文書番号 文書名 文書区分 版番号 制定日 2007.3.12 頁数 SUII-032 内部監査業務指示書 第 2 次文書 第2版 改定日 2008.9.9 1 ※プリントアウトの際は，この文書は非管理文書とします。 内部監査業務指示書 １．目的 本指示書は，島根大学出雲キャンパス（以下「本キャンパスという。」）の「環境マ ニュアル」に基づき実施する環境管理システム活動(以下「EMS 活動」という。)につ いて内部監査を円滑に実施し，維持するための責任と行動を定めるものとする。 ２．適用範囲 この指示書の適用範囲は， 「環境マニュアル」の適用範囲に定める適用対象区域及び 適用対象組織における EMS 活動に対する内部監査の活動とする。 ３．責任 本キャンパスの EMS 活動に対する内部監査の手順を確立し，維持する責任は内部 監査責任者にあるものとする。 ４．内部監査の実施単位 実施の単位は，内部監査チームとし，内部監査実施計画(以下「実施計画」という。) によって指示される被監査部局等の内部監査を行う。 ５．実施手順 （1）実施準備 内部監査責任者は，内部監査員からなる内部監査チームを編成し， チームリーダ ーを指名する。内部監査責任者は，チェックリスト(案)を作成し，実施計画及び前 回の内部監査報告書（写）とともに監査チームリーダーへ送付する。 チームリーダーは，内部監査責任者よりチェックリスト(案)，実施計画及び前回 の内部監査報告書（写）を受領し，実施手順を確認した後，第 1 回チーム会議を開 き，監査の打ち合わせ及びチェックリスト(案)を被監査部局等に相応しい内容・形 式に改訂する。改訂したチェックリストを被監査部局等責任者へ送付する（レター 監査の開始）。 被監査部局等は，質問への回答をチェックリストに記載し，チームリーダーに送 付する。その際，実地監査の日時も併せて回答する。 チームリーダーは，第 2 回チーム会議を開き，被監査部局等からのチェックリス トの回答に基づいて，監査項目を検討の上監査内容を決定し，内部監査責任者へ確 認の依頼をする。 内部監査責任者は，各チームの監査内容を確認し，実地監査にあたって必要な指 示を行う。 チームリーダーは，内部監査責任者の指示等に基づいて，実地監査を行う（レタ ー監査の終了）。 （2）オープニングミーティング 文書番号 文書名 文書区分 版番号 制定日 2007.3.12 頁数 SUII-032 内部監査業務指示書 第 2 次文書 第2版 改定日 2008.9.9 2 内部監査チームは，実施計画により指示された時刻に，指示された場所において， オープニングミーティングを開催する。オープニングミーティングには， 被監査部 局等環境責任者が出席しなければならない。 オープニングミーティングの司会はチームリーダーが行い，進行内容は以下のと おりとし，詳細は別紙 1 のとおりとする。 ①出席者及びその役割の紹介 ②監査チームより ・監査の範囲と目的及び基準の確認 ・監査の流れ及び監査内容 ・クロージングミーティングの日時（環境責任者出席を確認） ・被監査部局等からのコメント （3）実地監査の実施 内部監査チームは，実施計画に基づき，被監査部局等に対し，レター監査の結果 及び EMS 文書，環境記録をもとにヒアリングを行う。また，必要に応じて， 被監 査部局等の範囲の一部，又は全体を実地監査する。実地監査には，監査を行う場所 の EMS 活動に関する責任者の立ち合いを求め， ヒアリングを行うことができる。 責任者以外に，構成員，準構成員に対してもヒアリングを行うことができる。 内部監査チームは，原則として， 実施計画により指示された時間内で監査を終え るものとする。 （4）クロージングミーティング 内部監査チームは，監査終了後，後日内部監査報告書等を元にクロージングミー ティングを開催する。クロージングミーティングには， 被監査部局等環境責任者が 出席しなければならない。内部監査チームは， 被監査部局等に対し， 監査により 発見された不適合及び観察事項についての説明，及び総評を行う。 これについて被 監査部局等の意見を聴取することができる。 クロージングミーティングの司会はチームリーダーが行い，進行内容は以下のと おりとし，詳細は別紙 2 のとおりとする。 ① 終了の報告及び協力への謝意 ② 出席者の確認 ③監査チームより ・監査はあくまでもサンプリングである旨周知 ・被監査部局等からの質問は報告後に受付 ・各所毎の監査報告 ・チームリーダーからの全般的報告 ・被監査部局等からの質疑 （5）内部監査報告書の作成 内部監査チームは，監査の終了後，内部監査報告書(様式 SUIF-033)を作成し， 内 部監査責任者の承認を受け，クロージングミーティングで，被監査部局等環境責任 者の確認を得た後，環境管理責任者へ報告する。 終了した報告書は，写を被監査部局等環境責任者に交付し，本紙については EMS 文書番号 文書名 文書区分 版番号 制定日 2007.3.12 頁数 SUII-032 内部監査業務指示書 第 2 次文書 第2版 改定日 2008.9.9 3 事務局が保管する。 （6）不適合対処報告書の作成 ①監査の結果，不適合が発見された場合， 不適合の事項ごとに不適合対処報告書１ (様式 SUIF-034)を作成し， 内部監査報告書とともに内部監査責任者の承認（承認 印は内部監査報告書押印により兼ねる。）を受け，クロージングミーティングで，被 監査部局等環境責任者の確認（確認印は内部監査報告書押印により兼ねる。）を得て， 環境管理責任者へ報告（確認印は内部監査報告書押印により兼ねる。）する。 ②なお，前項の手順の過程で，内部監査責任者の責任と判断により不適合対処報告 書の交付対象となる被監査対象部局等を変更する場合がある。この場合には，作成 した内部監査チーム及び新たな交付対象となる被監査対象部局等を担当する内部監 査チームに対し，内部監査責任者がその旨通知する。 ③後日，被監査部局等環境責任者から不適合の原因及び類似事項の調査，是正計画 について追記されたもの（不適合対処報告書２）を受領し，内容を確認後，内部監 査責任者の承認を得る。 ④是正処置終了後，被監査部局等環境責任者から是正処置及び効果の確認を追記し たもの（不適合対処報告書２）を受領し，内容を確認後，内部監査責任者の承認を 得て，環境管理責任者へ報告する。 （7）フォローアップ監査 不適合事項について， 環境管理責任者がフォローアップ監査の必要を認めた場合， 内部監査責任者の指示に従い， フォローアップ監査を行う。 ①実施手順 フォローアップ監査の実施手順については， 原則として，通常の監査と同じと するが， 監査項目は，フォローアップ対象の事項に限る。 ②不適合対処報告書の追記 フォローアップ監査の実施後，当該事項についての不適合対処報告書３にフォロ ーアップ監査の結果を追記し，被監査部局等環境責任者の確認を得て，内部監査責 任者の承認を受け，環境管理責任者へ報告する。 終了した報告書は，写を被監査部局等環境責任者に交付し，本紙については EMS 事務局が保管する。 ５．その他 内部監査員は，以下の事項に注意して監査を行う。なお，疑義が生じた場合は， 速やかに内部監査責任者へ照会する。 （1）監査の原則 ・倫理的行動 信用があり，誠実であり，機密を保持し，分別があること。 ・公正な報告 ありのままに，かつ，正確に監査活動を反映し，報告する義務 があること。 ・専門家としての正当な注意 信頼に見合う注意を払うこと。 ・独立性 監査の公平性及び監査結論の客観性を維持すること。 文書番号 文書名 文書区分 版番号 制定日 2007.3.12 頁数 SUII-032 内部監査業務指示書 第 2 次文書 第2版 改定日 2008.9.9 4 ・証拠に基づくアプローチ 信頼性及び再現性のある客観的証拠により監査結論に至ること。 （2）監査の実施 ・客観的証拠（場所，文書等）に基づき，不適合及び観察事項を指摘すること。 ・あくまでも是正による継続的改善が目的であるので，被監査部局の立会い者と 討議になることのないよう，発言には注意を払うこと。特に，不適合事項につ いては，被監査部局立会い者が納得するまで説明を行うこと。 別 文書番号 文書名 文書区分 版番号 制定日 2007.3.12 頁数 SUII-032 内部監査業務指示書 第 2 次文書 第2版 改定日 2008.9.9 5 紙 １ オープニングミーティング進行メモ（チームリーダー） 1. これより貴部局に対する監査を行いますので，よろしくお願いします。 2. 出席者の確認を行いますので，別紙に記入願います。 3. 今回の監査の目的は，○○○です。 4. また，範囲は□□□が対象となります 5. 今回の監査の基準は，「ISO14001：2004 年対応」に基づき行います。 6. では，今回の監査の流れと内容について説明します。 7. 説明 8. （監査日が複数日になる場合）監査の進捗状況については，監査日毎に報告させ ていただきます。 9. 監査中は，どなたが同行されますか。（確認） 10. 監査終了後，○月○日○時からクロージングミーティングを行います。場所はど ちらでしょうか。また，責任者は必ず出席をお願いします。 11. 何かコメントはありませんか。 12. それでは，今から監査を開始させていただきます。 別 文書番号 文書名 文書区分 版番号 制定日 2007.3.12 頁数 SUII-032 内部監査業務指示書 第 2 次文書 第2版 改定日 2008.9.9 6 紙 ２ クロージングミーティング進行メモ（チームリーダー） 1. 今回の監査につきましては，計画どおり全ての監査を完了することができました。 ご協力ありがとうございました。 2. 出席者の確認を行いますので，別紙に記入願います。 3. 今回の監査の結論を申し上げます。 不適合事項が○件，観察事項が○件でした。 不適合につきましては，是正処置を実施し，後日報告願います。 （フォローアップ監査が必要な場合， 「うち□の件については，フォローアップ監 査の必要がありますので，是正処置実施後，フォローアップ監査を実施させて いただきます。」） 4. なお，監査はあくまでもサンプリングです。 従って，今回我々が見ていない所に不適合がないと言う訳ではありません。貴部 局の方で，横への展開をよろしくお願いします。 5. 今から，各自発表しますが，申し訳ありませんが，質問は発表が終了するまでお 待ちください。 6. 各自報告 7. 以上の事から，全般の印象は△△△です。 8. では，ご質問がありましたら，お願いします。 9. フォローアップ監査は，是正処置報告書の回答を見て，フォローアップ監査実施 の２週間前に通知します。 10. 今，お渡ししている書面に回答を記入の上返送願います。なお，回答期限は２週 間後の○月○日です。 11. 何かコメントはありませんか。 12. 以上で今回の監査を終了させていただきます。ありがとうございました。
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