空き時間検索、出欠確認等、タイムマネジメントが今までより簡単に！ ③． スケジュール スケジュールを登録・公開・共有、空き時間検索、出欠確認などができるスケジューラー機能です。 Point 自分自身のスケジュールはもちろんのこと、他の人のスケジュールの登録・変更等が簡単に行えます。 日・週・月単位でスケジュールを確認することができます。自分のスケジュール、グループのスケジュールと切り替え て見ることができます。 スケジュール予約登録時に、「設備・備品」情報も同時に予約できます。（連携） 日報製品導入企業様は、日報上の履歴情報をスケジュールへ表示することが可能です。 何度も同じスケジュールを登録する必要がありません。 空き時間検索機能により、複数人のスケジュール調整をスピーディーに行うことが可能となっています。 一覧表示 １ 2 3 4 図内番号 機能 [1] 表示切替タブ [2] グループ/氏名 [3] ボタン [4] スケジュール一覧 説明 グループごとに日・週表示、個人ごとに日・週・月表示を切り替えるタブです。 クリックするだけで、瞬時に切り替わり、スケジュール一覧を参照できます。 「グループ」のプルダウンから表示させたいグループを選択後、[表示]ボタンを押すと選択したグループの スケジュールを閲覧することができます。 テキストボックスに、氏名・かなを入力して絞込みが可能です。（OR 検索） スケジュールに関わる作業をこのボタン・プルダウンで行います。 「予定を登録する」：予定を登録したいときに押します。 「空き時間を検索」：皆の空き時間を検索したいときに押します。 「検索/書き出し」：スケジュールの検索、及びテキストデータとして出力したいときに押します。 グループ単位、人単位、日単位、週単位、月単位など、スケジュールをさまざまな方向から参照できるため、 めまぐるしくスケジュールが動く会社や部署の皆様にお役立ていただいています。 アクションリストから、共有、繰り返しなど、一目でスケジュールの種類がわかるようアイコンで表示しています。 1 基本操作マニュアル（スケジュール） ポータル上の表示 ポータル上に「スケジュール（週表示）」を表示している場合、自分の当日を先頭とした週スケジュールを表示させることができます。 表示内容は以下の通り。 名称 説明 日付 対象の日付を表しています。土曜日は青色、日曜日と祝日は赤色で表示されます。それ以外は緑色で表示されます。 ※祝日の設定は、システム設定にてできます。 個人名 スケジュール 選択すると個人の日ごとのスケジュールが表示されます。 日付欄の下にその日のスケジュールが表示されます。選択すると、そのスケジュールの詳細画面が表示されます。 スケジュールは、「区分」「時間」「スケジュールの件名」「その他」の内容で表示されます。 ※区分が「予定」のスケジュールは、「区分」欄に何も表示されません。 ※「その他」は、設定されていない場合は表示されません。 例： 区分が「確定」、時間が「09:00～10:00」、件名が「営業会議」、その他が「共有しているスケジュール」の場合、 「 09:00～10:00 営業会議 」と表示されます。 スケジュールの登録・参照 スケジュールの登録・参照 1． スケジュール画面に移動したら、画面左上の[ [ 予定を登録する ]ボタン、または目的の日付欄内にある ] 鉛筆アイコンを押します。 ⇒ 「スケジュール ＞ 新規作成」画面が表示されます。 2． 必要項目を設定し、 [ 登録する ]ボタンを押して、内容を登録してください。 ・スケジュールを「定期的なスケジュールとして登録」「任意の担当者と共有」「設備・備品を同時に予約」「スケジュールの閲覧制限を 登録」「スケジュール内容を共有した担当者に通知」と目的に応じて登録することができます。 「スケジュール内容を共有した担当者に通知」した場合、対象ユーザーのポータル上「 最新情報」の「通知」欄に、そのユーザー宛に 通知した「スケジュール」情報が表示されます。 ・スケジュールの担当者、共有メンバーは、閲覧制限の設定に関係なく、そのスケジュール情報を閲覧することができます。 ・システム設定にて部署/社員単位でスケジュールのアクセス制限の登録が可能です。ただし、アクセス可能と設定されている社員が 該当のスケジュール情報の「閲覧制限」設定項目に追加されていない場合、そのスケジュールを閲覧することはできません。 アクセス制限については、自社のシステム管理者へお尋ねください。 ・定型的な業務は、件名のキーワードを登録するだけで簡単にスケジュール登録が可能になります。キーワード別に背景カラーが表示 されますので、視覚的な状況把握が簡単にできます。 スケジュールの参照 1. スケジュール画面に移動したら、画面の上部にある「グループ日表示」「グループ週表示」「個人日表示」「個人週表示」 「個人月表示」のタブから、自分が参照したいタブを押します。 ⇒ 参照したいスケジュールの表示画面に変わります 2. 左上の「グループ」と表示されている右にあるプルダウンメニューより目的のグループを選択し、[表示]ボタンを押します。 ⇒ 選択したグループに該当するスケジュール一覧が表示されます。 3. 表示されたスケジュール一覧より、目的のスケジュールを選択します。 ⇒ 「目的のスケジュール詳細」画面が表示されます。 ・システム設定により、スケジュールにアクセス制限が登録されている場合があります。 詳細については、自社のシステム管理者へお尋ねください。 2 基本操作マニュアル（スケジュール） スケジュールの空き時間検索 本人、あるいは多人数のスケジュールの空き時間を一括して検索することができます。自分のスケジュールの空き時間が分からない 場合や、大勢の社員のスケジュールに合わせてスケジュールを作成するときに役に立つ機能です。 1. スケジュール画面に移動したら、画面左上下いずれかの[ ⇒ 「空き時間検索」画面が表示されます。 2. スケジュール調整するための空き時間の検索条件を入力し、画面左下の[ 空き時間を検索する ]ボタンを押します。 ⇒ 検索条件に該当する「空き時間検索（検索結果一覧）」のページが表示されます。 3. 検索条件にヒットした候補が表示されますので、目的の日時を選択するとスケジュール新規作成画面が開きます。 ※候補がなかった場合は、「候補が見つかりませんでした」と表示されます。また、検索結果が少なくてスケジュール調整がしにく い場合や、他の条件で再度検索をする場合には、画面下部左端にある「 検索画面へ戻る」ボタンを押して、再度、検索条件 を入力してください。 空き時間を検索 ]ボタンを押します。 スケジュールの検索／テキスト出力 登録済みスケジュールを検索／CSV 形式でテキスト出力することができます。 1． スケジュール画面に移動したら、[ 検索する]ボタンを押します。 ⇒ 「スケジュール検索」画面が表示されます。 2． 「検索対象」「検索条件」「表示件数」を設定し、[ 検索する]ボタンを押します。 ⇒ 設定項目に該当する検索結果画面が表示されます。 3． 目的のスケジュールが見つかった場合は、目的のスケジュールの「件名」を選択し目的のスケジュールの詳細画面に移動します。 ⇒ 目的のスケジュールがない場合、再度、「検索対象」「検索条件」「表示件数」を設定し、[ 4． 検索結果画面に表示されたスケジュールの内容を CSV 形式でテキスト出力したい場合、[ 3 検索する]ボタンを押します。 テキスト出力]ボタンを押します。 基本操作マニュアル（スケジュール） オプション設定 NI コラボ R5 では、より効率的にお使いいただくために、ユーザー様ごとの細かな設定を行うことができます。 ※設定画面は、画面右下の「オプション設定」が入り口です。設定メニューの「スケジュール」を選択してください。 共通設定 メニューからスケジュールを選択したときに、最初に表示される画面を設定することができます。 項目名称 初期設定 グループ表示の初期表示グループ 入力時間の間隔 日表示の時間範囲 グループ表示の表示人数 週表示（グループ）の表示 設定内容・制限 最初に表示される画面を設定します。 選択項目：グループ日表示、グループ週表示、個人日表示、個人週表示、個人月表示 グループ表示（※）する場合の初期表示グループをプルダウンより選択します。 5～60 分の間で、入力時間の間隔を設定します。 選択項目：5、10、15、20、30、60 分 日表示する場合の時間範囲を設定します。 選択項目：00：00～24：00（1 時間刻み） グループ表示する場合の人数を下記の中から選択してください。 選択項目：20、30、50、100、200 周表示（グループ）で、最初に表示される日を設定します。 選択項目：当日、月曜日 アクションリストに登録されたものをスケジュールに表示させるかどうかを下記の二つの中から選択. アクションリスト します。 選択項目：表示する・表示しない 期限を過ぎても完了していないアクションリストを今日のスケジュールに表示せるかどうか、下記の二つの 期限を過ぎたアクションリスト 中から選択します。 選択項目：追いかける・追いかけない ※遅延しているアクションリストは完了するまで表示され続けます。 スケジュール登録時、指定した日時に他のスケジュールが入っていないことをチェックするかどうか、下記 重複したスケジュール の二つから選択します。 選択項目：チェックする・チェックしない ※共有社員がいれば、その社員のスケジュールも確認します。 4 基本操作マニュアル（スケジュール） 連携設定 スケジュール機能は、弊社日報製品と連携しています。連携して表示するかどうかの設定を行います。 日報に予定を入力すると、スケジュールのほうにも反映し、スケジュールのアイコンを選択すると、日報の画面が開く設定ができます。 （その逆の設定も可能です。） ※詳しくは次項「こんな機能もあります！」をご参照ください。 項目名称 設定内容・制限 表示設定 過去の業務履歴を「表示する」「表示しない」のいずれかから選択します。初期値：表示しない 「新規訪問」「継続訪問」「飛込訪問」「定期訪問」など。 スケジュールに表示しない商談分類（訪問件数としてカウントするもの）をチェックしてください。 商談履歴表示設定 ※システム設定したものを表示させることができます。 商談履歴表示設定 （訪問件数としてカウントしないもの） 商談外業務表示設定 「電話」「FAX」「E-Mail」「レター」など。 スケジュールに表示しない商談分類（訪問件数としてカウントするもの）をチェックしてください。 ※システム設定したものを表示させることができます。 「資料作成」「伝票発行」「会議」「その他」など。 スケジュールに表示しない商談分類（訪問件数としてカウントするもの）をチェックしてください。 ※システム設定したものを表示させることができます。 NI コラボのスケジュールに商談登録アイコン[ 商談登録表示設定 ]を表示するかを選択します。表示するとアイコンを押す だけで商談登録画面を表示させることができます。 初期値：表示しない 日報スケジュール表示設定 日報側に NI コラボで登録したスケジュールを表示するかを選択します。初期値：表示しない 5 基本操作マニュアル（スケジュール） こんな機能もあります！ 日報で入力した商談情報をスケジュールに表示することができます。 ※弊社日報製品を購入されているユーザー様のみ表示することができます。詳しくは自社のシステム管理者へお尋ねください。 日報で入力した商談履歴がスケジュールに表示することができます。商談登録を行った顧客名をクリックすると、その商談履歴を参照 することができ、スケジュール一覧上でその日に何処に何をしに行ったのかを把握することができます。 ＜設定箇所はこちら＞ 1． 画面左端の「メニューバー」よりスケジュールのアイコン「 」を押します。 ⇒ 「スケジュール（グループ週表示）」画面が表示されます。 2． 画面右下の「連携設定」を選択します。 3． 「スケジュール ＞ 連携設定」が表示されますので、必要項目を選択してください。 ※ 各項目の設定内容は下表のとおりです。 4． 「顧客創造日報シリーズ」のうち、お使いの日報のボタンを押してください。 ⇒ 設定画面が表示されますので、必要項目を選択してください。 （日報スケジュール連携機能の設定を個人ごとに行います） 5． すべてを選択し終わったら、[ 保存する] ボタンを押して設定を終了します。 6． ｢設定が保存されました。[OK]ボタンを押してください。｣の画面が表示されたら、[OK]ボタンを選択してください。 ・日報で作成されている「予定商談」は自動的にスケジュールに表示されます。 ・スケジュールに登録している情報を日報に反映させることもできます。 ⇒詳しくは前項オプション設定をご参照ください。 ・商談外履歴情報も表示することができます。 ・商談履歴及び商談外履歴情報の中でスケジュールに表示したくない項目を分類別に設定することもできます。 ⇒詳しくは前項オプション設定項目をご参照ください。 6 基本操作マニュアル（スケジュール） Outlookに入力していたスケジュールを取り込むことができます！ これまで、Outlook 登録していたが、スケジュール機能を使うことになった時に登録していたスケジュールを取り込むことができます。 再度登録する必要がございませんし、Outlook から出力したデータをそのまま読み込ませることができます。 ＜設定箇所はこちら＞ ※読み込みの前に、Outlook のスケジュールを「テキストファイル（Windows,カンマ区切り）」を選択し、 ファイルをエクスポートして読み込みたいファイルを作成します。 ※Outlook の操作は、Outlook 付属のマニュアルをご参照ください。 1． スケジュール画面から「 検索/書き出し」ボタンを押します。 ⇒「スケジュール（検索画面）」が表示されます。 2． 画面下側の「CSV ファイルの読み込み」より「参照」ボタンを押して、作成したファイルを選択します。 3． 最後に、「 読み込み」ボタンを押してください。 ⇒「●件中 ●件入力/●件失敗」と表示されます。 エラーの場合はエラー内容が表示されますので、ご確認後再度取り込みを行ってください。 登録しているスケジュールがダブルブッキングしていないか、スケジュールを自動チェックします！ ＜設定箇所はこちら＞ 1. スケジュール画面右下の「共通設定」を押します。 ⇒オプション設定「スケジュール」の「共通設定」画面が開きます。 2. 「重複したアクションリスト」項目を「チェックする」にチェックをし、最後に「 保存する」を押して設定を保存します。 よくある質問 スケジュールアイコンの意味は？ Ａ． 表示内容は以下の通りです。 アイコン名称 ユーザー名 説明 押すと個人の当日のスケジュールが表示されます。 マーク 押すと個人のスケジュールの詳細内容が表示されます。 マーク 押すと個人の当日を含む週のスケジュールが表示されます。 マーク 押すと個人の当日を含む月のスケジュールが表示されます。 マーク 押すとスケジュールを登録することができます。 ※押した日の開始日時がセットされます。 ※個人日表示の場合のみ、時間枠の空白エリアを押してスケジュール登録します。 マーク この予定は共有スケジュールをあらわしています。 マーク この予定はアクションリストを反映しています。 マーク 期限を過ぎても完了していないアクションリストをあらわしています。 マーク この予定はイベントとして登録された予定をあらわしています。 マーク この予定は日報からの予定を反映しています。押すと日報画面が開きます。 マーク 終日の予定であることをあらわしています。 ※予定が終日なので、時間は表示されません。 マーク × マーク マーク この予定は繰り返し条件で登録された予定をあらわしています。 この予定は閲覧制限されていますので、登録者本人、及び共有した社員のみ詳細の閲覧が可能です。 押すと押した日の日報の新規商談登録画面が開きます。 ※弊社日報製品がインストールされ、オプションの連携設定で表示設定になっている場合のみ表示 されます。 7 基本操作マニュアル（スケジュール） 定期的なスケジュールの一部を変更したい。 Ａ． 以下の手順で変更を行ってください。 なお、変更を行った場合、そのスケジュールは定期的なスケジュール対象から外されます。 1. スケジュール一覧から、変更したい日のスケジュール名を選択します。 2. 「 個別に編集する」ボタンを押し、内容を変更して、最後に「 更新する」ボタンを押して内容を設定してください。 見れないスケジュールがあるのは？ Ａ．スケジュール登録時に「閲覧制限」を設定したスケジュールは、共有した社員、及び本人にのみ表示されます。 閲覧権限のあるユーザ ⇒件名の後ろに「非公開」と表示 閲覧権限のないユーザ ⇒件名が「×」印で表示 又は 「非表示」 ※「×」と表示するか「非表示」とするかの設定は、システム管理者が設定いたします。詳しくは、御社のシステム管理者へお尋ねくだ さい。 表示なし 8 基本操作マニュアル（スケジュール） ○ 商標 本説明書に登場する会社名、製品名は各社の登録商標、商標です。 ○ 免責 本説明書に掲載されている手順による操作の結果、ハード機器に万一障害などが発生しても、弊社では一切の責任を負いませんの であらかじめご了解ください。 ○ 発行 平成 22 年 7 月 26 日 5 版 株式会社 NI コンサルティング内 サポートデスク E－MAIL ： [email protected] URL ： http://www.ni-consul.co.jp FAX ： 082-511-2226 営業時間：弊社休業日、土・日・祝日を除く月曜日～金曜日 9：00～12：00、13：00～17：00
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