare gli apparecchi con le tempistiche indicate dall’Amministrazione ove la stessa non esercitasse la facoltà di cui al punto “b”. In tal caso dovrà essere fornito apporto collaborativo per il passaggio di consegne con il nuovo affidatario al fine di non creare interruzioni o problemi nell’esecuzione del servizio di Telesoccorso e) adeguare i propri comportamenti in relazione alle linee di programmazione e coordinamento che saranno delineate dalla Direzione Centrale Politiche Sociali e Cultura della Salute del Comune di Milano f) impiegare personale, adeguatamente formato ed aggiornato attraverso opportuni corsi finalizzati ad ottenere un elevato livello di professionalità, soprattutto relativamente alla cura degli aspetti relazionali con persone anziane, in numero adeguato a garantire le prestazioni richieste dal presente capitolato e in particolare la chiamata settimanale di controllo a tutti gli utenti e una immediata risposta in caso di allarme; g) sottoporre a preventiva approvazione del Comune il modello di dichiarazione che gli abbonati sottoscrivono nei confronti dell’Organizzazione in relazione al regime di responsabilità; h) preavvertire telefonicamente l’assistito, almeno tre giorni prima, dell’invio dei tecnici per l’installazione; i) mettere a disposizione tutta la propria organizzazione tecnologica e gestionale per favorire sperimentazioni graduali di forme innovative del servizio. j) qualora l’Amministrazione intenda cambiare il sistema di riscossione delle quote di canoni e dei canoni interamente a carico, ad accettare le diverse modalità di riscossione e ad inviare, entro 30 giorni dalla data di comunicazione del cambiamento delle modalità di riscossione da parte del Comune di Milano, un avviso, il cui testo deve essere concordato con l’Amministrazione appaltante, con le indicazioni delle nuove modalità di pagamento all’utenza; k) ad adottare le procedure semplificate di adesione al servizio da parte dell’utenza che verranno concordate con l’Amministrazione Comunale. E.1) L’Amministrazione Comunale si impegna a: 1. individuare i soggetti che usufruiranno del servizio a totale/parziale carico ed a comunicarli alla Società; 2. fornire alla Società, per ciascun nominativo comunicato, i dati relativi alle generalità, all’abitazione ed al numero telefonico, richiamando il rispetto delle disposizioni previste dal D.Lgs. 196/2003 e successive modificazioni ed integrazioni; E.2) L’Appaltatore si impegna a fornire al Comune statistiche trimestrali del flusso di allarmi, conservando per almeno un anno le registrazioni che documentano le chiamate pervenute, consegnandole al Comune su richiesta; si impegna altresì a presentare annualmente, entro il 31 gennaio dell’anno successivo, una dettagliata relazione contenente i dati analitici del servizio svolto, i problemi relativi, gli interventi attivati ed una valutazione degli stessi anche in rapporto alle relazioni intercorse con i servizi territoriali pubblici e privati nonché con i soggetti coinvolti. E.3) L’Amministrazione Comunale si riserva la facoltà di modificare la propria quota di partecipazione al pagamento del servizio per ciascun assistito anche successivamente all’allacciamento, nell’ambito dei criteri riportati nel presente documento ovvero nel caso di approvazione di nuovi criteri. L’Amministrazione Comunale si riserva la facoltà di diminuire il numero di assistiti a proprio integrale o parziale carico, con preavviso di 120 giorni all’affidataria ed agli stessi abbonati coinvolti. L’Amministrazione Comunale non risponde di eventuali danneggiamenti alle apparecchiature, o loro smarrimento. Ove si renda necessario verificare il numero degli allacciamenti effettivamente in corso, in caso di mancata rispondenza tra i dati in possesso del Comune e quelli trasmessi dall’Appaltatore, si provvede in contraddittorio tra le parti. F) Sistema di monitoraggio e reportistica del servizio di Teleassistenza L’Appaltatore è obbligato a: a) produrre un Report giornaliero contenente sia il numero di allarmi che dei recessi, i nominativi degli stessi, il Servizio Sociale Territoriale di riferimento, le procedure attivate e la descrizione degli esiti, da inviare all’Ufficio Teleassistenza e ai Servizi Territoriali Anziani; b) produrre un Report delle attività ogni 15 gg. contenente i seguenti item e relativi diagrammi: numero di nuovi allacci (ingressi) per zona di decentramento e suddiviso per Servizio Sociale Territoriale; numero di contratti cessati (fine servizio) con l’indicazione della causa della cessazione, suddivisi per zona di decentramento e per Servizio Sociale Territoriale; elenco nominativo degli abbonati al servizio con codice fiscale, indirizzo, residenza, zona di decentramento, Servizio Sociale Territoriale di riferimento, oltre alle informazioni attualmente presenti (data di nascita, e telefono); numero degli allacci complessivi; numero di allarmi e di recessi, i nominativi degli stessi, le procedure attivate e la descrizione degli esiti. c) produrre un Report mensile contenente i seguenti item e relativi diagrammi: distribuzione numerica e percentuale dell’utenza per, zona di decentramento, Servizio Sociale Territoriale e fasce d’età: - minori di 60 - maggiori di 60 fino a 65 - maggiori di 65 fino a 70 - maggiori di 70 fino a 75 - maggiori di 75 fino a 80 - maggiori di 80 fino a 85 - maggiori di 85 Ciascun Report dovrà essere completo di grafici/istogrammi/diagrammi a torta, che rendano immediatamente visibili i dati richiesti; veste grafica e tempi di consegna potranno essere successivamente concordati. I dati rilevati devono essere archiviati e conservati con requisiti di sicurezza e inalterabilità e devono essere accessibili con un sistema detto di monitoraggio di Infoline 020202 fruibile via web, tramite browser internet per gli utenti abilitati, con modalità di interrogazione di facile comprensione. L’area deve essere accessibile esclusivamente al Comune di Milano che potrà così acquisire tutte le informazioni in tempo reale secondo la tipologia di dati che verranno definiti in dettaglio. Inoltre, poiché la Direzione Centrale Politiche Sociali e Cultura della Salute ha un proprio sistema informativo dipartimentale (SISS), in prospettiva, potrà essere richiesta l’esportazione dei dati secondo un tracciato che verrà fornito successivamente dall’Amministrazione stessa; mettere a disposizione le capacità informative e relazionali degli operatori telefonici, per comunicare agli utenti messaggi ed informazioni di interesse del Settore Anziani e Residenzialità e/o della Direzione Centrale Politiche Sociali e Cultura della Salute, fornite attraverso le competenti unità operative centrali del Settore ovvero attraverso i servizi territoriali del Comune, consegnare, alla scadenza dei termini contrattuali, tutta la documentazione relativa alla gestione del Servizio alla nuova impresa affidataria; L’Appaltatore si impegna, se richiesto, ad offrire un servizio flat comprendente ulteriori coperture a completo carico degli abbonati. 2) Servizio di supporto Il servizio telefonico dedicato ai cittadini anziani deve essere accessibile, come accaduto fino ad oggi, sia attraverso la numerazione 020202 sia digitando il numero verde 800777888 che confluirà sulla numerazione 020202 Gli utenti di questi servizi e di quello della teleassistenza, le cui anagrafiche risulteranno censite nel CRM, dovranno essere riconosciuti dal sistema telefonico allo scopo di evitare il contatto con l’IVR e di essere indirizzati direttamente sull’operatore disponibile. Appare superfluo indicare che le modalità di espletamento del servizio debbano essere quelle ad oggi consolidate con ottimi risultati anche se ulteriormente migliorabili. Attualmente il contact center effettua un servizio INFO per alcuni servizi: Servizi per Anziani e residenzialità Informazioni sui servizi sociali territoriali e sui servizi dagli stessi erogati Informazioni su Teleassistenza Servizio affidi anziani Piano per la Socialità e contro la Solitudine Centri Socio Ricreativi 3) Piano anticaldo Operatività del servizio dalle 8.00 alle 20.00 tutti i giorni della settimana, festivi esclusi. In occasione del Servizio Piano Anticaldo previsto, di norma, dal 1^ giugno al 31 agosto di ogni anno, il Servizio Infoline 020202 dovrà garantire le seguenti prestazioni: Operatività del servizio dalle 8.00 alle 20.00 tutti i giorni della settimana, festivi esclusi L’accesso/ trasmissione delle schede “Dettagli Contatto” e “Dettagli Richiesta” nelle quali sono contenuti i dati raccolti tramite il sistema CRM, alla sede della Centrale Operativa del Servizio indicata dall’Amministrazione; L’accesso/trasmissione giornaliera, entro le ore 8.30 del mattino, dei reports riassuntivi relativi al conteggio, giornaliero e complessivo, delle schede suddiviso per tipologia di richiesta; L’accesso/trasmissione giornaliera, entro le ore 8.30 del mattino, dei reports riassuntivi relativi all’elenco, giornaliero e complessivo, dei nominativi dei contatti; Eventuali modifiche relative all’organizzazione del servizio verranno comunicate dall’Amministrazione. 4) Servizio sportello badanti Operatività del servizio dalle 8.00 alle 20.00 tutti i giorni della settimana, festivi esclusi Svolge un’attività organizzata con le attuali modalità che prevedono una prima analisi delle disponibilità delle aspiranti badanti ed una prima analisi del bisogno espresso dalle famiglie secondo una griglia definita che si esplicita nella produzione di un file excel che viene inviato ad una casella di posta elettronica istituzionale [email protected]. L’analisi del file consente di effettuare un primo incrocio tra le disponibilità espresse dalle badanti ed il bisogno espresso dalle famiglie richiedenti.
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