小山町告示第８６号町長への手紙事業実施要綱を次のように定める。平成２８年８月１６日小山町長込山正秀町長への手紙事業実施要綱（目的）第１条この要綱は、町民（町内に居住する者、町内に通勤又は通学する者及び町内で事業又は活動を行う個人若しくは法人その他の団体をいう。）からの町政に対する意見及び提案（以下「意見等」という。）を広く受け付ける町長への手紙事業を実施することにより、まちづくりへの町民参加の推進と、意見等の町政への反映を図ることを目的とする。（定義等）第２条この要綱において、町長への手紙とは、次に掲げるものをいう。（１）町長への手紙の専用紙（別記様式）を用いて、町長への手紙投函箱（以下「投函箱」という。）に投函されたもの（２）小山町ホームページ内の町長への手紙専用フォームによるもの（３）郵便、ファクシミリ及び電子メール等によるもので、町長への手紙との意向が示されているもの（４）その他町長への手紙として取り扱うことが適当であると認められるもの２前項の規定にかかわらず、その内容が次の各号のいずれかに該当するときは町長への手紙として取り扱わないものとする。（１）町政に関係のない意見等（２）個人又は特定の団体を誹謗中傷するもの（３）公序良俗に反するもの（４）営利を目的とするもの（５）政治活動、思想・信条及び宗教に関するもの（６）内容又は意図が不明瞭なもの（７）その他町長が町長への手紙として取り扱うことが不適当と判断したもの（投函箱の設置）第３条町長は、投函箱を次に掲げる施設内に設置するものとする。（１）役場本庁（２）足柄支所、北郷支所及び須走支所（３）健康福祉会館（４）総合文化会館（５）その他町長が定める施設２前項の規定により設置する投函箱には、管理者を置くものとし、町長が指名する者をもって充てる。３管理者は、原則として毎日、投函箱の点検を行い、町長への手紙が投函されている場合には、町長戦略課長に送付するものとする。（受付）第４条町長への手紙は、町長戦略課において受け付けるものとする。２町長戦略課長は、町長への手紙を受け付けたときは、その内容を審査し、町長への手紙として取り扱うことが適当と認めたときは、町長への閲覧に供するとともに意見等の内容に係る事務等を所管する課長又は支所長にその写しを送付するものとする。（回答）第５条前条により受け付けた町長への手紙は、町長名により、文書で差出人に回答するものとする。２前項の規定にかかわらず、町長への手紙の内容が次の各号のいずれかに該当するときは、差出人への回答は行わないものとする。（１）回答不要である旨の記載があるもの（２）差出人が匿名であるもの（３）差出人の連絡先が不明なもの（４）その他町長が回答不要と判断したもの３回答は、原則として受け付けた日から起算して、１４日以内に行うものとする。ただし、特段の事情により、町長がやむを得ないと認める場合には、この限りでない。（個人情報の管理）第６条町長への手紙事業に従事する者は、当該事業により取得した個人情報に関し、小山町個人情報保護条例（平成１６年小山町条例第１０号）に基づき、厳重かつ適正に管理しなければならない。２町長への手紙により取得した個人情報は、回答及び統計処理の目的にのみ使用する。（実施状況の公表）第７条町長は、毎年度、町長への手紙事業の実施状況をとりまとめ、小山町ホームページ及び広報おやまに掲載するものとする。（その他）第８条この要綱に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。附則（施行期日）１この告示は、公示の日から施行する。（町長への手紙事業実施要領の廃止）２町長への手紙事業実施要領（平成１５年１１月４日）は、廃止する。別記様式（第２条関係）（表）町長への手紙年件名（内容） ★この提言についての町長からの回答の要・不要に○を付けてください。町長からの回答要住所氏名・不要電話番号年齢性別月日（裏）町長への手紙は、町政に対するご意見やご提案を気軽に出していただくための事業です。みなさんの率直な「声」をお聴かせください。手紙は、備え付けの用紙又は任意の用紙に、ご記入いただき、専用箱へ投函してください。いただいたお手紙は町長が目を通し、お寄せいただいた個々のご意見やご提案に対しては、担当する部署にも伝え、町政への反映を図っていきます。 ○ご利用方法町の施設（役場本庁、足柄支所、北郷支所、須走支所、健康福祉会館、総合文化会館）に「町長への手紙」専用封筒と用紙を置いていますので、ご利用ください。なお、封筒、用紙は任意のものでも受け付けますが、必ず「町長への手紙」と明記の上、専用箱に投函ください。 ○記入上の注意町長からの回答が必要な方は、必ず、住所、氏名、電話番号を明記してください。これは、いただいたご意見やご提案について、電話などにより詳細をお伺いする場合があるためです。なお、匿名のものについては、回答はいたしませんが、ご意見として承ります。また、次のような場合には、町長への手紙として取扱いません。・町政に関係のない意見等・個人又は特定の団体を誹謗中傷するもの・公序良俗に反するもの・営利を目的とするもの・政治活動、思想・信条及び宗教に関するもの・内容又は意図が不明瞭なもの・その他町長が町長への手紙として取り扱うことが不適当と判断したものお寄せいただいたご提案やご意見は、広報紙やホームページで要旨を紹介させていただく場合があります。この場合も、個人情報等の取扱いには十分注意し、個人が特定できるような内容では掲載いたしません。お問い合わせ企画総務部町長戦略課（電話７６－６１３３）（ＦＡＸ７６－４６３３）