La strutturazione
di una proposta progettuale vincente
a cura di Attilio Orecchio
La premessa
Il processo di progettazione va pianificato e gestito con
attenzione, per giungere ad un buon prodotto (cioè ad un
application che abbia elevate possibilità di essere approvato
e finanziato).
Il processo “ideale” è quello descritto dal Logical Framework
Approach, adattato di volta in volta al contesto concreto.
La “materia prima”
Le risorse e attitudini indispensabili nel processo:
• tempo
• competenze di contenuto
(sulla materia di cui tratta il progetto)
• umiltà
1. L’analisi di partenza
Un progetto è un tentativo
innovativo di risposta ad un
bisogno, ad una situazione
problematica.
Quindi in partenza serve un’
analisi approfondita della
situazione di partenza
Strumenti da utilizzare:
letteratura scientifica,
pre – ricerca sociale (interviste
semistrutturate ad esperti del
campo),
brain storming,
focus group con gli stakeholders,
analisi SWOT…
2. Gli obiettivi
Compiuta questa analisi, i
problemi vanno “ribaltati”
in obiettivi,
da individuare con chiarezza
e precisione e da declinare
in termini di …
– finalità generali
che esprimono la
“filosofia” (il taglio
politico e culturale,
dunque il maggiore
o minore grado di
aderenza alle
strategie Ue)
– outcomes
(impatti) sugli
stakeholders
– output tangibili
3. La relevance
Già a questo punto occorre chiedersi se la nostra idea è:
1. importante: cioè se affronta un problema effettivamente sentito dagli
stakeholders e dai decision makers.
2. pertinente rispetto al bando: cioè se è coerente con le politiche e se va
incontro alle priorità individuate dall’Autorità che ha messo a bando le
risorse finanziarie. In altri termini occorre individuare – se esiste – il
bando più appropriato rispetto al quale candidare la propria idea. A volte
questo matching tra bando e idea progettuale comporta una parziale
modifica e integrazione degli obiettivi stabiliti nel passaggio precedente.
4. L’innovazione
L’innovatività è un parametro essenziale della valutazione operata
dallo sponsor (soprattutto se si tratta delle DG della Commissione
europea che amministrano i Programmi a gestione diretta o le
autorità che gestiscono i Programmi di Cooperazione territoriale).
Essa può riferirsi all’approccio, alla metodologia, ai gruppi target,
a singoli strumenti di intervento.
Quindi adesso dobbiamo chiederci se (e perché) la nostra idea
presenta un passo avanti rispetto ad altri progetti già attuati, ad
altre buone pratiche già esistenti.
L’innovazione può essere relativa (cioè riferita al nostro contesto di
riferimento) o assoluta (stiamo tentando un approccio, stiamo
inventando uno strumento mai realizzato prima).
A sua volta, essa rappresenta un elemento essenziale (insieme alla
qualità della partnership) del Valore Aggiunto Europeo.
5. La sostenibilità
Quando il finanziamento richiesto sarà terminato, chi pagherà la
prosecuzione del progetto ovvero la sua messa a regime? Come si
sosterranno le linee di produzione / i servizi pubblici messi in
moto?
Il mercato?
Il settore pubblico?
In ogni caso dobbiamo porci la domanda e cercare una risposta
convincente (per lo sponsor).
Spesso la risposta sta (anche) nella qualità e forza della partnership
che riusciamo a costruire intorno all’idea progettuale iniziale.
6. La costruzione della partnership
Requisiti formali:
Requisiti sostanziali:
Ammissibilità dei paesi in cui i
partner hanno sede legale
Expertise (competenza sulla
materia)
Ammissibilità dei soggetti
(riguardo alla loro natura
pubblica o privata o no – profit,
riguardo alla loro mission)
Experience (capacità di lavorare
in rete)
7. Il piano di lavoro
Il parametro della fattibilità è dimostrato da un piano di
lavoro:
Realistico
Fondato su una divisione dei compiti fra i partner che sia
ragionevole ed equilibrata
8. La valorizzazione del progetto
Un peso sempre maggiore viene dato al disegno della
valorisation
Disseminazione orizzontale
Further exloitation
Disseminazione verticale
Mainstreaming
9. Il budget
Preciso ed ispirato ai criteri di
Efficienza
Economicità
Equilibrio nella distribuzione delle risorse finanziarie tra i partner, con
un’attenzione particolare a quelli dei paesi in ritardo di sviluppo
Equilibrio nella distribuzione del monte giornate / persone fra i
partner
10. Lo stile di scrittura
“A Barbiana avevo imparato che le regole dello scrivere sono:
Aver qualcosa di importante da dire che sia utile a tutti o a
molti. Sapere a chi si scrive. Raccogliere tutto quello che
serve. Trovare una logica su cui ordinarlo. Eliminare ogni
parola che non serve. Eliminare ogni parola che non usiamo
parlando. Non porsi limiti di tempo”.
(Scuola di Barbiana, Lettera a una professoressa,
Libreria Editrice Fiorentina, pag. 20)
Un esempio di award criteria
Quella che segue è la griglia di punteggi attribuiti ai progetti
presentati nell’ambito del LLP – call for proposals 2009.
I criteri sono però identici o almeno simili per quasi tutti i
Programmi
RELEVANCE
The grant application and the results foreseen are clearly positioned
in the specific, operational and broader objectives of the Programme.
The objectives are clear, realistic and address a relevant issue /
target group. Where relevant, at least one of the priority areas of the
Call for Proposals for the action concerned is addressed.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 The proposal clearly falls within the scope of the sectoral programme / key activity in
which it
has been submitted.
􀂾 Objectives and results of the proposal are clearly described, realistic and appropriate.
􀂾 The proposal clearly addresses one of the priority areas set out in the Call.
􀂾 Problems / challenges addressed by the proposal are clearly described, and the
proposed
solutions are appropriate.
QUALITY OF THE WORK PROGRAMME
The organisation of the work is clear and appropriate to achieving the
objectives; the work programme defines and distributes tasks /
activities among the partners in such a way that the results will be
achieved on time and to budget.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 Appropriate methodology for achieving the objectives stated in the
proposal.
􀂾 Adequate and clear scheduling of activities to achieve the results proposed,
including
appropriate outputs and milestones to allow project progress to be monitored.
􀂾 The work programme and project organisation ensure efficient, balanced
and transparent cooperation
during the project work.
INNOVATIVE CHARACTER
The project will provide innovative solutions to clearly identified
needs for clearly identified target groups. It will achieve this either by
adapting and transferring innovative approaches which already exist
in other countries or sectors, or by developing a brand new solution
not yet available in any of the countries participating in the Lifelong Learning Programme.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 Clear and convincing description of how the proposal offers something new to learners /
user-groups and / or their educators and / or decision-makers in terms of learning
opportunities, skills development, access to information, etc.,
- by adapting / transferring existing processes or products to new target groups /
sectors / countries, or
- by developing brand new solutions.
􀂾 If the proposal is based on a previous project, significant innovative added value compared
to the previous project results is demonstrated.
􀂾 Demonstration that the field of operation has been sufficiently explored to guarantee that the
project is offering something new.
QUALITY OF THE CONSORTIUM
The consortium includes all the skills, recognised expertise and
competences required to carry out all aspects of the work
programme, and there is an appropriate distribution of tasks across
the partners.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 The consortium is multi-actor, possessing the skills and competences
required to ensure that
the work programme can be undertaken efficiently, effectively and
professionally.
􀂾 There is an appropriate distribution of tasks and a balanced implication of
different partners
in the implementation of the work programme, taking into account the
complementary
competencies, the nature of the activities and the countries involved
EUROPEAN ADDED VALUE
The benefits of and need for European cooperation (as opposed to
national, regional or local approaches) are clearly demonstrated.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 Clear demonstration that the issues addressed need a European-level
approach.
􀂾 There are visible benefits accruing from the collaboration of organisations
across national
borders including concrete opportunities for:
- trans-national, interdisciplinary, trans-sectoral etc. benefits;
- transfer of knowledge and experience.
􀂾 The results of the project are exploitable in several European countries.
􀂾 The project includes activities that will result in the conditions being met
for the effective
generalisation / customisation of results (where appropriate).
􀂾 Linguistic and cultural issues have been appropriately addressed.
THE COST-BENEFIT RATIO
The grant application demonstrates value for money in terms of the
activities planned relative to the budget foreseen.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 There is a consistency between the work programme and the budget; all
aspects of the
budget are clearly related to justified activities in the work programme.
􀂾 The budget provides for adequate resources (personnel, equipment, travel,
financial, etc.)
necessary for success, it is neither overestimated nor underestimated.
􀂾 The proposal demonstrates overall an efficient and effective use of
resources to implement
the project and guarantees value for money.
IMPACT
The foreseeable impact on the approaches, target groups and
systems concerned is clearly defined and measures are in place to
ensure that the impact can be achieved. The results of the activities
are likely to be significant.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 Target groups are clearly identified and project results adequately address their needs.
􀂾 The proposal demonstrates a clear and concrete contribution – in terms of its impact
on the
target groups – to achieving the objectives of the sectoral programme / key activity, of
the
Lifelong Learning Programme and of relevant Community policies referred to in the Call.
􀂾 The foreseeable impact of the project on the target groups is significant.
QUALITY OF THE VALORISATION PLAN (DISSEMINATION AND
EXPLOITATION OF RESULTS)
The planned dissemination and exploitation activities will ensure
optimal use of the results beyond the participants in the proposal,
during and beyond the lifetime of the project.
… / 5 > 2 points
Points to be addressed in the assessment (non-exhaustive list):
􀂾 The proposal includes a plan for the exploitation / dissemination of results with
appropriate
and adequate resources that:
- clearly identifies interested sectors and end users, and their needs
- ensures consultation and involvement of end users in the project life
- demonstrates clear activities throughout the project to ensure that the results /
benefits will be spread throughout and beyond the consortium.
􀂾 The exploitation plan includes measures to ensure that the benefits will endure beyond
the
life of the project and assures sustainability of project results.
E infine ….
Ricordiamoci che un’azione intelligente e
corretta di lobby può essere d’aiuto, ma
da sola non colma le eventuali lacune di
un progetto.
Buon lavoro!