ジャングル化したファイルサーバを見える化せよ ジャングル化したファイルサーバを見える化せよ ∼ファイルサーバにおけるエンタープライズサーチの有効利用とは∼ 企業内データの中で、一番身近なデータベースといえるファイルサーバ。日常の業務に おいて、欲しい情報がすぐに見つからなかったり、情報共有するためにフォルダの管理で 苦労したり、その結果、ファイルサーバ自身がジャングル化し巨大なゴミ箱になっていな いだろうか。ここでは、エンタープライズサーチの技術を使って、いかにファイルサーバ を見える化し、有効に情報共有していくかを紹介していきたい。 ■ なぜ今、ファイルサーバなのか 今や企業内では数多くのサーバが存在し、IT 環境の進化によってそこに蓄積されるデー タは爆発的に増え続けている。RDBMS やグループウェア、電子メール、また企業内ポー タルといったイントラ系の Web システムまで、実に様々な形態でそのデータは存在する。 これらの情報を横断的に検索し、情報共有を行うことを目的としたのがエンタープライ ズサーチであるが、ここでよく考えて欲しい。例えば、経理データなどのように完全にそ の目的と分野が明確なデータと、技術文書、営業文書、社内通達などの体系化・構造化が 難しいものとでは自ずとその管理方法も違ってくる。後者は主に Word、Excel、PowerPoint や PDF などで作成された文書が多く、企業内コンテンツの 80％がそれにあたると言われて おり、その大多数がファイルサーバ上に存在し、日々の企業活動に利用されているのであ る。 ■ ファイルサーバは基幹システムに準ずる存在 ファイルサーバがなぜこれほどまでに普及しているかというと、 ¾ フォルダを使って手軽に情報の整理ができる ¾ セキュリティの管理ができる ¾ 使い方の教育は特に必要がない ¾ 拡張性が高く、かつ容易に実施できる といったことが上げられる。つまり、それほど大きな手間や投資もなく情報共有するこ とが可能なのである。PC を使って業務することが当たり前である今、これほど身近で自由 度が高く、使い勝手の良い情報共有手段はないであろう。しかもその中に存在する情報は 企業にとって非常に重要な情報であり、なくてはならない情報である。このため、ファイ ルサーバは、もはや基幹システムに準ずる存在であるといえるのである。 ©2008 ジップインフォブリッジ株式会社 1 ジャングル化したファイルサーバを見える化せよ ■ ファイルサーバの問題点 このように有効活用できるファイルサーバも、もちろん良いことづくめではない。まず、 フォルダツリーが一方向にしか定義できないため、決められた順序でしか整理および展開 ができない点が上げられる。このため全体が見渡せず、全体構造を理解していないとなか なか目的の情報に一気にたどり着くことが難しい。結果、あちこちのフォルダをむやみに 開くことになる。 次に、運用ルールを決めることが難しかったり、また決めてもそれが守られなかったり する。そもそも情報共有において、システムを構築する側の論理と、システムを利用し情 報を探す側の論理とでは相容れないことも多い。システム構築側から見れば、例えば、日 付や管理番号といったできるだけ機械的に整理できる方が、間違いや所在不明がなく都合 が良い。ところがシステムを利用する側から見れば、これでは欲しい情報がすぐに取り出 せない。同じ利用者でも、技術系の担当者は工程別にフォルダを分けた方が分かりやすい であろうし、営業系の担当者は、顧客別にフォルダが別れていた方が分かりやすいであろ う。これらを両立させる効果的な手段がなく、結局、運用ルールを逸脱したフォルダやフ ァイルが次々と生まれることになる。 三つ目は、複製（コピー）や未整理の情報を管理できず、不要なファイルが整理できな いことである。せっかく苦労して見つけた有用情報であるがゆえに、個人フォルダにコピ ーをする場面も多く見受けられる。また、電子メールで「ここに置いたよ」通知を送った が、あとでそのファイルを消し忘れることにより、ますますムダが増えていくことになる。 ■ そしてファイルサーバはジャングル化する 日常の業務を行う上で、情報共有にはなくてはならないファイルサーバであるが、その まま使い続けていると、 ¾ 必要な情報が見つからなくなる ¾ 運用ルールを逸脱したフォルダやファイルが次々と生まれる ¾ 重要な情報が無防備な状態で放置されてしまう といった落とし穴に陥りやすい。ひいては、ファイルサーバが巨大なゴミ箱化し、ファ イルを整理して良いかも分からない状態になり、最終的にはジャングル化してしまうこと になる。 これでは、次々と大容量のストレージを追加・更新する必要が生じ、コストの増加を招 くことになる。また、重要情報が埋没し、日々の業務において情報収集に費やす時間の割 合が増加することによって、業務効率の低下を招く。 ©2008 ジップインフォブリッジ株式会社 2 ジャングル化したファイルサーバを見える化せよ ■ 検索システムの限界 エンタープライズサーチの技術を利用して、前述したようなファイルサーバの問題点を 解決する場合、対象となる情報が多ければ多いほど、大量のデータが検索にヒットしてし まうことに注意が必要である。 この問題の解消には、的確なキーワードを指定して検索を行うテクニックが必要である が、検索窓に人が入力できる条件は、せいぜい 3 つぐらいと言われている。どのようなキ ーワードで検索すれば良いかはある程度熟練を要する。あまり絞り込みすぎると必要な情 報を見逃すことになるし、かといって、広すぎる条件では絞り込むことができない。 インターネット上でネットサーフィンをして情報検索を行う場合では、目的に近いもの をいくつか見つけることである程度目的が達成できる場面もあるが、企業内情報ではそう はいかない。必ず目的の情報にたどり着くことが必要である。このため、大量にヒットし た場合、どのように速く的確に目的の情報まで絞り込んでいくかが大きな課題となる。 ■ 階層構造の限界 エンタープライズサーチに中にも、あらかじめカテゴリを定義しておいて自動的に分類 や分析を行ってくれるものもある。これらは主に、企業内ポータルなどに用いられること が多い。リンクなどをガイドラインとしてたどって行くことにより、目的の情報にいち早 くたどり着くことを目指している。 しかし、そのカテゴリの分け方や階層構造の作り方が、どうしても作り手主導になるこ とが問題である。ちなみに、インターネットポータルサイトのトップページから自社や取 引先のトップページに、検索を使わずにリンクだけを使ってたどり着こうとすると意外と 難しいことに気がつく。人がうまく取り扱えるカテゴリの数には限界があり、整理する時 点と探す時点とではその切り口が異なる場合が多く、両立させることが難しい。 ■ 様々なルートで目的の情報にたどり着く これまで見てきたように、情報を横断的に検索し、情報共有を行うことを目的とする場 合、中でも特に、ファイルサーバのような体系化・構造化が難しい種類の情報であればあ るほど、検索技術や分類技術だけでは難しいということになる。必然的に両者を有機的に 連動させる技術が必要となってくる。 このような情報の場合、そこにたどり着くための手がかりがいくつもある場合が多く、 その手がかりをいかにして思いつくかという手法が必要になってくる。この検索技術と分 類技術を有機的に連動させるシステムとして、ジップインフォブリッジ社の SAVVY/EWAP がある。 ©2008 ジップインフォブリッジ株式会社 3 ジャングル化したファイルサーバを見える化せよ ■ 自由に仕分けができる多観点ツリー機能 SAVVY/EWAP の最大の特徴は、多観点ツリー機能にある。多観点ツリー機能は、 SAVVY/EWAP に取り込まれた全てのメタ情報（フォルダ名称、ファイル名称、ファイルプ ロパティなど）を自由にカテゴリとして組み替えて階層表示する機能である。 例えば、あるファイルサーバのフォルダ構造が、工場別→年度別→工程別であった場合、 年度別→工場別→工程別というようにフォルダ構造を自由に組み替えながら目的のファイ ルを探すことができる。 また、全文検索と組み合わせて多観点ツリーを利用することも可能で、検索結果が絞り 込めない時に、その結果に対して、拡張子やフォルダ名称、ファイル更新日時などでカテ ゴリを作って仕分けすることが可能である。 ファイルサーバのフォルダ構造 階層構造の組み換え 検索やメタ情報等を利用した階層構 造の表現 ■ フォルダ名称はラベルになり得る 一般的に、ファイルサーバにフォルダを自由に作成している場合、その名称を決める時 には、ある程度意味を持って決めているはずである。たとえそれが、 「企画ネタその１」や 「情報収集ボックス」だとしてもである。しかし問題は、明確なルールで縛らない限り（こ れが非常に難しいのは前述した通りであるが） 、後でそれを忘れてしまうことである。この ために、その重要な情報の存在が分からなくなってしまう。 ところが、人の記憶の中にはその断片が残っているもので、その手がかりを連想しやす いヒントがあれば、思いのほか的確にその情報にたどり着けるのである。つまり、何でも ないようなフォルダ名称にしても、ラベルとして利用できるものであり、メタ情報として の価値を十分持っているのである。 ©2008 ジップインフォブリッジ株式会社 4 ジャングル化したファイルサーバを見える化せよ ■ ヒントや気付きを促す 人がものを探すプロセスでは、あちこちの引き出しを開けたり、いくつか箱に入れて仕 分けをしたりしながら、試行錯誤のうちに目的にたどり着くべくルートを発見している。 その過程においては、ヒントや気付きがきわめて重要な役割を担っている、 これらをシステム化するには、検索窓に検索条件を入れる絞込みだけでも、また、機械 的に決められた分類方法だけも不十分である。検索しながら自由にカテゴリを作って見せ るという多観点ツリーによる「見える化」によって、初めて実現されるのである。実際の 導入事例でも、 「あの資料は Excel で作った」、 「一番最近更新したファイル」、 「確かこんな フォルダに入れた」など、利用者が思いつくままに見える化してヒントや気付きを促し、 有効に情報共有を行っている。 まったく今までにない動きをする機能であるが、連想をたどって目的に近づくという人 間的なアプローチが、今後の情報共有の有効な手助けになればと思う。 ■ SAVVY/EWAP SAVVY®シリーズは、ジップインフォブリッジ(株)が 1988 年に発表した純国産の全文検 索システムで、日本語の表記のゆれはもちろん、誤字や思い違いなど似ている文字列をも 高速に検索できるパターンマッチング方式の検索エンジンを搭載していることが特徴であ る。2008 年 3 月末現在で 1,650 社以上に採用され、2,150 サーバが全国で稼動中である。 この SAVVY シリーズの最新システムが SAVVY/EWAP である。 SAVVY/EWAP は、ファイルサーバのトップフォルダを指定することにより、全てのフォ ルダおよびファイルのインデックスを自動的に生成し検索できるようにする。また、ファ イルのプロパティ情報をメタデータとして取り込み、ActiveDirectory 環境下においてセキ ュリティ情報も継承しシングルサインオンに対応している。 ネットワーク上の ファイルサーバ ファイルサーバの設定変更は不要 UploadToolが定期的に ファイルサーバを巡回し、情報を自動収集 U p l o a d To o l W e bCl i en t 普段使い慣れ たExplorer と同じ操作感覚でブラウザ から利用可能 Explorer画面 SAVVY/EWAP画面 ©2008 ジップインフォブリッジ株式会社 5 ジャングル化したファイルサーバを見える化せよ ■ 問合せ先 ○製品に関する情報は弊社ホームページをご覧ください。 弊社ホームページ上で、今回ご紹介した製品「SAVVY/EWAP」の詳しい紹介及び、製 品デモの閲覧が可能です。 ・SAVVY/EWAP 製品ページ http://www.info-brdg.co.jp/savvy/ewap_fssol.html ・SAVVY/EWAP オンラインデモサイト http://www.info-brdg.co.jp/savvy/demo/EWAPDEMO.html ・システム営業部（[email protected]） 〒135-0016 東京都江東区東陽 2-4-24 TEL:03(5690)7733 FAX:03(5690)7746 ・名古屋 〒460-0008 名古屋市中区栄 2-13-1 TEL:052(201)8546 FAX:052(204)0927 ・大 阪 〒532-0011 大阪市淀川区西中島 2-12-11 TEL:06(6307)3382 FAX:06(6307)3392 ●「SAVVY」はジップインフォブリッジ株式会社の登録商標です。 ●その他の社名および製品名は各種あの登録商標です。 ©2008 ジップインフォブリッジ株式会社 6
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