＜導入事例＞記録管理システム カル ピス株式 会社 研 究開発部 門様 1．導入先概要 カルピス社の研究開発部門は、 以 下 の 3 部 門 に分 か れ て い る 。 研究戦略部 R&D に関する中長期戦略の立案、文書管理、市場動向調査 研究所運営、労務、特許出願・特許調査 飲料食品開発研究所 止渇・嗜好性飲料・食品の開発と技術支援 官能評価（自・他社製品の評価） 健康・機能性食品開発研究所 機能性飲食品・素材の開発 発酵乳・乳酸菌の研究 以上から、次の項目をシステム選定ポイントとした。 研究開発向けに特化していること 記録管理の国際規格 ISO15489 に準拠していること 操作性 費用対効果 添付資料の扱い セキュリティー トレーサビリティー 分析機器との接続 数社の文書管理システム商品を検討した結果、島津製作所の記 録管理システム「源藏」を導入することを決断した。 2007 年 2 月に導入を決定し、本格的に運用を開始したのが 4 月で、2 か月でのシステム立ち上げに成功した。 腸内フローラ分析の受託 同社の 100 名超の研究員が日々の研究の中で作成する多種多 様の技術文書は、研究戦略部が一括管理している。 2．導入前の課題 各 研 究 員 は 、研 究 報 告 書 等 の 技 術 文 書 を 研 究 戦 略 部 へ 、 紙 お よび電子ファイルの 2 つを提出することになっていた。紙は、キ ャビネットで保管され、電子ファイルは、“技術文書専用ドライ ブ”（ファイルサーバ）に保存するようになっていた。この状態 だと、まず紙については、 キャビネット格納場所が足りない 必要な文書を探すのが困難 などの問題があり。また電子ファイルについては、 共有化がうまくできない 誤って削除されてしまう可能性がある 改 ざ ん さ れ る 可能 性 が あ る 検索が難しい 上 司 承 認 の 有 無が 不 明 4．導入後の効果 研 究 員 か ら 聞き 取 り 調 査 し た 結 果 、 以 下 の よ う に 導 入 効 果 を 実感しておられる。 検索がしやすい（検索時間の大幅短縮） 誰がどんな研究結果を出したかすぐに分かる 紙が不要になり、ファイル紛失の心配がなくなった 検討承認のワークフローが電子化された という研究員の要望に応えられずに困っていた。 マ ニ ュ ア ル を作っ た り 、 教 育をし た り 、 技 術文書 リ ス ト を 整備 研究者も上司も検討承認作業が楽になった。 上司の承認履歴が残るので良い 大勢に一斉に回覧できる す る な どの 対 策を 実 行 して み たが 、 根 本的 に 問題 が 解 決で き ず 、 かえって研究者の 負 担 を 大 き くす る 結 果 と な って し ま っ て い た 。 回覧を誰がいつ確認したか？履歴が残って便利 報告書だけでなく、分析データなど複数のファイル などの問題が発生していた。そのため、 担当者が異動しても研究成果を確実に残したい 他チームの研究成果の詳細を知りたい 必要なデータや情報をすぐに取得したい が添付できるので便利 3．システム概要 5．今後の課題 シ ス テ ム 導 入に 当 た り 、 ま ず 検 討 し た の は 、 経 営 環 境 を め ぐ る以下の外部および内部要因である。 今 後 は 、 過 去に 紙 ベ ー ス で 保 存 し て い た 文 書 の 「 源 藏 」 へ の 取り込みを行い、検索機能を高めるとともに、完全にペーパレス にすることが課題の１つである。 （１）外部要因 多品種少量商品の開発 商品の短命化 内部統制の整備 （２）内部要因 付加価値の創造 研究開発のスピードアップ 円滑な文書サイクル （株）島津製作所 分析計測事業部 技術部
© Copyright 2024 Paperzz
