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5. メール お使いのブラウザ上でメールの送受信ができます

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5. メール
●お使いのブラウザ上でメールの送受信ができます。
●メールはJobMagicのサーバーにて管理されており、
いつでもどこでも、別のマシーンでログインしても同じ環境でご利用いただけます。
□ 受信したメールを読む
① 受信したメールを読むには3種類の方法があります。
メニューからメールメニューをクリック、新着ポップアップから開くボタンをクリック
MagicHat画面の連絡事項の未読メールをクリックするの方法です。
【新着メールポップアップ】
【MagicHat画面(連絡事項欄)】
【受信メール一覧画面】
項目
検索
表示
フォルダ選択
状態
添付
件名
送信(受信)日付
ボタン
抽出
実行
1 2 次へ(ページ)
移動
Chk
送信者(リンク)
サイズ(リンク)
説明
メールに含まれるキーワードでの抽出が出来ます。
全件の表示、未読のみ表示を切替えることが出来ます。
コンボボックスで指定したフォルダにチェックをしたメールを移動させることが出来ます。
メールの状態を表示します。
未読のメールであることを表示します。
既読のメールであることを表示します。
受信したメールに対して返信・転送の作業を行ったことを表示します。
下書き保存したメールであることを表示します。
添付ファイルがある場合、添付マークを表示します。
件名を表示します。
メールの送信または受信日付を表示します。
※機能設定より、送信日付か受信日付の選択ができます。
説明
検索キーワードでメールを抽出します。
チェックしたメールを選択された状態(削除、未読、既読)に処理します。
※削除処理されたメールはごみ箱フォルダへ移動します。(ごみ箱フォルダのメール場合は削除されます)
一覧のページ数を表示します。クリックでページを切り替えます。
「フォルダ選択」で指定したフォルダにチェックをしたメールを移動させることが出来ます。
チェック欄全てにチェックをします。
送信者のリンクをクリックすると、選択されたメールの内容を見ることができます。
サイズのリンクをクリックすると、選択されたメールのソースを保存します。
保存したファイルはOutLook等のメールクライアントで見ることができます。
該当の項目を昇順・降順に並べ替えを行います。
5-1
一般ユーザー用:メール
5. メール
② 『送信者』のリンクをクリックすると、受信メールの内容を見ることができます。
【受信メール内容画面】
項目
送信者
宛先
CC
本文(テキスト)
本文(HTML)
説明
メールアドレスのリンクをクリックするとアドレス帳へ登録が行えます。
メールアドレスのリンクをクリックするとアドレス帳へ登録が行えます。
(宛先(CC)が複数存在する場合▼ボタンが表示されます。クリックすると全ての宛先が表示されます。)
リンクをクリックするとテキスト、HTML各パートのソースをダウンロードする事ができます。
各パートのソースをそのまま出力しますのでブラウザで開いた場合正しく表示できない事もあります。
③ 受信したメールについては、以下の操作ができます。
【受信メール内容画面 :上部】
ボタン
戻る
前へ
次へ
編集
返信
引用返信
返信(全員)
引用返信(全員)
転 送
保 存
削 除
振 分
移動
Go
説明
メールの一覧画面に戻ります。
前のメールを開きます。
次のメールを開きます。
開いているメールを編集画面で開きます。
開いているメールを返信画面で開きます。
開いているメールを引用返信画面で開きます。
開いているメールを返信画面で開きます。
※「宛先」と「CC」に含まれる全員へ返信します。
開いているメールを引用返信画面で開きます。
※「宛先」と「CC」に含まれる全員へ返信します。
開いているメールを転送画面で開きます。
※添付ファイルも転送されます。
メールのソースを保存します。
保存したファイルはOutLook等のメールクライアントで見ることができます。
開いているメールをごみ箱に移動します。(ごみ箱フォルダのメール場合は削除されます)
開いているメールの差出人と件名でメールの振分を設定できます。
「フォルダ選択」コンボボックスから移動先フォルダを選択し、『移動』をクリックすると、
指定したフォルダにメールが移動します。
「機能連鎖」コンボボックスからメニュー名を選択し、『Go』をクリックすると、
選択したメニューの入力画面にメールの内容が表示されます。
※管理者の設定やご契約状況により表示されないメニューもあります。
5-2
一般ユーザー用:メール
5. メール
□ メールを作成する
① 受信メール一覧画面上にある『新規作成』をクリックします。
【受信メール一覧画面】
新規作成画面が起動します。
【新規作成画面】
② 宛先を入力する。
宛先
・・・ メールの送信先を入力して下さい。
CC
・・・ 宛先以外にメールの内容を知っておいて欲しい人がいる場合、入力して下さい。
メールの受信者はこの送付先(CC)を見ることができます。
BCC
・・・ 他の送付先(宛先、CC)には知らせずにメールを送信する場合、入力して下さい。
メールの受信者はこの送付先(BCC)は見ることができません。
相手のプライバシーを考慮する場合など、この機能をお使い下さい。
宛先,CC, BCCの入力欄に直接メールアドレスを入力することが可能です。
また、アドレス帳からアドレスを検索し選択することも可能です。
5-3
一般ユーザー用:メール
5. メール
③ アドレスを検索する。
アドレス帳ボタン( )をクリックするとアドレス検索のウインドウが開きます。
・タブの選択
【アドレス検索ウインドウ:タブ部分】
ボタン
社員情報
個人アドレス帳
顧客情報
説明
社員情報に登録されているアドレスを検索する場合は社員情報のタブをクリックします。
自分のアドレス帳に登録されているアドレスを検索する場合は社員情報のタブをクリックします。
顧客情報に登録されているアドレスを検索する場合は顧客情報のタブをクリックします。
※管理者の設定やご契約状況により利用できない場合もあります。
・社員情報から検索する
【アドレス検索ウインドウ:検索条件設定部分】
項目
部門
共有グループ
プロジェクトグループ
社員名
転送先
説明
部門を選択し、『検索』をクリックして下さい。
共有グループを選択し、『検索』をクリックして下さい。
プロジェクトグループを選択し、『検索』をクリックして下さい。
社員名に含まれるキーワードを入力し、『検索』をクリックして下さい。
※姓名、姓名(かな)、姓名(ローマ字)が検索対象
チェックをすると、転送先アドレスを検索します。
※管理者の設定やご契約状況により表示されない場合もあります。
・個人アドレス帳から検索する
【アドレス検索ウインドウ:検索条件設定部分】
項目
アドレスグループ
50音検索
氏名検索
説明
アドレスグループを選択し、『検索』をクリックして下さい。
50音を選択し、『検索』をクリックして下さい。
※姓(かな)の1文字目が検索対象
氏名に含まれるキーワードを入力し、『検索』をクリックして下さい。
※姓名、姓名(かな)、姓名(ローマ字)が検索対象
・顧客情報から検索する
【アドレス検索ウインドウ:検索条件設定部分】
項目
50音検索
顧客名検索
担当者名検索
説明
50音を選択し、『検索』をクリックして下さい。
※顧客(五十音)が検索対象
※「自分の顧客」を選択した場合は、自分が弊社担当として登録されている顧客が検索されます。
顧客名称に含まれるキーワードを入力し、『検索』をクリックして下さい。
※顧客名称が検索対象
担当者氏名に含まれるキーワードを入力し、『検索』をクリックして下さい。
※姓名、姓名(ローマ字)が検索対象
5-4
一般ユーザー用:メール
5. メール
アドレスを追加する
【アドレス検索ウインドウ】
※1
※2
※3
※4
項目
検索結果リスト ※1
宛先リスト ※2
CCリスト ※3
BCCリスト ※4
説明
該当するアドレスの一覧が表示されます。
宛先に追加されたアドレスの一覧が表示されます。
CCに追加されたアドレスの一覧が表示されます。
BCCに追加されたアドレスの一覧が表示されます。
ボタン
追加 ->
削除 <全選択
全解除
書き込み
閉じる
説明
検索結果リストから選択されたアドレスを各リスト(宛先、CC、BCC)へ追加します。
各リスト(宛先、CC、BCC)から選択されたアドレスを削除します。
各リスト(宛先、CC、BCC)のアドレスを全て選択します。
選択された各リスト(宛先、CC、BCC)のアドレスを全て解除します。
追加された内容を確定し、メール作成画面へ戻ります(画面を閉じます)。
追加された内容をキャンセルし、メール作成画面へ戻ります(画面を閉じます)。
アドレス追加が完了すると以下のようになります
【新規作成画面】
5-5
一般ユーザー用:メール
5. メール
④ メールの件名、内容を入力する。
【新規作成画面】
※1 HTML形式(文字修飾)の場合
※1
入力項目
件名
送信者
添付
送信保存
受信確認
署名
内容
説明
必須
メールのタイトルを入力します。
送信者名の表示方法を選択します。
○
※送信者名表示の変更は「機能設定」より行います。
ファイルを添付する場合は、参照ボタンでご用意されたファイルを指定し添付ボタンを押して下さい。
ファイルを削除する場合は、チェックボックスにチェックを入れ、『添付を外す』をクリックして下さい。
チェックONにしてメール送信すると、添付ファイルをまとめて、1つの「パスワード付きZIPファイル」
※2 に自動的に圧縮して送信します。
メールを送信後、このメールを送信済みフォルダに保存するかを選択します。
○
送信したメールを受信者が開封した時に通知を受けるかを選択します。
○
※受信者のメールクライアントがこの機能がサポートしていない場合、通知は受け取れません。
コンボボックスから挿入させたい署名を選択し『署名』をクリックして下さい。
※挿入場所は本文の【上】【下】の2つから選択できます。
※1 メールの本文を入力します。
内容の入力は「テキスト形式」と「HTML形式(文字修飾)」の2タイプから入力できます。
※入力形式の変更は「機能設定」より行います。
HTML形式(文字修飾)機能はWindows版InternetExplorer 5.5以降のみ利用可能です。
【リンク貼付け】
をクリックすると
でコピーしておいたリンクを貼り付けることができます。
※掲示板・回覧板・活動履歴・ドキュメントの各明細に
ボタンがあります。
このボタンクリックで、その明細へのURLリンクをコピーして、一覧で保持しておく事ができます。
【文字修飾機能】 書き込んだ文字を修飾し、見栄え良い文面に加工できます。
①修飾したい文字をドラッグして選択
②
②修飾ボタンクリックまたは、
①
フォント・サイズを選択
※ハイパーリンクボタンについて [ ホームページへのリンク(http/https)・メールリンク(mailto)・ファイルへのリンク(file)がつけられます ]
クリックすると、「リンクの挿入画面」が開きます。「http://」「https://」「mailto:」「file://」に続くアドレスを
入力し、「挿入」ボタンをクリックすると、選択した文字にリンクがつきます。
※「file://」を選択の場合、そのファイル実体が、JobMagicご利用のPCから閲覧可能な環境にある場合
のみ、リンクから接続ができます。
※2 パスワード付ZIPファイル送信について [次ページに続きます]
5-6
一般ユーザー用:メール
5. メール
※2 パスワード付ZIPファイル送信について
※3 パスワード手動設定の場合
※3
宛先には 以下2通
パスワード付きZIPファイルのついた本文メール
チェックをONにすると、「送信」クリックで
添付ファイルを「パスワード付きZIPファイ
ル」に自動的に圧縮して送信します。
パスワードが記述されたメール
送信者には 以下1通
パスワードが記述されたメール
※システム管理者の設定により送信されない場合もあります。
■ 宛先に送付されるメール
【受信メール一覧画面】
[2]
[1]
[1] パスワード付きZIPファイルのついた本文メール
[2] パスワードが記述されたメール
■ 送信者に送付されるメール
【受信メール一覧画面】
[1]
[1] パスワードが記述されたメール
5-7
一般ユーザー用:メール
5. メール
⑤ 『送信』をクリックするとメールが送信されます。
ボタン
送信
保存
アドレス帳
宛先表示
説明
宛先確認画面(※1)を開きます。
確認後、再度『送信』をクリックするとメールが送信されます。
※システム管理者の設定により宛先確認画面が表示されない場合もあります。
入力内容を保存(下書き)します。
アドレス検索画面を開きます。
入力された宛先の確認画面(※2)を開きます。
※1 宛先確認画面
※2 宛先表示画面
5-8
一般ユーザー用:メール
5. メール
※システム管理者の設定によりメールフィルター画面が表示される場合があります。
【メールフィルター画面】
ボタン
戻る
送信
説明
新規作成画面に戻ります。
メールが送信されます。
5-9
一般ユーザー用:メール
5. メール
□ メールを削除する
① フォルダからメールを削除する。
【受信メール一覧画面】
メール一覧画面のチェックボックスにチェックを付け、一覧上の『削除』を選択し、『実行』をクリックすると削除できます。
(タイトル行の『Chk』ボタンをクリックすれば、全てのメールにチェックが付きます)
各フォルダより削除されたメールは一旦ごみ箱フォルダに入ります。
ごみ箱フォルダから完全に削除するには、ごみ箱フォルダでメールの削除を行うか
メニューの『ごみ箱を空にする』をクリックして下さい。
□ メールを移動させる
① フォルダ内のメールを確認するには、画面左のフォルダ名をクリックすると、そのフォルダ内のメール一覧が表示されます。
【受信メール一覧画面】
② メールをフォルダに移動する。
メール一覧画面の左端にあるチェックボックスにチェックを付け移動先のフォルダを指定し、
『移動』をクリックします。チェックされたメールを指定したフォルダに移動します。
(タイトル行の『Chk』ボタンをクリックすれば、全てのメールにチェックが付きます)
【受信メール一覧画面】
5-10
一般ユーザー用:メール
5. メール
●JobMagicのWebメールには、よりよくメールをお使いいただくための各種機能や設定がご利用いただけるようになっています。
機能の利用は左の画面より行うことが出来ます。
□ メールを検索する
① 一覧画面の左画面より『メール検索』をクリックします。
【メール検索画面】
抽出条件
キーワード
表示
フォルダ
メールの件名、本文に含まれるキーワードを指定します。
メールの状態を選択します。
検索するフォルダを選択します。
ボタン
抽出
説明
入力された抽出条件より、該当するメールを一覧表示します。
□ アドレス帳を追加する
① メニューよりアドレス帳を選択するのではなく、メール作成時等にその場でアドレス帳に追加が可能です。
一覧画面の左画面より『アドレス帳追加』をクリックします。
ポップアップ画面でアドレス帳への追加が出来ます。(制限事項等はマニュアルのアドレス帳を参照下さい。)
【アドレス帳追加画面】
5-11
一般ユーザー用:メール
5. メール
□ メールを保存するフォルダを作成する
① 一覧画面の左画面より『フォルダ設定』をクリックします。
【フォルダ設定画面】
ボタン
新規作成
変更
削除
ダウンロード
説明
フォルダを新規作成します。
選択されたフォルダ名の変更を行ないます。
選択されたフォルダの削除を行ないます。
※フォルダを削除すると、フォルダ内のメールもすべて削除されます。
選択されたフォルダ内のメールを一括ダウンロードします。
ダウンロードしたファイルはOutLook等のメーラーで見ることができます。
② 受信したメールや作業中のメールをフォルダ別に保管し、メールの整理ができます。
『新規作成』をクリックします。
【フォルダ新規作成画面】
入力項目
フォルダ名
説明
フォルダの名称を入力します。
文字形式 桁数
全角
10文字
ボタン
作成
戻る
説明
フォルダを作成します。
入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。
5-12
必須
○
一般ユーザー用:メール
5. メール
□ 署名を作成する
① 一覧画面の左画面より『署名設定』をクリックします。
【署名設定画面】
ボタン
新規作成
編集
削除
説明
署名を新規作成します。
選択された署名の変更を行ないます。
選択された署名の削除を行ないます。
署名の表示順の並び替えを行います。
② 『新規作成』をクリックします。
【署名新規作成画面】
入力項目
名称
内容
説明
署名の名称を登録します。(※)
署名内容を入力します。
文字形式 桁数
全角
10文字
指定なし 指定なし
ボタン
書き込み
戻る
説明
署名を登録します。
入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。
必須
○
○
※メール送信時に署名を使い分けることが出来ます。
【メール作成画面】
5-13
一般ユーザー用:メール
5. メール
□ 受信したメールを内容等により自動的に指定したフォルダに振り分ける。
① 一覧画面の左画面より『振分設定』をクリックします。
【振分設定画面】
ボタン
新規作成
編集
削除
説明
振分条件を新規作成します。
選択された振分設定の変更を行ないます。
選択された振分設定の削除を行ないます。
振分設定の表示順の並び替えを行います。
② 受信した時点でメールをフォルダ別に保管しメールの整理ができます。
『新規作成』をクリックします。
【振分新規作成画面】
入力項目
条件選択
キーワード
フォルダ選択
説明
条件項目を選択します。
振り分けさせるキーワードを入力します。
振り分け先のフォルダを選択します。
ボタン
書き込み
戻る
説明
振分設定を登録します。
入力した内容をキャンセルし、元の画面に戻ります。
文字形式 桁数
半角
128文字
必須
○
○
○
*振り分け条件が複数の設定内容に該当される場合は、処理順が小さいものが適用されます。
5-14
一般ユーザー用:メール
5. メール
□ その他機能設定をする。
① 一覧画面の左画面より『機能設定』をクリックします。
【機能設定画面】
入力項目
メール表示
メール表示順
説明
フォルダ一覧画面の「表示」区分の初期値を選択して下さい。
フォルダ一覧画面の日付の表示方法を選択して下さい。
※ 送信日時: 送信元のメールソフトがつける日時
受信日時: メールが弊社サーバーに届いた日時
メール日付表示
フォルダ一覧画面の日付の表示方法を選択して下さい。
メール表示件数
フォルダ一覧画面の1ページに表示する件数を選択して下さい。
新着ポップアップ表示 MagicHat画面での新着メールお知らせ機能の利用区分を選択して下さい。
※システム管理者の設定で変更できない場合もあります。
送信者表示名
メール送信時の表示名を入力して下さい。
※メール送信時に選択ができます。
画面移動時の確認
確認メッセージの表示・非表示を選択して下さい。
HTMLメール
メール本文の入力形式を選択して下さい。
「HTMLメールを使う」に設定した場合、文字修飾機能が利用できます。
メール本文の横幅
メール本文入力画面の横幅を選択して下さい。
アドレス検索
アドレス帳検索画面のタブの初期値を選択して下さい。
アドレス帳検索
アドレス帳検索画面から個人アドレス帳を検索時の敬称、表示名の表示
方法を選択して下さい。
メールの移動・削除 メールを詳細画面からフォルダ移動または、削除した時、
その後に開く画面を選択して下さい。
送信保存
メール作成画面の「送信保存」区分の初期値を選択して下さい。
受信確認
メール作成画面の「受信確認」区分の初期値を選択して下さい。
署名
メール作成画面の「署名」の初期値を選択して下さい。
5-15
文字形式 桁数
必須
○
○
○
○
全角
16文字
○
○
○
○
○
○
○
○
○
一般ユーザー用:メール
5. メール
□ ごみ箱のメールを全て削除する
① 受信メール一覧画面左にある『ごみ箱を空にする』をクリックすると、ごみ箱フォルダの全てのメールが削除されます。
□ 送信済みフォルダ,ごみ箱フォルダのメールを自動削除機能
・送信済みフォルダ, ごみ箱フォルダのメールは夜間に自動的に削除されます。
・送信済みフォルダ, ごみ箱フォルダの自動削除については、メールの日付が、『メール設定』で
管理者が設定された日数より、以前のメールに対して行われます。
□ Webメールの利用容量チェック機能
・メニュー上部にある利用容量チェックバーによってご利用されているメールの容量を確認できます。
・メールの容量が閾値を超えると警告メッセージが表示されます。
・容量警告の閾値については、管理者によって設定されます。
5-16
一般ユーザー用:メール
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