‫طراحي و توليد محيط الکترونيکي‬
‫مماس‬
‫(مديريت منابع اطالعات سازمان)‬
‫سيد ابراهيم ابطحی‬
‫عضو هيئت علمی دانشکده مهندسی کامپيوتر‪ ،‬دانشگاه صنعتی شريف‬
‫‪[email protected]‬‬
‫محمود كالنتري‬
‫دانش آموخته دانشکده مهندسی کامپيوتر‪ ،‬دانشگاه صنعتی شريف‬
‫‪[email protected]‬‬
‫چكيده‬
‫بررسي اطالعات‪ 1‬به عنوان يك روش براي ارزيابي‬
‫چگونگي و كيفيت استفاده از اطالعات ‪ ،‬منابع‬
‫اطالعات و جريان هاي اطالعات به مديران سازماني‬
‫كمك مي كند تا يك مسير راهبردي براي مديريت‬
‫منابع اطالعاتي سازمان داشته باشند‪.‬‬
‫در اين مقاله که بر اساس ی پايان نامه دوره‬
‫کارشناسی فناوری اطالعات نگارنده دوم مقاله به‬
‫سرپرستی نگارنده اول مقاله نوشته شده است با‬
‫شناخت و بررسي روشگانهاي موجود و معرفي شده‬
‫براي اجراي اين فرآيند در سازمان ها به طراحي‬
‫يك راه حل و مدل براي مديريت منابع اطالعات‬
‫پرداخته شده است ‪ .‬طراحي يک سامانه اطالعاتي‬
‫براي آن منجر به توليد سامانه اي رايانه اي‬
‫شده است که حامي مديران در بررسي اطالعات و‬
‫مديريت منابع اطالعات مي تواند باشد‪.‬‬
‫دراين مقاله ابتدا به تعريف مفاهيمي در حوزه‬
‫مديريت منابع اطالعاتي پرداخته شده و سپس با‬
‫معرفي و مقايسه چند روشگان‪،‬مدلي براي مديريت‬
‫منابع اطالعات پيشنهاد شده و در پايان ضمن‬
‫بيان طراحي اين مدل سامانه توليد شده با اين‬
‫روش را معرفي نموده گرديده است‪.‬نو آوري اين‬
‫ّي سازي مفهوم گردش اطالعات و‬
‫مقاله در کم‬
‫پيگيري انطباق گردش کار بر گردش اطالعات و‬
‫‪Information Audit‬‬
‫‪1‬‬
‫‪1‬‬
‫نحوه رديابي اين انطباق و توليد ابزاري براي‬
‫مديريت دسترسي به منابع اطالعاتي است‪.‬‬
‫كليد واژه ها ‪ :‬مديريت منابع اطالعاتي سازمان‬
‫گردش‬
‫اطالعات‪،2‬‬
‫اطالعات‪،‬گردش‬
‫(مماس)‪،1‬بررسي‬
‫كار‪،3‬انطباق گردش کار و گردش اطالعات‪.‬‬
‫اطالعات سرمايه اي راهبردي در مديريت منابع اطالعات‬
‫اطالعات و مديريت برقراري ارتباطات جهت دسترسي به‬
‫اطالعات به عنوان يكي از منابع و داراييها و سرمايه هاي‬
‫سازماني تلقي مي شود و تدوين راهبردهاي الزم براي‬
‫مديريت اثربخش منابع اطالعاتي ضروري به نظر مي رسد‪.‬‬
‫زيرا وسيله ايست كه امكان استفاده بهتر ومناسبتر از‬
‫منابع ملموس و غير ملموس سازمان را براي مديريت فراهم‬
‫مي آورد‪.‬‬
‫با توجه به اين جنبه ها ‪ ،‬سازمان ها بخش يا واحدي را‬
‫با مسئوليت "مديريت اطالعات و ارتباطات" با هدف‪،‬مديريت‬
‫منابع اطالعاتي و ارتباطي‪ 4‬تاسيس می كنند كه نقش اصلي‬
‫آن يافتن روشهاي بهينه سازي‪،‬پردازش و در اختيار گذاردن‬
‫اطالعات برای به كارگيري توسط كاربران است‪.‬‬
‫نگرش سازماني به مديريت منابع اطالعاتي‬
‫اطالعات سازمان نه تنها به عنوان نوعي منبع دارايي‬
‫سازمان استفاده مي شود‪( ،‬همچنانكه سازمانهايي مثل خطوط‬
‫هواپيمايي يا بانكها اصوال بدون استفاده از اطالعات و‬
‫برقراري ارتباطات و سامانه هاي اطالعاتي قادر به ادامه‬
‫كار نيستند) بلكه به عنوان وسيله اي براي مديريت منابع‬
‫و داراييهاي ديگر سازمان نيز به كار مي رود‪ .‬و به اين‬
‫ترتيب از هر دو جنبه ارزش ويژه اي در سازمان دارد‪.‬اما‬
‫اين ارزش كاربردي نيست مگر اينكه اطالعات الزم در زمان‬
‫مناسب و در اختيار فرد مجاز قرار گيرد و ارتباطات به‬
‫صورت مطلوب و الزم در سازمان برقرار شود‪.‬‬
‫ارزش و هزينه اطالعات‬
‫كيفيت ‪ ،‬زمان ‪،‬كميت و‬
‫براي ارزش اطالعات چهار ويژگي‬
‫پيوند بودن اطالعات با تصميمات و فعاليتها قائلند ‪:‬‬
‫الف)كيفيت اطالعات ‪ :‬هر اندازه كه تامين اطالعات دقيق ‪،‬‬
‫بيشتر ميسر باشد‪،‬كيفيت اطالعات‪ 5‬نيز افزايش مي يابد و‬
‫در نتيجه شخص مي تواند تصميمات صحيح تري اتخاذ‬
‫نمايد‪.‬بديهي است كيفيت مطلوبتر اطالعات هزينه بيشتري‬
‫دربر دارد‪.‬اما کيفيت اطالعات تعاريف ديگري هم دارد و‬
‫‪1‬‬
‫‪Information Resource Management‬‬
‫‪Information Flow‬‬
‫‪3‬‬
‫‪Work Flow‬‬
‫‪4‬‬
‫‪Information Resource Management‬‬
‫‪5‬‬
‫‪Information Quality‬‬
‫‪2‬‬
‫‪2‬‬
‫وابسته به عوامل بسياري از جمله نحوه ي جمع آوري‪،‬صحت و‬
‫اعتبار منابع و زبان مناسب مصرف توسط مخاطب است‪.‬‬
‫ب)زمان اطالعات ‪ :‬اطالعات فراهم شده در سامانه هاي‬
‫اطالعاتي مي بايست در زمان مناسب و از فعاليت تعيين شده‬
‫براي شخص مسئول فراهم و در اختيار او قرار داده شود‪.‬در‬
‫تعريف گسترده تر زمان جمع آوري ‪ ،‬زمان توليد‪ ،‬زمان‬
‫مصرف و زمان بهنگامي وجوه ديگر اين ويژگي است‪.‬‬
‫ج)كميت اطالعات ‪.‬‬
‫د) پيوند اطالعات وتصميمات ‪ :‬اطالعات درخواستي مي بايست با‬
‫وظيفه يا فعاليت هر فرد در سازمان مرتبط باشد تا ارزش‬
‫گردآوري‪ ،‬تهيه و مصرف داشته باشد‪.‬‬
‫اطالعات و سازمان‬
‫اگر داده ها روابط انتزاعي بين پديده ها را بيان‬
‫ميكنند‪ ،‬اطالعات معاني هستند كه به داده ها نسبت داده‬
‫ميشوند و مجموعه هاي بزرگ تري را ميسازند‪ .‬اين معاني‬
‫ناشي از زيست بوم اطالعات‪ 1‬هستند و با ابرداده ها ‪2‬‬
‫توصيف ميگردند كه ويژگيهاي محيط و سازمان به كارگيري‬
‫اطالع را دربر دارند ‪ .‬به كمك اين ابرداده ها‪ ،‬توصيف‬
‫موردي اطالع كه دربردارنده پاسخ هايي در مورد اين كه‬
‫اطالع كي‪ ،‬كجا ‪ ،‬توسط چه كسي ‪ ،‬به چه بهايي و با چه‬
‫هدفي و به چه شكلي قابل فرآيند(توليد‪ ،‬پردازش‪ ،‬به‬
‫هنگامي‪ ،‬حذف‪ ،‬دسترسي)است‪ ،‬به دست مي آيد كه محاسبه‬
‫ارزشهاي موردي هر اطالع را ميسر ميكند ‪.‬گردش كار‬
‫سازماني كه فرآيند هاي كاري از آن زاده مي شود آن چنان‬
‫به گردش اطالعات در سازمان وابسته است كه انطباق اين دو‬
‫مناسب ترين شكل انجام كار و زمينه ي الزم براي خودكاري‬
‫سازماني را فراهم مي سازد ‪.‬ابزارهايي كه توصيف کننده‬
‫گردش كار و اطالعات در سازمانها هستند‪ ،‬امكانات بالقوه‬
‫و پايه براي فراهم سازي زمينه ي اين انطباق را دارند و‬
‫فراروش معماري اطالعات در قالب فرهنگ داده اي كه فراهم‬
‫مي آورد‪ ،‬عمال اين امكان را به دست مي دهد]ابطحي‬
‫‪.[1383‬مي توان يك مدل اطالعاتي از سازمان در اختيار‬
‫داشت و از آن براي تدوين برنامه ي توليد سامانه هاي‬
‫اطالعاتي يكپارچه شونده و برنامه ريزي براي انطباق گردش‬
‫بهره گرفت‪.‬‬
‫كاري بر گردش اطالعاتي سازمان نيز مي‬
‫رسيدگي و بررسي اطالعات‬
‫"بوچانان و گيب" براي تعريف بررسي اطالعات مي نويسند ‪:‬‬
‫"فرآيندي براي كشف‪،‬پايش و ارزيابي منابع اطالعاتي‬
‫‪Information Ecology‬‬
‫‪Meta Data‬‬
‫‪3‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫سازمان جهت پياده سازي‪،‬نگهداري يا ارتقاء مديريت‬
‫اطالعات سازمان"]‪.[Buchanan & Gibb1998‬‬
‫همچنين "گروه اسليب"‪ 1‬بررسي اطالعات را بدين گونه تعريف‬
‫مي كنند ‪" :‬يك ارزيابي و سنجش از استفاده اطالعات ‪،‬‬
‫منابع اطالعات و جريان هاي اطالعات با ارجاع هم به افراد‬
‫و هم به مستندات موجود‪،‬كه براي رسيدن به اهداف سازمان‬
‫با يكديگر همكاري مي كنند‪ ".‬بنابر تعريف اول هدف از‬
‫‪ ،‬شناسايي منابع اطالعاتي يك سازمان و‬
‫بررسي اطالعات‬
‫شناسايي نيازهاي اطالعاتي يك سازمان است‪.‬‬
‫طبقه بندي بررسي اطالعات‬
‫از سه ديدگاه راهبردي ‪ ،‬فرآيندي و منبعي به مسئلهي‬
‫طبقه بندي بررسي اطالعات نگريسته مي شود‪ .‬ديدگاه‬
‫راهبردي که در آن تمركز اين ديدگاه روي تحقق اهداف‬
‫راهبردي از طريق نگاشت و تحليل ارتباط از ماموريت‬
‫سازماني تا منابع اطالعاتي است‪".‬بوچانان"‪ 2‬يك سلسله‬
‫مراتب ساده براي تعريف و نگاشت اين ارتباط پيشنهاد‬
‫كرده است‪.‬كه شكل آن را در زير مالحظه مي كنيد‪:‬‬
‫شكل ‪ : 1‬نگاشت ارتباط از ماموريت سازماني تا منابع اطالعاتي‬
‫مدل مد نظر او عناصر اصلي زير را شناسايي مي كند‪:‬‬
‫‪ ‬ماموريت‪ ،‬اهداف كالن‪ ،‬اهداف خرد ‪ ،‬عوامل كليدي‬
‫توفيق‪ ،‬وظيفه ‪ /‬فعاليت‪ ،‬منابع اطالعاتي‬
‫‪ASLIB Knowledge & Information Management Group‬‬
‫‪Buchanan‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫در ديدگاه راهبردي منابع اطالعاتي شناسايي مي شوند ولي‬
‫فهرست نمي شوند‪.‬‬
‫آن منابع اطالعاتي كه داراي اهميت راهبردي بيشتري هستند‬
‫در اولويت باالتر بوده و تمركز روي آنها خواهد‬
‫بود‪".‬بوچانان" يك نظام ارزش دهي به منابع پيشنهاد مي‬
‫كند به اين صورت كه بر اساس اهميت راهبردي منبع‬
‫اطالعاتي براي فرآيند يك عدد صحيح بين يک و پنج به آن‬
‫اختصاص دهيم‪.‬‬
‫خروجي كليدي يك بررسي اطالعات مبتني بر نگاه راهبردي مي‬
‫تواند يك راهبرد سازماني اطالعات باشد‪.‬‬
‫تمركز ديدگاه فرآيندي بر روي جريان كار و جريان اطالعات‬
‫متناظرش مي باشد كه اين كار را از طريق مدل كردن‬
‫فرآيندهاي سازماني انجام مي دهد‪ .‬فرآيند يك مجموعه يا‬
‫دنباله اي از فعاليت هاست كه منجر به اجراي يك وظيفه‬
‫يا رسيدن به يك نتيجه مي شود‪.‬فرآيندها يك عنصر از‬
‫سامانه هستند كه پاره اي از صفات آنرا به ارث مي برند‬
‫فرآيندها ی سازمان را مي توان به چهار دسته فرآيندهاي‬
‫اصلي‪ ،‬فرآيندهاي کليدي فرآيندهاي حمايتي و فرآيندهاي‬
‫مديريتي تقسيم كرد ‪.‬‬
‫در جايي كه يك ساختار وظيفه مندي براي تعريف خطوط‬
‫گزارش دهي و سازماندهي دارايي هاي فيزيكي ضروري است‬
‫تاكيد بيش از حد بر وظيفه ها مي تواند محدوديت هايي‬
‫براي جريان موثر اطالعات ايجاد كند در نتيجه ارزشي كه‬
‫توسط سازمان خلق مي شود را كاهش دهد‪.‬يك ديدگاه فرآيندي‬
‫براين ديدگاه وظيفه اي فائق مي آيد آنجا كه سازمان را‬
‫وامي دارد تا نگاهي به چگونگي جريان اطالعات داشته و‬
‫بنگرد كه چگونه وظيفه ها بايد با هم همكاري داشته‬
‫باشند تا رضايت مشتري جلب شود ]‪.[Gibb - 2006‬‬
‫تمركز در ديدگاه مبتني بر منابع بروي شناسايي ‪ ،‬دسته‬
‫ميباشد‪.‬برخالف‬
‫اطالعاتي‬
‫منابع‬
‫ارزيابي‬
‫و‬
‫‪،‬‬
‫بندي‬
‫ديدگاههاي مبتني بر راهبرد و فرآيند‪،‬كه فقط منابعي را‬
‫شناسايي مي كنند كه همراه يك هدف راهبردي يا يك فرآيند‬
‫باشند‪،‬اين ديدگاه تمام منابع را كامال شناسايي كرده و‬
‫فهرست كاملي از آنان بدست ميدهد‪.‬‬
‫معرفي چند روشگان‪ 1‬بررسی اطالعات‬
‫‪ ‬روشگان "بورك و هورتون" ]‪.[Burk & Horton - 1988‬‬
‫‪ ‬روشگان "اورنا" ]‪.[Orna – 1990,1999‬‬
‫‪ ‬روشگان "بوچانان و گيب" ]‪.[Buchanan & Gibb - 1998‬‬
‫‪ ‬روشگان "هنزل" ]‪.[Henczel - 2001‬‬
‫روشگان "بورك و هورتون"‬
‫‪:‬‬
‫‪Methodology‬‬
‫‪5‬‬
‫‪1‬‬
‫روشگان نگاشت اطالعات‪ 1‬يك فرآيند گام به گام جهت كشف‪،‬‬
‫نگاشت (تهيه نقشه)‪ ،‬و ارزيابي منابع اطالعاتي يك سازمان‬
‫فراهم مي نمايد‪.‬در اين روشگان چهار مرحله اصلي وجود‬
‫دارد ‪:‬‬
‫‪ ‬پيمايش ‪ :‬پايگاه منابع اطالعاتي سازمان از‬
‫طريق پرسشنامه و مصاحبه با كاركنان تهيه مي‬
‫شود‪.‬‬
‫‪ ‬هزينه ‪ /‬منفعت ‪ :‬هزينه استفاده و ارزش منابع‬
‫اطالعاتي شناخته شده بدست مي آيد‬
‫‪ ‬تحليل ‪ :‬منابع سطح سازمان از طريق نگاشت‬
‫منابع اطالعاتي منفرد به ساختار ‪ ،‬وظايف و‬
‫مديريت سازمان شناسايي مي شوند‪.‬‬
‫‪ ‬تركيب (سنتز) ‪ :‬نقاط قوت و ضعف منابع اطالعاتي‬
‫براي دستيابي به اهداف سازمان مورد بررسي و‬
‫تاييد قرار مي گيرد‪.‬‬
‫روشگان "اورنا" ‪:‬‬
‫برخالف روشگان قبلي اين روشگان بر اهميت تحليل سازماني‬
‫تاکيد دارد‪ .‬اين روشگان حاوي ده مرحله زير است‪ :‬تحليل‬
‫مفهوم اطالعات در حوزه کسب وکار ‪ ،‬اطمينان از حمايت و‬
‫وجود منابع مورد نياز براي انجام کار ‪ ،‬اخذ وعده‬
‫همکاري از کارکنان سازمان ‪ ،‬برنامه ريزي براي انجام‬
‫کار ‪ ،‬انجام بررسي و استخراج يافته ها ‪،‬تفسير يافته ها‬
‫‪ ،‬ارائه يافته ها ‪ ،‬پياده سازي تغييرات ‪ ،‬پايش تاثيرات‬
‫‪ ،‬تکرار چرخه بررسي اطالعات‪.‬‬
‫درکنار وجود نقاط قوت همچون تحليل سازماني و استخراج‬
‫جريان اطالعات در اين روشگان مي توان به نقاط ضعفي‬
‫مانند عدم وجود ابزار و تکنيک هاي مورد نياز براي‬
‫انجام برخي مراحل اشاره کرد‪.‬‬
‫روشگان "بوچانان و گيب" ‪:‬‬
‫يک رويکرد باال به پايين مانند رويکرد "اورنا" دارد ولي‬
‫با مراحل گسترده تر و ابزار معرفي شده بيشتر‪.‬‬
‫پنج مرحله در اين روشگان موجود است ‪:‬‬
‫‪ .1‬ترويج ‪ :‬منافع اجراي بررسي اطالعات به اطالع همگان‬
‫رسيده و از تمايل براي همکاري آنان اطمينان حاصل‬
‫مي شود‪ .‬همچنين يک پيمايش اوليه در در سازمان‬
‫انجام مي شود‪.‬‬
‫‪ .2‬شناسايي ‪ :‬اجراي يک تحليل باال به پايين همراه‬
‫شناخت و استخراج منابع و جريان اطالعات ‪.‬‬
‫‪ .3‬تحليل ‪ :‬تحليل و ارزيابي منابع اطالعاتي شناخته شده‬
‫و تنظيم يک برنامه اجرايي‪.‬‬
‫‪ .4‬محاسبه ‪ :‬تحليل منفعت ‪ /‬هزينه براي منابع اطالعاتي‬
‫‪Info Mapping‬‬
‫‪6‬‬
‫‪1‬‬
‫‪ .5‬ترکيب ‪ :‬گزارش بررسي انجام شده و ايجاد راهبرد‬
‫اطالعات سازمان‬
‫اين روشگان مي توان به عدم عمق کافي آن‬
‫از اشکاالت‬
‫اشاره کرد‪.‬‬
‫روشگان "هنزل" ‪:‬‬
‫اين روشگان که به هر دو روشگان "اورنا" و "بوچانان و‬
‫گيب" شباهت دارد ‪ ،‬که شامل هفت مرحله مي باشد ‪:‬برنامه‬
‫ريزي براي انجام کار ‪ ،‬جمع آوري داده ‪ ،‬تحليل داده ها‬
‫‪،‬ارزيابي داده ها ‪ ،‬توصيه ها ‪،‬بکارگيري توصيه ها‬
‫وانجام مستمر فرآيند بررسي اطالعات‪.‬‬
‫اين روشگان راهنماي عملياتي ندارد ولي هم فهرست کاملي‬
‫از منابع اطالعاتي به دست مي دهد و هم جريان اطالعاتي را‬
‫استخراج مي کند‪.‬‬
‫چارچوب هايي براي کيفيت سنجي و ضمانت اطالعات‬
‫چارچوب کيفيت اطالعات يک ساختار مفهومي ابتدايي است‪.‬يک‬
‫چارچوب توانايي توضيح يک موضوع با استفاده از يک‬
‫مجموعه از پيش تعريف شده مفاهيم و نکات توصيفي فراهم‬
‫مي کند‪ .‬در اينجا به دو چارچوب براي بررسي کيفيت و‬
‫تضمين اطالعات در سازمان اشاره می کنيم ‪.‬‬
‫چارچوب پوزمد‪ 1‬برای کيفيت اطالعات‬
‫اجزائ و مولفه هاي‬
‫عبارتند از ‪:‬‬
‫‪ .1‬اهداف‪،‬راهبردها‪،‬مشکالت و فرصتهاي کاري در سازمان ؛‬
‫هر پردازشي که روي اطالعات انجام مي شود بايد به‬
‫سازمان کمک کند تا به اهداف خود نزديک شود‪.‬‬
‫‪ .2‬چرخه ي حيات اطالعات شامل ‪:‬‬
‫‪ ‬برنامه ريزي‪ 2‬؛ شامل شناسايي اهداف‪،‬طرح معماري‬
‫اطالعات‪،‬و توسعه استانداردها و تعاريف و‬
‫فعاليتهايي نظير مدل سازي‪،‬طراحي و ايجاد‬
‫نرم افزارهاي کاربردي‪ ،‬پايگاه داده‬
‫ها‪،‬فرآيند ها‪،‬سازمان ها و موارد مشابه‪.‬‬
‫‪ ‬کسب‪ 3‬؛ داده يا اطالعات به راه هاي گوناگوني‬
‫کسب مي شوند براي مثال با ايجاد رکورد ها‬
‫‪ ،‬خريد داده يا بار گذاري فايلهاي‬
‫بيروني‪.‬‬
‫‪ ‬ذخيره و به اشتراک گذاري‪4‬؛ داده ذخيره مي شود‬
‫و جهت استفاده در دسترس قرار مي گيرد‪.‬‬
‫‪ ‬نگهداري‪ 5‬؛به روز رساني ‪ ،‬تغيير ‪ ،‬کار با داده‬
‫‪ ،‬تغيير شکل داده و غيره‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫‪POSMAD‬‬
‫‪Plan‬‬
‫‪3‬‬
‫‪Obtain‬‬
‫‪4‬‬
‫‪Store & Share‬‬
‫‪5‬‬
‫‪Maintain‬‬
‫‪2‬‬
‫‪7‬‬
‫‪ ‬بکار گيري‪ 1‬؛ بازيابي داده ‪،‬استفاده از اطالعات‬
‫‪ ،‬اجراي يک تراکنش ‪ ،‬نگارش يک‬
‫گزارش‪،‬اتخاذ يک تصميم مديريتي يا تکميل‬
‫فرآيندهاي خودکار‪.‬‬
‫‪ ‬مرتب نمودن‪ 2‬؛ آرشيو اطالعات يا حذف داده ها يا‬
‫رکوردها‪.‬‬
‫‪ .3‬مولفه هاي کليدي‪:‬‬
‫‪ ‬داده (چه) ‪ :‬نکات شناخته شده يا اقالم ديگر‬
‫مربوط به کسب وکار‪.‬‬
‫‪ ‬فرآيندها (چگونه) ‪ :‬کارکرد ها‪ ،‬فعاليتها ‪،‬‬
‫وظايف يا رويه هايي که روي داده يا اطالعات‬
‫انجام مي گيرد‪.‬‬
‫‪ ‬مردم و سازمان ها (چه کسي) ‪ :‬سازمان ها‪ ،‬تيم‬
‫ها‪ ،‬نقش ها‪ ،‬مسئوليت ها يا اشخاص‪.‬‬
‫‪ ‬فناوري (چگونه) ‪ :‬فرم ها‪ ،‬کاربردها‪،‬‬
‫پايگاههاي داده‪،‬فايلها‪،‬برنامه ها‪،‬کد و رسانه‬
‫اي که ذخيره مي کند‪ ،‬به اشتراک مي گذارد يا‬
‫با داده کار مي کند‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫‪ .4‬ماتريس تعامل بين گامهاي چرخه حيات اطالعات ‪.‬‬
‫‪ .5‬مکان(کجا) و زمان (چه وقت)‪.‬‬
‫‪ .6‬مولفه هاي تاثيرگذار ‪ :‬عوامل ديگري که بر کيفيت‬
‫اطالعات تاثير مي گذارد خطر های سازمان را با‬
‫اطمينان از اينکه مولفه ها به خوبي مورد بررسي‬
‫قرار گرفته اند‪ ،‬کاهش مي دهد‪.‬‬
‫‪ .7‬فرهنگ و محيط‪ :‬براي دستيابي بهتر به اهداف سازمان‬
‫همراهي اين دو مورد الزم است]‪.[Gilvray 2008‬‬
‫چارچوب ضمانت اطالعات "وايلت" ساختار مفهومي مقدماتي‬
‫براي تعريف و توصيف يک معماري ضمانت اطالعات مي‬
‫باشد‪.‬موارد زير چارچوب ضمانت اطالعات را توصيف مي کند‬
‫]‪:[Willett 2008‬‬
‫‪ ‬محرک هاي معماري ضمانت اطالعات ‪ :‬محرک هاي کسب و‬
‫کار ‪ ،‬محرک هاي فني‪.‬‬
‫‪ ‬ديدها و منظرهاي ضمانت اطالعات ‪ :‬مردم ‪ ،‬سياست ‪،‬‬
‫فرآيند کسب و کار ( جريان کار ‪ ،‬خدمات) ‪ ،‬سامانه‬
‫ها و کاربردها (ايجاد و توسعه ‪ ،‬فراگيري) ‪ ،‬اطالعات‬
‫يا داده (بازنشاندن ‪ ،‬جا به جايي ‪ ،‬در استفاده)‪،‬‬
‫زير ساخت (فني ‪ ،‬فيزيکي) ‪ ،‬داخل سازماني ‪ ،‬بين‬
‫سازماني‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫‪Apply‬‬
‫‪Dispose‬‬
‫‪3‬‬
‫‪POSMAD‬‬
‫‪2‬‬
‫‪8‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫اصول اساسي ضمانت اطالعات ‪ :‬حفاظت ‪ ،‬يکپارچگي ‪،‬‬
‫دسترس پذيري ‪ ،‬مالکيت ‪ ،‬اعتبار ‪ ،‬سودمندي ‪ ،‬حريم‬
‫خصوصي ‪ ،‬استفاده مجاز ‪ ،‬عدم تکرار داده‪.‬‬
‫نيازمنديها‪.‬‬
‫مديريت چرخه حيات سازمان ‪ :‬ساخت حمايتي (براي‬
‫مثال‪،‬چارچوب عملياتي ضمانت اطالعات)‬
‫تحقيق و بازرسي‪.‬‬
‫راه حل پياده سازي سامانه مديريت منابع اطالعات سازمان‬
‫(مماس)‬
‫ساختار كلي مماس آن از روشهاي بررسي اطالعات اقتباس شده‬
‫و در بخشهايي از جمله محاسبه ميزان تطابق گردش كار و‬
‫اطالعات از روشهاي ابداعي استفاده شده است‪ .‬الگوی مماس‬
‫شامل چهار گام اصلي ‪ :‬ترويج‪،‬شناسايي‪،‬تحليل و بهبود است ‪:‬‬
‫گام ترويج‬
‫ابتدا بايد پرسش هاي زير پاسخ داده شوند‪:‬‬
‫‪.1‬چه اطالعاتي از داخل يا خارج سازمان در يافت مي شود و‬
‫اين اطالعات از چه تاريخي و با چه دوره ي زماني دريافت‬
‫مي شود‪.‬‬
‫‪.2‬چگونه آنچه دريافت مي شود منطبق بر نياز شغلي و‬
‫اطالعاتي زيرفرآيند است(مورد نياز است يا نيست)‪.‬‬
‫‪.3‬چه اطالعاتي مورد نياز است ولي توليد كننده اي براي‬
‫آن نمي شناسيم‪.‬‬
‫‪.4‬چه اطالعاتي و به چه زير فرآيندي از داخل يا خارج‬
‫سازمان داده مي شود شود و اين اطالعات از چه تاريخي و‬
‫با چه دوره ي زماني توليد مي شود‪.‬‬
‫‪.5‬آيا اين اطالعات مصرف كننده دارد يا بي كاربرد است‪.‬‬
‫گام تحليل‬
‫اطالعات در يافت شده و ارسال شده (مصرفي و‬
‫توليدي) بايد مشخص شود که آيا داراي مبدا ويا‬
‫مقصد مشخص و شناخته شده هستند يا خير همچنين‬
‫آيا مورد نياز و كاربرد مي باشند يا نه‪.‬‬
‫با گرد آوري اين اطالعات مي توان به دو نوع‬
‫ناهنجاري پي برد ‪:‬‬
‫‪ ‬ناهنجاريهاي درخواست اطالعات ‪:‬‬
‫‪ .1‬عدم وجود توليد كننده براي‬
‫اطالعات مورد نياز‬
‫‪ .2‬عدم تاييد توليدكننده ي اعالم‬
‫شده براي توليد اطالعات‬
‫‪ .3‬توليد ديرتر اطالعات از دوره‬
‫زماني مورد نياز‬
‫‪9‬‬
‫‪ ‬ناهنجاريهاي گردش اطالعات ‪ :‬عدم دريافت به‬
‫موقع و طبق برنامه اطالعات توسط مصرف‬
‫كننده‬
‫گام شناسايي منابع اطالعاتي سازمان‬
‫يک فهرست مقدماتي از منابع اطالعاتي در‬
‫بخشهاي گذشته بدست آمده‪،‬هدف از اين بخش‬
‫نهايي سازي فهرست و مصاحبه با کاربران‬
‫اطالعات است جهت ساختن يک تصوير با جزئيات‬
‫به‬
‫مربوط‬
‫اطالعاتي‬
‫منابع‬
‫از‬
‫بيشتر‬
‫فعاليتهايي که پشتيباني مي کند ‪.‬‬
‫گام تحليل شکاف اطالعاتي‬
‫‪.‬بدين ترتيب با مقايسه وضع موجود (گردش اطالعات‬
‫موجود) و وضع مطلوب (گردش اطالعات ناشي از گردش‬
‫کار) به نقطه هاي شکاف اطالعاتي (فقدان دانش مورد‬
‫نياز در يک زيرفرآيند) و مسائل و مشکالت اطالعاتي‬
‫سازمان پي مي بريم‪.‬‬
‫براي هر فرآيند يا زير فرآيند مي توان پنج مورد ‪:‬‬
‫تعداد و درصد اطالعات دريافتي مورد نياز ‪،‬تعداد و‬
‫درصد اطالعات دريافتي غير مورد نياز ‪ ،‬تعداد و درصد‬
‫اطالعات مورد نياز غيردريافتي ‪ ،‬تعداد و درصد‬
‫اطالعات توليدي باكاربرد و تعداد و درصد اطالعات‬
‫توليدي بي كاربرد را را اندازه گرفت ‪.‬مي توان با‬
‫در نظر گرفتن چند فرآيند به عنوان يك گروه فرآيندي‬
‫هر كدام از موارد پنجگانه باال را در مورد اين‬
‫گروهها نيز محاسبه نمود‪.‬‬
‫بدين ترتيب مي توان به تفكيك گروه فرآيندي و‬
‫فرآيند و زيرفرآيند معياري براي مشخص كردن ميزان‬
‫انطباق گردش كار و اطالعات بدست آورد‪.‬و با رفع‬
‫مشكالت و كمبودها و ناهنجاريهاي درخواستي و گردشي‬
‫اين مقادير به روز شده و اندازه پيشرفت بدست آيد‪.‬‬
‫در گام بهبود تمام اقالم اطالعاتي فرآيندها در سازمان‬
‫را به صورت زير مي توان دسته بندي نمود‪:‬‬
‫درياف‬
‫مور‬
‫ت از کدقلم‬
‫ردي دريافتي‪/‬ارسا د‬
‫آخرين اطالعات‬
‫شکل‬
‫زمان‬
‫نيا‬
‫لي‬
‫ف‬
‫توليد ي‬
‫ز‬
‫کننده‬
‫بله‬
‫مناسب‬
‫است مناسب‬
‫دريافتي‬
‫‪1‬‬
‫‪RNTFY‬‬
‫خير‬
‫مناسب‬
‫است مناسب‬
‫دريافتي‬
‫‪2‬‬
‫‪RNTFN‬‬
‫نامناس بله‬
‫است مناسب‬
‫دريافتي‬
‫‪3‬‬
‫‪RNTUY‬‬
‫‪10‬‬
‫‪4‬‬
‫دريافتي‬
‫است‬
‫‪5‬‬
‫دريافتي‬
‫است‬
‫‪6‬‬
‫دريافتي‬
‫است‬
‫‪7‬‬
‫دريافتي‬
‫است‬
‫‪8‬‬
‫دريافتي‬
‫است‬
‫‪9‬‬
‫دريافتي‬
‫‪10‬‬
‫ارسالي‬
‫نيس‬
‫ت‬
‫نيس‬
‫ت‬
‫مناسب‬
‫ب‬
‫نامناس‬
‫ب‬
‫خير‬
‫‪RNTUN‬‬
‫مناسب‬
‫بله‬
‫‪RNDFY‬‬
‫مناسب‬
‫خير‬
‫‪RNDFN‬‬
‫بله‬
‫‪RNDUY‬‬
‫خير‬
‫‪RNDUN‬‬
‫‪REXXX‬‬
‫‪SEXXX‬‬
‫نامناس‬
‫ب‬
‫نامناس‬
‫ب‬
‫نامناس‬
‫ب‬
‫نامناس‬
‫ب‬
‫نامناس‬
‫ب‬
‫نامناس‬
‫ب‬
‫‪---‬‬
‫‪---‬‬
‫‪---‬‬
‫‪---‬‬
‫‪---‬‬
‫‪---‬‬
‫جدول‪ : 1‬انواع اقالم اطالعاتي‬
‫بر اساس مدل ‪ CRUD‬با يک قلم اطالعاتي مي توان چهار عمل‬
‫اصلي ايجاد‪ ،‬مشاهده‪ ،‬به هنگام رساني و حذف را انجام‬
‫داد‪ .‬به هنگام رساني شامل تاييد‪ ،‬تبديل‪ ،‬تصحيح‪،‬‬
‫بازبيني و بطور کلي ويرايش اطالعات خواهد بود‪ .‬در يک‬
‫جريان اطالعاتي اگر مبدا آن جريان (ارسال کننده)‪ ،‬فقط‬
‫مشاهده کننده آن قلم اطالعاتي باشد (مورد نيازش نباشد)‬
‫اين جريان بايد حذف شده و مبدا آن را يک گام به عقبتر‬
‫بازگردانيم‪.‬‬
‫با توجه به مطالب باال جدول پيشنهادات بهبود به صورت‬
‫زير ارائه مي شود‪:‬‬
‫رديف کد‬
‫‪1‬‬
‫‪RNTFY‬‬
‫‪2‬‬
‫‪RNTFN‬‬
‫‪3‬‬
‫‪RNTUY‬‬
‫‪4‬‬
‫‪RNTUN‬‬
‫‪5‬‬
‫‪RNDFY‬‬
‫‪6‬‬
‫‪RNDFN‬‬
‫‪7‬‬
‫‪RNDUY‬‬
‫‪8‬‬
‫‪RNDUN‬‬
‫پيشنهاد بهبود‬
‫کامال منطبق است‪(.‬بهترين حالت)‬
‫واسطه زائد موجود است‪ .‬ارسال کننده‬
‫اطالعات تا رسيدن به آخرين توليد کننده ي‬
‫اطالعات گام به گام به عقب برميگردد‪.‬‬
‫استفاده از فناوري اطالعات در توليد‪،‬‬
‫نگهداري و توزيع اطالعات‬
‫هر دو پيشنهاد کد ‪ RNTFN‬و کد ‪RNTUY‬‬
‫استفاده از فناوري اطالعات در توليد‪،‬‬
‫نگهداري و توزيع اطالعات‬
‫هر دو پيشنهاد کد ‪ RNTFN‬و کد ‪RNTUY‬‬
‫استفاده از فناوري اطالعات در توليد‪،‬‬
‫نگهداري و توزيع اطالعات‬
‫هر دو پيشنهاد کد ‪ RNTFN‬و کد ‪RNTUY‬‬
‫‪11‬‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬
‫‪REXXX‬‬
‫‪SEXXX‬‬
‫حذف اين شاخه از جريان اين قلم اطالعاتي‬
‫حذف اين شاخه از جريان اين قلم اطالعاتي‬
‫جدول‪ : 2‬پيشنهاد بهبود‬
‫گسترش در آينده‬
‫مديريت اطالعات مشکل مديريت درخواست ها را دارد بدين‬
‫معنا که ممکن است مجريان زيرفرآيندها در يک سازمان‬
‫دچار زياده خواهي اطالعات شده باشند و بدون در نظر‬
‫گرفتن نياز واقعي خود درخواست اقالم اطالعاتي اضافه‬
‫داشته باشند‪.‬راه حل اين مسئله مي تواند محاسبه هزينه و‬
‫زيرفرآيند‬
‫هر‬
‫دريافتي‬
‫اطالعاتي‬
‫اقالم‬
‫براي‬
‫قيمت‬
‫باشد‪.‬البته با ارتقاء و اتصال مديريت منابع اطالعات به‬
‫مديريت دانش شايد بتوان اقدام به استخراج سود حاصل از‬
‫توليد يک قلم اطالعاتي نمود تا ارزش واقعي هر اطالع بدست‬
‫آيد‪.‬در اين صورت دانش مورد نياز در هر زيرفرآيند نيز‬
‫موضوعيت پيدا خواهد کرد‪.‬‬
‫ما در اين سامانه مدل فرآيندي سازمان را در دوسطح‬
‫فرآيند و زيرفرآيند محدود نموديم‪،‬حال آنکه ضرورتا در‬
‫سازمانها اينگونه نيست و مي تواند چند سطحي و نامتقارن‬
‫باشد‪.‬‬
‫در جريان اطالعات داخل يک فرآيند فقط تبادل و گردش‬
‫اطالعات با زيرفرآيندهاي بي فاصله درنظر گرفته شده است‬
‫و اينکه اطالع توليدي يک زيرفرآيند در چند گام بعد مورد‬
‫استفاده و نياز يک زيرفرآيند قرار گيرد بررسي نمي شود‪.‬‬
‫در تعريف اقالم اطالعاتي زيرفرآيندها فقط حالتي در نظر‬
‫گرفته شده است که دوره هاي توليدي ومصرفي منظم باشند و‬
‫حالت نامنظم آنها مغفول مانده است‪.‬‬
‫همچنين مي توان به تبادل تهاتري اطالعات در سازمان‬
‫اشاره نمود که در آن به اندازه اطالعات توليدي امتياز‬
‫اطالعات مصرفي داده مي شود به تبادل هزينه اي بايد‬
‫ابنياع شود‪.‬قيمت تعيين شده تبادل هزينه هزينه توليد‬
‫محايبه مديريت منابع اطالعات و به شرط تاييد به صرفه‬
‫بودن آن توسط مصرف کننده و بيان منبع تعيين هزينه بايد‬
‫باشد‪.‬اجراي اين مدل هرچند نيا زمند سازمان بالغ مبتني‬
‫بر محاسبه هزينه ‪ /‬منفعت فعاليت ها و تحليل به صرفه‬
‫بودن آن است‪ ،‬اما اجراي نمادين آن توسط نرم افزار‬
‫اشاره به هزينه هاي پنهاني دارد در سير مديريت اطالعات‬
‫سازمان تقبل مي شود و مصرف کننده آن نامعين است‪.‬‬
‫مراجع‬
‫‪12‬‬
‫"برنامه ريزي و مديريت‬،‫[ سيد ابراهيم ابطحي‬1383 ‫]ابطحي‬
‫راهبردي فناوري اطالعات با استفاده از فناوري معماري‬
‫تکفا(ماهنامه برنامه توسعه کاربردي فناوري‬،"‫اطالعات‬
.1383 ،3 ‫ شماره‬،)‫اطالعات و ارتباطات‬
‫"گزارش سمينار كارشناسي‬،‫[علي فتح اللهي‬1382 ‫]فتحاللهي‬
‫ارشد انطباق چارچوب معماري سازماني فدرال با نرم‬
1382،‫" دانشگاه شهيد بهشتي‬System Architect‫افزار‬
‫"مديريت منابع اطالعات و‬،‫[ مومني هوشنگ‬1380 ‫]مومني‬
1380،‫نشر دانشگاهي‬،"‫ارتباطات‬
‫مراجع التين‬
[Orna 1999] Orna, E. Practical information policies (2nd ed.) 1999. Aldershot : Gover.
[Buchanan & Gibb 1998] Buchanan, S., & Gibb, F. (1998). The information audit: An
integrated strategic approach. The International Journal of Information Management,
18(1), 29–47.
[Buchanan & Gibb 2008] Buchanan, S., & Gibb, F. (2008). The information audit:
Methodology selection. The International Journal of Information Management.
[Buchanan & Gibb 2008] Buchanan, S., & Gibb, F. (2008). The information audit: Role
& Scope. The International Journal of Information Management.
[Willett 2008] Willette Keith d. Information Assurance Architecture.2008CRC
Press,Taylor and Francis Group,LLC.
[Gilvery 2008] McGilvery Danette. Executing Data Quality Projects:Ten Steps To
Quality Data And Trusted Information.2008.Elsivier Inc
‫تصوير برگه هائی از واسط کاربر مماس حين اجرای يک چرخه‬
‫مديريت منابع اطالعات‬
‫ويرايش‬
‫پروژه‬
‫تعريف شده‬
‫حذف‬
‫پروژه‬
‫تعريف‬
‫شده‬
‫افزودن‬
‫يک پروژه‬
‫جديد‬
‫آنچه تا به‬
‫حال تعريف‬
‫شده است‬
13
‫شکل ‪ -2‬صفحه مربوط به تعريف‬
‫شکل ‪ 2‬و‪3‬‬
‫مماس‬
‫غير قابل‬
‫مشاهده‬
‫فرآيندها‬
‫– نحوه تعريف پروژه و زير‬
‫براي‬
‫"راهبرمهما‬
‫ن"‬
‫فهرست زيرفرآيندهاي‬
‫تعريف شده‬
‫تعريف‬
‫اقالم‬
‫اطالعاتي‬
‫هر‬
‫زيرفرآي‬
‫ند‬
‫پروژه‬
‫در‬
‫اقالم اطالعاتي که‬
‫پيش از اين براي‬
‫زيرفرآيند انتخاب‬
‫شده تعريف شده‬
‫اند‬
‫اقالم اطالعاتي‬
‫که اين‬
‫زيرفرآيند‬
‫دريافت ميکند‬
‫يا بايد بکند‬
‫اينکه‬
‫هرچند روز‬
‫نياز دارد‬
‫زيرفرآيند توليد‬
‫کننده اطالع‬
‫تعيين‬
‫موردنياز‬
‫بودن يا‬
‫نبودن‬
‫اين اطالع موردنياز‬
‫است ولي زيرفرآيندي‬
‫آن را توليد نمي کند‬
‫شکل‬
‫اقالم اطالعاتی زير فرآيندها در مماس‬
‫انتخاب‬
‫گستره‬
‫محاسبه‬
‫مقادير‬
‫محاسبه شده‬
‫‪14‬‬
‫مقادير‬
‫به درصد‬
‫‪-5‬‬
‫شکل ‪ -6‬صفحه تطابق سنجی اطالعات مورد نياز و دريافتی‬
‫کارها‬
‫‪15‬‬
‫نمودار‬
‫مقادير‬
‫محاسبه شده‬
‫تطابق سنجی‬
‫شکل ‪ – 7‬نمودار نمايش مقادير انطباق سنجی‬
‫زيرفرآين‬
‫د مصرف‬
‫کننده‬
‫پيام‬
‫های‬
‫نوع‬
‫اول‬
‫شکل ‪ -8‬انواع ناهنجاريهای گردش اطالعات (ناهنجاريهای‬
‫درخواست اطالعات)‬
‫پيام های‬
‫نوع دوم‬
‫‪16‬‬
‫شکل ‪ -8‬انواع ناهنجاريهای گردش اطالعات (کمتر بودن‬
‫دوره درخواست از دوره تحويل)‬
‫پيام‬
‫های‬
‫نوع‬
‫سوم‬
‫شکل ‪ -8‬انواع ناهنجاريهای گردش اطالعات (عدم تاييد‬
‫توليد کننده)‬
‫اين پيام ها به‬
‫موقع تحويل‬
‫نشده اند‬
‫شکل ‪ -8‬انواع ناهنجاريهای گردش اطالعات (عدم تحويل به‬
‫موقع پيامها)‬
‫‪17‬‬