監査結果公表第1号 定期監査等結果について 地方自治法第199条第1項、第2項及び第4項の規定に基づき、定期監査及び行政監査を 執行したので、同条第9項の規定により、その結果を公表する。 平成23年 2月18日 四日市市監査委員 伊 藤 晃 同 廣 田 正 同 藤 原 まゆみ 同 鎌 田 二三男 文 地区市民センター 第1 監査の概要 1 監査の種類 定期監査及び行政監査 2 監査対象 市民文化部(地区市民センター) 3 事前調査の期間 平成22年9月22日から平成22年9月24日 4 監査期間 平成22年10月26日 5 監査対象年度 平成21年度 6 監査対象事項 財務事務等 7 監査方法 財務事務等が法令等に基づき適正かつ効率的に行われているかなどに重点 をおいて、関係帳簿・書類の抽出調査、実査及び監査調書に基づく質問により 行った。 第2 監査対象の概要 23地区市民センターのうち、次の4(6)センターの監査を行った。 富田地区市民センター、下野地区市民センター、三重地区市民センター、保々地区市民センター (日永地区市民センター、内部地区市民センターは事務局による事前調査のみ実施) 各地区市民センターでは、地域振興業務、公民館業務、窓口業務を所管しており、住民の連帯意識 を高め、積極的な地域活動の場を提供して地域社会づくりを推進し、また、地域における市行政の窓 口として住民の利便性に供しながら、生活文化の向上と福祉の増進に努めている。 第3 監査結果 定期監査としての財務に関する事務の執行並びに行政監査としての時間外勤務の状況、現金等の管 理状況、地域振興活動の状況及び業務棚卸表について監査を行ったところ、次の指摘事項及び所見の とおり、注意、検討又は改善を要するものなどが見受けられた。今後の事務執行にあたってはこれら に十分留意し、地区市民センター館長会議等を通じて周知徹底を図るとともに、改善を要するものに ついてはその措置を講じるよう要望する。 なお、改善の措置を講じたときは遅滞なく通知されたい。 1 指摘事項 (1)収入事務について ア.学校開放使用料の利用回数券領収書控えに領収金額の記入漏れが見受けられたので、領収書の 発行にあたっては記入事項に不備がないよう注意すること。 【注意事項】 イ.窓口収納金の日計表に館長の検査・確認印漏れがあったので注意すること。 【注意事項】 (2)支出事務について ア.地区市民センター費で支出すべき業務用の図書(戸籍六法)の購入費を公民館費で支出して いたので、事業費を適切に区別するよう改めること。 【是正改善事項】 イ.支出負担行為書兼支出命令書等の会計書類に決裁日が漏れているものが見受けられたので、四 -1- 日市市文書管理規程第27条に基づき、電子決裁ののち、決裁日を記入するよう注意すること。 【注意事項】 ウ.支出命令に際しては、物品等の納品を確認するための証拠書類として納品書等が必要であるが、 支出書類に添付されていないものがあったので注意すること。 【注意事項】 エ.資金前渡で支出した報償費において、精算手続きの遅れているものが見受けられたので、 四日市市会計規則第69条第1項に基づき、支払終了後5日以内に精算するよう改めること。 【是正改善事項】 オ.支出命令書に添付された請求書に代表者印が漏れているものが見受けられたので、請求書受 理時には書類に不備がないかを十分にチェックのうえ受領するよう注意すること。 【注意事項】 カ.旅費の支出において、旅行日より3か月以上遅れて支払われているものが見受けられたの で、適切な事務手続きを行うよう改めること。 【是正改善事項】 (3)委託料について 委託業務の履行確認にあたっては、業務完了報告だけではなく、履行内容がチェックできるよ う証拠書類等の提出も求めるよう改めること。 【是正改善事項】 (4)備品管理について ア.備品ラベルが貼られていないものが見受けられたので、会計規則第149条に基づき、備品に は所定の表示を行い、適正に管理するよう注意すること。 【注意事項】 イ.既に廃棄された備品(輪転謄写機)が、廃棄の手続きがなされず備品出納簿に登録されたまま となっていた。会計規則第137条に基づき、廃棄の手続きを行い、台帳を整理するよう改める こと。 【是正改善事項】 ウ.保管換えの手続きがなされておらず備品出納簿に登録されていない備品(自家発電機)が倉庫 に保管されていた。会計規則第139条に基づき、保管転換の処理を行うよう改めること。 【是正改善事項】 (5)車両台帳の管理について 公用車の車両台帳に自賠責保険加入や車検修理の状況が記録されていなかったので、所定の事項 を確実に記録し、適正に車両管理を行うよう改めること。 【是正改善事項】 (6)公印管理について 公印台帳の副本において、公印管守者及び公印取扱責任者の記入漏れが見受けられたので、 四日市市公印規則第8条に基づき、適正に台帳管理を行うよう注意すること。 【注意事項】 (7)文書管理について ア.執務日誌において、記録のない日が見受けられたので、四日市市役所処務規程第8条に基づき、 適正な文書管理を行うよう注意すること。 【注意事項】 イ.センター使用許可申請書において、首標金額が訂正処理されていたが、四日市市会計規則第6 条では、証拠書類の首標金額は訂正できないと定められているので、今後は適正に処理するよう 注意すること。 2 所 【注意事項】 見 (1)内部事務の管理について -2- 請求書等証拠書類の日付漏れ、代表者印漏れや支払事務の遅延が散見されるなど、内部事務管理 においてチェック体制が十分に機能していない部分が見受けられた。 日常業務の管理体制を再検証し、内部事務管理の合規性、合理性、効率性の一層の徹底に努める こと。 【努力要望事項】 (2)内部牽制体制について 窓口収納金の検査・確認漏れや物品の廃棄手続き漏れを見落とすなど、現金等の管理や物品管理 において、上司による牽制チェック体制が十分でない部分が見受けられた。適時、実査を行うなど 内部牽制体制を検証し、より厳重な管理を行い、事故防止の一層の徹底に努めること。 【努力要望事項】 (3)現金等の管理について 窓口における収納金の取扱いについて、センター職員の少人数化に伴い、受付・収納・確認など の作業が簡略化されるおそれがあるので、複数の職員が入出金の事実を確認するシステムをつくる など、内部牽制体制を再検証し、事故防止に努めるよう、改めて注意喚起する。 【努力要望事項】 (4)振替休日・代休について 地区行事など休日の行事への出席が多い中で、職員が休日等に勤務した場合における振替休日・ 代休の取得が少ない状況となっている。職員の健康管理の面からも、特に館長が率先して、振替休 日・代休の積極的な取得に努めること。 【努力要望事項】 (5)耐火金庫内の整理整頓について 耐火金庫内の保管物品リストは作成されていたが、保管する必要がないものが保管されている状 況がまだ見受けられた。金庫内に保管を要する物品の限定を再徹底するとともに、定期的に保管物 品リストと現物の照合を行う体制を整備するなど、引き続き適切な管理に努めること。 【努力要望事項】 (6)倉庫内の整理整頓について 倉庫内は通路を確保し、出し入れしやすい配置で物品を保管するとともに、預り品や危険のある 物品は他のものと分別して保管するよう努めること。 -3- 【努力要望事項】 保 育 園 第1 監査の概要 1 監査の種類 定期監査及び行政監査 2 監査対象 福祉部(保育園) 3 事前調査期間 平成22年10月 4 監査期間 平成22年10月27日 5 監査対象年度 平成21年度 6 監査対象事項 財務事務等 7 監査方法 財務事務等が法令等に基づき適正かつ効率的に行われているかなどに重点 1日から平成22年10月 8日まで をおいて、関係帳簿・書類の抽出調査、実査及び監査調書に基づく質問により 行った。 第2 監査対象の概要 市立保育園25園のうち、次の4(6)園の監査を行った。 ときわ保育園、日永中央保育園、富洲原保育園、くす南保育園 (笹川保育園、神前保育園は事務局による事前調査のみ実施) 各保育園では、乳幼児の保育や長時間保育など保護者の就労実態に合わせた保育、さらに、障害児 の発達を促す保育など社会情勢の変化に対応した保育の充実に努めている。 また、都市化の進展や核家族化の進行等により育児に不安を持つ母親等が増加している現状から保 育園が地域の子育て支援拠点としての機能を果たすべく、保育内容の一層の充実向上に努めている。 第3 監査結果 定期監査としての財務に関する事務の執行並びに行政監査としての時間外勤務の状況及び準公金 の管理状況について監査を行ったところ、次の指摘事項及び所見のとおり、注意、検討又は改善を要 するものなどが見受けられた。今後の事務執行にあたってはこれらに十分留意し、保育園長会等を通 じて周知徹底を図るとともに、改善を要するものについてはその措置を講じるよう要望する。 なお、改善の措置を講じたときは、遅滞なく通知されたい。 1 指摘事項 (1)収入事務について 収入金の金融機関への払い込みで金額を誤っていた事例が見受けられたので、正確を期すよう注 意すること。 【注意事項】 (2)支出事務について ア.支出負担行為書等の会計書類に決裁日が漏れているものが見受けられた。四日市市文書管理規程 第27条に基づき、電子決裁ののち、決裁日を記入するよう注意すること。 【注意事項】 イ.自動車の公務使用に係る書類の旅費計算の金額が訂正されている事例が散見されたので、支出事 -4- 務においては正確な金額を記入するよう注意すること。 【注意事項】 ウ.請求書に代表者名の記入の漏れている事例が見受けられたので、請求書に不備がないかを十分に チェックのうえ受領するよう注意すること。 【注意事項】 (3)現金等の管理について ア.保護者から集金した現金の管理にあたっては、預かった金額を記録するだけではなく、入出金の 事実に基づき、その出納を記録するよう改めること。 【是正改善事項】 また、現金出納簿については、現金の受払及び残高を明確にするとともに、定期的に現金、帳簿 残高及び通帳との照合・確認を行うなど内部牽制機能の充実に一層努力すること。併せて、現金取 扱の事故防止に努めること。 【注意事項】 イ.現金出納簿に日付の記入漏れが見受けられたので、正確に記録するよう注意すること。 【注意事項】 2 所 見 (1)経営的感覚について 園の管理運営に必要な物件費等の経費削減努力は認められる。園長は保育園の管理者として、保 育サービスの充実やスタッフの職場環境の改善を期すとともに、業務の効率化や重複・ムダ等の排 除などを通して、諸コストの低減についても常に意識を持ち、より良い経営管理に努められたい。 【努力要望事項】 (2)賄材料費の支出について 給食材料は、共同購入分を除いて各園で地域の利便性のよい業者から長期間にわたり購入してい るが、他の園での購入実績を参考にして比較するなど、安全でよりよいものをより安価にというこ とを心がけ、経費の圧縮に努めること。 【努力要望事項】 また、納入業者の選定及び納入価格の決定を園長一人で行っている園が見受けられるので、給食 会議などを利用して決定するなど内部牽制体制を整え、透明性の確保に努めるよう、改めて注意喚 起する。 【努力要望事項】 (3)借用物件について 保育園では、保護者の園児送迎のため駐車場用地を借用しているが、園によって無償若しく は有償で賃貸借契約を交わしている状況が見受けられた。児童福祉課においては、同じ目的で借用 する物件に対し地権者間でバランスを欠くことはないのか、実態を調査のうえ、今後も継続して駐 車場用地を借用できるよう検討されたい。 【検討事項】 (4)年休の取得について 年休の取得が非常に少ないように見受けられる。多忙で年休を取りにくい状況にあることは理解 するが、たとえ1日でも昨年より多く年休を取れるような勤務の組み方を工夫するなど努められた い。 【努力要望事項】 (5)職員の指導育成について 園児の健全な発育を促すには、家庭での生活面にわたる指導・支援が必要なことが多いため、主 として園長・主任が保護者を受け入れることから心がけて努力しているが、そのような対応のでき る職員を増やすためには、保護者に接する姿を見せて若手職員に範を示し育成を考えていく必要も ある。園長・主任が指導者という意識を常に持って業務に当たられるよう要望する。 -5- 【努力要望事項】 (6)保育料滞納の縮減について 保育料の滞納が近年の課題となっており、これを縮減させるためには入園手続き時の窓口におい て保育料の口座振替を強く勧誘するなど、口座振替の利用推進に向けて引き続き検討されたい。 【検討事項】 -6- 幼稚園・小学校・中学校 第1 監査の概要 1 監査の種類 定期監査及び行政監査 2 監査対象 教育委員会(幼稚園、小学校、中学校) 3 事前調査期間 平成22年9月27日から平成22年10月14日まで 4 監査期間 平成22年11月16日から平成22年11月19日まで 5 監査対象年度 平成21年度 6 監査対象事項 財務事務等 7 監査方法 財務事務等が法令等に基づき適正かつ効率的に行われているかなどに重点 をおいて、関係帳簿・書類の抽出調査、実査及び監査調書に基づく質問により 行った。 第2 監査対象の概要 【幼稚園・小学校・中学校】 ・幼稚園23園のうち、次の4(6)園の監査を行った。 桜幼稚園、保々幼稚園、三重西幼稚園、海蔵幼稚園 (大矢知幼稚園、楠北幼稚園は事務局による事前調査のみ実施) ・小学校40校のうち、次の4(10)校の監査を行った。 小山田小学校、桜小学校、三重西小学校、保々小学校 (川島小学校、桜台小学校、内部小学校、河原田小学校、大谷台小学校、八郷小学校は事務局 による事前調査のみ実施) ・中学校22校のうち、次の4(6)校の監査を行った。 三重平中学校、保々中学校、西陵中学校、桜中学校 (朝明中学校、楠中学校は事務局による事前調査のみ実施) 各学校・幼稚園では、四日市市学校教育ビジョン基本方針「新しい時代をたくましく切り拓いて いく子どもの育成」に基づき、それぞれの実情に応じて自校(園)の学校(園)づくりビジョン(学 校経営方針と学校教育指導方針)を策定し、地域の特色を活かした教育活動、地域から信頼される 教育活動の推進を図っている。 第3 監査結果 定期監査としての財務に関する事務の執行並びに行政監査としての時間外勤務の状況及び準公金 の管理状況について監査を行ったところ、次の指摘事項及び所見のとおり、注意、検討又は改善を要 するものなどが見受けられた。今後の事務執行にあたってはこれらに十分留意し、小・中学校長会等 を通じて周知徹底を図るとともに、改善を要するものについてはその措置を講じるよう要望する。 なお、改善の措置を講じたときは遅滞なく通知されたい。 -7- 1 指摘事項 【幼稚園】 (1)支出事務について ア.支出負担行為書等の会計書類に決裁日が漏れているものが見受けられた。四日市市文書管理 規程第27条に基づき、電子決裁ののち、決裁日を記入するよう注意すること。 【注意事項】 イ.支出負担行為兼支出命令書の支出負担行為日の記入誤りが見受けられたので、正確な日付を記 入するよう注意すること。 【注意事項】 ウ.見積書に日付や代表者名の記入の漏れている事例が見受けられたので、見積書の提出を求める ときは必要事項に記入漏れがないか確認のうえ受領するよう注意すること。 【注意事項】 エ.請求書に請求先(幼稚園名)が漏れているものが見受けられたので、請求書の提出を求めると きは必要事項に記入漏れがないか確認のうえ受領するよう注意すること。 【注意事項】 オ.自動車の公務使用に係る書類の旅費計算の金額が訂正されている事例が散見されたので、支出 事務においては正確な金額を記入するよう注意すること。 【注意事項】 (2)現金等の管理について 郵便切手受払簿とプリペイドカード受払簿で毎月末の月計及び累計欄に園長の確認印が漏れ ていたので、園長は受払簿と残高を照合のうえ確認印を押して記録に残すよう注意すること。 【注意事項】 (3)備品管理について 遊具などの備品で寄附申出の手続きがなされていないものがあったので、必要な手続きを行い、 台帳を整理するよう改めること。 【是正改善事項】 (4)財産管理について 工作物台帳に登載されていない工作物が見受けられたので、工作物台帳を整理し、適正に財産管 理を行うよう改めること。 【是正改善事項】 (5)原課契約工事について 修繕を行ったときには、原課契約工事発注・監督・検査マニュアルに基づき、検査確認を行っ た記録を残すよう改めること。 【是正改善事項】 (6)自家用車公務使用の届出について 自家用車の公務使用にあたり、免許証、車検証、保険証書等の写しの提出がないものや期限が 切れているものが見受けられたので、適正に届出手続きを行うよう改めること。 【是正改善事項】 【小学校・中学校】 (1)収入事務について 過去の預金利子や公衆電話取扱手数料が収入として処理されていないので、適切に収入処理を 行うよう改めること。 【是正改善事項】 (2)支出事務について ア.支出事務において、支払いの遅延しているものが見受けられたので、「政府契約の支払遅延防 止等に関する法律」に基づき、期限内に支出事務を行うよう改めること。 【是正改善事項】 イ.請求書に日付の漏れているものや請求先の誤っているものが見受けられたので、請求書の提出 -8- を求めるときは必要事項に記入漏れや誤りがないか確認のうえ受領するよう注意すること。 【注意事項】 ウ.支出命令書に物品等の納品を確認するための証拠書類として納品書等が必要であるが、支出書 類に添付されていないものが見受けられたので注意すること。 【注意事項】 エ.納品書に日付の漏れているものが見受けられた。納品日は検査検収の基準日となるので、納品 書の受領にあたっては日付が入っているか確認のうえ、証拠書類として保存するよう注意するこ と。 【注意事項】 (3)契約事務について 需用費(消耗品費)及び備品購入費の執行において、調達契約課契約で契約すべきものを分割して 原課(小学校)発注していたので、四日市市教育長所管事務専決規程第6条第3号に基づき、適正に 事務手続きを行うよう改めること。 【是正改善事項】 (4)現金等の管理について ア.郵便切手の管理を実査したところ、郵便切手受払簿の残高と不一致が見られたので、定期的に 確認を行い、適正に管理するよう改めること。 【是正改善事項】 イ.郵便切手受払簿で毎月末の月計及び累計欄に学校長の確認印が押印されていなかったので、学 校長は受払簿と残高を照合のうえ確認印を押して記録に残すよう注意すること。 【注意事項】 ウ.プリペイドカード受払簿において、使用者印の漏れや駐車場レシートの添付漏れが見受けられ た。適正な事務処理を行うよう注意すること。 【注意事項】 エ.郵便切手受払簿で受払日の記入誤り等が見受けられたので、受払簿には出納の都度、正確に記 録するよう注意すること。 【注意事項】 (5)備品管理について ア.すでに備品廃棄し不用品処分が済んでいるのに備品台帳に登録されたままになっているものが 見受けられたので、台帳を整理するよう改めること。 【是正改善事項】 イ.備品ラベルが貼られていないものが見受けられたので、会計規則第149条に基づき、備品に は所定の表示を行い、適正に管理するよう改めること。 【注意事項】 (6)財産管理について 実在しない工作物が工作物台帳に登載されていたため、工作物台帳を整理のうえ、適正な財産 管理を行うよう改めること。 【是正改善事項】 (7)理科薬品類の管理について ア.理科実験用として使用する薬品のうち、2∼3年間使用されていない薬品が見受けられた。今 後、使用見込みのないものについては、廃棄処分を行い、薬品を適正に管理するよう改めること。 【是正改善事項】 イ.一般薬品の管理簿が作成されておらず、点検も実施されていなかったので、平成17年10月 19日付「理科薬品類の取扱いと管理について(通知)」に基づき、適正に管理するよう改めるこ と。 【是正改善事項】 ウ. 劇薬の日常管理が担当者任せになっており牽制機能が充分に働いていない状況が見受けられ た。また、保管量も多く、保管庫の鍵の保管方法も誰でも使えるようになっていたので、適正に 管理するよう改めること。 【是正改善事項】 (8)原課契約工事について -9- ア.工事検査完了後、検査済証が作成されていないものが見受けられたので、検査実施後には所定 の手続きを行うよう改めること。 【是正改善事項】 イ.原課契約工事の適正な執行のため原課契約工事発注・監督・検査マニュアルが作成されている が、このチェックリストがチェック漏れなど形骸化していると思われる事例が散見されたので、 原課契約工事事務取扱要領に基づき、適切な事務処理を行うよう注意すること。 【注意事項】 (9)公印管理について 公印台帳の副本に記入事項(期間)漏れが見受けられたので、四日市市教育委員会公印規則に基 づき、適正に記録するよう注意すること。 【注意事項】 (10)公務使用自家用車の届出について 自家用車の公務使用にあたり、免許証、車検証、保険証書等の写しの提出がないものや期限が 切れているものが見受けられたので、適正に届出手続きを行うよう改めること。 【是正改善事項】 2 所 見 <共通事項> (1)経営感覚をもった学校・園運営について 一部の学校において、蛍光灯管や洗剤など消耗品の過剰在庫が見受けられた。小中学校で62 校、幼稚園で23園あり、無駄な支出が積み重なれば相当大きな金額となる。蛍光灯管、洗剤や コピー用紙など消耗品について過剰な在庫は持たない、また、長期間使用しない電気製品で通電 していなくても支障のないものは電源を抜くなど省エネルギー活動等を徹底し、コスト意識、経 営感覚をもった学校・園運営にあたることを引き続き要望する。 【努力要望事項】 <個別事項> 【幼稚園】 (1)生活リズムの確立について 小学校への就学前においては、幼児期における生活リズムの確立が大切であり、早朝から体操 や運動等を行うことにより自ら身体を動かすなど園児が生活リズムを習慣づけることに努めら れたい。 【努力要望事項】 (2)幼稚園使用料について 幼稚園使用料の集金及び金融機関への入金にあたっては、確認チェックなど事故防止のための 対策を徹底すること。また、学校教育課においては、職員の負担軽減及び安全確保のため、幼稚 園使用料への口座振替の導入に向けて努められたい。 【努力要望事項】 (3)物品管理について 清掃用具、作業用具、遊具などの物品で数量が多いものについては、番号をつけて使用前後に 数量の確認を容易に行えるようにするなど適正な物品管理に努めること。 【努力要望事項】 (4)交通安全について 園児の通園路の安全確保など、交通事故防止に注意を怠らないよう努められたい。 - 10 - 【努力要望事項】 【小学校・中学校】 (1)基礎学力の向上について 改正学習指導要領による授業が来年度から本格的に実施されるが、児童・生徒の習熟度に応じ た少人数教育や電子黒板を使った授業により、児童、生徒の関心や興味を引き起こすよう指導方 法に工夫を凝らし、児童・生徒の基礎学力の向上に努めること。 【努力要望事項】 (2)特別教室の管理について 音楽室、理科室等の特別教室には、楽器や実験器具等が保管されているが、物品の管理状態が 良くないため、保管スペースが有効に活用されていない。教育現場において、物品の管理を通じ て物を大切にする教育も重要であり、保管スペースの整理整頓に努めること。【努力要望事項】 (3)物品管理について ア.過去に寄贈された絵画等の備品登録は既になされてはいるが、これらの寄付受け入れ手続き に不備のあった事例が見受けられたことから、今後は寄附物品等の受け入れ時における適正な 取扱いの再徹底に努めること。 【努力要望事項】 イ.顕微鏡や電圧計など理科実験で使用する備品については、数量の多いものは番号をつけて管 理するなど適正な備品管理に努めること。 【努力要望事項】 ウ.総じて、各学校において、施設・物品等保有する資産に対する意識が弱い。 物を大切にする「モッタイナイ」の思想や、物を活かして使う「物への思いやり」の発想が 求められる。厳しさを増す財政への対策や生徒教育の面からも、教職員自らがそれを具現化し て範を示されることを要望する。 【努力要望事項】 (4)預り金の管理について ア.学校で管理している学年会計や旅行積立等の預金については、預金保護の措置等を検討する こと。 【検討事項】 イ.PTA会計の預金通帳と印鑑を学校で預かっているものが見受けられたが、本来PTA役員 が分別保管すべきものであるので、PTAの責任で管理してもらうようにPTAとの協議に努 めること。 【努力要望事項】 ウ.PTA会費の預金通帳の名義人が学校長となっている事例が見受けられたので、PTA会長 名義に変更すること。 【努力要望事項】 (5)予算の執行について 「予算があるから使う」という発想を変え、日常業務の中でできる限り支出を抑えるという視 点の重要性を再徹底し、より適切で合理的な執行に努めること。 【努力要望事項】 (6)工作物の安全点検について 工作物の安全点検は、担当者が単独で定期的に実施している学校が多いが、担当が点検したも のを管理者が抜き取りで再実査するという牽制機能を働かせ、漏れや事故が発生しないよう努め られたい。 【努力要望事項】 - 11 -
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