FAQ - EthicsPoint

Generali Group コンプライアンスヘルプライン (EthicsPoint) について
報告一般
報告の安全性
機密性およびデータ保護
Generali Group コンプライアンスヘルプライン (EthicsPoint) につい
て
Generali Group コンプライアンスヘルプラインとは何ですか？
Generali Group コンプライアンスヘルプラインは、Generali Group 行動規範を含み、社内または外部規制に違
反している可能性がある慣習または行為に関する懸念に対応するため、Generali Group が支援している機密
報告ツールです。
このヘルプラインは、Navex Global Inc. (http://www.navexglobal.com/company) の子会社である GCS
Compliance Services Europe LTD が管理しています。
ヘルプラインは、Generali Group が業務を行っている国の言語での報告書を受け付けています。
なぜ Generali Group コンプライアンスヘルプラインのようなシステムが必要なのですか？

コミュニケーションの開かれたチャンネルを作成することにより、公正で好ましい労働環境を促進することがで
きます。

効果的な報告システムは、誠実な文化と倫理的な意思決定を発展させるその他の取り組みを強化します。

調査では、外部で管理されているヘルプライン/ウェブフォームは従業員または第三者によって頻繁に活用さ
れており、企業が規則違反や倫理的違法行為を発見するために非常に効果的な方法であることが分かっ
ています。
インターネットまたは電話を使って報告できますか？インターネットにアクセスできない場合はどうすればいいです
か？
機密報告書は、電話またはインターネットを使って提出することができます。
インターネットに接続できるコンピューターを利用できない場合、またはコンピューターを利用したくない場合、年
中無休で利用できる Generali Group コンプライアンスヘルプラインに電話で報告することができます。
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匿名で報告できますか？
許可されている場合において、本人による直接報告または匿名報告を選択できます (1)。
しかしながら、匿名報告が認められている場合においても、当社は、報告を行う個人が特定されている場合に
調査が最も効果的になると考えています。
1
( ) 匿名報告は、ベルギー、フランス、ルクセンブルグ、ポルトガルおよびスペインでは許可されていません。
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報告 – 一般
報告が必要となるのはどのような状況ですか？
Generali Group コンプライアンスヘルプラインシステムは、財務、監査および会計、銀行業務および反贈収賄
の問題について、従業員および第三者が、善意において、法律、行動規範またはその他の社内方針に反する
と思う不適切な行為または活動を報告するためのものです。
その他の問題を報告する場合、(グループまたは会社ウェブサイトに記載されている) グループまたは現地のその
他の代替チャンネルをご利用ください。
報告書には、違反の状況について詳しい説明が含まれていなければなりません。
このチャンネルを使って報告できない内容は何ですか？
このヘルプライン/ウェブフォームは、生命または資産への差し迫った脅威の報告に使用しないでください。本サー
ビスを使って提出された報告書は、即時対応が行われない場合があります。緊急の対応が必要な場合は、現
地当局へお問い合わせください。
さらに、顧客からの報告書の内容がグループによって提供された製品またはサービスに関するものである場合、こ
れらは特定の手順によって管理されているため、本ツールを使って提出しないでください (会社のウェブサイトまた
は契約書に添付されている文書を確認してください)。
私が目撃したり聞いたりした内容が、社内または外部規則に違反しているか、または非倫理的な行為である
かどうかよく分かりませんが、間違っているような気がします。どうすればいいですか？
当社のコンプライアンス・オフィサーに問い合わせるか、Generali Group コンプライアンスヘルプラインから報告書
を提出してください。
従業員として違反に気づいた場合、上司に報告して対応してもらうことはできますか？
何か懸念があれば上司に報告することができますが、このような方法で問題を報告したくない場合や、その他の
チャンネルの利用が適切だと考える場合があります。このような状況に対応するため、当社はその他のチャンネル
を用意し (コンプライアンス部門の住所または電子メールアドレスなど – グループまたは会社ウェブサイトに記載)、
Generali Group コンプライアンスヘルプラインと提携しています。
なぜ知っていることを報告しなければいけないのですか？どのような利点がありますか？
私たちは好ましい環境で働く権利を有しており、これは職場および第三者との関係において正しく倫理的な行
動を行う責任が伴います。
そのため、誰かが正しい行動を行っていない場合、適切な人物に報告する権利を有していなければなりません。
不正行為はグループの存続を脅かし、当社のビジネスおよび評判に悪影響を与える可能性があります。
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経営陣は本当に報告してもらいたいと思っていますか？
もちろん、皆さんからの報告を期待しています。はっきり言えば、皆さんからの報告が必要なのです。皆さんには、
懸念の原因となる行動についての基礎知識があるため、報告によって、当社、当社従業員および第三者への
潜在的な悪影響を最小限にすることができます。
従業員として、報告書が招く結果について心配しなければなりませんか？
グループは、報告書に含まれている人物に関係なく、善意によって報告書を提出する従業員に対する報復を
厳しく禁止しています。
報告書を提出した後に、案件に関する重要な事柄を思い出した場合、どうすればいいですか？また、案件の
担当者が報告書について質問がある場合は、どうなりますか？
Generali Group コンプライアンスヘルプラインまたはウェブフォームで報告書を提出した場合、固有のユーザー名
を受領し、パスワード設定が求められます。Generali Group コンプライアンスヘルプラインまたはウェブフォームシ
ステムから元の報告書にアクセスすると、詳細情報を記入したり、案件の担当者から提出された質問に回答し
たり、問題の解決に役立つさらなる情報を追加したりすることができます。担当者から質問が提出されている場
合があるため、指定された時期にサイトにアクセスしてください。匿名報告を選択した場合、調査員と「匿名の
会話」を行うことができます。
調査によって懸念事項が事実でなかった場合、どうなりますか？
報告内容が事実でない、または不当である場合、適切なコンプライアンス・オフィサーが報告書を破棄します。
報告書に関するすべての文書は、適正期限において保管されます。
調査によって懸念事項が事実だった場合、どうなりますか？
報告書が事実であることが判明した場合、適切なコンプライアンス・オフィサーが実行する改善策を特定し、懲
戒処分が適切かどうかを法律および社内規則を考慮しながら評価します。CEO または適切な管理組織が、最
終決定を行います。
報告書に関するすべての文書は、適正期限において保管されます。
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報告の安全性
会社のコンピューターから送信するすべてのレポートはサーバーログを生成し、このログには PC から接続したすべ
てのウェブサイトが表示されていると思います。このログは、報告書の作成者を特定することができますか？
Generali Group コンプライアンスヘルプライン (EthicsPoint) システムは、IP アドレスの内部接続ログを生成また
は保管しません。そのため、ご利用の PC と Generali Group コンプライアンスヘルプラインを関連づける情報を入
手することはできません。
職場の PC を使って報告書を作成したくない場合、職場以外の PC (インターネットカフェ、友人の自宅など) を
使って、Generali Group コンプライアンスヘルプラインの安全なウェブサイトにアクセスすることができます。
Generali Group コンプライアンスヘルプラインへ提供する情報によって、個人が特定されるのではないかと不安
です。このような事態を避けるため、どのような対策を行っていますか？
Generali Group コンプライアンスヘルプライン (EthicsPoint) システムは、匿名性を保護するよう設計されていま
す (2)。しかしながら、許可されている範囲で個人が匿名を希望する場合、報告者は、報告書の内容が偶発
的に身分を明らかにしていないことを確認する必要があります。例えば、「ジャン・スミスの隣のキューブから…」ま
たは「私の 33 年間の勤務において…」などがあります。
電話のヘルプラインでも匿名性が守られますか？
2
匿名性は保護されます ( )。許可されている限りにおいて、インターネットベースの報告書で提供する時と同じ情
報を提供していただき、インタビュアーがあなたの回答を Generali Group コンプライアンスヘルプライン
(EthicsPoint) ウェブサイトへ記入します。これらの報告書は、配信時に同等の安全対策が適用されます。
どのように個人情報を開示すればいいですか？
ウェブフォームには、個人情報のセクションがあります。
ヘルプラインへ電話をする場合は、インタビュアーに個人情報を伝えることができます。
2
( ) 匿名報告は、ベルギー、フランス、ルクセンブルグ、ポルトガルおよびスペインでは認められていません。
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機密性およびデータ保護
提出した報告書およびデータは、機密情報として取り扱われますか？
利用する専用報告チャンネルに関係なく、報告書、フォローアップ、データおよび関係する個人は、常に機密情
報として取り扱われ、Generali Group データ保護方針および適用されるデータ保護法に従い、最大限の配慮
を持って処理されます。
報告書に記載しなければならない情報は何ですか？
提出が求められるのは報告された懸念事項の調査を行うために必要な情報のみであり、必ずしも必要ではな
い場合、または懸念事項に直接関連していない場合には、個人の私生活に関する情報や機密データ (健康
または性生活の詳細を含む) を提出する必要はありません。報告された懸念に関連していない個人に関する
情報も提出する必要はありません。
報告書はどこに提出され、誰が閲覧しますか？
報告書は、潜在的なセキュリティ侵害を防ぐため、第三者サービスプロバイダー (GCS Compliance Service
Europe Ltd.) の安全なサーバーに直接入力されます。
情報は、Generali Group 申し立て管理手順に従い、法律によって義務付けられている場合において、職務を
遂行するためデータにアクセスする必要がある個人によってのみ閲覧および使用されます。これらの個人には、
Assicurazioni Generali S.p.A. または系列会社のコンプライアンス、監査、人事または法律部門、および GCS の
従業員または技術スタッフが含まれます。
情報は、GCS Compliance Service Europe Ltd、Assicurazioni Generali S.p.A.、および Generali Group 会社
によって保管されます。
すべての案件において、報告書は機密情報として、Generali Group 申し立て管理手順に従って取り扱われま
す。これらの詳細は、懸念事項の管理手順セクションを参照してください。
情報は海外に転送されますか？
報告書の詳細は、海外の Generali Group および専門アドバイザーと共有しなければならない場合があります。
このような場合、常にデータ保護法に従い、Assicurazioni Generali S.p.A. および系列会社がデータの機密性
を保護するための適切な対策を講じます。
報告書の詳細は、報告書に記載されている個人と共有されますか？
懸念事項について公正な見直しを行うため、告発された人物に連絡し、懸念内容について回答を依頼するこ
とがあります。
報告者の匿名性を維持するため、あらゆる妥当な措置を行います。
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提供した情報へアクセスするには、どうすればいいですか？
懸念事項を提出する際、固有の PIN （個人識別番号）が提供され、パスワードの作成が指示されます。これら
の情報を使用して、報告書の詳細情報を見直したり、補足したりすることができます。
提出したデータへアクセスしたり、特定の状況においては、システムにログインするかヘルプラインに電話をして依
頼を提出することで、データの修正または削除を求めることができます。このような依頼は Generali Group の適
切なコンプライアンス・オフィサーに伝えられ、依頼を処理する部門の連絡先が提供されます。
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