JAMMA マイナンバー管理レポート 中小規模事業者のための ＜従業員＞マイナンバー ＩＴシステム対策の基礎知識 事業者は、 集めた従業員のマイナンバーとそれに付随する情報が漏えいしないよう、 万全の対策が求められます。 このマイナンバー管理の大きな力になるのが、 ＩＴシステムの活用です。 ここでは、 給与計算に関するＩＴシステム活用の基礎知識を紹介します。 1. マイナンバー制度にて、何をしなければならないのか？ 事業者に求められるマイナンバー対応内容 2016年1月のマイナンバー制度の開始以降、 税や社会保険・雇用保険関係の事務処理を行う際には、 従業員のマイナンバーを記載した新しい様式の調書・申告書類を、 関係機関に提出する必要があります。 なお、従業員のマイナンバー利用は以下の事務手続き等においてになります。 ＜マイナンバー利用が必要になる事務処理業務＞ ● 健康保険・厚生年金保険届出事務 ● 国民年金第3号被保険者届出事務 ● 雇用保険届出事務 ● 労働者災害補償保険法に基づく請求事務 ● 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務 ● 報酬・料金・契約金・賞金の支払調書作成事務 ● 配当・余剰金の分配及び基金利息の支払調書作成事務 ● 不動産の使用料等の支払調書作成事務 これらについて新しい様式の帳票への対応など、 やはり給与計算関連業務への影響がきわめて大きいといえるでしょう。 加えて、 「情報漏えい対策」の必要性もあり、 アクセス権限設定などができる ＩＴシステムの活用は、 事業者にとって大きな助けになるといえます。 2. 「新様式帳票対応」や「情報漏えい対策」にＩＴシステムを導入 ＩＴシステムを活用したマイナンバー対策パターン 新規購入 ＜ＩＴシステムを活用したマイナンバー対策パターン①＞ 現在、給与計算に給与計算ソフトなどのシステムを 活用していない場合は、給与計算システムを取り入れる バージョン アップ ＜ＩＴシステムを活用したマイナンバー対策パターン②＞ 現在、給与計算ソフトを使用している場合は、 最新のマイナンバー対応のものへバージョンアップする 買い替え ＜ＩＴシステムを活用したマイナンバー対策パターン③＞ 3. 現在、給与計算ソフトを使用している場合でも、 バージョンアップに対応できない場合は、買い替える 「インストール型」 「クラウド型」大きく２つに分かれる マイナンバー対応給与計算ソフトの種類 ＜ＰＣにインストールをして使用する給与計算ソフトの特徴＞ ① マイナンバーの収集について マイナンバーの収集はアナログの作業となります。通知カード などを担当者が収集し、システムにマイナンバーを入力・登録 します。 ② マイナンバーの本人確認について マイナンバーの本人確認はアナログの作業となり、担当者が 確認することになります。 ③ マイナンバーの保管について 入力・登録されたマイナンバーは、事業所内のパソコンまたは サーバーに保管されます。 ＜クラウドタイプの給与計算ソフトの特徴＞ ① マイナンバーの収集について どこからでも入力できるため、従業員が、本人および扶養親族 のマイナンバーを入力できる仕組みができるため、担当者の 負担が軽減されます。 ② マイナンバーの本人確認について 従業員が自宅でスマートフォンなどから本人確認資料(通知 カード＋運転免許証など)の画像データを取り込み、その後担 当者がPC上で本人確認を行うこともできます。 ③ マイナンバーの保管について 事業所内のＰＣやサーバーには、マイナンバーが登録されない ので、事業所内ＰＣやサーバーからマイナンバーが漏えいする リスクはかなり低くなります。 4. しっかりと自社を見つめ直すことからはじめる 給与計算システムの選び方 ＜給与計算システムの選び方＞ ① 企業規模に応じて目的・機能で選ぶ 基本的な機能のものから、高度な拡張性を持つものまで、給与 計算ソフトには特色があります。自社の規模と「これで十分」、 または「ここまで必要」という使用目的に応じて選びます。 ② 優先順位をつけて選ぶ 自社が重要視しているポイントは何か。優先順位をつけること で、どの機能が必須で、どの機能が不要なのかを見極めて選 択します。 ③ 既存システムとの連携で選ぶ 自社ですでに導入している周辺システムなどとの連携をいか に行えるのか、この点からも選ぶ必要があります。 「さまざまな種類や機能があり、最適なシステムを選ぶのが難し い」という事業者は、自社にとって最適なソリューションを提案 してくれる「マイナンバー対応システム導入コンサルティング サービス」を活用するのも良いでしょう。 マイナンバー対応システム導入コンサルティングサービス例 大塚商会＜選択型マイナンバー対応支援サービス＞ マイナンバー対応に必要な全ての 準備作業を支援してくれるサービス サービスメリット１ マイナンバー制度への対応計画から、 システムの導入やセキュリティ対策の 計画、社内教育・研修まで、全ての支援 サービスを網羅している サービスメリット２ セキュリティ対策についての状況調査 や、社内教育・研修など、自社に必要な 支援サービスを個別に選択できる 株式会社大塚商会 ＵＲＬ ⇒http://www.otsuka-shokai.co.jp/
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