ユーザー操作編［manual_mw5_user_app］

メールワイズ 5 パッケージ版
ユーザー操作編
Copyright (C) 2012-2016 Cybozu
商標について
記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれてい
ることがあります。
個別の商標･著作物に関する注記については、弊社の Web サイトを参照してください。
http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html
なお、本文および図表中では、(TM)マーク、(R)マークは明記していません。
2
メールアプリケーション
メールアプリケーションは、特定のアカウントで送受信するメールを管理するアプリケーションです。
メールアプリケーションを使用する際の操作の流れや使いかたを説明します。
操作の流れと画面の見かた
操作の流れ
画面の見かた
メールアプリケーションを操作する
メールを受信する
メールを閲覧する
メールを作成する
メールを編集する
メールを送信する
メールを返信する
メールを転送する
メールを移動する
メールを削除する
楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作
メール情報を操作する
メール情報を設定する
顧客情報を確認する
メールを検索する
メールを検索する
検索履歴を使用する
設定項目と検索条件
全文検索機能を使用する（メールワイズクラウド版のみ）
全文検索の検索対象
全文検索で検索する
検索結果を確認する
便利な操作
メールソースを表示する
メールを印刷する
メールを絞り込む
メールを他のユーザーに通知する
メールの添付ファイルを一括ダウンロードする
スレッドを使用する
CSVファイルを使ってメールデータを管理する
3
操作の流れと画面の見かた
基本的なメール操作の流れと、メールアプリケーションの画面の見かたを説明します。
操作の流れ
画面の見かた
操作の流れ
次のメール操作の流れを説明します。
新規メールの作成から送信までの流れ
メールの受信から返信までの流れ
新規メールの作成から送信までの流れ
新しくメールを作成し、送信するまでの一連の操作の流れを説明します。
メールの送信前にメール内容をチェックに回す場合を例に、ステップを記載しています。
メールを作成します。
メールを作成する
作成したメールのステータスや確認者を設定します。
メール情報の欄で設定します。
コメント欄を使用し、関係者でメール対応についてやり取りすることもできます。
メール情報を設定する
メールの修正依頼があれば、メールを編集します。
メールを編集する
メール情報を設定する
メールの内容が確定したら、メール情報の状況を「(送信待ち)」に変更します。
メール情報を設定する
メールを送信します。
メールの送信権限のあるユーザーのみ、メールを送信できます。
メールの受信から返信までの流れ
メールアプリケーションでメールを受信してから、返信するまでの一連の操作の流れを説明します。
返信メールの送信前にメール内容をチェックに回す場合を例に、ステップを記載しています。
メールを受信します。
メールを受信する
メールの担当者を設定します。
メール情報の欄で設定します。
メール情報を設定する
返信メールを作成します。
4
メールを返信する
返信メールのステータスや確認者を設定します。
メール情報の欄で設定します。
コメント欄を使用し、関係者でメール対応についてやり取りすることもできます。
メール情報を設定する
メールの修正依頼があれば、メールを編集します。
メールを編集する
メール情報を設定する
メールの返信内容が確定したら、メール情報の状況を「（送信待ち）」に変更します。
メール情報を設定する
返信メールを送信します。
メールの送信権限のあるユーザーのみ、メールを返信できます。
画面の見かた
メールアプリケーションの画面の見かたを説明します。
一覧画面
詳細画面
一覧画面
メールの一覧画面の見かたを説明します。
処理メールの一覧の例：
パーツ
番号
パーツ
説明
連絡事項や、共有する情報などを記載します。
5
書式編集機能を使用できます。
お知らせ欄
書式編集を使う
警告日時になったメールが○
件あります。
新着メールがあります。画面を
再読み込みしてください。
詳細画面の「警告日時」欄で設定した時間が経過したメールがある場合に
表示されます。
メールの自動受信後や、他のユーザーが手動でメールを受信し、閲覧可能
なメールがある状態でWebブラウザーを更新しないでいると表示されます。
クリックすると、一覧に新着メールが表示されます。
メール受信時の注意と補足
メール受信
メールを受信します。
最終受信：
xx/xx xx:xx
最後にメールを受信した日時です。
メール作成
メールを新規に作成します。
メール検索
クリックすると、「メールの検索」画面が表示されます。
ファイル出力
メールデータをCSVファイルに書き出します。
アドレス帳検索
クリックすると、詳細検索画面が表示されます。
ボタンの横のドロップダウンリストで検索対象を指定して、キーワード検索を
することもできます。
処理状況が「処理済み」と「送信済み」以外のメールが表示されます。
よくあるご質問：「処理メール」と［未分類］フォルダの違いはなんです
か？
担当メール
「処理メール」のうち、ログインユーザーが担当者に設定さ
れているメールが表示されます。
確認メール
「処理メール」のうち、ログインユーザーが確認者に設定さ
れているメールが表示されます。
送信待ち
メール
「処理メール」のうち、処理状況が「送信待ち」のメールが
表示されます。
送信待ちメールの一覧では、送信待ちのメールを一括で
送信できます。
処理メール
絞り込み
1
受信メール
処理済みのメールを含めた、すべての受信メールが表示されます。
送信メール
すべての送信メールが表示されます。
[未分類]
メールアプリケーションに初期値として固定表示されているフォルダーです。
[未分類]フォルダーは削除できません。
よくあるご質問：メール一覧画面にある[未分類] とは何ですか？
フォルダー
(フォルダー名)
運用管理で追加したフォルダーが表示されます。
フォルダーに振り分けられていないメールは[未分類]フォルダーに保存され
ます。
フォルダーの設定については、次のページを参照してください。
フォルダーを設定する
6
ごみ箱
削除されたメールが一時的に保存されています。
ごみ箱の保存期間が経過したメールは、自動的に削除されます。クリックすると、メール情報を編集できます。
一覧画面で直接メール情報を入力する
緊急度
メール処理の緊急度です。
「至急」または「大至急」が表示されます。
処理状況
メールのステータスです。
メールが編集中の場合、ステータスの横に「*」が表示されます。
クリックすると、フォルダー欄が非表示になり、処理メール欄が広くなりま
す。
元に戻す場合は、
をクリックします。
メール情報表示
メール情報を表示するかどうかを切り替えられます。切り替えた状態は、同
じメールアプリケーションの一覧表示で維持されます。
メール情報とは
本文表示
一覧画面にメールの本文を表示するかどうかを切り替えられます。メールの
本文は、最大200文字まで表示されます。切り替えた状態は、同じメールア
プリケーションの一覧表示で維持されます。
「件名」と「宛先/差出人」の列幅は、ドラッグ操作で調整できます。調整後、
このアイコンをクリックすると、列幅を初期状態に戻せます。2
宛先/差出人
運用管理者が、宛先と差出人を分けて表示するように設定している場合
は、「宛先」と「差出人」がそれぞれ別の項目として表示され、アドレス帳の
名前で表示するように設定している場合は、アドレス帳の名前で表示されま
す。
画面の表示を設定する
区切り線
区切りを示す横線です。運用管理で設定した区切り線が表示されます。
日時を基準として、指定した位置に表示させることができます。
区切り線を設定する
担当者
メールの担当者です。
コメント
メールの詳細画面で追加した、メールに関するやり取りやメモが表示されま
す。
クリックすると、メールの詳細画面が表示されます。
書きかけ保存したメールの場合、件名のあとに「（作成中）」と表示されま
す。
メールのタイトル
タイトルの横に表示されるアイコンは次のとおりです。
返信したメール
転送したメール
添付ファイルがあるメール
チェックアイコン
すべてのメールを選択したり、選択を外したりします。
ソート項目
受信メールの日時、または送信メールの日時で、メールを並べ替えます。
7
絞込メニュー
メールの処理状況や担当者などで、表示するメールを絞り込めます。
削除する
選択したメールを削除します。
選択したメールの次の情報を一括で変更できます。
処理状況
確認者
緊急度
担当者
一括設定する
メールを保存するフォルダー
警告日時
コメント
メール情報を設定する
件数表示送り
運用管理で設定した表示メールの件数ごとに、メール一覧の件数表示送り
ができます。
1：フォルダー横の数字
処理状況が「処理済み」と「送信済み」以外のメール件数です。
2： Internet
Explorerの場合、ドラッグ操作で列幅が調整できるのは、バージョン9、またはバージョン11以降をお使いの場合のみです。
また、タブレット端末などのタッチパネルでは、ドラッグ操作はできません。
詳細画面
メールの詳細画面の見かたを説明します。
HTMLメールがテキストで表示されたり、部分的に欠落した状態で表示される場合は、HTMLファイルをダウンロードして、Webブラウザ
ーで表示してください。
詳細は、次のページを参照してください。
HTMLメールがテキストで表示されている
HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている
受信メールの詳細画面例：
8
パーツ
番号
パーツ
説明
返信する
メールの返信画面を表示します。
処理済みにする
メールの処理状況を「処理済み」にします。
転送する
メールの転送画面を表示します。
次のメニューが表示されます。
削除する
添付ファイルの削除
添付ファイルの一括ダウンロード
メールの添付ファイルを一括ダウンロードする
その他の操作
他のユーザーに通知する
顧客を変更する
メールを移動する
スレッドを使用する
スレッドを使用する
印刷用画面
変更する
メール情報を変更します。
メール情報についてはパーツ
を参照してください。
メール情報欄に表示する項目を選択します。
メールによって、選択できる項目が異なります。
次の項目を選択できます。
表示する項目
メール情報詳細
顧客詳細
スレッド
9
メールヘッダ
メール情報
メール情報を設定する
状況
メールのステータスです。
メールが編集中の場合、ステータスの横に「*」が表示されます。
確認者
メールの確認者です。
設定されていない場合は、「(未設定)」と表示されます。
緊急度
メール処理の緊急度です。
担当者
メールの担当者です。
設定されていない場合は、「(未設定)」と表示されます。
フォルダ
メールが保存されているフォルダーです。
設定されていない場合は、「未分類」と表示されます。
警告日時
設定した日時を過ぎると、次のメッセージがメール一覧の上部に表示されま
す。
「
警告日時になったメールが○件あります。」
対応の締切を個々のメールに設定したり、メールの送信予定日時の目安を
設定するのに便利です。
返信日時
自動返信機能を使って、メールが返信されている受信メールの詳細画面に
表示されます。
コメント
メールに関するやり取りやメモを書き込んだり、表示したりします。
次の情報がアドレス帳に登録されている場合、メールに紐づく顧客データが
表示されます。
顧客情報
受信メールの場合：差出人のメールアドレス
送信メールの場合：宛先のメールアドレス
顧客情報を確認する
関連するメールを確認できます。
次の条件をすべて満たす場合に表示されます。
スレッド
メールアプリケーション内で、親子関係にあるメールが存在する。
パーツ
で「スレッド」を選択している。
スレッドを使用する
メールアプリケーション内で自動的に採番される連番です。
メール番号
メール番号の採番方法を知りたい
ソースを見る
メールソースを確認できます。
ページ遷移のボタン
クリックすると、同じフォルダーに保存されている前後のメールが表示されま
す。
10
メールアプリケーションを操作する
メールアプリケーションの基本的な操作方法を説明します。
アクセス権の設定によって、操作できない機能があります。
メールワイズはUTF-8およびHTMLメールに対応しています。
メールを受信する
メールを閲覧する
メールを作成する
メールを編集する
メールを送信する
メールを返信する
メールを転送する
メールを移動する
メールを削除する
楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作
メールを受信する
メールアプリケーションに登録されているメールアカウント宛てに届いたメールを受信します。
手動で受信する
自動的に受信する
メール受信時の注意と補足
手動で受信する
最後にメールを受信してから、現在までのメールを手動で受信します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
メール受信をクリックします。
受信したメールが一覧に表示されます。
受信ボタンの右横に、メールの最終受信日時が表示されます。
受信したメールは、次のフォルダーで確認できます。
処理メール：
メールの処理状況が「処理済み」と「送信済み」以外のメールが表示されます。
受信メール：
「処理済み」を含むすべての受信メールが表示されます。
自動的に受信する
メールを自動的に受信します。
メールワイズクラウド版の場合
5分おきに、自動的にメールを受信します。
メールワイズパッケージ版の場合
11
システム設定で、自動受信の設定がされていると、設定された間隔でメールを自動的に受信します。
メールの自動受信を設定する
メール受信時の注意と補足
次の事項は、メールを手動で受信した場合と自動的に受信した場合の両方に該当します。
メール受信時の注意
1回の受信操作で100通までメールを受信できます。
手動で受信した際に101通以上のメールがあると、受信していないメールが残っている旨のメッセージが画面上部に表示されま
す。
再度メール受信をクリックすると、残りのメールを受信できます。
管理者が設定しているメールサイズの制限を上回るサイズのメールは、受信できません。
受信できなかったメールがある場合、メッセージと[詳細情報]のリンクが表示されます。
次の操作で、受信できなかったメールをメールサーバーから削除できます。
1. [詳細情報]リンクをクリックします。
2. 削除するメールを選択し、削除するをクリックします。
受信メールサイズの制限値を変更すると解決できる場合があります。制限値の変更については、管理者に相談してください。
分割受信したメールは、受信後に自動的に復元されます。
メールの自動受信後や、他のユーザーが手動でメールを受信し、閲覧可能なメールがある状態でWebブラウザーを更新しないで
いると、「新着メールがあります。画面を再読み込みしてください。」と表示されます。
その場合は、メッセージをクリックして画面を再読み込みできます。
12
メッセージが表示されるタイミングは、5分間隔です。
メール受信時の自動設定
個人設定や運用管理の設定により、メール受信時に次の項目が自動的に設定される場合があります。
詳細は、リンク先のページを確認してください。
メール受信の通知、担当メールの通知
メール通知の種類
メールの自動振り分け
フォルダへの自動振り分けを設定する
担当者の設定
担当者の自動割り当てを設定する
メールの処理状況の設定
処理状況の自動設定を設定する
メール項目の入力
メール項目の自動入力を設定する
差出人情報の変換
差出人情報の変換条件を設定する
メールを閲覧する
送受信したメールや処理中のメールを閲覧します。
HTMLメールがテキストで表示されたり、部分的に欠落した状態で表示される場合は、HTMLファイルをダウンロードして、Webブラウザ
ーで表示してください。
詳細は、次のページを参照してください。
HTMLメールがテキストで表示されている
HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
メールのフォルダーをクリックします。
閲覧するメールのタイトルをクリックします。
画面の見かた：メールの詳細画面
ソートの初期値と絞込の並び順
メールの一覧画面のソートと絞込の初期値は次のとおりです。
日時：
受信メールの一覧画面の場合：
メールスペースの運用管理者が設定した、次のどちらかの並び順でメールが表示されます。
メールの送信日時が新しい順
メールの受信日時が新しい順
13
受信メール以外の一覧画面：
メールの送信日時が新しい順でメールが表示されます。
状況：
(未処理)、(処理中)、カスタマイズ項目、(送信待ち)、(処理済み) の順で表示されます。
担当者や確認者：
メールワイズの利用ユーザーの登録順で表示されます。
また、確認者で絞り込んでから、さらに担当者で絞り込むといった操作もできます。
メールを作成する
新しくメールを作成する手順を説明します。
メールアプリケーション名をクリックします。
アプリケーションメニューで、
メールを作成するをクリックします。
必要な項目を設定します。
設定項目
メールの内容が確定している場合は、そのまま送信します。
ほかのユーザーにメールの内容の確認を依頼することもできます。
メールの内容が確定している場合：
送信する > 送信するの順にクリックします。
他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合：
メールの作成画面で次の項目を設定し、書きかけ保存するをクリックします。
処理状況
確認者
メールを保存するフォルダー
その他のメール情報を設定する場合は、次のページを参照してください。
メール情報を設定する
作成したメールの文字コードは、管理者によって設定されています。
詳細設定を変更する
設定項目
項目
From
To
CC1
説明
メールの差出人として使用するメールアカウントを選択します。
メールの宛先を入力します。
複数の宛先にメールを送信する場合：
各メールアドレスを半角カンマ(,)で区切ります。
セミコロン(;)など半角カンマ以外の文字を使用すると、正常に送信できない場合があ
ります。
メールワイズに登録されているメールアドレスを選択する場合：
BCC1
件名
アドレス選択をクリックします。
メールのタイトルを入力します。
メールの本文を入力します。
14
HTML形式のメールを作成する場合：
書式編集を使用します。
テンプレート2を適用する場合：
本文
件名欄の横のテンプレート挿入をクリックします。
予約語を使用する場合：
予約語の機能
メールに挿入する署名を、登録済みの署名から選択するか、直接入力します。
署名は、管理者の設定により、引用文の前かメール本文の末尾に挿入されます。署名の
位置は、メールアプリケーション単位で設定されています。
署名
署名を設定する
ファイル
ファイルを添付します。
メール情報の設定3
メール情報を設定します。
メール情報とは
コメントを書き込みます。
メンバー間でメールの文面をチェックするなど、メールに関するやり取りをする際に便利で
す。
コメント3
1：管理者の設定により、CCまたはBCC欄に初期値が入力されている場合があります。
CC：メールのコピーを送信する宛先です。
BCC：メールのコピーを送信する宛先です。「To」および「CC」の送信先には、BCCのメールアドレスは表示されません。メールを他
の宛先に送信していることや、宛先のメールアドレスをメールの送信先に非公開にする場合に、BCC欄を使用します。
2：管理者の設定により、あらかじめテンプレートが適用されている場合があります。
3：管理者の設定により、メール情報の設定項目が表示されない場合があります。
アドレス選択について
メールの作成画面で、アドレス選択をクリックすると、次のアドレス帳に登録されているメールアドレスを選択できます。
ユーザー名簿
アドレス帳の会社データ
アドレス帳の顧客データ
操作方法：
アドレス選択 > メールアドレスの選択 > 上記のアドレスを挿入するの順にクリックします。
メールアドレスの選択時に、次のリンクを使用すると便利です。
最近使ったアドレス：
直近で使用したメールアドレスが表示されます。
(会社に所属する顧客全員) または
部課に所属する顧客全員：
選択した会社に所属するすべての顧客が宛先に追加されます。
アドレス帳の顧客の詳細画面からも、メールを作成できます。
メールを編集する
メールを編集する手順を説明します。
書きかけ保存したメールの内容を修正したり、ほかのユーザーがチェックした結果を反映したりする場合に操作します。
メールを編集する
15
送信前にメールの内容をチェックする
添付ファイルを削除する
メールを編集する
メールを編集するためのボタンは、次のユーザーにのみ表示されます。
メールの作成者
メールの担当者
メールの確認者
メール情報は、このほかのユーザーでも変更できます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
編集するメールを選択し、詳細画面を表示します。
書きかけ保存したメールを編集する場合、編集前と編集中の内容を、タブを切り替えて確認できます。
書きかけ保存のメールの画面に表示される項目の内容を知りたい
***を編集するをクリックします。
編集するメールによって、ボタン名が変わります。
例：内容を編集する、返信内容を編集する
など
必要な項目を設定します。
設定項目
メールの内容が確定している場合は、そのまま送信します。
ほかのユーザーにメールの内容の確認を依頼することもできます。
メールの内容が確定している場合：
送信する > 送信するの順にクリックします。
他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合：
次の項目を設定し、書きかけ保存するをクリックします。
処理状況
確認者
メールを保存するフォルダー
その他のメール情報を設定する場合は、次のページを参照してください。
メール情報を設定する
ほかのユーザーが編集中のため、メールを編集できない
ほかのユーザーが編集中のため、メールを編集できない
送信前にメールの内容をチェックする
メールを送信する前に、メールの内容をチェックします。
メールの処理状況やコメントを使用して、メールの作成者または担当者と、メールの内容についてやり取りできます。
ここでは、確認者がメール内容をチェックする場合を例に説明します。
アプリケーションメニューで、
フォルダー欄の
メールアプリケーション名をクリックします。
確認メールをクリックし、チェックするメールを選択し、詳細画面を表示します。
必要に応じて、メールの本文やメール情報を変更します。
16
メールを編集する
メール情報を設定する
メールの作成者または担当者に、スムーズに処理の引き継ぎができるように、処理状況や確認者を変更します。
例：
メールの処理状況： (処理中) → (送信待ち)
メールの確認者：自分 → メールの作成者または担当者
添付ファイルを削除する
メールの添付ファイルを削除します。
処理中のメールから添付ファイルを削除する
メールの編集画面を表示し、「ファイル」欄で
削除するをクリックします。
メールを編集する
受信したメールから添付ファイルを削除する
不要な添付ファイルを削除することで、システムの負荷の軽減が見込めます。
添付ファイルを削除しても、メールの件名や本文は削除されません。
削除した添付ファイルはごみ箱に移動せず、完全に削除されます。削除した添付ファイルは元に戻せません。
削除する前に、添付ファイルをクライアントパソコンにダウンロードして保存することを推奨します。
添付ファイルを削除すると、メールソースも削除されます。そのため、添付ファイルを削除したメールはメールソース
を表示できません。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
添付ファイルを削除するメールの詳細画面を表示します。
その他の操作をクリックし、
添付ファイルの削除をクリックします。
確認画面で、 OK をクリックします。
添付ファイルが削除されたメールの詳細画面では、添付ファイルのファイル名のみが表示されます。
例：
添付ファイル名.txt (削除済み)
添付ファイルを削除しても、メールの一覧画面に表示されるアイコン「
」は消えません。
メールを送信する
メールの送信手順を説明します。
楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合は、次の項目を参照してください。
楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作
メールを個別に送信する
送信待ちメールを一括送信する
メールを個別に送信する
作成したメールを1通ずつ送信します。
17
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
送信するメールの詳細画面を表示します。
***を編集する > 送信する» の順にクリックし、内容を確認します。
キャンセルする場合：
内容を修正するをクリックし、次に表示される画面で送信をキャンセルします。
送信したメールを任意のフォルダーに保存する場合：
「メールの格納フォルダ」で保存先を選択します。
送信するをクリックします。
送信済みのメールを再送信する場合
フォルダー欄の
送信メールをクリックし、再送信するメールの詳細画面を表示します。
再送信する > 送信する» > 送信するの順にクリックします。
送信待ちメールを一括送信する
メールの処理状況が「送信待ち」のメールを、まとめて送信します。
アプリケーションメニューで、
フォルダー欄の
メールアプリケーション名をクリックします。
送信待ちメールをクリックします。
送信するメールを選択し、一括送信するをクリックします。
確認画面で、 OK をクリックします。
一度に 20通まで送信できます。
手順3で、21通以上のメールを選択していた場合、次のメッセージが表示されます。
メッセージ：
送信待ちのメールが残っています。引き続き「一括送信する」ボタンを押して下さい。
一括送信するをクリックすると、残っているメールを送信できます。
メールを返信する
メールを返信する手順を説明します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
返信するメールの詳細画面を表示します。
返信するをクリックします。
必要な項目を設定します。
設定項目
メールの内容が確定している場合は、そのまま送信します。
ほかのユーザーにメールの内容の確認を依頼することもできます。
メールの内容が確定している場合：
18
送信する > 送信するの順にクリックします。
他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合：
次の項目を設定し、書きかけ保存するをクリックします。
処理状況
確認者
メールを保存するフォルダー
その他のメール情報を設定する場合は、次のページを参照してください。
メール情報を設定する
返信メールを作成すると、次の項目が自動的に変更されます。
メールの処理状況： (未処理) → (処理中)
メールの担当者：未設定 → 操作しているユーザー
返信したメールは、「送信メール」フォルダーに保存され、件名の横に
が表示されます。
返信後も処理メールとして残すためには
メールを返信する前の確認画面で送信後の処理状況を変更すると、メールを返信した後でも、返信した受信メールを処理メールとして
残せます。
「メールの返信」画面で、「送信後の処理状況」で「未処理」または「処理中」を選択し、
リックします。
送信するをク
送信する > 送信するの順にクリックします。
返信済みのメールを再送信する場合
フォルダー欄の
送信メールをクリックし、再送信するメールの詳細画面を表示します。
再送信する > 送信する» > 送信するの順にクリックします。
メールを転送する
メールを転送する手順を説明します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
転送するメールの詳細画面を表示します。
転送するをクリックします。
必要な項目を設定します。
設定項目
送信する > 送信するの順にクリックします。
転送したメールは、「送信メール」フォルダーに保存され、件名の横に
19
が表示されます。
転送後も処理メールとして残すためには
メールを転送する前の確認画面で送信後の処理状況を変更すると、メールを転送した後でも、転送した受信メールを処理メールとして
残せます。
「メールの転送」画面で、「送信後の処理状況」で「未処理」または「処理中」を選択します。
転送したメールを任意のフォルダーに保存する場合は、「メールの格納フォルダ」で保存先を選択します。
送信する > 送信するの順にクリックします。
メールを移動する
メールアプリケーション内の異なるフォルダーや、異なるメールアプリケーションにメールを移動できます。
メールの移動方法は、次のとおりです。
異なるフォルダーに移動する
メールアプリケーション内で、メールを保存するフォルダーを変更します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
移動するメールの詳細画面を表示します。
メール情報欄の変更するをクリックします。
「フォルダ」欄で移動先のフォルダーを選択し、
変更する
をクリックします。
異なるメールアプリケーションに移動する
1つのメールスペース内で複数のメールアプリケーションを使用している場合、同じメールスペース内の異なるメールアプリケーション
にメールを移動できます。
メールスペースをまたいでの移動はできません。
編集中のメールを異なるメールアプリケーションに移動すると、編集した内容は失われます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
移動するメールの詳細画面を表示します。
その他の操作 > メールを移動するの順にクリックします。
必要な項目を設定し、移動するをクリックします。
設定項目
項目
説明
移動先
メールの移動先のメールアプリケーションを選択します。
コメント
コメントを入力します。
20
メールを削除する
メールの削除方法は、次の3とおりです。
削除したメールは、顧客の履歴データからも削除されます。
ごみ箱のメールデータ
削除したメールは、ごみ箱に移動し、一定期間保存されます。
ごみ箱に保存されている期間内であれば、メールを削除前のフォルダーに戻せます。
ごみ箱に保存される期間は、運用管理で設定されています。
詳細設定を変更する
保存期間を過ぎたメールは、ごみ箱に新たにメールが追加された時に自動的に削除されます。保存期間を
過ぎても、ごみ箱にメールが追加されるまでメールは削除されません。
編集中の内容を削除する
メールを個別に削除する
ごみ箱のメールを完全に削除する
編集中の内容を削除する
返信処理を開始しているメールの場合、編集中の内容を削除し、メールの編集を開始する前の状態に戻せます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
返信処理中のメールの詳細画面を表示します。
その他の操作 > 編集中の内容を削除するの順にクリックします。
必要な項目を設定し、はいをクリックします。
設定項目
項目
説明
削除後の処理状況
編集中の内容を削除した後のメールの処理状況を選択します。
削除後の確認者
編集中の内容を削除した後のメールをチェックするユーザーを選択します。
メールを個別に削除する
メールを1通ずつ削除します。削除したメールはごみ箱に移動します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
削除するメールの詳細画面を表示します。
その他の操作 > 削除するの順にクリックします。
確認画面で、 OK をクリックします。
メールの一括削除
21
メールの一覧画面で、削除するメールを選択し、削除するをクリックすると、一度に複数のメールを削除で
きます。
メールの検索結果画面で、削除するメールを選択し、削除するをクリックすると、一度に複数のメールを削
除できます。
メールの復旧
ごみ箱に保存されているメールは、次の手順で元に戻せます。
メールの詳細画面で、復旧するをクリックします。
メールの一覧画面で、元に戻すメールを選択し、復旧するをクリックします。
ごみ箱のメールを完全に削除する
ごみ箱のメールを完全に削除します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
「ごみ箱」フォルダーを選択し、完全に削除するメールの詳細画面を表示します。
完全に削除するをクリックします。
ごみ箱のメールの一括削除
次の手順で、複数のメールをまとめて完全に削除できます。
メールの一覧画面で、削除するメールを選択し、完全に削除するをクリックします。
メールの一覧画面で、ごみ箱を空にするをクリックします。
ごみ箱のすべてのメールが完全に削除されます。
楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作
楽天あんしんメルアドサービスとは、楽天市場が提供する、メールアドレスを暗号化して送受信するサービスです。
すでに楽天あんしんメルアドサービスを利用しており、メールアカウントに対してサービスを利用するための設定が完了していれば、
楽天あんしんメルアドサービスを介したメールの送受信ができます。
メールアカウントの設定は、システム管理者が行います。
使用しているメールアカウントに、楽天あんしんメルアドサービスを使用する設定がされているかどうかは、管理者に確認してくださ
い。
通常のメールの送受信と異なる点
通常のメールの送受信と異なる点
楽天あんしんメルアドサービスのサーバーを経由してメールを送受信する場合と、通常のメールを送受信する場合とで、メールワイズ
の表示画面や操作が異なる点を説明します。
メールを受信する場合
メールを送信する場合
書きかけのメールを保存した場合
制限される機能
22
メールを受信する場合
楽天あんしんメルアドサービスを経由した顧客のメールアドレスは、次のような暗号化されたメールアドレス(マスクアドレス)で届きま
す。
*********************@ **.fw.rakuten .ne.jp
実際に顧客が送信したメールアドレスではありませんが、このアドレスに返信をすることにより、楽天あんしんメルアドサービスを経由
して、顧客にメールを返信できます。
メールを送信する場合
楽天あんしんメルアドサービスの設定をしたメールアカウントを使えば、メールワイズが自動的に送信メールサーバーを判別するた
め、マスクアドレスに対してもメールを送信できます。
楽天あんしんメルアドサービスを経由する場合と、それ以外の場合で、メールアカウントを切り替える必要はありません。
通常使用しているメールアドレスと楽天あんしんメルアドサービス用のメールアドレスの両方をひとつのアカウントに設定している場合
は、Fromを手動で切り替えるか、メールワイズがアドレスを自動で切り替えてメールを送信します。
送信先のアドレスがマスクアドレスの場合、楽天あんしんメルアドサービスを経由して送信する方法が、自動的に適用されます。
楽天あんしんメルアドサービスを経由して送信する場合は、メールアドレスのあとにアイコンが表示されます。
アイコンをマウスオーバーすると説明が表示されます。
楽天あんしんメルアドサービスの設定をしているメールアドレスで送信する場合
楽天あんしんメルアドサービスの設定をしていないメールアドレスで送信しようとした場合
書きかけのメールを保存した場合
送信先のアドレスがマスクアドレスの場合、メールを保存した時点で、メールアドレスの切り替えが行われ、送信するときと同じアイコ
ンと説明が表示されます。
制限される機能
楽天あんしんメルアドサービスを使用する場合も、自動返信機能を利用できます。ただし、クラウド版のみです。
次の操作はできません。
マスクアドレスへのメール通知
マスクアドレスへの自動転送
マスクアドレスを含むメールアドレスへの一斉配信
23
楽天あんしんメルアドサービス経由でのメールの一斉配信は、楽天市場が提供している機能をご利用ください。
24
メール情報を操作する
メールには、メールの宛先や本文の内容とは別に、メールワイズで処理をするための情報をメールごとに付与できます。
メール情報を設定する
顧客情報を確認する
メール情報を設定する
メールの詳細画面でメール情報を設定します。
メール情報とは
一覧画面で直接メール情報を入力する
メールの処理状況を変更する
メールに担当者や確認者を割り当てる
コメントを書き込む
メール情報とは
メール情報は、メールの緊急度、担当者、処理状況など、メールの処理に必要な情報をメールごとに付与する情報です。
メールの担当者や進捗状況を確認するのに便利です。
メールの一覧画面や詳細画面に表示されます。
管理者の設定により、メール情報に表示される項目は異なります。
メール情報に設定できる項目は、次のとおりです。
メールの処理状況
確認者
緊急度
担当者
メール項目
メールが保存されているフォルダー
警告日時
コメント
メール情報の緊急度や担当者などをキーにして、メールを検索できます。
また、メール情報の担当者や期間などを元に、集計レポートを作成し、処理件数などをグラフ化することもできます。
集計レポートを操作する
メールに編集ロックが掛かっている間は、メール情報を変更できません。
複数のメールのメール情報を一括で変更できます。
25
メールの一覧画面で、メール情報を変更するメールを選択し、一括設定するをクリックします。
一覧画面で直接メール情報を入力する
次のメール情報は、メールの詳細画面を表示せずに入力できます。
受信メール
確認者
緊急度
担当者
警告日時
コメント
送信メール
緊急度
担当者
コメント
目的のメールの
をクリックします。
ポップアップ画面で必要な項目を入力し、[変更する]をクリックします。
メールの処理状況を変更する
メールの処理状況とは、「未処理」や「送信待ち」といった、処理の進捗状況を示す項目です。
処理状況には、標準で用意されているものと、管理者が追加しているものがあります。
処理状況の種類については、次のページを参照してください。
処理状況の種類
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
処理状況を設定するメールの詳細画面を表示します。
メール情報欄の変更するをクリックします。
次の手順でも、メールを「(処理済み)」にできます。
メールの詳細画面で、処理済みにするをクリックします。
処理状況を選択し、変更するをクリックします。
メールの作成を開始すると、次の項目が自動的に変更されます。
26
メールの処理状況： (処理中)
メールの担当者：操作しているユーザー
返信メールを作成すると、次の項目が自動的に変更されます。
メールの処理状況： (未処理) → (処理中)
メールの担当者：未設定 → 操作しているユーザー
メールに担当者や確認者を割り当てる
メールの担当者や確認者とは、次のユーザーを指します。
担当者：
メール処理を担当するユーザーです。
担当者がメール内容を作成し、確認者にメール内容のチェックを依頼します。
運用方法によっては、メールの作成者と担当者が異なる場合があります。
フォルダー欄で
担当メールをクリックすると、ログインユーザーが担当者に設定されているメールを確認できます。
確認者：
メール内容をチェックするユーザー、または承認するユーザーです。
確認メールをクリックすると、ログインユーザーが確認者に設定されているメールを確認できます。
フォルダー欄で
次の手順で、メールの担当者や確認者を割り当てます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
担当者および確認者を設定するメールの詳細画面を表示します。
メール情報欄の変更するをクリックします。
担当者および確認者を選択し、変更するをクリックします。
コメントを書き込む
メールに対するコメントを書き込みます。
メールの修正を依頼したり、対応方法を指示したりできます。
27
コメントごとの区切りにはコメントを示すアイコン
込むと、より区別しやすくなります。
や
が表示されますが、コメント入力時に、コメントの発言者の名前を一緒に書き
：自分が書き込んだコメントに表示されます。
：他のユーザーが書き込んだコメントに表示されます。
一覧画面では、コメントで改行が使用されているかどうかで、どのようにコメントが表示されるかが変わります。
コメントに改行がない場合（1行のみのコメントの場合）
上記の画面例のように、コメントは改行表示ではなく、一列で表示されます。
コメントに改行がある場合（複数行のコメントの場合）
複数行のコメントは、他のコメントと区別がしやすいように改行で表示されます。
メールを送信しても、書き込んだコメントは送信されません。
メールの編集ロックが掛かっている間も、コメントは書き込めます。
自分が書き込んだコメントのみ削除できます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
コメントを書き込むメールの詳細画面を表示します。
コメント欄にコメントを入力し、書き込むをクリックします。
メール情報の変更時でも、コメントを書き込めます。
顧客情報を確認する
メールの詳細画面で、顧客情報を確認します。
次の情報がアドレス帳に登録されている場合、メールに紐付けられた顧客データが顧客情報の欄に表示されます。
受信メールの場合：差出人のメールアドレス
送信メールの場合：宛先のメールアドレス
例：
28
メールと顧客データが紐付くことで、顧客に対する対応履歴をまとめて閲覧できるようになるため便利です。
会社データをメールに紐付けることはできません。
メールに紐付ける顧客を変更する
顧客への対応履歴を確認する
メールに紐付ける顧客を変更する
メールに紐付ける顧客を変更します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
紐付く顧客を変更するメールの詳細画面を表示します。
その他の操作 > 顧客を変更するの順にクリックし、顧客を選択します。
確認画面で、はいをクリックします。
紐付ける顧客情報を初めて登録する場合
メールに紐づく顧客情報がアドレス帳に登録されていない場合、「顧客情報」欄に
顧客を登録するが表示されます。
リンクをクリックすると、差出人または宛先のメールアドレスを顧客データとして登録できます。
顧客への対応履歴を確認する
メールに紐付く顧客との過去のやり取りを確認できます。確認できる履歴は、次のとおりです。
メールの送受信履歴
電話履歴
訪問履歴
配信メールの送受信履歴
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
履歴を確認するメールの詳細画面を表示します。
「顧客情報」欄で、
履歴を見るをクリックします。
例：すでにアドレス帳に顧客が登録されている場合
顧客情報欄に、顧客の名前が表示されます。
例：アドレス帳に顧客が未登録の場合
顧客情報欄に、メールアドレスが表示されます。
顧客の履歴を確認します。
29
件名のリンクをクリックすると、履歴の詳細を確認できます。
30
メールを検索する
メールアプリケーションごとにメールを検索する方法を説明します。
メールを検索する
検索履歴を使用する
設定項目と検索条件
メールを検索する
メールに含まれる文字列や、メール情報の項目をキーワードにして、メールを検索します。
ごみ箱の中のメールも、検索対象に含めることができます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
メール検索をクリックします。
必要な項目を設定し、検索するをクリックします。
設定項目と検索条件
検索結果を確認します。
画面下部に検索結果が表示されます。
メールのタイトルをクリックすると、メールの詳細画面が表示されます。
条件を変更して検索する場合は、条件を修正し、検索するをクリックします。
作成中および編集中のロックが掛かっているメールは、検索できません。
詳細検索を利用して、検索結果に含まれるメールをまとめて削除したり、メール情報を変更したりできます。
電話番号で検索する場合：
「ハイフン」(-)は、キーワードから無視されます。番号のみ入力します。
クラウド版の場合
システム管理者の設定によって、メール一覧の表示対象の期間を区切る機能を使用している場合がありま
す。その場合、一覧画面に過去のデータのドロップダウンリストが表示されます。
表示期間を選択した状態でメール検索をクリックすると、「メールの検索」画面には、「検索対象期間」の
表示と、最新のデータに変更するのリンクが表示されます。
最新の期間のメールを検索対象にする場合は、最新のデータに変更するをクリックします。
検索対象の期間を変更する場合は、キャンセルするをクリックして一覧画面に戻り、過去のデータの
ドロップダウンリストから期間を選択します。
上記の機能を使用している場合に、「検索対象期間」と「検索期間」で設定した期間がマッチしていないと検索
31
結果が0件になります。
絞り込んでいる「検索対象期間」とマッチさせるには、検索期間の「全て」を選択してください。
本日が 7月8日の場合の例
検索対象期間を絞り込んでいる場合、検索画面の「検索期間」でどの期間を選択しても、検索結果は、絞り込んで
いる検索対象期間の範囲になります。
検索履歴を使用する
一度検索に使用した条件は、履歴として保存されます。過去に検索に使用した条件を使用して検索できます。
検索履歴の候補は、20件まで表示されます。20件を超えると、一覧の末尾から削除されます。
新たに使用した条件は、一覧の先頭に表示されます。
詳細検索画面で、履歴を見るをクリックします。
検索する期間と条件の検索するをクリックします。
検索するをクリックして、検索に使用した履歴は、検索履歴一覧の先頭に移動します。新たな検索履歴として追加されること
はありません。
検索結果を確認します。
設定項目と検索条件
設定項目
項目
検索対象
説明
検索するメールの種類を選択します。
検索するフォルダーを選択します。
32
すべてのフォルダーを検索する場合：
「(全て)」を選択します。
フォルダ
サブフォルダーも合わせて検索する場合：
「サブフォルダも検索する」を選択します。
検索期間
検索対象とする期間を選択します。
キーワード検索と詳細検索ができます。
キーワード検索の対象は次のとおりです。
件名
差出人
宛先
検索条件
本文
コメント
キーワード検索では、and検索ができます。
キーワードをひとつずつ「"（ダブルクォーテーション）」で囲むと、フレーズ検索ができます。
フレーズ検索を使用すると、指定した順序でキーワードを含むデータのみを、検索結果に表示します。
詳細検索を選択すると、条件を設定して検索ができます。
詳細検索の項目
項目
アカウント
説明
入力値制限
メールアカウントを選択します。
メールアプリケーション内に、複数のメールアカウ
ントが登録されている場合のみ表示されます。
指定方法
と同じ
と異なる
メール番号
検索の基準になるメール番号を入力します。
整数9桁
より大きい
以上
より小さい
以下
と同じ
と異なる
状況
メールの処理状況を選択します。
と同じ
と異なる
確認者
メールの確認者を選択します。
確認者は、メールワイズのユーザーから選択す
るか、ユーザー名を直接入力して指定します。
100 文字
(直接入力
の場合) と同じ
と異なる
緊急度
緊急度を選択します。
と同じ
と異なる
担当者
メールの担当者を選択します。
担当者は、メールワイズのユーザーか、直接入
力で指定します。
100 文字
(直接入力
の場合) と同じ
と異なる
件名
メールの標題を入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
差出人
差出人のメールアドレスを入力します。
100文字
を含む
を含まない
33
宛先
宛先のメールアドレスを入力します。
100文字
を含む
を含まない
CC
CCのメールアドレスを入力します。
100文字
を含む
を含まない
BCC
BCC のメールアドレスを入力します。
100文字
を含む
を含まない
本文
文字列または文章を入力します。
100文字
を含む
を含まない
添付ファイル
添付ファイルの名前を入力します。
100文字
を含む
を含まない
コメント
コメントに含まれる文字列を入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
(メール項目)
メール項目を選択します。
メール項目が設定されている場合のみ表示され
ます。
メール項目は、項目名か、直接入力で指定しま
す。
100 文字
(直接入力
の場合)
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
34
全文検索機能を使用する（メールワイズクラウド版のみ）
メールアプリケーションごとに、メールとメールの添付ファイルのデータをまとめて検索します。
検索ボックスはヘッダーに表示されます。通常のメール検索と異なり、添付ファイルの内容も検索できます。
この機能は、メールワイズクラウド版のみ使用できます。
全文検索の検索対象
全文検索で検索する
検索結果を確認する
全文検索の検索対象
検索対象のデータと項目、および添付ファイルの説明をします。
全文検索の検索できるデータと項目
検索できる添付ファイル
全文検索の検索できるデータと項目
閲覧権限のあるメールアプリケーションの次のデータを検索できます。
送受信メール
ごみ箱のメール
添付ファイル
検索対象項目は次のとおりです。
差出人（名前、メールアドレス）
宛先（名前、メールアドレス）
CC（名前、メールアドレス）
BCC（名前、メールアドレス）
件名
本文
添付ファイル名
添付ファイル内容
内容を検索できるファイルについては、次の項目を参照してください。
検索できる添付ファイル
コメント
次のデータは検索対象外です。
作成中のメール（コメント、添付ファイル含む）
削除された添付ファイル
検索できる添付ファイル
次の製品やファイル形式のファイルの内容を検索できます。
製品またはファイル形式
バージョンまたは種類
Windows版：
Word 95、97、98、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013、2016
Microsoft Word
35
Mac OS版：
Word 98、2001、2004、2008、2011、2016
Windows版：
Excel 95、97、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013、2016
Microsoft Excel
Mac OS版：
Excel 98、2001、2004、2008、2011、2016
Windows版：
PowerPoint 95、97、2000、2002 (XP)、2003、2007、2010、2013、2016
Microsoft PowerPoint
Mac OS版：
PowerPoint 98、2001、2004、2008、2011、2016
Microsoft Visio
Visio 2002 (XP)、2003、2007、2010、2013、2016
バージョン：1.1、1.2
種類：
ODF
Writer（文書ドキュメント）
Calc（表計算ドキュメント）
Impress（プレゼンテーションファイル）
OpenOffice
3.0、3.1、3.2、3.3
LibreOffice
3.4
Acrobat
4.0、5.0、6.0、7.0、8.0、9.0、X、XI、DC
PDF
1.2、1.3、1.4、1.5、1.6、1.7
Ver.5からVer.13
JUSTSYSTEM一太郎
2004から2015
DocuWorks文書
DocuWorks
DocuWorksバインダー
Microsoft XML Paper Specification(XPS)
1.0
リッチテキスト
RTF 1.0から1.9
テキスト文書
次の文字コードでエンコードされているファイル：
JIS (ISO-2022-JP)、EUC-JP、Shift_JIS、UTF-8、UTF-16
HTML
マークアップ言語
XML
SGML
検索できるファイルのサイズの上限は、50MBです。
全文検索サーバーは、検索対象のファイルからテキストのみを抽出してインデックスを作成します。抽出されたテキ
ストの先頭から1MBまでを検索できます。
暗号化されたPDFファイルも検索できます。ただし、Acrobat X以降の256-bit AES暗号化には未対応です。
Unicode私用領域を利用した文字（例：外字）は、検索できない場合があります。また、検索結果画面に正しく表示さ
れない場合があります。
36
DocuWorksファイルには、一部未対応の形式があります。
詳細は、富士ゼロックス社の次のページで、DocuWorksサポートの「DocuWorks Content Filter for Linux」の情報を
参照してください。
富士ゼロックスダイレクト：https://direct.fujixerox.co.jp/
全文検索で検索する
キーワードをもとに、メールアプリケーションを検索します。
ヘッダーの検索ボックスにキーワードを入力し、Enterキーを押すか、虫眼鏡アイコンをクリックします。
検索結果が表示されます。
必要に応じて検索期間やキーワードを追加して、[検索する]をクリックします。
検索結果を絞り込めます。
何も入力せずに、検索ボックスでEnterキーを押すか、虫眼鏡アイコンをクリックすると、そのまま「検索結果」画面に移動し、検索期間
を絞り込んで検索できます。
検索できる文字、キーワード
検索できるキーワードは、100文字以下です。
複数のキーワードを検索できます。
複数のキーワードを指定して、AND条件、OR条件またはNOT条件で検索できます。
キーワード「A」と「B」の両方を含むレコードを検索する
「A」と「B」の間にスペースまたは「AND」を入力します。
例：
AB
A AND B
キーワード「A」と「B」のいずれかを含むレコードを検索する
「A」と「B」の間に「OR」を入力します。
例：
A OR B
キーワード「A」を含むが「B」を含まないレコードを検索する
「B」の前に「NOT」を入力します。
例：
A NOT B
キーワードをひとつずつ「"（ダブルクォーテーション）」で囲むと、フレーズ検索ができます。
フレーズ検索を使用すると、指定した順序でキーワードを含むデータのみを、検索結果に表示します。
値が1文字の単語は、1文字のキーワードで検索できますが、値が2文字以上の単語は、2文字以上のキーワードで
検索する必要があります。
例：「日本語」というキーワードを検索する場合
検索可能なキーワード：「日本」、「本語」または「日本語」
検索できないキーワード：「日」、「本」、または「語」
英数字は、単語単位で検索します。スペースまたは全角文字で区切られた英数字が単語として認識されます。ア
ルファベットの大文字と小文字は区別されません。
例：値が「support」のデータを検索する場合
検索可能なキーワード：「support」「Support」
37
検索できないキーワード：「sup」
一部の記号文字などは、文字列に置き換えた場合も含めて検索されます。（Unicode正規化）
例：検索キーワード「ｻｲﾎﾞｳｽﾞ」→ 検索対象「ｻｲﾎﾞｳｽﾞ、サイボウズ」
検索キーワード「⑳」→ 検索対象「⑳、20」
検索キーワード「㈱」→ 検索対象「㈱、(株)」
キーワードに句読点以外の全角記号を使用すると、検索できない場合があります。
検索結果を確認する
「検索結果」画面について説明します。
検索条件として入力した文字列が、太字で表示されます。
コメントと添付ファイルの内容が検索結果に該当した場合は、太字表示の前に「[コメント]」「[ファイル]」の種別が表示されます。
複数のコメントや添付ファイルのあるメールで、それぞれのコメントや添付ファイルに検索キーワードを含む場合は、同じメール内
であっても、それぞれ１件の検索結果として表示されます。
例：検索キーワードが3件のコメントに該当する場合、検索結果は3件表示される
システム管理者の設定によって、メール一覧の表示対象の期間を区切る機能を使用している場合があります。その
場合、一覧画面に[過去のデータ]のドロップダウンリストが表示されます。
表示期間を選択した状態で全文検索を行うと、「メールの検索」画面には、「検索対象期間」の表示と、最新のデー
タに変更するのリンクが表示されます。
最新の期間のメールを検索対象にする場合は、最新のデータに変更するをクリックします。
検索対象の期間を変更する場合は、[キャンセルする]をクリックして一覧画面に戻り、[過去のデータ]のドロップダウ
ンリストから期間を選択します。
38
上記の、メール一覧の表示対象の期間を区切る機能を使用している場合に、「検索対象期間」と「検索期間」で設定
した期間がマッチしていないと検索結果が0件になります。
絞り込んでいる「検索対象期間」とマッチさせるには、検索期間の「全て」を選択してください。
本日が7月8日の場合の例
検索対象期間を絞り込んでいる場合、検索画面の「検索期間」でどの期間を選択しても、検索結果は、絞り込んで
いる検索対象期間の範囲になります。
39
便利な操作
メールアプリケーションの知っておくと便利な操作を説明します。
メールソースを表示する
メールを印刷する
メールを絞り込む
メールを他のユーザーに通知する
メールの添付ファイルを一括ダウンロードする
スレッドを使用する
CSVファイルを使ってメールデータを管理する
メールソースを表示する
メールソースを表示すると、メールのヘッダー情報を確認できます。メールソースには、次の情報が含まれます。
送信元のメールソフトの情報
経由してきたメールサーバーの情報
文字コードの種類
など
添付ファイルが削除されたメールは、メールソースを表示できません。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
メールソースを表示するメールの詳細画面を表示し、
ソースを見るをクリックします。
Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。
保存したソースファイルをテキストエディタで閲覧します。
メールを印刷する
印刷用にフォーマットを変更して、メールを印刷します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
印刷するメールの詳細画面を表示し、その他の操作 > 印刷用画面の順にクリックします。
画面を印刷します。
Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します。
メールを絞り込む
メールの一覧画面で、表示するメールを絞り込みます。
作業が未処理のメールや、自分が担当者としてアサインされているメールを絞り込んだりできます。
絞り込みに使用できる項目は、次のとおりです。
40
処理状況
確認者
担当者
メール項目：
管理者が項目を設定している場合に表示されます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
各ドロップダウンリストで、絞り込む項目を選択します。
絞り込まれた結果を確認します。
メールのタイトルをクリックすると、メールの詳細画面が表示されます。
クラウド版の場合、システム管理者の設定により、期間を区切って検索ができる場合があります。過去のデータ
のドロップダウンリストが表示されている場合は、期間を選択して、絞り込みを行ってください。
メールを他のユーザーに通知する
他のユーザーにメールの情報を通知できます。
メールの対応を依頼する場合や、「メールワイズ」に常時接続していないユーザーへの連絡などに便利です。
メールアプリケーションのメール通知の詳細は、次のページを参照してください。
メールアプリケーションのメール通知を設定する
メールを他のユーザーに通知する
メール通知を確認する
メールを他のユーザーに通知する
メールアプリケーションのメール通知を、他のユーザーに送信します。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
通知するメールの詳細画面を表示します。
その他の操作 > 他のユーザーに通知するの順にクリックします。
必要な項目を設定し、通知するをクリックします。
設定項目
項目
説明
通知先
通知するユーザーを選択します。
通知先をコメントで残す
通知メールのコメント欄に、通知先を表示する場合に選択します。
コメント
通知メールに記載するコメントを入力します。
メール通知を確認する
41
メール通知は、メールとして送信される場合と連携システムからの通知として送信される場合があります。
通知の種類ごとに、通知からメールアプリケーションを表示するまでの方法を説明します。
メールとして送信された通知で確認する
例：メール通知をサイボウズ Officeで受信した場合
連携システムからの通知として送信された通知で確認する
例：サイボウズ Office パッケージ版と連携している場合
連携システムからの通知の一覧でリンクをクリックすると、該当するメールが表示されます。
メールワイズの通知をサイボウズ製品で受信する
サイボウズ Officeのトップページで通知を確認する
サイボウズ Officeのトップページの「お知らせ」欄でメールワイズの更新情報を確認できます。
この機能は、必要な条件を満たす場合のみ有効です。必要な条件については、次のリンク先を参照してください。
Office 10：連携先がメールワイズ 5の場合
サイボウズ Office：ドメインが同じ場合
42
メールの添付ファイルを一括ダウンロードする
受信メールや送信メールに添付されている複数のファイルを一括でダウンロードできます。
一括でダウンロードするファイルは、zip形式に圧縮されます。
編集中のメールの添付ファイルはダウンロードできません。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
添付ファイルを一括ダウンロードするメールの詳細画面を表示し、
ルの一括ダウンロードの順にクリックします。
その他の操作
>
添付ファイ
Webブラウザーの表示に従い、ファイルを任意のフォルダーに保存します。
ダウンロードしたファイルを使用する場合は、圧縮ファイルを解凍ツールなどで解凍します。
zipファイルに格納されるファイルの更新日時は、zipファイルをダウンロードした時点のサーバー日時です。
zipファイル内に同名のファイルがあった場合、連番が付与されます。連番は更新日時の早い順に、ファイル名の末尾に(2)、(3)、
(4)…の順に付与されます。
スレッドを使用する
スレッドとは？
スレッドとは、あるメールに対して返信した場合に、元となるメール(親メール)と返信したメール(子メール)の関係や履歴を示す機能で
す。
メールの詳細画面でスレッドを表示する設定にすると、「スレッド」欄が表示されます。
スレッドの仕様
スレッドを修正する
スレッドの仕様
スレッドは、メールヘッダー情報の「In-Reply-to」の値をもとに、システムが自動的に設定します。
メールソフトによっては、メールヘッダー情報に「In-Reply-to:」がない場合があります。
この場合、スレッドは自動的に設定されません。必要に応じて、手動でスレッドを設定します。
In-Reply-to とは？
In-Reply-to は、表示しているメールが、どのメールに対する返信メールかを示すヘッダーフィールドです。
通常は、返信対象メールの「Message-ID」が引用されます。
43
スレッドを修正する
メールの親として設定されているメールをほかのメールに変更したり、親と子の関係を削除したりできます。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
スレッドを修正する子メールの詳細画面を表示します。
その他の操作 > スレッドを修正するの順にクリックします。
親メールに設定するメールを選択します。
親と子の関係を削除する場合や、親メールを設定しない場合は、親メールを設定しないをクリックします。
確認画面で、はいをクリックします。
作成中のメールは、スレッドを修正できません。
スレッドの修正対象のメールの子メール(孫メール)を、親メールとして選択できません。
CSVファイルを使ってメールデータを管理する
メールデータをCSVファイルで管理します。
メールデータをファイルに書き出す
メールデータをファイルに書き出す
メールデータをCSVファイルに書き出します。送受信したメールのバックアップを取ることができます。
操作を開始する前に、CSVファイルのフォーマットを確認してください。
CSVファイルのフォーマット
メールデータ
アクセス権の設定により、操作できない場合があります。
CSVファイルに書き出したメールデータを読み込むことはできません。
アプリケーションメニューで、
メールアプリケーション名をクリックします。
一覧画面で、ファイル出力をクリックします。
必要な項目を設定し、書き出すをクリックします。
ファイル名を指定してデータを保存します。
ファイル名を指定してデータを保存します。
設定項目
種類
項目
説明
書き出すメールの種類を次の中から選択します。
受信メール1
44
対象
送信メール
送受信メール
出力内容
出力条件
出力項目
その他の設定
フォルダ
「対象」項目で選択したメールの中から、さらにフォルダー名で書き出すメー
ルを絞り込みます。
「サブフォルダも対象とする」を選択すると、サブフォルダー内のメールも併
せて書き出せます。
期間
指定した期間に処理されたメールを書き出します。
メールを全て出力する
「出力内容」欄で指定した条件に合致するメールをすべて書き出します。
メールを絞り込んで出
力する
「出力内容」欄で指定した条件に合致するメールの中から、さらに条件を設
定し、メールを絞り込みます。
書き出す項目を選択します。
書き出す項目の種類は、「メール情報」と「顧客情報」があります。
その他の設定先頭行
に項目名を書き出す
CSVファイルの先頭行に項目名を書き出す場合に選択します。
文字コード書き出す
CSVファイルの文字コードを選択します。
1：受信メールを書き出す場合、そのメールに対する返信メールの次の項目を併せて書き出せます。
返信日時
返信メールの本文
45
電話履歴／訪問履歴
電話履歴は、お客様への電話対応の履歴を管理するアプリケーションです。
訪問履歴は、お客様への訪問履歴を管理するアプリケーションです。
電話履歴および訪問履歴の使いかたを説明します。
画面の見かた
電話履歴
訪問履歴
電話履歴／訪問履歴を操作する
履歴を閲覧する
履歴を作成する
コメントを書き込む
履歴を変更する
履歴を削除する
電話履歴/訪問履歴を検索する
履歴を検索する
検索履歴を使用する
設定項目と検索条件
便利な操作
履歴を印刷する
履歴を絞り込む
履歴を他のユーザーに通知する
CSVファイルを使って履歴データを管理する
46
画面の見かた
電話履歴および訪問履歴の画面の見かたを説明します。
電話履歴
訪問履歴
電話履歴
電話履歴の画面の見かたを説明します。
一覧画面
詳細画面
一覧画面
電話履歴の一覧画面の見かたを説明します。
パーツ
番号
パーツ
説明
電話履歴を作成する
履歴を追加します。
電話履歴を検索する
クリックすると、詳細検索画面が表示されます。
ファイル入出力
CSVファイルを使って、履歴データを読み込んだり、書き出したりします。
絞込
表示する履歴を絞り込みます。
履歴データのタイトル
クリックすると、履歴データの詳細画面が表示されます。
アドレス帳検索
クリックすると、詳細検索画面が表示されます。
ボタンの横のドロップダウンリストで検索対象を指定して、キーワード検索を
することもできます。
件数表示送り
運用管理で設定した表示件数ごとに、履歴一覧の件数表示送りができま
す。
47
詳細画面
電話履歴の詳細画面の見かたを説明します。
一覧画面で説明している内容と重複している項目は、説明を省略しています。
パーツ
番号
パーツ
説明
印刷する
印刷用にフォーマットを変更して、履歴を印刷します。
変更する
履歴の内容を変更します。
削除する
履歴を削除します。
再利用作成
表示している履歴を利用して、新しい履歴を作成します。
他のユーザーに通知
する
他のユーザーに、この履歴への通知メールを送信します。
ユーザー名
年/月/日(曜日)/時刻
履歴の作成者と作成日時です。
日時
電話対応をした日時です。
顧客
顧客や会社がアドレス帳に登録されている場合に、この履歴との紐付けをし
ます。
問い合わせ内容1
電話での問い合わせ内容です。
回答内容1
電話で回答した内容です。
対応所要時間(分)1
電話での対応に要した時間です。
添付ファイル
添付ファイルがある場合、ファイル名が表示されます。
最終更新
最終更新者と最終更新日時です。
コメント
電話対応に関するやり取りやメモです。コメントを書き込むこともできます。
48
1：電話履歴のカスタマイズ項目です。
管理者の設定によって、表示されるカスタマイズ項目は異なります。
履歴データの項目を設定する
訪問履歴
訪問履歴の画面の見かたを説明します。
一覧画面
詳細画面
一覧画面
訪問履歴の一覧画面の見かたを説明します。
パーツ
番号
パーツ
説明
訪問履歴を作成する
履歴を追加します。
訪問履歴を検索する
クリックすると、詳細検索画面が表示されます。
ファイル入出力
CSVファイルを使って、履歴データを読み込んだり、書き出したりします。
絞込
表示する履歴を絞り込みます。
履歴データのタイトル
クリックすると、履歴データの詳細画面が表示されます。
アドレス帳検索
クリックすると、詳細検索画面が表示されます。
ボタンの横のドロップダウンリストで検索対象を指定して、キーワード検索を
することもできます。
件数表示送り
運用管理で設定した表示件数ごとに、履歴一覧の件数表示送りができま
す。
詳細画面
訪問履歴の詳細画面の見かたを説明します。
49
一覧画面で説明している内容と重複している項目は、説明を省略しています。
パーツ
番号
パーツ
説明
印刷する
印刷用にフォーマットを変更して、履歴を印刷します。
変更する
履歴の内容を変更します。
削除する
履歴を削除します。
再利用作成
表示している履歴を利用して、新しい履歴を作成します。
他のユーザーに通知
する
他のユーザーに、この履歴への通知メールを送信します。
ユーザー名
年/月/日(曜日)/時刻
履歴の作成者と作成日時です。
日時
顧客を訪問した日時です。
顧客
顧客や会社がアドレス帳に登録されている場合に、この履歴との紐付けをし
ます。
参加者1
顧客を訪問したユーザーです。
目的1
訪問の目的です。
打ち合わせ内容1
打ち合わせの内容です。
課題1
訪問時に挙がった課題などです。
添付ファイル
添付ファイルがある場合、ファイル名が表示されます。
最終更新
履歴データの最終更新日時です。
コメント
訪問履歴に関するやり取りやメモです。コメントを書き込むこともできます。
1：訪問履歴のカスタマイズ項目です。
管理者の設定によって、表示されるカスタマイズ項目は異なります。
履歴データの項目を設定する
50
電話履歴／訪問履歴を操作する
電話履歴および訪問履歴の基本的な操作方法を説明します。
アクセス権の設定によって、操作できない機能があります。
履歴を閲覧する
履歴を作成する
コメントを書き込む
履歴を変更する
履歴を削除する
履歴を閲覧する
一覧画面から閲覧する履歴を選択して、履歴の詳細を確認します。
アプリケーションメニューで、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
閲覧する履歴のタイトルをクリックします。
画面の見かた
履歴を作成する
新しい履歴を作成する手順を説明します。
アプリケーションメニューで、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
次のどちらかをクリックします。
電話履歴の場合：
電話履歴を作成する
訪問履歴の場合：
訪問履歴を作成する
必要な項目を設定し、作成するをクリックします。
設定項目
種類
説明
日時
電話対応をした日時を設定します。
件名
履歴のタイトルを入力します。
顧客
顧客を追加するをクリックし、対応した顧客をアドレス帳から検索して設定します。
アドレス帳に新しい顧客として追加することもできます。
電話
履歴
問い合わせ内容1
電話での問い合わせ内容を入力します。
回答内容1
電話で対応した内容を入力します。
対応所要時間(分)1
電話対応に要した時間を入力します。
51
添付ファイル
ファイルを添付します。
日時
顧客を訪問した日時を設定します。
件名
履歴のタイトルを入力します。
顧客を追加するをクリックし、対応した顧客をアドレス帳から検索して設定します。
顧客
アドレス帳に新しい顧客として追加することもできます。
訪問
履歴
参加者1
顧客を訪問したユーザーを選択します。
目的1
訪問の目的を入力します。
打ち合せ内容1
打ち合せの内容を入力します。
課題1
訪問して浮上した課題を入力します。
添付ファイル
ファイルを添付します。
1：カスタマイズ項目です。
管理者の設定によって、表示されるカスタマイズ項目は異なります。
履歴データの項目を設定する
アドレス帳に登録されている会社データや顧客データを元に、履歴を作成することもできます。操作は、アドレス帳
の詳細画面で行います。
詳細は次のページを参照してください。
顧客や会社に紐付く履歴を閲覧する
履歴を再利用して、新しい履歴を作成する
既存の履歴の内容を利用して、新しい履歴を作成する手順は、次のとおりです。
再利用する履歴の詳細画面で、
再利用作成をクリックします。
必要な項目を設定し、作成するをクリックします。
コメントを書き込む
履歴にコメントを書き込みます。顧客への対応をやり取りするのに便利です。
アプリケーションメニューで、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
コメントを書き込む履歴をクリックし、コメント欄にメッセージを入力します。
書き込むをクリックします。
コメントは各発言ごとに改行して表示されます。コメントごとの区切りにはコメントを示すアイコン
メント入力時に、コメントの発言者の名前を一緒に書き込むと、より区別しやすくなります。
：自分が書き込んだコメントに表示されます。
：他のユーザーが書き込んだコメントに表示されます。
自分が書き込んだコメントのみ削除できます。
52
や
が表示されますが、コ
履歴を変更する
履歴の内容を変更する手順を説明します。
アプリケーションメニューで、
変更する履歴をクリックし、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
変更するをクリックします。
必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
履歴を削除する
履歴を削除する手順を説明します。
削除した履歴は元に戻せません。
重要な履歴は、削除する前にCSV ファイルに書き出して保存してください。
CSVファイルを使って履歴データを管理する
アプリケーションメニューで、
削除する履歴をクリックし、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
削除するをクリックします。
確認画面で、はいをクリックします。
53
電話履歴/訪問履歴を検索する
電話履歴や訪問履歴を検索する方法を説明します。
履歴を検索する
検索履歴を使用する
設定項目と検索条件
履歴を検索する
検索期間や検索条件を設定して、履歴を検索します。
アプリケーションメニューで、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
次のどちらかをクリックします。
電話履歴の場合：
電話履歴を検索する
訪問履歴の場合：
訪問履歴を検索する
必要な項目を設定し、検索するをクリックします。
設定項目と検索条件
検索結果を確認します。
画面下部に検索結果が表示されます。
表示された履歴のタイトルをクリックすると、詳細画面が表示されます。
条件を変更して検索する場合は、条件を修正し、検索するをクリックします。
検索履歴を使用する
一度検索した条件は、履歴として保存されます。過去に検索した条件の履歴を使用して検索できます。
検索履歴の候補は、20件まで表示されます。20件を超えると、一覧の末尾から削除されます。
新たに使用した条件は、一覧の先頭に表示されます。
同じ条件の検索候補は、1件にまとめられます。
詳細検索画面で、履歴を見るをクリックします。
検索する期間と条件の検索するをクリックします。
検索結果を確認します。
設定項目と検索条件
設定項目
項目
検索期間
説明
検索対象とする期間を選択します。
キーワード検索と詳細検索ができます。
キーワード検索の対象は次のとおりです。
件名
54
件名
顧客
コメント
検索条件
タイプが「文字列」のカスタマイズ項目
キーワード検索では、and検索ができます。
キーワードをひとつずつ「"（ダブルクォーテーション）」で囲むと、フレーズ検索ができ
ます。
フレーズ検索を使用すると、指定した順序でキーワードを含むデータのみを、検索結
果に表示します。
詳細検索を選択すると、条件を設定して検索ができます。
詳細検索の項目
項目
入力値制限
指定方法
日時
電話対応をした日付や時間を指定します。
(日付選択)を選ぶと、日付を直接指定できます。
以降
以前
と同じ
と異なる
作成者
履歴の作成者を選択します。
作成者は、メールワイズのユーザーから選択す
るか、直接入力で指定します。 100 文字
(直接入力の場合)
と同じ
と異なる
整数9桁
より大きい
以上
より小さい
以下
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
番号
電話
履歴
説明
件名
検索の基準になる履歴の番号を入力します。
履歴のタイトルを入力します。
顧客
顧客の情報を入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
添付ファ
イル名
添付ファイルの名前を入力します。
100文字
を含む
を含まない
コメント
コメント内の文字列を入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
(カスタマ
イズ項
電話履歴のカスタマイズ項目が設定されている
場合のみ表示されます。
入力欄は、項目名か、直接入力で指定します。
100文字
(直接入力の場合)
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
目)1
顧客を訪問した日付や時間を指定します。
55
以降
以前
日時
(日付選択)を選ぶと、日付を直接指定できます。と同じ
と異なる
作成者
履歴の作成者を選択します。
作成者は、メールワイズのユーザーから選択す
るか、直接入力で指定します。 100 文字
(直接入力の場合)
と同じ
と異なる
整数9桁
より大きい
以上
より小さい
以下
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
番号
訪問
履歴
件名
検索の基準になる履歴の番号を入力します。
履歴のタイトルを入力します。
顧客
訪問した顧客の情報を入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
添付ファ
イル名
添付ファイルの名前を入力します。
100文字
を含む
を含まない
コメント
コメント内の文字列を入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
(カスタマ
イズ項
訪問履歴のカスタマイズ項目が設定されている
場合のみ表示されます。
入力欄は、項目名か、直接入力で指定します。
100文字
(直接入力の場合)
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
目)2
1：電話履歴では、初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています。
問い合わせ内容
回答内容
対応所要時間(分)
2：訪問履歴では、初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています。
参加者
目的
打ち合せ内容
課題
56
便利な操作
電話履歴および訪問履歴の知っておくと便利な操作を説明します。
履歴を印刷する
履歴を絞り込む
履歴を他のユーザーに通知する
CSVファイルを使って履歴データを管理する
履歴を印刷する
印刷用にフォーマットを変更して、履歴を印刷します。
アプリケーションメニューで、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
印刷する履歴の詳細画面を表示し、印刷するをクリックします。
画面を印刷します。
Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します。
履歴を絞り込む
履歴の一覧画面で、表示する履歴を絞り込みます。
絞込のメニューは、管理者によって設定されています。
絞込を設定する
アプリケーションメニューで、
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
ドロップダウンリストから、絞込のメニューを選択します。
絞り込まれた結果を確認します。
履歴の件名をクリックすると、詳細画面が表示されます。
履歴を他のユーザーに通知する
他のユーザーに、履歴への通知メールを送信します。
この機能を使用すると、常時メールワイズにアクセスしていないユーザーに、履歴の情報を知らせることができます。
メールアドレスが設定されていないユーザーには、通知は送信できません。
電話履歴または訪問履歴のメール通知の詳細は、次のページを参照してください。
電話履歴または訪問履歴のメール通知を設定する
57
アプリケーションメニューで、
電話履歴または
通知する履歴の詳細画面を表示し、
訪問履歴をクリックします。
他のユーザーに通知するをクリックします。
必要な項目を設定し、通知するをクリックします。
メール通知の例は、次のページで紹介しています。
メール通知を確認する
設定項目
項目
説明
通知先
通知するユーザーを選択します。
通知先をコメントで残す
履歴のコメント欄に、通知先を表示する場合に選択します。
コメント
通知メールに記載するコメントを入力します。
CSVファイルを使って履歴データを管理する
CSVファイルを読み込んで履歴データを追加したり、履歴データをCSVファイルに書き出したりできます。
アクセス権の設定により、操作できない場合があります。
CSVファイルを読み込む
履歴データをファイルに書き出す
CSVファイルを読み込む
CSVファイルを読み込み、履歴データを追加したり、更新したりします。
履歴データを一度にまとめて更新するときに便利です。
操作を開始する前に、CSVファイルに関する注意点やCSVファイルのフォーマットを確認してください。
CSVファイルに関する注意点
CSVファイルを作成するときの注意点
CSVファイルを読み込むときの注意点
電話履歴データをCSVファイルから読み込むときの注意
訪問履歴データをCSVファイルから読み込むときの注意
CSVファイルのフォーマット
電話履歴データ
訪問履歴データ
アプリケーションメニューで、
一覧画面から、ファイル入出力
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
> 履歴データの読み込みの順にクリックします。
必要な項目を設定し、次へ» をクリックします。
CSVファイルの内容を確認し、読み込むをクリックします。
設定項目
58
項目
説明
ファイル
読み込むCSVファイルを選択します。
読み込む項目
読み込む項目を選択します。
先頭行を項目名として無視する
CSVファイルの先頭行を項目名として無視する場合に選択します。
文字コード
読み込むCSVファイルの文字コードを選択します。
履歴データをファイルに書き出す
履歴データをCSV ファイルに書き出します。
操作を開始する前に、CSV ファイルのフォーマットを確認してください。
CSVファイルのフォーマット
電話履歴データ
訪問履歴データ
アプリケーションメニューで、
一覧画面から、ファイル入出力
電話履歴または
訪問履歴をクリックします。
> 履歴データの書き出しの順にクリックします。
必要な項目を設定し、書き出すをクリックします。
ファイル名を指定してデータを保存します。
設定項目
項目
出力対象
期間
***履歴を全て出力す
出力条件
る1
***履歴を絞り込んで
出力する1
出力項目
その他の設定
説明
書き出す対象とするデータの登録日を期間で指定します。
「出力対象」欄で指定した履歴データをすべて書き出します。
「出力対象」欄で指定した履歴データから、さらに条件を設定し、書き出すデ
ータを絞り込みます。
書き出す項目を選択します。
先頭行に項目名を書
き出す
CSVファイルの先頭行に項目名を書き出す場合に選択します。
文字コード
書き出すCSVファイルの文字コードを選択します。
1：操作するアプリケーションによって、「***」部分が「電話」または「訪問」に変わります。
59
アドレス帳
アドレス帳は、メールワイズを使ってやり取りする顧客や会社の情報を管理するアプリケーションです。
管理者が、利用用途に応じて、顧客データや会社データの項目にカスタマイズ項目を設定したり、会社項目を使用しない設定にして
いる場合があります。
項目ごとにアクセス権も設定できます。
メールの一覧画面に表示される宛先や差出人は、アドレス帳に登録した名前で表示することもできます。詳細は、次のページを参照し
てください。
画面の表示を設定する
アドレス帳では、顧客ごと、または会社ごとに、次のアプリケーションの対応履歴を時系列で確認できます。
メールアプリケーション
電話履歴
訪問履歴
一斉配信
また、顧客データを元に、一斉配信したり、電話履歴や訪問履歴を作成したりできます。
アドレス帳の使いかたを説明します。
画面の見かた
一覧画面
詳細画面
アドレス帳を操作する
顧客や会社の詳細情報を閲覧する
アドレスデータを追加する
部課を設定する
アドレスデータを変更する
顧客や会社の情報を削除する
アドレス帳を検索する
検索ボックスを使って顧客や会社情報を検索する
よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索)
便利な操作
顧客や会社情報を印刷する
表示する顧客や会社情報を絞り込む
CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する
60
画面の見かた
アドレス帳の画面の見かたを説明します。会社の項目を使用している場合と、使用していない場合で、表示内容が異なります。
会社の項目を使用しない設定になっていても、以前の設定で会社の項目に情報を入力していた場合は、会社の情報が表示されま
す。
一覧画面
詳細画面
一覧画面
アドレス帳の会社や顧客の一覧画面の見かたを説明します。
会社の項目を使用している場合
会社の項目を使用していない場合
パーツ
番号
パーツ
説明
61
会社項目
会社項目
使用時 1
不使用時 1
会社を登録する
新しい会社データを追加します。
○
×
顧客を登録する
新しい顧客データを追加します。
○
○
ファイル入出力
CSVファイルを使って、アドレスデータを読み込んだり、書き出
したりします。
○
○
検索キーワードの入
力欄
キーワードを入力し、Enterキーを押すと、アドレス帳を検索し
ます。
○
○
クリック検索
クリックした文字と顧客データの「よみ」を頭文字から比較し、
一致するアドレスデータを表示します。
○
○
○
×
○
○
登録されている会社データが表示されます。
会社
一覧
(担当) ：
担当者が自分の会社データです。
会社グループ名：
会社グループに所属している会社データです。
アドレス
グループ
登録されている顧客データが表示されます。
顧客
一覧
(担当) ：
担当者が自分の顧客データです。
顧客グループ名：
顧客グループに所属している顧客データです。
絞込
アドレスデータを絞り込みます。
○
○
顧客名
クリックすると、顧客データの詳細画面が表示されます。
○
○
件数表示送り
20件ごとに、アドレス一覧の件数表示送りができます。
○
○
1： ○は表示あり、×は表示なしを表します。
詳細画面
アドレス帳の会社や顧客の詳細画面の見かたを説明します。
会社の項目を使用している場合
62
会社の項目を使用していない場合
パーツ
番号
パーツ
説明
会社項目
会社項目
使用時 1
不使用時 1
作成する
表示している顧客宛にメールを作成します。
○
○
電話履歴の作成
表示している顧客の電話履歴を作成します。
○
○
訪問履歴の作成
表示している顧客の訪問履歴を作成します。
○
○
印刷する
印刷用にフォーマットを変更して、アドレスデータを印刷し
ます。
○
○
顧客を登録する
表示している会社に所属する、新しい顧客を追加しま
す。
○
×
部課の設定
表示している会社に所属する部課を追加します。
○
×
63
会社名
表示している会社に所属する顧客や部課です。
クリックすると、詳細情報が表示されます。
○
×
キーワードを入力し、Enterキーを押すと、アドレス帳を検
索します。
○
○
変更する
顧客データを変更します。
○
○
別の会社に所
属させる
顧客が所属する会社を変更します。
○
×
削除する
顧客データを削除します。
○
○
履歴を見る
顧客に対する、メールや電話などの対応履歴が表示され
ます。
○
○
配信停止
メールの配信が停止されている顧客に表示されます。
○
○
変更する
会社データを変更します。
○
×
削除する
会社データを削除します。
○
×
履歴を見る
会社に対する、メールや電話などの対応履歴が表示され
ます。
○
×
顧客名
部課名
検索キーワードの入力欄
顧客デ
ータ
会社デ
ータ
1： ○は表示あり、×は表示なしを表します。
会社の項目を使用しない設定に変更する前に、会社データを登録していた場合は、「会社データ」欄が表示されま
す。
64
アドレス帳を操作する
アドレス帳の基本的な操作方法を説明します。
アクセス権の設定によって、操作できない機能があります。
管理者の設定によって、アドレスデータの一部の項目が表示されない場合があります。
顧客や会社の詳細情報を閲覧する
アドレスデータを追加する
部課を設定する
アドレスデータを変更する
顧客や会社の情報を削除する
顧客や会社の詳細情報を閲覧する
アドレス帳に登録されている、会社や顧客の情報を確認します。
顧客や会社の詳細情報を閲覧する
顧客や会社に紐付く履歴を閲覧する
顧客や会社の詳細情報を閲覧する
顧客や会社の詳細を確認します。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
画面左で、閲覧するアドレスグループをクリックします。
画面の見かた
閲覧する
会社名または
顧客名をクリックします。
詳細情報を閲覧します。
顧客や会社に紐付く履歴を閲覧する
顧客または会社に対する、メールや電話などの対応履歴を確認します。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
履歴を閲覧する会社または顧客を選択します。
履歴を見るをクリックします。
65
設定項目
項目
説明
種別
表示する履歴データをアプリケーションごとに絞り込みます。
表示
「詳細情報」を選択すると、コメントや対応した内容などが表示されます。
履歴の件名をクリックし、履歴の詳細を確認します。
アドレスデータを追加する
新しいアドレスデータを登録する手順を説明します。
会社データを追加する
顧客データを追加する
会社データを追加する
アドレス帳に会社データを追加します。
会社データは、会社情報のみを登録したり、会社に所属する顧客を含めて登録したりできます。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
会社を登録するをクリックします。
必要な項目を設定し、登録するをクリックします。
設定項目
項目
説明
会社グループ
会社グループを選択します。
管理者がグループを設定している場合に表示されます。
会社コード
会社コードを入力します。
管理者が会社コードの設定を手動設定に設定している場合にのみ、表示されます。
会社名
会社名を入力します。
会社名のよみを入力します。
66
会社よみ
よみを設定すると、「クリック検索」を利用できます。
よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索)
電話番号1
会社の電話番号を入力します。
複数の電話番号を登録する場合は、1行に1つずつ入力します。
住所2
会社の住所を入力します。
URL2
会社のHPサイトなど、関連するサイトのURL を入力します。
業種2
会社の業種を設定します。
担当
会社の担当者をユーザーから選択します。
添付ファイル
ファイルを添付します。
1：電話番号は、「ハイフン」（-）を含めて登録することも、含めずに登録することもできます。
電話番号を対象に検索する場合には、「ハイフン」（-）は検索対象からは除外されます。
たとえば、「03-5805-xxxx」というように、「-」を付けて登録しても、「035805xxxx」というように「-」を付けずに登録しても、検索
結果は変わりません。
また、検索する場合は、半角、全角を区別せずに検索します。
2：カスタマイズ項目です。
管理者の設定によって、表示される項目や項目名が変わる場合があります。会社データの登録後、会社の詳細画面で、顧客を登録するをクリックすると、会社に所属する顧客を登録できま
す。
会社データを登録後、会社に所属する部課を設定できます。詳細は次のページを参照してください。
部課を設定する
顧客データを追加する
アドレス帳に顧客データを追加します。
顧客データは、顧客の個人情報のみを登録したり、顧客が所属する会社の情報を含めて登録したりできます。
ここでは、顧客が所属する会社の情報を含めて登録したりできます。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
顧客を登録するをクリックします。
必要な項目を設定し、登録するをクリックします。
設定項目
項目
説明
顧客グループ
顧客グループを選択します。
管理者がグループを設定している場合に表示されます。
顧客コード
顧客コードを入力します。
管理者が顧客コードの設定を手動設定に設定している場合にのみ、表示されます。
名前
顧客名を入力します。
67
よみ
顧客名のよみを入力します。
よみを設定すると、「クリック検索」を利用できます。
よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索)
電話番号
メールアドレス
顧客の電話番号を入力します。
複数の電話番号を登録する場合は、1行に1つずつ入力します。
顧客のメールアドレスを入力します。
複数のメールアドレスを登録する場合は、1行に1つずつ入力します。
入力したすべてのメールアドレスに対するメールが、顧客への対応履歴として保存さ
れます。
顧客への対応履歴を確認する
配信停止
配信メールの送信を停止する場合に選択します。
メモ1
顧客に関するメモを入力します。
担当
顧客の担当者をメールワイズの登録ユーザーから選択します。
添付ファイル
ファイルを添付します。
1：カスタマイズ項目です。
管理者の設定によって、表示される項目や項目名が変わる場合があります。
登録した顧客を会社に所属されるかどうかの確認するメッセージが表示されたら、
す。
OK をクリックしま
会社に未所属の顧客として登録する場合は、キャンセルをクリックします。
顧客が所属する会社を選択します。
確認画面で、はいをクリックします。
部課を設定する
登録されている会社データに部課を設定します。作成した部課は、アドレスの詳細画面の左側に表示されます。
部署ごとに顧客を管理できます。
部課を追加する
68
顧客が所属する部課を設定する
部課名を変更する
顧客が所属する部課を変更する
部課を削除する
部課を追加する
会社データに部課を追加します。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
部課を追加する会社を選択します。
[部課の設定]をクリックし、
部課を追加するをクリックします。
部課名を入力し、追加するをクリックします。
顧客が所属する部課を設定する
顧客データに、顧客が所属する部課を設定します。
顧客データに、顧客が所属する会社が登録されていない場合は、顧客が所属する会社を設定したあとに、顧客が所属する部課を設
定します。
所属する会社を変更する
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
部課を設定する顧客を選択します。
顧客データ欄で変更するをクリックし、「部課」項目で顧客が所属する部課をドロップダウンリストか
ら選択します。
変更するをクリックします。
部課名を変更する
会社の部課名を変更します。部課名は、顧客の詳細画面でも変更できます。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
部課を設定する顧客を選択します。
[部課の設定]をクリックし、変更する部課の
変更するをクリックします。
部課名を入力し、変更するをクリックします。
部課の表示順を変更する場合は、「部課の設定」画面で
部課の順番変更をクリックします。
ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数の部課を選択できます。部課の表示順を設定し、
変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。
顧客が所属する部課を変更する
顧客が所属する部課を変更します。
69
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
所属する部課を変更する顧客を選択します。
顧客データ欄で変更するをクリックし、「部課」項目で顧客が所属する部課をドロップダウンリストか
ら選択します。
変更するをクリックします。
部課に所属する顧客の表示順を変更する場合は、「部課の設定」画面で、
所属する顧客の順番変更をクリック
します。
部課に所属しない顧客の表示順を変更する場合は、「部課の設定」画面で、
会社直下に所属する顧客の順番
変更をクリックします。
ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数の顧客を選択できます。顧客の表示順を設定し、
変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。
部課に所属する顧客の表示順を「よみ」順に変更する場合は、順番変更の画面で並び替えるをクリックします。
部課を削除する
アドレス帳から部課を削除します。
部課を削除すると、削除した部課に所属する顧客は、部課に未所属の顧客になり、会社直下に所属する顧客にな
ります。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
部課名を削除する会社を選択します。
部課の設定をクリックし、削除する部課
削除するをクリックします。
確認画面で、はいをクリックします。
アドレスデータを変更する
アドレスデータを変更する手順を説明します。
顧客や会社情報を変更する
所属する会社を変更する
顧客や会社情報を変更する
アドレス帳に登録されている会社や顧客の情報を変更します。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
変更する会社または顧客を選択します。
変更するをクリックします。
70
必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
所属する会社を変更する
顧客が所属する会社を変更します。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
所属する会社を変更する顧客を選択します。
会社に所属させるまたは別の会社に所属させるをクリックします。
所属する会社を選択します。
会社に所属させない場合は、会社に所属しないをクリックします。
顧客が所属する会社を新しく登録する場合は、会社を登録するをクリックします。
確認画面で、はいをクリックします。
顧客や会社の情報を削除する
顧客や会社の情報をアドレス帳から削除する手順を説明します。
削除したアドレスは元に戻せません。
重要なアドレスは、削除する前にCSVファイルに書き出して保存してください。
CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する
会社データを削除すると、電話履歴や訪問履歴に関連付けられた会社データも削除されます。
会社データを削除しても、削除された会社に所属する顧客データは削除されません。会社に所属しない未所属のユ
ーザーとして、アドレス帳に残ります。
アドレス帳検索を使用して、条件に合致した会社や顧客を削除できます。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
削除する会社データまたは顧客データを表示し、
確認画面で、はいをクリックします。
71
削除するをクリックします。
顧客や会社情報を検索する
検索期間や検索条件を設定して、顧客や会社情報を検索します。
検索ボックスを使って顧客や会社情報を検索する
よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索)
検索ボックスを使って顧客や会社情報を検索する
顧客情報の検索方法には、検索対象を選択してからキーワードを入力する簡易な検索と、検索条件を細かく設定する詳細検索の2種
類があります。
簡易な検索では、次の項目が検索対象になります。
AND検索をする場合は、文字列と文字列の間に、半角スペースまたは全角スペースを入力します。
詳細検索を利用して、検索結果表示された会社や顧客をまとめて削除できます。
電話番号で検索する場合：「ハイフン」(-)は、検索対象から除外されます。「-」を入力する必要はありません。
メールアプリケーションや電話履歴、訪問履歴から顧客や会社情報を検索できます。
簡易検索
簡易な検索では、次の項目が検索対象になります。
会社名
名前(顧客)
電話番号
顧客コード
メールアドレス
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
画面の右上で、検索対象の項目を選択し、検索ボックスにキーワードを入力してEnterキーを押しま
す。
検索結果を確認します。
詳細検索
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
画面の右上にあるアドレス帳検索をクリックします。
検索キーワードと必要な項目を設定し、検索するをクリックします。
設定項目
検索結果を確認します。
検索結果が表示されます。
検索結果を1件ずつクリックすると、詳細画面が表示されます。
設定項目
項目
説明
72
検索対象
会社と顧客のどちらを検索するか選択します。
検索条件
検索条件を設定します。
検索条件の項目
種類
項目
顧客グループ
顧客コード
名前
よみ
部課
説明
顧客グループを選択します。
顧客グループが設定されている場合のみ表示さ
れます。顧客コードを入力します。
顧客の名前を入力します。顧客のよみを入力します。
顧客が所属する部課名を入力します。
入力制限値
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる 100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
100文字を含む
を含まない
と同じ
と異なる
顧客 1
電話番号
顧客の電話番号を入力します。
指定方法
メールアドレス
顧客のメールアドレスを入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
配信停止
顧客に対して、メールの一斉配信を停止している
かどうかを選択します。
と同じ
と異なる
担当
担当者に設定されているユーザーを選択します。
メールワイズのユーザーから選択するか、ユーザ
ー名を直接入力して指定します。
100文字
(直接入力の場
合)
と同じ
と異なる
添付ファイル名
添付ファイルの名前を入力します。
100文字
を含む
を含まない
顧客データのカスタマイズ項目が設定されている
場合のみ表示されます。
入力欄は、項目名か、直接入力で指定します
100文字
(直接入力の場
合)
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
(カスタマイズ項
目)2
73
会社グループ
会社コード
会社名
会社よみ
会社グループを選択します。
会社グループが設定されている場合のみ表示さ
れます。
会社コードを入力します。
会社名を入力します。
会社名のよみを入力します。
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
会社
電話番号(会社)
会社の電話番号を入力します。
100文字
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
担当(会社)
担当者に設定されているユーザーを選択します。
メールワイズのユーザーから選択するか、ユーザ
ー名を直接入力して指定します。
100文字
(直接入力の場
合)
と同じ
と異なる
添付ファイル(会
社)
添付ファイルの名前を入力します。
100文字
を含む
を含まない会社データのカスタマイズ項目が設定されている
場合のみ表示されます。
入力欄は、項目名か、直接入力で指定します
100文字
(直接入力の場
合)
を含む
を含まない
と同じ
と異なる
登録者
データを登録したユーザーを選択します。
メールワイズのユーザーから選択するか、ユーザ
ー名を直接入力して指定します。
100文字
(直接入力の場
合)
と同じ
と異なる登録日時
データの登録日時を指定します。
(日付選択)を選ぶと、日付を直接指定できます。
以降
以前
と同じ
と異なる
最終更新者
データの最終更新者を選択します。
メールワイズのユーザーから選択するか、ユーザ
ー名を直接入力して指定します。
100文字
(直接入力の場
合)
と同じ
と異なる
更新日時
データの最終更新日時を指定します。
(日付選択)を選ぶと、日付を直接指定できます。
100文字
以降
以前
と同じ
と異なる
(カスタマイズ項
目)3
会社と顧客の
共通の項目
最終履歴の「日時」を指定します。
(日付選択)を選ぶと、日付を直接指定できます。
例：
最終履歴(日時)
以降
以前
74
最終履歴の条件に「今月」と「同じ」を設定する
と、最終更新履歴の日付が今月中の、顧客また
は会社データを絞り込めます。
1：検索対象として「顧客」を選択している場合、検索条件には「会社」の項目を指定できます。
2：顧客データでは、初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています。
メモ
3：会社データでは、初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています。
住所
URL
業種
よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索)
顧客や会社情報を「よみ」から検索します。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
画面左で、検索対象を会社一覧または顧客一覧から選択します。
クリック検索をクリックし、検索する文字列をクリックします。
該当する顧客情報が画面の右に表示されます。
文字列をクリックするごとに、アドレスデータが検索されます。
入力した文字を削除する場合は、
をクリックします。1文字ずつ削除されます。
検索結果を確認します。
75
と同じ
と異なる
便利な操作
アドレス帳の知っておくと便利な操作を説明します。
顧客や会社情報を印刷する
表示する顧客や会社情報を絞り込む
CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する
顧客や会社情報を印刷する
印刷用にフォーマットを変更して、顧客や会社情報を印刷します。
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
印刷する顧客や会社を選択し、印刷するをクリックします。
画面を印刷します。
Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します。
表示する顧客や会社情報を絞り込む
アドレス帳の一覧画面で、表示する顧客や会社情報を絞り込みます。
絞込のメニューは、管理者によって設定されています。
絞込を設定する
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
ドロップダウンリストから、絞込のメニューを選択します。
絞り込まれた結果を確認します。
検索結果を1件ずつクリックすると、詳細画面が表示されます。
CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する
CSVファイルを読み込んでアドレス帳のデータを追加したり、アドレス帳のデータをCSVファイルに書き出したりできます。
アクセス権の設定により、操作できない場合があります。
CSVファイルを読み込む
アドレス帳のデータをファイルに書き出す
76
CSVファイルを読み込む
CSVファイルを読み込み、顧客や会社情報を追加したり、更新したりできます。
アドレス帳の内容を一度にまとめて更新するときに便利です。
操作を開始する前に、CSVファイルに関する注意点やCSVファイルのフォーマットを確認してください。
CSV ファイルに関する注意点
CSVファイルを作成するときの注意点
CSVファイルを読み込むときの注意点
アドレスデータをCSVファイルから読み込むときの注意
CSVファイルのフォーマット
アドレスデータ
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
一覧画面から、ファイル入出力をクリックし、会社データの読み込みまたは顧客データの読み込
みをクリックします。
必要な項目を設定し、次へ» をクリックします。
必要な項目を設定し、読み込むをクリックします。
設定項目
項目
説明
ファイル
読み込むCSVファイルを選択します。
読み込む項目
読み込む項目を選択します。
先頭行を項目名として無視する
CSVファイルの先頭行を項目名として無視する場合に選択します。
文字コード
読み込むCSVファイルの文字コードを選択します。
アドレス帳のデータをファイルに書き出す
アドレス帳のデータをCSVファイルに書き出します。
操作を開始する前に、CSVファイルのフォーマットを確認してください。
CSVファイルのフォーマット
アドレスデータ
アプリケーションメニューで、
アドレス帳をクリックします。
一覧画面から、ファイル入出力をクリックし、会社データの書き出しまたは顧客データの書き出し
をクリックします。
必要な項目を設定し、書き出すをクリックします。
ファイル名を指定してデータを保存します。
設定項目
項目
説明
77
***データを全て出力
出力条件
***履データを絞り込
んで出力する1
出力項目
その他の設定
顧客または会社データをすべて書き出します。
する1
条件を設定し、書き出すデータを絞り込みます。
書き出す項目を選択します。
先頭行に項目名を書
き出す
CSVファイルの先頭行に項目名を書き出す場合に選択します。
文字コード
書き出すCSVファイルの文字コードを選択します。
1：「***」部分には「会社」または「顧客」が入ります。
78
テンプレート
テンプレートは、よく利用する返信文や挨拶文などを、メールのひな形として登録しておく機能です。
メールの作成時にテンプレートを使用すると、簡単にメールを作成できます。
テンプレートの使いかたを説明します。
画面の見かた
一覧画面
詳細画面
テンプレートを操作する
テンプレートを閲覧する
テンプレートを追加する
テンプレートを変更する
テンプレートを削除する
その他の便利な操作
カテゴリーを設定する
テンプレートを検索する
CSVファイルを使ってテンプレートを管理する
79
画面の見かた
テンプレートの画面の見かたを説明します。
一覧画面
詳細画面
一覧画面
テンプレートの一覧画面の見かたを説明します。
パーツ
番号
パーツ
説明
テンプレートを追加す
る
新しいテンプレートを作成します。
ファイル入出力
CSVファイルを使って、テンプレートデータを読み込んだり、書き出したりしま
す。
カテゴリを設定する
クリックすると、カテゴリーの設定画面が表示されます。
(カテゴリー名)
クリックすると、カテゴリーごとに振り分けられたテンプレートが表示されま
す。
検索キーワードの入
力欄
キーワードを入力し、Enterキーを押すと、テンプレートを検索します。
順番変更
一覧画面でのテンプレートの表示順を変更します。
テンプレート名
クリックすると、テンプレートの詳細画面が表示されます。
詳細画面
テンプレートの詳細画面の見かたを説明します。
80
パーツ
番号
パーツ
説明
変更する
テンプレートの内容を変更します。
削除する
テンプレートを削除します。
再利用作成
表示しているテンプレートを利用して、新しいテンプレートを作成します。
ID
テンプレートを識別するためのIDです。
IDは自動採番です。
名前
テンプレートの名前です。
件名
テンプレートを使って作成したメールの件名として使用されます。カテゴリ
テンプレートが保存されているカテゴリーです。
内容
テンプレートを使って作成したメールの本文として使用されます。
ファイル
テンプレートを使って作成したメールの添付ファイルとして使用されます。
作成情報
テンプレートの作成者と作成した日時です。最終更新
テンプレートの最終更新者と更新した日時です。
81
テンプレートを操作する
テンプレートの基本的な操作方法を説明します。
アクセス権の設定によって、操作できない機能があります。
テンプレートを閲覧する
テンプレートを追加する
テンプレートを変更する
テンプレートを削除する
テンプレートを閲覧する
一覧画面から閲覧するテンプレートを選択して、テンプレートの詳細を確認します。
アプリケーションメニューで、
テンプレートをクリックします。
閲覧するテンプレートの名前をクリックします。
画面の見かた
テンプレートを追加する
新しいテンプレートを作成する手順を説明します。
アプリケーションメニューで、
テンプレートをクリックします。
テンプレートを追加するをクリックします。
必要な項目を設定し、追加するをクリックします。
設定項目
項目
名前
カテゴリ
To
CC1
説明
テンプレートの名前を入力します。
テンプレートを保存するカテゴリーを選択します。
カテゴリーを設定する
メールの宛先を入力します。
複数の宛先を指定する場合：
各メールアドレスを半角カンマ（,）で区切ります。
メールワイズに登録されているメールアドレスを選択する場合：
[アドレス選択]をクリックします。
BCC1
メールの件名に設定する文字列を入力します。
件名
□ 件名は設定しない
この項目を有効にすると、作成中のメールにテンプレートを適用する際、テンプレート
に設定されている件名を使用せず、新たに件名を入力できます。
82
メールの本文に設定する文字列を入力します。
本文に予約語を使用することもできます。予約語の詳細は、次のページを参照してくださ
い。
内容
予約語の機能
ファイル
メールの添付ファイルに設定するファイルを指定します。
よく使う予約語が表示されています。
次のリンクをクリックすると、画面に表示されていない予約語を確認できます。
その他の顧客情報を挿入する
予約語の一覧
他のテンプレートの内容を挿入する
予約語の機能
1： CC：
メールのコピーを送信する宛先です。
BCC：メールのコピーを送信する宛先です。ただし、「To」および「CC」の送信先には、BCC に設定されたメールアドレスは表示され
ません。
テンプレートを再利用して、新しいテンプレートを作成する
既存のテンプレートの内容を利用して、新しいテンプレートを作成する手順は、次のとおりです。
アプリケーションメニューで、
テンプレートをクリックします。
再利用するテンプレートをクリックし、
再利用作成をクリックします。
必要な項目を設定し、追加するをクリックします。
テンプレートを変更する
テンプレートの内容を変更する手順を説明します。
アプリケーションメニューで、
変更するテンプレートをクリックし、
テンプレートをクリックします。
変更するをクリックします。
必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
テンプレートの表示順を変更する場合は、テンプレートの一覧画面で順番変更をクリックします。
ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで、複数のテンプレートを選択できます。テンプレートの表示順を設
定し、変更するをクリックすると、順番変更の結果が反映されます。
テンプレートを削除する
テンプレートを削除する手順を説明します。
削除したテンプレートは元に戻せません。
重要なテンプレートは、削除する前にCSVファイルに書き出して保存してください。
CSVファイルを使ってテンプレートを管理する
アプリケーションメニューで、
削除するテンプレートをクリックし、
テンプレートをクリックします。
削除するをクリックします。
83
確認画面で、はいをクリックします。
84
その他の便利な操作
テンプレートの知っておくと便利な操作を説明します。
カテゴリーを設定する
テンプレートを検索する
CSVファイルを使ってテンプレートを管理する
カテゴリーを設定する
カテゴリーを設定して、テンプレートを分類して整理します。
作成したカテゴリーは、テンプレートの一覧画面の左側に表示されます。
カテゴリーを追加する
カテゴリー情報を変更する
カテゴリーを削除する
カテゴリーを追加する
新たなカテゴリーを追加します。
アプリケーションメニューで、
カテゴリを設定する > テンプレートをクリックします。
追加するの順にクリックします。
必要な項目を設定し、追加するをクリックします。
設定項目
項目
説明
位置
カテゴリーを追加する位置を選択します。
カテゴリーは、選択したフォルダーの直下に追加されます。
カテゴリ名
カテゴリー名を入力します。
カテゴリー情報を変更する
カテゴリーの設定を変更します。
アプリケーションメニューで、
カテゴリを設定する
テンプレートをクリックします。
> 変更するカテゴリーの
変更するの順にクリックします。
必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
カテゴリーの位置を変更する場合は、「カテゴリの変更」画面で所属させるカテゴリーを変更します。
カテゴリーの表示順を変更する場合は、「カテゴリの設定」画面で
順番変更をクリックします。
「(全テンプレート)」カテゴリーは、初期状態で自動的に作成されるカテゴリーです。フォルダー名および位置は変更
できません。
85
カテゴリーを削除する
カテゴリーを削除します。
サブカテゴリーを持つ親カテゴリーを削除すると、その親カテゴリーに含まれるすべてのサブカテゴリーが削除され
ます。
カテゴリーを削除しても、そのカテゴリーに保存されているテンプレートは削除されません。
カテゴリーが削除されたテンプレートは、「(全テンプレート)」カテゴリーに保存されます。
アプリケーションメニューで、
テンプレートをクリックします。
カテゴリを設定する > 削除するカテゴリーの
削除するの順にクリックします。
確認画面で、はいをクリックします。
テンプレートを検索する
テンプレートの詳細情報に含まれているキーワードを使って検索します。
アプリケーションメニューで、
テンプレートをクリックします。
検索するカテゴリーを選択します。
すべてのテンプレートから検索する場合は、「(全テンプレート)」カテゴリーを選択します。
キーワード入力欄にキーワードを入力し、Enterキーを押します。
検索結果を確認します。
画面下部に検索結果が表示されます。
テンプレート名をクリックすると、詳細画面が表示されます。
CSVファイルを使ってテンプレートを管理する
CSVファイルを読み込んでテンプレートを追加したり、テンプレートをCSVファイルに書き出したりできます。
アクセス権の設定により、操作できない場合があります。
CSVファイルを読み込む
テンプレートをファイルに書き出す
CSVファイルを読み込む
CSVファイルを読み込み、テンプレートを追加したり、更新したりできます。
テンプレートを一度にまとめて更新するときに便利です。
操作を開始する前に、CSVファイルに関する注意点やCSVファイルのフォーマットを確認してください。
CSVファイルに関する注意点
CSVファイルを作成するときの注意点
CSVファイルを読み込むときの注意点
テンプレートデータをCSVファイルから読み込むときの注意
86
CSVファイルのフォーマット
テンプレートデータ
アプリケーションメニューで、
テンプレートをクリックします。
一覧画面から、ファイル入出力 > データの読み込みの順にクリックします。
必要な項目を設定し、次へ» をクリックします。
CSVファイルの内容を確認し、読み込むをクリックします。
設定項目
項目
説明
ファイル
読み込むCSVファイルを選択します。
読み込み対象
CSVファイルから読み込んだテンプレートを保存するカテゴリを選択します。
読み込む項目
読み込む項目を選択します
先頭行を項目名として無視する
CSVファイルの先頭行を項目名として、データに含めない場合に選択します。
文字コード
読み込むCSVファイルの文字コードを選択します。
テンプレートをファイルに書き出す
テンプレートをCSVファイルに書き出します。操作を開始する前に、CSVファイルのフォーマットを確認してください。
CSVファイルのフォーマット
テンプレートデータ
アプリケーションメニューで、
テンプレートをクリックします。
一覧画面から、ファイル入出力 > データの書き出しの順にクリックします。
必要な項目を設定し、書き出すをクリックします。
ファイル名を指定してデータを保存します。
設定項目
項目
説明
出力対象
カテゴリ
書き出すテンプレートが保存されているカテゴリーを選択します。サブカテゴ
リーのテンプレートも含めて出力する場合は、「サブカテゴリも出力対象とす
る」を選択します。
出力項目
書き出す項目を選択します。
先頭行に項目名を書
き出す
CSVファイルの先頭行に項目名を書き出す場合に選択します。
文字コード書き出す
書き出すCSVファイルの文字コードを選択します。
その他の設定
87
一斉配信
一斉配信は、アドレス帳に登録されている顧客宛てに、一斉にメールを配信できるアプリケーションです。
メールマガジンやお礼のメール、顧客へのお知らせメールなどの配信に利用できます。
一斉配信の使いかたを説明します。
画面の見かた
一覧画面
詳細画面
配信メールを操作する
配信メールを閲覧する
コメントを書き込む
配信メールを作成する
配信メールを編集する
配信メールを送信する
エラーのリストを書き出して再送信する
配信メールを削除する
88
画面の見かた
一斉配信の画面の見かたを説明します。
一覧画面
詳細画面
一覧画面
一斉配信の一覧画面の見かたを説明します。
パーツ
番号
パーツ
説明
配信メールを作成する
配信メールを作成します。
作成者
配信メールの作成者です。
配信メールのタイトル
クリックすると、配信メールの詳細画面が表示されます。
日時
配信メールを作成した日時です。
配信状況1
配信メールの作業ステータスです。
カッコ内の件数は、配信先の件数です。
コメント
配信メールに関するやり取りやメモが表示されます。
ページ遷移
クリックすると、ページを移動できます。
1：配信状況には、次のステータスがあります。
作成中：
まだ配信されていません。カッコ内に配信先の件数が表示されます。
配信済み：
すでに配信されています。カッコ内の件数で、配信結果を確認できます。カッコ内の件数は、次の件数を表しています。
(正常に配信された件数/ セットされていた配信先の件数)
配信メールのアイコン
件名に表示されるアイコンで、配信メールの配信状況を確認できます。
：作成中の配信メール
：配信済の配信メール
89
詳細画面
一斉配信の詳細画面の見かたを説明します。
作成中のメール内容の例：
配信先の例：
パーツ
番号
パーツ
説明
メッセージ
配信メールの作業状況が表示されます。
送信する
作成済の配信メールを送信します。
削除する
配信メールを削除します。
90
次の内容を変更します。
From
内容を変更する
件名
本文
署名
添付ファイル
配信先を変更する
配信メールの宛先を変更します。
テストメールを送る
指定するメールアドレスにテストメールを送信します。
次の表示を切り替えます。
メール内容
配信先(数字)
表示切替のタブ
件名
From
エラー(数字)
配信できなかったメールがある場合に表示されます。
配信に失敗した宛先やエラー内容を確認したり、送信に失敗した宛先
の一覧をCSVファイルに書き出したりできます。
配信メールの件名です。
配信メールの差出人です。
From欄に表示する情報を設定する
本文
メールの本文です。
書式編集を使用すると、HTMLメールを作成できます。
作成情報
配信メールの作成者と作成した日時です。
最終更新
配信メールの最終更新者と更新した日時です。
コメント
配信メールに関するやり取りやメモを書き込みます。
自分が書き込んだコメントのみ、削除できます。
絞込条件
配信先の設定で指定した配信先の条件です。
除外
配信先から除外した顧客の件数です。
配信先
配信メールの宛先です。
91
配信メールを操作する
一斉配信の基本的な操作方法を説明します。
アクセス権の設定によって、操作できない機能があります。
配信メールを閲覧する
コメントを書き込む
配信メールを作成する
配信メールを編集する
配信メールを送信する
エラーのリストを書き出して再送信する
配信メールを削除する
配信メールを閲覧する
送信済みの配信メールや作成中の配信メールを閲覧します。
配信メールを閲覧する
一斉配信の閲覧時に困ったときは
配信メールを閲覧する
一覧画面から閲覧する配信メールを選択して、配信メールの詳細を確認します。
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
配信状況を確認し、閲覧する配信メールの件名をクリックします。
画面の見かた
一斉配信の閲覧時に困ったときは
ここでは、一斉配信メールの閲覧時に困ったことを解決するヒントをまとめて紹介します。
ほかのユーザーが編集中のため、配信メールを編集できない
他のユーザーが編集しているメールは、画面上部に「****さんが編集中です」と表示され、編集ロックが掛かっています。
配信メールの編集者または管理者に、編集ロックの解除を依頼してください。
メールの編集ロックを解除する
書きかけ保存の配信メールの画面に表示される内容を知りたい
書きかけ保存した配信メールの場合に、画面に表示される内容は次のとおりです。
一覧画面：
配信状況に「作成中」と表示されます。
詳細画面：
メールの本文に次のタブが表示されます。
メール内容：
作成中の本文を確認できます。
配信先：
メールを配信予定の顧客を確認できます。
92
コメントを書き込む
配信メールに対するコメントを書き込みます。
メールの修正を依頼したり、対応方法を指示したりできます。
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
コメントを書き込む配信メールの詳細画面を表示します。
コメント欄にコメントを入力し、書き込むをクリックします。
コメントは各発言ごとに改行して表示されます。
コメントごとの区切りにはコメントを示すアイコン
に書き込むと、より区別しやすくなります。
や
が表示されますが、コメント入力時に、コメントの発言者の名前を一緒
：自分が書き込んだコメントに表示されます。
：他のユーザーが書き込んだコメントに表示されます。
メールアプリケーション：コメントを書き込む
配信メールを送信しても、書き込んだコメントは送信されません。
メールの編集ロックが掛かっている間も、コメントは書き込めます。
自分が書き込んだコメントのみ削除できます。
配信メールを作成する
新しい配信メールを作成する手順を説明します。
作成中の配信メールを保存する場合は、作成画面の下部の書きかけ保存するをクリックします。
一斉配信の配信先は、10,000件まで指定できます。
配信先が1,000件を超える場合、1,000件配信するたびに確認画面が表示され、配信を中断できます。
配信先が10,000件を超える場合は、配信先を分割して別の配信メールを作成してください。
顧客のメールアドレス項目に複数のメールアドレスが登録されている場合、アドレス帳の顧客データから配信先を
抽出すると、一番上のメールアドレスだけが配信先として抽出されます。
配信メールでは、テンプレートや予約語を挿入できます。
送信アクセス権がない場合、操作できない機能があります。
楽天あんしんメルアドサービスを経由したメールアドレス（マスクアドレス）への一斉配信はできません。
楽天あんしんメルアドサービス経由でのメールの一斉配信は、楽天市場が提供している機能をご利用ください。
93
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
配信メールを作成するをクリックします。
配信メールを送信する
メールアプリケーション名をクリックします。
メールスペース内で複数のメールアプリケーションが有効な場合に表示されます。
どのメールアプリケーションを使用して一斉配信するかを選択します。
必要な項目を設定し、次へ» をクリックします。
配信メールの設定項目
項目
説明
From
配信メールの差出人として使用するメールアカウントを選択します。
件名
配信メールの件名を入力します。
配信メールの本文を入力します。
HTML形式の配信メールを作成する場合：
書式編集を使用します。
テンプレートを適用する場合：
本文
件名欄の横のテンプレート挿入をクリックします。
予約語を使用する場合：
予約語の機能
署名
作成したメールの署名を設定します。
登録済みの署名から選択するか、直接入力します。
ファイル
配信メールに添付するファイルを選択します。
コメント
コメントを書き込みます。
メールの修正を依頼したり、対応方法を指示するなど、メールに関するやり取りをする
際に便利です。
配信先に設定する顧客の抽出条件を選択し、
配信先を抽出するをクリックします。
配信先の設定項目
項目
全ての顧客に配信する
説明
アドレス帳に登録されている、すべての顧客に配信する場合に選択します。
次の顧客は自動的に配信先から除外されます。
アドレス帳で「配信停止」が設定されている顧客
メールアドレスが登録されていない顧客
顧客を絞り込んで配信する
配信する顧客を絞り込む場合に選択します。
既存の絞り込み条件を使用したり、新たに絞り込み条件を設定したりできます。
管理者が絞込を設定している場合、絞込を利用して配信先を抽出できます。
絞込を設定する
CSVファイルを読み込み、CSVファイルに入力されているメールアドレス宛てに配信す
る場合に選択します。
94
先頭行を項目名として無視する：
CSVファイルの先頭行を項目名として無視する場合に選択します。
CSVファイルから読み込んで配信
する
文字コード：
CSVファイルの文字コードを選択します。
作業を開始する前に、CSVファイルのフォーマットを確認してください。
CSVファイルのフォーマット
配信先データと送信エラーデータ
抽出された配信先を確認し、次へ» をクリックします。
必要に応じて、次の操作をします。
次の操作を行うには、送信アクセス権が必要です。
配信先から除外する顧客がある場合：
抽出結果の一覧で除外する顧客を選択し、除外するをクリックします。
配信先の顧客をCSVファイルに書き出す場合：
抽出結果セクションの右端で、書き出すCSVファイルの文字コードを選択し、ファイル出力をクリックします。
配信先の件数が多い場合、CSVファイルに書き出して配信先をチェックすると便利です。
顧客の抽出をやり直す場合：
手順5に戻ります。
配信メールの内容が確定している場合は、そのまま送信します。
ほかのユーザーに配信メールの内容の確認を依頼することもできます。
メールの内容が確定している場合：
送信する
> 確認画面で OK の順にクリックします。
詳細は次のページを参照してください。
配信メールを送信する
内容を修正する場合：
内容を修正するをクリックします。
他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合：
1. 画面下部で、書きかけ保存するをクリックします。
2. 配信情報の詳細画面で、依頼コメントを入力します。
3. 確認者に連絡します。
一斉配信にはメール通知機能はありません。
ユーザー自身で、確認者に連絡してください。
配信済みのメールを再利用する
配信済みのメールの内容と配信先を利用して、新しい配信メールを作成します。
配信前のメールは再利用できません。
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
再利用する配信済みのメールの件名をクリックし、詳細画面を表示します。
再利用配信をクリックします。
必要な項目を設定し、配信メールを送信します。
詳細は「配信メールを作成する」の手順4以降を参照してください。
配信メールを作成する
95
配信メールを編集する
配信メールを編集する手順を説明します。
書きかけ保存したメールの内容を修正したり、ほかのユーザーがチェックした結果を反映したりします。
一斉配信をクリックします。
アプリケーションメニューで、
編集する配信メールを選択し、詳細画面を表示します。
書きかけ保存した配信メールを編集する場合、作成中の本文と配信先を、タブで切り替えて表示できます。
次の操作をします。
配信メールの内容を編集する場合：
内容を変更するをクリックします。
配信メールの設定項目
配信先を変更する場合：
配信先を変更するをクリックします。
配信先の設定項目
必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
ほかのユーザーが編集中のため、配信メールを編集できない場合は、次のページを参照してください。
ほかのユーザーが編集中のため、メールを編集できない
配信メールを送信する
配信メールを送信する手順を説明します。
テストメールを送信する
配信メールを送信する
テストメールを送信する
配信メールを一斉送信する前に、テストメールを送信します。
配信先でメールがどのように表示されるかを確認できます。
配信状況が「作成中」のメールのみ、テストメールを送信できます。
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
テストメールを送信する配信メールを選択し、詳細画面を表示します。
テストメールを送るをクリックします。
必要な項目を設定し、送信するをクリックします。
設定項目
項目
会社名
説明
テンプレートを適用している場合に使用します。
入力した文字列は、テンプレートに含まれる次の予約語と置き換えられます。
%Company%
96
名前
%Customer%
メールアドレス
テストメールの宛先のメールアドレスを入力します。
テストメールを受信し、メールの内容を確認します。
配信メールを送信する
内容が確定した配信メールを、指定した顧客宛てに一斉に送信します。
次の顧客は配信先から自動的に除外されます。
アドレスデータ上で「配信停止」が有効になっている顧客
メールアドレスが登録されていない顧客
配信時の注意点
一斉配信の完了までには時間がかかる場合があります。
配信が完了するまで、次の操作はしないでください。配信が途中で中断されます。
Web ブラウザーを閉じる
Web ブラウザーを再読込する
中止ボタンをクリックする
配信中はメールワイズ全体の動作が遅くなります。
1分間に送信できるメールの件数がシステム管理者によって制限されている場合、一斉配信の完了までに時間が
かかります。
詳細は、次のページを参照してください。
メールワイズパッケージ版：メールサーバーを追加する
メールワイズクラウド版：メールサーバーを追加する
配信中は、配信中のメールの編集や削除はできません。一斉配信が終了してから、編集や削除を実行してくださ
い。
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
送信する配信メールを選択し、詳細画面を表示します。
送信するをクリックし、メールの内容を確認します。
配信先を確認する場合は、
全配信先(**件) をクリックします。
送信するをクリックします。
次のどちらかの確認ダイアログが表示されます。
配信先が1,000件以下の場合
配信先が1,000件を超える場合
97
確認ダイアログで OK をクリックします。
配信が開始されます。
1,000件配信するごとに、次の確認画面が表示されます。
この確認画面が表示されているときに、更新ボタンを押さないでください。意図しない送信が行われる場合があります。
配信を実行する場合：
[実行する]をクリックします。
配信を中断する場合：
[キャンセルする]をクリックします。
一斉配信の一覧画面が表示され、配信メールは途中まで配信された状態になります。
配信されていないメールの配信状況は、「未配信」になります。
一斉配信の実行中は、配信メールの編集や削除ができません。
最終送信日時から 5分以上経過すると、未配信のメールも含め、配信メールの編集や削除ができるようになります。
配信の実行結果を確認します。
配信が成功した件数が表示されます。配信に失敗した宛先がある場合は、配信できなかった宛先の数が表示されます。
配信に成功した場合：
「(送信成功： **件)」と表示されます。
配信できなかった宛先がある場合：
「
配信失敗が**件あります。」と表示されます。
リンクをクリックすると、エラーの詳細を確認できます。
また、詳細画面では次のタブが表示されます。
配信済みのメールは、配信先に設定されていた顧客の履歴一覧にも表示されます。
98
エラーのリストを書き出して再送信する
配信に失敗した宛先は、CSVファイルに書き出せます。
ここでは、書き出したCSVファイルを利用し、再配信する手順を説明します。
エラーのリストをCSVファイルに書き出す
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
送信に失敗した宛先を含む配信メールを選択し、詳細画面を表示します。
[エラー]タブをクリックします。
出力する文字コードを選択し、ファイル出力をクリックします。
ファイル出力のボタンは、システム管理者がアドレス帳のファイル入出力アクセス権を付与しているユーザーにのみ、表示さ
れます。
詳細は、次のページを参照してください。
アクセス権を設定する
ファイル名を指定してデータを保存します。
CSVファイルを編集する
CSVファイルには次の項目が書き出されます。
ファイル内の
順序
項目
1
メールアドレス
2
名前
3
会社名
4
部課
備考
管理者の設定によって、一部の項目が無効になっている場合があります。詳細は次のページを参照してください。
配信先データと送信エラーデータ
必要に応じて、不要な送信先の削除や、送信エラーになったメールアドレスの修正を行います。
メールを再配信する
エラーのリストのCSVファイルを利用して再配信するには、配信済みのメールの内容を再利用します。
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
再利用する配信メールの件名をクリックし、詳細画面を表示します。
再利用配信をクリックします。
必要に応じてメールの内容を編集し、次へをクリックします。
「CSVファイルから読み込んで配信する」を選択し、作成したCSVファイルを読み込みます。
CSVファイルの先頭行に項目タイトルを記入している場合は、「先頭行を項目名として無視する」のチェックボックスを選択しま
す。
99
配信先を抽出するをクリックします。
画面下部にCSVファイルから抽出された宛先の件数と一覧が表示されます。
次へをクリックします。
メールの内容を確認し、送信するをクリックします。
配信メールを削除する
配信メールを削除する手順を説明します。
削除した配信メールは元に戻せません。
削除した配信メールは、顧客の履歴一覧からも削除されます。
アプリケーションメニューで、
一斉配信をクリックします。
削除する配信メールを選択し、詳細画面を表示します。
削除するをクリックします。
確認画面で OK をクリックします。
100
集計レポート
集計レポートとは、メールワイズに蓄積されたメールや顧客データなどを自動的に集計したり、グラフで表示したりするアプリケーショ
ンです。
メールと履歴データは、担当者別、項目別、期間別にグラフで表示できます。
担当者のパフォーマンスをチェックしたり、期間別にメールや履歴の増減を把握したりするのに便利です。
集計レポートの使いかたを説明します。
集計レポートを操作する
集計レポートを閲覧する
集計期間やグラフのスケールを設定する
集計レポートを印刷する
101
集計レポートを操作する
集計レポートの基本的な操作方法を説明します。
集計レポートのアクセス権が設定されていないユーザーには、集計レポートのアイコン
集計レポートを閲覧する
集計期間やグラフのスケールを設定する
集計レポートを印刷する
集計レポートを閲覧する
一覧画面からデータを集計するアプリケーションを選択して、集計レポートを確認します。
集計方法を設定する
集計レポートの例
集計方法を設定する
データを集計するアプリケーションや、集計する方法を設定します。
アプリケーションメニューで、
集計レポートをクリックします。
画面左のリストから、データを集計するアプリケーションを選択します。
例：
集計する対象を選択します。
全般：
集計対象は選択できません。
メールアプリケーションを選択している場合：
集計対象を次の項目から選択します。
担当者別の件数
項目別の受信件数
期間別のレポート
電話履歴または訪問履歴を選択している場合：
102
は表示されません。
集計対象を次の項目から選択します。
作成者別の件数
項目別の件数
期間別のレポート
アドレス帳を選択している場合：
集計対象を次の項目から選択します。
会社項目の件数
個人項目の件数
画面右に表示される集計レポートを閲覧します。
各項目で集計されるデータの詳細は、次のページを確認してください。
集計期間やグラフのスケールを設定する場合は、次のページを参照してください。
集計レポートの例
集計期間やグラフのスケールを設定する場合は、次のページを参照してください。
集計期間やグラフのスケールを設定する
次の状況に該当する場合、集計を実行する際に「件数が多いため、集計には時間がかかる可能性がありま
すが、よろしいですか？」というメッセージが表示されます。
集計対象のデータ数が1万件以上ある。
集計期間が1年以上である。
そのまま集計レポートを表示する場合は、集計を実行するをクリックします。集計条件を変更する場合は、
集計期間や条件を再設定します。
管理者が設定した集計条件を使用し、集計レポートに表示するデータを絞り込むこともできます。管理者が設
定した集計条件は「集計条件」の右のドロップダウンリストから選択します。
集計条件を設定する
集計レポートの例
データを集計するアプリケーションや、集計する対象によって、集計レポートの内容が異なります。
全般
メールアプリケーション
電話履歴／訪問履歴
アドレス帳
全般
メールスペース内の次のアプリケーションのデータを、1日ごとに集計します。
メールアプリケーション：
メールの送受信件数、処理残件数を集計します。
電話履歴／訪問履歴：
履歴の作成件数を集計します。
<< 前の日へ｜今日｜次の日へ >> をクリックし、集計する日を切り替えられます。
例：
103
メールアプリケーション
メールアプリケーションの集計の種類は3つです。
担当者別の件数
次の件数を担当者別に集計します。
現在の処理残件
処理メール一覧に表示されているメールの件数です。
期間内に送信したメールの件数
例：
項目別の受信件数
メール項目別に受信メールの件数を集計します。
メール項目は管理者によって設定されています。
メール項目を設定する
例：
期間別レポート
1日の送信メールの件数と受信メールの件数を集計し、1週間ごとに表示します。
<< 前の週へ｜今日｜次の週へ>> をクリックし、表示する週を切り替えられます。
例：
104
電話履歴／訪問履歴
電話履歴と訪問履歴の集計の種類は3つです。
作成者別の件数
履歴に登録した件数を作成者別に集計します。
例：
項目別の件数
電話履歴または訪問履歴に設定されている項目別にデータを集計します。
管理者の設定によって、集計の対象となる項目が異なります。
電話履歴の項目および訪問履歴の項目は管理者によって設定されています。
履歴データの項目を設定する
例：
期間別レポート
1日に登録された履歴の件数を集計し、1週間ごとに表示します。
<< 前の週へ｜今日｜次の週へ>> をクリックし、表示する週を切り替えられます。
105
例：
アドレス帳
集計対象を選択し、集計を実行するをクリックすると、選択した項目でデータを集計します。
会社項目の集計対象には、アドレスグループと業種を選択できます。
集計項目を変更する場合は、
集計項目の変更をクリックします。
アドレスグループは管理者によって設定されています。
アドレスグループを設定する
例：
集計期間やグラフのスケールを設定する
集計レポートの集計期間やグラフのスケールを設定します。
集計期間やグラフのスケールは、設定したユーザー本人の画面にのみ反映されます。
一度設定した集計期間やグラフのスケールは、設定を変更するまで保持されます。集計レポートを利用する際は、
最初に集計期間の設定を確認してください。
アプリケーションメニューで、
集計レポートをクリックします。
設定を変更する集計レポートを選択します。
集計方法を設定する
集計の設定または
表示の設定をクリックします。
106
表示されるリンクは集計するアプリケーションによって異なります。
集計の設定
集計期間と表示方法を設定します。
メールアプリケーション、電話履歴、および訪問履歴の集計レポートに表示されます。
表示の設定
表示方法を設定します。
メールアプリケーションの期間別レポートとアドレス帳の集計レポートに表示されます。
必要な項目を設定し、設定するをクリックします。
項目
期間
説明
集計する期間を指定します。
(日付選択)を選択すると、日付を直接指定できます。
メールアプリケーションの期間別レポートとアドレス帳の集計レポートでは、期間を設
定できません。
グラフのスケールを変更する場合は、「(集計対象)の集計グラフのスケールを指定す
る」を選択し、グラフで100%にする件数を入力します。
例：アドレス帳
表示
集計レポートを印刷する
印刷用にフォーマットを変更して、集計レポートを印刷します。
アプリケーションメニューで、
集計レポートをクリックします。
印刷する集計レポートを表示し、印刷用画面をクリックします。
集計方法を設定する
画面を印刷します。
Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します。
107
ユーザー名簿
ユーザー名簿は、メールワイズの利用ユーザーを確認するアプリケーションです。
各ユーザーのユーザー情報やログイン時間、メモを確認できます。
ユーザー名簿の使い方を説明します。
ユーザー名簿を操作する
ユーザー名簿を閲覧する
ユーザー情報を変更する
メモを入力する
108
ユーザー名簿を操作する
ユーザー名簿の基本的な操作方法を説明します。
ユーザー名簿を閲覧する
ユーザー情報を変更する
メモを入力する
ユーザー名簿を閲覧する
ユーザー名簿を表示して、ユーザーのログイン時間やメールアドレスなどを確認します。
アプリケーションメニューで、
ユーザー名簿をクリックします。
組織を選択し、ユーザー名簿を閲覧します。
例：メールワイズ on cybozu.com
例：メールワイズ 5
プロフィール画像を表示するには
表示内容
項目
説明
組織
表示するユーザーを、組織単位で絞り込みます。
名前
ユーザー名をクリックすると、ユーザー情報の詳細画面が表示されます。
ログイン時間
今日、ユーザーがメールワイズにログインした時間が表示されます。
ユーザーがログインするたびに更新されます。
メールアドレス
連絡先
画像（パッケージ版の場合）
ユーザー情報に登録されている内容が表示されます。
自分のユーザー情報は個人設定から変更できます。
メールワイズパッケージ版：ユーザー情報を変更する
メールワイズクラウド版：ユーザー情報を変更する
組織（クラウド版の場合）1
メモ2
連絡事項や在席情報などのメモが表示されます。
1：表示される項目は、パッケージ版とクラウド版で異なります。
2：メールワイズ
クラウド版をお使いの場合、ユーザー名簿の詳細でメモを入力しても、cybozu.com 共通管理のユーザー情報
画面には反映されません。
ユーザー情報を閲覧する場合は、ユーザー名をクリックします。
メールの送受信が可能な場合、「メールアドレス」欄に表示されているメールアドレスをクリックすると、選択しているユーザー宛
109
てのメールを作成できます。
プロフィール画像を表示するには
メールワイズパッケージ版でユーザー情報の詳細画面に、プロフィール画像を表示するには、次の操作をします。
「個人設定」画面を表示し、目的の「
（メールスペース名）のカスタマイズ」セクション>
表示の順
にクリックします。
「画像ファイル」欄の「本文と一緒に表示する」を選択し、
設定するをクリックします。
↓
ユーザー情報を変更する
自分のユーザー情報を変更します。
アプリケーションメニューで、
組織を選択し、
ユーザー名簿をクリックします。
自分のユーザー名をクリックします。
お使いの環境によって、表示される画面が異なります。
メールワイズクラウド版：クラウドサービス共通のプロフィールが表示されます。
メールワイズパッケージ版：ユーザー名簿の詳細画面が表示されます。
クラウド版の場合は変更する項目の
を、パッケージ版の場合は
変更するをクリックします。
必要な項目を設定し、クラウド版の場合は[保存]、パッケージ版の場合は
変更するをクリックしま
す。
メールワイズクラウド版：
システム管理者がプロフィールの変更を禁止している場合は、ユーザーはプロフィールを変更できません。プロフィールを変
更したい場合は、システム管理者に依頼してください。
110
メモを入力する
次の画面のメモ欄に表示されるメモを入力します。自分以外のユーザーのメモ欄にもメモを入力できます。
ユーザー名簿の一覧画面
ユーザー情報の詳細画面(メールワイズパッケージ版のみ)
メールワイズクラウド版をお使いの場合、ユーザー名簿の詳細でメモを入力しても、cybozu.com 共通管理のユー
ザー情報画面には反映されません。
アプリケーションメニューで、
ユーザー名簿をクリックします。
メモを入力するユーザーのメモ欄で、
変更するをクリックします
メモを入力し、変更するをクリックします。
111
こんなときは
ここでは、操作で困ったことを解決するヒントをまとめて紹介します。
案内するヒントには、管理者の操作が必要な場合があります。
メールの本文がすべて表示されない
メールのフォルダーが表示されていない
ほかのユーザーが編集中のため、メールを編集できない
書きかけ保存のメールの画面に表示される項目の内容を知りたい
メール番号の採番方法を知りたい
メールに署名を入れたい
メールを送信できない
トラブルが解決しない
メールの本文がすべて表示されない
次の原因が考えられます。
メール本文のサイズが制限値を超えている
HTMLメールがテキストで表示されている
HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている
メール本文のサイズが制限値を超えている
テキスト形式、またはHTML形式にかかわらず、メールの本文をすべて表示できるのは、10MB以内のメールです。
本文すべてを閲覧するには、メールデータを書き出し、他のメールソフトに読み込む必要があります。
Internet Explorerをお使いの場合を例に説明します。
メールの詳細画面を表示します。
件名の横にある、
ソースを見るをクリックします。
[対象をファイルに保存]を選択し、お使いのクライアントパソコンに保存します。
ファイル名の拡張子を「.eml」にして保存します。
例：cybozumail.eml
メールワイズ以外のメールソフトで、手順3のEMLファイルを読み込み、メール内容を確認します。
HTMLメールがテキストで表示されている
受信したHTMLメールが、システム管理者によってテキストのみを表示する設定になっている場合があります。
本文をHTML形式で閲覧するには、HTMLファイルをダウンロードして、Webブラウザーで表示します。
メールの詳細画面を表示します。
メールの詳細画面上部に、テキストのみを表示する設定になっていることを示すメッセージが表示されます。
メッセージは、印刷用画面には表示されません。
本文の上部にある HTMLファイルをダウンロードするを右クリックします。
[対象をファイルに保存]を選択し、お使いのクライアントパソコンに保存します。
ダウンロードしたファイルをダブルクリックし、Webブラウザーで表示します。
112
HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている
受信したHTMLメールに含まれる情報によっては、メールワイズ上で表示する際に、本文の一部を表示できない場合があります。
本文すべてを閲覧するには、HTMLファイルをダウンロードして、Webブラウザーで表示してください。
メールの詳細画面を表示します。
メールの詳細画面上部に、HTMLメールの解析処理により一部のデータが変更されたことを示すメッセージが表示されます。
メッセージは、印刷用画面には表示されません。
本文の上部にある HTMLファイルをダウンロードするを右クリックします。
[対象をファイルに保存]を選択し、お使いのクライアントパソコンに保存します。
ダウンロードしたファイルをダブルクリックし、Webブラウザーで表示します。
メールのフォルダーが表示されていない
管理者の設定によって、フォルダーの代わりに、メールの種類を切り替えるタブが表示される場合があります。
タブで切り替えられるメールの種類は、次のとおりです。
処理メール
受信メール
送信メール
ごみ箱のメール
「処理メール」に、ログインユーザーが担当者または確認者に設定されているメールがある場合、次のメッセージが表示されます。
担当メールがXX件あります。
確認メールがXX件あります。
ほかのユーザーが編集中のため、メールを編集できない
他のユーザーが編集しているメールは、画面上部に「****さんが編集中です」と表示され、編集ロックが掛かっています。
メールの編集者または管理者に、編集ロックの解除を依頼してください。
メールの編集ロックを解除する
書きかけ保存のメールの画面に表示される項目の内容を知りたい
書きかけ保存したメールの場合、表示される内容が他のメールと異なります。
一覧画面：
件名のあとに「(作成中)」と表示されます。
詳細画面：
113
メールの本文に次のタブが表示されます。
メール本文：
返信対象の受信メールの本文を確認できます。
編集中の返信内容：
書きかけの返信メールを確認できます。
メール番号の採番方法を知りたい
メールワイズは、受信メール1件ごとにメール番号を採番して管理しています。
メール番号は、自動的に連番が振られます。手動で番号を設定したり、変更したりできません。
メール番号は次のように付与されます。
メール番号は、すべての受信メールに付与されます。
受信メール以外のメールには、メール番号は付与されません。
メール番号は、アプリケーションごとに受信した日時順に連番が振られます。
メール番号は、メールの詳細画面で確認できます。
メールデータをCSVファイルで書き出す際に、メール番号を出力項目として設定できます。
次の方法で、メールの一覧画面にメール番号を表示できます。
設定方法：
運用管理画面で、[メールアプリケーション] > [表示] > [変更する] > 「一覧画面で表示する項目」で「番号」を選択する > [変更す
る]の順にクリックし、設定します。
管理者によって、メールアプリケーション内のすべてのメールが一括削除されると、メール番号はリセットされます。
新たに受信したメールに1番から番号が付与されます。
一覧画面でメールを削除すると、削除したメールのメール番号は欠番になります。
メールに署名を入れたい
メールに署名を挿入するには、次の準備が必要です。どちらも管理者が設定します。
署名を作成しておく
署名の挿入位置をメールアプリケーションごとに設定する
署名の作成方法は、次のページを参照してください。
署名を設定する
114
署名の位置は、メール作成時には指定できません。
署名の挿入位置の設定については、次のページを参照してください。
詳細設定を変更する
署名が複数登録されている場合、どの署名を挿入するかは、メールの作成時に選択します。
次のページの「設定項目」を参照してください。
メールを作成する：設定項目
メールを送信できない
宛先のメールアドレスに誤りがあったり、送信メールサーバーの設定が不正であったりすると、「エラー番号：1113」または「エラー番
号：1115」が表示され、メールを送信できない場合があります。
次の「よくあるご質問」を参照して、エラーへの対処を確認してください。
メールワイズパッケージ版：「エラー番号：1113」「エラー番号：1115」が表示されメールが送信できません。
メールワイズクラウド版：「エラー番号：1113」「エラー番号：1115」が表示されメールが送信できません。
そのほかのエラーメッセージについては、次のページを参照してください。
【メールワイズ 5】エラーメッセージ一覧
トラブルが解決しない
マニュアルに掲載していないトラブルの解決方法や便利な操作は、「よくあるご質問」で紹介しています。
メールワイズパッケージ版：メールワイズ 5 よくあるご質問
メールワイズクラウド版：メールワイズ on cybozu.com よくあるご質問
「よくあるご質問」でもトラブルが解決しない場合は、システム管理者から、弊社のテクニカルサポートへ問い合わせてください。
メールワイズパッケージ版：テクニカルサポートに問い合わせる
メールワイズクラウド版：テクニカルサポートに問い合わせる
115

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