AFFÄRSSYSTEMETS ROLL PÅ
SALTÄNGENS MEKANISKA AB
En fallstudie kring attityder gentemot affärssystemet på en
avdelning i ett medelstort företag.
Författare
Jonathan Stennert – [email protected]
Kristoffer Enander – [email protected]
Oscar Hedkrok – [email protected]
Linköpings Universitet
Affärssystem: Användning, projekt och marknad, 723G25
Innehållsförteckning
1. Inledning................................................................................................................................. 2
1.1 Bakgrund .......................................................................................................................... 2
1.2 Kunskapsbidrag ................................................................................................................ 3
1.3 Syfte ................................................................................................................................. 3
1.4 Frågeställning ................................................................................................................... 3
1.5 Disposition ....................................................................................................................... 3
2. Metod ..................................................................................................................................... 4
2.1 Design, ansats samt metod för datainsamling .................................................................. 4
2.2 Urval ................................................................................................................................. 4
2.3 Tillvägagångssätt .............................................................................................................. 4
2.4 Etik, validitet och kvalité ................................................................................................. 4
2.5 Källkritik .......................................................................................................................... 5
3. Teori ....................................................................................................................................... 5
3.1 Askenäs & Westelius Modell ........................................................................................... 5
3.2 Technology Acceptance Model ........................................................................................ 7
4. Empiri ..................................................................................................................................... 7
5. Analys ..................................................................................................................................... 9
6. Slutsats ................................................................................................................................. 11
Referenser................................................................................................................................. 12
Appendix 1 ............................................................................................................................... 14
1
1. Inledning
1.1 Bakgrund
Affärssystem anses ofta utgöra stommen i en organisations informationsbehandling och
styrning. Tanken är att ett affärssystem ska lagra alla transaktioner som anses ha strategisk,
taktisk och operativ betydelse i en företagsgemensam databas.(Hedman et al., 2009) Vidare
kan affärssystem anses vara integrerade, allomfattande och komplexa megapaket som är
ämnade att stödja nyckelområden av organisationer. Affärssystem integrerar både intern och
extern information som gör det möjligt att både anställda och partners har tillgång till
realtidsuppdaterad information.(Sternad et al., 2011)
Som Davenport (1998) beskriver anses det ofta att en dröm går i uppfyllelse vid införandet av
ett affärssystem. Implementeringen av ett affärssystem hävdas kunna leda till många fördelar
på olika nivåer i organisationen, bland annat minskade kostnader, kortare ledtider, bättre
resurshantering, konkurrensfördelar, nya arbetssätt och lärande (Hedman, 2009). Det råder
därmed ingen tvekan om att affärssystemet ofta framställs som vägen till effektivitet
(Westelius, 2006), och bidra till att skapa värde, bättre beslutsfattande samt lägre IT-kostnader
(Hedman et al., 2009). Trots att de allra flesta är övertygade om att ett affärssystemsinförande
leder till flertalet fördelar, hävdar Bender et al. (2006) att dessa fördelar är otroligt svåra, om
inte omöjliga, att mäta på ett korrekt eller trovärdigt sätt. Detta lämnar mycket utrymme för
tolkningar, egna uppfattningar och övertygelsepropaganda i affärssystemsdebatten.
Då implementering av affärssystem har skett i stora företag under flera decennier, börjar
storföretagsmarknaden för affärssystemsutvecklare bli mättad. Detta har gjort att
affärssystemsutvecklare har börjat fokusera på små- och medelstora företag (SME). Små- och
medelstora företag utgör dessutom 98,8 % av de nästan 19 miljoner företag som finns i
Europa, vilket gör att SME-sektorn utgör ryggraden för ekonomin i europeiska länder. (Zach
et al., 2014) Mot denna bakgrund har mycket av den senare forskningen inriktat sig på småoch medelstora företag (se Sahran et al. 2010; Leyh 2014 och Zach et al. 2014).
För att ett företag ska ha möjlighet att åtnjuta ovan nämnda fördelar och skapa värde måste
affärssystemet användas (Hedman, 2009). Vidare beskriver Sternad et al. (2011) att ett
affärssystems framgång beror på användarnas attityder och faktiska användning av systemet.
Användarna måste med andra ord acceptera och utnyttja systemet frekvent och i stor
omfattning (Sternad et al., 2011). Då få tidigare studier har utförts ur ett fenomenologiskt
perspektiv och dagens forskning är fokuserad kring små- och medelstora företag, anser vi att
det är viktigt att få en fördjupad förståelse om användarnas upplevelser kring affärssystem i
små- och medelstora företag. Därför har vi valt att utföra studien på Saltängens Mekaniska
AB som är ett företag som arbetar med tung industri och använder affärssystemet Briljant. Då
företaget har färre än 250 anställda och en omsättning som understiger 50 miljoner euro så
klassas det som ett medelstort företag enligt Svenskt Näringsliv (hämtad 2015-01-09). Då
Askenäs & Westelius (2003) hävdar att ytterligare forskning bör utföras om attityder
gentemot affärssystem på samma avdelning på ett företag, genomförs denna studie på den
administrativa avdelningen i det medelstora företaget Saltängens Mekaniska AB. Efter att ha
samtalat med ledningen föreslog de att vi skulle genomföra våra intervjuer på den
administrativa avdelningen, detta på grund av att de använder systemet i störst utsträckning
och kan därmed förhoppningsvis ge oss de bredaste svaren.
2
1.2 Kunskapsbidrag
Vår studie syftar till att erhålla en fördjupad förståelse kring ett fenomen, i detta fall
användandet av affärssystem och vilken påverkan den har på individens arbete. Askenäs &
Westelius (2003) hävdar att det är berättigat att vidare utforska fenomenet och om det råder
stora skiljaktigheter i attityder på samma avdelning. Denna studie kommer att bidra till
ytterligare litteratur i ämnet vilken kan användas i senare forskning för att dra mer generella
slutsatser. Större delen av den forskning som idag finns presenterad kretsar kring
implementeringen av ett affärssystem. Vår studie tar istället avstamp ur den så kallade
underhållsfasen (Hedman & Lind, 2009) som ett affärssystem kan befinna sig i. Fallföretaget
vi har studerat har använt sitt affärssystem i ungefär tio år, vilket leder till den bedömningen
att affärssystemet befinner sig i den stabila fasen av dess livscykel. Utöver detta så anser vi att
ytterligare litteratur kring användarens perspektiv i småföretag krävs. Studien skapar även ett
värde för praktiker. Som resultatet antyder finns det stora skillnader i attityder och
användande av affärssystemet på samma avdelning i fallföretaget. Detta kan hjälpa
ledningsgrupper i småföretag att påverka de anställda i den riktning som de vill att företaget
ska ta gällande användandet av affärssystem.
1.3 Syfte
Syftet med denna fallstudie är att få en fördjupad förståelse om attityderna skiljer sig mellan
de anställda på den administrativa avdelningen inom Saltängens Mekaniska AB samt om
dessa upplevelser påverkar deras dagliga arbete.
1.4 Frågeställning
Hur upplever användarna på den administrativa avdelningen på Saltängens Mekaniska AB
affärssystemet?
Påverkar deras attityd användandet av affärssystemet?
1.5 Disposition
Vi börjar studien med en kort beskrivning av fallföretaget, ansats, perspektiv samt
tillvägagångssätt. Därefter följer en diskussion kring de teorier som vi valt för att besvara vår
frågeställning och som därmed ligger till grund för den slutliga diskussionen. I kapitel 4
återges den information som vi har samlat in. Avslutningsvis följer en analys och en slutsats.
3
2. Metod
2.1 Design, ansats samt metod för datainsamling
För att besvara frågeställningen genomfördes en fallstudie som utgick utifrån en kvalitativ
ansats. Detta eftersom att arbetet syftar till att förklara ett fenomen i sin kontext (Justesen &
Mik-Meyer, 2011). I och med att rapporten har en kvalitativ ansats kan en djupare förståelse
om situationen uppnås, och subjektens personliga erfarenheter kan analyseras. Rapporten
utgår ifrån ett fenomenologiskt perspektiv, detta eftersom att det var användarnas upplevelse
av affärssystemet som undersöktes, (Justesen & Mik-Meyer, 2011). Ytterligare en anledning
till att ett fenomenologiskt perspektiv har valts är att detta inte i stor utsträckning använts
inom tidigare forskning.
Eftersom vi är intresserade av de anställdas upplevelser är det viktigt att ställa öppna frågor
(Justesen & Mik-Meyer, 2011). I en strukturerad intervju styrs samtalet till stor del av
intervjuaren som då ger lite eller inget utrymme för respondenten att svara utförligt. (Justesen
& Mik-Meyer, 2011). Detta gjorde att strukturerad intervju uteslöts då respondentens
upplevelser är viktiga i ett fenomenologiskt perspektiv. Bryman & Bell (2011) beskriver två
sätt att utföra intervjuer vid en kvalitativ studie, dessa är ostrukturerad- semistrukturerad
intervju. Skillnaden mellan dessa två ligger främst i vilken mån respondenten får styra
samtalet. Eftersom vi visste vad vi ville undersöka men inte ville att vår respondent skulle
styra samtalet bort från vårt syfte valde vi den semistrukturerade intervjuformen.
2.2 Urval
Det urval vi gjorde var ett bekvämlighetsurval. Bryman & Bell (2011) beskriver att ett
bekvämlighetsurval görs när forskaren har kontakter i sin närhet som hen kan utnyttja och ta
hjälp av. I vårt fall har vi kontakt med en av ägarna på Saltängens Mekaniska AB, vilket
innebär att vi genomför ett bekvämlighetsurval. När vi sedan skulle välja intervjuobjekt valde
vi att fokusera på en nivå av företaget, den administrativa, detta efter samtal med ledningen
som rekommenderade det. Vid val av respondenter bad vi ledningen om att få tillgång av
anställda från olika funktioner på den administrativa avdelningen, detta resulterade i fyra
respondenter.
2.3 Tillvägagångssätt
Eftersom vi har utfört en deduktiv studie så började vi med att ta fram teorier som vi sedan
utgick ifrån då vi utformade våra intervjufrågor. När vi tog fram våra intervjufrågor arbetade
vi utifrån hypotesen att attityderna gentemot affärssystemet skiljdes sig mellan användarna på
den administrativa avdelningen samt att affärssystemet påverkade deras dagliga arbete. Då en
av författarna har god kontakt med en ur ledningsgruppen på Saltängens Mekaniska AB var
det lätt att få tillgång till företaget och dess personal. Vi utförde sedan fyra stycken intervjuer
på den administrativa avdelningen. Eftersom att det kan vara känsligt med
intervjupersonernas riktiga namn då vi utförde dessa på ett medelstort företag har vi valt att
kalla våra intervjuobjekt respondent 1, 2, 3 och 4.
2.4 Etik, validitet och kvalité
Då vi utförde en fenomenologiskt inspirerad studie anses det ofta att kvalitetskriterierna
reliabilitet och validitet inte räcker till (Justesen & Mik-Meyer, 2011). I vilket fall så är det
många forskare som hävdar att dessa måste omdefinieras. Detta eftersom fenomenologer
oftast är intresserad av det unika och konkreta, vilket resulterar i att ett
generaliserbarhetskriterium är meningslöst. Ovan resonemang har därmed lett oss fram till att
4
använda två alternativa valideringsdefinitioner; kommunikativ validering samt
hantverksmässig kvalitet.(Justesen & Mik-Meyer, 2011) Vi har uppfyllt kommunikativ
validering genom att presentera vår empiri samt analys för intervjupersonerna.
Respondenterna har därmed haft möjlighet att kommentera och komma med förslag på
korrigeringsalternativ på de påståenden vi har lagt fram. För att uppnå kvalitetskriteriet
hantverksmässig kvalitet har vi under studiens gång arbetat med att vara så tydliga som
möjligt i vår argumentation så att arbetet genomsyras av en transparens.
Inom all forskning är det också mycket viktigt att leva upp till de etiska regler eller principer
som gäller. I svensk forskning är viktiga etiska principer informationskravet,
samtyckeskravet, konfidentialitets- och anonymitetskravet, nyttjandekravet samt falska
förespeglingar. (Bryman & Bell, 2013) För att leva upp till dessa etiska principer har vi vid
intervjuerna informerat respondenterna om studiens syfte och de moment som ingår samt att
deras deltagande är frivilligt. Då vi även har valt att inte namnge våra respondenter lever vi
upp till konfidentialitets- och anonymitetskravet. Vidare har vi försäkrat våra respondenter att
falska förespeglingar inte förekommer då vi har, som ovan nämnts, presenterat vår empiri och
analys för intervjupersonerna.
2.5 Källkritik
I vår studie har vi använt oss av kurslitteraturen, både artiklar och bok. Vi har även, efter att
ha läst artiklarna som ingått i kurslitteraturen, letat oss vidare via författarnas referenslista.
Artiklarna har vi sedan sökt upp via Scopus, en databas som används av Linköpings
universitet, detta innebär att de artiklar som går att söka upp där är hårt granskade. Eftersom
artiklarna är från Scopus och citerats i kurslitteraturen torde de kunna stämplas som trovärdiga
källor. Det empiriska materialet vi fått genom våra intervjuer är subjektiva och kan således
inte vara rätt eller fel då det handlar om en respondents upplevelser, dock bör det tas i
beaktning att respondenterna kan vara påverkade av diverse andra faktorer, till exempel
intervjuaren, andra anställda eller chefer.
3. Teori
Vi har i denna rapport valt att använda oss av två modeller. Den första modellen är den som
Askenäs & Westelius (2003) beskriver i sin artikel. Den andra modellen är Technology
Acceptance Model (TAM). Anledningen till att dessa modeller används är att de båda utifrån
subjektiva antaganden behandlar attityder gentemot användande av affärssystem och dess
påverkan på faktisk användning. Då det vi är intresserade av är användningen av
affärssystem i den dagliga verksamheten anser vi att båda dessa modeller är relevanta. Genom
att applicera våra respondenters upplevelser i modellerna förväntar vi oss att få en djupare
förståelse om affärssystemet påverkar deras dagliga arbete. De modeller vi valt kompletterar
då TAM undersöker faktisk användning i termer av hur mycket systemet används medan
Askenäs & Westelius modell ser till hur systemet används.
3.1 Askenäs & Westelius Modell
Askenäs & Westelius (2003) ser i sin artikel affärssystemet som en aktör som påverkar
användaren vilken i sin tur ger affärssystemet en roll. I deras studie identifieras fem olika
roller; byråkraten, manipulatorn, konsulten, den administrativa assistenten och avfärdad
(Askenäs & Westelius, 2003).
5
Bild 1: Översatt variant av Askenäs & Westelius (2003) modell.
Den vertikala axeln beskriver kontroll, där individen antingen upplever att den har kontroll
över eller kontrolleras av systemet. Kontrollen hänger ihop med kunskap, upplever individen
att den har kunskapen som krävs för att använda systemet eller inte. Den horisontella axeln i
sin tur beskriver hur användaren uppfattar affärssystemet. Detta är mer inriktat på om
affärssystemet låter användaren arbeta på ett önskvärt sätt. Dimensionerna, kontroll och
struktur är således subjektiva. (Askenäs & Westelius, 2003).
Nedan följer en kort beskrivning av de fem olika rollerna.
6
3.2 Technology Acceptance Model
Den andra modellen som används är TAM (Technology acceptance model). Syftet med TAM
är att bidra med en förklaring för de faktorer för datoracceptans som kan förklara
användarbeteende i ett stort antal olika system och populationer.
TAM utgår ifrån att det finns två faktorer som är speciellt relevanta för datoracceptans,
nämligen upplevd nytta samt upplevd användarvänlighet. (Davis et al. 1989)
Bild 2: Översatt variant av TAM (Davis et al., 1989).
Upplevd nytta definieras som användarens subjektiva upplevelse om hur ett affärssystem ökar
dess arbetsprestation. Upplevd användarvänlighet refererar till i vilken utsträckning
användaren upplever att systemet är lättanvänt. Upplevd nytta och upplevd användarvänlighet
påverkar användarens attityd till användning av systemet, vilket i sin tur bestämmer
användarens avsikt att använda systemet. Användarens avsikt bestämmer i slutändan den grad
användaren utnyttjar systemet. Enligt modellen leder alltså ökad upplevd nytta och upplevd
användarvänlighet till en mer positiv attityd gentemot användning av affärssystemet och en
mer positiv attityd leder till en större grad av faktiskt användande.(Davis et al., 1989)
.
4. Empiri
Respondent 1 använder Briljant i sitt arbete och lägger in all data i systemet. Arbetsprocessen
beskriver respondent 1 sker både med och utan Briljant då förberedelser krävs i vissa
avseenden innan uppgifterna kan läggas in i systemet. Respondent 1 har gjort en egen mall i
Excel för att kunna uppfylla och genomföra vissa moment i sitt arbete och beskriver att
programmet inte är speciellt flexibelt då det krävs en viss ordning i arbetet och inskrivningen
av data. Trots att programmet inte är speciellt flexibelt menar respondent 1 att Briljant fyller
7
en helhet och är relativt enkelt att ändra fel i. Det som respondent 1 upplever saknas är
sökfunktioner, om man inte vet vart felet är, kan det bli svårt att hitta dem i Briljant.
Respondent 1 anser att systemet är lättanvänt och inte särskilt tidskrävande. Respondent 1
beskriver att programmet är bekvämt för bokföring men inte optimalt för producerande
företag och tror därför att det kommer bytas ut i framtiden.
“Systemet passar mitt arbete och är bekvämt men är ändå oflexibelt i många avseenden.”
(Intervjusvar respondent 1)
Respondent 2 beskriver att arbetsprocessen innefattar Briljant och vissa komplement; papper,
Word och Excel. Innan uppgifterna kan läggas in i Briljant måste de förberedas, detta görs
främst i Word och Excel där respondent 2 har gjort egna mallar och uppställningar.
Respondent 2 upplever inte Briljant som flexibelt, detta på grund av att respondenten själv
inte kan påverka Briljant speciellt mycket då modulerna “är som de är” (intervjusvar
respondent 2). Trots att Briljant upplevs som oflexibelt menar respondent 2 att det är
lättarbetat och inte speciellt svårt att lära sig för dagligt arbete. Att använda Briljant upplever
inte respondent 2 vara någon svårighet och endast en liten arbetsinsats krävs. Respondent 2
beskriver vidare att systemet saknar planeringssystem vilket gör det svårt för de som arbetar i
verkstaden.
“Briljant är ett klockrent ekonomisystem som jag måste använda i mitt arbete, dock upplever
jag att det finns mer att önska till de som använder det utöver ekonomirelaterat arbete.”
(Intervjusvar respondent 2)
Respondent 3 använder Briljant i sitt arbete men påpekar brister som kompletteras med hjälp
av andra program. Innan respondent 3 kan lägga in data i Briljant förbereder hen allt i blockoch pappersform. Respondent 3 upplever inte att Briljant är speciellt hjälpsamt i det dagliga
arbetet men att det ändå måste användas för att ha ordning och reda. Briljant, menar
respondent 3, saknar viktiga funktioner som att kunna lägga upp artiklar och prislistor.
Respondent 3 har erfarenhet från ett annat affärssystem och menar att det borde finnas system
som är mer anpassade för producerande företag då Briljant endast gynnar de som arbetar med
ekonomirelaterade sysslor. Respondent 3 påpekar tydligt att affärssystemet fungerar men kan
inte se några fördelar med det. I användandet beskriver respondent 3 att beroende på vad som
ska göras behöver hen lägga ner mer eller mindre av sin tid. “I många fall förstår jag inte vad
som händer eller hur jag ska lösa det”.
“Skulle inte du intervjua mig om ett affärssystem? Briljant är ju ett
ekonomisystem?” (Intervjusvar respondent 3)
Respondent 4 använder sig av Briljant men skriver inte in all data, detta på grund av att hen
upplever det som omständligt. Istället använder sig respondent 4 av Excel, Word, Mix och
ritoprogram. Respondent 4 upplever att affärssystemet innehåller få egna val och är svårt att
modifiera, även för supporten som ibland besöker dem. Trots att affärssystemet har få egna
val upplever respondent 4 att Briljant är ett bra ekonomisystem som är användarvänligt men
har begränsningar. Användarvänligheten gör att respondent 4 upplever att hen inte behöver
lägga ned en stor insats vid användandet. Avslutningsvis beskriver respondent 4 att det inte
finns någon produktionsstyrning i Briljant.
“Vi var på Demo för Briljant för några år sedan och vi var det enda producerade företaget
som var där, resten var ekonomer.” (Intervjusvar respondent 4)
8
5. Analys
Diskussionen kommer att med hjälp av de ovan presenterade teorierna identifiera användarnas
attityder och användning av affärssystemet på Saltängens Mekaniska AB. Detta ligger till
grund för analysens avslutning där vi diskuterar om användandet och attityderna skiljer sig åt
på samma avdelning i företaget.
Respondent 1 attityd gentemot affärssystemet kan liknas vid en byråkrat enligt Askenäs &
Westelius (2003) modell. Av respondentens svar att döma är det tydligt att hen upplever att
systemet kontrollerar hens arbetssätt. Respondenten beskriver hur systemet kräver att
processer sker i en specifik ordning samt att det är svårt att göra sökningar och hitta fel. Det
framgår även att respondenten anser att flexibiliteten i programmet är lågt, vilket bekräftas av
att hen använder Excel mycket innan data kan läggas in i affärssystemet. Detta skulle dock
kunna tolkas som att respondenten upplever affärssystemet som en administrativ assistent,
men då det framgår av svaren att respondenten använder Excel snarare på grund av
funktionalitetsbrist än att systemet inte passar med hens sätt att arbeta väljer vi att tolka det
som att affärssystemet intar rollen byråkrat snarare än administrativ assistent. Då vi dessutom
tolkar att användaren upplever att affärssystemet kontrollerar användaren istället för vice
versa, befinner vi oss i den övre delen av modellen. Vidare kan vi ur respondentens svar
urskilja att hen accepterar att bli styrd av systemet, med andra ord att systemet kontrollerar
användandet. Trots att respondenten upplever klara funktionalitetsbrister och att systemet är
oflexibelt så anser hen att systemet är bekvämt och att de olika delarna i systemet hänger bra
ihop. Detta leder till att användarens attityd gentemot affärssystemet kan liknas vid rollen
byråkrat.
Av respondentens svar att döma samt diskussionen ovan ser vi att respondenten helt klart har
en positiv attityd gentemot affärssystemet. Respondenten anser att affärssystemet bidrar till att
förbättra hens prestation, vilket hen i och för sig anser att alla programvaror gör. Vidare anser
respondenten att hen inte behöver anstränga sig speciellt mycket för att hantera
affärssystemet. Denna positiva attityd gentemot affärssystemet kommer enligt TAM-modellen
att leda till ett ökat användande.
Respondent 2 beskriver affärssystemet som oflexibelt och att modulerna “är som de är”. Detta
på grund av att hen inte kan ändra och påverka systemet, med andra ord kontrolleras
respondent 2 av systemet. Logiskt sett kan dessa intervjusvar kopplas samman med den
kontroll som Askenäs & Westelius (2003) beskriver i sin modell, där respondent 2 rör sig i
den övre delen av modellen och upplever systemet som en byråkrat eller manipulator. I
intervjusvaren framgår det att respondent 2 använder Excel, detta kan i första anblick tolkas
som ett försök att undvika användning av systemet. Vidare beskriver respondent 2 att
systemet är användarvänligt men att hen känner sig tvungen att arbeta i det. Dessa svar är
svårtolkade då respondent 2 inte berättar om hen upplever att systemet låter hen utföra sitt
arbete på ett önskvärt sätt. Å ena sidan beskriver respondent 2 att Briljant är ett klockrent
ekonomisystem. Å andra sidan upplever hen sig tvungen att arbeta i det. Detta gör att
respondent 2 attityd gentemot affärssystemet rör sig i gränslandet mellan byråkrat och
manipulator.
Respondent 2 upplever att systemet är användarvänligt och att hen inte behöver lägga ner stor
insats i användandet av det. I frågan kring huruvida den påverkar arbetsprestationen positivt
eller negativt kan logiska kopplingar göras till att eftersom hen använder det påverkar det
hennes arbetsprestation positivt. Kopplat till TAM kan man se att respondent 2 upplever att
9
systemet har hög användarvänlighet och en hög nytta vilket leder till en positiv inställning till
användande av systemet och i förlängningen stort faktiskt användande.
Till skillnad från de ovan två beskrivna respondenternas attityd gentemot affärssystemet,
upplever respondent 3 snarare att affärssystemet agerar som en manipulator. Respondent 3
använder många andra verktyg utanför affärssystemet, framför allt i pappersform men även
Excel och Word. Vidare beskriver respondenten brister som att det inte går att lägga in
artikelnummer, att det inte går att spara vissa karaktäristika samt att sökningar och jämförelser
inte går att göra. Vi kan inte bedöma om denna brist på funktionalitet som respondent 3
upplever beror på att systemet saknar dessa funktioner eller om det är respondenten som
saknar den kunskap som krävs. Oavsett så är det tydligt att affärssystemet inte tillåter
respondenten att arbeta på ett önskvärt sätt. Detta innebär att affärssystemets och användarens
logik stämmer dåligt överens. Respondent 3 beskriver också att hen måste använda
affärssystemet, vilket är ett tydligt bevis på att det är affärssystemet som kontrollerar
användaren och inte vise versa. Ovan beskrivna resonemang innebär därmed att respondent 3
upplever att affärssystemet agerar som en manipulator.
Det tydligaste beviset på att respondent 3 innehar en mycket skeptiskt inställning till
affärssystemet är citatet “Det fungerar, men vetif*n om det finns några fördelar med
affärssystemet”. Ur svaren kan vi också urskilja att hen anser att affärssystemet är ett
hjälpverktyg men att hen är mycket tveksam om systemet bidrar till ökad prestation. Vidare
beskriver respondenten att hen upplever att det krävs en relativt stor insats för att hantera
systemet, speciellt vid stora ordrar. Sammanfattningsvis är respondent 3 mycket skeptisk och
missnöjd med affärssystemet, vilket hen beskriver genom att “alla andra system fungerar nog
bättre”. Respondent 3 använder alltså systemet i så liten utsträckning som möjligt, detta
genom att manuellt behandla all data innan den förs in i systemet. Utifrån TAM kan vi här se
att låg upplevd nytta och låg upplevd användarvänlighet leder till en negativ attityd gentemot
användningen av systemet vilket leder till en låg grad av faktisk användning.
Den fjärde respondenten använder enligt Askenäs & Westelius (2003) modell affärssystemet
som en administrativ assistent. Respondenten använder sig av systemet i viss utsträckning och
för in all data i det men kringgår till stor grad systemet genom användning av andra program
för att behandla data. Detta beror, enligt respondenten, på en avsaknad av flexibilitet och egen
kontroll inom systemet vilket leder till en inkompabilitet mellan systemet och användarens
sätt att arbeta. Respondent 4 identifierade själv en potentiell orsak till att systemet inte passar
till dess sätt att arbeta. Ett demo för Briljant visade att Saltängens Mekaniska AB var den enda
användaren av systemet som var ett producerande företag, övriga företag som använde
systemet var ekonomiföretag.
Respondent 4 ser systemet som lättanvänt men med begränsningar som leder till en lägre grad
av nytta som har lett till användning av andra program. Utifrån TAM-modellen kan vi se att
en låg grad av upplevd nytta och en något högre upplevd användarvänlighet har lett till en
relativt låg grad av faktisk användning.
Respondent 1
Askenäs & Westelius
Byråkrat
Respondent 2
Byråkrat/manipulator
Tabell 1
TAM
Positiv – hög grad av
användande
Positiv – hög grad av
användande
10
Respondent 3
Manipulator
Respondent 4
Administrativ assistent
Negativ – låg grad av
användande
Negativ – låg grad av
användande
Ovan nämnda resonemang visar att det finns en koppling mellan hur användaren upplever
systemet (Askenäs & Westelius modell) och den faktiska användningen (TAM). Det vi kan se
är att de respondenter som upplever systemet som byråkrat i större utsträckning har en positiv
attityd gentemot användningen av systemet och därför har en högre grad av faktisk
användning (se tabell 1). I kontrast kan vi se att den som upplever systemet som manipulator
eller administrativ assistent generellt har en mer negativ inställning till användning och därför
använder systemet mindre (se tabell 1). I vår undersökning har vi inte stött på någon som
upplever systemet som en konsult, därför kan ingen koppling göras kring denna roll.
6. Slutsats
Studiens syfte var att få en fördjupad förståelse kring om attityderna skiljer sig åt mellan
affärssystemanvändarna på samma avdelning inom ett medelstort företag och dessutom om
dessa upplevelser påverkar deras dagliga arbete. Detta syfte har vi i studien undersökt genom
att intervjua fyra anställda på den administrativa avdelningen på det medelstora företaget
Saltängens Mekaniska AB. I vår analys identifierade vi att intervjupersonerna tilldelade
affärssystemet Briljant olika roller samt att de hade mycket delade attityder gentemot
systemet.
Analysen har mynnat ut i slutsatsen att anställda på samma avdelning i ett medelstort företag
upplever affärssystemet olika. Detta går därmed i linje med den hypotes vi arbetade utifrån då
vi utformade våra intervjufrågor. Vidare kan också identifieras att de anställdas olika attityder
samt användandet av affärssystem påverkar medarbetarnas dagliga arbete.
Då vi i vår undersökning enbart intervjuat fyra personer på en avdelning i ett medelstort bolag
går det inte att dra några generella slutsatser kring dessa två modeller. Det vi har iakttagit kan
därmed endast appliceras på denna specifika avdelning. Vi föreslår att en större studie kring
medarbetarnas attityder på medelstora företag bör göras för att kunna dra generella slutsatser
kring resultatet.
11
Referenser
Askenäs, L. & Westelius, A. (2003) Five Roles of an Information System: A Social
Constructionist Approach to Analysing the Use of ERP Systems, Informing Science, Vol. 6,
s.209-220.
Benders, J., Batenburg, R. & Van der Blonk, H. (2006). Sticking to standards; technical and
other isomorphic pressures in deploying ERP-systems, Information and Management, Vol.
43, s.194–203
Bryman, A & Bell, E. (2013). Företagsekonomiska forskningsmetoder. Polen: Liber.
Davenport, T.H. (1998). Putting the Enterprisebereder into the Enterprise System, Harvard
Business Review, juli-augusti, 76(4), s.121-131.
Davis, F.D., Bagozzi, R.P. & Warshaw, P.R. (1989). User Acceptance of Computer
Technology: A Comparison of Two Theoretical Models. Management Science. 35(8). s.9821003
Hedman, J. (2009). Affärsnytta och spridning av affärssystem, i Temperaturen på
affärssystem i Sverige. Lund: Studentlitteratur.
Hedman, J., Nilsson, F. & Westelius, A. (2009). Inledning, i Temperaturen på affärssystem i
Sverige. Lund: Studentlitteratur.
Hedman, J. & Lind, M. (2009) Livscykler och affärssystem, i Temperaturen på affärssystem i
Sverige. Lund: Studentlitteratur.
Justesen, L. Mik-Meyer, N. (2011). Kvalitativa Metoder, från vetenskapsteori till praktik,
Lund: Studentlitteratur
Leyh, C. (2014). Which factors influence ERP implementation projects in small and mediumsized enterprises?. 20th Americas Conference on Information Systems, AMCIS 2014.
Sahran, S., Goni, F. A. & Mukhtar, M. (2010). ERP Implementation Challenges in Small and
Medium Enterprise: a Framework and Case Study. Advanced Materials Research. 139-141.
s.1636-1639.
Sternad, S., Gradisar, M. & Bobek, S. (2011). The influence of external factors on routine
ERP usage. Industrial Management and Data Systems. 111(9). s.1511-1530.
Svenskt Näringsliv.
http://www.svensktnaringsliv.se/migration_catalog/Rapporter_och_opinionsmaterial/Rapport
ers/smatt-om-smaforetag_529762.html/binary/Sm%C3%A5tt%20om%20sm%C3%A5%20f%C3%B6retag.
[hämtad 2015-01-09].
Westelius, A. (2006). Muddling through: The life of a multinational, strategic enterprise
systems venture at BT Industries. Computer and Information Science. 10(1).
12
Zach, O., Munkvold, B.E. & Olsen, D.H. (2014). ERP system implementation in SMEs:
exploring the influences of the SME context. Enterprise Information Systems. 8(2). s.309335.
13
Appendix 1
1. Vad har du för arbetsuppgifter i Briljant? (Förklara de olika stegen?, en typisk
fakturaprocess? eller orderprocess? Löneprocess? )
2. Skriver ni in all data i Briljant?
3. Förbereder ni uppgifter/data innan ni lägger in uppgifterna i Briljant?
4. Gör ni några aktiviteter utanför Briljant i andra programvaror? Vilka? - exempelvis
Excel, Word. Varför?
5. Upplever du att Briljant är flexibelt?
6. Kan du påverka ditt arbetssätt i olika moduler?
7. Vad upplever ni för fördelar med att arbeta i Briljant?
8. Vad upplever ni för nackdelar med att arbeta i Briljant?
9. Finns det funktioner du upplever saknar/behöver i ditt arbete i Briljant?
10. Finns det funktioner du upplever inte behövs i Briljant?
11. Varför tror du att du arbetar i Briljant? (syftet med affärssystemet?)
12. Upplever du Briljant användbart? Anser du att det förbättrar din arbetsprestation?
13. Upplever du att du måste lägga ned en stor eller liten insats för att använda systemet?
14