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施設予約(ホール及び会議室)

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施設予約(ホール及び会議室)
ホール及び会議室の利用を希望される場合は、以下の手順にて手続きをお願いします。
① 空き状況確認、仮予約
○
電話にて、空き状況を確認してください。
【問い合わせ先:医学系研究科総務課庶務係(内線)3006~3009,3278 番】
(医学部、医学部附属病院以外からは、173 を付けてダイヤルしてください。)
○
希望の日時が空いておりましたら、仮予約を受け付けます。
②「銀杏会館使用申込書」の提出(本予約)
○「銀杏会館使用申込書」に必要事項を記入及び押印のうえ、利用日の6ヶ月前~
1ヶ月前までに医学系研究科総務課庶務係までプログラムの写しを添えて学内便
にて提出(または持参)願います。
○
本申込書はペーパー(2枚複写)となっております。必要に応じ、学内便で送
付します。
③ 使用許可
○
使用申込者宛に「銀杏会館使用許可通知書」を学内便にて送付します。
○
利用料が発生する場合は、医学系研究科経理課外部資金第一係からおって納入
手続きの案内をいたします。
※学内主催の教育及び研究に関する行事であれば、原則利用料は不要です。
④ 鍵の受け渡し
○
医学系研究科総務課庶務係(医学部共通棟 1 階)で行います。
○
使用開始時間の前に受渡し場所までお越しください。ただし、午後5時15分
以降に使用する場合は、午後5時15分までに受け取り、翌日(平日)午前中に
返却してください。
○
土・日・祝日(以下「休日等」
)の使用については、前日(平日)に受取り、翌
日(平日)午前中に返却してください。
○
使用申込者に対し鍵の受け渡しを行います。使用許可された方と同じ研究室の
方であれば代理の受け渡しは可能ですが、業者等使用許可していない方への受け
渡しはできません。
【注意事項】
○
施設予約の受付は、1ヶ月前までとなっております。
(例:8月1日の予約受付は、7月1日までです。
)
○
準備期間及び撤収期間を含めて、予約して下さい。
(例:8月1日~2日の予約ですと、7月31日は利用できません。)
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