若葉台第７住宅管理組合 平成 26 年 第 6 回定例理事会議事録 日 時：平成 26 年１１月８日 （土） １９：００～２１：３０ 場 所：とちのき集会所 洋室 （中） 出席者：○○理事長、○○副理事長、○○副理事長、○○理事、○○理事、○○理事、 ○○理事、○○理事、○○理事、○○理事、○○理事、○○理事、○○理事、 ○○理事、 ○○監事、○○監事 まちづくりセンター：○○主幹 欠席者：○○管理員 出席理事 14 名で、規約第５６条による本理事会は成立した。 [主要報告・討議] １．理事長報告 協議会役員会その他 （別紙資料添付） ○○理事長 ・太陽光発電の導入提案があったがメンテナンス等の経費に懸念材料があり不可とした。 ・まちづくりセンター管理業務委託費の値上げに関する件。期限、文言について説明。 ・浜管ネットの交流会が１１月３０日(日)若葉台地域ケアプラザにて開催され、理事会に 参加要請がある為、参加希望者の確認を行った。 ・故 ○○○○様 １４０５号の住宅管理について○○○○法律事務所からのお知らせ の文書についての説明。 ２．かし管理委員会 ○○副理事長 ・報告事項なし ３．管理運営委員会・駐輪場運営委員会 (定例理事会資料 No３) ○○副理事長 ・管理業務委託費の値上げに関する内容、文言等について経過報告があった。 資料について賛否両論あり、各理事会で共通する報告が出来る資料作成を依頼した。 ・管理組合一般書類の保管期限（案）について報告、了承された。 ４．CATV 等委員会・防災検討委員会 定例理事会資料 No４） ○○理事 ・エレベーター内の非常ボタンと連動し防犯カメラの映像記録をまちづくりセンターに 送信する事が出来るのか検討課題としている。 ５．施設委員会 ○○理事 ・報告事項なし ６．長命化再生委員会 ○○理事 ・報告事項なし ７．防災検討委員会 ○○理事 ・報告事項なし ８．広報関係報告 (定例理事会資料 No８) ○○理事 ・１０月１７日アニメティ新聞「とちのき」第２６１号の編集・印刷・配布 ・１０月２２日若葉台第７住宅管理組合ホームページにアップロード ・１１月活動計画としてアニメティ新聞「とちのき」第２６２号の編集・印刷・配布 ９．樹木管理委員会 (定例理事会資料 No９) ○○理事 ・２１棟 集会所前「トチノキ」 ・ 「ナツツバキ」枯れ木除去、 「トチノキ」強剪定 ・２２棟 ゴミコンテナ上の藤棚剪定、南側の「ハナミズキ」枯れ木伐採 ・２１棟～２３棟北側「サンゴジュ」 「カクレミノ」剪定 ・１９棟・２４棟北側「カクレミノ」剪定 ・その他 定例連絡会・樹木小委員会開催、懸案事項枯れ木伐採及び高木強剪定を確認。 １０．１１月 定例理事会 検討事項 （別紙資料添付） ○○副理事長 ①規約・細則集、入居者台帳、冊子「管理費の見直しについて」等 配布について ・規約・細則集の一部に乱丁があり指摘があれば正規品と引き換え交換とし乱丁品は回 収する事。正規品は、集会室にあります。 ・冊子「管理費の見直しについて」その１ 質問票(日限 11/7)までの受付状況を確認。 ・入居者台帳(提出期限１１/末) 各棟担当理事が提出状況を管理員室と合わせて確認する 事。 ②第２回管理組合・自治会連絡会の概要 (第２回管理組合・自治会連絡会議事録参照) ・安否確認シートの件 紛失した世帯は管理組合で３０個作製し自治会が配布する。 ・防災関係 今後、管理組合と自治会で防災体制の検討をすることとした。 ・市道の枯れ木処理 大貫谷公園１４棟間の市道内桜の枯枝、公園側の高木剪定、児童 公園の手入れ等を自治会から市にお願いすることとした。(資料を作成自治会に送付済) ・集会所の改修 助成金の制約と限度の関係で当初の計画から縮小して自治会主体の改 修申請をした。外した改修は管理組合独自で検討予算化が必要となる。 ・入居者台帳 高齢者、災害時要支援者等自治会でも必要な情報は開示を可能とする。 ③顧問会関係 ・書類整理作業 １０月に３回実施、文書保管基準を作成 ・「管理費の見直しについて」その２ 内容の検討、顧問会(案)を理事会で審議、承認後 に配布する。 ・管理費の見直しに対する住民説明会開催スケジュール等の検討。 ・長期修繕計画の見直し検討。 新規追加項目としてサッシの交換が検討項目になった。 ④管理組合 PC の不調 ・管理委員室 PC ソフトに不調があり調査の結果 HDD 不良にて交換が必要。 修理後作業用 PC とし管理委員室 PC はディスクトップとする。 ・作業用 PC は HDD の寿命により廃棄とする ・今後 PC 使用についてパスワード導入を検討。 ⑤次期理事会役員選挙の準備を開始する ・現在の棟別の理事(新任２名)の状況を改善する案を提案、検討した。 １１．管理員報告 (定例理事会資料 No１０) ○○主幹 ・防犯カメラ・AED の定期点検 ○○理事、○○理事立会い 異常なし。 １２．まちづくりセンター報告 (定例理事会資料 No１１) ○○主幹 ①共益作業 ・専用 簡易専用水道等維持管理業務 年次立入検査：２２棟前、１５棟前 完了 ・植木等管理 害虫駆除 完了 ②経年修繕工事 ・集会所内照明器具取付工事 （とちのき集会所廊下天井照明器具）作業完了 ③計画修繕工事 ・消火栓箱補修工事 （１４・１５号棟）作業完了 ④会計報告 ・長期滞納者の１名に対し理事長立会いの上、面談を実施、滞納金額の承認および返済 計画について協議を行い決定した支払方法で支払う旨の約束を取り付けた。 １３．その他 承認事項 ・平成２６年度 第５回定例理事会議事録（案）承認 以上 書 記：総務担当 ○○○○ 議事録署名人 （規約第５６条２項による） 理 事 長 ○○○○ 副 理事長 ○○○○ 副 理事長 ○○○○
© Copyright 2024 Paperzz
