訪問計画をたてる はじめに 定期訪問が重視されるルート営業では、訪問計画の立案が欠かせません。 「月の訪問計画を立てる」機能では、担当者ごとに訪問ルート別、顧客ランク別の訪問計画が作成でき、さらに商談外業務（社内の定 型業務）なども同時に訪問計画画面で入力できますので、業務とのバランスも考慮して 1 ヶ月間の計画を立案することができます。 また、立てた計画について上司コメントも入力できますので、部下指導を行うこともでき、登録した計画についても、参照・変更・削除が 可能ですので、一度立てられた計画に縛られることなく、柔軟な行動を可能にします。 訪問計画保存後の自動作成処理について 訪問計画を保存すると、関連する情報の自動作成処理を行ないます。以下をご確認ください。 訪問計画をたてることにより、スケジュールの登録や、営業日当日における商談情報の登録負荷の軽減が図れます。 営業当日に外出先から携帯電話などでのモバイル運用では、すでに登録されている商談情報から当日の商談内容を入力すればよい ので円滑に運用するための基礎ができ上がります。 日報［予定］：訪問計画で立てた日付の日報［予定］を自動作成します。 Point 商談情報［月間計画分］：訪問計画を立てた日付の商談情報（予定区分：「月間計画分」）を作成します。 業務情報：訪問計画を立てた日付の業務情報（予定区分：「月間計画分」）を作成します。 スケジュール登録：NI コラボのスケジュールに訪問先単位の表示でスケジュール登録を行います。 ※NI コラボを導入しており、かつ利用権限があるときに利用できます。 【月の訪問計画】作成画面 【日報】画面 【商談情報】画面 【NI コラボ スケジュール】画面 1 訪問計画を立てる 訪問計画一覧 訪問計画メニューを選択して表示される一覧画面についてご説明いたします。 表示切替メニュー 部署や社員を指定することで、一覧画面表示を切り 替えます。 【訪問計画】一覧画面(部署別一覧) 「 」アイコン その社員個別一覧へ移動します。 「 」アイコン その月度/社員の訪問計画作成画面へ 移動します。 【ログインユーザーの場合】 ⇒「登録」モードで表示します。 【上記以外の場合】 ⇒「参照」モードで表示します。「編集」する 場合は、「編集」ボタンを押します。 コメント コメントを入力した社員名を表示します。 ※氏名の後に表示されている「．．．」は、複数人が コメントを入力していることを示します。 ビューが個人別一覧の場合は、コメント記入者 氏名は全て表示されます。 「 」一括処理ボタン ボタンを押すと、表示されているチェックボックスに 【訪問計画】一覧画面(個人別一覧) チェックが付き、「一括更新」および「一括削除」 処理を行うことができます。 一 覧 画 面 【計画】：計画した訪問件数合計 【合計】：「訪問計画」画面で作成されたチェック及び「実績商談」 「予定商談」など全ての合計。 【基準】：訪問計画にチェックのある顧客情報に登録されている 「月基準訪問回数」合計。 ※詳細画面の「基準」合計数と異なる場合がございますので ご注意ください。 【コメント・閲覧者】 訪問計画に対してコメントの入力または閲覧チェックした場合に操作した 社員の氏名が表示されます 2 訪問計画を立てる 訪問計画を立てる 1． 画面左メニューより「月の訪問計画を立てる」を選択します。 ⇒表示された画面にて「部署」「担当者」プルダウンや「1 ヶ月前へ」「今月へ」「1 ヵ月後へ」ボタンをクリックして計画された情報を参 照することができます。 ※初回表示はログインユーザーの「部署」「担当者」が選択されます。2 回目以降は、前回表示されていた時の部署、氏名がセットされ 表示を行ないます。 2． 計画を立てる対象の月度に表示された「 エンピツ」にポインタを合わせると、ピンク色に変わった時点で押します。 ⇒「【訪問計画】新規登録」画面が表示されます。 3． 画面上部に表示される「表示順」や「検索条件」を適宜利用しながら、画面下部のチェックボックスにチェックを入れ、 計画を立てます。 ⇒画面詳細については次項「【訪問計画】一覧の表示について」及び「【訪問計画】登録項目一覧」をご参照ください。 4． 作成する計画の商談パターンをプルダウンより選択し、最後に「保存」、「保存してメール」、または「メール通知」ボタンを押します。 ※商談パターンは、トップ画面「オプション設定」の「商談パターン設定」において、「登録可能な商談パターン」に設定されている商談パターンの、 先頭に表示されている商談パターンがデフォルト表示されています。 【訪問計画】一覧の表示について 【編集画面] ：訪問計画で登録された訪問予定分 ※ログイン日より過去の場合、 の表示となります。 ■：①「訪問計画」画面以外で作成された予定商談、または実績商談 ②選択している「商談パターン」と異なる商談パターンで登録している 計画分。 ※ログイン日より未来日に実績商談の登録がある場合、その情報は 「訪問計画」画面では表示されません。 ログイン日より過去の訪問計画はグレーアウトし、 過去の情報は編集できません。 ※当日は編集可能 【参照画面】 参照画面では、 ・「訪問計画」で立てた「予定分」 ・その他登録箇所から立てた「予定分」 ・既に実績登録のある「実績履歴」 は全て「■」の表記となります。 編集する社員によって開く画面が異なります。 ・ログイン社員の訪問計画を編集したい場合 Point ⇒一覧画面から自分を選択すると、「編集」画面が表示されます。 ・他人の訪問計画を編集したい場合 ⇒一覧画面から該当の社員を選択すると、「参照」画面が表示されます。 編集を行う場合は、画面左上の「編集」ボタンを押します。⇒「編集」画面が開きます。 3 訪問計画を立てる 【１】 【２】 【３】 【４】 【５】 【６】 【７】 【８】 【９】 【訪問計画】登録項目一覧 番号 名称/機能 説明 基準月度 登録又は表示させる月をプルダウンから選択します。 【［部署］氏名】：部署変更等により部署変更したい場合のみボタンを押し、新しい部署名を押してください。 【２】 表示順 画面下部に表示される順番についてチェックを入れます。 顧客の表示順を「訪問ルート別」か「顧客ランク別」から選択します。 「訪問ルート」別を選択すると、顧客プロフィールに登録されているルート別に表示されます。 「顧客ランク別」を選択すると、顧客プロフィールに登録されているランク別に表示されます。 ※登録されていない顧客プロフィールは、「未登録」として表示されます。 【３】 担当別 メイン担当者として登録されている顧客を表示するか、サブ担当者か、メインとサブ両方の顧客か、すべて かを選択します。 【４】 検索条件 ターゲットリスト、顧客、ルートを検索条件に指定することができます。 条件を選択し「検索」ボタンを押すと、指定した顧客が表示されます。 【５】 月度目標 当月の目標をテキスト Box に直接入力します。 ※テキスト形式とリッチテキスト形式のいずれかを選択します。 【６】 商談パターン 作成する商談パターンを選択します。 ※商談パターンは、登録先を選択するための項目です。検索項目には含まれません。 【７】 コメント 計画された予定に対して、コメントを入力する場合に、押します。 ⇒コメントの詳細については、本マニュアル「コメントを入力する」をご参照ください。 業務スケジュール 業務に関する計画を立てます。 【項目】：システム設定にて登録されている業務分類が表示されます。休日区分の業務分類は後ろに が表示されます。休日項目をチェックした場合、その日は「休日扱い」となり、日報作成はでき ません。ただし、予定履歴を１回でも作成すると、休日扱いは解除されます。 【計画】：表示された月度で計画した（チェック済みの）業務回数 ※業務回数は、保存した後参照すると計画回数合計が表示されます。 【日付】：基準月度に応じた日付が表示されます。 【１】 【８】 【９】 訪問スケジュール 訪問計画を立てます。 上記「表示順」、「担当者別」、「検索条件」で絞り込まれた顧客情報が表示されます。 【基準】：顧客ごとの月基準訪問回数 【計画】：表示された月度で計画された（チェック済み）の訪問回数および、商談情報として登録された実績 商談・予定商談の合計 ※訪問回数は、保存した後参照すると計画回数が表示されます。 【合計件数】：基準月の合計基準訪問回数と、合計訪問計画回数が表示されます。 【顧客名】：顧客プロフィールの「当社担当者」又は「サブ担当者」で登録されている顧客を表示します。 「表示順」によって、「ルート名」又は「顧客ランク」別に表示されます。 ：その日付の一括登録ができるボタン。再度押すと、チェックを外すことができます。 ：重複顧客アイコン。訪問ルート別の表示において、複数のルート指定をした顧客情報には、重複顧客と して、アイコンが社名後に表示されます。 ：その顧客情報では「サブ担当者」であることを示すアイコン。 ☑：訪問計画でチェックを入れた訪問予定を表します。 訪問予定のため、未来日にしかチェックができません。 4 訪問計画を立てる 訪問計画を編集/削除する 立案した訪問計画を状況に応じて編集・削除することができます。 計画変更などの際には、速やかに処理し目的に沿った行動が実施できるようメンテナンスを行うことで、効率的な計画を遂行します。 訪問計画を編集する 1． 画面左メニューより「月の訪問計画を立てる」を選択します。 ※初回表示はログインユーザーの個人表示がされます。2 回目以降は、前回表示されていた時の部署、氏名がセットされ表示を行ないます。 2． 「部署」「担当者」プルダウンより編集したい担当者を選択し、【訪問計画】画面を開きます。 3． 内容を編集し、最後に「保存」ボタンを押して内容を保存します。 訪問計画を削除する 削除権限がないとき、「削除」ボタンは表示されません。権限の詳細については、自社のシステム管理者にご確認ください。 1． 画面左メニューより「月の訪問計画を立てる」を選択します。 2． 「部署」「担当者」プルダウンより編集したい担当者を選択し、【訪問計画】画面を開きます。 3． ログイン社員以外の社員の訪問計画を削除したい場合、「編集」ボタンを押します。 4． 画面上に表示されている「削除」ボタンを押します。 「この文書を削除します。元に戻すことはできませんが、よろしいですか？」というメッセージが表示されますので、「OK」ボタンを 押します。 5 訪問計画を立てる テキスト出力機能 計画を立てた内容を、テキスト出力をすることができます。エクセルなどの表計算ソフト等で加工することが可能です。 以下の手順で操作してください。 テキスト出力を行えるユーザーにはテキスト出力権限が必要です。 出力権限の設定については、自社のシステム管理者へご確認ください。 1． 画面左メニューより「月の訪問計画を立てる」を選択します。 ※初回表示はログインユーザーの個人表示がされます。2 回目以降は、前回表示されていた時の部署、氏名がセットされ表示を行ないます。 2． 「部署」「担当者」プルダウンより表示させたい担当者を選択します。 3． 該当する訪問計画の日付にカーソルを合わせると、ピンク色に変わりますので、押します。 4． 画面左上の「テキスト出力」ボタンを押します。 5． 「このファイルを開くか、または保存しますか？」というメッセージウインドウが表示されますので、「保存」ボタンを押し 保存するファイルを指定して保存してください。 出力時のマークについて ● ・・・ 「訪問計画」画面で「■」 ○ ・・・ 「訪問計画」画面で「 」または「 」の計画分。 Point 6 訪問計画を立てる ○ 商標 本説明書に登場する会社名、製品名は各社の登録商標、商標です。 ○ 免責 本説明書に掲載されている手順による操作の結果、ハード機器に万一障害などが発生しても、弊社では一切の責任を負いませんの であらかじめご了解ください。 ○ 発行 平成 23 年 8 月 29 日 6 版 株式会社 NI コンサルティング内 サポートデスク E－MAIL ： [email protected] URL ： http://www.ni-consul.co.jp FAX ： 082-511-2226 営業時間：弊社休業日、土・日・祝日を除く月曜日～金曜日 9：00～12：00、13：00～17：00
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