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内部監査業務指示書

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文書番号
文書名
文書区分
版番号
制定日
2007.3.12
頁数
SUII-032
内部監査業務指示書
第 2 次文書
第2版
改定日
2008.9.9
1
※プリントアウトの際は,この文書は非管理文書とします。
内部監査業務指示書
1.目的
本指示書は,島根大学出雲キャンパス(以下「本キャンパスという。」)の「環境マ
ニュアル」に基づき実施する環境管理システム活動(以下「EMS 活動」という。)につ
いて内部監査を円滑に実施し,維持するための責任と行動を定めるものとする。
2.適用範囲
この指示書の適用範囲は,
「環境マニュアル」の適用範囲に定める適用対象区域及び
適用対象組織における EMS 活動に対する内部監査の活動とする。
3.責任
本キャンパスの EMS 活動に対する内部監査の手順を確立し,維持する責任は内部
監査責任者にあるものとする。
4.内部監査の実施単位
実施の単位は,内部監査チームとし,内部監査実施計画(以下「実施計画」という。)
によって指示される被監査部局等の内部監査を行う。
5.実施手順
(1)実施準備
内部監査責任者は,内部監査員からなる内部監査チームを編成し, チームリーダ
ーを指名する。内部監査責任者は,チェックリスト(案)を作成し,実施計画及び前
回の内部監査報告書(写)とともに監査チームリーダーへ送付する。
チームリーダーは,内部監査責任者よりチェックリスト(案),実施計画及び前回
の内部監査報告書(写)を受領し,実施手順を確認した後,第 1 回チーム会議を開
き,監査の打ち合わせ及びチェックリスト(案)を被監査部局等に相応しい内容・形
式に改訂する。改訂したチェックリストを被監査部局等責任者へ送付する(レター
監査の開始)。
被監査部局等は,質問への回答をチェックリストに記載し,チームリーダーに送
付する。その際,実地監査の日時も併せて回答する。
チームリーダーは,第 2 回チーム会議を開き,被監査部局等からのチェックリス
トの回答に基づいて,監査項目を検討の上監査内容を決定し,内部監査責任者へ確
認の依頼をする。
内部監査責任者は,各チームの監査内容を確認し,実地監査にあたって必要な指
示を行う。
チームリーダーは,内部監査責任者の指示等に基づいて,実地監査を行う(レタ
ー監査の終了)。
(2)オープニングミーティング
文書番号
文書名
文書区分
版番号
制定日
2007.3.12
頁数
SUII-032
内部監査業務指示書
第 2 次文書
第2版
改定日
2008.9.9
2
内部監査チームは,実施計画により指示された時刻に,指示された場所において,
オープニングミーティングを開催する。オープニングミーティングには, 被監査部
局等環境責任者が出席しなければならない。
オープニングミーティングの司会はチームリーダーが行い,進行内容は以下のと
おりとし,詳細は別紙 1 のとおりとする。
①出席者及びその役割の紹介
②監査チームより
・監査の範囲と目的及び基準の確認
・監査の流れ及び監査内容
・クロージングミーティングの日時(環境責任者出席を確認)
・被監査部局等からのコメント
(3)実地監査の実施
内部監査チームは,実施計画に基づき,被監査部局等に対し,レター監査の結果
及び EMS 文書,環境記録をもとにヒアリングを行う。また,必要に応じて, 被監
査部局等の範囲の一部,又は全体を実地監査する。実地監査には,監査を行う場所
の EMS 活動に関する責任者の立ち合いを求め, ヒアリングを行うことができる。
責任者以外に,構成員,準構成員に対してもヒアリングを行うことができる。
内部監査チームは,原則として, 実施計画により指示された時間内で監査を終え
るものとする。
(4)クロージングミーティング
内部監査チームは,監査終了後,後日内部監査報告書等を元にクロージングミー
ティングを開催する。クロージングミーティングには, 被監査部局等環境責任者が
出席しなければならない。内部監査チームは, 被監査部局等に対し, 監査により
発見された不適合及び観察事項についての説明,及び総評を行う。 これについて被
監査部局等の意見を聴取することができる。
クロージングミーティングの司会はチームリーダーが行い,進行内容は以下のと
おりとし,詳細は別紙 2 のとおりとする。
① 終了の報告及び協力への謝意
② 出席者の確認
③監査チームより
・監査はあくまでもサンプリングである旨周知
・被監査部局等からの質問は報告後に受付
・各所毎の監査報告
・チームリーダーからの全般的報告
・被監査部局等からの質疑
(5)内部監査報告書の作成
内部監査チームは,監査の終了後,内部監査報告書(様式 SUIF-033)を作成し, 内
部監査責任者の承認を受け,クロージングミーティングで,被監査部局等環境責任
者の確認を得た後,環境管理責任者へ報告する。
終了した報告書は,写を被監査部局等環境責任者に交付し,本紙については EMS
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文書区分
版番号
制定日
2007.3.12
頁数
SUII-032
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事務局が保管する。
(6)不適合対処報告書の作成
①監査の結果,不適合が発見された場合, 不適合の事項ごとに不適合対処報告書1
(様式 SUIF-034)を作成し, 内部監査報告書とともに内部監査責任者の承認(承認
印は内部監査報告書押印により兼ねる。)を受け,クロージングミーティングで,被
監査部局等環境責任者の確認(確認印は内部監査報告書押印により兼ねる。)を得て,
環境管理責任者へ報告(確認印は内部監査報告書押印により兼ねる。)する。
②なお,前項の手順の過程で,内部監査責任者の責任と判断により不適合対処報告
書の交付対象となる被監査対象部局等を変更する場合がある。この場合には,作成
した内部監査チーム及び新たな交付対象となる被監査対象部局等を担当する内部監
査チームに対し,内部監査責任者がその旨通知する。
③後日,被監査部局等環境責任者から不適合の原因及び類似事項の調査,是正計画
について追記されたもの(不適合対処報告書2)を受領し,内容を確認後,内部監
査責任者の承認を得る。
④是正処置終了後,被監査部局等環境責任者から是正処置及び効果の確認を追記し
たもの(不適合対処報告書2)を受領し,内容を確認後,内部監査責任者の承認を
得て,環境管理責任者へ報告する。
(7)フォローアップ監査
不適合事項について, 環境管理責任者がフォローアップ監査の必要を認めた場合,
内部監査責任者の指示に従い, フォローアップ監査を行う。
①実施手順
フォローアップ監査の実施手順については, 原則として,通常の監査と同じと
するが, 監査項目は,フォローアップ対象の事項に限る。
②不適合対処報告書の追記
フォローアップ監査の実施後,当該事項についての不適合対処報告書3にフォロ
ーアップ監査の結果を追記し,被監査部局等環境責任者の確認を得て,内部監査責
任者の承認を受け,環境管理責任者へ報告する。
終了した報告書は,写を被監査部局等環境責任者に交付し,本紙については EMS
事務局が保管する。
5.その他
内部監査員は,以下の事項に注意して監査を行う。なお,疑義が生じた場合は,
速やかに内部監査責任者へ照会する。
(1)監査の原則
・倫理的行動
信用があり,誠実であり,機密を保持し,分別があること。
・公正な報告
ありのままに,かつ,正確に監査活動を反映し,報告する義務
があること。
・専門家としての正当な注意
信頼に見合う注意を払うこと。
・独立性
監査の公平性及び監査結論の客観性を維持すること。
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・証拠に基づくアプローチ
信頼性及び再現性のある客観的証拠により監査結論に至ること。
(2)監査の実施
・客観的証拠(場所,文書等)に基づき,不適合及び観察事項を指摘すること。
・あくまでも是正による継続的改善が目的であるので,被監査部局の立会い者と
討議になることのないよう,発言には注意を払うこと。特に,不適合事項につ
いては,被監査部局立会い者が納得するまで説明を行うこと。
別
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改定日
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5
紙
1
オープニングミーティング進行メモ(チームリーダー)
1. これより貴部局に対する監査を行いますので,よろしくお願いします。
2. 出席者の確認を行いますので,別紙に記入願います。
3. 今回の監査の目的は,○○○です。
4. また,範囲は□□□が対象となります
5. 今回の監査の基準は,「ISO14001:2004 年対応」に基づき行います。
6. では,今回の監査の流れと内容について説明します。
7. 説明
8. (監査日が複数日になる場合)監査の進捗状況については,監査日毎に報告させ
ていただきます。
9. 監査中は,どなたが同行されますか。(確認)
10. 監査終了後,○月○日○時からクロージングミーティングを行います。場所はど
ちらでしょうか。また,責任者は必ず出席をお願いします。
11. 何かコメントはありませんか。
12. それでは,今から監査を開始させていただきます。
別
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版番号
制定日
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6
紙
2
クロージングミーティング進行メモ(チームリーダー)
1. 今回の監査につきましては,計画どおり全ての監査を完了することができました。
ご協力ありがとうございました。
2. 出席者の確認を行いますので,別紙に記入願います。
3. 今回の監査の結論を申し上げます。
不適合事項が○件,観察事項が○件でした。
不適合につきましては,是正処置を実施し,後日報告願います。
(フォローアップ監査が必要な場合,
「うち□の件については,フォローアップ監
査の必要がありますので,是正処置実施後,フォローアップ監査を実施させて
いただきます。」)
4. なお,監査はあくまでもサンプリングです。
従って,今回我々が見ていない所に不適合がないと言う訳ではありません。貴部
局の方で,横への展開をよろしくお願いします。
5. 今から,各自発表しますが,申し訳ありませんが,質問は発表が終了するまでお
待ちください。
6. 各自報告
7. 以上の事から,全般の印象は△△△です。
8. では,ご質問がありましたら,お願いします。
9. フォローアップ監査は,是正処置報告書の回答を見て,フォローアップ監査実施
の2週間前に通知します。
10. 今,お渡ししている書面に回答を記入の上返送願います。なお,回答期限は2週
間後の○月○日です。
11. 何かコメントはありませんか。
12. 以上で今回の監査を終了させていただきます。ありがとうございました。
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