別紙 2 サステナビリティ・ウィーク 2016 行事の募集要項 目次 １ はじめに ............................................................................................................................2 ２ 応募資格：どのような企画を応募できるか？ .................................................................. 2 ３ 企画者が行うこと：4 つの Obligation ............................................................................. 3 ４ 支援サービスの内容：SW 事務局は何を提供するのか？ ................................................ 3 ５ 様式の入手と締め切り：いつまでに何をするのか？ ....................................................... 5 ６ 実行委員会の日時と内容 ...................................................................................................7 ７ 応募書類の提出先 ＆ 問い合わせ先.................................................................................8 ８ サステナビリティ・ウィークの今後について .................................................................. 8 サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 1 別紙 2 １ はじめに サステナビリティ・ウィーク（以下、SW）の趣旨に賛同し、国際シンポジウムや市民向け講座など の行事を催す部局等やプロジェクト・チーム、学生や職員の団体を募集します。 企画者は、サステナビリティ・ウィーク事務局（以下、SW 事務局）が提供する各種サービスを受け ることができます。その他の事項ならびに企画の実施は、企画者の責任において行っていただくこ ととなりますので、あらかじめご了承ください。 ２ 応募資格：どのような企画を応募できるか？ 以下の 5 点すべてを満たす企画が応募資格を持ちます。応募用紙（様式１）によって応募された 企画は、SW 事務局によって紙面審査が行われます。資格を満たさない企画については、参加を お断りすることがありますのでどうぞご了承ください。 (ア) 責任者について ① 北海道大学のいずれかの組織（部局等やプロジェクト・チーム、学生や職 員の団体）が主催者もしくは共催者となり、北海道大学の教職員・学生が 責任をもって企画し運営するもの。 ② 応募にあたり、北海道大学のいずれかの組織の長（部局長等）より参加承 認を得たもの。なお、学生が企画する場合は、顧問を務める本学教員 1 人 以上の承認を得たもの。 (イ) 行事の性格について ③ 誰でも希望すれば参加できる企画（特定の者が集うクローズドな会合では ないこと） 。 ④ SW 事務局からの資金支援がなくとも実施できる企画。 ⑤ 参加費が無料もしくは安価な企画。 ※参加費を受ける場合は、行事の収支計画書を応募時に、収支決算書を報 告時に提出すること（書式は任意） 【実施場所について】 北海道に限らず日本の各地、そして海外やインターネット上で行う企画も応 募可能です。 サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 2 別紙 2 ３ 企画者が行うこと：4 つの Obligation ① 2 回開催する実行委員会へ、企画の責任を負う北海道大学の教職員・学生 １人以上が必ず出席してください。詳しくは第 6 章をご覧ください。 ② 各企画にて作成されるポスターやチラシなどの広報物または看板などに、 サステナビリティ・ウィーク公式ロゴを使用してください。 （ロゴは、SW ウェブサイトの『企画担当者向け情報』よりダウンロード可能です。詳細 は第 4 章の（オ） 「お役立ちツールの提供」をご覧ください） ③ SW 事務局が用意する企画ごとのウェブサイトを適時更新してください。 ④ 行事終了後 2 週間以内に実施報告書（様式 7）と写真 6 枚、企画者アンケ ート（様式 8）を提出してください。北大時報と SW ウェブサイトに掲載し ます。 [その他] オープンサイエンス（注１）を推進する国際的動向を踏まえ、企画実施において公 表した講演資料や発表ポスターなど資料の HUSCAP（北海道大学学術成果コ レクション）掲載を強く推奨します。 注 1：オープンサイエンスとは、公的研究資金を用いた研究成果（論文、生成された研 究データ等）について、科学界はもとより産業界及び社会一般から広く容易なアクセス・ 利用を可能にし、知の創出に新たな道を開くとともに、効果的に科学技術研究を推進する ことでイノベーションの創出につなげることを目指した新たなサイエンスの進め方を意味 する。（ 「国際的動向を踏まえたオープンサイエンスに関する検討会」報告書エグゼクティ ブ・サマリーより引用 http://goo.gl/mCkoYF） ４ 支援サービスの内容：SW 事務局は何を提供するのか？ (ア) 会場の提供 SW 事務局が仮予約をしている下記会場をご使用いただけます。応募用紙（様式 1）で希 望をお知らせ下さい。 会場名：学術交流会館 期間： 10 月 29 日（土）～11 月 4 日（金） 空き状況： 学内限定で閲覧可能な「施設管理システム」で確認ください。 https://kikakufm01.facility.hokudai.ac.jp/spfcweb/hokudai/booking/user/ サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 3 別紙 2 「2.施設と日時か ら予約する」の欄 の施設名で「学術 交流会館」を選び、 日付に希望日を入 れます。 「サステナ ビリティ・ウィー ク」と書いてある 会場は、SW 事務局 が予約しているこ とを現します。 (イ) 広報アイテムの作成/貸出 多様な広報サービスがご利用いただけます。 SW2016 のパンフレット（以下、全体パンフ）を日本語と英語で作成し、各 企画の希望枚数を提供します。 各企画の情報を掲載したウェブサイトを運営します。又、行事情報を掲載 した看板をキャンパス内に設置します。 希望者には、行事会場の入口などに設置できる“サステナビリティ・ウィ ーク”のバナー（立て看板）を無料で貸し出します。 希望者には、行事名を檀上に掲示できるよう、タイトルバナーを大型プリ ンターで出力します。 希望者には、“What is Sustainability Weeks” 「サステナビリティ・ウ ィークとは何か」を説明したポスター（英語か日本語）を貸し出します。 SW 事務局が各行事を事前に取材するなど、行事主催者からの依頼により、 SW のウェブサイトなどを通じ英語と日本語で広報します。 (ウ) パンフレット・ホルダーの設置 インフォセンター「エルムの森」と学術交流会館入口の２か所に、パンフレット・ ホルダーを 8 月上旬に設置します。チラシを置いておくと、市民が自由に持って いきますので、各行事でご利用ください。 (エ) 登録代行 広報効果を高めるため、 「国立大学フェスタ」 「北大 HP」 「エルムの森電子掲示板」 へ各行事情報の登録を行います。希望者は、様式 1「応募用紙」の該当項目にチェ ックを付け、ご提出ください。 サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 4 別紙 2 (オ) お役立ちツールの提供 チラシ・ポスターに使える SW 共通バナーや写真、各種文書雛形（和文・英文） など、行事の準備／運営／事後処理に活用できるデータを提供します。SW ウェブサ イト内、『企画担当者向け情報』より自由にダウンロードしてお使いいただけます。 (カ) http://sustain.oia.hokudai.ac.jp/sw/2016/jp/info/（パスワード：husw） 講演資料のアーカイブと公開 オープンサイエンスを推進する国際的動向を踏まえ、講演資料等の HUSCAP 掲載 を強く推奨します。特に、SW 事務局より資金支援を得た企画実施において公表し た講演資料や発表ポスターなどは、原則 HUSCAP へ掲載させていただきます。講 演資料公開の同意に関しては第５章（オ）をご覧ください。 (キ) 国際シンポジウムの主催 10 月 29 日（土） 、30 日（日）にて、全学企画「SW10 周年記念国際シンポジウム」 を開催します。今年の展開テーマ「持続可能な開発目標（SDGs）に貢献する高等 教育のあり方」に関係する企画を共催頂ける場合は、若干の資金支援を行います。 共催を希望する場合は、第４章（ク）および別紙３「資金支援の申込要項」をご 確認の上、応募用紙（様式１）の該当項目にチェックして提出ください。 (ク) 資金支援 SW2016 の展開テーマ（詳細は別紙 1－1「開催概要」に記載）に沿って SW10 周 年記念シンポジウムに共催する企画を対象に、若干の資金支援を行います。但し、 予算決定が 2016 年 6 月下旬となること、また希望者すべてには行き届かないこと を考慮し、資金支援が無くとも実施できるように計画ください。申請方法につい ては第５章（ウ）をご覧ください。 ５ 様式の入手と締め切り：いつまでに何をするのか？ 『別紙 4_SW 様式集』 （Excel ファイル）に様式 1～11 があります。SW ウェ ブサイト『企画担当者向け情報』のページからダウンロード可能です。 http://sustain.oia.hokudai.ac.jp/sw/2016/jp/info/（パスワード：husw） 様式 1～11 のうち必要な様式に記入し、各提出期限までにメールに添付し て各担当事務局へお送り下さい。一連の Excel シートを切り離す必要はあ りません。 学生企画の申し込みをする場合は、顧問を務める教員１人以上の承認を受 けてください。 サステナビリティ・ウィークのウェブサイト上で企画参加者への申込受付 を行う事が可能です。希望者には、SW 事務局にて設定後、申込サイトの サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 5 別紙 2 URL や申込み状況の確認方法をご連絡いたします。受付確認画面からは申 込者の氏名等を CSV でダウンロード可能です。 (ア) 企画参加の申込み 随時、応募用紙（様式 1）による申し込みを受付けていますが、次の重要な締め切 り日にご注意ください。 2016 年 6 月 30 日（木） 注意： この日を過ぎると、SW 事務局が作成するパンフレットに行事情報が掲載され ず、ウェブサイトと看板のみで行事が告知されます。 2016 年 8 月 29 日（月） 注意： この日を過ぎると学内に設置する看板で行事の告知ができません。 (イ) 会場の申込み SW 事務局が仮予約している会場の申し込みは、毎週木曜日に締め切り、次の週の 水曜日に割り振りを決定します。応募用紙（様式１）に希望日時を記載し、提出 いただくことで申し込みとなります。 第 1 回は 2016 年 4 月 21 日（木）に締切り 4 月 27 日（水）に割振ります。 割り振り決定後、SW 事務局より使用許可を得た企画者は、企画の１ヶ月前まで に交流会館使用許可申請書を財務部資産運用管理課に提出してください。申請 書および貸与希望機器一覧表は、北大ウェブサイト （http://www.hokudai.ac.jp/introduction/campus/hall/）より確認、ダウン ロードできます。申請書の備考欄には必ず、ＳＷ事務局の仮予約案件を使用す る旨を記載してください。 申請書の書き方等でご不明点がある場合は、財務部資産運用管理課施設貸付担 当（内線：2042、E-mail:[email protected]）に直接お問い合わせく ださい。 (ウ) 資金支援の申込み 資金支援をご希望される場合は、別紙３「資金支援の申込要項」をよく読み、 資金支援申込書（様式 3）に記入、ご提出ください。SW10 周年記念シンポジ ウムへ共催頂ける企画を対象に若干の資金支援を行います。但し、予算決定が 2016 年 6 月下旬となること、また希望者すべてには行き届かないことを考慮し、 資金支援が無くとも実施できるように計画ください。 応募締切日と支援額の決定予定時期は次のとおりです 締切日：2016 年 6 月 30 日（金）、決定予定時期 7 月中旬 サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 6 別紙 2 特に、協定校との関係性を強化するもの、議論の様子や結果を広く世界に 発信するものなど、国際活動に支援を行います。 (エ) 掲示物の申込み 企画のポスターなどを学内掲示版へ掲示、また看板設置を希望する場合は、 「掲示 願」 （様式 5）に記入し、企画の 2 週間前までに総務課 文書･情報公開･個人情報 担当(内線：2090、E-mail: [email protected])へご提出ください。 (オ) 講演資料公開の同意 講演資料を HUSCAP にて掲載頂ける場合は、ウェブサイトにてガイドライン （http://sustain.oia.hokudai.ac.jp/sw/jp/info/howto/）を確認の上、掲載企画の 1 週間後までに講演資料公開の承諾書（様式 6）をサステナビリティ アーカイブチ ーム([email protected])へ提出してください。 (カ) 実施報告書の提出 参加者は企画終了後、2 週間以内に実施報告書（様式 7）に記入し、企画の写真６ 枚以上（1600x1200 ピクセル以上の JPG データ） 、企画者アンケート（様式 8） と共に SW 事務局へ提出してください。提出頂いた報告書をもとに、SW ウェブ サイトおよび北大時報へ実施報告を掲載させて頂きます。 （※原則北大時報は重複 掲載を行っていない為、参加企画は SW としてまとめて北大時報へ掲載させて頂 きます。 ） (キ) 経費執行実績報告書の提出 資金支援を受けた企画の参加者のみ、2017 年 1 月 19 日(木)までに予算支出簿と 旅行命令簿を添え、経費執行実績報告書（様式 9）を部局の事務を通じて SW 事 務局へ提出ください。 ６ 実行委員会の日時と内容 (ア) 第1回 実行委員会 2016 年 6 月 29 日（水） 16:30-17:30 （場所：国際本部２階大会議室 ※ 希望者にのみインターネットテレビ電話での出席対応可） 内容：全般的な連絡調整を行いますので、各企画から必ず一人以上参加し てください。インターネットテレビ電話にて参加される方は、インターネ ットにアクセスして音声とチャット（テキストの打ち込み）ができる環境 をご用意ください。URL は後日お知らせします。 (イ) 第2回 実行委員会 サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 7 別紙 2 2017 年 1 月 12 日（木） 16:30-17:30 （場所：国際本部２階大会議室 ※ 希望者のみインターネットテレビ電話での出席対応可） 内容：今年度のまとめと次年度に向けた意見交換を行いますので、必ず一 人以上参加してください。インターネットテレビ電話にて参加される方は、 インターネットにアクセスして音声とチャット（テキストの打ち込み）が できる環境をご用意ください。URL は後日お知らせします。 (ウ) 参加者の制限 各種決定や予算に係る話題を扱うため、参加者は、行事の責任を負う北海 道大学の教職員学生に限定します。共催者や協力者のオブザーバー参加は ご遠慮ください。 ７ 書類の提出先 ＆ 問い合わせ先 サステナビリティ・ウィーク事務局 （国際本部内） 担当： 武村理雪・伊藤もも E-mail: [email protected] 内線: 8031 学内便：35 ８ サステナビリティ・ウィークの今後について 11 年目からより国際的な行事とすべく、開催時期を夏季に移し、Hokkaido サマー・ インスティテュートに参加する世界の学生や研究者と北海道大学の関係者が交流す る機会へと改革します。よって SW2017 は 2017 年 6～7 月に開催します。行事の募 集は SW10 周年記念シンポジウム（10 月 29、30 日）から開始する予定です。 サステナビリティ・ウィーク 2016 企画の募集要項（2016 年 4 月 6 日版） 8
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