Kofax ケーススタディ オーストラリアの大手旅行代理店グループが予 約システムにKofaxの自動請求書処理ソリュー ションを導入 Flight CentreはKofaxのソリューションを活用して、 オースト ラリア、 ニュージーランド、米国の取引先やサプライヤから送 付される年間120万件を超える予約請求書と旅行関連書類 の処理自動化を実現しました。 オーストラリアに本社を置くFlight Centre Limited は、 2000以上のサービス拠点を持ち、 11ヶ国でビジネスを 展開する国内で最も有名な旅行代理店グループです。 全世 界に11,000人を超える従業員を抱え、 同社はオーストラリ ア、 ニュージーランド、 米国、 カナダ、 英国、 南アフリカ、 香港、 インド、 中国、 シンガポール、 ドバイの顧客向けにさまざまな レジャーやビジネスの旅行サービスを提供しています。 ま た、 Flight Centre Limited の企業旅行管理ネットワークで ある FCm Travel Solutionsは、 各国の独立旅行業者との ライセンス契約を通して、 40ヶ国以上に事業を拡大していま す。 1980年初頭に中小企業として設立されたFlight Centre は、設立当初から発展をし続け、現在では世界最大の旅行 サービス企業の1社に成長しました。現在、 オーストラリア 証券取引所に上場(ASX: FLT)しているFlight Centreの時 価総額は、20億オーストラリアドルにのぼり、世界で最も成 功している旅行会社グループの1社として認められていま す。 『Family Village Tribe – The Story』などの数々の書 籍で、 その家族的な社風と共に会社が紹介されています。 また、 オーストラリアのNational Travel Industry Awards の最高旅行代理店グループ賞に輝くなど、旅行業界におけ る数々の賞を受賞してきました。 Flight Centre Global Product (Flight Centre GP)は、同 社のグローバル販売商品調達事業部で、Flight Centreが 2007年2月にTravel Spirit Group (TSG)を買収した後の 4月7日に設立されました。Flight Centre GPは、 グローバ ルにおけるすべてのバックエンドの販売と業務の管理を統 合して行う事業部です。 ビジネスの課題 Flight Centre GPは、30ヶ国以上における 5,000社を超えるサプライヤか ら、20種類以上の通貨で送付される請求書と旅行関連書類を処理してお り、 その数は年間百万件を超えます。送付される請求書には商品とサービ スの明細項目があり、 ホテルなどの宿泊施設、 ツアー、 レンタカーなど 15,000種類を超えるさまざまな旅行オプションが記載されています。法人 顧客と個人顧客の両方に対応しているため、明細行が2,000行(各予約内 容が1行に記載)にも及ぶ請求書もあります。 このような課題に直面しているだけではなく、Flight Centre GP は広範囲 のサプライヤや取引先から送付されてくる多様で複雑な請求書を管理す る必要がありました。 たとえば、5つ星ホテルの請求書はB&Bスタイルの小 規模なホテルと大きく異なります。 このため、Flight Centreはさまざまな形 式の書類、 フォント、言語を管理しなければなりませんでした。 それに加え て、 旅行代理店で受領した紙の書類と、 電子メールの添付ファイルとして送 られてくる請求書の両方を処理する必要がありました。 Flight Centre GPでは、社員が各請求書を手動でデータ入力するだけで はなく、請求書の詳細内容を顧客の確認書や予約フォームと比較して物理 的に照合しなければなりませんでした。 シドニーにある処理センターでは、 こうした一連の作業に対応するために、約30人の買掛金担当者が配置さ れており、大量の紙書類を管理するとともに、請求書の回収、入力、確認、 処理という時間と手間のかかる作業を行っていました。 解決策 このような課題に対応するために、Flight Centre GPはオーストラリアに 本拠地を置く技術インテグレータでありKofaxの公認ソリューションプロバ イダでもあるBernet Pty Ltd.をパートナーとして選定し、請求書処理シス テムの自動化を図るためにKofaxのドキュメントキャプチャソリューションを 導入しました。 世界最高レベルのインフォメーションキャプチャ・プラットフォーム (Kofax CaptureTM) を基盤にしたこのソリューションは、Kofax Transformation ModulesTMの主要技術を組み込み、請求データの高度な自動抽出と検証 を可能にしています。 このシステムのもう一つの特長として、高度な電子メ ールキャプチャを実現するKofax Communications ServerTMを活 用している点が挙げられ、 これにより電子情報のシームレスなスキ ャンと交換が可能となっています。 さらに、 このソリューションに組み 込まれているBernetワークフローコンポーネントがFlight Centre GPのCalypso 予約システムと連携し、予約請求書を照合します。 このコンポーネントにより、買掛金担当者は予約の例外処理もより 効率的に管理できるようになりました。 このソリューションはまず、 オーストラリアのFlight Centre GPに9 ヶ月足らずの期間で展開されました。 この最初の導入成功に続く 第2フェーズでは、3ヶ月足らずで米国に導入されました。現 在、Flight Centre GPはシドニーとニューヨークにある2つのスキャ ンセンターを運営しています。 このセンターでは送付されてくるすべ ての旅行関連請求書がスキャンされています。 包括的なソリューションにより、多岐にわたるサプライヤの請求書 を自動的に取り込むだけではなく、 複雑な非定型の表形式レイアウ トのようなデータでもスキャンできるようになりました。 これには、明 細行に含まれる旅行バウチャーや予約参照番号を抽出して識別す る機能が含まれており、 スキャンオペレーターは必要に応じてこれ らの書類を確認します。 この新しいシステムを管理するために、Flight Centre GPではシド ニーとニューヨークの事業所に2つの買掛金チームを設置しまし た。計46人の担当者から構成されているこのチームは、最初に上 位10社のサプライヤから送付される請求書の自動化を目指しまし た。 この目標が達成されると、約25パーセントの請求書の処理が このソリューションによって自動化されました。 このシステムをさら に上位15社のサプライヤに拡張すると、自動化率が全請求書の 35パーセントに向上しました。今後はグローバル請求書処理シス テムの75パーセント以上を1年以内に自動化させる計画です。 Kofax について Kofax® plc (LSE: KFX) は、革新的なスマートキャプチャと プロセスオートメーションのソフトウェアおよびソリューシ ョンを提供する代表的企業です。ビジネスにおいて重要性の きわめて高い、顧客関係の First MileTM に貢献します。その 始点となるのは組織の業務システムであり、ここでは情報に 富んだリアルタイムなコミュニケーションを顧客から引き出 します。加えて必須となるのがストレージシステムへの接続 であり、大規模で柔軟性に乏しいエンタープライズアプリケ ーションとリポジトリから構成されていることが多く、一般 的には新しいテクノロジーに適応させるのが容易でない部分 です。First Mile が順調に進めば顧客体験は劇的に向上し、 業務コストも大幅に削減できるため、競争力、成長性、収益 性の向上をはかることができます。金融サービス、保険、行 政、医療、ビジネスプロセスアウトソーシングなど多様な市 場分野において、20,000 社にのぼるお客様が Kofax のソフ トウェアとソリューションを利用して短期間で投資対効果 (ROI) を得ています。Kofax は自社の販売およびサービス部門 に加えて、アメリカ大陸、ヨーロッパ、中東、アフリカ、ア ジア太平洋の 75 カ国以上に 800 社にのぼる認定パートナー のネットワークを展開しています。 詳細は、kofax.jp をご覧ください。 利点 Flight Centre GPの買掛金チームは請求書処理自動化ソリューシ ョンを導入したことで、 データ入力と照合作業にかかっていた時間 を、業務の質の向上に集中させることができます。精度の高い電子 データをすぐに利用できるため、担当者は顧客やサプライヤの問題 に迅速に対応し、何日、何週間も要することもなく、 わずか数分で 解決することが可能になりました。 このソリューションにより、Flight Centre GPは旅行シーズンによる業務量の変動さえも効率的に管 理できるようになりました。 つまり、 この自動化ソリューションは必要 な対応能力の変化に容易に適合できる高い柔軟性を備えている ため、繁忙期の休日や夏の旅行シーズン中にスタッフを増員させ る必要がなくなりました。 「請求書処理ソリューションによって、競合他社をリードできるよう になりました。当社は取引量と提供商品･サービス数の両方でさら なる成長を目指しています。 ただし、 それに伴ってスタッフを増員さ せる必要はありません。 このソリューションを活用して、魅力的な価 格の商品･サービスを提供する世界トップの旅行会社になるという 目標達成への自信がますます強まりました」 と、Flight Centreの Flight Centre GP財務部長のTony Carolan氏は述べています。 〒108-0074 東京都港区高輪3-19-26 SOC高輪ビル TEL: 03 6853 0001 Mail: [email protected] © 2013 Kofax, Inc. All rights reserved. Kofax, the Kofax logo, Kofax Capture, Kofax Transformation Modules, Kofax Communication Server and First Mile are trademarks or registered trademarks of Kofax, Inc. in the U.S. and other countries. (04.2013)
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