地区ガバナーエレクト・セミナー 登録と 旅行手配に 関するご案内 DGE セミナー登録と旅行手配に関するご案内 米国イリノイ州シカゴで開催される 2017 年地区ガバナーエレクト(DGE)セミナー および第 100 回国際大会についてのご案内を申し上げます。 この冊子には、以下の情報が記載されております。 • • • • DGE セミナー及び国際大会の登録方法 登録方法 シカゴでのホテル宿泊部屋予約方法 予約方法 旅行の予約手配方法 予約手配方法 DGE セミナー中の服装について 服装について 本冊子の内容を十分にご確認ください。また、DGE セミナー行事の暫定予定表が同封されていますので、旅程を組 む際の参考としてください。協会がホテルの予約を確実に行えるよう、登録及び旅行申込書を 2016 年 12 月 16 日 (金)必着で大会登録及び宿泊課までご返送ください。 (金) 2017 年 5 月には国際協会よりお手元に、ホテル予約確認書、空港からの交通利用券、セミナー中の食事チケット、 食費の支払い(該当の場合)、そしてセミナー最新情報を含む、関連資料の第 2 便が届きます。 2017 年 DGE セミナーに関して何かご質問がございましたら、下記にご連絡ください。 質問の内容 担当者 電話番号 E メール 登録及び宿泊の手配 ペニー・シウラ キャシー・ゴーガン リンダ・ロハー ジャン・イカー +1 +1 +1 +1 630-468-6731 630-468-6863 630-468-6832 630-468-6877 [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] 旅費支払い ローラ・デルガード +1 630-468-6846 [email protected] セミナープログラムの内容/ セミナープログラムの内容/ 食費の受給要件 シンシア・ビアンキ +1 630-468-6770 [email protected] リンダ・ブルゾスカ +1 630-468-6844 [email protected] 旅行及び航空券の手配 食費の支払・払戻 最新情報は、ライオンズクラブ国際協会の公式ウェブサイト(www.lionsclubs.org/JA 、「DGE」で検索)、または DGE の Facebook ページ(「DGE 2017」で検索)からご覧ください。 皆様をシカゴにお迎えできますことを楽しみにしております。 地区ガバナーエレクト・セミナー 1 登録と旅行手配に関するご案内 目次 主な締切日 ............................................................................................................................................................................... 3 登録と宿泊の手配 ................................................................................................................................................................ 4 体が不自由な方...................................................................................................................................................................................... 5 ホテルについて....................................................................................................................................................................... 5 旅行の規程と手順 ................................................................................................................................................................ 6 DGE セミナー旅費払戻し方針 .................................................................................................................................................... 6 成人同伴者旅費払戻し方針........................................................................................................................................................ 7 大会前後の旅行 ................................................................................................................................................................................ 8 DGE 課題ガイド/食費 .......................................................................................................................................................... 9 全体での食事 ........................................................................................................................................................................ 10 通訳 ........................................................................................................................................................................................... 10 専属通訳 .............................................................................................................................................................................................10 パスポート及びビザ ............................................................................................................................................................ 11 国際本部ツアー.................................................................................................................................................................... 11 服装について......................................................................................................................................................................... 12 変更 ........................................................................................................................................................................................... 12 会場 (会場は変更する場合があります) 行事 会場 DGE 歓迎レセプション ネイビー・ピア DGE 登録、写真撮影 ハイアットリージェンシー・シカゴ 開会式および全てのゼネラルセッション マコーミックプレイス内「エリー・クラウン・シアター」 DGE のみの昼食会 ハイアットリージェンシー・シカゴ グループセッション ハイアットリージェンシー・シカゴ DGE 祝賀晩餐会 シェラトングランド・シカゴ 地区ガバナーエレクト・セミナー 2 登録と旅行手配に関するご案内 主な締切日 12 月 16 日(金) ➠ 2017 年 DGE セミナー及び国際大会登録及び旅行申込書の提出期限 12 月 30 日(金) ➠ DGE 課題三つの完了期限(DGE 食費受給要件) 1 月 31 日(火) ➠ ➠ ➠ ➠ 2017 年 DGE セミナーのための航空券予約完了期限 ➠ ➠ ➠ ➠ ➠ ➠ ➠ ➠ 同伴者航空運賃払戻し請求書の提出期限 2017 年 5 月 5 月 15 日(月) 6 月 26 日(月) 7 月 5 日(水) 7 月 24 日(月) 地区ガバナーエレクト・セミナー ホテル予約確認書、空港からの交通利用券、セミナー中の食事チケット、食費支 払い、セミナー最新情報を含む、関連資料発送 DGE ホテルチェックイン日 DGE ホテルチェックアウト日 国際本部への現地交通費払戻し請求書の提出期限 3 登録と旅行手配に関するご案内 登録と宿泊の手配 DGE セミナーと国際大会 DGE のための 2017 年 DGE セミナーおよび国際大会の登録と宿泊手配は国際本部が承ります。DGE は全員、ハ イアットリージェンシー・シカゴにご宿泊いただきます。DGE ホテルに関する情報がウェブサイトに掲載されていま す。シカゴ市中心部の便利な立地です。 早速手続きを始めましょう! ステップ 1:2017 年 DGE セミナー及び国際大会登録及び旅行申込書に DGE と同伴者の情報を記入し、 2016 年 12 月 16 日(金)までに [email protected] 宛てに提出します。 ❑ DGE の登録料は免除されます。成人同伴者の登録料 130 ドルは、地区ガバナーエレクトの食費支払 額から差し引かれます(該当する場合)。 ❑ お子さんやその他の家族を国際大会に登録される場合は、国際大会の登録申込書をダウンロードし た上で、[email protected] までご提出ください。 ステップ 2:国際本部より登録を確定する E メールをお送りし、フライトの予約に関する詳細をお知らせし ます。シカゴ行きのフライトの予約手順に従ってください。手続き方法は、お住いの地域によって異なります。 ❑ DGE のフライト予約はすべて、国際協会指定の旅行代理店によって行われなければなりません。予 約の完了期限は 2017 年 1 月 31 日(火)です。 ❑ 承認されている DGE の到着日は 6 月 26 日(月)、出発日は 7 月 5 日(水)です。 ステップ 3:国際協会の指定旅行代理店より、旅程案が届きます。24 時間以内に E メールで返信し、航空 券発行を承諾する旨、あるいは変更の希望をお伝えください。 ❑ 旅程を承諾する E メールが国際協会指定旅行代理店に届かない限り、航空券は発行されません。航 空券が発行されてから 24 時間以内は、ペナルティなしで変更をすることができます。 ❑ 24 時間経過後に何らかの変更を加えた場合、運賃の増額やペナルティ/手数料が課される場合があ ります。このような追加料金は個人負担扱いとなります。 ❑ 別途記述のない限り、航空券はすべて E チケットです。DGE のフライト料金は、国際協会の指定旅行 代理店が直接国際協会に請求します。 地区ガバナーエレクト・セミナー 4 登録と旅行手配に関するご案内 体が不自由な方 ホテルについて 登録及び旅行申込書が届き次第、国際協会は、承認されている到着日(6 6 月 7 月 5 日水曜日)までの日程で、DGE および同伴 26 日月曜日)から出発日(7 日月曜日 日水曜日 者 1 名の客室をハイアットリージェンシー・シカゴに予約いたします。大会終 了時まで DGE ホテルに滞在することが求められます。 ❑ 前泊・延泊をご希望の場合は、登録申込書に日程をご記入くだ さい。追加分は個人負担となります。また、空き状況によっては ご利用いただけないことがあります。 ❑ ホテルは全室二人部屋となります。追加の部屋を希望される場 合は、国際協会を通じてご予約いただきます。国際協会での予 約手続きが完了し次第、200 ドルのホテル保証金が必要となり ます。 ❑ 混乱を避けるため、ホテルに直接連絡することはご遠慮ください。 すべての要望は、国際協会にご連絡ください。ホテル予約確認 書は、2017 年 5 月の郵送物に同封されます。シカゴに必ず持 参し、チェックイン時にフロントデスクに提示してください。 ❑ ライオンズクラブ国際協 会は、体の不自由な方 のご要望にお応えできる よう最善を尽くします。必 要な援助の詳細を、DGE セミナー及び国際大会 登録及び旅行申込書に ご記載ください。 ❑ 国際協会がご要望をホ テルに連絡します。部屋 のタイプ及び特別要請に 応じられる部屋は数に限 りがあり、チェックイン時 の部屋の空き状況によっ てはご利用いただけない ことがありますのでご了 承ください。 国際協会が承認する日程の宿泊費(+税)は、国際協会がホテルに直接支払います。前泊・延泊分の宿泊費、イ 国際協会が承認する日程の宿泊費(+税)は、国際協会がホテルに直接支払います。前泊・延泊分の宿泊費、イ ンシデンタル(客室付けの雑費)、追加ゲスト、およびこれらに伴う税金などによる残高は、チェックアウト時にホテ ルより DGE に請求されます。 に請求されます。 地区ガバナーエレクト・セミナー 5 登録と旅行手配に関するご案内 シカゴにおける空港/駅の送迎 DGE とその成人同伴者には、承認された旅行日の空港または駅とハイアットリージェンシー・シカゴ間の送迎が、国際協会 より無料で提供されます。DGE と成人同伴者 1 人の送迎利用券は、2017 年 5 月の国際本部からの郵便物に同封されま す。 ❑ 家族のために追加の送迎利用券をお求めの場合は、国際本部([email protected])まで E メールで お知らせください。料金は、1 人片道 27 ドル 50 セント(税込み)です。 旅行の規程と手順 フライト: DGE 及び成人同伴者のフライトの手配はすべて、2017 2017 年 1 月 31 日(火)までに完了しなくてはなりませんのでご注意くだ 日(火) さい。早期に予約すると直通便のチケットが手に入りやすく、フライトの選択肢も広がります。 添付書類 2 の航空券予約手順に従ってご予約ください。 手続き方法は、地理的所在地によって異なります。 DGE セミナー旅費払戻し方針 ライオンズクラブ国際協会は、下記の旅行経費を払い戻します。 ❑ 地区ガバナーエレクトのエコノミークラス最短 ルート往復航空券 1 枚。 • 航空券に対する払戻しは、旅行が行われ • る期間において最低額の妥当な標準ま たは割引価格のエコノミー航空運賃に基 づくものとなります。 払戻しの受給は、国際協会の旅行規程 に従っていることが条件となります。 ❑ ご自宅と最寄り空港間の往復交通費に関して は、ライオンズクラブ国際協会 DGE 現地交通 費請求書と領収書をご提出いただければ払 い戻しが行われます。最新版の用紙は国際協会ウェブサイトの「財務」のページに掲載されています。 ❑ 空港での駐車料金は、空港までの往復マイル数算出金額、タクシー代、バス料金及びシャトルサービス料金 を超えないことを条件として払い戻されます。 ❑ 国際協会は、地区ガバナーエレクトのものに限り、サイズ・重量共に航空会社の規定内に収まる預入れ手荷 物一つ分 一つ分の料金を払い戻します。 一つ分 • それ以上の手荷物料金や超過荷物料金は個人の負担となります。手荷物に関する規定は航空会社によ • って異なります。詳細については、各航空会社にお問い合わせください。 預入れ手荷物一つ分の料金は、自宅-空港間の交通費と併せて請求することができます。 地区ガバナーエレクト・セミナー 6 登録と旅行手配に関するご案内 成人同伴者旅費払戻し方針 ライオンズクラブ国際協会は、成人同伴者の下記の旅行経費を払い戻します。 ❑ 理事会方針に従い、国際協会は、該当する場合には地区ガバナーエレクトの成人同伴者 1 人に対し、 地区ガバナーエレクト・セミナー及び国際大会への旅費を 500 ドルまで支払います。 • 払戻しは旅費のみが対象となります • 成人同伴者の預入れ手荷物の料金は自己負担です ❑ 成人同伴者のフライトの手配は、以下の方法で行うことができます。 • カールソンワゴンリット・トラベル社(CWT) • 任意の旅行代理店 • 航空会社で直接予約 • 旅行ウェブサイトでオンライン予約 ❑ 成人同伴者のフライト料金はすべて、発券時に自らの責任でご清算ください。 ❑ 航空会社は、さまざまな理由によって頻繁にフライトスケジュールや運行時間を変更します。スケジュ ールの変更があった場合、空港会社はチケットを再確認し、場合によっては旅行代理店による航空券 の再発行が求められる場合があります。これにより、チケット 1 枚ごとに再発行手数料が発生する場 合があります。 CWT 社は DGE セミナーのために直接予約されたフライトの状況を常に把握しています。DGE 分のチ ケット再発行手数料は国際協会が負担します。CWT が同伴者のチケットを再発行しなければならなく なった場合、再発行手数料は DGE が支払いますが、500 ドルの払戻しの請求対象となります。同伴 者分の再発行手数料とチケット料金が 500 ドルを超える場合には、差額は個人経費であるため、支 払いは DGE の責任となります。 ❑ 500 ドルまでの払戻しを受けるには、漏れなく記入された「地区ガバナーエレクト成人同伴者旅費請求 書」(添付書類 3)に以下の書類を添えて、DGE が提出する必要があります。 • 発券済み旅程表のコピー(経路、航空会社、便名、座席クラス、到着/出発日時、料金、チケット • 番号がすべて明記されたもの) 支払いの証明となるもの(明細付き領収書またはクレジットカード利用明細書のコピー) チケットの予約が済み、支払いの証明書類が入手でき次第、請求書をご提出いただけます。以上の書類を国際協 会の会計課に 2017 年 7 月 24 日(月)までにご提出ください。 日(月) 国際協会は、協会の利用する銀行が電子取引を許可している国においては、電信での支払いオプションを提供・ 奨励しています。電信支払いのご利用の可否については、受取勘定課より E メールでご連絡させていただきます。 地区ガバナーエレクト・セミナー 7 登録と旅行手配に関するご案内 その他の移動手段 自家用車、列車、バス等、シカゴへの旅行に飛行機以外の交通手段を利用する場合は、協会の経費払戻し方針 に従って一定の経費が支払われます。 払戻しの上限額は、2017 年 4 月 1 日現在の最低航空運賃の 1.5 倍までです。ただしこれは、成人同伴者が同伴 し、同伴者の経費合計が 500 ドルを超えない場合に限ります。単身の場合は、1 人分の航空運賃分までが払い戻 されます。この金額がホテル代、食費、走行マイル数で割り出した金額、道路料金、及び大会開催ホテルでの駐車 料金の全てを賄うものとします。シカゴまで自家用車での移動を検討されている方は、市内の駐車料は平均で 1 日 65 ドル以上と高額であることにご留意ください。DGE 運転請求用紙は、DGE ウェブページおよび国際協会ウェ ブサイトの「財務資料」のセクションに掲載されています。 DGE 運転請求用紙に必要事項を記入し、領収書を添えて 2017 年 7 月 24 日までに国際本部の会計課に提出して ください。 国際協会は、協会の利用する銀行が電子取引を許可している国においては、電信での支払いオプションを提供・ 奨励しています。電信支払いのご利用の可否については、受取勘定課より E メールでご連絡させていただきます。 * 地区ガバナーエレクトの所属地区が 24 カ月連続で移行地区である場合、あるいはその地区が暫定地区である 場合には、協会はその成人同伴者の旅費の支払い/払戻しを行いません。(地区の状況について追加の情報が必 要な場合は、旅行の手配を行う前に、[email protected] までお問い合わせください) 地区ガバナーとしての任期年度終了時に、移行/暫定地区が 35 クラブ/会員 1250 人の最低条件を満たしていた 場合、あるいは 1 人以上の会員純増を達成していた場合には、現行の方針に基づいて成人同伴者の旅費の払戻 しを受けることができます。払戻しの受給条件を満たしたとの通知が国際協会からあるまで、成人同伴者の旅費の 領収書を保管しておいてください。成人同伴者の旅費を、他の人に譲渡することはできません。 大会前後の旅行 大会前後に観光ツアーを計画される際は、旅行の日程が DGE セミナーおよび国際大会の承認されている日程(6 月 26 日到着、7 月 5 日出発)と重ならないようにご注意ください。 国際協会の推奨ツアー会社である Goway Travel 社が、皆様の興味と予算に合った楽しいツアーをご提案いたし ます。大会特設ページ「LCICon」から「ツアー」を検索すると、いくつかのツアー案などがご覧いただけます(英語)。 ツアーが売り切れる前に、また最安値を確保できるよう、ご予約はお早めに! 航空運賃の払戻しは、承認されている到着及び出発日程で旅行した場合に受け取ることのできるシカゴまでの最 低額の妥当な標準または割引価格のエコノミー航空運賃に基づいて行われます。大会前後の旅行を組んだ航空 運賃がこれを上回る場合、差額は自己負担となります。上記の承認された旅行日程以外でのホテル宿泊料金も個 人の負担となります。 地区ガバナーエレクト・セミナー 8 登録と旅行手配に関するご案内 DGE セミナー行事予定表(暫定) 協会ウェブサイトから、暫定の DGE セミナー日程をご覧ください。スケジュールは変更されることがあります。 DGE 課題ガイド/食費 DGE のお手元に、個別課題についての E メールが届き ます。課題は、地区ガバナーとしての成功に欠かせない スキルを取り上げる三つの読む課題と、それに伴う三つ の小テストで構成されています。2017 年 DGE セミナー での食費の払い戻しを受けるためにはすべての作業を 指定期日までに済ませることが必須条件となっています ので、締切りを守ることが重要です。 受給条件を満たした DGE のためにシカゴでの食費とし て承認された額は、1 日 75 ドル×7 日分です(この金額 から、全体での食事分と、該当する場合には成人同伴 者の登録料が差し引かれます)。支払い対象となる場合、 食費の支払いは 2017 年 5 月に郵送される確認書類に 同封されます。電信による支払いを設定している地区に 対しては、出発日までに処理が行われます。 ライオンズクラブ国際協会は、シカゴでの小切手の現金化または両替のサービスを一切行いませんので、予めご注 意ください。(ただし、シカゴ市内には ATM がたくさんあるほか、空港やハイアットリージェンシーでも両替サービス は利用できます)小切手を受け取った場合は、速やかに現金化されることを強くお勧めいたします。また、協会は会 場での小切手の発行も行いません。 成人同伴者の食費は支払われません。 追加した旅行日程中の宿泊費や食費、旅費、シカゴでの延泊費、およびチェックアウト時にホテルから請求される 個人的な費用は、DGE が責任を持って支払ってください。 地区ガバナーエレクト・セミナー 9 登録と旅行手配に関するご案内 全体での食事 下記の食事会が、DGE セミナープログラムに組み込まれています。 地区ガバナーエレクト • • • • • DGE 歓迎レセプション - 6 月 27 日(火) DGE 昼食会 – 6 月 28 日(水) DGE 昼食会 – 6 月 29 日(木) DGE 昼食会 – 6 月 30 日(金) DGE セミナー祝賀晩餐会 - 6 月 30 日(金) 成人同伴者 • • DGE 歓迎レセプション - 6 月 27 日(火) DGE セミナー祝賀晩餐会 - 6 月 30 日(金) DGE 歓迎レセプションに出席できるのは、DGE と、登録された成人同伴者のみです。 DGE と成人同伴者には、DGE 祝賀晩餐会に出席するためのチケットが 1 枚ずつ提供されます。晩餐会の追加チケッ トは、1 枚 125 ドルで限定数を販売いたします。お求めの場合は、[email protected] 、担当ペニー・シウラま でご連絡ください。 通訳 地区ガバナーエレクトのグループ分けは、国際本部地区及びクラブ行政部で特定される地区の公用語に基づいて決 定されています。グループに分かれてのセミナーは、そのグループの言語が堪能なリーダーによって進められます。 言語グループの変更を希望する場合には、シンシア・ビアンキ([email protected] )宛てに 2017 年 1 月 31 日(火)までに書面にて要請してください。尚、グループの定員によっては変更できない場合もあります。 日(火) 開会式とすべてのゼネラルセッションは、英語で行われます。ライオンズクラブ国際協会は、 中国語、フィンランド語、フランス語、ドイツ語、ヒンディ語、イタリア語、日本語、韓国語、ポル トガル語、スペイン語、スウェーデン語による同時通訳を提供いたします。 通訳を必要とする DGE および成人同伴者は、登録資料一式に含まれる通訳用レシーバー の引換券を使い、シカゴでレシーバーを受け取ることができます。DGE セミナーの最終ゼネ ラルセッション終了時に、通訳用レシーバーを返却いただく必要があります。レシーバーを返 却いただかなかった際、ライオンズクラブ国際協会は最高で 250 ドルを請求する権利を有し ますのでご了承ください。 専属通訳 個人的な通訳(上記以外の言語用)を必要とする場合には、DGE セミナー事務局にて通訳の事前登録をすると共に、 協会の手順に従う必要があります。担当ペニー・シウラ([email protected] )にお申し付けくだされば、個人 通訳登録用紙をご送付いたします。必要事項を記入した用紙と関連費を、ペニー・シウラ宛てに 2017 年 1 月 31 日 (火)までにお送りください。クラスのスペースに余裕がない場合、承認されないことがあります。 (火) 地区ガバナーエレクト・セミナー 10 登録と旅行手配に関するご案内 パスポート及びビザ 米国シカゴへの渡航には、旅行者の国籍や滞在期間によって、パスポートやビザが必要となります。パスポートは、署 名がされているとともに、ビザ・スタンプを押すための余白ページが十分にあるものでなくてはなりません。また、パスポ ートの残存有効期限が滞在期間以後 6 カ月以上である必要があります。 ビザに関する要件については、最寄りの領事館でご確認ください。次のリ ンクからも確認することができます。www.travel.state.gov 旅行の書類に関する詳しい情報は、LCICON ページもご確認ください。海 外からの渡航者用の DGE 招待状は、[email protected] に要請 すると受け取ることができます。 米国市民の場合、パスポート、運転免許、または州発行の写真付き身分 証が必要となります。詳しくは www.tsa.gov をご覧ください。 国際本部ツアー シカゴ郊外オークブルックにあるライオンズクラブ国際協会の本部事務局は、大会期間中に訪れるべき最大の見どころ の一つと言えるでしょう。国際協会指定のシカゴ現地ツアー業者 Allied PRA 社が、観光バスでの往復、30 分のガイド付 きツアー、そして国際本部からの記念品を含むパッケージを一人 35 ドルで提供いたします。 ツアーは、6 月 30 日~7 月 4 日の大会会期中、マコーミックプレイス・コンベンションセンターから出発します。大変人気 のツアーとなりますので、ご予約はお早めに。 なお、DGE はすべてのゼネラルセッションとグループセッションに出席することが求められますのでご了承ください。 地区ガバナーエレクト・セミナー 11 登録と旅行手配に関するご案内 服装について 男性 女性 ビジネスカジュアル ビジネスよりやや略式(ジーンズは不可) ビジネス ビジネス・スーツまたはブレザーとネクタイ スーツ、またはスカートかスラックスの セパレーツ、ワンピース フォーマル 白のタキシード(黒のネクタイ) イブニングまたはカクテルドレス 地区/複合地区 ユニフォーム 地区や複合地区が定めた上着とネクタイまたはスカーフ等 DGE セミナー行事における服装: DGE 歓迎レセプション アガワル第一副会長夫妻との写真撮影 ビジネスカジュアル(注:この行事で着るべき特別なシャツが DGE にのみ 登録時に配布されます)、黒のスラックス。登録用紙にサイズをご記入く ださい。 ビジネスまたは地区/複合地区ユニフォーム 開会式、すべてのゼネラルセッション、 グループセッション ビジネスまたは地区/複合地区ユニフォーム DGE セミナー祝賀晩餐会 フォーマルまたは民族衣装 変更 登録用紙を提出した後で変更事項が生じた場合には、E メール([email protected])でお知らせください。 変更は、2017 2017 年 3 月 31 日(金)までにお知らせくださいますようお願いいたします。 日(金) ➠ ホテル予約:ホテル到着日や出発日を変更する必要がある場合。ホテルの空き状況によって変更で きないことがあります。 ➠ ➠ 名前の綴り訂正:地区ガバナーエレクトまたは成人同伴者の名前の綴りを訂正する必要がある場合。 キャンセル:地区ガバナーエレクトまたはその成人同伴者が、DGE セミナーまたは国際大会に出席で きなくなった場合。キャンセルの必要が判明し次第、早急に国際協会に通知してください。 地区ガバナーエレクト・セミナー 12 登録と旅行手配に関するご案内 ライオンズクラブ国際協会 大会部登録及び宿泊課 300 W 22ND ST Oak Brook IL 60523-8842 USA lionsclubs.org E メール:[email protected] または [email protected] 電話:1-630.468.6914 Facebook.com/lionsclubs lcicon.org 2017 DGE LM 1 JA 9/16
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