個人フォルダ 個人フォルダ機能の概要·································································································1 個人フォルダの設定 ········································································································2 フォルダを作成する···································································································· 3 振り分け保存を設定する ···························································································· 4 更新を通知するフォルダを変更する··········································································· 8 フォルダを変更／削除する ························································································· 9 作成したフォルダの順番を変更する········································································· 13 ごみ箱を設定する ····································································································· 14 フォルダ内データ一覧での操作 ····················································································15 フォルダ内データ一覧を参照する ············································································ 16 データを移動／削除する ·························································································· 20 データを並べ替えて表示する ··················································································· 23 個人フォルダの便利な機能 ···························································································24 データを検索する ····································································································· 25 新規作成メニューの表示を切り替える ····································································· 27 フォルダ情報を確認する ·························································································· 28 ごみ箱を利用する ····································································································· 30 メモ機能の利用 ·············································································································32 メモを作成する········································································································· 33 メモを閲覧する········································································································· 35 メモを変更／削除する ······························································································ 37 メモの便利な機能··········································································································39 メモを再利用して登録する ······················································································· 40 書式を編集する········································································································· 41 メモを送信する／掲示板に書き込む········································································· 42 添付したファイルを編集する ··················································································· 43 Copyright(C) 2005 Cybozu, Inc. All rights reserved. 個人フォルダ機能の概要 個人フォルダは、自分が確認したい情報を格納しておく個人スペースです。 受信した社内メールおよびメールは個人フォルダに保存されます。 また、個人フォルダの中にメモを残すことができるので、覚え書きに利用できるほか、そのメ モを社内メールやメールで送信することもできます。 個人フォルダの中に自分でフォルダを追加することができます。作成したフォルダに受信し た社内メールやメールを振り分けて保存したり、特定のフォルダに対してフォルダ内のデー タが更新されたときにはトップページで通知を受け取るなど、有効な情報活用にご利用いた だけます。 1 個人フォルダの設定 フォルダを作成する 振り分け保存を設定する 更新を通知するフォルダを変更する フォルダを変更／削除する 作成したフォルダの順番を変更する ごみ箱を設定する 2 フォルダを作成する 「個人フォルダ」に、自分用のフォルダを作成します。 初期設定では、「個人フォルダ」には以下のフォルダが設定されています。 [受信箱] - 受信した社内メールやメールが保存されます。 [送信箱] - 送信した社内メールやメールが保存されます。 [下書き] - 「メモ」として保存した社内メールやメール、掲示の内容が保存されま す。 [ごみ箱] - 個人設定で「ごみ箱機能を使用する」に設定してる場合に、[受信箱] [送信箱][下書き]から削除されたデータが保存されます。 この他に、自分用のフォルダを作成できます。 自分用のフォルダは、「ルートフォルダの下」または「自分用フォルダの下」にのみ作成でき ます。 [受信箱][送信箱][下書き][ごみ箱]の下には、自分用のフォルダを作 成できません。 【注意】 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 フォルダを作成する をクリックする 2. → 「フォルダの作成」画面が表示されます。 3. 「フォルダ名」欄に、フォルダ名を入力する 【注意】 「フォルダ名」は必須項目です。必ず入力してください。 4. 「位置」のプルダウンメニューで、フォルダを作成する位置を選択する 5. 「メモ」欄に、フォルダについての情報などを入力する 6. 作成する を押す → フォルダ内データ一覧に戻ります。選択した位置に、フォルダが作成されま す。 ※ キャンセルする を押すとフォルダを作成せずにフォルダ内データ一覧に戻りま す。 3 振り分け保存を設定する 社内メールやメールを受信する際、その「標題」「差出人」「宛先」「CC」に含まれる文字列を 元に、自分で作成したフォルダに振り分けて保存するよう、設定することができます。 振り分け保存の設定は、個人設定で行います。 振り分け保存は、社内メールやメールの受信時に行われます。すでに [受信箱]に保存されているデータを別のフォルダに移動する場合は、 「一覧から移動する」機能を使用して、手動で移動します。 【ヒント】 ここでは、以下の操作について説明します。 振り分け保存を追加する 振り分け保存を編集する 振り分け保存を削除する 振り分け保存を変更する 振り分け保存を追加する 新規に振り分け保存を追加します。 1. 画面右下で 個人設定 をクリックする → 「個人設定（詳細）」画面が表示されます。 ※「個人設定（詳細）」画面が表示されていない場合は、「 詳細設定」タブをクリックしま す。 2. 「 各アプリケーション」の 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」画面が表示されます。 3. メール・社内メールの振り分け保存 をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面が表示されます。 4. 追加する をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け保存の追加」画面が表示されます。 5. 必要項目を設定する 各項目の設定方法は、下表のとおりです。 【注意】 項目名右に「*」が付いているものは、必須項目です。必ず 設定してください。 項目名 振り分け 保存名* 説 明 振り分け保存設定の名前を入力します。 振り分け保存名は重複して設定することも可能です。 ※Internet Explorer では、全半角関係なく 100 文字まで、Netscape では半角で100文字まで入力できます。 4 振り分け対 象* 振り分け条 件 「メール」および「社内メール」について、振り分け保存する 対象とするチェックボックスにチェックを入れて指定しま す。 これから指定する振り分け条件を、OR 指定するか AND 指定するかを、プルダウンメニューから選択します。「以下 の全ての条件を満たす」を指定すると AND 指定を、「以下 のいずれかの条件を満たす」を指定すると OR 指定を実 行します。 条件を設定する項目をプルダウンメニューから選択し、右 側のテキスト入力欄に条件文字列を入力します。さらに判 定条件を、一番右側のプルダウンメニューから選択しま す。「（項目）が（条件文字列）に比べて（判定条件）」であ るデータを振り分け対象とします。 条件を増やす さらに条件を設定する場合は、 を押し て、条件を追加します。条件を削除するには、各条件右側 の 削除 を押します。条件を全てクリアするには 条件を全て削除する 振り分け 保存先 フォルダ* 6. を押します。 上記の条件にあてはまる対象データをどのフォルダに保 存するかを、プルダウンメニューから選択して指定します。 ※（新規作成）を選択した場合は、「振り分け保存名」で指定した名前 のフォルダが作成され、そのフォルダが振り分け保存先になりま す。 【ヒント】 「条件」の項目（「標題」「差出人」「宛先」「CC」） は、複数設定できます。複数条件を設定した場合は、設定 した条件のいずれかに合うデータが、全て振り分け保存の 対象となります。 【ヒント】 社内メールをごみ箱に振り分けて保存することはできませ ん。 追加する を押す → 「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面に戻ります。 追加した振り分け保存名が一覧に表示されます。 ※ キャンセルする を押すと、追加せずに「メール・社内メールの振り分け保存の設 定」画面に戻ります。 振り分け保存を編集する 登録されている振り分け保存の内容を変更します。 1. 画面右下で 個人設定 をクリックする → 「個人設定（詳細）」画面が表示されます。 ※「個人設定（詳細）」画面が表示されていない場合は、「 詳細設定」タブをクリックしま す。 2. 「 各アプリケーション」の 個人フォルダ をクリックする 5 → 「個人フォルダ」画面が表示されます。 3. メール・社内メールの振り分け保存 をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面が表示されます。 4. 一覧から、目的の振り分け保存の 変更する をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け保存の変更」画面が表示されます。 【ヒント】 5. 6. 振り分け保存先のフォルダが削除されている場合、振り分 け保存名はグレーで表示されます。 必要項目を変更する 変更する を押す → 内容が変更され、「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面に戻りま す。 ※ キャンセルする を押すと、変更せずに「メール・社内メールの振り分け保存の設 定」画面に戻ります。 振り分け保存を削除する 1. 画面右下で 個人設定 をクリックする → 「個人設定（詳細）」画面が表示されます。 ※「個人設定（詳細）」画面が表示されていない場合は、「 詳細設定」タブをクリックしま す。 2. 「 各アプリケーション」の 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」画面が表示されます。 3. メール・社内メールの振り分け保存 をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面が表示されます。 4. 一覧から、目的の振り分け保存の 削除する をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け保存の削除」画面が表示されます。 5. 削除の内容を確認し、 はい を押す → 「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面に戻ります。削除した振り分 け保存名がリストから消えていることを確認してください。 ※ いいえ を押すと、削除せずに「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面に戻 ります。 振り分け保存の順番を変更する 振り分け保存は、一覧の一番上から順番に実行されます。 振り分け保存の順番を変更して振り分け保存の実行順番を設定します。 1. 画面右下で 個人設定 をクリックする 6 → 「個人設定（詳細）」画面が表示されます。 ※「個人設定（詳細）」画面が表示されていない場合は、「 詳細設定」タブをクリックし ます。 2. 「 各アプリケーション」の 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」画面が表示されます。 3. メール・社内メールの振り分け保存 をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け保存の設定」画面が表示されます。 4. 順番を変更する をクリックする → 「メール・社内メールの振り分け設定の順番変更」画面が表示されます。 ※リストには、設定されている順番に、振り分け保存名が表示されます。 5. 目的の振り分け保存名を選択する → 選択した振り分け保存名が反転表示されます。 6. リスト左のボタンで、順番を変更する 選択したボタンの種類によって、以下のように移動します。 ：一番上へ移動します。 ：1 つ上へ移動します。 ：1 つ下へ移動します。 ：一番下へ移動します。 7. 変更する を押す → 「メール・社内メールの振り分け保存の設定」に戻ります。 変更した順番で、振り分け保存が表示されます。 ※ キャンセルする を押すと、順番変更せずに「メール・社内メールの振り分け保存 の設定」画面に戻ります。 [受信箱]に保存されているデータを手動で移動する方法については、「データを移動／削除 する」をご覧ください。 データを移動／削除する 7 更新を通知するフォルダを変更する 「個人フォルダ」の各フォルダに対し、更新を通知するかどうかを設定します。 更新通知を設定すると、そのフォルダに以下の更新があった場合に、トップページの「最新 情報」欄に通知されます。 フォルダ内に「メール」「社内メール」が振り分け保存された場合 。 フォルダ内の社内メールにフォローが書き込まれたり、本文が更新された場合 ここでは、個人設定でフォルダの更新通知を設定する方法について説明します。 1. 画面右下で 個人設定 をクリックする → 「個人設定（詳細）」画面が表示されます。 ※「個人設定（詳細）」画面が表示されていない場合は、「 詳細設定」タブをクリックしま す。 2. 「 各アプリケーション」の 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」画面が表示されます。 3. 更新を通知するフォルダ をクリックする →「更新を通知するフォルダ」画面が表示されます。 「個人フォルダ」に設定されている全てのフォルダが表示されます。 ※「更新を通知するフォルダ」画面は、「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧で、 新を通知するフォルダの設定 4. 5. 更 をクリックしても表示されます。 更新を通知するフォルダのチェックボックスにチェック入れる 更新を通知しない場合は、そのフォルダのチェックを外します。 変更する を押す → 設定内容が変更され、個人設定の「個人フォルダ」画面に戻ります。 ※ キャンセルする を押すと、変更せずに個人設定の「個人フォルダ」画面に戻りま す。。 フォルダの更新通知は、フォルダごとに変更することもできます。 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧については、「フォルダ内データ一覧を参照する」を ご覧ください。 フォルダ内データ一覧を参照する フォルダごとに更新通知を変更する方法については、「フォルダを変更／削除する」をご覧く ださい。 フォルダを変更／削除する 8 フォルダを変更／削除する フォルダ情報および更新通知の変更、またはフォルダの削除を行います。 ここでは、以下の操作について説明します。 フォルダ情報を変更する フォルダの更新通知を変更する フォルダを削除する フォルダ情報を変更する フォルダの情報を変更します。 [受信箱][送信箱][下書き]については、「メモ」欄以外の情報は変更 できません。 【注意】 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダの内容が右の一覧に表示されます。 3. フォルダの詳細 をクリックする → 「フォルダの詳細」画面が表示されます。 4. 変更する をクリックする → 「フォルダ情報の変更」画面が表示されます。 ※各項目には、設定されている値が表示されます。 5. 必要に応じて、内容を変更する 各項目の設定方法は、下表のとおりです。 【注意】 項目名右に「*」が付いているものは、必須項目です。必ず 設定してください。 項目名 フォルダ名 説 明 フォルダ名を入力します。 ※[受信箱][送信箱][下書き]の場合は、変更できません。 位置 プルダウンメニューから、フォルダを設定する位置を選択 します。 選択した位置に、フォルダが移動します。 ※プルダウンメニューには、フォルダを設定できる位置のみ表示され ます。 ※[受信箱][送信箱][下書き]の場合は、変更できません。 メモ 6. 変更する フォルダについての情報などを入力します。 を押す 9 → 内容が変更され、「フォルダの詳細」画面に戻ります。 ※ キャンセルする を押すと、フォルダ情報を変更せずに「フォルダの詳細」画面に戻 ります。 フォルダの更新通知を変更する 各フォルダの更新通知を設定／解除します。 【ヒント】 1. 任意に作成したフォルダには、全て更新通知が設定されています。 アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 【ヒント】 2. 更新通知が設定されているフォルダは、フォルダ名右に が表示されています。 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 フォルダの詳細 をクリックする 3. → 「フォルダの詳細」画面が表示されます。 【ヒント】 4. 画面下部の「設定情報」に、更新通知の設定内容が表示さ れます。 更新通知が設定されている場合：「更新通知の 設定」欄に「通知中」と表示されます。 更新通知が設定されていない場合：「更新通知 の設定」欄に「通知通知は解除されています」と 表示されます。 更新通知を解除する場合は、 更新通知を解除する をクリックする → 「フォルダの更新通知の解除」画面が表示されます ※更新通知を設定する場合は、 更新を通知する をクリックします。「フォルダの 更新通知」画面が表示されます。 【ヒント】 5. フォルダ内にサブフォルダがある場合は、「フォルダの更 新通知の解除」画面または「フォルダの更新通知」画面に 「サブフォルダの更新通知も解除する」または「サブフォ ルダの更新も通知する」チェックボックスが表示されま す。チェックを入れることでサブフォルダごと同時に設定 を変更できます。 更新通知を解除する 内容を確認し、 を押す → 更新通知が解除され、「フォルダの詳細」画面に戻ります。 ※ 更新通知を設定する場合は、 更新を通知する 10 を押します。更新通知が設定さ れ、「フォルダの詳細」画面に戻ります。 ※ キャンセルする を押すと、更新通知の設定を変更せず「フォルダの詳細」画面に 戻ります。 【ヒント】 「フォルダの更新通知の解除」画面および「フォルダの更 新通知」画面は、フォルダ内データ一覧から表示すること もできます。 その他の操作▼ フォルダ ○○ の更新通 フォルダ ○○ の更新を通知する を選 を押し、 知を解除する／ 択します（「○○」には、選択されているフォルダ名が表 示されます） 【ヒント】 更新通知設定の変更は、フォルダ内データ一覧左下の 更 新を通知するフォルダの設定、または個人設定から変更す ることもできます。 フォルダを削除する 自分が作成したフォルダを削除します。 フォルダを削除すると、フォルダ内に保存されているデータ（社内メモ、メール、メモ）や、フォ ルダの下にあるサブフォルダも全て削除されます。 【注意】 [受信箱]、[送信箱]、[下書き]、および[ごみ箱]は、削除できませ ん。 削除されたフォルダ内のデータは、個人設定で「ごみ箱」機能を設定しているかどうかで、以 下のように処理されます。 「ごみ箱」機能を使用する設定になっている場合 フォルダ内のデータは[ごみ箱]に移動されます。 削除したフォルダにサブフォルダがある場合は、サブフォルダ内のデータも[ごみ 箱]に移動されます。 フォルダ／サブフォルダ自体は[ごみ箱]に移動されず、削除されます。 「ごみ箱」機能が設定されていない場合 フォルダを削除すると、フォルダ内の全てのデータが削除されます。 【注意】 1. [削除したデータを復旧することはできません。ご注意くだ さい。 アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 3. フォルダの詳細 をクリックする → 「フォルダの詳細」画面が表示されます。 11 4. 削除する をクリックする → 「フォルダの削除」画面が表示されます。 5. 削除の内容を確認し、 はい を押す → 選択したフォルダが削除され、フォルダ内データ一覧が表示されます。 ※ いいえ を押すと、フォルダを削除せずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 【ヒント】 自分が作成したフォルダは、フォルダ内データ一覧の その他の操作▼ を押し、 フォルダ ○○ を削除する をクリックしても削除できます（「○○」には、選択され ているフォルダ名が表示されます）。 フォルダ内データ一覧または個人設定からの更新通知の設定については、「更新を通知す るフォルダを変更する」をご覧ください。 更新を通知するフォルダを変更する ごみ箱機能の設定については、「ごみ箱を設定する」をご覧ください。 ごみ箱を設定する 12 作成したフォルダの順番を変更する 「個人フォルダ」に作成したフォルダ（サブフォルダ）の順番を変更します。同じ階層内でのフ ォルダの順番を変更できます。 【ヒント】 1. [受信箱] / [送信箱] / [下書き] / [ごみ箱] の順番を変更すること はできません。 アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックします。 → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 3. 目的のフォルダを選択する 画面左下の フォルダの順番を変更する をクリックする → 「フォルダの順番変更」画面が表示されます。 ※リストには、選択したフォルダと同じ階層に登録されているフォルダ名が表示されます。 4. 目的のフォルダ名を選択する → 選択したフォルダ名が反転表示されます。 5. リスト左のボタンで、順番を変更する 選択したボタンの種類によって、以下のように移動します。 ：一番上へ移動します。 ：1 つ上へ移動します。 ：1 つ下へ移動します。 ：一番下へ移動します。 6. 変更する を押す → フォルダ内データ一覧に戻ります。 変更した順番で、フォルダが表示されます。 ※ キャンセルする を押すと順番を変更せずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 13 ごみ箱を設定する 「個人フォルダ」では、「ごみ箱」機能を使用することができます。 「ごみ箱」とは、各フォルダから削除したデータを一時的に保存しておくことのできるフォルダ のことです。 「ごみ箱」機能を使用する設定にした場合は、[受信箱][送信箱][下書き]、および自分で作 成したフォルダ内のデータを削除すると、そのデータが「ごみ箱」に移動され、設定期間内保 存されます。 「ごみ箱」機能を使用しない設定にした場合は、[受信箱][送信箱] [下書き]、および自分で作成したフォルダ内のデータを削除すると、 完全に削除され、復旧できなくなります。 【注意】 「ごみ箱」に移動したデータを、別のフォルダに移動することもできます。 1. 画面右下で 個人設定 をクリックする → 「個人設定（詳細）」画面が表示されます。 ※「個人設定（詳細）」画面が表示されていない場合は、「 詳細設定」タブをクリックしま す。 2. 「 各アプリケーション」の 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」画面が表示されます。 3. ごみ箱 をクリックする → 「ごみ箱」画面が表示されます。 4. 「ごみ箱機能」で、ごみ箱機能を使用するかどうかをチェックボックスで指定する ごみ箱機能を使用する場合：「使用する」にチェックを入れます。 ごみ箱機能を使用しない場合：「使用する」のチェックを外します。 5. 6. ※初期設定では、「使用する」にチェックが入っています。 「ごみ箱に保存する期間」で、何日間ごみ箱に保存するかをプルダウンメニューか ら選択する 保存期間は、1 ∼ 10 日まで設定できます。 変更する を押す → 設定内容が変更され、個人設定の「個人フォルダ」画面に戻ります。 ※ キャンセルする を押すと、変更せずに個人設定の「個人フォルダ」画面に戻りま す。 ごみ箱に移動したデータを別のフォルダに移動する方法については、「ごみ箱を利用する」 をご覧ください。 ごみ箱を利用する 14 フォルダ内データ一覧での操作 フォルダ内データ一覧を参照する データを移動／削除する データを並べ替えて表示する 15 フォルダ内データ一覧を参照する 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧で、フォルダの内容を参照します。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → フォルダ内データ一覧が表示されます。 ※他のアプリケーションの表示から「個人フォルダ」を表示した場合は、[受信箱]が選択さ れています。 「個人フォルダ」に登録されているフォルダがツリー表示されます。 [受信箱][送信箱][下書 き]は、「サイボウズ Office 6」が用意しているシステムフォルダです。必ず表示されます。 個人設定で「ごみ箱機能」を設定している場合は、[ごみ箱]も表示されます。 自分で作成したフォルダがある場合は、[下書き]の下に表示されます。 【ヒント】 フォルダ名右に が表示されている場合は、このフォルダは更新通 知設定されています。フォルダ名右に数字が表示されている場合は、 未読の社内メール／メールの件数を表しています。 更新を通知するフォルダの設定 「更新を通知するフォルダ」画面が表示されます。フォルダの更新通知を設定でき ます。 「フォルダの順番変更」画面が表示されます。自分が作成したフォルダの順番を 変更できます。 フォルダの順番を変更する ツリーで選択したフォルダに保存されているデータが一覧表示されます。 クリックすると、全てのデータのチェックボックスにチェックが入ります。チェックした 項目を移動／削除することができます。 「標題」 データの題名が表示されます。標題をクリックすると、その内容を参照することが 16 できます。 標題名左のアイコンで、データの種類を判別できます。 標題欄のデータアイコンは、下表のとおりです。 アイコン 説 明 「社内メール」であることを示しています。 標題名が太字の場合は、未読です。 社内メールが更新されていることを示しています。 社内メールに添付ファイルがあることを示しています。 「メール」であることを示しています。 標題名が太字の場合は、未読です。 「転送済みメール」であることを示しています。 「返信済みメール」であることを示しています。 メールに添付ファイルがあることを示しています。 「メモ」であることを示しています。 メモに添付ファイルがあることを示しています。 「差出人」 データを送信／作成したユーザー名が表示されます。 ※送信箱の場合は、「受取人」が表示されます。宛先に設定されているデータの受取人名 が表示されます。 「作成日時／更新日時」 データが作成された日付／更新された日付が表示されます。 ータを昇順／降順に並べ替えることもできます。 「備考」 社内メールの場合は、「確認しました」ボタンを付けて送信された社内メールの み、状況 が表示されます。状況 をクリックすると、その社内メールの閲覧状況が 表示されます。 メールの場合はメールのサイズが、ファイルが添付されたメモの場合は添付ファ イルのサイズがキロバイト単位で表示されます。 をクリックしてデ 削除する このボタンを押すと、チェックボックスにチェックが入っているデータが削除されま す。 プルダウンメニューと 移動する プルダウンメニューから選択したフォルダにデータを移動できます。チェックボック スにチェックが入っているデータが移動されます。 新着メールを受信する メールの新着状況を確認して、受信箱に受信します。 振り分け保存の設定を行っているときは、指定したフォルダに受信します。 個人フォルダ検索 テキスト入力欄に検索文字列を入力し、このボタンを押すと、「個人フォルダ」内に 17 登録されているデータが検索されます。 詳細検索をクリックすると、 検索対象や、検索結果の表示件数などを指定できま す。 フォルダを作成する 個人フォルダに新しくフォルダを作成します。 社内メールを送る 社内メールを作成し、送信します。作成途中にメモとして保存することもできます。 メールを送る メールを作成し、送信します。作成途中にメモとして保存することもできます。 メモを書く メモを作成します。 「新規に作成するメニュー」にまとめる 「フォルダを作成する」から「メモを書く」までのリンクを、 にまとめることができます。展開するには、 新規に作成する ▼ 新規に作成する ▼ を押し、 「新規に作成するメニュー」を展開する を選択します。 フォルダの更新通知の設定については、「フォルダを変更／削除する」または「更新を通知 するフォルダを変更する」をご覧ください。 フォルダを変更／削除する 更新を通知するフォルダを変更する 作成したフォルダの並び替えについては、「作成したフォルダの順番を変更する」をご覧くだ さい。 作成したフォルダの順番を変更する 一覧からのデータの移動／削除については、「データを移動／削除する」をご覧ください。 データを移動／削除する 一覧に表示されているデータの並び替えについては、「データを並べ替えて表示する」をご 覧ください。 データを並べ替えて表示する 新着メールのチェックについては、「新着メールを受信する」をご覧ください。 新着メールを受信する 「個人フォルダ」内のデータの検索については、「データを検索する」をご覧ください データを検索する フォルダの作成については、「フォルダを作成する」をご覧ください。 フォルダを作成する 社内メールの送信については、「社内メールの送信」をご覧ください。 18 社内メールの送信 メールの送信については、「メールの送信」をご覧ください。 メールの送信 メモの作成については、「メモを作成する」をご覧ください。 メモを作成する 19 データを移動／削除する フォルダ内データ一覧では、各フォルダに保存されている社内メール、メール、およびメモ を、別のフォルダに移動したり、一覧から削除したりできます。 ここでは、以下の操作について説明します。 データを別のフォルダに移動する データを削除する フォルダ内の全データをまとめて削除する データを別のフォルダに移動する 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 3. 目的のデータのチェックボックスにチェック入れる 【ヒント】 4. 5. 複数のデータを指定できます。一覧上部の をクリックす ると、全てのチェックボックスにチェックが入ります。 一覧下部の「チェックした項目を」のプルダウンメニューから、移動するフォルダを 選択する ※プルダウンメニューには、「個人フォルダ」に設定されている全てのフォルダ名が表示さ れます。 移動する を押す → 選択したデータが、指定したフォルダに移動します。 データを削除する 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 3. 目的のデータのチェックボックスにチェック入れる 【ヒント】 複数のデータを指定できます。一覧上部の をクリックす ると、全てのチェックボックスにチェックが入ります。 20 4. 一覧下部の 削除する を押す → 「個人フォルダからの一括削除」画面が表示されます。 5. データに「送信した社内メール」がある場合は、受信者の「個人フォルダ」からも削 除するかどうかをチェックボックスで指定する 受信者の「個人フォルダ」からも完全に削除する場合は、「送信した社内メールを 受信者の個人フォルダからも完全に削除する」チェックボックスにチェックを入れ ます。 ※削除されたデータは、[ごみ箱] には保存されず、システムから完全に削除されます。 6. はい を押す → フォルダ内データ一覧に戻ります。選択したデータが一覧から削除されます。 ※ いいえ を押すと削除せずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 フォルダ内の全データをまとめて削除する フォルダ内に保存されている全てのデータをまとめて削除します。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 3. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 その他の操作▼ を押し、 フォルダ ○○ 内の全データを削除する を 選択する → 「フォルダ内の全データの削除」画面が表示されます。 ※「○○」には、選択しているフォルダ名が表示されます。 4. 5. はい を押す → フォルダ内データ一覧に戻ります。選択したデータが一覧から削除されます。 サブフォルダがある場合は、サブフォルダ内の全データを削除するかどうかをチェ ックボックスで指定する サブフォルダ内の全データを削除する場合は、「サブフォルダ内の全データも削 除する」チェックボックスにチェックを入れます。 ※ いいえ を押すと削除せずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 【ヒント】 フォルダ内の全データ削除で削除されるのは、フォルダ内 のデータまたは指定した場合はサブフォルダ内のデータの みです。フォルダやサブフォルダ自体は削除されません。 【ヒント】 「フォルダの詳細」画面で、 フォルダ内の全データを削 除する をクリックしても、フォルダ内のデータを一括削除 することができます。 21 【ヒント】 削除されたデータは、個人設定で「ごみ箱機能」を設定し ている場合は、ごみ箱に移動されます。 「ごみ箱機能」を設定していない場合は、完全に削除され ます。 ごみ箱機能の設定については、「ごみ箱を設定する」をご覧ください。 ごみ箱を設定する ごみ箱からデータを削除する場合については、「ごみ箱を利用する」をご覧ください。 ごみ箱を利用する 22 データを並べ替えて表示する フォルダ内のデータを、データの「作成日時」順または「更新日時」順の「新しい順／古い順」 に並べ替えて表示することができます。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 3. その他の操作▼ 一覧の日時表示を変更する場合は、 を押し、 作成日時 でソートする （または 更新日時でソートする） を選択する → 一覧の日時表示が、「作成日時」（または「更新日時」）に切り替わります。 作成日時でソートするが表 更新日時でソートする 示されます。「作成日時」順に表示されている場合は、 が表示されます。 4. ※一覧が「更新日時」順に表示されている場合は、 一覧の「作成日時」（または「更新日時」）右の （または をクリックする → 「作成日時」（または「更新日時」）が新しい順／古い順に並び替わります。 をクリックした場合：日付の新しい順に並び替わり、 ます をクリックした場合：日付の古い順に並び替わり、 ます。 23 に切り替わり に切り替わり 個人フォルダの便利な機能 個人フォルダでは、社内メール、メール、およびメモを利用するためにさまざまな機能が用 意されています。 データを検索する 新規作成メニューの表示を切り替える フォルダ情報を確認する ごみ箱を利用する 24 データを検索する 個人フォルダ内にある、社内メール、メール、およびメモの各データの中から、特定の文字 列を含むデータを検索します。 ここでは、以下の操作について説明します。 文字列を指定して検索する 詳細な条件を指定して検索する 文字列を指定して検索する 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 個人フォルダ検索 画面上部のテキスト入力欄に検索文字列を入力し、 を押 す 検索文字列は、100 文字以内で入力します。 全角／半角スペースを区切り文字として複数の語句を入力すると、AND 検索が できます。 → 「個人フォルダの検索」画面に切り替わり、検索結果が表示されます。 検索は過去 1000 件のデータを対象に行われます。 ※ 再度検索を行いたい場合は、画面上部のテキスト入力欄に新たに文字列を入力し、 個人フォルダ検索 を押します。 詳細な条件を指定して検索する 検索対象や、検索結果の表示件数などを指定できます。 1. フォルダ内データ一覧、または「個人フォルダの検索」画面で、詳細検索 をクリッ クする → 「個人フォルダの検索」画面の「検索設定」タブが表示されます。 2. 「検索文字列」に文字列を入力する 3. 「検索フォルダ」のプルダウンメニューで、検索対象のフォルダを選択する プルダウンメニューには、個人フォルダに登録されている全てのフォルダが表示さ れます。 4. 「サブフォルダ」で、サブフォルダも検索するかどうかを指定する 検索対象のフォルダにサブフォルダがある場合、そのサブフォルダ内のデータも 全て検索対象とする場合は、「サブフォルダも検索する」チェックボックスにチェッ クを入れます。 5. 「検索対象」で、検索対象とするデータを「社内メール」「メール」「メモ」から指定し ます。 ※「個人フォルダの検索」画面で詳細検索をクリックした場合は、検索文字列が表示されて います。必要に応じて、変更してください。 25 検索対象とするデータのチェックボックスにチェックを入れます。複数選択できま す。 6. 「検索項目」で、検索対象の項目を指定する 「検索文字列」を検索する項目を、「標題」「本文」「差出人」「宛先」「CC」から指定 します。 検索対象とする項目のチェックボックスにチェックを入れます。複数選択できま す。 7. 「検索対象件数」プルダウンメニューで、過去何件分のデータから検索するかを選 択する 選択できる範囲は、「過去 1000 件」「過去 5000 件」「過去 10000 件」「全件数」で す。 8. 「検索件数」のプルダウンメニューで、10 件、20 件、50 件、100 件、および全件の 中から選択し、 検索する を押す → 「検索結果」タブに切り替わり、検索結果が表示されます。 検索結果について 検索結果は、フォルダ内データ一覧で、表示されているフォルダ順に表示されます。 「標題」をクリックすると、そのデータの詳細が表示されます。 検索結果のデータは、移動または削除することができます。 【ヒント】 「検索文字列」にカーソルをおいたまま〔Enter〕キーを押しても、 検索を実行できます。 【ヒント】 「個人フォルダの検索」画面内で、検索実行後に「検索結果」タブか ら「検索設定」タブに切り替えても、「検索結果」タブの内容は保持 されています。また、「検索設定」タブから「検索結果」タブに切り 替えても同様に指定した検索条件は保持されています。 いずれも、次の検索が実行されるまで、表示は変更されません。 【ヒント】 検索し直す場合は、「検索設定」タブをクリックし、検索条件を指定 し直してください。 検索し直す場合は、「検索設定」タブをクリックし、検索条件を指定し直してください。 データを移動／削除する 26 新規作成メニューの表示を切り替える 個人フォルダのフォルダ内データ一覧上部には、「新規に作成する」メニューが表示されま す。 「新規に作成する」メニューでは、以下の操作を行うことができます。 フォルダを作成する 社内メールを送る メールを送る メモを書く 「新規に作成する」メニューは、表示を切り替えることができます。 「新規に作成する」メニューが展開されている場合 フォルダ内データ一覧上部に、上記のメニュー項目が横に並んで表示されています。 1. 「新規に作成する」メニューにまとめる をクリックする 新規に作成する ▼ → まとめられます。 が表示され、メニュー項目がプルダウンメニューに 「新規に作成する」メニューがまとめられている場合 新規に作成する ▼ のプルダウンメニューの中に、メニュー項目がまとめられていま す。 1. 新規に作成する ▼ を押し、 「新規に作成する」メニューを展開する を選択する → 「新規に作成する」メニューが展開され、メニュー項目が横に並んで表示されま す。 「フォルダを作成する」については、「フォルダを作成する」をご覧ください。 フォルダを作成する 「社内メールを送る」については、「社内メールの送信」をご覧ください。 社内メールの送信 「メールを送る」については、「メールの送信」をご覧ください。 メールの送信 「メモを書く」については、「メモを作成する」をご覧ください。 メモを作成する 27 フォルダ情報を確認する フォルダ情報を確認します。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 3. フォルダの詳細をクリックする → 「フォルダの詳細」画面が表示されます。 「フォルダの詳細」画面の表示項目は、下表のとおりです フォルダ情報 フォルダ名 フォルダの名前が表示されます。 位置 フォルダが設定されている位置が表示されます。 メモ フォルダについての情報などが表示されます。 設定情報 更新通知の 設定 更新通知の設定内容が表示されます。 ・更新通知が設定されている場合 「通知中」と表示されます。 更新通知を解除する をクリ ックすると、更新通知を解除できます。 ・更新通知が設定されていない場合 「更新通知が解除されています」と表示されます。 更新 通知を設定する をクリックすると、更新通知を設定できま す。 「フォルダの詳細」画面では、フォルダに対して、以下の操作を行うことができま す。 フォルダ情報を変更する 自分で作成したフォルダの情報を変更します。 【注意】 [受信箱][送信箱][下書き]については、「メモ」の追加／変更のみ行 えます。「フォルダ名」「位置」を変更することはできません。 [ごみ箱] については、情報を変更することはできません。 変更する をクリックし、「フォルダ情報の変更」画面で変更します。 フォルダを削除する 自分で作成したフォルダを削除します。 28 【注意】 [受信箱][送信箱][下書き][ごみ箱]を削除することはできません。 削除する をクリックし、 「フォルダの削除」画面で削除します。 フォルダ内の全データを削除する フォルダに保存されている全てのデータを削除します。 サブフォルダがある場合は、サブフォルダ内の全てのデータも削除するかどうか、選択でき ます。 フォルダ内の全データを削除する をクリックし、「フォルダ内の全データの削除」画面 で削除します。 フォルダの更新通知の設定、フォルダ情報の変更、およびフォルダの削除については、「フ ォルダを変更／削除する」をご覧ください。 フォルダを変更／削除する フォルダ内データの一括削除については、「データを移動／削除する」をご覧ください。 データを移動／削除する 29 ごみ箱を利用する 「ごみ箱機能」を設定している場合、各フォルダから削除されたデータは、一度「ごみ箱」に 移動され、指定期間保存されます。 ごみ箱に保存されたデータは、完全に削除されたわけではなく、「削除」候補として「ごみ箱」 に保存されます。 他のフォルダに保存されているデータと同じように、「社内メール」「メール」「メモ」として処理 を行うことができます。 また、ごみ箱に保存されたデータを、別のフォルダに移動し、復旧することもできます。 保存期間が過ぎた場合、または「ごみ箱」からデータを削除した場合は、システムから完全 に削除されます。 【注意】 ごみ箱から削除されたデータを復旧することはできません。ご注意く ださい。 【ヒント】 ごみ箱に保存されたデータは、保存期間がすぎてから最初に社内メー ルを操作したタイミングで削除されます。 ここでは、以下の操作について説明します。 ごみ箱からデータを復旧する ごみ箱からデータを削除する ごみ箱を利用する ごみ箱からデータを復旧する ごみ箱からデータを復旧する 1. フォルダ内データ一覧で、[ごみ箱] をクリックする → [ごみ箱]が反転表示され、ごみ箱に保存されているデータが一覧表示されま す。 2. 目的のデータのチェックボックスにチェックを入れる 3. ※ 全てのデータを選択する場合は、 クが入ります。 をクリックします。全てのチェックボックスにチェッ 一覧下部のプルダウンメニューから、移動するフォルダを選択し、 移動する を 押す → 選択したデータが、指定したフォルダに移動し、ごみ箱からは削除されます。 ごみ箱からデータを削除する ごみ箱に保存されているデータを削除します。 1. フォルダ内データ一覧で、[ごみ箱] をクリックする → [ごみ箱]が反転表示され、ごみ箱に保存されているデータが一覧表示されま す。 2. 目的のデータのチェックボックスにチェックを入れる 30 ※ 全てのデータを選択する場合は、 クが入ります。 をクリックします。全てのチェックボックスにチェッ 3. を押す → 「個人フォルダからの一括削除」画面が表示されます。 4. 内容を確認し、 はい を押す → 選択したデータがごみ箱から削除され、フォルダ内データ一覧に戻ります。 削除する ※ いいえ を押すと削除せずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 ごみ箱を利用する ごみ箱に保存されているデータを一括削除し、ごみ箱を空にします。 1. 2. フォルダ内データ一覧で、[ごみ箱]をクリックする → [ごみ箱]が反転表示され、ごみ箱に保存されているデータが一覧表示されま す。。 その他の操作▼ を押し、 フォルダ [ごみ箱] 内の全データを削除す る を選択する → 「フォルダ内の全データ削除」画面が表示されます。 3. 内容を確認し、 はい を押す → ごみ箱内の全てのデータが削除され、ごみ箱が空になります。 フォルダ内データ一覧に戻ります。 ※ いいえ を押すと削除せずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 「ごみ箱機能」の設定については、「ごみ箱を設定する」をご覧ください。 ごみ箱を設定する ごみ箱内のデータの処理については、「フォルダ内データ一覧を参照する」をご覧ください。 フォルダ内データ一覧を参照する 31 メモ機能の利用 個人フォルダには、覚えておきたい情報を記録しておいたり書きかけの社内メールやメール を送信せずにとっておくために、メモ機能があります。 メモを作成する メモを閲覧する メモを変更／削除する 32 メモを作成する メモを作成します。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. メモを書く をクリックする ※ 「新規に作成する」メニューがまとまっている場合は、 新規に作成する ▼ を 押し、 メモを書く を選択します。 → 「メモの書き込み」画面が表示されます。 3. 必要項目を入力する 各項目の設定方法は、下表のとおりです。 【注意】 項目名右に「*」が付いているものは、必須項目です。必ず 設定してください。 項目名 説明 課題* 標題名を入力します。 位置 メモを保存するフォルダを、プルダウンメニューから選択し ます。 内容 メモの内容を入力します。 ファイル ファイルを添付します。 参照... を押し、ファイルを選択すると、リストに選択した ファイル名が表示されます。複数選択できます。 ※設定したファイルを削除する場合は、リストから目的のファイルを選 択し、 削除 を押します 4. 書き込む を押す → 指定したフォルダにメモが作成され、フォルダ内データ一覧に戻ります。 ※ キャンセルする を押すとメモを書き込まずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 【ヒント】 Windows 版の Internet Explorer 5.5 以上をご利用の場合 は、「書式編集」ラジオボタンを選択すると内容欄の文字 の書式を編集できます。 書式編集については、「書式を編集する」で説明していま す。 【ヒント】 添付ファイルはファイル管理の機能を利用しています。詳 細については「添付ファイルのしくみ」で説明していま す。 「新規に作成する」メニューについては、「新規作成メニューの表示を切り替える」をご覧くだ さい。 33 新規作成メニューの表示を切り替える 書式編集については、「書式を編集する」をご覧ください。 書式を編集する 添付ファイルについては、「添付ファイルのしくみ」をご覧ください。 添付ファイルのしくみ 34 メモを閲覧する 登録されているメモの内容を閲覧します。 1. 個人フォルダ をクリックする アプリケーションメニューの → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のメモが保存されているフォルダを選択する → 選択したフォルダが反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一覧 表示されます。 3. 目的のメモの「標題」をクリックする → 「メモ本文」画面が表示されます。 「メモ本文」画面では、以下の操作を行うことができます。 変更する をクリックすると、「メモの変更」画面が表示され、メモの 内容を編集できます。 その他の操作▼ を押すと、プルダウンメニューが表示されま 再利用して作成する、 社内メールで送る、 メールで 送る、 掲示板に書き込む から、操作を選択できます。 す。 ※ 閉じる 【ヒント】 をクリックすると、プルダウンメニューが閉じます。 各アプリケーションの連携機能を利用して保存されたメモ には、 変更する の右側に、作成元のアプリケーション へのリンクが表示されます。 たとえば、「メールの送信」画面から保存されたメモの場 合は メールで送る が表示されます。 削除する クリックすると、メモを削除できます。 ▼ 宛先情報を表示する 「メールの送信」画面、「社内メールの送信」画面、「掲示板の書き込 み」画面で、メモとして保存した場合のみ表示されます。 メモの書き込み元によって、宛先情報の内容は以下のように違いま す。 「社内メールの送 社内メールの宛先欄に設定されているユー 信」画面 ザー数とユーザー名が全て表示されます。 「メールの送信」 画面 メールの件名です。 「掲示板への書き カテゴリ欄で選択したカテゴリ名が表示され 込み」画面 ます。 プルダウンメニューと 移動する プルダウンメニューから選択したフォルダに、メモを移動できます。 << 前へ ／次へ >> フォルダ内に登録されている前後のデータを閲覧できます。 << 前へ をクリックすると、1 つ前に登録されているデータの内容が 35 表示されます。 次へ >> をクリックすると、1 つ後に登録されているデータの内容が 表示されます。 メモの変更については、 「メモを変更／削除する」をご覧ください。 メモを変更／削除する メモの再利用作成については、「メモを再利用して登録する」をご覧ください。 メモを再利用して登録する 社内メールで送る方法については、「社内メールの送信」をご覧ください。 社内メールの送信 メールで送る方法については、「メールの送信」をご覧ください。 メールの送信 掲示板への書き込みについては、「掲示板への書き込み」をご覧ください。 掲示板への書き込み メモの削除については、 「メモを変更／削除する」をご覧ください。 メモを変更／削除する メモの移動については、「データを移動／削除する」をご覧ください。 データを移動／削除する 36 メモを変更／削除する 登録されているメモの内容を変更します。 ここでは、以下の操作について説明します。 メモの内容を変更する メモを削除する メモの内容を変更する 保存したメモの内容を変更します。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のメモが保存されているフォルダを選択する → 選択したフォルダが反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一覧 表示されます。 3. 目的のメモの「標題」をクリックする → 「メモ本文」画面が表示されます。 変更する をクリックする 4. → 「メモの変更」画面が表示されます。 5. 必要に応じて、内容を変更する ※ 参照... 6. を押して、添付ファイルを追加することもできます。 変更する を押す → 内容が変更され、「メモ本文」画面に戻ります。 ※ キャンセルする を押すと内容を変更せずに「メモ本文」画面に戻ります。 メモの設定項目については、「メモを作成する」をご覧ください。 メモを作成する メモを削除する 保存したメモを削除します。削除されたメモは、「ごみ箱」に移動されます。 【注意】 1. 個人設定で「ごみ箱機能」を「使用しない」設定になっている場合 は、削除されたデータはごみ箱には移動せず、システムから完全に削 除されます。ご注意ください。 アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のメモが保存されているフォルダを選択する → 選択したフォルダが反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一覧 37 表示されます。 3. 4. 目的のメモの「標題」をクリックする → 「メモ本文」画面が表示されます。 削除する をクリックする → 「メモの削除」画面が表示されます。 5. 内容を確認し、 はい をクリックする → メモが削除され、フォルダ内データ一覧が表示されます。 ※ いいえ を押すと削除せずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 38 メモの便利な機能 メモを再利用して登録する 書式を編集する メモを送信する／掲示板に書き込む 添付したファイルを編集する 39 メモを再利用して登録する 登録されているメモを再利用して、新しいメモを作成します。 「再利用作成」すると、項目を入力する手間が省けて便利です。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → フォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のメモが登録されているフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 3. 目的のメモの「標題」をクリックする → 「メモ本文」画面が表示されます。 4. その他の操作▼ を押し、 再利用して作成する をクリックする → 「メモの書き込み」画面が表示されます。 参照しているメモの内容が設定されています。 5. 必要項目を変更する 6. 書き込む を押す → 新規にメモが作成され、フォルダ内データ一覧に戻ります。 ※ キャンセルする を押すとメモを書き込まずにフォルダ内データ一覧に戻ります。 設定項目の詳細については、「メモを作成する」をご覧ください。 メモを作成する 40 書式を編集する 【注意】 書式設定は、Windows 版の Internet Explorer 5.5 以上の Web ブラ ウザーでのみ利用できます。 メモ本文の書式を編集します。 「メモの書き込み」画面でメモを編集する際、「連絡内容」のテキスト入力欄で 「書式編集」ラ ジオボタンを選択すると、テキスト入力欄上部に以下のようなボタンが表示されます。 このボタンを利用して、本文欄の文字の書式を編集することができます。 1. 2. 「連絡内容」のテキスト入力欄内で選択中の文字列や段落を選択する 選択中の文字列や段落に対し、設定したい書式のボタンを押す → 選択した書式が反映されます。 書式編集ボタンの機能 ボタン 説 明 選択中の文字列のフォントサイズを変更します。 -1 / 標準 / +1 / +2 / +3 から選択してください。 選択中の文字列を太字に変更します。 選択中の文字列を斜体に変更します。 選択中の文字列に下線を追加します。 選択中の文字列にハイパーリンクを設定します。 このボタンを押すと「ハイパーリンク」画面が表示され、ハイパーリンク情報 を設定できます。リンクの種類と URL を指定して OK を押します。 現在のカーソル行を、左揃えにします。 現在のカーソル行を、中央揃えにします。 現在のカーソル行を、右揃えにします。 選択中の文字列の色を変更します。 選択中の文字列の背景色を変更します。 【ヒント】 設定した書式を全て取り消す場合は「テキスト」ラジオボタンを選択 します。この場合、設定した書式は全て取り消され、復活させること はできません。 41 メモを送信する／掲示板に書き込む 登録されているメモの内容を、「社内メール」「メール」で送信できます。 また、「掲示板」に書き込むこともできます。 1. アプリケーションメニューの 個人フォルダ をクリックする → 「個人フォルダ」のフォルダ内データ一覧が表示されます。 2. 目的のフォルダを選択する → 選択したフォルダ名が反転表示され、フォルダ内に保存されているデータが一 覧表示されます。 3. 目的のメモの「標題」をクリックする → 「メモ本文」画面が表示されます。 4. その他の操作▼ を押し、 社内メールで送る、 掲示板に書き込む をクリックする メールで送る、または → 参照しているメモの「標題」と「本文」がすでに設定されている状態で「社内メー ルの送信」画面、「メールの送信」画面、または「掲示の書き込み」画面が表示さ れます。 5. 必要事項を設定し、 社内メールおよびメールの場合は 送信する を、掲示板 の場合は 書き込む を押す → 「社内メール」「メール」が送信されます。または「掲示板」が書き込まれます。 ※ キャンセルする を押すと送信せずに「メモ本文」画面に戻ります。 社内メールの送信については、「社内メールの送信」をご覧ください。 社内メールの送信 メールの送信については、「メールの送信」をご覧ください。 メールの送信 掲示板への書き込みについては 、「掲示板への書き込み」をご覧ください。 掲示板への書き込み 42 添付したファイルを編集する メモに添付したファイルは、ファイル管理へ自動的に登録されます。このため、管理する世 代を指定してバージョン管理を行うことができます。 登録された添付ファイルはファイル管理内の隠された領域に保存されるため、「ファイル管 理」画面から添付ファイルを閲覧したり編集することはできません。 添付ファイルを公開するまでは、メモの内容に表示される「詳細」のリンクから編集します。 【注意】 添付ファイルを編集できるのは、そのファイルを登録したユーザーの みです。 他のユーザーがメモに添付されたファイルを編集するためには、添付 ファイルの登録者がその添付ファイルを「ファイル管理」内のフォル ダに公開する必要があります。 添付ファイルの編集については、「添付ファイルを編集する」をご覧ください。 添付ファイルを編集する 他のユーザーが添付ファイルを編集できるように公開するには、「添付ファイルを公開する」 をご覧ください。 添付ファイルを公開する 43
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