PIANO DI MIGLIORAMENTO Istituto Comprensivo Statale Michelangelo Buonarroti Palermo PAIC87100X INTRODUZIONE 1 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Istituzione Scolastica Nome ISTITUTO COMPRENSIVO STATALE MICHELANGELO BUONARROTI ……………………………………………………………… Codice meccanografico PAIC87100X……………………………………………. Responsabile del Piano (DS) Cognome e Nome IOLE CIACCIO………………………………………………………… Telefono …………………………………………………………………………. Email [email protected]……………………………………………………………………………….. Referente del Piano Cognome e Nome MARIA GRECO………………………………………………………… Telefono 3383567384…………………………………………………………………………. Email [email protected]……………………………………………………………………………….. Ruolo nella scuola DOCENTE LETTERE A TEMPO INDETERMINATO COLLABORATORE - …………………………………………………………. – SECONDO Comitato di miglioramento MARIA GRECO MARIA LUISA ANELLO VINCENZA GAMBINO SALVATORE MASSA MARCELLO LUPO NADIA AFFATIGATO ANGELA LA GAETANA MARIA ANTONIETTA OCCHIPINTI Durata dell’intervento in mesi: sei Periodo di realizzazione: da 09/01/2015 al 30/06/2015 2 SECONDA SEZIONE ELABORARE UN PIANO DI MIGLIORAMENTO BASATO SUL RAPPORTO DI AUTOVALUTAZIONE COMITATO DI MIGLIORAMENTO E GRUPPI DI PROGETTO Il comitato di miglioramento è stato composto dal Referente AV, per garantire la continuità tra la fase dell’Autovalutazione e quella di Miglioramento, da quelle figure che saranno responsabili dei progetti previsti nel PdM. In particolare: FS POF e responsabile progettazione, un componente del personale ATA, docente di sostegno/ matematica, docente esperto informatico, docente con esperienza di monitoraggi e questionari, docente di scuola primaria (raccordo plesso Scuola Primaria distaccato), docente scuola dell’infanzia. Si è tenuto anche conto della disponibilità di ciascuno a lavorare per il piano di miglioramento. MONITORAGGIO DEL PDM Si prevede di organizzare riunioni mensili con la presenza di tutto il Comitato. Considerato che l’inizio dei progetti è prevista intorno al 10 gennaio 2015, gli incontri avverranno nella prima decade di ogni mese a partire dal mese di Febbraio. Il responsabile per la preparazione e verbalizzazione degli incontri sarà Marcello Lupo. Il referente, ove necessario, sarà promotore di riunioni non pianificate nel caso pervenisse da parte dei componenti l’esigenza. In occasione dei Collegi docenti e Consigli d’Istituto si comunicherà lo stato di attuazione del Piano affinché i portatori d’interesse e i destinatari delle azioni, diretti e indiretti, ne seguano le fasi, gli eventuali esiti emergenti e gli interventi correttivi che si saranno resi necessari in fase di monitoraggio. In particolare le azioni di monitoraggio prevedranno: il controllo dell’avanzamento dei progetti rispetto alla tempistica e alle azioni previste, all’utilizzo delle risorse umane, finanziarie e materiali. RELAZIONE TRA RAV E PDM Il processo è stato condotto seguendo le FASI sotto elencate: Fase 1 analisi e aggregazione, a livello di sottocriterio, dei risultati dell’autovalutazione per selezionare i PDF/PDD di maggiore rilevanza per l’organizzazione. Fase 2 utilizzo della matrice “Importanza–Valore” in cui collocare i risultati della valutazione dei sottocriteri, evidenziando in forma grafica la rilevanza dei sottocriteri, la valutazione quantitativa assegnata. Ne deriva un primo quadro delle priorità di intervento a livello dei sottocriteri. Fase 3 identificazione delle possibili iniziative di miglioramento sulle aree prioritarie individuate attraverso le fasi 1 e 2. Fase 4 Individuazione di una ipotesi di priorità di intervento basata sui concetti di Rilevanza e Fattibilità delle azioni Fase 5 Decisione sulle priorità di intervento. Decisione del DS relativa alla priorità trasversale che è alla base del funzionamento Istituto. Nel nostro Istituto vi è un'intensa attività di progettazione e realizzazione di azioni i cui destinatari sono i docenti (formazione e autoformazione), gli alunni (recupero e potenziamento delle abilità, attività sportiva e artistico musicale), i genitori (informazione su tematiche legate al disagio giovanile, coinvolgimento in progetti europei per la promozione culturale e sociale). La leadership è diffusa e l'organizzazione e attribuzione degli incarichi ha come obiettivo la razionale distribuzione dei compiti e il coordinamento delle attività per l'efficace realizzazione dell'OF. A fronte di tutto ciò, i risultati dei processi attivati non sono socializzati adeguatamente con un'efficace attività di informazione e monitoraggio; i membri dell’organizzazione hanno l’impressione che le famiglie non conoscano ciò che si realizza. Permane prioritaria la necessità di attivare un processo di comunicazione interna ed esterna che abbia carattere di 3 continuità, raggiunga tutti e favorisca il coinvolgimento. Gli esiti dell’autovalutazione, in modo ricorrente, hanno evidenziato: 1) carenze relative al coinvolgimento dei genitori nella formulazione e sviluppo della mission, nella definizione degli obiettivi strategici e degli aspetti rilevanti della gestione. Le consultazioni, infatti, avvengono in modo informale e non sulla base di una rilevazione strutturata; 2) ha evidenziato la necessità di adeguare il sito scolastico per favorire una efficiente ed efficace comunicazione interna ed esterna, l'adeguamento alla normativa sulla trasparenza e per migliorare gli spazi informativi destinati al personale e ai portatori d'interesse; 3) Inoltre è emersa la mancanza di diversi strumenti di raccolta e documentazione complessiva delle azioni messe in campo, delle relazioni attivate con Enti e con il territorio, delle reti e collaborazioni nonché di strumenti per la registrazione dei reclami e delle Audit cui viene sottoposta l’istituzione. Tali debolezze incidono sul grado di accuratezza della documentazione, sulla capacità di acquisire dati quantitativi e di analizzare i risultati. Il controllo del processo di documentazione e di archiviazione dei progetti, favorirebbe una più mirata assegnazione di ruoli, compiti e responsabilità, e la ridefinizione di regolamenti-procedure; contribuirebbe al miglioramento dell’ambiente scolastico ed alla sua fruizione; si integrerebbe con la misurabilità dei processi, favorendo le relazioni fra le diverse figure professionali. La soluzione delle descritte debolezze è stata ritenuta presupposto fondamentale per iniziare un processo di miglioramento rispetto al coinvolgimento dei portatori d’interesse nell’iter progettuale dell’Offerta formativa, nell’organizzazione, monitoraggio e verifica delle attività realizzate ( sottocriteri 2.1 – 6.1 – 8.1), in relazione alle modalità di comunicazione e informazione (sottocriteri 4.4 – 4.5 – 6.1) e rispetto all'efficienza ed efficacia del servizio reso dall’Istituzione scolastica (sottocriteri 6.1 – 8.2). I progetti di seguito descritti potranno essere realizzati con limitato impiego di risorse finanziarie e con l’impegno di professionalità interne. Solo nel caso del progetto che avrà come obiettivo la progettazione e realizzazione di un nuovo sito scolastico vi sarà l’intervento di un programmatore esterno che supporterà il responsabile del relativo progetto fino a completa realizzazione. Rispetto al punto 3, saranno realizzati i registri per la documentazione così come descritti in precedenza, in parte come Quick Wins in parte all’interno di uno specifico progetto il cui obiettivo sarà la produzione degli strumenti per la catalogazione, monitoraggio e verifica delle azioni sviluppate nei vari ambiti . Ultima nota. Le scelte progettuali sono state anche condizionate dalla scarsa disponibilità di risorse finanziarie, dalla limitata esperienza di autovalutazione e nessuna precedente sperimentazione di progettazione e realizzazione di Piani di miglioramento con un sistema strutturato. INTEGRAZIONE TRA PIANO E POF Il Piano di Miglioramento è strutturato in coerenza con il POF che, tra i diversi obiettivi strategici, pone attenzione: alla soddisfazione del cliente/cittadino attraverso la raccolta dei bisogni, dei giudizi in relazione al servizio fornito e alla qualità della proposta formativa; all’informazione puntuale ed efficace quale garanzia di partecipazione alla vita della scuola; all’organizzazione strategica e alla verifica dei servizi e dei processi. L'azione di miglioramento interviene su presupposti già formulati nel Documento fondamentale e rispetto a processi attivati coerentemente alla mission esplicitata. La scuola, come affermato nel RAV, dimostra un'efficace capacità di pianificazione e realizzazione, ma deve ampliare e ottimizzare le azioni di monitoraggio e verifica secondo il ciclo PDCA. L'autovalutazione appena conclusa ha fornito, quindi, l'opportunità di riflettere sullo stile della leadership, sulle prassi, sull'organizzazione e gestione, ha posto in evidenza il grande sforzo di tutti gli attori coinvolti e indicato un percorso programmatico più razionale e strutturato. In conseguenza dei miglioramenti previsti, sarà curato l'aggiornamento del Documento con le necessarie integrazioni e allegati che riporteranno il PdM, gli obiettivi raggiunti e le riflessioni conseguenti finalizzate a strategici miglioramenti futuri. 4 QUICK WINS Quick wins (descrizione) Responsabili Personale ATA Obiettivi Efficacia della comunicazione Invio circolari via mail Pubblicazione del RAV sul sito scolastico Amministratore sito web Registro dei reclami Personale ATA Azione di pubblicità e coinvolgimento dei portatori d’interesse Analisi carenze del servizio e loro soluzione. Risultati raggiunti Informazione diffusa a tutto il personale in tempi celeri. Risparmio di carta, toner e tempo per la divulgazione affidato a personale preposto. Informazione e coinvolgimento nell’analisi e nelle scelte di miglioramento. Dati quantitativi sul numero, tipologia dei reclami e mittenti, tempi di evasione. ELENCO PROGETTI Soddisfazione dei clienti/cittadini – 2.1 – 6.1 - 8.1 – Raccogliere, analizzare e riesaminare sistematicamente le informazioni sui portatori d'interesse, sui loro bisogni e aspettative e sul loro grado di soddisfazione. Comunicazione interna/esterna 4.4 – 4.5 – 6.1 Aggiornare il sito scolastico per migliorare la comunicazione interna e esterna. Efficienza dell’organizzazione 6.1 – 8.2 Elaborazione strumenti per la documentazione e il monitoraggio: registro dei progetti didattico formativi attivati, delle collaborazioni e delle reti; scheda di monitoraggio e verifica dei progetti didattici extra curricolari e delle azioni contro lo svantaggio. Registro attività di prevenzione e salute, educazione alla salute per i discenti. Registro delle relazioni con Enti e associazioni, Registro delle Audit. 5 PROGETTI DEL PIANO Titolo del progetto: Soddisfazione dei clienti/cittadini: valorizzare i portatori d'interesse Responsabile del progetto: Vincenza Gambino Data prevista di attuazione definitiva: 30/05/15 Livello di priorità: Impatto 5 – capacità 5 = 25 Riferimento a sottocriteri del CAF 2.1 – 6.1 – 8.1 I componenti del Gruppo di progetto: Vincenza Gambino - Lupo Marcello – Nadia Affatigato – Angela La Gaetana Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE La scuola non raccoglie, analizza e riesamina le informazioni sui portatori d'interesse, sui loro bisogni e aspettative e sul loro grado di soddisfazione. La somministrazione di un questionario customer satisfacion intende dimostrare la volontà di promuovere una concreta partecipazione e condivisione alla definizione e sviluppo della mission dell'Istituzione. Inoltre vuole affermare la reale apertura al territorio, la trasparenza della gestione, la volontà di rendicontare il proprio operato e di adeguarlo alle esigenze emergenti. I destinatari diretti del progetto saranno i genitori degli alunni di tutti gli ordini di scuola. Il questionario sarà somministrato ai genitori di una sezione della Scuola dell'Infanzia Castellana ed una del plesso L. Bassi, alle quarte classi della Scuola Primaria e alle seconde classi della Scuola Secondaria di Primo Grado. Si sperimenteranno due modalità di somministrazione: tradizionale con questionario cartaceo e on line. Per la seconda modalità, il genitore potrà procedere alla compilazione da casa o a scuola dove saranno messe a disposizione postazioni informatiche. Attività Elaborazione e somministrazione di un questionario rivolto ai genitori Obiettivi (Risultati attesi) Produzione di un questionario in grado di sondare il gradimento su tutti i settori dell'Istituzione, sulla qualità delle relazioni, sulle iniziative formativo Output didattiche e sui servizi amministrativi . Coinvolgimento genitori Outcome Livelli di gradimento dei genitori rispetto all'iniziativa tramite specifica domanda a fine questionario (scala da 1 a 10) Indicatori Rispetto dei tempi pianificati. Target atteso Date 10/01/2015 – 30/04/2015 Rispetto del budget pianificato per stampa questionari 70% di questionari compilati Grado di partecipazione dei genitori alla compilazione del questionario numero partecipanti/totale genitori * 100 Risposte positive (valori espressi tra 7 e 10) su totale intervistati * 100 90% di pareri positivi sull’iniziativa Target qualitativo: Miglioramento del clima in cui si opera e dell’impatto motivazionale dei singoli. 6 I risultati tabulati e analizzati saranno tenuti in considerazione e utilizzati come spunto per migliorare le criticità evidenziate. Le positività forniranno indicazioni sull'efficacia dell'offerta formativa e dei servizi. Dette risultanze saranno poste all'attenzione degli Organi collegiali e in assemblea del personale ATA per gli opportuni correttivi e per la scelta delle azioni future. Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G F M A M G L A S Costruzione questionario Somministrazione Tabulazione dati Presentazione risultati rilevazione V. Gambino V. Gambino V. Gambino V. Gambino Costo unitario Euro 23,22 Carta - toner ---------------------- Gruppo di progetto Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE O N D 30/01/15 28/02/2015 30/04/2015 30/05/2015 Quantità (giornate, pezzi, ecc.) 40 ore 40 risme – 2 toner Totale Euro 928,80 Euro 500,00 Euro 1.428,80 Fase di DO - REALIZZAZIONE Costituzione di un gruppo che rappresenti i plessi interessati dalla rilevazione. I componenti dovranno avere anche competenze informatiche, di analisi e rappresentazione dei risultati in forma grezza e aggregata. Il gruppo redigerà il questionario che sarà somministrato in occasione degli incontri con i genitori per la valutazione del primo periodo dell'anno scolastico. Prima della somministrazione i genitori delle classi interessate saranno avvisati con comunicazione scritta e sul sito web dell'iniziativa, degli scopi e delle modalità di attuazione. I dati emersi saranno analizzati sia per ordine di scuola sia in forma aggregata per considerare, insieme ai valori totali, le specificità degli Ordini di scuola. Saranno prodotti grafici esplicativi che aiuteranno la pubblicizzazione dei risultati. I risultati verranno presentati agli Organi collegiali, all'Assemblea del personale ATA e pubblicati sul sito scolastico. 7 Eventuale responsabile Attività Redazione questionario Pubblicizzazione della rilevazione Somministrazione questionario Tabulazione risultati Analisi risultati Costruzione presentazione e grafici riepilogativi Presentazione risultati Modalità di attuazione V. Gambino Collaborazione gruppo V. Gambino Avviso sul sito web – avviso cartaceo V. Gambino V. Gambino V. Gambino Componenti distribuiti tra i plessi scolastici Collaborazione gruppo Collaborazione gruppo M. Lupo Incarico specifico per competenza TIC V. Gambino Riunioni Organi collegiali e Assemblea personale ATA Fase di CHECK – MONITORAGGIO Il gruppo opererà in riunioni per la produzione degli strumenti di rilevazione e pubblicizzazione dell'iniziativa. Il monitoraggio prevederà il controllo dei tempi previsti per l'attuazione e dei costi di produzione delle copie da distribuire. Saranno svolte almeno tre riunioni di monitoraggio durante le fasi previste. Saranno raccolti dati sul numero totale del campione, numero dei questionari compilati, numero dei questionari non compilati, risposte totali su ogni quesito in relazione al punteggio attribuito, numero totale dei suggerimenti indicati, elencazione del contenuto dei suggerimenti trascritti in forma libera, raccolta dei pareri rispetto all'iniziativa (Totale positivi e negativi), produzione di grafici riepilogativi e presentazione a tutti i portatori d'interesse. Fase di ACT – RIESAME E MIGLIORAMENTO I dati mostreranno tendenze critiche e positività. I livelli di partecipazione indurranno a riflettere sulle modalità di un possibile incremento. Gli esiti emersi saranno considerati nella revisione del POF e rispetto a modifiche sulle modalità di erogazione dei servizi amministrativi. Responsabili: D.S., DSGA, F.S. POF Tempi di attuazione delle azioni Act: Giugno/Ottobre 2015 8 PROGETTI DEL PIANO Titolo del progetto: Comunicare partecipare informare Responsabile del progetto: Salvatore Massa Data prevista di attuazione definitiva: 30/06/15 Livello di priorità: Impatto 5 – capacità 3 = 15 Riferimento a sottocriteri del CAF Sottocriteri 4.4 – 4.5 – 6.1 I componenti del Gruppo di progetto Salvatore Massa – Consulente esterno Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE La comunicazione interna ha come finalità principale quella di garantire l’identità dell’Istituto, di fare da collante fra insegnanti e personale dislocato in 5 plessi, di fornire gli elementi cardine per l’orientamento della vision, ma è anche lo strumento per ascoltare in modo attivo le attese e i bisogni dell’organizzazione nel suo complesso con particolare attenzione ai principali portatori di interesse. Per quanto riguarda la comunicazione esterna, essa favorisce un efficace rapporto con gli stakeholders, visibilità dell’Istituzione scolastica, trasparenza e completezza delle informazioni ai portatori d'interesse. La nostra Scuola, pur avendo molto investito in termini di innovazione informatica attraverso progetti PON FERS per l'acquisto di dotazioni tecnologiche, corsi specifici, didattica innovativa e valorizzazione di competenti risorse umane, non ha prestato adeguata attenzione alla veste grafica e ai contenuti di servizio che dovrebbe garantire un sito web istituzionale. Il progetto di seguito descritto vuole colmare questa lacuna la cui soluzione viene ritenuta un fattore qualificante e valore aggiunto d'immagine e di sostanza. Il rinnovo del sito web viene pianificato anche in osservanza di quanto previsto dal D.Lgs n.33/2013 e dal Piano Triennale sulla Trasparenza di recente adottato dal Consiglio d'istituto. Attività Progettazione e attivazione nuovo sito web Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Numero indicatori soddisfatti su www.magellanopa.it/bussola Output Nuovo sito Outcome Facilità di accesso e usabilità sito Output Accesso sito web Outcome Comunicazione interna/esterna Adempimenti D.Lgs n.33/2013 Grafica efficace e facilità di individuazione notizie, sezioni dedicate e informazioni desunte da sondaggio sulla qualità del nuovo sito. Numero di accessi al sito tramite indicatore contaccessi Frequenza crescente accessi Target atteso Esito positivo indicatori Riordino trasparenza 67/67 Pareri positivi 75/80% 100% del personale 30% genitori Almeno 50 accessi primo mese, 60 secondo mese. 9 La realizzazione del nuovo sito web avrà un impatto diretto sulla qualità dell'informazione e comunicazione verso i portatori d'interesse interni ed esterni. Sarà occasione per rinnovare e valorizzare l'immagine dell'Istituzione dimostrando la sua capacità di adeguarsi alle nuove esigenze comunicative. Consentirà di ottimizzare i tempi di trasmissione delle informazioni verso l'interno e verso l'esterno. Abbatterà i costi economici di diffusione che comporta la comunicazione tradizionale. Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G Progettazione sito web Realizzazione sito Presentazione sito Sondaggio gradimento sul web Monitoraggio sito S. Massa S. Massa S. Massa S. Massa S. Massa Costo unitario Gruppo di lavoro F M A M G L A S O N D 31/01/15 31/03/15 15/04/15 15/04/2015 / 30/05/2015 30/06/15 Quantità (giornate, pezzi, ecc.) Totale € 23,22 10 ore € 230,22 € 400,00 forfetario € 400,00 Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE € 630,22 Fase di DO - REALIZZAZIONE Il progetto prevede diverse fasi. 1. Progettazione del nuovo sito con l'utilizzo di un software dedicato, la consulenza di un esperto esterno e la supervisione del Dirigente Scolastico. 2. Realizzazione del sito rispondente alla normativa vigente e alle esigenze di comunicazione/informazione della Scuola. 3. Presentazione del sito web in riunioni appositamente convocate (Collegio Docenti, Consiglio d'Istituto, Assemblea personale ATA). 4. Sondaggio di gradimento sullo stesso sito con link dedicato. 5. Monitoraggio accessi al sito attraverso il conta ccessi. 6. Analisi dati emersi dal sondaggio e dalla quantità di accessi nel primo periodo. 10 Eventuale responsabile Attività Progettazione sito web Realizzazione sito Presentazione sito Sondaggio gradimento Monitoraggio sito S. Massa S. Massa S. Massa S. Massa S. Massa Modalità di attuazione Collaborazione D.S., responsabile e consulente esterno Collaborazione responsabile e consulente esterno Riunioni Organi collegiali e assemblea personale ATA Apposito link richiamo sul sito Raccolta pareri espressi nel sondaggio Fase di CHECK – MONITORAGGIO Il monitoraggio prevederà il controllo dei tempi e dei costi previsti, la raccolta dei dati relativi agli accessi del primo periodo e dei pareri nel sondaggio di gradimento. Saranno organizzate almeno tre riunioni formalmente convocate per il controllo delle fasi del progetto. Fase di ACT – RIESAME E MIGLIORAMENTO Il progetto prevede tempi di realizzazione contenuti. Nel caso esso dovesse risultare inadeguato al completamento delle fasi, si potranno rimodulare i tempi per la conclusione dei lavori. Inoltre, le valutazioni emergenti dal sondaggio di gradimento, se non congruamente positive, potranno portare ad azioni di miglioramento del sito. 11 PROGETTI DEL PIANO Titolo del progetto: Efficienza dell'organizzazione ovvero documentare per una progettazione efficace Responsabile del progetto: Maria Luisa Anello Data prevista di attuazione definitiva: 30/04/15 Livello di priorità: Impatto 5 – capacità 5 = 25 Riferimento a sottocriteri del CAF Sottocriteri 6.1 - 8.2 I componenti del Gruppo di progetto: Marialuisa Anello – Marisa Occhipinti – Marcello Lupo Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE Premessa. Il progetto è stato considerato con valore di priorità 3, nonostante il punteggio sia superiore al secondo intervento di questo piano, perché di marcata rilevanza interna, ma con implicazioni non immediatamente visibili all'esterno. Si tratta di una serie di operazioni a carattere propedeutico per l'elaborazione di un'offerta formativa e di servizi efficaci frutto di analisi quantitativa e qualitativa strutturata. Gli esiti del RAV hanno evidenziato la mancanza di documentazione in relazione al numero complessivo dei progetti realizzati ogni anno con specifica della tipologia, fonte di finanziamento, destinatari, tempi di attuazione. Allo stesso modo sono mancanti l'elenco delle collaborazioni e reti a vario titolo attivate, il quadro degli interventi di prevenzione e salute e di educazione alla salute per i discenti, la scheda di monitoraggio e verifica dei progetti didattici extracurricolari e delle azioni contro la dispersione scolastica, il registro delle Audit cui è sottoposta l’Istituzione . Si è, pertanto, ritenuto di realizzare appositi registri ove riportare e aggiornare costantemente le azioni descritte. Destinatari: personale docente, personale amministrativo contabile Attività Redazione: 1.Registro progetti; 2.Registro collaborazioni con Enti, associazioni, Università; 3.Registro Reti; 4.Registro interventi di prevenzione e salute e di educazione alla salute; 5.Scheda monitoraggio e verifica progetti. 6.Registro delle Audit. Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso Output Catalogazione a seguito di ricerca in tutti i settori. Elenco in quadro sinottico con ordine per tipologia, cronologia, fonte finanziamento. Target qualitativo: miglioramento dell'organizzazione e capacità di pianificazione attività. Outcome Quadro sinottico delle attività, archivio strutturato per la consultazione e la pianificazione didattica e amministrativo contabile. Prodotto: Registri Target qualitativo: controllo del processo di documentazione e di archiviazione dei progetti; misurabilità dei processi e delle relazioni fra le diverse figure professionali messe in campo. Output Quadro sinottico delle Audit Prodotto: registro Misura dell'efficienza organizzativa: numero Audit positive/totale Documentazione e valutazione efficienza contabile/finanziaria Outcome Pagina 12 L'impatto del progetto si concretizza nella documentazione ordinata dei processi con la creazione di un archivio aggiornato e capace di fornire informazioni sulla tipologia dei progetti, delle collaborazioni, delle Audit cui viene sottoposta l'Istituzione. I processi amministrativi potranno contare su un archivio strutturato capace di fornire informazioni su una più efficiente allocazione della spesa. Destinatari indiretti saranno gli alunni e le famiglie che potranno contare su scelte programmatiche più efficaci. Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G Registro progetti Registro collaborazioni Registro interventi di prevenzione e salute e di educazione alla salute. Registro reti Registro Audit Scheda monitoraggio progetti Maria Luisa Anello Maria Luisa Anello M A M G L A S O 30/04/15 30/04/15 30/04/15 30/04/15 30/04/2015 Costo unitario Quantità (giornate, pezzi, ecc.) Gruppo di lavoro € 23,22 30 ore € 696,60 Personale ATA € 16,59 5 ore € 82,95 Cancelleria e toner varie € 200,00 Spese N 30/04/15 Marcello Lupo Maria Luisa Anello Maria Antonietta Occhipinti Maria Luisa Anello F Totale Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette € 979,55 TOTALE Fase di DO - REALIZZAZIONE Fasi attuazione. 1. Ricerca informazioni 2. Compilazione registri in formato digitale/cartaceo 3. Presentazione documenti prodotti agli Organi collegiali e all'Assemblea ATA. 4. Eventuale pubblicazione sul sito web Pagina 13 D Eventuale responsabile Modalità di attuazione Anello – Lupo Occhipinti Anello – Lupo Occhipinti Singolarmente con consultazione degli atti del settore di riferimento Singolarmente con consultazione degli atti del settore di riferimento Dirigente Scolastico Riunioni Organi collegiali e Assemblea ATA S. Massa Appositi spazi sul Sito web Attività Ricerca informazioni Compilazione registri in formato digitale/cartaceo Presentazione documenti prodotti agli Organi collegiali e all'Assemblea ATA. Eventuale pubblicazione sul sito web Fase di CHECK – MONITORAGGIO Il progetto sarà monitorato rispetto al controllo dei tempi previsti e alla produzione completa dei registri. Si svolgeranno almeno tre incontri per verificare lo stato dell'opera affinché la documentazione sia completata e resa pubblica. Il Dirigente e il DSGA agevoleranno l'accesso agli atti utili al reperimento delle informazioni e all'elaborazione dei documenti finali. Fase di ACT – RIESAME E MIGLIORAMENTO Se la produzione dei registri seguirà le fasi previste non saranno necessari revisioni del progetto. I registri prodotti dovranno subire aggiornamenti annuali e, a tale scopo, saranno incaricati responsabili della procedura sia tra figure professionali del personale docente sia dell'ambito amministrativo contabile . Pagina 14 GANTT DEL PDM Progetto Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G F M A M G L A S Progetto1 Vincenza Gambino 30/05/15 Progetto 2 Salvatore Massa 30/06/15 Progetto 3 Maria Luisa Anello 30/04/15 BUDGET DEL PDM Costo unitario Gruppo di lavoro Personale ATA Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE Euro 23,22 Euro 16,59 Cancelleria - toner Euro 400,00 Quantità (giornate, pezzi, ecc.) Ore 80 Ore 5 Varie forfettario Totale Euro 1855,62 Euro 82,95 Euro 700,00 Euro 400,00 Euro 3038,57 Pagina 15 O N D TERZA SEZIONE COMUNICARE IL PIANO DI MIGLIORAMENTO Il Piano di Miglioramento sarà comunicato agli Organi collegiali in occasione delle riunioni previste dal calendario scolastico (Collegio docenti 18/12/2014). In ogni caso i componenti del Consiglio d'Istituto riceveranno il documento via mail. Sarà indetta un'assemblea ATA. Sarà curata, inoltre, la pubblicazione sul sito scolastico per il coinvolgimento di tutti i portatori d'interesse e stakeholders. Quando Alla fine della messa a punto del PdM Dicembre 2014 Nell’ambito del monitoraggio Cosa Contenuto del Piano di miglioramento e modalità di attuazione. Motivazioni che hanno portato alla scelta delle priorità di intervento. Integrazione del Piano con le strategie della scuola (POF). Avanzamento del PdM Documento di sintesi. A chi Personale Come Verifica si/no Riunione plenaria e pubblicazione sul sito web Spedizione documento via mail e riunione. Si Stakeholders Pubblicazione sul sito web No Personale Riunione plenaria No Riunioni Si Pubblicazione sito web No Consiglio d'Istituto No Marzo 2015 A conclusione dei progetti Giugno 2015 Risultati finali dei progetti L’impatto del miglioramento sulle performance chiave della scuola. Gli eventuali cambiamenti (organizzativi/operativi) e le ricadute (benefici) sugli stakeholder interni ed esterni Organi collegiali Stakeholder Pagina 16 QUARTA SEZIONE Da compilare in corso di realizzazione dei progetti STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEI SINGOLI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Il monitoraggio dei singoli progetti deve essere effettuato con riferimento alle Linee Guida (Step 9 – pg 20 e 21) e seguendo le modalità definite in precedenza nelle fasi di Check & Act di ciascun progetto di miglioramento. Gli strumenti contenuti in questa sezione vengono utilizzati da ogni Gruppo di Progetto per monitorare periodicamente l’attuazione del progetto stesso. Quando richiesto, ogni Gruppo di Progetto invia al Comitato di Miglioramento lo stato di avanzamento dei singoli progetti consentendogli così di monitorare la realizzazione del Piano di Miglioramento nel suo complesso. PROGETTO: Soddisfazione dei clienti/cittadini: valorizzare i portatori d'interesse (Verde) In linea Situazione corrente al ………… (indicare mese e anno) (Giallo) In ritardo (Rosso) In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività Situazione G F M A M G L A S O N D Costruzione questionario Somministrazione Tabulazione dati Presentazione risultati rilevazione V. Gambino V. Gambino V. Gambino V. Gambino Obiettivi (Risultati attesi) Produzione di un questionario in grado di sondare il gradimento su tutti i settori dell'Istituzione, sulla qualità delle relazioni, sulle iniziative formativo didattiche e sui servizi amministrativi . Output 30/01/15 28/02/15 30/04/15 30/05/15 Indicatori Target atteso Rispetto dei tempi pianificati. Rispetto del butget pianificato per stampa questionari Date 10/01/2015 – 30/04/2015 Coinvolgimento genitori 70% di questionari compilati Grado di partecipazione dei genitori alla compilazione del questionario Outcome Livelli di gradimento dei genitori rispetto all'iniziativa tramite specifica domanda a fine questionario (scala da 1 a 10) numero partecipanti/totale genitori * 100 Risposte positive (valori espressi tra 7 e 10) su totale intervistati * 100 90% di pareri positivi sull’iniziativa Target qualitativo: Migliorament Pagina 17 Risultati raggiunti o del clima in cui si opera e dell’impatto motivazionale dei singoli. L’articolazione temporale e gli obiettivi (comprensivi di indicatori, target e risultati raggiunti) possono essere utilizzati (se possibile) in fase di monitoraggio dell’attuazione del progetto (per verificare se lo stato di avanzamento delle attività e dei risultati sia in linea con quanto programmato) o nell’ultima riunione di monitoraggio del progetto. Pagina 18 SCHEMA PER LA VALUTAZIONE E IL RIESAME FINALE DEL BUDGET DI PROGETTO Da compilare nell’ambito dell’ultima riunione di monitoraggio Questo schema viene utilizzata da ogni Gruppo di Progetto nell’ultima riunione per verificare il consuntivo a confronto con il preventivo e, nel caso di variazioni, individuarne le cause – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg 20. Costo unitario PROGETTO: Quantità Totale (giornate, pezzi, pianificato ecc.) Totale a consuntivo Differenza Personale Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE QUARTA SEZIONE Da compilare in corso di realizzazione dei progetti STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEI SINGOLI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Il monitoraggio dei singoli progetti deve essere effettuato con riferimento alle Linee Guida (Step 9 – pg 20 e 21) e seguendo le modalità definite in precedenza nelle fasi di Check & Act di ciascun progetto di miglioramento. Gli strumenti contenuti in questa sezione vengono utilizzati da ogni Gruppo di Progetto per monitorare periodicamente l’attuazione del progetto stesso. Quando richiesto, ogni Gruppo di Progetto invia al Comitato di Miglioramento lo stato di avanzamento dei singoli progetti consentendogli così di monitorare la realizzazione del Piano di Miglioramento nel suo complesso. PROGETTO: comunicare partecipare informare (Verde) In linea Situazione corrente al ………… (indicare mese e anno) (Giallo) In ritardo (Rosso) In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G F M A M G L A S O N D Progettazione sito web Realizzazione sito S. Massa S. Massa 31/01/15 31/03/15 Sondaggio gradimento sul web S. Massa 30/05/15 Monitoraggio sito S. Massa 30/06/15 Pagina 19 Situazione Obiettivi (Risultati attesi) Target atteso Indicatori Nuovo sito Numero indicatori soddisfatti su www.magellanopa.it/bussola Output Adempimenti D.Lgs n.33/2013 Facilità di accesso e usabilità sito Outcome Accesso sito web Comunicazione interna/esterna Grafica efficace e facilità di individuazione notizie, sezioni dedicate e informazioni desunte da sondaggio sulla qualità del nuovo sito. Numero di accessi al sito tramite indicatore conta accessi Frequenza crescente accessi Risultati raggiunti Esito positivo indicatori Riordino trasparenza 67/67 Pareri positivi 75/80% 100% del personale 30% genitori Almeno 50 accessi primo mese, 60 secondo mese. L’articolazione temporale e gli obiettivi (comprensivi di indicatori, target e risultati raggiunti) possono essere utilizzati (se possibile) in fase di monitoraggio dell’attuazione del progetto (per verificare se lo stato di avanzamento delle attività e dei risultati sia in linea con quanto programmato) o nell’ultima riunione di monitoraggio del progetto. SCHEMA PER LA VALUTAZIONE E IL RIESAME FINALE DEL BUDGET DI PROGETTO Da compilare nell’ambito dell’ultima riunione di monitoraggio Questo schema viene utilizzata da ogni Gruppo di Progetto nell’ultima riunione per verificare il consuntivo a confronto con il preventivo e, nel caso di variazioni, individuarne le cause – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg 20. Costo unitario PROGETTO: Quantità Totale (giornate, pezzi, pianificato ecc.) Personale Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE Pagina 20 Totale a consuntivo Differenza QUARTA SEZIONE Da compilare in corso di realizzazione dei progetti STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEI SINGOLI PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Il monitoraggio dei singoli progetti deve essere effettuato con riferimento alle Linee Guida (Step 9 – pg 20 e 21) e seguendo le modalità definite in precedenza nelle fasi di Check & Act di ciascun progetto di miglioramento. Gli strumenti contenuti in questa sezione vengono utilizzati da ogni Gruppo di Progetto per monitorare periodicamente l’attuazione del progetto stesso. Quando richiesto, ogni Gruppo di Progetto invia al Comitato di Miglioramento lo stato di avanzamento dei singoli progetti consentendogli così di monitorare la realizzazione del Piano di Miglioramento nel suo complesso. PROGETTO: Efficienza dell'organizzazione ovvero documentare per una progettazione efficace (Verde) In linea Situazione corrente al ………… (indicare mese e anno) (Giallo) In ritardo (Rosso) In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività G F M A M G L A S O N D Ricerca informazioni Maria Luisa Anello 30/04/15 Compilazione registri in formato digitale/cartaceo Maria Luisa Anello 30/04/15 Presentazione documenti prodotti agli Organi collegiali e all'Assemblea ATA. Dirigente Scolastico 30/04/15 Eventuale pubblicazione sul sito web Registro Audit Scheda monitoraggio progetti Maria Luisa Anello Maria Antonietta Occhipinti Maria Luisa Anello 30/04/15 30/04/15 30/04/2015 Pagina 21 Situazione Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso Catalogazione a seguito di ricerca in tutti i settori. Elenco in quadro sinottico con ordine per tipologia, cronologia, fonte finanziamento. Quadro sinottico delle attività, archivio strutturato per la consultazione e la pianificazione didattica e amministrativo contabile. Prodotto: Registri Quadro sinottico delle Audit Prodotto: registro Target qualitativo: miglioramento dell'organizzazio ne e capacità di pianificazione attività. Target qualitativo: controllo del processo di documentazione e di archiviazione dei progetti; misurabilità dei processi e delle relazioni fra le diverse figure professionali messe in campo. Misura dell'efficienza organizzativa: numero Audit positive/totale Documentazione e valutazione efficienza contabile/finanzi aria Output Outcome Risultati raggiunti L’articolazione temporale e gli obiettivi (comprensivi di indicatori, target e risultati raggiunti) possono essere utilizzati (se possibile) in fase di monitoraggio dell’attuazione del progetto (per verificare se lo stato di avanzamento delle attività e dei risultati sia in linea con quanto programmato) o nell’ultima riunione di monitoraggio del progetto. Pagina 22 SCHEMA PER LA VALUTAZIONE E IL RIESAME FINALE DEL BUDGET DI PROGETTO Da compilare nell’ambito dell’ultima riunione di monitoraggio Questo schema viene utilizzata da ogni Gruppo di Progetto nell’ultima riunione per verificare il consuntivo a confronto con il preventivo e, nel caso di variazioni, individuarne le cause – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg 20. Costo unitario PROGETTO: Quantità Totale (giornate, pezzi, pianificato ecc.) Personale Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE Pagina 23 Totale a consuntivo Differenza STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEL PDM Il monitoraggio del PDM deve essere effettuato dal Comitato con riferimento alle Linee Guida (Step 9 – pg 20 e 21) e seguendo le modalità definite nella Seconda Sezione (Monitoraggio del PDM). Gli strumenti contenuti in questa sezione vengono utilizzati dal Comitato per monitorare periodicamente l’attuazione del PDM e della Comunicazione. GANTT DEL PDM Progetto Responsabile Data prevista di conclusione G F M A M G L N. 1 Soddisfazione dei clienti/cittadini N. 2 Comunicare Partecipare informare Vincenza Gambino Salvatore Massa N. 3 Efficienza organizzativa Maria Anello Luisa 30/06/15 30/04/15 Indicatori Produzione e somministrazione questionario ai genitori. Coinvolgimento dei portatori d'interesse. Progettazione nuovo sito web. Accesso sito. Output Catalogazione informazioni per la compilazione dei registri. A S O N D 30/05/15 Obiettivi del PDM (Risultati attesi) Situazione Tempificazione attività Rispetto tempi pianificati. Rospetto budget per stampa questionari. Grado di partecipazione. Numero indicatori soddisfatti su www.magellanopa.it/bus sola adempimenti D.Lgs n.33/2013. Numero di accessi al sito tramite conta accessi. Elenco in quadro sinottico con ordine per tipologia, cronologia, fonte finanziamento. Prodotto: registro Quadro sinottico Audit. Pagina 24 Target atteso Fine di tutte le attività tra 30/04/ – 30/06/2015 70% di questionari compilati. Esito positivo indicatori Riordino trasparenza 67/67 100% personale – 30% esterni target qualitativo: miglioramento organizzazione e capacità di pianificazione attività. Misura efficienza organizzativa: numero Audit positive/totale Risultati raggiunti Outcome Livelli di gradimento all'iniziativa (domanda fine questionario) facilità di accesso e usabilità del sito web. Comunicazione interna/esterna. Quadro sinottico delle attività, archivio strutturato per la consultazione e la pianificazione didattica e amministrativo contabile. Risposte positive (valori espressi tra 7 e 10) su totale*100. Grafica efficace e facilità di individuazione notizie, sezioni dedicate e informazioni desunte da sondaggio sulla qualità del nuovo sito. Frequenza crescente accessi. Prodotto: 6 registri 90% pareri positivi. Target qualitativo: Miglioramento del clima e dell'impatto motivazionale dei singoli. Pareri positivi 75/80% almeno 50 accessi primo mese, 60 secondo mese. Target qualitativo: controllo del processo di documentazio ne e di archiviazione dei progetti; misurabilità dei processi e delle relazioni fra le diverse figure professionali messe in campo. Documentazio ne e valutazione efficienza contabile/finan ziaria. L’articolazione temporale e gli obiettivi (comprensivi di indicatori, target e risultati raggiunti) possono essere utilizzati (se possibile) in fase di monitoraggio del PDM (per verificare se lo stato di avanzamento delle attività e dei risultati sia in linea con quanto programmato) o nell’ultima riunione di monitoraggio del Comitato di miglioramento. Pagina 25 STRUMENTI PER IL MONITORAGGIO DEL PIANO DI COMUNICAZIONE Lo schema proposto deve essere utilizzato dal Comitato di miglioramento per monitorare l’attuazione del Piano di comunicazione nell’ambito delle riunioni di monitoraggio del PDM – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg. 20 e 21. Quando Cosa a chi come Verifica Si/no SCHEMA PER LA VALUTAZIONE E IL RIESAME FINALE DEL BUDGET DEL PDM Da compilare nell’ambito dell’ultima riunione di monitoraggio del Comitato Questa sezione viene utilizzata dal Comitato di Miglioramento nell’ultima riunione per verificare il consuntivo del PDM a confronto con il preventivo e, nel caso di variazioni, individuarne le cause – Vedi Step 9 delle Linee Guida pg 21. Costo unitario PIANO DI MIGLIORAMENTO Quantità Totale (giornate, pezzi, pianificato ecc.) Personale Spese Servizi di consulenza Acquisto di beni Spese dirette TOTALE Pagina 26 Totale a consuntivo Differenza
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