複合機をどう使う？

複合機をどう使う？
簡単電子化からスト削減、情報漏えい対策のお役立ち情報をご紹介
簡単電子化からコスト削減、情報漏えい対策のお役立ち情報をご紹介！
エリアプロモーション部
矢野祐成
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Ａｇｅｎｄａ
１．複合機をどう使う？
１
複合機をどう使う？
２．簡単電子化
３．コスト削減
４情報漏えい対策
４．情報漏えい対策
５その他活用
５．その他活用
６．まとめ
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１複合機をどう使う？
１．複合機をどう使う？
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複合機をどう使うか？（どう使ってるか？）
一般的に
般的に
複合機は・・・１台４役（コピー、ファクス、プリント、スキャン）
複合機の導入推進 → 複合機の活用推進
活用する為に・・・
活用する為に
・今の業務の中で、効率アップに繋げられる事はないのか？
（複合機を利用して）
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最新複合機は・・・１
オフィス機
通常パネル
Ａ３カラー
Ａ４カラー
MultiLink-Panel
利用用途拡大！
機械価値向上！
１台４役
（Ｃｏｐｙ，Ｆａｘ，Ｐｒｉｎｔｅｒ，Ｓｃａｎｎｅｒ）
10.1インチ大型液晶タッチパネル
スマホのように・・・
ＭｕｌｔｉＬｉｎｋパネル
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フリク／ドラグ／ピンチイン（アウト）
フリック／ドラッグ／ピンチイン（アウト）
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最新複合機は・・・２
■リコーカンタン入出力（Ｗｉｆｉ機能搭載）
Ｐｒｉｎｔ
Ｓｃａｎ
■アプリケーション搭載
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視点・思考として
・クラウドの活用
・他システムの活用（連携）
・タブレト（スマトデバイス）の活用
・タブレット（スマートデバイス）の活用
・入力端末として
入力端末として
・ペーパーレスでの運用
ペパレスでの運用
・業務効率、コスト削減に繋がるか？ＴＣＯ削減
業務効率コスト削減に繋がるか？ＴＣＯ削減
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２簡単電子化
２．簡単電子化
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ＱｕｉｃｋスキャンＶ４
閲覧・共有
紙文書スキャン
名刺スキャン
ＱｕｉｃｋスキャンＶ４
ＱｕｉｃｋスキンＶ４
ファクス受信
閲覧
プリント
QuickスキャンBOX
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ＱｕｉｃｋスキャンＶ４
フォルダを選択し
名前を付けて保存！
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ＱｕｉｃｋスキャンＶ４（どこでもキャビネット連携）
『どこでもキャビネット』とは
マルチデバイスに対応した企業向けオンラインストレージ
１０ ID ５０ Gb 月額３，０００円～
月額３０００円～
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どこでもキャビネット連携（名刺管理）
名刺はガラス面にセットして、QuickスキャンV３を利用してスキャンします。
簡単
登録！
複合機から直接アプロドできます
複合機から直接アップロードできます。
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名刺管理（どこでもキャビネット連携）
テキスト情報
地図表示可能
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名刺管理（やさしく名刺ファイリング連携）
複合機で最大16枚(※)の名刺をまとめて読み取り、社
名や氏名等の文字情報を認識、自動でデータベース化
できます。スキャンした名刺の管理、修正、追加が簡単
に行えます。
またデータベース保護・閲覧制限・アクセスログ機能を
搭載し、セキュリティも安心です。
※A3サイズで最大16枚、A4サイズで最大8枚の読み取りが可能。
•
•
•
名刺データの作成が簡単！キーボードで手入力する手間がほとんどなし。
会社名や氏名ですばやく検索ができ、並び替えも簡単。
名刺から作ったデータをはがき作成ソフトや顧客管理ソフトなど各種ソフトで利用可能。
※やさしく名刺ファイリングPROは、別途購入が必要となります。
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免税アプリ
パスポートの身分事項ページにある認証コードを読み取ります。
for MFPは、コンタクトガラスの左上にセットしてスタートボタンを押下、
MFPはコンタクトガラスの左上にセットしてスタートボタンを押下
for Tabletはカメラ機能を活用し、カメラ枠線部分を認証コードに合わせるとOCR認識します。
ffor
MFP
※パスポートの身分事項ページの
下段2行の旅券情報を読み取ります。
カメラを起動すると表示される枠の中に
2行を入れて撮影します。
for
Tablet
パスポート認証コードを
OCR読み取り
※読み取りしづらい場合は、カメラモードを
閉じて入力画面に遷移します。
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免税アプリ
入力結果が帳票に反映します。また、免税帳票の注意書の言語を
パスポートの国籍に合った言語で自動表示します。（14カ国語対応）
※日本語と英語はデフォルト表示で3番目の言語が国籍によって変動します。
国籍と表示言語
国籍
中国
中国語（簡体字・繁体字）
2
台湾
中国語（簡体字・繁体字）
3
香港
中国語（簡体字・繁体字）
4
韓国
韓国語
5
フィリピン
フィリピン語
6
ベトナム
ベトナム語
8
9
10
免税帳票
＜裏＞
帳票の表記言語
1
7
＜表＞
シンガポールマレー語
タイ
タイ語
インドネシアインドネシア語
マレーシアマレー語
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フランス
フランス語
12
インド
ヒンディー語
13
ドイツ
ドイツ語
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ロシア
ロシア語
半分に切り取ります。
多言語対応部分
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ブラウザ機能で入力端末として
WEBページにアクセスし、入力・印刷
※画像はイメージです。 Webページがそのまま印刷されます、
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３スト削減
３．コスト削減
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2色機能ご紹介 –TCO削減経費を掛けずに訴求力の高い資料を作成
モノクロではわかりづらい。カラープリントばかりじゃコストがかかる・・・
お任せ下さい！2色機能でここまで出来ます！
フルカラーコピー
2色コピー
2色機能は
モノクロ料金で
ご利用いただけます
2色プリントは3種類から選択ができます
《カラー原稿》
《黒赤プリントの場合》
2色プリント
※2色コピーは標準で13色ユーザー登録色は15種類あります
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IP FAXご紹介（店舗間FAXの無料化）
イントラネットを活用したFAX
イントラネットを活用した
FAXで通信費無料化
で通信費無料化
IP-FAXとは・・・メールサーバーを必要としない機器と機器を直接結ぶリアルタイムな通信機能です
拠点Ａ
拠点B
IPｱﾄﾞﾚｽ
192.168.000.002
IPｱﾄﾞﾚｽ
192.168.000.003
イントラネット
本社
拠点C
通信費0円
IPｱﾄﾞﾚｽ
192.168.000.001
IPｱﾄﾞﾚｽ
192.168.000.004
IP回線を利用してFAX送受信を行います
IP回線を利用してFAX送受信を行います。
IP FAXのメリット
■イントラネット構築済みなら社内FAX通信費“0”円
■高画質・高速通信（最高400Kbps）
■メールサーバ、専用サーバ不要
■ネットワークを占有しない
■ IP網を利用するので情報が外部に漏れにくく、セキュリティ面で有効
IP網を利用するので情報が外部に漏れにくくセキュリティ面で有効
IP-FAX対応機種同士であれば
通信コストが０円！
大幅に削減可能！
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かんたん私書箱プリントAE2
[印刷文書を選択して印刷]
[自分の私書箱を選択]
印刷文書を私書箱単位で蓄積
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TCO削減（入出力まわりのコスト）
機器集約効果
・機器選定、購入（リース、レンタル）
・機器選定購入（リスレンタル）
・消耗品管理
・設置スペース
設置スペス
・電気代
・機材管理
機材管理
・教育・操作指導
・業務効率
業務効率
・上記にかかる全ての工数
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４情報漏えい対策(抑止）
４．情報漏えい対策(抑止）
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紙文書による情報漏えい抑止（Ｌｏｇキャプチャ）
・誰がどんな書類をコピーしてるかご存じですか？
「導入を検討された方の声」
マイナンバ
も
マイナンバーも
メンタルヘルスも
個人情報
情報漏えい抑止
高価で中々手がでない・・・・
高価中々手が
システムに詳しくないので運用できるか不安・・・・
導入・設定が煩雑・・・・
安価に
手軽に
紙媒体
65％
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Ｌｏｇキャプチャ+ストレージサービス
・COPY、FAX、PRINT、SCAN全て画像で残す！
検索ツール
全ての
画像ログを転送
＜MFP用アプリケーション＞
・Logｷｬﾌﾟﾁｬ￥10.000－
※別途拡張変換ﾎﾞﾄﾞが必要
※別途拡張変換ﾎﾞｰﾄﾞが必要
NASで保存
検証済NAS（２TB）別売でご用意
ストレージサービスで保存（新サービス）
ストレ
ジサビス保存（新サビス）
１０GB月額500円（複合機１台につき）
※正式サービス名称：Ｌｏｇキャプチャストレージサービスパック
正式サ
ス名称
ｇキャプチャスレジサ
スック
※その他、お客様にてご用意のHDD保存も可能
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ＦＡＸ誤送信防止機能
安心ＦＡＸ
安心
宛先利用制限
宛先繰り返し入力
宛先利用制限を使うと、テンキからの宛先入力ができ
宛先利用制限を使うと、テンキーからの宛先入力ができ
ません。
送信する際は事前に登録した宛先表から選択し送信を行
います。
番号の押し間違いによる誤送信を抑止するために、宛
番号の押し間違いによる誤送信を抑止するために
宛
先を必ず複数回入力するように設定できます。（1～
15回まで設定可能）。
1回目入力
2回目入力
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５その他の活用
５．その他の活用
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１．マイナンバーの利用で活用（らくらくマイナンバー対応システム）
らくらくマイナン
らくらくマイナンバー対応
対応
システム運用の流れ
①取得
②保管
③利用
④廃棄
マイナンバー対応
SMILE給与
らくらくマイナンバー対応システム
暗号化
マイナンバー付与
マイナンバー管理DB
マインバー付
出力帳票
PC／サーバー
手書きの調書・
届書
手書きの調書・
届書のPDF化
MFP
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利用の流れ
①手書き帳票の
読み込み
②PDFとマイナンバーの
紐付け
③マイナンバー付
帳票の印刷
ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ付
帳票
④保管
ﾏｲﾅﾝﾊﾞｰ
付帳票
紙書類の
保管場所を記入
一般事務担当
一般事務担当
マイナンバー事務担当
① 手書き帳票を
手書き帳票を「MFP（Quickスキャン付）」のスキャン
MFP（Quickスキャン付）」のスキャン
マイナンバー事務担当
② PDFとマイナンバ
の紐付け
PDFとマイナンバーの紐付け
印刷へ
MFPでスキャニング
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MFPでPDF化（処理の流れ）
Step1：MFPで手書き帳票をスキャニング
Step2：紙データを読み取りＰＤＦを作成
手書きの帳票
らくらくマイナンバー対応システム
PDFとマイナンバーの紐付へ
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帳票名は長いものが多い！？
分野
書類名
※2015年5月18日時点でマイナンバ欄追加によりフォマトの見直しがあるもの
※2015年5月18日時点で、マイナンバー欄追加によりフォーマットの見直しがあるもの
源泉所得税関係
源泉所得税関係
源泉所得税関係
法定調書
法定調書
法定調書
法定調書
法定調書
法定調書
雇用保険
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
退職所得の受給に関する申告書・退職所得申告書
給与所得の源泉徴収票
退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
不動産の使用料等の支払調書
不動産等の譲受けの対価の支払調書
配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書
雇用保険被保険者資格取得届
雇用保険
雇用保険被保険者氏名変更届
雇用保険
雇用保険被保険者資格喪失届
雇用保険
雇用保険被保険者離職票１・資格喪失確認通知書（被保険者通知用）
雇用保険
高年齢雇用継続給付受給資格確認票・（初回）高年齢雇用継続給付支給申請書
雇用保険
育児休業給付受給資格確認票・（初回）育児休業給付金支給申請書
雇用保険
介護休業給付金支給申請書
金
健康保険・厚生年金保険
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
健康保険・厚生年金保険
健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
健康保険・厚生年金保険
健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
健康保険・厚生年金保険
健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届
健康保険・厚生年金保険
健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届
健康保険・厚生年金保険
健康保険被扶養者（異動）届
健康保険・厚生年金保険
国民年金第3号被保険者関係届
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Ｑｕｉｃｋスキャン（ＭｕｌｔｉＬｉｎｋ－Ｐａｎｅｌ版）
３６文字
※機種により表示文字数は異なります
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２．ｅｰ文書法（タイムスタンプ）で活用
e-文書法に対応した新機能
3月末発売予定
スキンした電子デタにタイムスタンプを付与する新たな機能
スキャンした電子データにタイムスタンプを付与する新たな機能。
タイムスタンプを付与すれば、誰でも簡単に電子データが「いつ
存在していた情報か、改ざんされていない真正な情報か」を証明
することが可能となる。
タイムスタンプとは、電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明する電子的な時刻証明書です。
タイムスタンプに記載された暗号情報とオリジナルの電子データを突き合わせることで、その電子データが
タイムスタンプによって証明された内容であることを確実にしかも簡単に確認することができます。
※タイムスタンプは、オプション別途購入が必要となります。
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６まとめ
６．まとめ
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まとめ
ちょっとだけ
MFPアプリを活用
ちょっとだけ
ｸﾗｳﾄﾞｻｰﾋﾞｽを活用
ちょっとだけ
タブレットを活用
業務効率UP
コストDown
これからのマイナンバー対応にもＭＦＰを効果的に活用しませんか？
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ご清聴いただきありがとうございました
大塚商会複合機関連ご紹介Ｗｅｂサイト
http://www.otsuka-shokai.co.jp/products/mfp-copy-printer/
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