臨時職員（アルバイト）ハンドブック 臨時職員（アルバイト）とは 塾内では一般的に「アルバイト」という呼称が用いられていますが、「臨時職員」が正式な名称です。 法律上、正社員（専任教職員）と同じ労働者であり、専任教職員と同様に労働関係の法律、厚生労働省 通達等が適用されます。悪質な違反がなされた場合には、義塾が告発されることもありますので、十分 ご注意ください。なお、臨時職員を雇用する場合も、給与のほかに社会保険料(事業主負担分)が経費と して支出されます。 臨時職員の雇用期間は、慶應義塾臨時職員就業規則（以下、就業規則）により最長 3 年までと定め られております。ただし、職務の特殊性から後任採用が困難である等、義塾が特に必要と認めた場合に 限り、3 年を超える雇用を可とする場合があります。 臨時職員の雇用にあたっては以下の点に留意いただく必要があります。 ①最長 3 年には他部署の臨時職員としての雇用期間も算入されます。たとえばある部署で臨時職員と して 1 年雇用されていた方を、引き続き他部署で雇用する場合は最長 2 年までとなります。 ②3 年を超える雇用が認められた場合でも、就業規則により最長 5 年までと定められており、5 年を超え る雇用は認められませんのでご注意ください。 ③さらに平成 25 年 4 月 1 日以降については、塾内で非専任の教職員として雇用された期間がすべて 通算されます。臨時職員の雇用にあたっては、この通算期間を 5 年以内としなければなりません。 たとえばある部署で平成 25 年 4 月 1 日∼平成 28 年 3 月 31 日まで嘱託職員をされた方を臨時職員 として雇用する場合は、平成 30 年 3 月 31 日が最長期限となります。 ※ただし、労働契約法に定める「義塾と雇用契約のない期間」を設けた場合は、これまでの雇用期間が リセットされます。 ●臨時職員（アルバイト）採用申請書の「期間満了予定日」には以下のとおり記載してください。 ※嘱託職員引継ぎアルバイトやオープンキャンパス等、1 か月未満の短期雇用の場合は不要です。 【2015 年度以降、新規に雇用する方】 「一律 3 年」の設定となります。ただし、義塾で雇用歴がある方については、その歴もふまえて 3 年より 短い期限を設定する必要がある場合があります。雇用歴がご不明な場合は、臨時職員（アルバイト）採用申請書 の期間満了予定日欄を空欄でご提出いただけましたら人事部にて記入いたします。 なお、空欄で提出されました場合は、後日人事部よりお送りいたします雇用契約書にて必ず期間満了予定日を ご確認いただけますようお願いいたします。 2015 年 4 月 22 日 慶應義塾人事部 【継続の方】 採用申請書にご記入いただく「期間満了予定日」は、「所属で決定した最長期間」としてください。 Ⅰ.ルール編 目次 Ⅱ．手続き編 ページ数 １．申請手続 ５ ２．勤務表および（様式 2）交通費申請書の作成 ６ ３．勤務表提出 ４．退職 Ⅲ．よくある質問編 １．採用申請 ２．勤務表 ７ ３．有給休暇 ８ ４．退職 ９ ５．その他 １０ ページ数 １．勤務時間（週労働時間） １ ２．休憩時間 ３．契約期間 ４．給与（時間給単価） ５．所得税と社会保険 ２ ６．残務単価 ３ ７．通勤交通費 ８．有給休暇 ４ ９．留学生等外国人の雇用 Ⅰ. ルール編 ※臨時職員就業規則もご参照ください。 １.勤務時間（週労働時間） 就業規則により週 5 日・週 37.5 時間(休憩時間は除く)を上限として定めておりますので、人事部に提出する臨時職員（アルバイト）採用 申請書（以下、採用申請書）においては、週 5 日・週 37.5 時間以内の勤務時間で申請をするようにしてください。なお、週 4 日以上、かつ 週 28 時間以上の場合は「常勤」、この条件未満の場合は「非常勤」となります。ここでいう上限はあくまで基本契約という意味での上限で あり、残業を命じてはいけないという意味ではありません。 採用申請書記載の週労働時間および契約期間により社会保険の加入判定をおこないます。正確に記入し、変更が生じた場合は、 すみやかに採用申請書を再提出してください。 ２．休憩時間 義塾では労働時間が 6 時間を超える場合は、1 時間の休憩時間を与えるよう定めております。 ３．契約期間 年度ごとの申請になります。なお、週労働時間とあわせて社会保険の加入判定に用います。 → 社会保険の加入判定の詳細については２ページの５.（２）をご参照ください。 ４. 給与（時間給単価） （１） 全塾で使用する臨時職員単価表は、以下Ａ・Ｂ・Ｃの三通りです。 時間給単価（円） 学生 適用基準および業務内容 ＜高校生(義塾・他校)＞ 950 ＜学部生(義塾・他大学)＞ 950 Ａ 一般事務・一般研究補助業務 ※経常費（間接経費・調整予算・指定寄附を含む）で雇用する場合の ＜大学院生(義塾・他大学)＞ 1,050 一般 適用基準および業務内容は原則Ａ欄とします。 1,050 Ｂ 1,000∼1,700 C 1,800∼3,000 専門分野に関する技術・技能を伴う研究補助・企画運営補助業務 または診療補助業務等 専門知識や資格、特殊技術・技能を要する研究開発・企画運営業務 または診療補助業務等 （２） Ｂ欄・Ｃ欄の単価適用については、次の通りとします。 ・ Ａ欄を下回る単価設定はできませんので、大学院生（義塾・他大学）および一般の場合、Ｂ欄の下限は 1,100 円となります。 ・ 単価設定は 100 円単位とします。 ・ 運用に際し、申請者は採用申請書に単価設定理由を記入するか、単価設定理由書（様式任意）を作成し、人事部の事前 承認を得る必要があります。 1/10 ・ 単価設定理由に変更が生じる場合、申請者はすみやかに再申請をしてください。 ・ 単価の適用限度は申請年度内とし、次年度に際しては同一の内容であっても再申請・再承認を得る必要があります。 ・ Ｂ欄の単価設定は、業務推進への貢献度合と職務遂行能力に応じた階層を設け、同等業務の市場性を考慮した水準で なければなりません。 ・ Ｃ欄の単価設定は、業務推進への専門性に加え学歴・資格・職務経験等の統一的な条件を設け、同等業務の市場性を 考慮した水準でなければなりません。 （３） その他 ・ 同一人に異なる単価を適用する場合、申請者は業務により単価が異なることを当人に説明し、承諾を得なければなりません。 ・ 期末手当、年間勤務手当、退職一時金および義塾年金は支給されません。 ５．所得税と社会保険 （１）所得税 全ての臨時職員は「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書（以下、扶養控除申告書）」を毎年の提出が必要です。提出方法は新規 採用者と継続勤務者とで異なり、以下の通りとなります。 【新規】 新規提出書類一式と共に採用者へお渡しください。初回勤務日までに提出を済ませるようご案内ください。 なお、期限までに提出がなかった場合、その期間は原則として乙欄課税となり、提出後の次回支給分から申請の課税区分が 適用されます。 【継続】 12 月に勤務表の提出があった場合は、その給与明細（1 月 15 日前後支払）に当年分の扶養控除申告書が封入されます。 それ以外の場合はその年の初回勤務時に提出してください。提出期限は原則として、初回勤務月の 20 日までに提出して ください。 【ご注意】 ・ 義塾に扶養控除申告書を提出して本務にした場合、本人から変更の申し出が無い限り、同年内に義塾で支払う全ての給与は 甲欄課税になります。 ・ 臨時職員として複数の部署で勤務する場合は、その年に最初に勤務する部署における初回勤務月の 20 日までに提出してくだ さい。一度提出した方は、所得税区分の変更がない限り、再度提出する必要はありません。 ・ ・ 所得税区分の変更は、原則として遡及できません。 前年にその年の扶養控除申告書を提出していても、翌年分の扶養控除申告書を提出しなかった場合、前年は甲欄課税であって も、提出があるまでは乙欄課税になる場合があります。 （２）社会保険 【健康保険・厚生年金保険】 ・ 週 28 時間以上（注）、かつ 2 か月を超える条件で雇用する場合、加入となります。 ・ 加入要件を満たす場合、申請者は採用申請書所定欄にその旨を記入してください。 ・ 雇用条件の変更により、加入要件を満たす、もしくは満たさなくなる場合、申請者はすみやかに人事部へ届出をしてください。 【雇用保険】 ・ 週 20 時間以上（注）、かつ 31 日以上の雇用が引き続き見込まれる条件で雇用する場合、加入となります。 なお、昼間学生(※)、在留資格「留学」「特定活動（ワーキングホリデー）」の方は加入することができません。 ※昼間学生とは学校教育法１条にいう学校の学生・生徒等のうち、通信教育を受けている者、大学の夜間学部、高等学校の 夜間または定時制課程に在籍する方以外をさします。 ・ 加入要件を満たす場合、申請者は採用申請書所定欄にその旨を記入してください。 ・ 雇用条件の変更により、加入要件を満たす、もしくは満たさなくなる場合、申請者はすみやかに人事部へ届出をしてください。 （注） 義塾において複数の雇用契約を結んでいる場合、それらの週労働時間を合算して加入かを判定します。義塾における複数の 部署で勤務する方が社会保険に加入することになった場合、社会保険料の事業主負担分をそれぞれの部門で負担することに なります。負担割合は該当部門間で調整していただき、調整の結果を所定の｢臨時職員（アルバイト）給与の社会保険料事業主 負担配分申請書｣に記入し、ご提出ください。ただし、雇用保険のみ加入する場合は提出不要です。なお、経常費と外部研究 資金で雇用し、あわせて社会保険加入となった場合は、原則全額外部研究資金にて負担するものとします。外部研究資金元の ルールにより全額負担ができない場合は、按分時間数分に限り、経常費での負担が認められます。 2/10 （３）社会保険等事業主が負担すべきもの 社会保険料には本人が負担するものとは別に、事業主が負担すべきものがあります。社会保険の加入要件を満たす労働者について、 事業主は、下表の負担割合に従い、本人へ支給する給与以外にも事業経費として支出が発生します。 健康保険 ※１ 介護保険 2015 年度 事業主負担割合 41/1000 3.95/1000 厚生年金保険 児童手当拠出金 雇用保険 労災保険※2 8.5/1000 2.06/1000 87.37/1000（2015 年 8 月分まで） 89.14/1000（2015 年 9 月分から） 1.5/1000 ※１ 健康保険加入者で、被保険者本人またはその扶養家族が 40 歳以上である場合、保険料の事業主負担が発生します。 ※2 すべての労働者について、保険料の事業主負担が発生します。 ６．残務単価 ※単価計算に小数点以下の数字が生じた場合は、四捨五入とします。 （１）普通残務 ・ 採用申請書の契約時間に関わらず、1 日 8 時間、1 週 40 時間を超えた時間については普通残務となります。 ・ 普通残務単価は通常の時間単価の 1.25 倍とします。 （２）休日残務 ・ 法定休日（日曜日、ただし日曜日が契約日の場合は別に定める曜日）に出勤し、振替休日が取得できない場合は、休日残務と なります。振替休日を取得した場合は、勤務表にその旨をご記入ください。 （※振替休日=「休日を労働日とし、代わりに他の労働日を休日とすること」） ・ 休日残務単価は通常の時間単価の 1.35 倍とします。なお、22 時から 5 時までの深夜時間帯に勤務した場合の単価は通常の 時間単価の 1.6 倍とします。 （３）深夜勤務 ・ 22 時から 5 時までの深夜時間帯は深夜勤務とします。 ・ 深夜勤務は 8 時間を超えない部分を「時間内深夜」とし、8 時間を超える部分を「時間外深夜」とします。 ・ 時間内深夜単価は時間単価に 0.25 倍の割増賃金を付加したものとします。 ・ 時間外深夜単価は通常の時間単価の 1.5 倍とします。 ７．通勤交通費 ・ 経常費における臨時職員の通勤交通費の取扱いは義塾の規定に準ずるものとします。 （利用路線は、原則として合理的かつ経済的と認められる経路によるものとします。） ・ 外部研究資金における臨時職員の通勤交通費の取扱いは各外部研究資金での取り決めに準ずるものとし、取り決めがない場合、 義塾の規定に準ずるものとします。 ・ 住所が変わり、通勤交通費に変更が生じた場合、申請者はすみやかに人事部へ届出をしてください。 ・ 「アルバイト勤務表（外部資金用）｣を使用する場合、通勤交通費の欄に金額の記載が無いと、通勤交通費が支給されませんので ご注意ください。 ※切符代（10 円単位）と IC カード運賃（1 円単位）に差異が生じる場合、原則、切符代(10 円単位)で支給します。外部研究資金にお ける臨時職員の通勤交通費について、IC カード運賃（1 円単位）での支給を希望する場合は、その旨を「アルバイト勤務表（外部資 金用）」 に必ず記載してください。切符代より安価になる場合に限り、IC カード運賃（1 円単位）にて支給します。 (経常費における交通費の取扱い) １） 通勤交通費の申請は、所定の｢(様式 1-1)通勤交通費補助申請書｣で行うものとします。 ２） 通勤交通費は学生には支払われません。ただし、学事日程における休業期間中（冬季休業を除く）、および他キャンパスで勤務 する場合、申請があれば交通費を支給します。なお、申請には｢(様式 2)交通費申請書｣を用い、アルバイト勤務表とともに該当月 ごとに提出してください。 ３） ｢(様式 1-1)通勤交通費補助申請書｣で申請を行った通勤交通費は、原則として、有給休暇を含めた月間勤務日数が 15 日以下 の場合は実費を支払い、16 日以上の場合は１か月定期代を支給します。ただし、16 日以上であっても、実費の方が安く、実費 支給を申請された場合は、実費を支給します。なお、バス代については自宅から最寄駅までの直線距離が 1km 以上の場合のみ 3/10 実費を支給します。 ４） 通勤交通費と交通費の支給上限は JR 通勤定期券 120 キロメートル区間の相当額を限度とします。 ５） 勤務先が固定できない勤務形態の場合や、出張を伴う場合の交通費は、｢(様式 2)交通費申請書｣を用い、アルバイト勤務表 とともに該当月ごとに提出してください。 ８．有給休暇 有給休暇により支給される給与（有給であるためその日は勤務日と同様に給与が支給されます）についても、経常費または当該外部 研究資金により負担することになります。なお、有給休暇は義塾として対象者に付与しますので、義塾において複数の雇用契約を結ん でいる場合、有給休暇の発生要件はそれらを合算した条件で判定され、付与されます。 ９．留学生等外国籍の方の雇用 留学生を含めた外国籍の方が就労をする場合は、就労可能である適切な在留資格の取得、もしくは在留資格別に法で定められた 就労を可能とする諸手続きが必要となります。適切な手続き等を行っていない外国籍の方に勤務を依頼した場合、その人が罰せられる ことはもちろん、雇用者も「不法就労」を助長した罪に問われますので、十分にご注意ください。 実際に雇用をする際は、必ず事前に以下の内容について確認をしてから勤務を開始させるようにしてください。確認および手続きが 終了していない段階で勤務を開始することはできませんのでご注意ください。（例：在留資格「留学」の方が資格外活動許可の申請 手続き中である → 手続きが終了し、発効された日より勤務を行うことが可能です。） （1）在留資格 「留学」、「家族滞在」、「文化活動」等 法務省入国管理局で「資格外活動の許可」の申請をする必要があります。「資格外活動の許可」には、個別的許可と包括的許可があり、 すでに包括的許可を受けている場合には、申請は不要です。いわゆる留学生（在留資格「留学」のもの）の場合は、包括的許可が与えら れますので、「資格外活動の許可」を持っている場合には入国管理局への申請は不要です。 この「資格外活動の許可」を取得しても、勤務時間の制限がありますので、ご注意ください。在留資格「留学」の場合、他の業務時間と あわせて、週 28 時間以内、長期休業期間にあっては、1 日あたり 8 時間以内の範囲での勤務となります。 （２）その他の在留資格 就労可能である適切な在留資格※を保持している（取得する）ことが必要となります。当該者の保持する在留資格による就労の可否に ついては、法務省入国管理局のサイトで確認することができます。なお、詳細は法務省入国管理局および外務省にご確認ください。 参考：法務省入国管理局「在留資格一覧表」 http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/kanri/qaq5.html 外務省ビザ（査証）について http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/chouki/index.html ※適切な在留資格とは・・・就労可能な在留資格を持っていても、それが臨時職員として携わる仕事に合ったものでない場合は、在留資格 の変更や資格外活動許可の取得が必要となります。すでに就労可能な在留資格を保持している方を採用する場合で、適切な在留資格 か不明な場合は、必ずご本人から法務省入国管理局に「義塾で臨時職員をするにあたり在留資格の変更や資格外活動の許可が 必要か」をご確認いただきますようご指導をお願いいたします。 →なお、アルバイト雇用契約期間中に、在留期間が満了となる場合、在留期間更新が行われているかご確認ください。 「資格外活動の許可」も、更新とあわせて再度、取得申請をする必要がありますので、ご注意ください。 4/10 Ⅱ. 手続き編 全体の流れ 以下のとおりとなります。（＊印の後の数字は、後段の番号と連動していますので、詳細はその説明をお読みください。） 採用者決定 → 申請書等必要書類提出 （＊１） → 勤務表作成 → （毎月初） 提出 （＊２） → 人事部にて処理後、給与を支給 (＊３) １.申請手続 雇用者が決定しましたら、以下の申請書類を人事部あるいは各キャンパスの担当部署にご提出ください。最初の月の勤務終了後に、 勤務表と同時に提出される場合が見受けられますが、必ず雇用者が決定した時点でご提出ください。 申請書類は Keio Information Farm（以下、KIF）内の人事部イントラ部門ホームページの各種申請書類（諸届、帳票類）で最新版の ダウンロードが可能です。なお、法令等の変更にあわせて申請書類を随時変更いたしますので、ご使用の際はお手数ですが、その都度 最新版をダウンロードいただけますようお願いいたします。また、以下の申請内容に変更が生じた場合、所定の締切日（通常、勤務月の 20 日前後）までに新たな申請書類をご提出ください。勤務表と同時に提出された場合、翌月からの適用となります。 ＜申請書類＞ ①臨時職員（アルバイト）採用申請書 所定の採用申請書を提出してください。申請は年度単位になります。 ②履歴書 履歴書の添付が必要です。なお、義塾の正規学生（学籍番号の開始が 9 以外の学生）を採用する場合は、履歴書の提出は不要 ですが、①臨時職員（アルバイト）採用申請書の「学籍番号欄」に必ず記入をしてください。 ③臨時職員（アルバイト）給与振込依頼書 所定の給与振込依頼書に「通帳の振込口座の内容が表記されているページ（ネット銀行の場合は WEB の該当ページ）」の写しを貼付 して提出してください。なお、ゆうちょ銀行口座は使用できません。 一度提出した方は変更がない限り再提出の必要はありません。（銀行の統廃合は「変更」に含まれます。） ④給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 全員提出してください。提出方法の詳細については２ページの５.（１）をご参照ください。 ---以下は該当者のみ---⑤(様式 1)通勤交通費補助申請書 支給対象者（一般臨時職員）は所定の通勤交通費補助申請書を提出してください。申請は年度単位になります。 なお、義塾の学生については原則として交通費の支給はありません。（ただし例外あり。６ページ【交通費】参照。） ⑥雇用保険被保険者証 週 20 時間以上、かつ 31 日以上の雇用が見込まれる場合は、雇用保険に加入することになります（ただし昼間学生等は除く）。 加入要件を満たし、かつ以前に雇用保険に加入していたことがある方は、人事部あるいは各キャンパスの担当部署に雇用保険 被保険者証を提出してください。 ⑦慶應義塾健康保険組合 被扶養者申請書（以下、被扶養者申請書）と年金手帳 週 28 時間以上、かつ 2 か月を超える条件で採用する場合は、健康保険と厚生年金保険に加入することになります。加入要件を 満たす場合は被扶養者申請書（詳細は申請書裏面参照）および年金手帳を提出してください。 ※本人のみが健康保険に加入し被扶養者がいない場合、被扶養者申請書の提出は不要です。 ※配偶者を被扶養者とされる場合は、配偶者の国民年金第 3 号被保険者資格取得届および年金手帳（基礎年金番号通知書）の写し もあわせてご提出ください。 ⑧在留資格等届出書 外国籍の方が勤務をする際は、「在留資格等届出書」（指定書式）に「在留カード」の写し（両面）（平成 24 年 7 月からの新しい在留 管理制度導入後「在留カード」への切り替えを済ませていない方は「在留カードとみなされる外国人登録証明書」の写し）を添付して 提出してください。（平成 19 年 10 月 1 日より事業主は外国人労働者（特別永住者を除く）の雇用または離職の際に当該外国人労働 者の氏名、在留資格、在留期限、国籍等を確認し、厚生労働大臣へ届け出ることが義務付けられています。） また、資格外活動の許可が必要な在留資格の場合で、上記添付書類により資格外活動の許可を得ていることが分らない場合は、 5/10 「資格外活動許可書」の写しあるいは「パスポートの資格外活動許可の証印シールが貼付されているページ」の写しを添付してくだ さい。資格外活動の許可には有効期限がありますので、勤務日が有効期限内であるかどうか必ず確認をしてください（有効期限が 失効しての勤務は違法（不法就労）となります）。 ⑨租税条約に関する届出書 留学生や海外の居住者の本国と日本が租税条約を締結している場合、その条項によっては所得税の減免措置を受けられる場合がありま す。（申請方法等は人事部給与厚生担当までお問合せください。） ⑩臨時職員（アルバイト）給与の社会保険料事業主負担 配分申請書 社会保険加入対象者（雇用保険のみ加入の場合は不要）で、塾内の複数部門で勤務する者に対する社会保険料事業主負担額の 配分方法を該当部門間で調整いただきます（申請方法等は人事部給与厚生担当までお問合せください）。 ２．勤務表および(様式 2)交通費申請書の作成 所定の勤務表および交通費申請書を以下の要領で作成してください。 【勤務表】 ・ 勤務表は月毎の作成となります。 ・ 6 時間を超える勤務をした場合は、1 時間の休憩時間が必要です。勤務表には、休憩時間が分かるように記入してください。 ・ 超過勤務（残務）についてはⅠ．ルール編の６．残務単価をご参照ください。 ・ 勤務日数には、有給休暇の日数は含まないでください。 ・ 有給休暇の時間数も記入し、合計時間数に算入してください。 ・ 「勤務表 （外部資金用）｣を使用する場合、通勤交通費の欄に金額の記載が無いと、通勤交通費が支給されませんのでご注意 ください。 ・ 「勤務表｣には「個人番号」「事務担当部署」の記入が必要です。 （特に、学生アルバイトの方が誤って「学籍番号」「在籍学部/研究科」を記入しないようにご注意ください。） （事務担当部署が正しく記入されていないと、明細配布先や支払処理の誤り等につながりますのでご注意ください。） 【交通費】 （下記、該当の場合のみ。） ・ 一般臨時職員で近郊交通費、もしくは学生臨時職員で通勤交通費・近郊交通費（他キャンパスでの勤務、休業期間中〈冬季休業を除 く〉等、通学定期券で通勤が困難な場合等）を支給する場合は、（様式 2）交通費申請書をご提出ください。 ・ 勤務日ごとの通勤経路と金額を記載のうえ、勤務表と共にご提出ください。複数枚にわたり申請する場合は、合計欄に勤務者各々の 交通費総額を記入ください。 ３．勤務表提出 月の最終勤務日後、すみやかに勤務表を人事部あるいは各キャンパスの担当部署に提出してください。なお、給与の支給日（原則と して毎月 15 日）までに支給処理が完了できるよう、人事部（三田キャンパス）への提出期限、並びに、所轄部門の提出期限が設定されて おりますので、この期限を守るようにしてください。 提出が間に合わなかった場合は原則として 1 か月遅れの支給となります。 しかし、労働基準法において「毎月払い」「一定期日払い」の原則が定められていますので、支給の遅滞とならないよう十分ご注意くだ さい。また、数か月分をまとめて提出するというケースは会計検査院の実地検査等でも指摘されていますので、このようなことがないよう ご留意ください。 ４．退職 以下のいずれかに該当する方が退職する際は、所定の退職願（本人都合により期間の途中で退職する場合、原則退職日の 14 日前 までに提出）もしくは期間満了確認書（期間満了により退職する場合、最終勤務月の前月末日までに提出）が必要です。 （1）一般臨時職員（ただし、期間満了確認書については雇用期間が１か月未満の方を除く） （2）健康保険・厚生年金保険加入の学生臨時職員 （3）在留資格等届出書提出の臨時職員 6/10 Ⅲ. よくある質問編 １．採用申請 Ｑ．臨時職員を採用したいが、人が見つからない。どのように募集をすればよいか。 Ａ．人事部にて登録制臨時職員をご紹介できる場合がございますのでご相談ください。なお登録制臨時職員の中に、条件に該当する 方がいない場合は、慶應義塾職員採用ホームページにて公募を実施することも可能ですので、こちらもご検討ください。 採用者決定後は、通常通り採用申請をおこなってください。 Ｑ．採用申請書を提出せずに勤務させてしまった。遡って申請することは可能か。 Ａ．原則は事前申請ですので、このようなことのないよう余裕をもって申請してください。やむをえず事後提出になってしまう場合、早急に 採用申請書を提出してください。なお外国籍の方の場合、在留資格や資格外活動許可の有無（日付）を確認せずに勤務させてしまい、 後から在留資格や資格外活動許可を得ていない（認定や許可の日付が採用の日付より後である）ことが発覚した場合、不法就労と なってしまいますのでくれぐれもご注意ください。 Ｑ．義塾の非正規学生を雇用する場合、履歴書の提出が必要なのはなぜか。 Ａ．非正規学生の場合、履歴書により現在の状況（他の大学に在籍しているかいないか）等を確認させていただく必要があるため、履歴書 のご提出をお願いしております。 Ｑ．非常勤として雇用していたが、他の所属でも勤務することになり社会保険に加入することになった。社会保険料事業主負担分はどの ように按分すればよいか。 Ａ．詳細はⅠ．ルール編の２ページ（２）社会保険の（注）をご確認ください。 Ｑ．当初より勤務日数/時間数が増える/減ることになった。どのように申請すればよいか。 Ａ．あらかじめ一定期間のみ勤務日数/時間が増える/減ることが分かっている場合は、採用申請書備考にその旨をご記入ください。 申請後に変更になる場合は、必ず再度採用申請書（勤務日数・時間・曜日変更）をご提出ください。申請の漏れや遅れにより雇用 保険や社会保険の取得・喪失の手続きに支障が生じる、有給休暇の発生の有無や取得時に支給する給与額（時間数）に影響が 出る等の可能性がありますので、必ず申請するようにしてください。 Ｑ．変則勤務、不定期勤務とは何か。 Ａ．「変則勤務」 ：曜日や勤務時間帯が必ずしも固定できない勤務形態 「不定期勤務」：出勤回数をあらかじめ決めることができない（業務が発生した時にだけ勤務をする）勤務形態 いずれも採用申請書備考欄にその旨をご記入ください。なお、「変則勤務」の場合でも週労働時間を決定いただく必要があります ので、週労働時間数の平均値を算出いただき、採用申請書にご記入いただけますようお願いいたします。 Ｑ．途中で雇用資金を変更することになった。どのように申請すればよいか。 Ａ．あらかじめ一定期間のみ雇用資金を変更することが分かっている場合は、採用申請書備考にその旨をご記入ください。申請後に 変更になる場合は、必ず再度採用申請書（資金変更）をご提出ください。申請の際には「変更前資金」のご記入もお願いいたします。 資金が増える場合も必ず再度採用申請書（資金追加）をご提出ください。申請の漏れや遅れは資金の振替処理に影響しますので、 必ず申請するようにしてください。 Ｑ．時間給単価はどのように決めればよいか。 Ａ．時間給単価は、業務内容および該当者の専門性等から、申請者のご判断で決定いただいております。時間給単価の設定にあたっては 同様の業務をお願いした場合、一般的にどのくらいの時間給単価が妥当であるか（市場性）を可能な範囲でお調べいただけますよう お願いいたします。なお、同一労働同一賃金の原則がありますので、同様の業務をしている方が別にいらっしゃる場合は、その方と 同じ時間給単価にする必要があります。（専門性等が異なり、業務内容が異なる場合はこの限りではありません。） 7/10 Ｑ．外国籍の方を雇用したい。注意すべき点はあるか。 Ａ．Ⅰ.ルール編の９．留学生等外国籍の方の採用およびⅡ.手続き編の＜申請書類＞⑧在留資格等届出書をご確認ください。 ２．勤務表 Ｑ．勤務表の様式が複数あるが、どれを使用すればよいか。 Ａ．公的資金等の外部研究資金の場合は「外部資金用」を、経常費（間接経費、調整予算、指定寄附を含む）の場合は「経常費用」を 使用してください。自動計算版と手書き版がありますが、自動計算版は勤務時間数や勤務日数が自動的に計上されますので、作成の 負担を多少軽減いただくことが可能です。ただし、振替休日が発生した場合や有給休暇を取得した場合は、手入力いただく部分も ありますので、各勤務表の注意事項をご確認のうえ、作成してください。有給休暇を取得した場合は、勤務表に加えて休暇願のご提出 が必要となります。 Ｑ．勤務表はいつまでに提出すればよいか。 Ａ．KIF の人事部イントラ部門ホームページの各種申請書類（諸届、帳票類）掲載の「アルバイト申請 締切日表」をご確認ください。 なお、この締切日は「人事部（三田キャンパス）必着日」となりますので、各キャンパスの担当部署経由でご提出いた だく場合は、担当部署への提出締切日が別途設けられますので、ご注意ください。 Ｑ．勤務表の作成/提出を忘れてしまった。別の月の勤務表に合算してよいか。 Ａ．勤務表は月ごとに作成いただく必要がありますので、必ず月ごとに作成してください。（別の月に合算することはできません。）提出日を 過ぎてから勤務表を提出する場合は、事前に人事部あるいは各キャンパスの担当部署にその旨、ご連絡ください。 事後提出でも給与の支給は可能ですが、翌月支給が原則ですので、事後提出にならないよう、ご注意ください。 Ｑ．出張をお願いした。勤務表はどのように作成すればよいか。 Ａ．移動時間は含めず、実働時間のみ記入してください。 ３．有給休暇 Ｑ．有給休暇の 8 割出勤確認はどのように行われるのか。 Ａ．採用申請書記載の週勤務日数にもとづいて 8 割出勤の計算をしますので、採用申請書の記載内容と実態に乖離が生じている場合に 採用申請書の再提出がないと、この計算が正確にできません。 事例：採用申請書は週 5 日で提出したが、実態は週 3 日勤務で問題なく、本人にも週 3 日勤務をお願いしていた。 →有給休暇発生には 8 割出勤が必要なため、週 3 日では 8 割出勤が達成できず有給休暇が発生しなくなってしまいます。 Ｑ．有給休暇の付与日数はどのように決定されるのか。 Ａ．有給休暇付与日現在の採用申請書記載の週勤務日数により決定します。採用申請書の記載内容と実態に乖離が生じている場合に 採用申請書の再提出がないと、正しい日数の付与ができません。 事例：採用申請書は週 4 日で提出したが、実態は週 5 日勤務をお願いしていた。 →本来は就任 6 か月後に 10 日付与されるはずが、7 日になってしまい本人の不利益になります。 Ｑ．有給休暇に期限はあるのか。 Ａ．発生から 2 年間使用することができますが、2 年間経過しますと消滅します。計画的な使用をお認めください。 事例：2014/4/1 採用、週 4 日勤務の方の場合 （8 割出勤を達成すれば）2014/10/1 に 7 日の有給休暇が発生します。 （8 割出勤を達成すれば）2015/10/1 に 8 日の有給休暇が発生します。なお、2014/10/1 に発生した 7 日については 2015/10/1 時点の残数が繰り越されますが、2016/10/1 になると消滅します。 8/10 Ｑ．有給休暇について詳しく教えて欲しい。 Ａ．有給休暇は義塾が臨時職員に付与するものですので、他部署や他資金で臨時職員をされていた（いる）方を新たに採用する場合、 有給休暇の残数があれば採用後すぐにでも使用いただくことが可能です。ただし、臨時職員としての雇用歴が 1 日以上空いた場合は 全てリセットされます。 事例：2013/4/1∼2014/6/30 まで臨時職員をされていた方で 2014/6/30 時点で有給休暇残数 3 日の方を採用する場合 ① 2014/7/1 に採用する場合：有給休暇 3 日がそのまま引継がれます。なお、この 3 日は 2013/10/1 に発生したものです ので 2015/10/1 には消滅します。有給休暇発生基準日は 2013/4/1 のままですので毎年 10/1 に有給休暇が発生いた します。今後の有給休暇発生日数は、有給休暇発生日現在の契約日数によって異なります。 週 3 日で契約：2014/10/1 に 6 日の有給休暇が発生します。 週 4 日で契約：2014/10/1 に 8 日の有給休暇が発生します。 ② 2014/7/2 以降に採用する場合：有給休暇はリセットになります。有給休暇発生基準日もリセットとなり、最初の有給休暇は採用日 の 6 か月後、以降はその 1 年ごとに有給休暇が発生します。 Ｑ．有給休暇の取得日の給与額はどのように計算されるのか。 Ａ．採用申請書記載の 1 日の勤務時間により計算します。採用申請書の記載内容と実態に乖離が生じている場合に採用申請書の 再提出がないと、正しい給与額の計算ができません。 事例：採用申請書は時間給単価 950 円、1 日 7 時間勤務で提出したが、実態は 1 日 6 時間勤務になっていた。 →有給休暇取得日の給与額は 5,700 円と計算されるべきところ、6,650 円という計算になってしまい、通常勤務日より多くの 給与が支給されてしまいます。監査等で指摘される可能性もありますのでご注意ください。 Ｑ．有給休暇はどのように申請するのか。 Ａ．勤務表に有給休暇を取得する旨を記入していただき、加えて「休暇願」をご提出いただきます。本人押印箇所と所属長押印箇所が ありますので、両方が揃った状態で勤務表と一緒にご提出ください。 ４．退職 Ｑ．当初は 3 月末までで申請したが、業務が想定より早く終了し、2 月末で終了となった。この場合は期間満了確認書と退職願のどちらを 提出したらよいか。 Ａ．採用申請書の終期を 3 月末から 2 月末に修正する必要がありますので、必ず人事部あるいは各キャンパスの担当部署にその旨 ご連絡ください。また、この場合は本人都合の退職ではありませんので「期間満了確認書」をご提出ください。 Ｑ．１か月以上の雇用契約をしていた臨時職員が期間満了確認書を提出しないまま退職してしまった。どうすればよいか。 Ａ．期間満了確認書は退職処理にあたって必要な書面です。本人に郵送し、返送してもらう等のご対応をお願いいたします。 Ｑ．複数の資金で雇用しているが、一方の資金だけ契約終了となった。この場合に期間満了確認書は必要か。 Ａ．契約は資金ごとに管理しておりますので、その資金での契約終了ごとに期間満了確認書が必要になります。ただし、契約期間内に 資金変更をおこなった場合は、変更前資金についての期間満了確認書のご提出は不要です。 Ｑ．本人が退職願/期間満了確認書の日付を誤って記入・提出してしまった。再提出の必要はあるか。 Ａ．再提出が難しい場合は、本人の訂正印で訂正してください。それも難しい場合は、必ず本人にメール等、記録が残る方法で日付を ご確認いただいたうえで、管理責任者等、代理の方の訂正印で訂正してください。 Ｑ．退職願/期間満了確認書の押印が漏れてしまった。どのようにすればよいか。 Ａ．本人および所属長の押印が必要となりますので、必ず両方が揃ったものをご提出ください。 9/10 ５．その他 Ｑ．改姓したとの報告があったが、どのような手続きが必要か。 Ａ．KIF の人事部イントラ部門ホームページの各種申請書類（諸届、帳票類）に掲載している「住所等変更届」②改姓名欄を用い、ご本人 にて必要事項を記入のうえ提出いただきますよう、ご案内をお願いいたします。なお、社会保険加入の場合は、年金事務所へ改姓の 届出が必要となりますので、必ず書面でのご提出をお願いしております。給与振込口座に名義変更のある場合、健康保険証をお持ち の場合、採用時に免許を提出した場合は添付書類が必要となりますので、こちらもあわせてご案内をお願いいたします。また、同時に 住所変更を行う場合は①住所・電話・世帯主欄へのご記入もお願いしております。KIF を使用できない場合は各キャンパスの担当部署 にて「住所等変更届」の用紙をお渡しいたしますのでお申し出ください。 以 上 10/10 Ｆｊｉ 11/10
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