Windows コラボレーションホスティング SharePoint 利用ガイド － 目次 － チーム サイトの作成 ..................................................................................................................................................................................................................2 アクセス権の設定...................................................................................................................................................................................................................5 基本的なコンテンツ ....................................................................................................................................................................................................................9 基本的なページ テンプレートの一覧 .............................................................................................................................................................................9 コンテンツの追加....................................................................................................................................................................................................................9 コンテンツの利用................................................................................................................................................................................................................. 16 ディスカッション掲示板でコンテンツの機能を確認する .................................................................................................................................. 16 グループ化したビューとフィルタを使用する ........................................................................................................................................................ 21 共有ライブラリ............................................................................................................................................................................................................................ 26 ドキュメント ライブラリによる文書管理 ....................................................................................................................................................................... 26 共有ワークスペース ................................................................................................................................................................................................................ 33 ドキュメント ワークスペース ............................................................................................................................................................................................ 33 会議ワークスペース ........................................................................................................................................................................................................... 36 通知設定...................................................................................................................................................................................................................................... 39 個人用の通知 ....................................................................................................................................................................................................................... 39 アクセス権の要求の設定................................................................................................................................................................................................. 41 ホーム のカスタマイズ............................................................................................................................................................................................................ 43 個人用ページのカスタマイズ.......................................................................................................................................................................................... 43 メンバーのプレゼンス情報 ................................................................................................................................................................................................... 50 個人情報スマート タグ ...................................................................................................................................................................................................... 50 参考資料...................................................................................................................................................................................................................................... 52 -1- チーム サイトの サイトの作成 初期設定を完了した Windows SharePoint Services は、トップ レベルの SharePoint サイトが既に作成されています。 このサイトを社内の全ユーザーで利用することも可能ですが、利用者が増えるに従って共有する情報が増大し、 必要な情報が探しづらくなる可能性があります。また、他部署には公開できない情報や不必要な情報がある場合、 その情報の掲載先としてふさわしい場所でもありません。 Windows SharePoint Services では、社内の部署やプロジェクト チームごとのサイトを簡単に作成できます。全社的な SharePoint サイトと利用ユーザーの制限されたチーム サイトを作成することで、パブリックな情報と部署単位の 情報を分別して共有できるようになります。 新しい SharePoint サイトを サイトを作成する 作成する 実際にサイトを作成してみましょう。ここでは、先ほど作成した SharePoint 管理者として、新しいチーム専用の サイトを作成します。 サイトの作成は、親サイトにアクセスして、その配下に構造的に作成します。現在までの手順では、インストール時にできる既 定のサイトしか作成していませんので、トップ レベル SharePoint サイトから、以下の手順を行います。 1. SharePoint サイトの [ホーム] ページでナビゲーション バーの [作成] をクリックします。 2. [ページの作成] の一覧で [サイトとワークスペース] をクリックします。 -2- 3. [新しい SharePoint サイト] でサイトのタイトル、説明文、URL 名を入力し、ユーザーのアクセス権を設定します。 各項目を設定した後、[作成] をクリックします。 項目 説明 本書での入力例 での入力例 タイトル 新しいサイトのタイトルを入力します。タイトル は、サイトの各ページに表示されます。 マーケティング部 SharePoint サイト 説明 新しいサイトについての説明を入力します。説 明はサイトの [ホーム] ページに表示されます。 マーケティング部専用 の情報共有サイトです。 Web サイト のアドレス サイトのアドレスの後半 (例の「サイト名」の部 分) を入力します。ユーザーにとって利用しやす いサイトにするため、アドレスは短くし、できるだ け覚えやすいアドレスを入力します。 marketingdept 例: http://<サーバー名>/<サイト サイト名 サイト名> 権限 サイトにアクセスできるユーザーの権限を選択 します。 [親サイトと同じ権限を使用する] を選択した場 合、親サイトにアクセスできるユーザーは、この サイトにも同じに権限を持つことになります。 -3- [固有の権限を使用す る] を選択 4. [テンプレートの選択] でこのサイトに適用するテンプレートを選択します。それぞれのテンプレートには、Web ページ、Web パーツ、リスト、ライブラリ、および他のアイテムが含まれます。作成したいサイトの種類に最も近いイメージのテンプレート を選択します。 サイトの サイトのテンプレートの テンプレートの種類 説明 チーム サイト 素早く簡単に情報を作成、管理、および共有できるチーム用 のサイトを作成します。このテンプレートには、ドキュメント ラ イブラリ、お知らせ、イベント、連絡先、クイック起動やその他 のリストが含まれます。 空のサイト 空白のホーム ページを作成します。Windows SharePoint Services 互換の Web ページ エディタ (例えば、Microsoft Office FrontPage® 2003) を使って、対話型リスト、または他 の Windows SharePoint Services の機能を追加できます。 注意 ― この章はサイトの作成を説明しています。[テンプレートの選択] ページではワークスペースも作成でき、テンプレ ートも用意されています。ワークスペースの作成方法とテンプレートの説明については、「共有ワークスペース」をご確認く ださい。 -4- 本書では、標準的で使用しやすいサイトをいち早く作成するため、[チーム サイト] を選択します。[OK] をクリックすると、 設定したとおりのサイトが作成され、[ホーム] ページが起動します。 アクセス権 アクセス権の設定 サイト作成後は、利用するユーザーを追加し、アクセス権を設定します。SharePoint サイトのアクセス権には、既定で ４種類の サイト グループがあります。サイト グループには、それぞれ異なる利用権限が設定されています。 サイト グループの グループの 種類 説明 閲覧者(参照者) Web サイトに読み取り権限でアクセスできます。 投稿者(寄稿者) 既存のドキュメント ライブラリおよびリストにコンテンツを追加できます。 Web デザイナ リストとドキュメント ライブラリの作成、および Web サイトのページをカスタマイズで きます。 管理者 Web サイトをフル コントロールできます。 既定のサイト グループは、カスタマイズして権限を追加/削除できます。また、新規にサイト グループを作成することもできま す。ここでは、サイト グループを理解するために、カスタマイズは行わず既定の権限のまま利用します。 サイトに サイトにユーザーを ユーザーを追加する 追加する サイトにユーザーを追加するには、サイト管理者のアクセス権を利用してログオンします。 (SharePoint 管理者のアカウント 又は 役割に管理者権限を割り当てたアカウントでログオンします。) ユーザーを追加するには予め コントロールパネルで SharePoint のサービスユーザーを設定しておく必要があります。 本書では、ユーザー一覧を利用して 追加する方法を説明致します。 -5- SharePoint サイトにユーザーを追加するには、以下の手順を行います。 1. SharePoint サイトの [ホーム] ページでナビゲーション バーの [サイトの設定] をクリックします。 2. [サイトの設定] ページで [管理] の一覧から、[ユーザーの管理] をクリックします。 3. [ユーザーの管理] ページでツールバーにある [ユーザーの追加] をクリックします。 -6- 4. [ステップ 1] で、利用可能なユーザ一覧より対象のユーザーを選択します。（複数ユーザー選択可能） [ステップ 2] で一覧からサイト グループを選択します。 ここでは、サイトのデザインや管理以外の機能を利用できる [投稿者] を選択します。 メモ ― ユーザーの所属するサイト グループは複数選択することもできます。また、追加した後でサイト グループを 変更することもできます。 [次へ] をクリックします。 -7- 5. [ステップ 3] ではユーザー情報を確認します。 ユーザーにアクセス権限の作成完了を告知するには、[ステップ 4] の [これらのユーザーが追加されたことを通知する次 のメールを送信する] をオンにし、メッセージを入力します。オフにするとメッセージは送信されません。 [完了] をクリックします。 6. 作成したユーザーが追加されたユーザー一覧が表示されます。 この章の手順では、チーム サイトを作成して、ユーザーにアクセス権を与えました。次の章からは、実際に Windows SharePoint Services の機能を利用してみましょう。 -8- 基本的な 基本的なコンテンツ Windows SharePoint Services では、サイトを作成した直後から、すぐにチーム内でのコラボレーション作業が可能になります。 Windows SharePoint Services には、チーム内でのコミュニケーションを活性化するコンテンツが豊富に用意されています。コ ンテンツはページ テンプレートをそのまま利用することも、カスタマイズすることも可能です。また、チーム独自のページを作成 できるカスタム リストも用意されています。 この章では、基本的なコンテンツのいくつかを実際に使用して、SharePoint サイトの機能について理解します。 基本的な 基本的なページ テンプレートの テンプレートの一覧 以下は、Windows SharePoint Services で利用できる基本的なページ テンプレートの一覧です。 アイコン ページの ページの種類 説明 リンク チームが共有したい Web ページや他のリソースへのリンクを一 覧にしてまとめることができます。 お知らせ チーム内の連絡事項を追加します。最新のお知らせ 1 件が [ホ ーム] ページの [お知らせ] に表示されます。 連絡先 顧客や関連部署などチームに関連する連絡先を共有します。連 絡先リストは Windows SharePoint Services 互換の連絡先プロ グラム (例えば、Microsoft Office Outlook 2003) と連携して利用 できます。 イベント 会議の予定、納品や締め切り、その他のチームの重要なイベン トを管理する予定表です。イベント リストは Windows SharePoint Services 互換の予定表プログラム (例えば、Microsoft Office Outlook 2003) と連携して利用できます。 To Do 個人およびチーム内で共有する作業項目を一覧で管理します。 案件 業務案件や問題点を管理する場合、案件リストを使用します。担 当者や優先度、および進捗状況が把握できます。 カスタム リスト 独自に列を指定して、カスタム リストを作成します。項目を 1 つ ずつ追加する方法のほか、データシート ビュー形式のリストの 作成およびスプレッドシートからのインポートが可能です。 ディスカッション掲示 板 チーム内でディスカッション形式の会議が行えます。ディスカッシ ョン掲示板は、投稿アイテムをスレッド表示したり、承認された投 稿だけ表示する機能も追加されています。 アンケート チーム内で投票を行う場合にアンケートを作成します。アンケー トは、質問やユーザーが選択できる回答を簡単に作成する機能 が提供されます。また、投票結果は集計して確認できます。 メモ ― 共有ライブラリおよび Web ページについては、ここで説明していません。共有ライブラリの詳細については、 「共有ライブラリ」をご確認ください。 コンテンツの コンテンツの追加 Windows SharePoint Services では、サイトを作成する際に既定で用意されているページ以外にも、テンプレートを使用してチ ームに必要なページを追加することができます。 SharePoint サイトにページ テンプレートとして用意されているコンテンツは、チーム内でのコラボレーションに適したデータベー スです。コンテンツは一覧から選択して追加することも、独自の項目を持つリストを新規に作成することも可能です。また、一覧 から選択して作成したコンテンツはカスタマイズして、チームの作業にふさわしいコンテンツに更新することができます。 -9- 本書では、ページ テンプレートを利用したコンテンツと独自のフィールドを持つカスタム リストを実際に作成してみましょう。 メモ ― リストのカスタマイズ方法については、「カスタム リストを作成する」の [設定と列の変更] を利用する手順をご確認くだ さい。 ページ テンプレートを テンプレートを利用した 利用したコンテンツ 作成する したコンテンツを コンテンツを作成する Windows SharePoint Services に用意されているテンプレートを使用して、ページを作成します。ここでは、業務上の問題点や 案件を管理するリストである、[案件] を チーム サイトに追加します。 注意 ― テンプレートを元にページを作成するには、コンテンツの作成権限のあるユーザー アカウントが必要です。ページを 作成するには、サイト管理者として SharePoint サイトにログインしてから作業します。 1. ブラウザでリストを追加する SharePoint サイトを表示し、ナビゲーション バーの [作成] をクリックします。 2. [ページの作成] ページに表示されるリストの一覧で [案件] をクリックします。 3. [新しいリスト] ページでリストの名前、説明、リストをクイック起動バーに表示するかどうかを設定します。 項目 説明 本書での 本書での入力例 での入力例 名前 新しいリストの名前を入力します。名前 はサイト全体の見出しとリンクに表示さ れます。 案件 説明 新しいリストについての説明を入力しま す。サイト ユーザーへの説明としてリ ストの一覧に表示されます。 業務の案件をこのページ にまとめてください。マネー ジャおよび各業務担当者 が管理します。 - 10 - 4. 項目 説明 本書での 本書での入力例 での入力例 ナビゲーション このリストへのリンクをホーム ページの クイック起動バーに表示するかどうか 指定します。 いいえ [OK] をクリックすると、新しく作成されたリスト [案件] ページが表示されます。 業務の問題点や案件を取りまとめ、未解決なアイテムや自分が担当する案件を一覧表示する [案件] のリストが利用でき ます。 - 11 - カスタム リストを リストを作成する 作成する Windows SharePoint Services では、独自の項目 (フィールド) を持つカスタムリストを作成できます。ここでは、 不在時に受けた電話の内容を記録する電話メモを作成します。 注意 ― カスタム リストを作成するには、リストの作成権限のあるユーザー アカウントが必要です。サイト管理者として SharePoint サイトにログインしてから作業します。 1. ブラウザでカスタム リストを追加する SharePoint サイトを表示し、ナビゲーション バーの [作成] をクリックします。 2. [ページの作成] ページに表示されるカスタム リストの一覧で [カスタム リスト] をクリックします。 3. [新しいリスト] ページでリストの名前、説明、リストをクイック起動バーに表示するかどうかを設定します。 - 12 - 4. 項目 説明 本書での 本書での入力例 での入力例 名前 新しいリストの名前を入力します。名前 はサイト全体の見出しとリンクに表示さ れます。 電話メモ 説明 新しいリストについての説明を入力しま す。サイト ユーザーへの説明としてリ ストの一覧に表示されます。 不在時の電話の内容をこ こに記録し、共有します。 ナビゲーション このリストへのリンクをホーム ページの クイック起動バーに表示するかどうか 指定します。 いいえ [OK] をクリックすると、新しく作成されたリスト [電話メモ] ページが表示されます。 [設定と列の変更] をクリックして、リストにフィールドを追加します。 5. [電話メモのカスタマイズ] ページで [新しい列の追加] をクリックします。 [電話メモ: 列の追加] ページで列の種類を設定します。 - 13 - 本書では、以下の列を作成して電話メモ リストを構成します。 列名 列の種類 列のオプション設定 オプション設定 宛先 参照 この列への情報の入力を必須にする はい 情報の取得先 ユーザー情報 この列 表示名 プレゼンス情報を含む オン 既定のビューに追加 オン この列への情報の入力を必須にする はい 最大文字数 50 規定値 空白 IME の設定 コントロールなし 既定のビューに追加 オン この列への情報の入力を必須にする はい 最大文字数 50 規定値 空白 IME の設定 コントロールなし 既定のビューに追加 オン 氏名 会社 1 行テキス ト 1 行テキス ト - 14 - 列名 列の種類 列のオプション設定 オプション設定 電話番号 1 行テキス ト この列への情報の入力を必須にする はい 最大文字数 25 規定値 空白 IME の設定 コントロールなし 既定のビューに追加 オン この列への情報の入力を必須にする いいえ 表示行数 5 リッチ HTML テキスト (太字や斜体な ど) を使用できるようにする はい 既定のビューに追加 オン この列への情報の入力を必須にする はい 情報の取得先 ユーザー情報 この列 表示名 プレゼンス情報を含む オン 既定のビューに追加 オン この列への情報の入力を必須にする はい それぞれの行に選択肢を入力してくだ さい 折り返し電話してく ださい 用件 記入者 タスク 複数行テキ スト 参照 選択肢 (メ ニューから 選択) 電話があったこと をお伝えください その他 選択肢の表示形式 ドロップダウン メ ニュー 選択肢を追加できるようにする いいえ 既定値 折り返し電話してく ださい IME の設定 コントロールなし 既定のビューに追加 オン - 15 - 5. ["電話メモ"に戻る] をクリックすると、必要な列が作成された [電話メモ] ページが表示されます。 独自に設定された列を持つカスタム リストが利用できるようになります。 コンテンツの コンテンツの利用 SharePoint サイトへのページの追加、カスタム リストの作成を把握したら、実際にコンテンツを利用してみましょう。SharePoint サイトを作成してからすぐに利用できる豊富なコンテンツが用意されています。 本書では、Windows SharePoint Services の基本的な利用方法を把握することを目的としています。ここでは、チーム コミュニ ケーションの代表的な機能であるディスカッションを例にとって手順を実行します。 ディスカッション掲示板 ィスカッション掲示板で 掲示板でコンテンツの コンテンツの機能を 機能を確認する 確認する ディスカッション掲示板は、チームの意見交換に利用する掲示板です。ディスカッション掲示板を利用して、チーム内で文書形 式の会議が行えます。 投稿アイテムは、リッチ HTML テキスト形式 (書式の設定が行える形式) で使用して、表現豊かな文書を作成できます。また、 投稿アイテムはテーマごとにスレッドにまとめて表示することや、承認された投稿だけ表示する機能も追加されています。 リッチ HTML テキスト形式 テキスト形式の 形式の投稿アイテム 投稿アイテムを アイテムを作成する 作成する Windows SharePoint Services のリストでは、テキスト ボックスの列にリッチ HTML テキストを使用できるように設定できます。 リッチ HTML テキストを使用すると、テキストに書式を設定した表現豊かな文章が作成できます。 ディスカッション掲示板では、既定で [テキスト] 列にリッチ HTML テキストが設定されていますので、実際にリスト アイテムを 作成して確認してみましょう。 注意 ― 投稿アイテムを作成するには、既存のドキュメント ライブラリおよびリストにコンテンツを追加できる [投稿者] の権限 を持ったユーザー アカウントを使用します。 1. ブラウザで投稿アイテムを作成する SharePoint サイトの [ホーム] ページを表示し、クイック起動バーの [一般的なディス カッション] をクリックします。 2. [一般的なディスカッション] ページでツールバーの [新しいディスカッション] をクリックします。 - 16 - 3. [件名] と [テキスト] を入力し、本文にフォント、色、太字や下線などの修飾文字および配置などの書式を設定します。 メモ ― コンテンツの[テキスト] 列にリッチ HTML テキストの ON/OFF を設定するには、サイト管理者としてログインし、[サイト の設定] 画面から [サイト コンテンツの変更] ― ["<対象コンテンツ名>" のカスタマイズ] ― 対象となるテキスト列名の順にク リックし、 [リッチ HTML テキスト (太字や斜体など) を使用できるようにする] を [はい] or [いいえ] で選択する事が出来ます。 リスト アイテムに アイテムにファイルを ファイルを添付する 添付する Windows SharePoint Services のリストでは、リスト アイテムに文書や画像などのファイルを添付できるように設定できます。 ファイルを添付することで、より効果の高いコラボレーションが実現できます。例えば To Do アイテムに参考資料を添付すれば、 作業指示と同時に必要な資料を担当者に渡すことができます。ファイルは、WSS サーバー上に直接格納されますので、チー ム サイトとは別のサーバーで共有しているファイルのリンクを文書にコピーする必要もありません。 ディスカッション掲示板では、既定でファイルを添付できますので、ひとつ前の手順で作成したリスト アイテムに関連文書を添 付して確認してみましょう。 注意 ― リスト アイテムを編集するには、既存のドキュメント ライブラリおよびリストにコンテンツを追加できる [投稿者] の権限 を持ったユーザー アカウントを使用します。 - 17 - 1. 投稿アイテムが保存されている SharePoint サイトの [ホーム] ページを表示し、クイック起動バーの [一般的なディスカッ ション] をクリックします。 2. [一般的なディスカッション] ページで編集対象のリスト アイテムのタイトルの上にカーソルを移動します。 マウス オーバーすると表示されるタイトル右側の [▼] をクリックして、ドロップダウン メニューから [アイテムの編集] を選 択します。 3. ディスカッションの編集ページでツールバーの [ファイルの添付] をクリックします。 4. [名前] に直接ファイルの保存先 (<ドライブ名>\:<フォルダ名>\<ファイル名>) を入力するか、[参照] をクリックして [ファイ ルの選択] ダイアログボックスで添付するファイルを選択します。 - 18 - 5. 添付するファイル名を確認して [保存して閉じる] をクリックすると、更新されたリスト アイテムともに添付ファイルが SharePoint サーバー上に格納されます。 更新したリスト アイテムを開いて、添付ファイルをクリックするとファイルの格納先が SharePoint サーバーであることを確 認できます。 メモ ― コンテンツにファイルを添付できるかどうか設定するには、サイト管理者としてログインし、[サイトの設定] 画面から [サ イト コンテンツの変更] ― ["<対象コンテンツ名>" のカスタマイズ] ― [全般設定の変更] の順にクリックして、[リスト アイテム へのファイルの添付] を [有効] or [無効] で選択する事が出来ます。 承認された 承認されたアイテム されたアイテムのみ アイテムのみ公開 のみ公開する 公開するように するように設定 ように設定する 設定する Windows SharePoint Services では、リスト アイテムに承認フローを設定できます。 承認フローは、サイトにリスト アイテムを公開する前にコンテンツ管理者の承認が必要となります。この機能によって、作成者 のリスト アイテムが無制限に公開されることを防ぎ、サイトに適切なコンテンツのみを公開できるようになります。 実際に [一般的なディスカッション] にコンテンツの承認フローを設定して確認してみましょう。 注意 ― コンテンツの承認フローを設定するには、コンテンツの管理権限のあるユーザー アカウントが必要です。設定を行う 前に、サイト管理者として SharePoint サイトにログインしてから作業します。 1. コンテンツの承認を設定する SharePoint サイトを表示し、ナビゲーション バーの [サイトの設定] をクリックします。 2. [サイトの設定] ページに表示されるカスタマイズの一覧で [サイト コンテンツの変更] をクリックします。 - 19 - 3. [サイト コンテンツの変更] で対象のコンテンツ名を選択します。 本書では、["一般的なディスカッション" のカスタマイズ] をクリックします。 4. ["一般的なディスカッション" のカスタマイズ] で [全般設定の変更] をクリックします。 - 20 - 5. [ディスカッション掲示板の設定: 一般的なディスカッション] で [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にす る] を [はい] に設定します。 コンテンツの承認を設定すると、リストを管理する権限を持たないユーザーが作成したリスト アイテムは [承認待ち] 状態 になり、コンテンツ管理者に承認されるまで公開されません。 コンテンツ管理者は、[承認/却下アイテム] で、承認待ちアイテムと承認状況の履歴を確認します。投稿者が自分の作成 したアイテムの承認状況を確認する場合は、[自分の送信したアイテム] を表示します。 グループ化 グループ化したビュー したビューと ビューとフィルタを フィルタを使用する 使用する ページにリスト アイテムが増加してきた場合に有効な機能が、ビューとフィルタを使用した表示方法です。ビューは、リストの一 覧を一定のルール付けを行って表示する方法で、リストの列と行を基準にする [標準] とイベントや To Do などをカレンダー形 式で表示する [予定表] の 2 種類があります。[標準] では、件名や作成者などのフィールドごとにグループ化して表示するこ ともできます。一方、フィルタは標準形式のビューが持つ列の一定の値だけを抽出して表示する方法です。 投稿者別に 投稿者別にグループ化 グループ化したビュー したビューを ビューを作成する 作成する ここまでの手順でリスト アイテムを追加してきた ディスカッション掲示板を利用して、実際にグループ化したビューを作成して みましょう。 注意 ― ビューを作成するには、リストの管理権限のあるユーザー アカウントが必要です。設定を行う前に、サイト管理者とし て SharePoint サイトにログインしてから作業します。 - 21 - 1. ビューを作成する SharePoint サイトを表示し、ナビゲーション バーの [サイトの設定] をクリックします。 2. [サイトの設定] ページに表示されるカスタマイズの一覧で [サイト コンテンツの変更] をクリックします。 3. [サイト コンテンツの変更] で対象のコンテンツ名を選択します。 4. 本書では、["一般的なディスカッション" のカスタマイズ] をクリックします。 - 22 - 5. ["一般的なディスカッション" のカスタマイズ] で [新しいビューの作成] をクリックします。 6. ["一般的なディスカッション" : ビューの作成] でビューの種類を選択します。この手順では、グループ化したビューを作成 しますので [標準ビュー] をクリックします。 7. ["一般的なディスカッション" : ビューの作成] でビューを作成します。グループ化したビューを作成するため、名前、列、グ ループ化のみを設定します。 - 23 - 項目 説明 本書での 本書での設定 での設定 名前 作成するビューの名前を入力します。 投稿者別 対象ユーザ ー ビューの利用対象を指定します。個人用ビ ューは、特定のユーザーだけが利用できま す。パブリック ビューを選択すると、サイト のすべてのユーザーがこのビューを利用で きます。 パブリック ビュー 列 それぞれの列のチェック ボックスのオン/ オフを切り替えて、このリストに表示する列 と左からの並び順を設定します。 1. 投稿者 2. 件名 (スレッド) 3. 添付ファイル 4. 更新日時 グループ化 ビューのアイテムをグループ化およびサブ グループ化して表示するための基準となる 列を 2 つまで選択できます。 • 最優先する列: 投稿 者 (昇順でグループ を表示する) [OK] をクリックします。 [一般的なディスカッション] を表示すると、使用できるビューに [投稿者別] が追加されています。 既存の 既存のビューに ビューにフィルタを フィルタを使用する 使用する フィルタを使用した表示方法には、ビューにフィルタを追加する方法と、ビューによって表示されたリストに対して、フィルタを適 用する方法があります。ビューにフィルタを追加するには、ビューの作成権限が必要です。一方、既存のビューへのフィルタの 適用は、[閲覧者] 以上の権限を持つユーザーであれば、誰でも利用できます。 1. ブラウザでフィルタを使用するコンテンツのビューを表示します。 ここでは、[一般的なディスカッション] で [フラット形式] ビューを選択します。 2. ツールバーの [フィルタ] をクリックして、フィルタリングする列名の上部に表示されるドロップ ダウンを選択します。 - 24 - - 25 - 共有ライブラリ 共有ライブラリ 共有したいドキュメントや画像、または発注書や見積書などの社内で共通で使用するフォームがある場合、共有ライブラリを使 用します。共有ライブラリには、文書管理を行うドキュメント ライブラリ、XML ベースのビジネス フォームを管理するためのフォ ーム ライブラリ、画像ファイルのサムネイルやスライドショー表示を行う画像ライブラリがあります。 この章では、ドキュメント ライブラリを使用して文書管理を行う手順について説明します。 メモ ― フォーム ライブラリを利用するには、Microsoft Office InfoPath™ 2003 などの Windows SharePoint Services 互換の XML エディタが必要です。 ドキュメント ライブラリによる ライブラリによる文書管理 による文書管理 Windows SharePoint Services のドキュメント ライブラリは、ファイルのバージョン管理およびチェックイン/チェックアウトなどの 機能をサポートする、文書管理のための Web アプリケーションです。 共有ファイルの編集を行うとき、他のユーザーも同時に編集を行っており、保存した内容が他のユーザーの更新した情報で上 書きされてしまうことがあります。また、編集作業中に一度ファイルを保存して別の作業をしていると、他のユーザーによって編 集中の情報を交信されてしまう可能があります。このような事態を避けるために、編集作業中のファイルを保護する機能がチ ェックイン/チェックアウトです。チェックアウトは編集作業を行うために文書をロックした状態を示し、チェックインは権限のある ユーザーであればチェックアウトして編集可能な状態にあることを示します。 ドキュメントの内容によっては、更新した情報に変更があり、ひとつ前のバージョンに戻す必要がある場合もあります。バージョ ン管理機能を使用していれば、編集を行うごとに文書のバージョン管理を行いますので、必要があれば特定のバージョンの状 態に文書を戻すことができます。 実際に、共有ドキュメントを使用して、これらの機能を確認してみましょう。 メモ ― テストに利用するドキュメントを事前に共有ドキュメントに保存しておきます。ドキュメント ライブラリにファイルを保存す るには、ツールバーの [ドキュメントのアップロード] をクリックします。 - 26 - チェックイン/ チェックイン/チェックアウトを チェックアウトを利用する 利用する チェックイン/チェックアウトの機能を確認するために、事前に共有ドキュメントに保存されたドキュメントをチェックアウトして編 集し、別のユーザー アカウントでログインしてファイルを確認します。 注意 ― この手順でテストを行うには、[投稿者] 以上の権限を持つ、編集用と確認用の 2 つのユーザー アカウントが必要で す。 1. 編集者として SharePoint チーム サイトにログインして、[共有ドキュメント] ページをブラウザで表示します。 2. 編集対象のファイル名にカーソルを移動します。 マウス オーバーすると表示されるファイル名の右側の [▼] をクリックして、ドロップダウン メニューから ト] を選択します。 [チェックアウ メモ ― チェックアウトを行うと、そのドキュメントはロックされます。他のユーザーがアイテムを開くときは常に読み取り専 用で開かれます。また、同じファイルを上書きすることもできません。 3. マウス オーバーすると表示されるファイル名の右側の [▼] をクリックして、ドロップダウン メニューから [Microsoft Office Word で編集] を選択します。 - 27 - 4. タイトル先頭に赤文字で「<編集済み>」と入力します。ツールバーの [上書き保存] ボタンをクリックして変更を保存し、ファ イルを閉じます。 5. チェックインするか、チェックアウトを継続するか確認するメッセージが表示されます。 [チェックアウトの継続] をオンにして、[OK] をクリックします。 これで、チェックアウトを継続したまま編集作業を行いました。 6. 確認用のユーザー アカウントを使用して SharePoint チーム サイトにログインし、[共有ドキュメント] ページをブラウザで 表示します。 前の手順で利用したドキュメントの [チェックアウト先] には、現在、チェックアウト中のユーザー名が表示されています。 7. チェックアウトされているドキュメントのファイル名にカーソルを移動します。 マウス オーバーすると表示されるファイル名の右側の [▼] をクリックして、ドロップダウン メニューから [Microsoft Office Word で編集] を選択します。 - 28 - 8. 現在、他のユーザーがチェックアウトしていることを告知するメッセージが表示されます。 [読み取りの専用として開く] をオンにして [OK] をクリックします。 9. 編集者が保存したデータ異なり、チェックアウトする以前のファイルが表示されます。 チェックアウト中のドキュメントは他のユーザーからはロックされていることが確認できました。 - 29 - 10. 編集が完了したファイルをチェックインして、他のユーザーにも公開します。 編集者用のユーザー アカウントを使用して SharePoint チーム サイトに再度ログインし、[共有ドキュメント] ページをブラ ウザで表示します。 ファイル名にカーソルを移動します。マウス オーバーすると表示されるファイル名の右側の [▼] をクリックして、ドロップダ ウン メニューから [チェックイン] を選択します。 メモ ― チェックイン後のドキュメントは、他のユーザーによる編集やチェックアウトが可能になります。 11. [チェックイン] ページで [ドキュメントをチェックインする] をオンにします。任意でコメントを入力して [OK] をクリックします。 チェックインが完了すると、編集者による編集済みのドキュメントが公開されます。[共有ドキュメント] ページを表示すると、 チェックイン済みのファイルの [チェックアウト先] にはユーザー名の表示がなく、他のユーザーが編集やチェックアウトで きるようになったことを確認できます。 ヒント ― ドキュメント ライブラリでも、「承認されたアイテムのみ公開するように設定する」で紹介した、承認機能を活用するこ とができます。[コンテンツの承認] を設定すると、チェックイン/チェックアウトで編集したドキュメントも、コンテンツ管理者に承 認されない限り公開されません。[コンテンツの承認] の設定方法については、「承認されたアイテムのみ公開するように設定 する」をご確認ください。 - 30 - バージョン管理 バージョン管理を 管理を有効にする 有効にする バージョン管理機能を利用すると、ドキュメント ライブラリに保存したファイルをチェックインごとにバージョン作成できるように なります。承認機能も設定している場合には、承認されたチェックインはメジャー バージョンとして、却下されたバージョンはマ イナー バージョンとして保管されますので、編集作業のどの段階のバージョンも復元可能です。 注意 ― バージョン管理を有効にするには、管理権限のあるユーザー アカウントが必要です。共有ライブラリを設定するには、 サイト管理者として SharePoint サイトにログインしてから作業します。 1. バージョン管理機能を有効にするサイトに管理者としてログインして、[共有ドキュメント] ページをブラウザで表示します。 操作の一覧で [設定と列の変更] をクリックします。 2. [共有ドキュメントのカスタマイズ] ページで [全般設定の変更] をクリックします。 - 31 - 3. [ドキュメント ライブラリの設定: 共有ドキュメント] ページで [この ドキュメント ライブラリのファイルを編集するごとにバージ ョンを作成しますか?] を [はい] に設定して、[OK] をクリックします。 このドキュメント ライブラリに保存されたドキュメントは、今後チェックインごとにバージョンを作成します。 ドキュメントのバージョンを確認するには、ファイル名にカーソルを移動します。マウス オーバーすると表示されるファイル 名の右側の [▼] をクリックして、ドロップダウン メニューから [バージョン履歴] を選択します。 - 32 - 共有ワークスペース 共有ワークスペース 共有ワークスペースは Windows SharePoint Services に新たに追加された機能で、サイトとよく似た構成になっています。サイ トが部署やプロジェクト チーム単位で利用するのに対して、ワークスペースは共同で行う作業単位で使用します。共有ワーク スペースには、ドキュメント ワークスペースと会議ワークスペースがあります。 ワークスペースの作成方法には、「新しい SharePoint サイトを作成する」で紹介した [ページの作成] ページで [サイトとワーク スペース] を選択する方法と関連付けられたページの機能から直接作成する方法があります。 この章では、それぞれ関連付けられたページの機能からワークスペースを作成し、運用中のサイトと連携して活用する手順を 紹介します。 ドキュメント ワークスペース ドキュメント ワークスペースは、文書を共同で作成するドキュメント レビュー用に最適化されたワークスペースです。 ドキュメント ワークスペースは Office アプリケーションと密接に連携しており、作成中のファイルの作業ウィンドウから、直接ド キュメント ワークスペースを操作できます。 また、SharePoint サイト上では、ドキュメント ライブラリと連携しています。ドキュメント ライブラリでは、格納されたファイルの一 覧から直接ドキュメント レビュー用のサイトを作成できます。また、ドキュメント ワークスペースでドキュメント レビューを行い、 共同作成した文書は親サイトの元の場所に戻すことができます。 共有ドキュメント 共有ドキュメントの ドキュメントのファイルから ファイルからドキュメント からドキュメント ワークスペースを ワークスペースを作成する 作成する ドキュメント ライブラリに格納された文書データから、ドキュメント レビュー用のワークスペースを作成するには、下記の手順を 実行します。 注意 ― ワークスペースを作成するには、[投稿者] 以上の権限を持ったユーザー アカウントを使用します。 1. 対象の文書データが格納されたドキュメント ライブラリに移動します。ここでは、[共有ドキュメント] ページを表示します。 対象のファイル名にカーソルを移動し、マウス オーバーすると表示されるファイル名の右側の [▼] をクリックして、ドロッ プダウン メニューから [ドキュメント ワークスペースの作成] を選択します。 - 33 - 2. [ドキュメント ワークスペースの作成] ページで情報を確認して [OK] をクリックすると、ドキュメント名の ワークスペースが表示されます。 ドキュメント ワークスペースの ワークスペースの編集した 編集したドキュメント したドキュメントを ドキュメントを元の場所に 場所に戻す ワークスペースでドキュメント レビューを行った文書データは、元のドキュメント ライブラリに戻して、 親サイトの文書を更新できます。 注意 ―文書データを元のドキュメント ライブラリに戻すには、[投稿者] 以上の権限を持ったユーザー アカウントを使用します。 1. ドキュメント レビューを行ったワークスペースを表示します。 [共有ドキュメント] の一覧にある対象のファイル名にカーソルを移動し、マウス オーバーすると表示されるファイル名の右 側の [▼] をクリックして、ドロップダウン メニューから [元の場所へ発行] を選択します。 - 34 - 2. [元の場所へ発行] ページでは、情報を確認して [OK] をクリックします。 確認のメッセージが表示されると発行は完了です。 注意 ― 元の格納場所であるドキュメント ライブラリの文書データがチェックアウト中もしくは編集中の場合、手順 2 で [OK] ボ タンをクリックした後にエラー画面が表示され、発行が失敗します。この場合、元のドキュメントをチェックインするかドキュメント を閉じた後に、もう一度同じ手順を実行してください。 - 35 - 会議ワークスペース 会議ワークスペース 会議 ワークスペースは、開催予定の会議の準備を行うために最適化されたワークスペースです。実際に会議を開催する前に 会議予定や参加者リスト、資料となるドキュメント等を共有できます。会議開催後には、議事録や仕事の確認にも使用できま す。ディスカッション形式の会議をサイト上で直接行うことも可能です。会議ワークスペースは、Office アプリケーションと密接 に連携しており、Outlook の会議出席依頼の作成画面から直接作成できます。 メモ ― Office アプリケーションとの連携機能については、「Microsoft Office System の活用編」をご確認ください。「Microsoft Office System の活用編」については、後日公開する予定です。 また、SharePoint サイトでは、イベント リストと連携して使用できます。イベント リストでは、リスト アイテムを作成するときに会 議ワークスペースも一緒に作成して、必要な資料をまとめたり、ディスカッションを行ったり、メンバーに仕事を依頼して進捗状 況を管理することが可能です。 イベント リストを リストを使って会議 って会議ワークスペース 会議ワークスペースを ワークスペースを作成する 作成する イベント リストから会議ワークスペースを作成するには、オプションを選択するだけです。ここでは、新しいイベントを作成する 際に同時に会議ワークスペースを作成する手順をご紹介します。 1. [イベント] で [新しいイベントの追加] をクリックします。 - 36 - 2. 新しいイベントのタイトル、日程、説明、場所などを入力します。 イベントと連携した会議ワークスペースを作成するには、[会議ワークスペースを使って、このイベントの参加者、議題、資 料、議事録などを準備する] をオンにします。 メモ ― 同じオプションを選択することで、既存のイベント リストの会議ワークスペースも作成できます。 3. [会議ワークスペースの作成] ページで情報を確認し、[OK] をクリックします。 - 37 - 4. [テンプレートの選択] でワークスペースに使用する会議用のテンプレートを選択します。 テンプレートの テンプレートの種類 説明 一般的な会議ワークスペース 一般的な会議を計画、開催、および記録します。この 会議ワークスペースには、会議の趣旨、出席者一覧、 および議題のリストが含まれます。 空の会議ワークスペース 必要に応じてカスタマイズできる空の会議ワークスペ ースです。 意思決定の会議ワークスペース 関連するドキュメントのレビューと決定事項の記録を 行うための会議ワークスペースです。この会議ワーク スペースには、会議の趣旨、出席者一覧、議題、ドキ ュメント ライブラリ、作業アイテム、および決定事項が 含まれます。 イベントの会議ワークスペース イベントに関するディスカッション掲示板、および画像 ライブラリに画像を投稿するなどの機能を持つ行事の ためのプランニング用テンプレートです。この会議スペ ースには、参加者リスト、案内図、イメージ/ロゴ、持参 品リスト、ディスカッション、および画像ライブラリのリ ストと Web パーツが含まれます。 複数ページの会議ワークスペース 複数のページで会議の準備と管理を行います。この 会議用ワークスペースには、会議の趣旨、参加者一 覧、議題、および必要に応じてカスタマイズできる 2 つの空白ページが含まれます。 ここでは、[イベントの会議スペース] を選択して [OK] をクリックします。 - 38 - 通知設定 通知設定 通知設定はサイトの変更やユーザーからのアクセス権要求など、いち早く SharePoint サイトにアクセスして確認する必要があ る事項を電子メール メッセージで告知する機能です。通知には、ページごとに個人に変更を通知する個人用の通知とサイトの アクセス権を要求する管理用の通知があります。 個人用の 個人用の通知 個人用の通知は、アイテムの変更によるメッセージが必要なページごとにルール付けをして設定できます。例えば管理を委任 されているページやドキュメント ライブラリの承認担当者である場合、通知を設定しておくと、ページの変更を電子メール メッ セージで告知します。 個人用の 個人用の通知を 通知を設定する 設定する ここでは、共有ドキュメントの承認担当者がドキュメントの追加や変更があった場合に、通知を受け取るよう設定することを想 定して、手順を紹介します。 1. 通知を設定するページに移動します。ここでは、共有ドキュメントを表示します。操作の一覧で [通知] をクリックします。 2. [新しい通知: 共有ドキュメント: すべてのアイテム] ページで通知の送信先、対象、頻度を設定して [OK] をクリックします。 項目 説明 本書での 本書での入力例 での入力例 通知の送信先 通知の送信先の電子メール アドレス を指定します。既定では、SharePoint ログインした際の情報が設定されてい ます。 変更なし 通知の対象 通知の対象とする変更の種類を、指定 します。 すべての変更 すべての変更 追加されたアイテム 変更されたアイテム 削除されたアイテム Web ディスカッションが変更され たアイテム 変更が発生したとき、すぐに通知する か、日または週に一度にまとめて通知 するかを指定します。 • • • • • 通知の頻度 - 39 - すぐに通知する 登録した通知は、[このサイトの個人用通知] ページで確認および編集できます。[このサイトの個人用通知] ページは、ナ ビゲーション バーから [サイトの設定] ページへ移動し、[このサイトの個人用通知] をクリックして表示します。 - 40 - アクセス権 アクセス権の要求の 要求の設定 SharePoint サイトは、既定では、匿名アクセスのユーザーにはページを表示しない設定になっています。プロジェクト単位のチ ームサイトでは、運用中に随時ユーザーを追加したり、役割の変更に応じてサイト グループを変更する必要もあるでしょう。こ のような場合、権限のないページにアクセスしたユーザーに対して、一方的にアクセスを拒否していては、プロジェクト親交の 妨げになる恐れがあります。 Windows SharePoint Services のアクセス権の要求の管理を利用すれば、ページにアクセス権のないユーザーに対して、 SharePoint サイトのリソースの代わりに管理者への要求フォームを表示できます。管理者はこのフォームで作成されたメール をもとにユーザーの役割を確認して、セキュリティを維持した適切な処理が行えます。 注意 ― アクセス権の要求の管理を利用するには、管理者サイト グループのユーザー アカウントが必要です。設定を行う前 に、サイト管理者として SharePoint サイトにログインしてから作業します。 1. ナビゲーション バーの [サイトの設定] をクリックします。 2. [サイトの設定] ページに表示される管理の一覧で [サイト管理へ移動] をクリックします。 - 41 - 3. [サイトの管理] ページで [アクセス権の要求の管理] をクリックします。 4. [アクセス権の要求の管理] ページで [アクセス権を要求できるようにする] をオンにし、ユーザーの要求を通知する管理者 の電子メール アドレスを入力して、[OK] をクリックします。 - 42 - ホーム のカスタマイズ SharePoint サイトの [ホーム] は、Web パーツを自由にレイアウトして、使い勝手よくカスタマイズできます。Web パーツは再利 用可能なコンポーネントです。XML (Extensible Markup Language) コード、HTML ページ、スクリプトなどの Web ベースのコン テンツで構成され、Web パーツの表示方法を定義するプロパティもサポートしています。 [ホーム] ページのコンテンツひとつひとつが、カスタマイズ可能な Web パーツ。 Web パーツの配置および Web パーツごとのデザインは、共有ページと個人ページのどちらも変更することが可能です。 Windows SharePoint Services では、個人の権限が強化されているためサイトのページ ビューを個人が必要に応じてカスタマ イズできます。また、Windows SharePoint Services 互換の Web ページ エディタ (例えば、Microsoft Office FrontPage® 2003) を使用してデザインも行えます。 個人用ページ 個人用ページの ページのカスタマイズ 実際に個人ページをカスタマイズしてみましょう。この章では、はじめに表示用のサンプル Web パーツとして、アンケートを使 用したページを作成します。次に、[ホーム] の個人用ページにこれまでの手順で作成した Web パーツを追加します。表示用 のサンプルとして作成したアンケートの概観を変更して完全にカスタマイズした個人用ページを作成します。 アンケートを アンケートを作成する 作成する ここでは、「ページ テンプレートを利用したコンテンツを作成する」で紹介した手順と同じように Windows SharePoint Services に用意されているテンプレートを使用して、ページを作成します。[ホーム] ページの Web ページに追加するコンテンツとして異 なったビューを持つアンケートを使用します。 注意 ― テンプレートを元にページを作成するには、コンテンツの作成権限のあるユーザー アカウントが必要です。ページを 作成するには、サイト管理者として SharePoint サイトにログインしてから作業します。 - 43 - 1. 2. ブラウザでリストを追加する SharePoint サイトを表示し、[ホーム] ページでクイック起動バーの [アンケート] をクリックしま す。 [ドキュメントとリスト] ページでツール バーの [アンケートの作成] をクリックします。 [ページの作成] ページに表示されるコンテンツの一覧で [アンケート] をクリックします。 - 44 - 3. 4. [新しいアンケート] ページでリストの名前、説明、リストをクイック起動バーに表示するか、アンケートの結果にユーザー名 を表示するか、複数の回答を有効にするかを設定します。 項目 説明 本書での 本書での入力例 での入力例 名前 新しいアンケートの名前を入力しま す。名前はサイト全体の見出しとリ ンクに表示されます。 社員旅行行き先 説明 新しいリストについての説明を入力 します。サイト ユーザーへの説明と してリストの一覧に表示されます。 社員旅行の行き先を候補の一 覧から選択してください。多数 決によって決定します。 ナビゲーション このリストへのリンクをホーム ペー ジのクイック起動バーに表示するか どうか指定します。 いいえ アンケートのオ プション アンケートの回答結果にユーザ名 を表示させるか、同じアンケートに 複数回回答できるようにするかどう かを指定します。 アンケートの結果にユーザー名を 表示する = いいえ 複数の回答を有効にする = は い [質問の追加] ページで質問の内容を作成します。 入力内容を確認して [OK] をクリックします。 項目 説明 本書での 本書での入力例 での入力例 質問と種類 質問を入力し、回答の種類を 選択します。 「社員旅行の行き先はどこがよろし いですか?」 選択肢 (メニューから選択) 質問のオプション 設定 選択した回答の種類の詳細 オプションを指定します。 • • • • - 45 - 必須 選択肢 o ハワイ o 沖縄 o 北海道 ドロップダウン メニュー 選択肢を追加できない 5. [社員旅行行き先のカスタマイズ] で ["社員旅行行き先"に戻る] をクリックすると、[社員旅行行き先] ページが表示されま す。[ホーム] にサンプル表示する Web パーツとして、[このアンケートに回答する] から回答を複数回行っておきます。 Web パーツを パーツを変更する 変更する 次に個人用のページに表示する Web パーツをカスタマイズします。個人用のページ ビューを作成するには、個人のアカウン トを使用して SharePoint サイトにログインします。 1. [ホーム] ページで [共有ページの変更] ― [個人用ビュー] をクリックして、個人用ページに移動します。 [個人用ページの変更] ― [Web パーツの追加] ― [参照] をクリックします。 - 46 - 2. [Web パーツの追加] 作業ウィンドウから [ホーム] に表示したい Web パーツを選択してドラッグ アンド ドロップします。[ホ ーム] の表示から削除したい項目はタイトル横の [閉じる] ボタン (X) をクリックします。 ここでは、Windows Server のロゴと [リンク] を表示項目から削除し、一連の作業で作成したコンテンツ (「案件」と「アンケ ート」) と次の章の「メンバーのプレゼンス情報」で利用する [メンバー] を追加します。 3. [Web パーツの追加] 作業ウィンドウの [閉じる] ボタン (X) をクリックして、個人用ページの画面を確認します。 - 47 - Web パーツの パーツのデザインを デザインを変更する 変更する Windows SharePoint Services では、個人ページに表示している Web パーツのビュー、ツールバーの種類、概観、レイアウトお よびその他の詳細設定を変更し、デザインをカスタマイズできます。 ここでは、先ほど追加した Web パーツであるアンケートのビューを変更して、アンケート結果のグラフを個人用ページに表示し ます。 1. [ホーム] ページで [個人用ページの変更] ― [個人用 Web パーツの変更] の順にポイントして、変更対象の Web パーツ を選択します。 ここでは、[社員旅行行き先] をクリックします。 2. 作業ウィンドウで Web パーツのデザインを変更して、[OK] をクリックします。 ここでは、リストのビューを変更します。 項目 本書での 本書での入力例 での入力例 選択されたビュー 概要 (グラフ) ツールバーの種類 簡易ツールバー - 48 - 3. [ホーム] ページのデザインが変更され、[社員旅行行き先] のビューが「グラフ (概要)」で表示されていることを確認します。 - 49 - メンバーの メンバーのプレゼンス情報 プレゼンス情報 Windows SharePoint Services は、Office Live Communications Server 2003 と連携して、Web ブラウザからリアルタイム コミュ ニケーションを行うことができます。 Office Live Communications Server 2003 は、管理性とセキュリティに優れたインスタント メッセージング ソリューションです。 企業向けに強化されたインスタントメッセージや音声通話、ビデオ会議、アプリケーションやホワイトボードの共有のほか、相手 の在席状態を示すプレゼンス情報を Microsoft Office System の各アプリケーション間で共有できます。 Windows SharePoint Services では、既定で Office Live Communications Server 2003 のプレゼンス情報をサポートしていま す。[ホーム] ページに追加できる [メンバー] という Web パーツでは、プレゼンス情報を利用してメンバーの在席状況を公開し ています。 また、個人情報スマート タグからもリアルタイム コミュニケーションを行うことが可能です。各コンテンツのメンバー名の横に表 示されている人型のアイコンをクリックすると、個人情報スマート タグが表示され、メンバーの在席情報やインスタント メッセー ジがすぐに利用できます。個人情報スマートタグは、Windows Server System とも連携しているため、Active Directory のユー ザー情報や Exchange Server の予定表を参照する空き時間情報も確認できます。 個人情報 個人情報スマート 情報スマート タグ 実際に個人情報スマート タグを確認してみましょう。この章では、「Web パーツを変更する」で [ホーム] ページに追加した Web パーツ、[メンバー] で在席状況を確認し、個人情報スマートタグを利用します。 注意 ― この章の手順を行うには、まず、クライアント コンピュータと WSS サーバーに Windows Messenger 5 をインストールし ます。それぞれ SharePoint サイトにアクセス権を持つ任意のユーザーで、SIP コミュニケーション サービスにサインインし、お 互いを Windows Messenger のメンバに追加しておく必要があります。 メンバーの メンバーの在席状況 在席状況を 状況を確認する 確認する Windows SharePoint Services のサイトでは、簡単にメンバーのプレゼンス情報を確認できます。本書では、事前に [メンバー] コンテンツを追加してありますので、[ホーム] ページを表示するだけです。 1. SharePoint チーム サイトにログインし、[ホーム] ページをブラウザで表示します。 [メンバー] では、Office Live Communications Server 2003 のプレゼンス情報を確認し、チーム サイトのユーザーの在籍 状況を [オンライン] と [オフライン] に分けて表示します。 ユーザー名の横に表示されている人型のアイコンをマウス オーバーすると、メンバーの状態を表示します。 個人情報スマート 個人情報スマート タグの タグのアクションを アクションを利用する 利用する Windows SharePoint Services のサイトの各コンテンツでは、ユーザー名から個人情報スマート タグを利用できます。個人情 報スマート タグでは、ディレクトリに格納されたユーザー情報を確認でき、インスタント メッセージングなどのアクションが利用 できます。 - 50 - 1. [ホーム] ページの [メンバー] で、ユーザー名の横に表示されている人型のアイコンをクリックします。 個人情報スマート タグに、ユーザー情報と利用できるアクションの一覧が表示されます。 2. 一覧から [インスタント メッセージの送信] をクリックします。 Windows Messenger が起動し、すぐにインスタント メッセージが開始できます。 - 51 - 参考資料 SharePoint サービスで設定する事が出来る、ワークスペース・サイトのスクリーンショットを掲載致します。 ＜標準ミーティングワークスペース＞ ＜空のミーティングワークスペース＞ - 52 - ＜意思決定の会議ワークスペース＞ ＜イベントの会議ワークスペース＞ - 53 - ＜複数の会議ワークスペース＞ ＜チームサイト＞ - 54 - ＜空のサイト＞ ＜ドキュメントワークスペース＞ - 55 -
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