Case Study フォーチュン 20 企業がカタリストのマルチマター （複数案件用） e ディスカバリ・プラットフォームを利用して数百におよぶ案件を 管理 世界最大規模の訴訟案件をかかえたある会社が、関連文書数 が 3 億件に達し、世界的な大手法律事務所 60 社が関わる 本クライアントの概要 フォーチュン 20 ハイテク企業 125 件もの特許・商標・規制関連訴訟案件のディスカバリを、 効果的に進めることができた理由をご紹介します。 ディスカバリの規模がこれほど大きいと、直面する問題も膨大になります。手続き の締切日が絶えず到来し、多額の費用が発生します。 ホスト文書数 検索件数 百万件 百万回 60 「訴訟に関し精通し、かつ、革新的なテクノロジー企業として有名な」この会社は、効率性 が高く、要求のコントロールがしやすい e ディスカバリ・プラットフォームを探し出しました。 • 一元管理システムを利用して複数案件に関わる数百万件規模の文書を管理 • 文書の読み込み処理から開示まで、全工程で可能な限り自動化を推進 • 案件や弁護士が異なってもコーディングの一貫性を確保 • 担当者ごとに複数階層のアクセス制御を導入して万全のセキュリティを実現 外部弁護士依頼費用を 80% 削減 • 追跡機能と報告機能を細部までカスタマイズして 1 案件内でも複数案件間でも 自由自在に適用 1 時間あたり文書決定数が 217%増加 • 全案件、全弁護士の監督と管理を一元化 文書 1 件あたり文書決定費 用が 83%減少 文書レビュー費用が 52%減少 訴訟件数は数百、関連文書のページ数は数百万 この企業がカタリストに依頼したのは、最初はわずか数件の案件でした。しかし同社の法務部門は当社のプラットフォームとプロフェッ ショナル・サービス部門のコンサルティングに関する能力を認め、同社の数百件におよぶ訴訟案件や規制案件のホストを当社に独占 的に依頼するようになりました。現在では委託先の法律事務所すべてに文書のレビューとディスカバリを行う際にカタリストのプラットフ ォームを利用するよう義務づけ、費用の節約と基準や作業手順の遵守に努めています。 同社は過去最大級の訴訟案件をかかえ、厳格な要件の遵守を要請してきました。当社のプロフェッショナル・サービス部門は同社 の法務部門と緊密な協力体制を組んで、クラウド技術を利用したマルチマター・プラットフォーム（複数案件のためのプラットフォー ム）を同社固有のニーズにあわせて改良しました。カタリストが同社向けにホスティングした案件は現状で 425 件（うち 125 件が係 争中）、関連文書数は 3 億件、4,000 回にのぼるディスカバリ手続で開示した文書のページ数は 8 億ページに達しています。 カタリストは自社の自動化型eディスカバリ・プラットフ ォームをカスタマイズして、この十年で最大規模の案件を スムーズに処理できるようにしてくれました。 Case Study セントラルレポジトリ 1 ヵ所ですべての e ディスカバリに対応 訴訟関連文書をセントラルレポジトリ 1 ヵ所にホスティングしておくと、全案件のディスカバリ手続を一貫した手順で、しかも問題提起が なされた場合に反論しやすい形で進めることができます。このプラットフォームを利用すると一つの文書を複数案件で利用できるので、 同じ作業を何度も繰り返す必要がなくなり、e ディスカバリの各段階で時間と費用を節約することができます。 1 自動読込：この企業の文書は自動的に読み込まれ、解読され、重複しているものが削除されました。その過程で 60%ものデータが 削除され、処理とホストにかかる費用が数百万ドル単位で削減できました。当社システムの効率性に優れた選別・フィルタリング機 能によって、残りのデータに含まれる訴訟関連データの割合も大幅に向上しました。 2 自動検索：文書の読み込みが終わったあと、およそ 9,000 件のクエリが自動的に秘匿特権の付与可能性と機密性の観 点から検索を行いました。その後、文書の並べ替えが行われ、いくつかに分類されました。こうした自動検索を行った結 果、外部の弁護士に依頼する作業が減り、そのための費用も削減できました。 3 新規サイトの立ち上げが容易：サイトのテンプレートにはこの企業の好みやルール、安全対策、書式がすべて盛り込まれていま す。新規案件が発生すると、テンプレートは複製され、新規サイトが作成されます。カスタマイズは作成後も可能です。 4 一つの文書を多数案件で利用可：新規案件の開設にあたって、文書をカタリストが既にホスティングしている、鍵となるデ ータ保管者(カストディアン)群から引用してくることもできます。場合によっては数百万件の文書を一度に引き出すことも可 能です。文書は新規案件にコピーされる際、秘匿特権や機密性のコード情報がそのまま保持されます。したがって案件の 早期査定(ECA)のためにデータを迅速に閲覧し、訴訟や規制、法令遵守関連の要請に対する対策を早急に立てることが できます。当社のシステムを利用すれば、一つの記録に関連した全情報を永久的に保持できます。 5 一貫性があり、弱点の少ない作業手順：各案件の弁護士は、当社のアサインド・レビュー・モジュールを利用すると、会社 の基準を遵守しながら、レビューや品質管理、秘匿特権、機密性、プロダクションの作業手順を迅速に設定することがで きます。それによって相手方から問題提起を受けても反論がしやすくなり、リスクが減り、文書の取扱に一貫性を持たせる ことができます。 6 プロダクションの速度と正確性が向上：カタリストのプロダクションモジュールを利用すると、機密部分の秘匿化や出力フォ ーマット、ナンバリングのスタイルなどに関する設定をカスタマイズすることによって、プロダクションを自動化することができ るようになります。例えばある案件では 180 万回ものプロダクション手続が行われ、マークをつけたページの数は 2000 万 に達しました。この企業はさらに別の専用サイトを作成して、すべての案件のすべての当事者から入手したプロダクション 文書をもれなく格納し、外部の弁護士がプロダクション文書の検索とレビューを容易にできるようにしました。 7 専属コンサルタントが対応：カタリストのプロフェッショナル・サービス部門のスタッフは同社の訴訟担当部署の外部機関として、日 常業務への協力、作業手順を合理化するための新手法の開発、外部弁護士の手配などを行っています。これらスタッフの働きの おかげで、同社は金曜の午後に突然発生した案件の最初のプロダクションを何度も月曜の朝に完了することに成功しました。 この巨大テクノロジー企業は、カタリストの力を借りることで、e ディスカバリ・プラットフォームに対する自社の要件を満たすことができ ました。しかしより重要なのは、この企業が本当の意味での価値を生み出すことができるような方法で e ディスカバリを進めることがで きたことです。大きなメリットとなったのは、自社の全案件で作業手順の一貫性を確保できたこと、費用と時間を大幅に節約できたこ と、同じ作業を無駄に繰り返さずにすんだこと、最良の業務慣行に従えたこと、業務を完全にコントロールできたことでした。先進テクノ ロジー企業が、e ディスカバリの先進企業であるカタリストと協力体制を組むことで成し得たのです。 © 2014 Catalyst Repository Systems, Inc. All rights reserved. www.catalystsecure.com/ja | 03-6441-2270
© Copyright 2024 Paperzz
